En tant que rédacteur technique, votre tâche principale consiste à simplifier des sujets complexes pour les lecteurs lambda.
Vous devez être capable de présenter des concepts techniques et complexes dans un langage simple et compréhensible.
Nous comprenons. La rédaction technique est un défi. Elle exige de solides compétences en rédaction, en modification en cours et en mise en forme, et doit trouver le juste équilibre entre précision et simplicité.
Ce guide de rédaction technique explique comment créer des documents plus efficaces et améliorer vos compétences en rédaction technique, ainsi que les erreurs courantes à éviter.
En tant que rédacteur technique, utilisez ces bonnes pratiques pour vous assurer que vos documents techniques sont précis, concis et faciles à comprendre.
Qu'est-ce que la rédaction technique ?
La rédaction technique rend les informations, les idées, les processus et les instructions complexes accessibles à tous, quelle que soit leur expertise. Lorsque vous commencez à créer une documentation technique centrée sur le lecteur, votre entreprise/produit a beaucoup plus de chances d'acquérir et de fidéliser des clients.
Les documents techniques sont utilisés dans différents champs techniques pour :
- Guides d'utilisation pour les utilisateurs
- Procédures opérationnelles standard
- Documentation du projet
- Documentation logicielle
- Supports de formation
- Rapports techniques
- Article scientifique
- Documentation API
Si vous souhaitez vous familiariser avec les complexités de la rédaction technique en toute confiance, voici quelques conseils qui vous faciliteront la tâche.
10 conseils de rédaction technique pour améliorer votre écriture
1. Connaissez votre public
La première étape de la rédaction de documents techniques n'est pas réellement d'écrire. Prenez plutôt le temps de comprendre qui est votre public afin de répondre à ses besoins spécifiques dans vos écrits.
Même les rédacteurs techniques les plus expérimentés ne négligent pas cette étape qui consiste à établir une connexion humaine en abordant les principaux sujets techniques dans vos documents.
Alors, comment comprendre votre public ? Voici quelques questions pour commencer :
- Quel est leur rôle ou leur fonction ? S'agit-il d'utilisateurs finaux, de techniciens, de gestionnaires ou d'un autre groupe ?
- Quelles sont leurs connaissances techniques et leur niveau d'expertise dans le domaine concerné ?
- Dans quel contexte le document sera-t-il utilisé : pour apprendre, résoudre des problèmes ou prendre des décisions ?
- Quelles tâches ou questions spécifiques auront-ils ?
- Quel type de ton et de langage serait approprié ?
Comprenons cela à l'aide d'un exemple.
Vous utilisez un outil de création d'aide pour rédiger un guide d'utilisation pour une nouvelle application logicielle.
Public cible : les nouveaux utilisateurs disposant de compétences informatiques de base et ayant besoin d'aide pour utiliser votre application.
Pour répondre à leurs besoins, votre document technique doit :
- Disposez d'instructions étape par étape pour toutes les tâches clés qu'ils devront accomplir.
- Rédigez dans un langage clair et concis.
- Définissez les termes techniques et les abréviations
- Incluez des captures d'écran ou des schémas pour guider visuellement vos lecteurs à travers les étapes suivantes.
En adaptant vos messages à leurs besoins et à leur niveau de connaissances, vous pouvez créer des documents techniques qui leur permettront d'utiliser facilement votre produit.
À l'inverse, une rédaction technique efficace destinée aux utilisateurs administrateurs nécessitera un langage plus avancé.
2. Créez un plan
Une fois que vous avez déterminé les besoins de votre public, créez un plan avec les principaux sujets et sous-titres que vous souhaitez aborder. Cela vous donnera une structure de base pour votre documentation technique et facilitera le processus de rédaction.
Lorsque vous rédigez un plan, pensez à :
- Questions clés : Quelles sont les questions clés auxquelles ils souhaitent obtenir des réponses ?
- Résolution de problèmes : quel problème les aidez-vous à résoudre ?
- Objectif : À quoi servira votre document technique ?
Utilisez ces informations pour donner une forme aux principales sections de votre plan, que vous diviserez ensuite en thèmes ou sous-sections plus petits, chacun axé sur un besoin ou un objectif spécifique du public.
Les tableaux blancs ClickUp sont utiles pour réfléchir à la structure, noter des idées, ajouter des images et des dessins, et créer des liens vers des tâches connexes.
