Vous êtes sur le point d'envoyer un e-mail important. Mais vous vous arrêtez. Vous vous demandez comment vous adresser à vos destinataires de manière appropriée sans paraître impersonnel ou oublier quelqu'un.
Si vous êtes trop formel, vous risquez de paraître robotique.
Si vous adoptez un ton trop familier, vous risquez de paraître peu professionnel.
Que vous envoyiez un e-mail à un groupe de collègues ou une mise à jour de projet à des clients, vous devez trouver le ton juste.
Si vous vous demandez comment vous adresser à plusieurs personnes dans un e-mail, passons en revue quelques conseils d'étiquette pour vous assurer que vos e-mails groupés sont parfaits. ✉️
Quand s'adresser à plusieurs personnes dans un e-mail ?
Savoir quand inclure plusieurs personnes dans un e-mail peut s'avérer délicat.
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Vous en avez assez de vous demander comment vous adresser à plusieurs personnes dans un e-mail ? Essayez le modèle gratuit d'automatisation des e-mails de ClickUp pour gérer les détails, afin de pouvoir rédiger vos e-mails en toute confiance et les envoyer sans stress.
Vous souhaitez tenir tout le monde informé, mais surcharger les boîtes de réception avec des réponses inutiles peut être frustrant. Alors, quand est-il approprié d'utiliser la fonction « Répondre à tous » ou d'ajouter plusieurs destinataires dès le départ ?
Voici quelques scénarios courants :
- Mises à jour de l'équipe : informez l'ensemble de votre équipe de l'avancement des projets, des échéances ou des actualités de l'entreprise.
- Projets de groupe : collaborer avec plusieurs parties prenantes sur une initiative ou une tâche commune de partage
- Communication interdépartementale : coordination des efforts entre différentes équipes ou différents départements
- Communications avec les clients : mise à jour de plusieurs contacts clients sur le statut d'un projet ou les livrables
- Demandes de commentaires : solliciter l'avis de différents membres de l'équipe sur une proposition ou un document
- Planification d'évènements : organisation de réunions, de conférences ou d'activités de team building
- Gestion des fournisseurs : Communiquer avec plusieurs représentants de fournisseurs sur un même projet
- Situations urgentes : lorsqu'un e-mail ou un message nécessite une attention immédiate et doit être traité rapidement.
💡 Conseil de pro : si un e-mail prend moins de deux minutes à traiter, répondez-y immédiatement. Cela vous évitera d'accumuler les petites tâches et vous aidera à garder une boîte de réception vide.
L'importance de s'adresser correctement à plusieurs personnes dans un e-mail
Il est essentiel de s'adresser correctement à plusieurs destinataires dans un e-mail pour communiquer efficacement et respecter les règles de courtoisie professionnelle. Cela témoigne du respect que vous portez au rôle de chaque membre et leur permet de se sentir reconnus.
N'oubliez pas qu'une adresse correcte aide les destinataires à comprendre leur niveau d'implication et les actions attendues, ce qui élimine toute confusion et améliore les taux de réponse.
De plus, cela permet d'éviter des erreurs potentielles telles que des réponses « Répondre à tous » involontaires ou des exclusions accidentelles.
Personnalisation dans la communication par e-mail
Personnaliser vos e-mails, même lorsque vous vous adressez à plusieurs personnes, ajoute une touche de professionnalisme et de sincérité.
En incluant les noms des personnes ou en personnalisant votre message en fonction de votre relation avec le groupe, vous vous assurez que les destinataires se sentent valorisés plutôt que d'avoir l'impression de faire partie d'un envoi générique.
La personnalisation augmente également le taux d'engagement de vos e-mails et permet d'éviter les e-mails qui semblent impersonnels ou froids.
💡 Conseil de pro : lorsque vous envoyez des e-mails à plusieurs personnes, veillez à avoir un objet clair. Cela permet aux destinataires d'avoir un aperçu rapide du contenu de l'e-mail et de choisir de s'engager ou non en fonction de celui-ci.
