Une organisation dotée de politiques et de procédures claires favorise une culture positive. Chacun connaît la vision et les valeurs de l'entreprise, qui façonnent le comportement des employés.
Les procédures documentées comprennent une liste de ce qui est autorisé et de ce qui est interdit. Un manuel de politiques et de procédures bien rédigé aide votre organisation à répondre aux exigences légales et réglementaires. Il fournit des instructions de travail aux employés et aux prestataires afin d'obtenir les meilleurs résultats pour toutes les parties prenantes.
Toutefois, la rédaction des procédures et des politiques est complexe. Si vous n'avez pas l'habitude de rédiger un manuel de procédures, il est normal que vous ayez besoin d'aide pour communiquer vos idées et clarifier vos objectifs stratégie opérationnelle .
Dans ce guide complet, nous partageons des instructions étape par étape sur la rédaction des procédures, des modèles pour vous aider à accélérer le processus, ainsi que des conseils et des bonnes pratiques pour les procédures écrites.
À faire des procédures écrites ?
Les procédures combinent des étapes, des directives et des ressources en ligne qui vous aident à accomplir une tâche. Les procédures bien rédigées sont une série d'étapes de routine, avec l'ordre dans lequel elles doivent être suivies.
Elles intègrent la vision du groupe de direction et permettent à votre personnel d'atteindre ses objectifs stratégiques, de créer des normes de performance et d'identifier les domaines d'amélioration.
Comprendre l'importance de la rédaction des procédures
Les politiques éliminent les incertitudes liées à l'achevé des tâches routinières, en veillant à ce que les gens fassent les bonnes tâches correctement. Cela permet à l'entreprise d'améliorer son efficacité et de rester en conformité avec les réglementations.
Bien qu'aucune procédure ne puisse garantir des performances optimales, elles normalisent les bonnes pratiques au sein de toutes vos équipes et améliorent la qualité des résultats.
Efficacité et productivité
Cela vous est-il déjà arrivé ? Vous avez passé des heures à achever une tâche à la perfection, pour découvrir que votre coéquipier l'avait déjà fait par le passé et qu'il existait un moyen plus simple.
C'est là que les procédures s'avèrent utiles. Non seulement elles évitent les doublons et réglementent la gestion collaborative des tâches, mais des procédures rédigées efficacement rationalisent les flux de travail et permettent à votre équipe d'être plus productive.
Clarté et cohérence
Les procédures écrites clarifient les attentes des employés et minimisent les erreurs. Votre objectif lors de la rédaction des procédures doit être de détailler de manière simple et cohérente la manière dont des tâches spécifiques sont exécutées dans l'ensemble de l'organisation ou de l'entreprise normaliser les processus .
Formation et intégration
Vos nouveaux employés ou membres d'équipe peuvent se référer à toutes vos procédures relatives à un processus ou à un produit. Cela raccourcit leur courbe d'apprentissage et réduit leur dépendance à l'égard de leurs coéquipiers. Les procédures constituent également une ressource précieuse pour le transfert de connaissances, facilement accessible lorsque quelqu'un n'est pas sûr de la manière dont il doit achever une tâche.
Atténuation des risques et conformité
Les procédures peuvent vous aider à identifier et à gérer les risques potentiels en décrivant les bonnes pratiques et les mesures de sécurité. Toutes les industries sont soumises à des lois et réglementations spécifiques à chaque pays ; les procédures garantissent que les organisations se conforment à ces réglementations et aux lois locales.
Par exemple, un fabricant de chips peut subir des répercussions juridiques et réglementaires si les ingrédients du contenu ne sont pas listés, en mentionnant les allergènes, le cas échéant. La mise en œuvre d'une procédure étanche et conforme aux réglementations peut permettre d'éviter de telles erreurs lors de l'emballage et du libellé des produits.
Amélioration continue
Mettez régulièrement à jour les procédures écrites afin de vous assurer que les processus organisationnels évoluent en même temps que les besoins changeants de l'entreprise.