Par exemple, pour un guide d'utilisation d'un nouveau logiciel, vous devrez guider les utilisateurs à travers l'installation, la configuration et l'utilisation des fonctionnalités de base du logiciel. Le plan comprendra :
- Introduction
- Objectif du logiciel
- Aperçu des fonctionnalités
- Configuration système requise
- Configuration matérielle requise
- Prérequis logiciels
- Étapes d'installation
- Téléchargement du logiciel
- Processus d'installation étape par étape
- Pour commencer
- Installation initiale
- Créer un compte
- Fonctionnalités de base
- Aperçu du tableau de bord principal
- Comment naviguer dans le logiciel
- Cas d'utilisation
- Tâches courantes et comment les réaliser
- Exemples concrets
- Messages d'erreur courants et comment les résoudre
- Liste des problèmes courants
- Guide de dépannage étape par étape
- FAQ
Une bonne rédaction technique commence par la création d'un plan détaillé couvrant les informations nécessaires de manière logique et exhaustive afin que votre document soit utile au lecteur.
Suscitez l'intérêt de votre équipe lors des sessions en utilisant différentes techniques de conceptualisation, telles que les tableaux blancs, les cartes mentales, le prototypage et le storyboarding.
3. Effectuez des recherches sur votre sujet à l'aide de l'approche 5W1H
Les meilleurs rédacteurs techniques utilisent le cadre 5W1H (Who, What, When, Where, Why et How) pour couvrir les aspects essentiels du contenu écrit afin de s'assurer que le document est pertinent pour votre public dans le champ technique.
| Comprendre l'approche 5W1H |
| Qui : identifiez votre public cibleTenez compte de leur expertise, de leur rôle et de la manière dont ils utiliseront votre document. En adaptant votre contenu à leur profil, vous rendrez votre rédaction plus efficace et plus utile. Exemple : s'agit-il d'utilisateurs finaux qui ont besoin de guides étape par étape, ou de développeurs qui ont besoin d'une documentation API détaillée ? |
| Quoi : Définissez l'objectif et la portée de votre document Déterminez l'objectif principal, les sujets spécifiques et le niveau de détail requis. Cela vous aidera à créer un document ciblé et complet. Exemple : Le document est-il destiné à expliquer une nouvelle fonctionnalité logicielle ou s'agit-il d'un guide de dépannage pour les problèmes courants ? |
| Quand : Déterminez l’échéancier et les jalons importants (le cas échéant) Fixez un échéancier et des jalons importants pour que tout le monde reste sur la bonne voie et respecte les délais critiques. Exemple : Quand la nouvelle fonctionnalité sera-t-elle lancée ? Quand la documentation doit-elle être prête ? |
| Où : identifiez les meilleures sources d'information Choisissez des sources fiables et pertinentes afin de garantir l'exactitude et la crédibilité de votre document technique. Exemple : utilisez des documents techniques internes, des sources en ligne fiables ou des entretiens avec des experts en la matière. |
| Pourquoi : Comprenez l'importance et la pertinence de votre sujetRéfléchissez à la manière dont votre document permettra de résoudre des problèmes, d'améliorer des processus ou d'enrichir les connaissances de votre public. Exemple : Aidera-t-il les utilisateurs à réduire les temps d'arrêt, à augmenter leur productivité ou à mieux comprendre un système complexe ? |
| Comment ? – Déterminez la manière la plus efficace de présenter vos informationsChoisissez le format le mieux adapté aux besoins et aux préférences de votre public, par exemple un manuel d'utilisation, un rapport technique ou un guide d'aide en ligne. Quel que soit le format, simplifiez le langage utilisé afin de garantir que les informations sont facilement compréhensibles. Exemple : devez-vous utiliser des instructions étape par étape, inclure des supports visuels ou fournir des explications détaillées ? |
4. Créez du contenu adapté aux profils des utilisateurs
En fonction du public auquel vous vous adressez, vous pouvez adapter votre rédaction de la manière suivante :
- Choisissez le ton et le langage les plus appropriés
- Déterminez le niveau de détail technique approprié à inclure
- Anticipez et répondez à leurs questions ou préoccupations
- Structurez votre document de manière à faciliter la navigation et la compréhension.
