10 conseils de rédaction technique pour vous aider à décomposer tout sujet complexe pour votre public

En tant que rédacteur technique, votre tâche principale consiste à simplifier des sujets complexes pour les lecteurs ordinaires.

Vous devez être capable de présenter des concepts techniques et complexes dans un langage simple et compréhensible.

Nous le comprenons. La rédaction technique est un défi. Elle exige de solides compétences en matière de rédaction, de modification en cours et de mise en forme, et doit concilier précision et simplicité.

Ce guide de rédaction technique explique comment créer des documents plus efficaces et améliorer vos compétences en matière de rédaction technique, ainsi que les erreurs courantes à éviter.

En tant que rédacteur technique, utilisez ces bonnes pratiques pour vous assurer que vos documents techniques sont précis, concis et faciles à comprendre.

Qu'est-ce que la rédaction technique ?

La rédaction technique rend des informations, des idées, des processus et des instructions complexes accessibles à tous, quelle que soit leur expertise. Lorsque vous commencez à créer une documentation technique centrée sur le lecteur, votre entreprise/produit a de bien meilleures chances d'acquérir et de conserver des clients.

Les documents techniques sont utilisés dans différents champs techniques pour :

• Les guides de l'utilisateur
• Les procédures opérationnelles standard
• Documentation de projet
• La documentation sur les logiciels
• Matériel de formation
• Rapports techniques
• Document scientifique
• Documentation API

Si vous cherchez à naviguer en toute confiance dans les complexités de la rédaction technique, voici les conseils de rédaction technique qui vous faciliteront la tâche.

10 conseils de rédaction technique pour améliorer votre écriture

1. Connaître son public

La première étape de la rédaction de documents techniques n'est pas de réellement écrire. Il faut plutôt prendre le temps de comprendre qui est votre public et de répondre à ses besoins spécifiques dans vos écrits.

Même le rédacteur technique le plus expérimenté ne saute pas cette étape qui consiste à établir une connexion humaine en abordant les sujets techniques clés dans ses documents.

Alors, comment comprendre votre public ? Voici quelques questions que vous pouvez vous poser pour commencer :

• Quel est leur rôle ou leur fonction ? S'agit-il d'utilisateurs finaux, de techniciens, de gestionnaires ou d'un autre groupe ?
• Quel est leur bagage technique et leur niveau d'expertise dans le domaine concerné ?
• Dans quel contexte utiliseront-ils le document - pour apprendre, dépanner ou prendre des décisions ?
• Quelles sont les tâches ou les questions spécifiques qu'ils auront à résoudre ?
• Quel type de ton et de langage serait approprié ?

Comprenons-le à l'aide d'un exemple.

Vous utilisez une outil d'auteur d'aide pour rédiger un guide de l'utilisateur pour une nouvelle application logicielle.

La cible : Les utilisateurs débutants ayant des compétences informatiques de base qui ont besoin de conseils pour utiliser votre application.

Pour répondre à leurs besoins, votre document de rédaction technique doit :

• Comporter des instructions étape par étape pour toutes les tâches clés qu'ils effectueront
• Être rédigé dans un langage clair et concis
• Définir les termes techniques et les abréviations
• Inclure des captures d'écran ou des diagrammes pour les guider visuellement à travers les étapes suivantes

Lorsque vous adaptez votre message à leurs besoins et à leur niveau de connaissances, vous pouvez créer des documents techniques qui facilitent l'utilisation de votre produit.

À l'inverse, une rédaction technique efficace pour les utilisateurs administrateurs nécessitera un langage plus avancé.

2. Créer un plan

Une fois que vous avez déterminé les besoins du public, créez un plan avec les principaux sujets et sous-titres que vous souhaitez couvrir. Vous disposerez ainsi d'une structure de base pour votre documentation technique et le processus de rédaction n'en sera que plus fluide.