Par exemple, pendant la pandémie, les entreprises du monde entier ont dû s'adapter à la nouvelle norme du travail télétravail, ce qui a nécessité la mise à jour de leurs politiques et procédures pour assister le travail de leurs employés dans un paramètre numérique et hybride.
Obligation de rendre compte et responsabilité
Les procédures définissent les rôles et les responsabilités des employés, en définissant la responsabilité et la propriété.
Par exemple, lorsque vous demandez un remboursement, vous soumettez votre demande accompagnée des documents d'assistance via un portail, vous la faites approuver par le responsable, et enfin vous demandez au service comptable de vous rembourser le montant.
Cela permet de s'assurer que ces processus sont mis en œuvre de manière transparente en identifiant les divergences et en remontant jusqu'à l'employé concerné afin qu'elles puissent être traitées efficacement.
Satisfaction des clients
Imaginez que vous dirigez une équipe de service à la clientèle qui traite quotidiennement de nombreux problèmes et requêtes de clients. Si votre équipe pouvait accéder à un guide de procédures qui standardise le processus de résolution rapide et efficace des problèmes et requêtes des clients, cela accélérerait la vitesse à laquelle votre équipe résout les requêtes et les problèmes d'assistance les plus courants.
Facilité d'accès
Un trop grand nombre de manuels et de notes de service dans votre organisation résulterait en une surcharge d'informations. Les utilisateurs perdent la trace des ressources pertinentes ou perdent du temps à les trouver lorsqu'ils doivent prendre des décisions éclairées.
Un système en ligne actualisé qui donne accès aux utilisateurs et leur permet de mettre à jour les étapes de la procédure est une excellente option pour les organisations à croissance rapide où les politiques et les procédures ne cessent d'évoluer.
Comment rédiger des procédures
Définir le champ d'application et les objectifs de la procédure
La première étape de la rédaction d'une procédure consiste à définir les objectifs : sur quel processus ou tâche spécifique voulez-vous mettre l'accent ? Qui utilisera ce document de procédure ?
Lors de la rédaction de la procédure, dressez une liste des éléments livrables, des éléments bloquants, du contexte et des contraintes.
Alignement sur les processus de l'entreprise
Toute procédure que vous rédigez doit s'aligner sur les valeurs de votre entreprise et favoriser leur intégration harmonieuse dans le cadre organisationnel. Impliquez les parties prenantes clés dans la procédure, en rédigeant le guide étape par étape du processus, afin de vous assurer que le document s'aligne effectivement sur l'ensemble des processus de l'entreprise.
Sélection du processus d'entreprise approprié
Si vous devez rédiger plusieurs procédures, commencez par de petites tâches. Le fait de donner la priorité à des tâches plus modestes peut vous aider à comprendre les nuances des différents processus internes et vous faciliter la rédaction de procédures efficaces.
Création de structures procédurales et de normes de contrôle des versions
Créez une structure standard qui simplifie le processus de rédaction des procédures. Vous pouvez créer un modèle de procédure personnalisé ou utiliser des modèles accessibles au public pour maintenir la maintenance, ce qui aidera les utilisateurs à naviguer rapidement entre les différents documents.
Lorsque vous créez des procédures, assurez-vous que votre portail de documentation dispose d'un contrôle de version. Cela permet à toutes les parties prenantes de suivre systématiquement les modifications et garantit que vos procédures restent à jour.
Créer une checklist des procédures opératoires normalisées
Lors de l'élaboration d'une procédure, prévoyez toujours un échantillon de la checklist des procédures opératoires normalisées (POS). Vous pouvez utiliser Procédures opératoires normalisées et des modèles pour créer une checklist de procédures opératoires normalisées qui servira de guide visuel pour une procédure bien structurée.
Par instance, votre service des ressources humaines peut utiliser une checklist des procédures opératoires normalisées pour les entretiens avec les candidats à un nouveau rôle.
Utiliser l'approche des cinq W pour rédiger des procédures
L'intégration des cinq W - qui, quoi, où, quand et pourquoi - dans votre processus de rédaction des procédures améliore la clarté et garantit qu'aucune information essentielle n'est oubliée.