Si vous rédigez un guide d'utilisation destiné aux utilisateurs finaux et aux administrateurs, voici en quoi votre approche sera différente :
| Aspect | Guide de l'utilisateur final | Guide de l'administrateur |
| Langue | Simple, non technique | Plus technique |
| Ton | Décontracté, convivial | Formel |
| Instructions | Étapes détaillées pour les tâches clés | Détaillés pour l'installation, la configuration et le dépannage. |
| Visuels | De nombreuses captures d'écran et aides visuelles | Il peut contenir moins d'illustrations. |
| Concentrez-vous | Avantages pour le travail quotidien | Fonctionnement fluide dans toute l'organisation |
| Niveau de connaissances | Notions de base | Connaissances informatiques avancées |
| Sujets abordés | Avantages du logiciel | Installation, configuration, dépannage, sécurité |
| Utilisateurs concernés | Utilisateurs finaux | Administrateurs, personnel informatique |
À ce stade, envisagez de créer un document décrivant en détail le travail à effectuer, y compris les objectifs, les tâches, les dépendances et toute autre information pertinente nécessaire pour achever le projet.
ClickUp Brain, l'outil de rédaction IA intégré à ClickUp, vous aide à créer des documents techniques et à définir le périmètre de travail en quelques minutes. Utilisez les menus déroulants avec des suggestions pour terminer vos phrases, modifier les combinaisons de couleurs, mettre à jour la typographie, ajouter des notes et des résumés de réunion, et préparer le document en un clin d'œil.
5. Organisez efficacement vos informations
À cette étape, posez-vous la question suivante : « Comment mes lecteurs pourront-ils trouver rapidement et facilement ce qu'ils cherchent ? »
L'essentiel est d'organiser vos informations de manière logique et de les rendre faciles à parcourir.
Voici comment faire :
- Utilisez des en-têtes et des sous-en-têtes pour aider les lecteurs à trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.
- Intégrez des listes et des listes à puces pour mettre en évidence les points clés et faciliter la lecture du texte.
- Incluez des images, des diagrammes, des tableaux et d'autres éléments multimédias pour illustrer des concepts complexes et rendre votre document plus attrayant.
- Utilisez une mise en forme cohérente (polices de caractère, tailles, couleurs et espaces) dans l'ensemble du document.
- Organisez les informations de manière logique, en commençant par les concepts les plus élémentaires et en passant progressivement à des sujets plus avancés.
Utilisez ClickUp Docs pour améliorer votre documentation technique
Pour votre processus de développement de produit, qui peut impliquer plusieurs membres de l'équipe, pensez à utiliser ClickUp Docs pour définir vos objectifs et votre public, décrire les exigences du produit, ajouter des recherches sur les utilisateurs et garantir la cohérence à tous les niveaux.
Utilisez Docs pour créer, modifier, gérer vos communications techniques et collaborer avec votre équipe en temps réel. Tout le monde peut ajouter des commentaires ; les chefs de projet peuvent taguer les membres de l'équipe et attribuer des tâches dans ClickUp Docs.
Pour présenter efficacement vos informations, vous pouvez ajouter des sections, des illustrations et des tableaux afin de rendre votre documentation technique plus attrayante.
ClickUp Docs propose diverses options de mise en forme, notamment des styles d'en-tête, des choix de couleurs, des options de police de caractère et l'espacement des paragraphes, afin de rompre la monotonie et d'améliorer la lisibilité de votre document.
Conseil de pro 💡 : Utilisez des modèles de documentation technique ou des modèles d'ingénierie pour décrire les fonctionnalités et les utilisations de votre produit, présenter les détails et les fonctionnalités, et documenter les connaissances sur le produit pour les employés actuels et futurs.
6. Disposez d'un guide de style pour assurer la cohérence
Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un document technique, des incohérences et des erreurs peuvent apparaître si leurs styles ne sont pas harmonisés.
Un guide de style est comme une force unificatrice qui permet de maintenir le même niveau de qualité dans tous les documents techniques.
Pourquoi un guide de style est-il indispensable ?
- Assure la cohérence : il permet de maintenir un style rédactionnel uniforme dans tous les documents, ce qui est essentiel pour la lisibilité et le professionnalisme.
- Gain de temps : grâce à des directives prédéfinies, les rédacteurs passent moins de temps à décider comment mettre en forme le contenu, ce qui leur permet de se concentrer davantage sur la rédaction proprement dite.
- Réduit les erreurs : un guide de style permet de minimiser les incohérences et les erreurs, garantissant ainsi que tous les documents répondent aux mêmes normes de qualité.
Par exemple, le modèle de processus et de procédures ClickUp vous permet de documenter et de gérer les processus en un seul endroit. Créez des instructions étape par étape pour les tâches répétitives afin de normaliser les processus et les procédures de flux de travail de votre équipe.