Lorsque vous rédigez un plan, pensez aux éléments suivants

• Questions clés: Quelles sont les questions clés auxquelles ils souhaitent obtenir des réponses ?
• Résolution de problèmes: Quel problème les aidez-vous à résoudre ?
• Objectif: À quoi servira votre document technique ?

Utilisez ces informations pour former les sections principales de votre plan, que vous diviserez ensuite en sujets plus petits ou en sous-sections, chacune se concentrant sur un besoin ou un objectif spécifique de l'auditoire. Tableaux blancs ClickUp sont utiles pour faire un brainstorming, noter des idées, ajouter des images et des dessins, et créer des liens vers des tâches liées.

utilisez les Tableaux blancs de ClickUp pour créer vos schémas techniques dans un flux logique_

Par exemple, pour un guide d'utilisation d'une nouvelle application logicielle, vous devrez guider les utilisateurs dans l'installation, le paramètre et l'utilisation des fonctionnalités de base du logiciel. Le plan comprendra les éléments suivants

1. Introduction
   • Objectif du logiciel
   • Aperçu des fonctionnalités
2. Exigences du système
   • Exigences matérielles
   • Conditions préalables pour le logiciel
3. Étapes de l'installation
   • Télécharger le logiciel
   • Processus d'installation étape par étape
4. Démarrage
   • Installation initiale
   • Création d'un compte
5. Fonctionnalités de base
   • Aperçu du tableau de bord principal
   • Comment naviguer dans le logiciel
6. Cas d'utilisation
   • Tâches courantes et comment les exécuter
   • Exemples concrets
7. Messages d'erreur courants et leur résolution
   • Liste des problèmes courants
   • Guide de dépannage étape par étape
8. FAQ (en anglais)

Une bonne rédaction technique commence par la création d'un plan détaillé couvrant les informations nécessaires de manière logique et exhaustive afin de rendre votre document utile au lecteur.

Stimulez les sessions de votre équipe en utilisant différentes techniques d'idéation comme les tableaux blancs, les cartes mentales, le prototypage et le story-board.

3. Recherchez votre sujet avec l'approche 5W1H

Les meilleurs rédacteurs techniques utilisent le cadre 5W1H (Qui, Quoi, Quand, Où, Pourquoi et Comment) pour couvrir les aspects essentiels du contenu écrit afin de s'assurer que le document est pertinent pour votre public dans le domaine technique.

l'approche 5W1H dans la rédaction technique

4. Créer un contenu adapté aux personas des utilisateurs

En fonction du public auquel vous vous adressez, vous pouvez adapter votre rédaction de la manière suivante :

• Choisir le ton et le langage les plus appropriés
• Déterminer le bon niveau de détail technique à inclure
• Anticiper et répondre à leurs questions ou préoccupations
• Structurez votre document de manière à ce qu'il soit facile à parcourir et à comprendre

Si vous rédigez un guide de l'utilisateur destiné aux utilisateurs finaux et aux administrateurs, votre approche sera différente :

rédaction technique pour différents types d'utilisateurs

À cette étape, envisagez de créer un champ d'application du travail document détaillant le travail à faire, y compris les objectifs, les tâches, les dépendances et toute autre information pertinente nécessaire pour achever le projet avec succès. ClickUp Brain , le site de ClickUp l'outil d'écriture IA intégré de ClickUp vous aide à créer des documents techniques et des cahiers des charges en quelques minutes. Utilisez les menus déroulants avec des suggestions pour terminer vos phrases, changer les schémas de couleurs, mettre à jour la typographie, ajouter des notes de réunion et des résumés, et préparez le document en une fraction du temps.

5. Organisez efficacement vos informations

À cette étape, posez-vous la question suivante : "Comment mes lecteurs pourront-ils trouver rapidement et facilement ce qu'ils cherchent ?"

L'essentiel est d'organiser vos informations de manière logique et de les rendre accessibles.