Comment s'adresser à plusieurs personnes dans un e-mail
Pour adresser un e-mail à plusieurs destinataires, il est nécessaire de rédiger un message réfléchi afin de garantir professionnalisme, clarté et inclusivité.
Voici quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit lorsque vous vous adressez à plusieurs personnes dans un e-mail :
1. Utilisez des noms individuels ou des noms de groupe dans les formules de politesse
Lorsque vous communiquez avec plusieurs personnes dans un même e-mail, utiliser les noms individuels dans la formule de politesse peut rendre le message plus personnel et plus engageant.
Par exemple, au lieu de dire « Bonjour à toute l'équipe », optez pour « Bonjour Richa, Shawny et Jason » si le groupe est petit, afin que chacun se sente directement concerné.
Cette approche montre que vous avez pris le temps de reconnaître chaque destinataire et de créer une connexion plus personnalisée.
Cependant, pour les groupes plus importants, il est acceptable d'utiliser des noms de groupe tels que « Bonjour le service marketing » ou « Chère équipe », en particulier lorsque le message concerne l'ensemble du groupe.
Cela vous évitera d'avoir à rédiger des e-mails fastidieux lorsque vous souhaitez saluer plusieurs destinataires.
Vous pouvez également utiliser des outils de gestion de la boîte de réception et des modèles d'e-mails pour mieux classer vos e-mails par groupes.
2. Optez pour un langage neutre dans le corps de l'e-mail
Utiliser un langage inclusif et neutre dans le corps de votre e-mail permet d'adopter un style respectueux. Vous pouvez ainsi éviter les suppositions sur le genre d'une personne et promouvoir l'inclusivité dans un écosystème professionnel diversifié.
Par exemple, optez pour des alternatives neutres telles que « tout le monde », « l'équipe », « tous » ou « les amis » plutôt que des termes spécifiques à un genre comme « les gars ».
De plus, lorsque vous faites référence à une personne dont vous ne connaissez pas le sexe ou lorsque vous parlez de manière générale, utilisez « ils » plutôt que « il » ou « elle ». Ce simple changement vous évite de faire des suppositions et permet aux destinataires de se sentir davantage reconnus.
De même, évitez les titres de poste spécifiques à un genre, tels que « chairman » ou « salesman », et optez plutôt pour « chairperson » ou « salesperson ».
3. Adressez-vous aux personnes par leur nom lorsque cela est approprié
Dans de nombreux cas, il est judicieux de mentionner les membres de l'équipe par leur nom dans le corps de l'e-mail lorsque des actions ou des responsabilités spécifiques sont requises. De telles habitudes permettent d'éviter toute ambiguïté quant au membre de l'équipe chargé d'une tâche donnée, en particulier dans le cadre de la gestion de projet.
Par exemple, supposons que vous envoyiez une mise à jour sur un projet commercial à l'ensemble de l'équipe. Vous devez vous adresser spécifiquement à deux employés en les nommant afin de leur attribuer des tâches de suivi des ventes et de relance.
Par exemple : « George, peux-tu finaliser les diapositives de la présentation d'ici vendredi ? » ou « Cher John, merci de te coordonner avec l'équipe de conception pour les modifications en cours. »
Si vous ne mentionnez pas explicitement leurs noms, une confusion peut survenir lorsque plusieurs destinataires se lancent dans la tâche, laissant votre équipe avec des attentes et des responsabilités dispersées et peu claires.
👀 Lecture bonus : 10 astuces Gmail pour gérer votre boîte de réception
4. Évitez de vous adresser à un groupe par son nom lorsque cela n'est pas nécessaire
Bien que le fait de nommer individuellement les destinataires dans les e-mails de groupe puisse être utile dans de nombreux cas, cela peut également être redondant ou maladroit.
Si l'e-mail est une mise à jour générale ou une annonce qui s'adresse à tout le monde de manière égale, il n'est pas nécessaire de s'adresser aux personnes par leur nom, en particulier dans la formule de politesse. Cela permet de simplifier votre message et d'éviter tout encombrement inutile.
