Vous êtes sur le point d'envoyer un e-mail important. Mais vous vous arrêtez. Vous vous demandez comment vous pouvez vous adresser aux destinataires de manière appropriée sans paraître impersonnel ou sans oublier quelqu'un ?
Si vous êtes trop formel, vous risquez de paraître robotique.
Si vous êtes trop décontracté, vous risquez de donner l'impression de manquer de professionnalisme.
Qu'il s'agisse d'envoyer un e-mail à un groupe de collègues ou une mise à jour de projet à des clients, vous devez donner le ton juste.
Si vous vous demandez comment vous adresser à plusieurs personnes dans un e-mail, évaluons quelques conseils d'étiquette pour vous assurer que vos e-mails de groupe sont parfaits. ✉️
Quand s'adresser à plusieurs personnes dans un e-mail
Savoir quand s'adresser à plusieurs personnes dans un e-mail peut être un exercice d'équilibriste.
Vous voulez tenir tout le monde informé, mais surcharger les boîtes de réception avec des réponses inutiles peut être frustrant. Alors, quand convient-il de répondre à tous ou d'ajouter plusieurs destinataires dès le départ ?
Voici quelques scénarios courants :
- Mises à jour de l'équipe: Informer toute l'équipe de la progression d'un projet, des échéances ou des nouvelles de l'entreprise
- Projets de groupe: Partenariat avec plusieurs parties prenantes dans le cadre d'une initiative ou d'une tâche partagée
- Communication interdépartementale: Coordination des efforts entre différentes équipes ou départements
- Communication avec les clients: Mise à jour de plusieurs contacts clients sur le statut du projet ou les résultats attendus
- Demandes de feed-back: Solliciter l'avis de différents membres de l'équipe sur une proposition ou un document
- **Le forfait d'évènements : organiser des réunions, des conférences ou des activités de renforcement de l'équipe
- Gestion de fournisseurs: Communiquer avec les représentants de plusieurs fournisseurs sur un même projet
- **Situations d'urgence : lorsqu'un e-mail ou un message requiert une attention urgente et doit être résolu rapidement
Conseil de pro: Si un e-mail prend moins de deux minutes, traitez-le immédiatement. Cela permet d'éviter que les petites tâches ne s'accumulent et contribue à la maintenance Boîte de réception Zéro .
Importance de s'adresser correctement à plusieurs personnes dans un e-mail
S'adresser correctement à plusieurs destinataires dans un e-mail est essentiel pour une communication efficace par e-mail et la maintenance de l'étiquette professionnelle. Cela témoigne d'un respect pour le rôle de chaque membre et permet de s'assurer qu'ils se sentent reconnus.
N'oubliez pas que le fait de s'adresser correctement aux destinataires les aide à comprendre leur niveau d'implication et les actions attendues, éliminant ainsi toute confusion et augmentant les taux de réponse.
En outre, cela évite les erreurs potentielles telles que les réponses "Répondre à tous" ou les exclusions accidentelles
Personnalisation dans la communication par e-mail
La personnalisation des e-mails, même lorsqu'ils s'adressent à plusieurs personnes, ajoute une couche de professionnalisme et de sincérité.
L'inclusion de noms personnels ou l'adaptation des salutations en fonction de votre relation avec le groupe permet aux destinataires de se sentir valorisés plutôt que de faire partie d'un e-mail générique.
La personnalisation augmente également le taux d'engagement de vos e-mails et permet d'éviter les inconvénients d'un style de messagerie impersonnel.
💡 Pro Tip: Lorsque vous envoyez des e-mails à plusieurs personnes, veillez à ce que l'objet de l'e-mail soit clair. Cela permet aux destinataires d'avoir un aperçu rapide du contenu de l'e-mail, et ils peuvent choisir de s'engager ou non en fonction de celui-ci.
Comment s'adresser à plusieurs personnes dans un e-mail
S'adresser à plusieurs destinataires dans un e-mail nécessite une messagerie réfléchie pour garantir le professionnalisme, la clarté et l'inclusivité.