Voici comment faire :

• Utilisez des en-têtes et des sous-titres pour aider les lecteurs à trouver rapidement les informations dont ils ont besoin
• Incorporez des listes et des puces pour mettre en évidence les points clés et faciliter la lecture du texte
• Inclure des images, des diagrammes, des tableaux et d'autres éléments multimédias pour illustrer des concepts complexes et rendre votre document plus attrayant
• Mettez en forme votre document de manière cohérente (styles de police, tailles, couleurs et espacements)
• Organiser les informations de manière logique, en commençant par les concepts les plus élémentaires et en passant progressivement à des sujets plus avancés

Utiliser ClickUp Docs pour améliorer votre documentation technique

Pour votre processus de développement de produits, qui peut impliquer plusieurs membres de l'équipe, envisagez l'utilisation de Documents ClickUp pour définir vos objectifs et votre public, exposer les exigences du produit, ajouter des recherches sur les utilisateurs et assurer la cohérence de l'ensemble.

Utilisez Teams pour créer, modifier, gérer la communication technique et collaborer avec votre équipe en temps réel. Tout le monde peut ajouter des commentaires ; les gestionnaires de projet peuvent étiqueter les membres de l'équipe et assigner des tâches dans ClickUp Docs.

Pour présenter vos informations de manière efficace, vous pouvez ajouter des sections, des visuels et des tableaux pour rendre votre documentation technique plus attrayante.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/rich-formatting-and-slash-commands-in-clickup-docs.gif Formatage riche et commandes slash dans ClickUp Docs /$$img/

le formatage riche et les commandes slash dans ClickUp Docs permettent un travail plus efficace

ClickUp Docs offre diverses options de mise en forme, notamment des styles d'en-tête, des choix de couleurs, des options de police et des espaces entre les paragraphes, afin de rompre la monotonie et d'améliorer la lisibilité de votre document.

Pro tip 💡: Use modèles de documentation technique il s'agit d'un modèle de documentation technique modèles d'ingénierie _pour décrire les caractéristiques et les utilisations de votre produit, présenter les détails et les fonctionnalités, et documenter la connaissance du produit pour les employés actuels et futurs

6. Disposer d'un guide de style pour plus de cohérence

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un document technique, des incohérences et des erreurs peuvent se glisser si leurs styles ne sont pas alignés.

Un guide de style est comme une force unificatrice qui maintient la même norme dans tous les documents techniques.

Pourquoi un guide de style est essentiel :

• **Il garantit l'uniformité du style d'écriture dans tous les documents, ce qui est essentiel pour la lisibilité et le professionnalisme
• **Il permet de gagner du temps : grâce à des lignes directrices prédéfinies, les rédacteurs passent moins de temps à se demander comment mettre en forme le contenu, ce qui leur permet de se concentrer davantage sur la rédaction proprement dite
• **Réduction des erreurs : un guide de style permet de minimiser les incohérences et les erreurs, garantissant ainsi que tous les documents répondent aux mêmes normes de qualité

Par exemple, le Modèle de processus et de procédures ClickUp vous permet de documenter et de gérer les processus en un seul endroit. Créez des instructions étape par étape pour les tâches répétables afin de normaliser les flux de travail des processus et procédures de votre équipe.

Télécharger ce modèle

Mettez en évidence les tâches nécessaires à la création d'un document de processus vivant grâce au modèle ClickUp de processus et de procédures

Des points pour l'utilisation de La plateforme de gestion de projet ClickUp pour assigner des tâches aux membres de votre équipe, leur permettre d'ajouter des informations techniques dans des modèles préconstruits et suivre la progression des tâches sur une seule plateforme.

En savoir plus: Comment rédiger un rapport : de la conceptualisation à l'achevé

7. Connaître l'essentiel de la documentation technique

Les principes de base doivent être respectés, quel que soit le type de document technique que vous créez.

S'en tenir aux faits

Dans tous les documents techniques, présentez les informations de manière objective. Évitez le langage émotionnel ou les opinions personnelles. Les opinions subjectives peuvent biaiser vos écrits et nuire à votre crédibilité.