1. Qui : Imaginez que vous lanciez une nouvelle page web et que vous deviez établir la responsabilité individuelle pour des tâches spécifiques. Un processus structuré peut vous aider à définir clairement le "Qui", à établir la responsabilité de chaque collaborateur et à faire en sorte que le projet soit achevé dans les délais
2. **Le "quoi" : Le "Quoi" permet de répondre à la question suivante : quelle tâche ou quel processus doit être achevé ? Lors de la rédaction d'une procédure, définissez clairement les objets et détaillez les étapes pour achever la tâche. Par exemple, un ouvrier d'usine doit connaître les étapes à suivre pour remplir son rôle tout en respectant les règles de sécurité
3. Où : Il est essentiel de comprendre où une procédure est exécutée, qu'il s'agisse d'un emplacement physique ou d'un logiciel. Lorsque vous travaillez sur un nouveau projet, créez un dossier dédié auquel votre équipe peut facilement accéder. Cela peut vous aider à suivre les performances de votre équipe et à renforcer la responsabilisation
- Quand : Lors de la rédaction d'une procédure, fixez des paramètres pour chaque jalon afin d'établir des accords de niveau de service (SLA) et d'assurer un achevé dans les délais. Les procédures de paie, par exemple, comportent un nombre prédéterminé d'étapes ou de tâches à achever dans des échéanciers prédéfinis.
5. Pourquoi : Enfin, il convient de comprendre pourquoi la procédure est documentée. Quels sont vos objectifs ? Comprendre le "pourquoi" transformera un document aride en une nécessité organisationnelle essentielle
Documentation et distribution des procédures
Création de procédures
Veillez à ce que les éléments suivants fassent partie de votre procédure lorsque vous la rédigez pour votre organisation.
| Création de procédures : Éléments et bonnes pratiques | Création de procédures : Éléments et bonnes pratiques | ||
|---|---|---|---|
| Éléments | Titre de la page Titre de la procédure Numéro d'identification Date de publication Nom, rôle et service auxquels s'applique la procédure Noms et signatures des parties prenantes qui l'ont préparée et approuvée | ||
| tableur (s'il s'agit d'un document volumineux) | Tableur (s'il s'agit d'un document volumineux) | Tableur (s'il s'agit d'un document volumineux) | |
| Décrire la portée et l'objectif de la procédure ainsi que ses limites Inclure les réglementations, les normes, les rôles, les responsabilités, les résultats et les entrées Couvrir les obstacles possibles, les informations relatives à la sécurité et les scénarios de simulation Clarifier les acronymes et les synonymes utilisés Ajouter les avertissements relatifs à la santé et à la sécurité Une section de dépannage détaillant ce qui peut mal se passer et tout ce qui peut interférer avec le résultat final | |||
| Bonnes pratiques Rédiger à la voix active Utiliser un langage simple pour que les lecteurs trouvent ce dont ils ont besoin, comprennent et utilisent ce qu'ils ont trouvé Supprimer les informations redondantes et inutiles Être concis dans le langage de la politique générale |
Un modèle pour créer des procédures
Documenter, approuver et réviser les procédures
Après avoir rédigé la procédure, les étapes suivantes sont :
- Documentation de la politique: Documenter l'objet, la portée, les objectifs, les personnes et les services responsables de sa création et de sa mise en œuvre
- Approbation: Inclure les personnes responsables de l'approbation de la politique/procédure ainsi que leurs coordonnées
- Révision et mise à jour des politiques: Réviser les politiques fréquemment (une fois par trimestre), les mettre à jour pour les aligner sur l'évolution des exigences et des besoins de l'organisation, et communiquer les changements aux départements et aux parties prenantes concernés
Utiliser ClickUp pour rédiger des procédures et les mettre en œuvre
Si vous avez du mal à rédiger une procédure efficace, voici ce que vous pouvez faire : rassemblez toutes les informations pertinentes, y compris les instructions, les documents d'assistance et les ressources en ligne.
Utilisez les outils de cartographie des processus comme ClickUp comme source unique de vérité pour rédiger les politiques, mettre en œuvre les processus et le flux de travail, et les rendre accessibles à tous.
