Le guide ultime pour créer des instructions étape par étape comme un pro

Les membres de votre équipe sont enthousiastes à l'idée d'utiliser un nouveau logiciel qui promet de stimuler la productivité. Mais au lieu de se lancer, ils sont désorientés car il n'existe pas de guide d'utilisation clair. Le résultat est que l'outil reste sous-utilisé et que les performances de votre équipe chutent.

Des instructions étape par étape peuvent transformer ce chaos en un processus rationalisé et efficace.

Grâce à des instructions détaillées et faciles à suivre, votre équipe peut utiliser en toute confiance de nouveaux outils et de nouvelles tâches, ce qui minimise les temps d'arrêt et maximise la productivité. Elles réduisent également la courbe d'apprentissage, évitent les erreurs et permettent à tout le monde d'être sur la même page, ce qui rend les transitions vers de nouveaux outils ou processus plus fluides et plus efficaces.

Ce guide explique comment rédiger des instructions étape par étape qui clarifient les processus, améliorent le partage des connaissances et renforcent l'efficacité.

Qu'est-ce qu'une instruction étape par étape ?

Une instruction étape par étape est un guide clair et détaillé qui décompose un processus en actions simples et séquentielles. Chaque étape est simple et réalisable, vous menant du début à la fin sans oublier de détails cruciaux.

C'est comme si vous disposiez d'un guide personnel qui s'adapte à votre rythme, garantissant que même les débutants peuvent suivre le processus en toute confiance et de manière efficace.

Importance des instructions étape par étape

Les instructions étape par étape ne sont pas seulement utiles, elles sont essentielles. Voici pourquoi :

• Clarité : Elles fournissent une feuille de route claire, réduisant ainsi la confusion et les erreurs
• Efficacité : En suivant une approche structurée, vous pouvez achever les tâches plus rapidement et avec plus de précision
• Apprentissage : Ils aident les utilisateurs à mieux comprendre et retenir les informations en les divisant en morceaux gérables
• Cohérence : Ils garantissent que tout le monde suit le même processus, ce qui conduit à des résultats uniformes
• Gain de temps : Des instructions bien organisées permettent de gagner du temps en évitant aux utilisateurs d'avoir à comprendre eux-mêmes le processus ou de revenir en arrière en raison de malentendus
• Productivité accrue : des instructions claires rationalisent les processus, ce qui permet aux utilisateurs de se concentrer sur l'achèvement des tâches de manière efficace plutôt que de naviguer dans des incertitudes

Éléments clés des instructions étape par étape

Pour réussir des instructions étape par étape, vous devez disposer des bons éléments. Décortiquons-les :

• Langage clair et concis : Oubliez le jargon et restez simple. Veillez à ce que vos instructions soient claires et faciles à suivre pour tout le monde
• Des étapes séquentielles : Chaque étape doit se dérouler selon un flux logique afin de maintenir les utilisateurs sur la bonne voie et d'éviter toute confusion
• Visuels : Ajoutez des diagrammes, des captures d'écran, des images ou des vidéos qui complètent le texte et rendent les instructions plus claires et plus attrayantes
• Exemples : Utilisez des exemples de la vie réelle pour montrer comment chaque étape fonctionne, ce qui rend le processus plus relatable et moins abstrait
• Avertissements et mises en garde : Mettez en évidence les pièges potentiels ou les problèmes de sécurité afin d'aider les utilisateurs à éviter les erreurs ou les risques courants
• Ressources supplémentaires : Ressources supplémentaires : ajoutez des liens vers des FAQ, des pages d'assistance ou des guides connexes pour obtenir des informations et une assistance supplémentaires
• Normalisation : Utilisermodèles de documentation technique pour maintenir la cohérence du ton, du style et de la structure entre les différents services

Lire la suite: 10 conseils de rédaction technique pour vous aider à décomposer tout sujet complexe pour votre public

Quand utiliser des instructions étape par étape ?

Examinons maintenant les scénarios clés dans lesquels les guides étape par étape ont vraiment un impact.

1. L'intégration des employés

Lorsque de nouvelles recrues arrivent au Tableau, elles ont besoin d'instructions détaillées pour se familiariser avec les politiques de votre entreprise et leur nouveau rôle. Cette approche permet de s'assurer qu'ils comprennent le processus d'intégration et qu'ils apprennent tout ce dont ils ont besoin de manière efficace.

Effacées, les feuilles de route claires et détaillées réduisent les conjectures, les erreurs et les frictions liées à l'intégration, ce qui se traduit par des membres de l'équipe plus heureux et plus engagés.