Voici quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit lorsque l'on s'adresse à plusieurs personnes dans un e-mail :
1. Utilisez des noms individuels ou des noms de groupes dans les salutations
Lorsque vous communiquez avec plusieurs personnes par le biais d'un seul e-mail, l'utilisation de noms individuels dans la salutation peut sembler plus personnelle et plus engageante.
Par exemple, au lieu de dire "Bonjour l'équipe", optez pour "Bonjour Richa, Teams et Jason" si le groupe est petit et que tout le monde préfère une reconnaissance directe.
Cette approche prouve que vous avez pris le temps de reconnaître chaque destinataire et crée une connexion plus personnalisée.
En revanche, pour les groupes plus importants, il est acceptable d'utiliser des noms de groupe tels que "Bonjour service marketing" ou "Chère équipe", en particulier lorsque le message s'adresse à l'ensemble des destinataires.
Cela vous évite des e-mails fastidieux lorsque vous souhaitez saluer plusieurs destinataires.
Vous pouvez également utiliser des outils de gestion de la boîte de réception et des modèles d'e-mails pour mieux classer les e-mails selon certains groupes.
2. Opter pour un langage non sexiste dans le corps de l'e-mail
L'utilisation d'un langage inclusif et non sexiste dans le corps de votre e-mail peut sembler anodine, mais elle affiche un style respectueux. Vous pouvez ainsi éviter les suppositions sur le genre d'une personne et promouvoir l'inclusivité dans un écosystème numérique.
Par exemple, optez pour des alternatives neutres telles que "tout le monde", "équipe", "tous" ou "les gens" au lieu de termes spécifiques au genre comme "les gars"
De même, lorsque vous faites référence à une personne dont vous ne connaissez pas le sexe ou lorsque vous parlez en général, choisissez "ils" au lieu de "il" ou "elle" Ce simple changement vous évite de faire des suppositions et permet aux destinataires de se sentir mieux reconnus.
De même, évitez les titres de postes spécifiques au genre comme "président" ou "vendeur" et choisissez plutôt "président" ou "vendeur"
3. S'adresser aux gens par leur nom lorsque c'est approprié
Dans de nombreux cas, il est judicieux d'appeler les personnes par leur nom dans le corps de l'e-mail lorsque des actions ou des responsabilités spécifiques sont requises. De telles habitudes permettent d'éviter toute ambiguïté quant au membre de l'équipe chargé de telle ou telle action, en particulier dans un paramètre de gestion de projet.
Par exemple, supposons que vous envoyiez une mise à jour sur un projet commercial à l'ensemble de l'équipe. Vous devez vous adresser spécifiquement à deux employés par leur nom pour leur confier des tâches de suivi des ventes et d'abonné.
Par exemple, "George, peux-tu finaliser les diapositives de la présentation d'ici vendredi ?" ou "Cher John, coordonne-toi avec l'équipe de conception pour les modifications finales"
Si vous ne mentionnez pas explicitement leurs noms, vous risquez de vous tromper car plusieurs destinataires s'attelleront à la tâche, ce qui vous laissera des données éparses.
👀 Bonus Read: 10 bonnes astuces Gmail pour gérer votre boîte de réception
4. Évitez de vous adresser à un groupe par son nom lorsque ce n'est pas nécessaire
Bien que le fait de nommer les destinataires individuellement dans les e-mails de groupe puisse être utile dans de nombreux cas, cela peut également être redondant ou maladroit.
Si l'e-mail est une mise à jour ou une annonce générale qui s'applique à tout le monde de la même manière, il n'est pas nécessaire de s'adresser aux personnes par leur nom, en particulier dans la salutation. Cela permet de rationaliser le message et d'éviter tout encombrement inutile.
Par exemple, dans le cas d'une mise à jour concernant l'ensemble d'un service et n'exigeant aucune action particulière de la part des membres, une simple formule de salutation telle que "Bonjour l'équipe" ou "Chers collègues" fait parfaitement l'affaire.