Tirez parti de l'interface intuitive Documents ClickUp propose d'organiser toutes les informations rassemblées et de créer un document structuré. Mettez le document à jour à tout moment, ajoutez autant de pages que nécessaire, incluez des éléments supplémentaires tels que des présentations et des tableaux, et intégrez des liens web.
Utilisez ClickUp Docs pour créer de superbes documents, wikis et autres, puis connectez-les à des flux de travail pour concrétiser vos idées avec votre équipe
Partagez ce document avec les parties prenantes et les membres de l'équipe pour l'examen et la mise en œuvre de la procédure. Tâches ClickUp vous permettent d'assigner des tâches aux membres de l'équipe, d'étiqueter des collègues pour obtenir un retour d'information ou une révision, et de fixer des paramètres pour l'achèvement des tâches. ClickUp Brain sera votre assistant de rédaction IA, vous aidant à rédiger des politiques et des procédures complexes de manière précise.
Une fois la première version rédigée, invitez les parties prenantes à réviser, affiner et finaliser la procédure sur Tableaux de bord ClickUp le tableau de bord ClickUp vous permet de centraliser vos efforts de collaboration.
Formation et collecte de feedback
Familiarisez les membres de votre équipe avec une procédure pour garantir sa mise en œuvre efficace. Si nécessaire, utilisez la gamification pour vous assurer qu'ils comprennent la procédure.
Encouragez votre équipe à fournir un retour d'information, en identifiant les domaines à améliorer et à affiner. Agissez sur ce retour d'information pour affiner les procédures et améliorer continuellement les flux de travail.
Modèles de rédaction de procédures et de politiques
L'accès à des modèles prêts à l'emploi accélère le processus de rédaction des procédures et des politiques. ClickUp propose un intervalle de modèles répondant à diverses exigences en matière de procédures :
1. Modèle de processus et de procédures
Ce modèle de processus et de procédures met en évidence les tâches à faire pour créer un document de processus vivant
Modèle de processus et procédures de ClickUp offre un cadre structuré pour la documentation et la gestion des processus, ce qui en fait l'outil de référence de votre organisation pour la rédaction des procédures et des politiques.
Ce modèle préconstruit modèle de documentation de processus comprend des instructions étape par étape sur la définition des rôles et des responsabilités, l'établissement de paramètres et la documentation des indicateurs critiques de suivi des performances.
Les champs personnalisés de ClickUp vous permettent d'ajouter des attributs personnalisés tels que des champs de niveau de problème, des pourcentages d'achèvement et des détails sur l'approbateur pour stocker des informations vitales sur les procédures.
Grâce au modèle de processus et de procédures de ClickUp, plusieurs équipes peuvent établir des protocoles clairs, faciliter la collaboration et améliorer la productivité.
2. Modèle de procédures opérationnelles standard
Créez et mettez en œuvre facilement de nouvelles procédures opératoires normalisées au sein de votre entreprise grâce à ce modèle de procédures opératoires normalisées
Les procédures opératoires normalisées sont essentielles pour les entreprises : elles permettent de fournir des instructions détaillées, de garantir l'alignement sur des objectifs communs, de réduire les erreurs et de favoriser un environnement de travail organisé. Modèle de procédures opératoires normalisées de ClickUp offre un cadre complet pour vous aider à gérer efficacement votre personnel. Modèles de procédures opératoires normalisées simplifient ce processus, en fournissant un tableau de bord unifié qui répertorie les bonnes pratiques, les politiques, les flux de travail et les checklists de tâches.
Utiliser des statuts, des champs personnalisés, des affichages, proposition de projet les fonctionnalités de gestion, et ClickUp Brain le modèle de ClickUp vous permet de créer des procédures opératoires normalisées crédibles qui constituent une source de connaissances globale pour l'ensemble de votre organisation.