La feuille de route Modèle d'accueil des employés ClickUp simplifie l'intégration dès le premier jour et pendant les 90 premiers jours. Il fournit des instructions claires, étape par étape, pour aider les nouveaux employés à comprendre facilement leur rôle et les politiques de l'entreprise.

Télécharger ce modèle

Modèle d'intégration des employés de ClickUp

Si vous intégrez un nouveau responsable marketing, vous pouvez utiliser ce modèle de la manière suivante :

• Paramétrez les tâches d'intégration sur "En cours" lorsqu'ils commencent à se former aux outils et aux paramètres de l'entreprise. Une fois la formation terminée, mettez à jour le statut en le faisant passer à "Prêt pour examen" Enfin, marquez tout comme "Achevé" une fois que toutes les étapes requises sont achevées
• Utilisez le champ personnalisé des semaines d'intégration pour programmer et suivre les jalons importants. Par exemple, la semaine 1 peut inclure la configuration de leur e-mail et la présentation de l'équipe, tandis que la semaine 2 peut achever la formation sur les produits et assister à une réunion de stratégie marketing

Cela permet de s'assurer que chaque étape est achevée dans les temps, ce qui rend leur transition fluide et bien organisée.

2. L'accueil du client

L'embarquement des clients consiste à guider les utilisateurs dans votre produit à l'aide de des procédures et des politiques . Si certaines fonctionnalités peuvent être intuitives, les procédures opérationnelles standard sont cruciales pour le paramètre, la navigation et l'obtention du maximum de votre produit.

Les Modèle d'accueil du client ClickUp fournit un cadre clair, étape par étape, pour rationaliser le processus d'accueil, ce qui permet de rendre les nouveaux clients rapidement et facilement opérationnels.

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Modèle d'intégration des clients de ClickUp

Avec ce modèle, vous pouvez :

• Suivre le parcours de chaque client avec des statuts tels que Nouveau client, Appel d'intégration et Achevé
• Mettre en place des e-mails et des rappels automatisés pour tenir les clients informés et engagés tout au long du processus d'intégration
• Utiliser des tableaux de bord pour surveiller les indicateurs clés et suivre la progression des clients, les taux de fidélisation et les niveaux de satisfaction
• Inviter les membres de l'équipe à collaborer sur les tâches d'onboarding et s'assurer que tout le monde est aligné et informé

3. Mon travail

Transformez des tâches complexes en étapes claires et réalisables grâce à des instructions de travail détaillées. Décrivez ce qui doit être Terminé, le matériel et les outils nécessaires, les consignes de sécurité et les étapes à suivre pour chaque tâche. Cela permet à votre équipe d'effectuer des tâches organisationnelles de manière efficace et sûre, en maîtrisant rapidement chaque tâche.

Les Modèle de procédure ClickUp change la donne en matière de rationalisation des flux de travail et de maintenance de la cohérence. En quelques clics, il vous permet de documenter chaque étape, de suivre les tâches sans effort et de gagner des heures tout en réduisant les erreurs.

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Modèle de procédure de ClickUp

Ce modèle est doté de multiples fonctionnalités, notamment :

• Champs personnalisés: Ajoutez des détails essentiels tels que les outils nécessaires, les informations de sécurité et les délais pour garder toutes les données pertinentes à portée de main
• Vues polyvalentes: Passez d'une vue Liste à une vue Gantt ou Calendrier pour gérer les délais et afficher la progression sous tous les angles
• Fonctionnalité de document: Décrivez chaque étape, incluez des avertissements et ajoutez des informations supplémentaires dans une forme claire et organisée
• Tâches récurrentes: Révision et mise à jour régulières des procédures pour qu'elles restent exactes et à jour

💡Pro Tip: Use les modèles d'instructions de travail pour normaliser la documentation relative au processus d'exécution d'une tâche organisationnelle spécifique

4. Partage des connaissances au sein de l'organisation

Encouragez le partage des connaissances au sein de votre organisation grâce à des instructions détaillées, étape par étape. De cette façon, tout employé peut facilement suivre les processus et les tâches. Cela vous permet de tirer le meilleur parti de l'expertise de votre équipe et d'éviter de perdre des connaissances précieuses lorsque des personnes changent de poste.