Lorsque vous envoyez un e-mail à plusieurs destinataires, il est également important que chacun d'entre eux ait un rôle à jouer dans le contexte de l'e-mail.
5. Tenez compte du contexte pour choisir entre les salutations formelles et informelles
Le contexte de votre e-mail détermine souvent si une formule de salutation formelle ou informelle fait l'affaire.
Une salutation plus formelle est généralement attendue lorsque vous envoyez un e-mail à un client ou à une autorité supérieure au sein de la direction de votre organisation. Pour une approche respectueuse, pensez à "Cher Monsieur Dave" ou "Chère Madame Joanne".
Il est généralement acceptable d'être plus décontracté dans les communications internes avec vos collègues. Un "Bonjour l'équipe" ou "Bonjour à tous" fonctionne bien dans ces situations, créant un environnement amical et accessible.
Veillez également à séparer les interactions professionnelles et personnelles, même dans les e-mails.
Rappel amical: Bien qu'il s'agisse de règles générales, il est important de tenir compte de la culture de votre entreprise et du rôle du destinataire. En cas de doute, privilégiez un style légèrement formel, car il est préférable d'être un peu plus poli que décontracté.
Streamlining Group Email Communication with ClickUp (Rationalisation de la communication par e-mail au sein d'un groupe avec ClickUp)
La gestion des communications par e-mail au sein d'un groupe peut donner l'impression de jongler avec trop de balles à la fois. Les e-mails se perdent, les abonnements passent entre les mailles du filet et les tâches se dispersent et manquent de clarté.
Un outil de gestion de projet intégrer le meilleur stratégies de gestion des e-mails et les fonctionnalités peuvent être utiles ici.
Envisager ClickUp clickUp est un canal de communication unique pour tout ce qui concerne l'e-mail, y compris les discussions sur les tâches, les échéanciers, les tableaux blancs, les organigrammes, etc.
Voyons comment il prend le relais de gestion des tâches par e-mail et la communication de groupe à un niveau supérieur :
Gestion de projet par e-mail
Utilisez la gestion de projet d'e-mail de ClickUp pour travailler avec un hub de données stable créé à partir de toutes vos communications par e-mail
Essayez Gestion de projet e-mail de ClickUp pour convertir les e-mails pertinents en tâches exploitables directement au sein de la plateforme. Elle centralise vos e-mails et vos tâches, ce qui vous évite de passer de votre boîte de réception à vos outils de gestion de projet.
Lorsque vous recevez un e-mail de groupe contenant des missions ou des mises à jour de projet, vous pouvez facilement créer des tâches à partir de ces e-mails en quelques clics. Vous évitez ainsi les erreurs de communication en permettant aux membres de votre équipe de suivre et de gérer leurs tâches au sein de l'espace de travail du projet.
Envoyez des e-mails directement depuis votre environnement de travail avec ClickUp Email Project Management
Vous pouvez aussi :
- Automatiser les e-mails et les tâches
- Lier les e-mails aux tâches et sous-tâches
- Planifier des réponses et des envois via des données d'e-mail
- Répondre aux notifications par e-mail à partir de la plateforme
**A lire également Nouvelle fonctionnalité : L'e-mail dans ClickUp
Intégration avec Gmail Intégration de ClickUp avec Gmail s'impose comme une solution incontournable pour gérer les communications par e-mail directement dans ClickUp.
Vous pouvez facilement convertir les e-mails en commentaires ou les intégrer à la documentation, ce qui rationalise la collaboration entre les équipes. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour ceux qui traitent de gros volumes d'e-mails, vous permettant de transformer les e-mails en tâches exploitables en toute simplicité.
Profitez de l'intégration Gmail de ClickUp pour simplifier la communication au sein de l'équipe Intégrations Gmail permettent d'organiser votre boîte de réception et d'apporter la clarté nécessaire au chaos des e-mails. De plus, le fait de lier les discussions par e-mail directement à l'échéancier de votre projet vous permet de ne jamais manquer un détail important ou un élément d'action.