• Par exemple, au lieu de dire "Vous allez adorer cette fonctionnalité", dites "Cette fonctionnalité peut réduire le temps de traitement des données de 40 %"

Évitez les termes vagues

Utilisez un langage précis pour que vos lecteurs sachent exactement à quoi s'attendre et comment suivre vos instructions.

• Au lieu de dire : "Passez à l'étape suivante", donnez des détails précis : cliquez sur le bouton "Suivant"

Utilisez la voix active

La voix active rend votre texte direct et engageant.

• Au lieu d'écrire "L'installation du logiciel devra être mise à jour tous les mois", écrivez "Vous devrez mettre à jour le logiciel tous les mois"

Utilisez Générateur de spécifications techniques de ClickUp pour générer des idées, des processus et des cadres pour la documentation de vos produits et processus.

Si vous faites partie de l'équipe logicielle chargée de documenter l'API, l'architecture, le flux de données et les nouveaux modules, utilisez l'outil de rédaction technique de ClickUp Brain pour créer des documents techniques complets, afin de réduire les malentendus, d'améliorer la collaboration et d'accélérer le processus de développement.

L'outil de rédaction technique de ClickUp Brain Assistant d'écriture IA vérifie l'orthographe et la grammaire, réécrit des morceaux de texte et résume de longs paragraphes pour plus de clarté et de précision.

Améliorez votre copie - changez le ton, le style et vérifiez l'exactitude de la grammaire et de l'orthographe avec ClickUp Brain

8. Rédiger pour plus de clarté et de concision

Lorsque vous rédigez du contenu, en général, il est bon d'être clair et concis pour faire passer votre message. Mais dans la rédaction technique, c'est absolument nécessaire.

Communiquer des idées complexes permet à votre public de saisir rapidement les points clés sans se perdre ou s'embrouiller.

Alors, comment rendre votre rédaction technique plus claire et plus concise ?

En simplifiant votre langage.

Simplifier le jargon technique

N'oubliez pas qu'une documentation technique efficace implique des itérations et des ajustements. Préparez des sessions de retour d'information avec votre équipe, qui vous signalera peut-être les fonctionnalités que vous n'avez pas vues. Formulaires ClickUp vous aidera à recueillir les commentaires des membres de l'équipe désignés dans une forme structurée. Le plus beau, c'est qu'il est intégré à la plateforme ClickUp, ce qui facilite le suivi de votre travail.

9. Inclure des éléments multimédias

Cassez les longs paragraphes et le texte en utilisant des éléments visuellement attrayants comme des diagrammes, des images ou des vidéos. Ils facilitent l'illustration de votre propos.

Par exemple, ajoutez des captures d'écran à un guide de l'utilisateur pour montrer aux gens exactement où ils doivent cliquer et ce qu'ils doivent voir à chaque étape.

N'oubliez pas d'ajouter des éléments multimédias de haute qualité, pertinents et effacés. Utilisez des légendes pour expliquer ce que chaque image montre et comment elle est liée au texte qui l'entoure. L'intégration de ClickUp avec des outils tels que Figma, GitHub, Zoom, YouTube et d'autres outils multimédias facilite l'ajout d'éléments visuels pour assister votre contenu dans l'environnement ClickUp.

10. Utiliser des exemples pertinents

Vous voulez que les lecteurs puissent facilement mesurer ce que vous dites dans une forme attrayante.

Montrez, ne racontez pas.

Cette règle s'applique également à la rédaction technique.

Incluez des exemples pour rendre votre rédaction technique attrayante, conviviale et accessible. Les exemples aident le lecteur à saisir rapidement des concepts complexes en montrant leur travail.

Ajout de captures d'écran aux documents techniques

Pour ajouter de la valeur, choisissez des exemples qui mettent en évidence des fonctionnalités clés, démontrent des cas d'utilisation essentiels ou parcourent des flux de travail courants étape par étape. Utilisez des exemples détaillés et spécifiques pour donner un aperçu clair du sujet.