Les Modèle de base de connaissances ClickUp HR est un excellent exemple de rationalisation de vos processus RH.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-202.png Modèle de base de connaissances RH de ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6189124&department=hr-recruiting Télécharger ce modèle /$$cta/

Il vous permet de :

• Stocker tous les documents, politiques et procédures RH dans un emplacement centralisé - trouver ce dont vous avez besoin en quelques secondes
• Créer, mettre à jour et partager des politiques sans se soucier des versions obsolètes
• Attribuer des tâches, définir des priorités et suivre la progression pour garder chaque projet sur la bonne voie, de la mise à jour du manuel de l'employé au suivi des nouveaux paramètres
• Paramétrez des tâches récurrentes pour des paramètres réguliers afin de maintenir votre base de connaissances RH à jour

Créer des instructions étape par étape efficaces

Prêt à rationaliser vos processus ? Voici comment créer des guides étape par étape efficaces qui donnent des résultats.

1. Forfaitisez vos instructions

Des instructions claires et concises ne sont pas le fruit du hasard, mais le résultat d'un forfait minutieux. Voici comment y parvenir :

• Définissez le processus que vous documentez: Identifiez le processus que vous traitez - l'intégration des nouveaux membres de l'équipe, la formation des utilisateurs à votre système d'information, etcProcédures opératoires normaliséesou les étapes de dépannage. Cette approche rend vos instructions claires, adaptées et faciles à suivre et à appliquer pour votre public
• Connaître votre cible: Cela permet de mettre en évidence les points critiques et de se concentrer sur l'amélioration des flux de travail. De plus, vous pouvez adapter votre document de processus au niveau de compétence de votre public. Si vous créez un guide sur l'utilisation d'un outil de gestion de projet à l'intention de chefs de projet férus de technologie, sautez les bases et plongez dans les fonctionnalités avancées et les intégrations. En revanche, pour les équipes qui découvrent l'outil, commencez par les principes de base : expliquez ce qu'il est, pourquoi il est utile, et proposez des étapes faciles à suivre
• Rassemblez les documents nécessaires: Rassemblez tous les documents essentiels que vous utiliserez comme référence, tels que les manuels d'utilisateur,Procédures opératoires normalisées (SOP)et les guides techniques. Vérifiez que votre cible a accès aux outils dont vous parlez et qu'elle dispose des permissions nécessaires pour les utiliser
• Choisissez un logiciel: Qu'il s'agisse d'un traitement de texte, d'un outil de gestion de projet ou d'une application de documentation spécifique, trouvez un logiciel qui vous permette d'ajouter des images, des vidéos et des éléments interactifs et qui soit doté de fonctionnalités de modification en cours, de mise en forme et de collaboration

Que vous planifiiez un processus complexe ou que vous ayez simplement besoin d'un guide rapide, ClickUp est l'outil de gestion de projet idéal pour rédiger des instructions étape par étape.

Il vous permet d'ajouter facilement des captures d'écran, des vidéos et d'autres médias et de collaborer avec votre équipe en temps réel. Ses fonctionnalités de glisser-déposer simplifient l'organisation de vos guides, tandis que les modèles vous permettent de gagner du temps sur la mise en forme. De plus, la modification en cours, le suivi des tâches et les options de partage simplifient la création, l'amélioration et la distribution de vos guides étape par étape, le tout en un seul endroit.

En savoir plus: 10 modèles de procédures opératoires normalisées gratuits et comment rédiger une procédure opératoire normalisée pour votre équipe

2. Rédiger les instructions

Vous avez votre sujet. Maintenant, le vrai travail commence : transformer vos idées brutes en un contenu soigné et percutant. Voici comment faire pour que la magie opère :

• Définissez votre contenu: Avant de rédiger, divisez la tâche en petites étapes avec des objectifs clairs. Par exemple, si vous documentez un nouveau logiciel, commencez par les principales fonctionnalités et divisez-les en actions spécifiques pour l'utilisateur. Rédigez ensuite un ordre approximatif de ces étapes et vérifiez auprès des experts en la matière (PME) que rien d'essentiel ne manque ou n'est mal placé. Ensuite, classez les étapes par ordre de priorité et organisez-les de manière logique afin d'obtenir un flux fluide et naturel
• Écrivez dans un langage clair et simple: Utilisez votre plan comme une feuille de route et mettez vos idées sur papier. Privilégiez la discussion et évitez le jargon. Une fois que votre projet est prêt, peaufinez-le en éliminant le superflu et en resserrant vos phrases. Ajoutez également des conseils ou des avertissements pour aider les lecteurs à éviter les pièges les plus courants
• **Les diagrammes, les captures d'écran et les images peuvent simplifier les parties délicates, tandis que les vidéos sont parfaites pour montrer les étapes d'une action. Quel que soit votre choix, veillez à ce que tous les éléments visuels soient libellés et directement liés au texte pour plus de clarté. Par exemple, si vous guidez les utilisateurs dans l'utilisation d'un nouveau logiciel, ajoutez des captures d'écran annotées de chaque écran et un didacticiel vidéo pour achever le processus