Pour utiliser ce modèle de forfait opérationnel pour que le plan opérationnel soit efficace, commencez par faire un brainstorming sur les tâches à accomplir et détaillez les différents processus. Impliquez les parties prenantes clés dans les processus de rétroaction, de test et d'affinage pour vous assurer que ce document de procédures opératoires normalisées est régulièrement mis à jour. La plateforme ClickUp facilite la collaboration, la création de procédures et le suivi de la progression pour offrir une analyse de la productivité.
Utilisez le modèle de procédures opératoires normalisées de ClickUp pour établir et maintenir des processus efficaces et améliorer les performances opérationnelles de votre organisation.
3. Modèle de procédure
Utilisez le modèle de procédure de ClickUp pour décrire le flux du processus et définir l'objectif du travail
Modèle de procédure de ClickUp offre une approche simplifiée de la création et de la gestion de procédures bien définies pour n'importe quel type d'activité rapport de projet ou une tâche. Le modèle décrit clairement les flux de processus, définit les objets et fournit des instructions étape par étape, éliminant ainsi les conjectures et garantissant la cohérence de toutes les opérations et de tout le personnel.
Le modèle comprend des statuts, des champs, des vues et d'autres fonctionnalités de gestion de projet personnalisables qui vous guident dans l'identification des tâches, la détermination du champ d'application, la collecte d'informations et la création, l'examen et la révision d'un document de procédure.
Ce modèle vous permet de définir des objectifs, de décrire des étapes, d'assigner des tâches, de collaborer avec les parties prenantes, de mettre en place des notifications, d'organiser des réunions et de suivre la progression du projet.
La rédaction de procédures est facile avec les bons processus, outils et modèles
Si vous êtes aux prises avec des problèmes d'inefficacité au sein de votre organisation, commencez par examiner vos procédures.
Sont-elles en place et suivies par l'équipe ? Si ce n'est pas le cas, mettez en œuvre les bons outils et modèles pour créer des procédures efficaces dans l'ensemble de l'organisation.
ClickUp est un outil convivial pour les débutants qui permet de rédiger et de gérer des procédures. S'inscrire gratuitement sur ClickUp pour créer des procédures, collaborer avec vos parties prenantes et veiller à ce que tout le monde fonctionne efficacement.
Foire aux questions (FAQ)
1. Quel est un exemple de procédure ?
Une procédure est un ensemble d'instructions étape par étape qui guident les individus dans l'accomplissement d'une tâche ou d'un processus spécifique.
Par instance, une "procédure de traitement des commandes" comprendra les étapes de création, d'approbation et de traitement des commandes gérées par une entreprise. Dans l'idéal, cette procédure précise qui initie les commandes au sein de votre organisation et détaille le flux de travail global d'approbation dans le cadre d'un processus normalisé.
2. Comment faire pour créer une procédure : une approche étape par étape
Voici un guide pour la création d'une procédure étape par étape :
- Étape 1 : Définir le champ d'application de la procédure en exposant clairement ce qu'elle vise à atteindre
- Étape 2 : Identifier les acteurs clés et préciser leur rôle afin d'établir les responsabilités
- Étape 3 : Fournir des instructions détaillées sur les étapes et les actions à achever lors de l'exécution de la procédure
- Étape 4 : spécifier l'emplacement physique ou numérique où la procédure est stockée et mise en œuvre
- Étape 5 : Définir des échéanciers spécifiques pour chaque étape mentionnée dans la procédure
- Étape 6 : Communiquer pourquoi et comment la procédure est essentielle pour atteindre les objectifs de l'organisation
- Étape 7 : Créer un document de procédure complet, le réviser et le mettre à jour régulièrement
3. Qu'est-ce qu'une procédure par étapes ?
Une procédure étape par étape est un ensemble d'instructions détaillées et séquentielles qui guident les personnes tout au long d'une tâche ou d'un processus spécifique. Elle décompose une activité complexe en éléments gérables et compréhensibles, et chaque étape est soigneusement élaborée dans un souci de clarté et de cohérence.
Il indique qui est responsable de chaque étape, quelles actions doivent être entreprises, où les tâches se déroulent, quand elles doivent être achevées et pourquoi elles sont essentielles. Une fois documentées, ces étapes forment une procédure normalisée qui favorise l'efficacité de l'organisation.