Par exemple, dans le cadre d'une mise à jour à l'échelle du service qui ne nécessite aucune action particulière de la part des membres individuels, une simple salutation telle que « Bonjour à toute l'équipe » ou « Chers collègues » convient parfaitement.
Il est également important que, lorsque vous envoyez un e-mail à plusieurs destinataires, tous aient un rôle à jouer dans le contexte de l'e-mail.
5. Tenez compte du contexte pour choisir entre une formule de politesse formelle ou informelle
Le contexte de votre e-mail détermine souvent si une formule de politesse informelle ou formelle est appropriée.
Une salutation plus formelle est généralement attendue lorsque vous envoyez un e-mail à un client ou à un supérieur hiérarchique au sein de votre organisation. Pour une approche respectueuse, envisagez « Cher Monsieur Smith » ou « Chère Madame Woodward ».
Il est généralement acceptable d'adopter un ton plus informel dans vos communications internes avec vos collègues. Une formule telle que « Bonjour à tous » ou « Salut l'équipe » convient parfaitement dans ce type de situation, car elle crée une atmosphère conviviale et accessible.
Veillez également à séparer vos interactions professionnelles et personnelles, même dans vos e-mails.
Rappel amical : bien qu'il s'agisse de règles générales, il est important de tenir compte de la culture de votre entreprise et du rôle du destinataire. En cas de doute, privilégiez la formalité, car il vaut mieux être perçu comme trop poli que trop familier.
Rationaliser la communication par e-mail de groupe avec ClickUp
Gérer les communications par e-mail au sein d'un groupe peut donner l'impression de jongler avec trop de balles à la fois. Les e-mails se perdent, les suivis passent à la trappe et les tâches deviennent dispersées et floues.
Un outil de gestion de projet intégrant les meilleures stratégies et fonctionnalités de gestion des e-mails peut vous aider dans ce domaine.
Pensez à ClickUp, conçu comme votre canal de communication unique pour tout ce qui concerne les e-mails, y compris les discussions sur les tâches, les échéanciers, les Tableaux blancs, les organigrammes, etc.
Voyons comment cela permet de passer au niveau supérieur en matière de gestion des tâches par e-mail et de communication de groupe :
Gestion de projet par e-mail
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📮 ClickUp Insight : 54 % des professionnels utilisent les e-mails pour trouver des informations liées à leur travail, mais les e-mails ont tendance à se perdre, les fils de discussion à disparaître et les détails importants à passer inaperçus. Avec ClickUp Gestion de projet pour e-mails, vous pouvez envoyer, recevoir et suivre vos e-mails directement dans vos tâches, transformant ainsi des boîtes de réception dispersées en un travail organisé et exploitable. Plus besoin de chercher, juste une exécution fluide.
Lorsque vous recevez un e-mail de groupe contenant des tâches ou des mises à jour de projet, vous pouvez facilement créer des tâches à partir de ces e-mails en quelques clics. Cela permet d'éviter les malentendus en permettant aux membres de votre équipe de suivre et de gérer leurs tâches dans l'environnement de travail du projet.
Vous pouvez également :
- Automatisez vos e-mails et vos tâches
- Liez les e-mails à des tâches et sous-tâches
- Planifiez vos réponses et vos envois via les données des e-mails.
- Répondez aux notifications par e-mail depuis la plateforme.
À lire également : Nouvelle fonctionnalité : e-mails dans ClickUp
Intégration avec Gmail
L'intégration Gmail de ClickUp est un outil incontournable pour gérer vos communications par e-mail directement dans ClickUp.
Vous pouvez facilement convertir des e-mails en commentaires ou les intégrer dans des documents, ce qui facilite la collaboration entre les équipes. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour ceux qui traitent un volume important d'e-mails, car elle vous permet de transformer facilement les e-mails en tâches exploitables.