Pro Tip💡:_Les extraits de code, les captures d'écran et les échantillons de sorties sont tous d'excellents exemples dans les documents techniques

Lire la suite: 15 Meilleurs modèles d'études de cas à utiliser dans ClickUp et Word

Améliorez vos compétences en rédaction technique : Les erreurs les plus courantes à éviter

1. Jargon et langage complexe

Votre document technique doit être accessible aux clients et aux lecteurs de tous horizons.

Comment éviter cette erreur:

✅ Utilisez les outils de rédaction technique comme ClickUp Brain pour simplifier votre rédaction

✅ Fournir des exemples pour illustrer des concepts complexes

✅ Demandez à une personne non experte de revoir votre texte pour en améliorer la clarté

ajouter des explications aux termes techniques

2. Négliger une mise en forme correcte

De grands blocs de texte ininterrompus, l'absence de titres et une mauvaise organisation visuelle rendent le contenu technique difficile à parcourir et à assimiler.

Comment éviter cette erreur:

✅ Divisez les longs paragraphes en parties plus courtes et plus faciles à gérer

utilisez des titres et sous-titres descriptifs pour organiser le contenu

incorporer des listes, des champs à puces et des textes pour mettre en évidence les informations clés

veiller à ce qu'il y ait suffisamment d'espace blanc pour que le document puisse respirer visuellement

3. Être vague et ambigu

Les termes vagues et ambigus peuvent semer la confusion dans l'esprit des lecteurs.

Comment éviter cette erreur:

✅ Soyez précis dans votre langage

✅ Évitez les expressions telles que "peut-être", "généralement" ou "un peu"

définir tous les acronymes et abréviations utilisés

fournissez des exemples concrets pour illustrer vos propos

utiliser la voix active et des instructions directes

4. Ignorer les besoins de votre public

Si vous ne tenez pas compte des besoins de votre public, vos documents manqueront de clarté.

Comment éviter cette erreur:

✅ Comprendre les antécédents, les objectifs et les difficultés de votre public

✅ Adaptez votre contenu au niveau d'expertise de votre public

concentrez-vous sur les informations les plus pertinentes et les plus utiles pour vos lecteurs

recueillez les commentaires des utilisateurs et adaptez votre contenu en fonction de leurs suggestions

5. Traiter l'expérience utilisateur comme une réflexion après coup

Lorsque vous vous concentrez sur la rédaction sans tenir compte de l'expérience utilisateur, vos documents peuvent devenir confus et ne pas remplir leur fonction.

Comment éviter cette erreur:

✅ Structurez votre contenu de manière logique et intuitive

✅ Fournissez des aides à la navigation telles que des tables des matières et des références croisées

inclure des guides de référence rapide et des antisèches pour faciliter l'accès aux informations clés

rendre le contenu consultable et facile à parcourir grâce à des titres et à une mise en forme clairs

testez vos documents avec de vrais utilisateurs pour identifier et résoudre les problèmes de convivialité

Prêt à améliorer votre documentation technique avec ClickUp ?

Imaginez que tous vos documents techniques - procédures opératoires normalisées, manuels utilisateurs, guides pratiques et cas d'utilisation - contribuent à la réussite de votre entreprise ou de votre produit.

Et si nous vous disions que c'est tout à fait possible : avec un mélange de clarté dans votre contenu et un logiciel comme ClickUp, qui vous aide à améliorer votre rédaction technique ?

Pour faire cela, commencez par mettre en œuvre nos conseils de rédaction technique. Ensuite, utilisez ClickUp pour faire un brainstorming sur les grandes lignes, recueillir les commentaires de vos collègues, procéder à des intégrations multimédias et exploiter le ClickUp Brain en tant qu'assistant de rédaction IA.

Commencez à créer une documentation technique que vos utilisateurs adoreront, en en vous inscrivant gratuitement à ClickUp .