Vous est-il déjà arrivé de mettre en forme à plusieurs reprises le même type de documents dans Google Docs ?
Que vous rédigiez un rapport de projet mensuel, prépariez un programme de cours ou établissiez un ordre du jour standard pour une réunion, repartir de zéro à chaque fois peut s'avérer épuisant.
Et si vous pouviez éviter cette installation répétitive ?
Les modèles Google Docs sont la clé !
👋 Grâce à ce guide, vous n'aurez plus à modifier sans cesse les marges et les en-têtes. Nous vous montrerons comment créer un modèle dans Google Docs. Nous vous expliquerons également comment gérer votre référentiel de modèles et vous présenterons une meilleure façon de gagner du temps et d'assurer la cohérence de vos documents.
Comment créer un modèle dans Google Docs ?
Pour commencer à créer votre modèle dans Google Docs, rendez-vous sur le site Web de Google Docs. Ouvrez directement un nouveau fichier Google Docs ou naviguez dans votre Google Drive pour trouver le document que vous souhaitez convertir en modèle Google Docs.
Voici une approche étape par étape pour créer un modèle avec votre compte Google personnel :
Étape 1 : Créez un nouveau document
Ouvrez votre compte Google Workspace. Accédez à la page d'accueil de Google Docs.
Sous « Créer un nouveau document », sélectionnez le modèle « Document vierge » pour commencer à zéro.
Si vous souhaitez convertir un document existant en fichier modèle, ouvrez-le, apportez les modifications nécessaires, puis enregistrez-le sous un titre unique afin de le différencier de l'original.
Étape 2 : personnalisez votre modèle
Une fois que vous avez ouvert Google Docs et accédé au document dont vous avez besoin, personnalisez-le selon vos besoins. Cela peut impliquer d'ajouter du texte spécifique, de mettre en forme des en-têtes ou d'insérer des espaces réservés pour le contenu fréquemment modifié.
Pour les espaces réservés, pensez à utiliser des marqueurs tels que [TK nom du chien] ou [XX date], qui sont faciles à rechercher et à remplacer par la suite.
Étape 3 : enregistrez votre document
Après avoir configuré votre document avec tous les espaces réservés et le contenu nécessaires :
- Cliquez sur Fichier dans le menu supérieur.
- Choisissez Enregistrer ou Enregistrer sous.
- Veillez à lui donner un titre unique que vous reconnaîtrez facilement comme étant votre modèle.
Note : si vous utilisez Google Workspace, votre modèle sera automatiquement enregistré à mesure que vous y apporterez des modifications.
Étape 4 : soumettez votre modèle à la galerie de modèles
Pour rendre votre modèle accessible aux autres membres de votre organisation :
- Revenez à l'écran d'accueil de Google Docs.
- L’emplacement de la « Galerie de modèles » est en haut de la page.
- Sélectionnez [nom de votre organisation].
- Cliquez sur « Soumettre le modèle ».
- Cliquez sur « Sélectionner un document », recherchez le document que vous avez enregistré, puis cliquez sur « Ouvrir » dans la fenêtre qui s'affiche.
- Choisissez une catégorie pour votre modèle et cliquez sur « Soumettre ».
Étape 5 : accédez à votre modèle
Pour trouver et utiliser votre nouveau modèle :
- Accédez à la galerie de modèles
- Cliquez sur [nom de votre organisation].
- Votre modèle y sera répertorié sur une liste pour une utilisation future.
📖 Lecture bonus : Modèles gratuits de base de connaissances dans Word et ClickUp
Limites de la création d'un modèle dans Google Docs
La création de modèles dans Google Docs peut considérablement rationaliser les tâches répétitives, mais certaines limitations existent. En voici quelques-unes :
- Absence de fonctionnalités avancées : les modèles Google Docs sont faciles à utiliser, mais ne disposent pas de certaines fonctionnalités avancées disponibles dans des systèmes de gestion de documents plus robustes ou des logiciels spécialisés. Par exemple, les options sont limitées pour les champs dynamiques qui se remplissent automatiquement en fonction d'autres données ou d'un formatage conditionnel complexe.
- Problèmes de normalisation : bien que les modèles garantissent la cohérence, Google Docs n'impose pas le respect strict du modèle une fois celui-ci utilisé. Les utilisateurs peuvent facilement modifier le format ou omettre des éléments, ce qui entraîne des incohérences dans les documents censés être normalisés.
- Intégration limitée avec les bases de données externes : Google Docs ne peut pas s'intégrer directement à des bases de données ou des systèmes externes tels qu'un CRM ou un outil de gestion de projet, ce qui limite sa capacité à remplir automatiquement des informations spécifiques telles que les données client ou les détails d'un projet directement dans un document.
- Limitations des espaces réservés : contrairement à d'autres outils de création de documents, Google Docs ne prend pas en charge les espaces réservés intelligents qui récupèrent et remplissent automatiquement les données. Les utilisateurs doivent rechercher et remplacer manuellement les espaces réservés tels que TK ou XX, ce qui peut être source d'erreurs et prendre beaucoup de temps ⏱️.