Les intégrations Gmail vous aident à organiser votre boîte de réception, apportant ainsi une clarté indispensable au chaos des e-mails. De plus, le fait de lier directement les discussions par e-mail à l’échéancier de votre projet vous garantit de ne jamais manquer un détail ou un élément important.
C'est un moyen simple de réduire les changements d'onglet et d'augmenter votre productivité.
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Modèles d'automatisation des e-mails
Le modèle d'automatisation des e-mails ClickUp simplifie la communication lorsque vous devez envoyer des mises à jour sur un projet ou des rappels de date limite.
Que vous envoyiez des mises à jour hebdomadaires par e-mail à plusieurs parties prenantes ou des commentaires de clients qui doivent être pris en compte par votre équipe, ce modèle planifie et effectue l'automatisation de l'envoi de ces e-mails.
Vous pouvez également visualiser l'ensemble de votre pipeline d'automatisation des e-mails, de la configuration des déclencheurs à l'amélioration de la disposition et du design. Cette approche réduit les efforts manuels et libère du temps pour votre équipe, lui permettant ainsi de se concentrer sur les tâches ayant la plus grande priorité.
À lire également : Comment créer des modèles d'e-mails dans Gmail
Les bases de l'étiquette des e-mails : ce qu'il faut faire et ne pas faire
Le savoir-vivre dans les e-mails est une compétence essentielle qui peut renforcer ou au contraire affaiblir vos relations avec vos clients et vos collègues. Qu'il s'agisse d'une note rapide à vos collègues ou d'un message formel à un client, respecter les règles élémentaires du savoir-vivre dans les e-mails permet de donner le ton juste et d'éviter les malentendus.
En voici quelques-uns :
À faire
- ✅ Soyez clair et concis : les professionnels très occupés n'ont pas le temps de lire de longs e-mails et comptent sur vous pour leur transmettre un message clair et bref. Ajoutez un objet pertinent pour plus de clarté.
- ✅ Utilisez les formules de politesse appropriées : Commencez par une formule de politesse adaptée au degré de formalité de votre relation avec le destinataire.
- ✅ Utilisez correctement les champs CC et Cci : le champ CC (copie carbone) est destiné aux personnes qui doivent participer à la discussion et voir les réponses. Le champ Cci (copie carbone invisible) peut être utilisé pour les e-mails groupés afin de préserver la confidentialité des adresses des destinataires et d'éviter les longues listes de destinataires.
À ne pas faire
- 🚩 Évitez d'écrire en majuscules : cela équivaut à crier dans le monde numérique et peut être perçu comme agressif et peu professionnel.
- 🚩 N'abusez pas des points d'exclamation : conservez un ton professionnel en limitant l'utilisation des points d'exclamation dans vos e-mails.
- 🚩 Évitez le langage informel : l'argot et les emojis doivent être utilisés avec parcimonie dans un contexte professionnel ou formel, en particulier lors d'une première prise de contact.
Plus important encore, tirez parti des outils de gestion des e-mails tels que ClickUp pour aider vos équipes à communiquer efficacement. ClickUp permet de regrouper les e-mails, de gérer les tâches et de tenir tout le monde informé afin d'éviter les chaînes d'e-mails interminables.
💡 Conseil de pro : un logiciel de boîte de réception partagée (comme ClickUp) permet à plusieurs membres d'une équipe d'accéder au même compte d'e-mail et de le gérer, ce qui améliore la collaboration et garantit qu'aucun message ne reste sans réponse.
Automatisez les réponses standard aux e-mails avec ClickUp
En fin de compte, l'objectif est de s'adresser à plusieurs personnes par e-mail en suivant des règles simples, comme utiliser un langage professionnel et respectueux, utiliser correctement les champs CC et Cci, et rester poli et concis dans vos e-mails.
L'intégration d'un logiciel tel que ClickUp à votre boîte à outils de gestion de projets et d'e-mails peut vous éviter d'avoir recours à des outils tiers supplémentaires.
De la rationalisation des flux de travail au maintien de normes de qualité élevées dans les communications de groupe, ClickUp vous permet d'éviter les échanges d'e-mails inutiles.
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