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Simplifiez la gestion du travail avec ClickUp's Project Management

Utiliser Documents ClickUp pour créer un document unique dans lequel vous, votre équipe et les experts en la matière peuvent rédiger, modifier et collaborer sur le contenu en temps réel.

En outre, vous pouvez tirer parti de ClickUp Brain pour rédiger les grandes lignes et le contenu de vos guides pratiques. Il permet également d'extraire des informations clés de vos guides existants documentation existante sur les processus et permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité.

L'assistant de rédaction IA vérifie l'orthographe et la grammaire de votre contenu, reformule le texte et résume les longs paragraphes pour un contenu clair et précis. En outre, la gestion de projet par l'IA améliore la collaboration au sein de l'équipe en générant automatiquement des StandUp par l'IA, en résumant les commentaires et en veillant à ce que tout soit rationalisé et efficace.

Affiner vos instructions étape par étape avec ClickUp Brain - écrire et relire pour un ton, un style et une précision parfaits

3. Mettre en forme pour une lisibilité maximale

Sans une mise en forme appropriée, même le meilleur contenu peut devenir un fouillis confus. Voici comment structurer vos écrits pour les rendre plus clairs :

• Organisez avec des titres: Ils doivent être en gras ou dans une police de caractère plus grande pour attirer l'œil. Par exemple, si vous créez un guide sur 'Comment créer un dossier de projetpour le lancement d'un nouveau logiciel, utilisez des titres tels que "Définir les objets du projet" et "Paramétrer l'échéancier du développement"
• Utilisez des listes numérotées et des listes à puces: Elles sont parfaites pour décrire les processus de manière claire et séquentielle et pour organiser l'information sans submerger les lecteurs
• Mettez en évidence les informations essentielles: Utilisez du texte en gras ou de la couleur pour faire ressortir les éléments importants. Par exemple, dans le cas d'un avertissement, vous pourriez écrire : Important : évitez de porter atteinte aux marques ou à la propriété intellectuelle de vos concurrents
• Ajoutez des légendes claires aux éléments visuels: Si vous incluez des images ou des diagrammes, ajoutez toujours une légende claire. Cela permet aux lecteurs de comprendre ce qu'ils regardent. Par exemple : "_Légende de l'image : Comprendre le parcours du client : Une décomposition de l'entonnoir marketing de la prise de conscience à la discussion"
• Débutez chaque étape par un verbe d'action : Cela rend chaque étape claire et actionnable, en veillant à ce que les lecteurs sachent exactement ce qu'ils doivent faire. Au lieu de dire "Vous devriez examiner le forfait du projet", dites simplement "Examinez le forfait du projet"
• Inclure une table des matières : elle permet aux lecteurs d'accéder aux sections qui les intéressent sans se perdre. Par exemple, dans un manuel d'utilisation d'un logiciel, la table des matières peut comprendre les rubriques suivantes : "Guide d'installation", "Aperçu des fonctionnalités", "Dépannage" et "Foire aux questions"

Dans ClickUp Docs, vous pouvez ajouter des titres, des puces, des listes numérotées et des éléments visuels pour rendre votre guide plus convivial. Les nombreuses options de mise en forme vous permettent d'utiliser différents styles d'en-têtes pour organiser les sections, d'utiliser des couleurs pour mettre en évidence les points clés et de choisir des polices adaptées à vos besoins.

ClickUp Docs offre une mise en forme riche pour rationaliser la création de votre guide étape par étape

4. Testez vos instructions

C'est le moment de vérité.

• Demandez à une personne qui ne connaît pas la tâche de suivre votre abonné: Son regard neuf peut mettre en évidence les parties confuses ou les détails manquants
• Recueillez des commentaires sur la facilité avec laquelle les instructions sont suivies et sur les points sur lesquels les utilisateurs achoppent: S'ils trouvent que certaines étapes ne sont pas claires ou qu'ils ont oublié des détails importants, ajustez votre guide pour qu'il soit aussi clair et simple que possible
• Révisez et mettez à jour régulièrement vos instructions: Cela permet d'assurer l'exactitude et la pertinence de votre manuel d'instructions et de garantir qu'il est prêt à aider en cas de besoin

Quand une série d'instructions écrites ne suffit pas, ClickUp Clips peut être une excellente alternative. Par exemple, vous pouvez remplacer certaines parties de votre guide étape par étape par des vidéos de formation. Capturez le processus étape par étape directement à partir de votre écran et partagez instantanément des démonstrations, des mises à jour et des commentaires, le tout en un seul clic.