- Restrictions relatives au partage des modèles : pour les organisations qui utilisent Google Workspace, le partage et la gestion de l'accès aux modèles sont fastidieux. Vous aurez peut-être besoin de permissions administratives pour soumettre un modèle à la galerie de l'organisation, et il n'est pas toujours facile de contrôler qui peut effectuer des modifications en cours sur le modèle et qui peut l'utiliser.
📖 Lecture bonus : Les meilleurs modèles de lettres de motivation Google Docs pour 2024
Créer un modèle avec ClickUp
ClickUp est l'alternative parfaite à Google Docs pour surmonter les limites couramment rencontrées avec les outils de contenu. Les modèles ClickUp offrent également une solution robuste et prête à l'emploi pour créer et déployer des modèles.
Grâce à des fonctionnalités avancées telles que les champs dynamiques et le formatage conditionnel, les modèles ClickUp s'adaptent et réagissent à des entrées de données spécifiques, améliorant ainsi la fonctionnalité et l'interactivité des documents. Notre plateforme impose la standardisation des modèles afin de garantir un formatage cohérent dans tous les documents.
ClickUp prend en charge les modèles personnalisés tout en offrant de nombreuses options de partage et de contrôle des modèles. Vous pouvez ainsi garantir une utilisation sécurisée au sein et à l'extérieur d'une organisation.
Avec les modèles ClickUp, vous pouvez :
- Enregistrez des tâches, des documents et des vues sous forme de modèles pour les réutiliser.
- Accédez à un large intervalle des meilleurs modèles ClickUp prédéfinis dans le centre de modèles.
- Visualisez efficacement vos idées de projet grâce à des modèles de Tableau blanc polyvalents.
- Ajoutez des images d'aperçu aux modèles afin d'illustrer visuellement leur fonction.
- Définissez des modèles de tâches par défaut pour les listes afin d'automatiser l'installation des nouvelles tâches.
- Remappe les dates des tâches dans les modèles pour les aligner sur les nouveaux échéanciers du projet.
- Améliorez la supervision de vos projets grâce à des modèles de gestion de projet prêts à l'emploi, qui fournissent des cadres structurés pour un suivi complet des projets.
- Partagez des modèles en interne ou en externe pour rationaliser la collaboration entre les équipes.
- Optimisez la gestion du temps grâce aux modèles de planning personnalisables de Google Docs.
- Suivez et gérez les modifications et l'utilisation des modèles grâce au journal d'activité du centre de modèles.
💡 Conseil de pro : organisez les informations complexes et rationalisez la planification de vos projets en intégrant des modèles de cartes mentales à votre flux de travail.
Comment créer votre modèle dans ClickUp
Voici comment créer votre modèle personnalisé à l'aide des modèles ClickUp :
Étape 1 : ouvrez votre élément de l'environnement de travail
Commencez par rechercher dans votre environnement de travail ClickUp l'élément que vous souhaitez transformer en modèle. Il peut s'agir d'une installation de tâche, d'un plan de projet ou d'un document.
Étape 2 : Accédez aux paramètres du modèle
Cliquez sur les points de suspension (...) pour ouvrir le menu des paramètres de l'élément que vous avez sélectionné. À partir de là, choisissez « Modèles », puis « Enregistrer comme modèle ».
Cela permet de créer un modèle à partir de n'importe quel élément existant dans l'environnement de travail, fournissant ainsi une base qui inclut les échéanciers, les personnes assignées et les détails importants.
Étape 3 : personnalisez votre modèle
La personnalisation de votre modèle ne se limite pas à lui donner un nom et à lui attribuer des étiquettes.
Une fois que vous avez choisi un modèle dans le centre de modèles, vous pouvez le personnaliser selon vos besoins. Sous « Mettre à jour un modèle existant », vous pouvez choisir précisément les éléments du modèle que vous souhaitez appliquer.
- Importation sélective : choisissez d'importer tout le contenu ou personnalisez les éléments dont vous avez besoin. Cette fonctionnalité vous permet d'appliquer des paramètres de manière sélective, afin que seuls les aspects pertinents du modèle soient inclus dans votre environnement de travail.
- Paramètres avancés : ajustez les dates du projet et choisissez d'ignorer les week-ends afin de vous assurer que les échéances des tâches tombent bien les jours ouvrables. Vous avez également la possibilité d'importer des tâches comme ouvertes ou fermées et de décider si les tâches archivées doivent être incluses ou rester archivées.
Étape 4 : Organisez et gérez vos modèles
Utilisez le centre de modèles pour organiser vos modèles. Appliquez des étiquettes, filtrez par service ou par créateur, et ajoutez même des images d'aperçu pour indiquer l'objectif du modèle.
Cette fonctionnalité garantit que vos modèles sont facilement accessibles et gérables par l'ensemble de votre équipe ou de votre organisation.