C'est un moyen simple de réduire le nombre d'onglets et de stimuler la productivité.
A lire aussi: 10 environnements de travail de Google
Modèles d'automatisation des e-mails
Télécharger ce modèle
Le Modèle d'automatisation des e-mails ClickUp simplifie la communication lorsque vous devez envoyer des mises à jour sur un projet ou des rappels de délais.
Que vous envoyiez des mises à jour hebdomadaires par e-mail à plusieurs parties prenantes ou des commentaires de clients qui doivent être intégrés, ce modèle planifie et automatise l'envoi de ces e-mails.
Vous pouvez également visualiser l'ensemble de votre pipeline d'automatisation des e-mails, depuis le paramètre des déclencheurs jusqu'à l'affinement de la disposition et de la conception. Cette approche réduit les efforts manuels et libère le temps de votre équipe, qui peut ainsi se concentrer sur le travail à haute priorité.
Lire aussi: Comment créer des modèles d'e-mail dans Gmail
Les bases de l'étiquette de l'e-mail : Ce qu'il faut faire et ne pas faire
L'étiquette des e-mails est une compétence essentielle qui peut nourrir ou au contraire diminuer vos relations avec les clients et le personnel interne. Qu'il s'agisse d'une note rapide adressée à des collègues ou d'un message formel destiné à des clients, les règles de base de l'étiquette par e-mail donnent le bon paramètre.
En voici quelques-unes :
À faire
- **Les entreprises effacées n'ont pas le temps de lire de longs e-mails et dépendent de la clarté et de la brièveté de votre message. Ajoutez une ligne d'objet pertinente pour plus de clarté
- Utilisez des salutations appropriées: Commencez par une salutation appropriée en fonction de la formalité de votre relation avec le destinataire
- Utilisez CC et BCC de manière appropriée: CC (Carbon Copy) est destiné à ceux qui doivent être impliqués dans la discussion et voir les réponses. BCC (Blind Carbon Copy) peut être utilisé pour les e-mails de masse afin de garder les adresses des destinataires privées et d'éviter les longues listes de destinataires
Don'ts
- 🚩 Éviter les majuscules: C'est considéré comme l'équivalent numérique des cris, car cela donne l'impression d'être agressif et non professionnel
- 🚩 N'abusez pas des points d'exclamation: Gardez un ton professionnel en limitant l'usage des points d'exclamation dans l'e-mail
- 🚩 Ne pas utiliser de langage informel: L'argot et les emojis doivent être réduits au strict minimum dans un paramètre professionnel ou formel, en particulier lors d'une première communication
Le plus important , tirer parti des outils de gestion des e-mails tels que ClickUp pour aider vos équipes à communiquer efficacement. ClickUp permet de consolider les e-mails, de gérer les tâches et de garder tout le monde dans la boucle afin d'éviter les chaînes d'e-mails interminables.
💡 Pro Tip: A logiciel de boîte de réception partagée (comme ClickUp) permet à plusieurs membres de l'équipe d'accéder au même compte e-mail et de le gérer, ce qui améliore la collaboration et garantit qu'aucun message ne reste sans réponse.
Automatiser les réponses standard aux e-mails avec ClickUp
En fin de compte, l'objectif est de s'adresser à plusieurs personnes par e-mail en suivant des Objectifs simples : utiliser un langage professionnel et respectueux, appliquer correctement les règles CC et BCC, garder un ton poli et des e-mails concis.
L'introduction d'un logiciel comme ClickUp dans votre boîte à outils de gestion de projet et d'e-mail peut vous éviter d'avoir recours à des outils tiers supplémentaires.
De la rationalisation des flux de travail à la maintenance de normes de haute qualité dans les communications de groupe, ClickUp vous permet d'éviter les e-mails inutiles.
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