Vous marquerez des points en utilisant la plateforme de gestion de projet ClickUp pour attribuer des tâches aux membres de votre équipe, leur permettre d'ajouter des informations techniques dans des modèles prédéfinis et suivre l'avancement des tâches sur une seule et même plateforme.
Pour en savoir plus : Comment rédiger un rapport : de la conceptualisation à l’achevement
7. Connaître les éléments essentiels de la documentation technique
Maîtrisez les bases, quel que soit le type de document technique que vous créez.
Tenez-vous en aux faits
Dans tous les documents techniques, présentez les informations de manière objective. Évitez le langage émotionnel ou les opinions personnelles. Les opinions subjectives peuvent biaiser votre écriture et nuire à votre crédibilité.
- Par exemple, au lieu de dire « Vous allez adorer cette fonctionnalité ! », dites « Cette fonctionnalité peut réduire votre temps de traitement des données jusqu'à 40 % ».
Évitez les formulations vagues
Utilisez un langage précis afin que vos lecteurs sachent exactement à quoi s'attendre et comment suivre vos instructions.
- Au lieu de dire « Passez à l'étape suivante », fournissez des détails précis : « Cliquez sur le bouton « Suivant ». »
Utilisez la voix active
La voix active rend votre écriture directe et captivante.
- Au lieu d'écrire « L'installation du logiciel devra être mise à jour tous les mois », écrivez « Vous devrez mettre à jour le logiciel tous les mois ».
Utilisez le générateur de spécifications techniques de ClickUp pour générer des idées, des processus et des cadres pour la documentation de vos produits et processus.
Si vous faites partie de l'équipe logicielle chargée de documenter l'API, l'architecture, le flux de données et les nouveaux modules, utilisez l'outil de rédaction technique de ClickUp Brain pour créer des documents techniques complets, afin de réduire les malentendus, d'améliorer la collaboration et d'accélérer le processus de développement.
L'assistant de rédaction IA vérifie l'orthographe et la grammaire, réécrit des textes et résume les longs paragraphes pour plus de clarté et de précision.
8. Rédigez de manière claire et concise
En général, lorsque vous rédigez du contenu, il est bon d'être clair et concis pour faire passer votre message. Mais dans la rédaction technique, c'est absolument nécessaire.
Communiquer des idées complexes aide votre public à saisir rapidement les clés sans se perdre ni se confondre.
Alors, comment rendre vos écrits techniques plus clairs et plus concis ?
En simplifiant votre langage.
| Jargon | Une alternative plus simple | Exemple |
| Immuable | Inchauffable | « Utilisez des structures de données immuables » → « Utilisez des structures de données inaltérables » |
| Refactor | Améliorer ou réorganiser | « Refactoriser le code source pour une meilleure maintenance » → « Améliorer le code source pour une meilleure maintenance » |
| Middleware | Logiciel intermédiaire ou connecteur | « Mettre en œuvre un middleware d'authentification » → « Utiliser un logiciel intermédiaire pour l'authentification » |
N'oubliez pas qu'une documentation technique efficace nécessite des itérations et des ajustements. Organisez des sessions de rétroaction avec votre équipe, qui pourra vous signaler les fonctionnalités que vous avez peut-être manquées.
ClickUp Forms vous aidera à recueillir les commentaires des membres désignés de votre équipe dans un format structuré. Le plus grand avantage est qu'il est intégré à la plateforme ClickUp, ce qui vous permet de mieux gérer votre travail.
9. Intégrez des éléments multimédias
Divisez les paragraphes et les textes trop longs à l'aide d'éléments visuellement attrayants tels que des diagrammes, des images ou des vidéos. Ils vous aideront à illustrer plus facilement votre propos.
Par exemple, ajoutez des captures d'écran à un guide d'utilisation pour montrer aux utilisateurs exactement où cliquer et ce qu'ils devraient voir à chaque étape.
N'oubliez pas d'ajouter des éléments multimédias pertinents, clairs et de haute qualité. Utilisez des légendes pour expliquer ce que montre chaque image et son rapport avec le texte qui l'entoure.
L'intégration de ClickUp avec des outils tels que Figma, GitHub, Zoom, YouTube et d'autres outils multimédias facilite l'ajout d'éléments visuels pour enrichir votre contenu dans l'environnement de travail ClickUp.
10. Utilisez des exemples pertinents
Vous souhaitez permettre aux lecteurs d'évaluer facilement ce que vous dites en mettant votre contenu en forme de manière attrayante.
Montrez, ne dites pas.
Cela s'applique également à la rédaction technique.