Étape 5 : Fonctionnalités avancées
ClickUp permet de remapper les dates lors de l'application de modèles, ce qui constitue une amélioration significative par rapport à la nature statique des modèles Google Docs.
Lorsque vous appliquez un modèle d'espace, de dossier ou de liste, vous pouvez conserver les dates de début et d'échéance d'origine ou les ajuster en fonction du nouveau calendrier du projet.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour la gestion de projet, car elle garantit que les échéances sont toujours adaptées à l’échéancier du projet.
Étape 6 : Partage et collaboration
Les modèles dans ClickUp peuvent être gardés privés ou partagés avec d'autres personnes à l'intérieur ou à l'extérieur de votre environnement de travail. Cette flexibilité contraste fortement avec Google Docs, où le partage et les permissions peuvent être limités.
📖 Lecture bonus : Comment créer un formulaire à remplir dans Google Docs
📮ClickUp Insight : les équipes peu performantes sont 4 fois plus susceptibles d'utiliser plus de 15 outils, tandis que les équipes très performantes maintiennent leur efficacité en limitant leur boîte à outils à 9 plateformes ou moins. Mais pourquoi ne pas utiliser une seule plateforme ? En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp regroupe vos tâches, projets, documents, wikis, chats et appels sur une seule plateforme, avec des flux de travail optimisés par l'IA. Prêt à travailler plus intelligemment ? ClickUp fonctionne pour toutes les équipes, offre une visibilité sur le travail et vous permet de vous concentrer sur l'essentiel pendant que l'IA s'occupe du reste.
Améliorez votre processus de création de modèles avec ClickUp
L’environnement de travail ClickUp offre de nombreuses fonctionnalités pour améliorer votre processus de création de modèles. En voici quelques-unes :
1. ClickUp documents
ClickUp Docs offre un environnement fluide pour créer, gérer et partager des documents, tous interconnectés avec vos flux de travail.
Créez et gérez tous vos documents, wikis et autres fichiers en un seul endroit. Intégrez facilement vos documents dans vos flux de travail pour mettre en œuvre vos idées de manière efficace. Avec ClickUp Docs, vous pouvez :
- Utilisez de nombreuses options de mise en forme, notamment les pages imbriquées, les tableaux et les signets, pour créer des documents polyvalents adaptés à tous vos besoins, tels que des feuilles de route, des wikis ou des bases de connaissances.
- Travaillez en temps réel avec votre équipe, en utilisant les commentaires, les étiquettes et la conversion du texte en tâches suivables pour améliorer la collaboration au sein de l'équipe et la mise en œuvre des idées.
- Organisez efficacement vos documents à l'aide de wikis vérifiés, de modèles consultables et d'options de tri personnalisables pour gérer les connaissances au sein de votre organisation.
- Sécurisez vos documents grâce à des contrôles de confidentialité complets et partagez-les avec des membres spécifiques de votre équipe et des invités, ou rendez-les publics avec des paramètres d'accès contrôlés.
2. ClickUp Brain
ClickUp Brain est une intégration IA robuste conçue pour automatiser et améliorer la gestion des tâches et les modèles.
ClickUp Brain exploite des algorithmes avancés d'apprentissage automatique pour comprendre vos flux de travail et fournir des analyses prédictives, en vous suggérant quand créer ou modifier de nouveaux modèles afin de garantir l'efficacité de vos processus. Il vous aide à :
- Posez des questions et obtenez des réponses instantanées à partir de vos tâches, documents et même communications d'équipe, ce qui rationalise votre accès et votre utilisation des informations.
- Automatisez les tâches répétitives telles que les résumés de projet, les mises à jour de progression et même les résumés rapides, afin de libérer du temps pour des activités plus stratégiques.
- Améliorez la création de vos documents grâce à une aide à la rédaction basée sur l'IA, qui garantit que votre contenu est concis, clair et adapté au contexte.
- Créez des modèles détaillés pour les tâches et les documents adaptés aux besoins spécifiques de vos projets et de vos flux de travail.
- Générez, remplissez et mettez à jour des données dans les documents et les tâches, afin que vos modèles soient toujours pertinents et à jour.
Améliorez vos compétences en matière de création de modèles avec ClickUp
Il est essentiel de tenir compte de la polyvalence, des capacités d'intégration et de la facilité d'utilisation de l'outil de création de modèles. ClickUp excelle dans tous ces domaines, offrant un environnement de travail complet qui intègre de manière transparente les documents, les tâches et les données externes.
Contrairement à d'autres plateformes, telles que les modèles Google Docs, ClickUp se connecte aux CRM et à d'autres outils, garantissant ainsi que tous les composants du projet sont synchronisés et facilement accessibles dans un seul environnement de travail.
ClickUp va au-delà de la simple création de modèles en proposant des fonctionnalités avancées telles que des champs dynamiques, des espaces réservés intelligents et des options de gestion de modèles robustes, qui sont essentielles pour garantir la cohérence et l'exactitude de vos documents.
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