Et le meilleur ? ClickUp Brain transcrit automatiquement vos Clips, ce qui vous permet de scanner les points forts, de sauter à des horodatages spécifiques et de copier des extraits pour un accès rapide et une référence facile.

Utilisez ClickUp Clips pour enregistrer des tutoriels vidéo interactifs et rationaliser votre flux de travail

En savoir plus: Comment rédiger une documentation technique : 6 façons d'impressionner les équipes

Comment créer des instructions étape par étape dans ClickUp ?

Maintenant que vous savez que ClickUp est un outil puissant pour créer des guides étape par étape, voyons comment en créer un vous-même :

Étape 1 : Créer un nouveau document ClickUp

• Connectez-vous à votre compte ClickUp et accédez à votre environnement de travail
• Allez dans la section Docs dans la barre latérale de gauche et cliquez sur Créer un nouveau document. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Créer un document situé dans le coin supérieur droit

Entrez le titre de votre guide étape par étape

Étape 2 : Structurer et rédiger les instructions

• Utilisez le titre H2 pour chaque étape. Par exemple, "Étape 1 : Se connecter à votre tableau de bord WordPress"
• Sous chaque titre, utilisez une liste numérotée ou une liste à puces pour détailler les sous-étapes

Décrivez et rédigez vos instructions étape par étape dans le document ClickUp

Étape 3 : Ajouter des éléments visuels

• Pour rendre les instructions plus attrayantes, insérez des captures d'écran en cliquant sur le bouton (+) dans le document ClickUp et en sélectionnant Pièce jointe

Clarifiez les étapes complexes en ajoutant des aides visuelles telles que des images, des vidéos ou des GIF

• Après l'insertion, vous pouvez ajouter des légendes pour décrire la capture d'écran, par exemple :

Expliquer l'image avec une légende descriptive

• Si vous devez comparer des options, dresser une liste de ressources ou fournir des informations structurées supplémentaires, insérez un tableau. Cliquez sur le bouton (+) dans le document ClickUp et choisissez l'option Tableur

Mettez l'accent sur des détails supplémentaires ou importants en ajoutant un tableau à ClickUp Docs

• Vous pouvez également choisir l'option Tableur des contenus pour générer automatiquement une liste de tous les titres de votre document

Ajoutez une Tableur de contenu dans ClickUp Docs pour rendre votre guide convivial et accessible

Étape 4 : Révision et partage

• Vérifiez la clarté et la structure du document. Pour autoriser l'accès à d'autres personnes, cliquez sur le bouton Partager

Partagez votre document ClickUp pour une modification en cours et un retour d'information

• À partir de là, réglez les permissions pour décider qui peut afficher ou modifier le document. Pour un partage rapide, cliquez sur Copier le lien et envoyez-le par e-mail ou par messagerie. Vous pouvez également inviter des utilisateurs directement en saisissant leur adresse e-mail

Choisissez parmi plusieurs façons de partager votre document étape par étape dans ClickUp

Affinez vos instructions étape par étape avec ClickUp

Dans une entreprise en pleine croissance, la productivité de l'équipe peut sembler insurmontable. C'est là que les instructions étape par étape entrent en jeu. Elles agissent comme un plan directeur permettant à vos employés d'apprendre de nouveaux processus et outils sans perdre de temps.

ClickUp vous fournit tout ce dont vous avez besoin pour rationaliser le processus de documentation de vos guides étape par étape. Les documents rationalisent la création et l'organisation du contenu, ce qui facilite sa mise à jour et sa gestion. Brain assiste le brainstorming et la connexion des idées tout en générant automatiquement des instructions et des modèles de relecture, ce qui simplifie le développement du contenu. Enfin, les Clips vous permettent de créer des vidéos enregistrées à l'écran (avec ou sans voix off), ce qui contribue à partager efficacement des informations essentielles.

Ensemble, ces fonctionnalités garantissent que vos instructions sont complètes, alignées et toujours à jour. Démarrer avec ClickUp gratuitement dès aujourd'hui.