Incluez des exemples pour rendre votre rédaction technique attrayante, conviviale et accessible. Les exemples aident le lecteur à comprendre rapidement des concepts complexes en montrant comment ils fonctionnent.
Pour apporter une valeur ajoutée, choisissez des exemples qui mettent en évidence les principales fonctionnalités, illustrent les cas d'utilisation essentiels ou décrivent étape par étape les flux de travail courants. Utilisez des exemples détaillés et spécifiques pour fournir des informations claires sur le sujet.
Conseil de pro💡 : Les extraits de code, les captures d'écran et les échantillons de résultats sont tous d'excellents exemples dans les documents techniques.
Pour en savoir plus : Les 15 meilleurs modèles d'études de cas à utiliser dans ClickUp et Word
Améliorez vos compétences en rédaction technique : erreurs courantes à éviter
1. Jargon et langage complexe
Votre document technique doit être accessible aux clients et aux lecteurs de tous horizons.
Comment éviter cette erreur :
✅ Utilisez des outils de rédaction technique tels que ClickUp Brain pour simplifier votre travail.
✅ Fournissez des exemples pour illustrer les concepts complexes.
✅ Demandez à une personne non experte de relire votre texte pour en vérifier la clarté.
✅Ajoutez des explications aux termes techniques
2. Négliger le formatage approprié
De longs blocs de texte ininterrompu, l'absence de titres et une mauvaise organisation visuelle rendent le contenu technique difficile à parcourir et à assimiler.
Comment éviter cette erreur :
✅ Divisez les longs paragraphes en morceaux plus courts et plus faciles à gérer.
✅ Utilisez des titres et sous-titres descriptifs pour organiser le contenu.
✅ Intégrez des listes, des champs de texte et des puces pour mettre en évidence les informations clés.
✅ Veillez à laisser suffisamment d'espace blanc pour donner au document une marge de manœuvre visuelle.
3. Être vague et ambigu
Un langage vague et ambigu peut semer la confusion chez vos lecteurs.
Comment éviter cette erreur :
✅ Soyez précis dans votre langage
✅ Évitez les expressions telles que « peut-être », « généralement » ou « un peu ».
✅ Définissez tous les acronymes et abréviations utilisés.
✅ Fournissez des exemples concrets pour illustrer vos propos.
✅ Utilisez la voix active et des instructions directes.
4. Ignorer les besoins de votre public
Si vous ne tenez pas compte des besoins de votre public, vos documents risquent d'être confus.
Comment éviter cette erreur :
✅ Comprenez le contexte, les objectifs et les difficultés de votre public
✅ Adaptez votre contenu au niveau d'expertise de votre public.
✅ Concentrez-vous sur les informations les plus pertinentes et les plus utiles pour vos lecteurs.
✅ Recueillez les commentaires des utilisateurs et itérez en fonction de leurs suggestions.
5. Considérer l'expérience de l'utilisateur comme un élément secondaire
Lorsque vous vous concentrez sur la rédaction sans tenir compte de l'expérience de l'utilisateur, vos documents peuvent devenir confus et ne pas remplir leur fonction.
Comment éviter cette erreur :
✅ Structurez votre contenu de manière logique et intuitive.
✅ Fournissez des aides à la navigation telles que des tables des matières et des renvois.
✅ Incluez des guides de référence rapide et des aide-mémoire pour faciliter l'accès aux informations clés.
✅ Rendez votre contenu facile à rechercher et à parcourir grâce à des titres clairs et une mise en forme appropriée.
✅ Testez vos documents auprès d'utilisateurs réels afin d'identifier et de corriger les problèmes d'ergonomie.
Prêt à améliorer votre documentation technique avec ClickUp ?
Imaginez que tous vos documents techniques (procédures opératoires normalisées, manuels d'utilisation, guides pratiques et cas d'utilisation) contribuent à la réussite de votre entreprise ou de vos produits.
Et si nous vous disions que c'est tout à fait possible : en combinant la clarté de votre contenu et un logiciel tel que ClickUp, vous pouvez améliorer vos compétences en rédaction technique.
À faire, commencez par mettre en œuvre nos conseils de rédaction technique. Ensuite, utilisez ClickUp pour réfléchir à la structure, recueillir les commentaires de vos collègues, intégrer des éléments multimédias et tirer parti de ClickUp Brain comme assistant de rédaction IA.
Commencez à créer des documents techniques que vos utilisateurs adoreront en vous inscrivant gratuitement sur ClickUp.