Que vous voyagiez pour une réunion importante avec un client ou que vous soyez un nomade numérique travaillant à distance dans de nouvelles villes, l'anticipation de la découverte de nouveaux endroits et d'opportunités d'entreprise est passionnante.
Cependant, le décalage horaire, les retards de vol, un environnement inconnu et les différents fuseaux horaires peuvent tempérer cet enthousiasme et perturber même les plans les mieux préparés.
Mais que se passerait-il si vous pouviez résoudre ces problèmes et rendre vos voyages d'affaires fluides et sans stress ? Dans cet article, nous allons explorer comment voyager pour le travail et relever ces défis fastidieux.
Poursuivez votre lecture pour découvrir le kit de survie ultime pour les voyages liés au travail.
8 défis courants liés aux voyages d'affaires
New York, Tokyo et Londres sont les principaux hubs commerciaux et destinations touristiques mondiales. Pourtant, beaucoup d'entre nous trouvent intimidant d'être envoyés dans ces villes, ou dans n'importe quelle autre d'ailleurs, pour une conférence ou une réunion avec un client. Voyager pour le travail semble passionnant, mais comporte certains défis.
Comprenons pourquoi.
1. Informations de voyage éparpillées
Gérer tous les détails d'un voyage lié au travail peut être un véritable cauchemar. Les informations de vol dans une application, les réservations d'hôtel dans une autre, les réunions dans votre calendrier ou vos e-mails... Il est facile de perdre le fil et de manquer des détails importants, ce qui entraîne des retards et un stress inutile.
2. Problèmes logistiques
Réserver des vols et des hôtels pour des voyages liés au travail et parcourir plusieurs sites Web à la recherche du meilleur prix et du meilleur horaire peut prendre beaucoup de temps et être stressant. Une fois arrivé à destination, trouver votre chemin et les moyens de transport pour vous rendre à de nouveaux emplacements est sans doute la dernière chose à laquelle vous souhaitez consacrer votre énergie mentale, surtout lorsque vous préférez vous concentrer sur la réunion ou la conférence pour laquelle vous avez fait le déplacement. Vendredi soir
3. S'adapter aux différences de fuseau horaire
Alors que vous vous détendez le vendredi soir à Sydney, votre équipe à San Francisco est probablement en plein cycle REM après une longue journée de travail le jeudi. Ce fuseau horaire complique la planification des réunions, le suivi des questions urgentes, le partage des informations importantes et la prise de décisions en temps réel. De plus, le décalage horaire peut vous empêcher de rester concentré et productif sur plusieurs continents pendant les premiers jours de votre voyage d'affaires.
4. Respect de la politique de l'entreprise en matière de voyages
La lecture des documents relatifs à la politique de voyage d'une entreprise peut être fastidieuse, surtout si les politiques sont spécifiques à une région ou si vous devez convertir les indemnités dans différentes devises. Les documents relatifs à la politique ont également tendance à être longs, compliqués et remplis de jargon juridique, ce qui peut prêter à confusion ou vous donner envie de les mettre de côté.
5. Questions de sécurité
Les voyages d'affaires s'accompagnent de quelques incertitudes, telles que les risques sanitaires, les urgences et les menaces pour la sécurité. De plus, l'emplacement des services médicaux fiables et la compréhension des lois locales peuvent ajouter au stress.
Les enjeux sont encore plus importants pour les femmes, puisque 71 % des femmes en déplacement pour l’entreprise sont confrontées à des problèmes de sécurité lors de leurs voyages.
6. Planification des coûts et du budget
Les vols, les hôtels, les repas et autres dépenses s'accumulent rapidement. De plus, le suivi des reçus et la détermination de ce qui est pris en charge par l'entreprise peuvent être fastidieux. Les reçus manquants, les dépenses non conformes à la politique ou les délais d'envoi dépassés peuvent perturber votre budget.
7. Différences culturelles
Chaque pays a ses propres attentes en matière de comportement professionnel. Ce qui est considéré comme poli et respectueux peut varier considérablement d'un pays à l'autre. Une salutation informelle dans un endroit peut être perçue comme impolie ou trop familière ailleurs. Ces différences culturelles peuvent vous mettre mal à l'aise si vous n'êtes pas préparé ou bien informé.
8. Processus de remboursement fastidieux
Imaginez que vous dépensiez votre argent durement gagné en frais de déplacement professionnel, pour ensuite être confronté à un processus de remboursement lent, avec des formalités administratives complexes et des délais à respecter. Malgré une planification financière minutieuse, des retards de remboursement peuvent survenir, ce qui perturbe votre budget, augmente votre frustration et diminue votre productivité.
Comme nous l'avons vu plus haut, les voyages d'affaires peuvent devenir accablants. La bonne nouvelle, c'est qu'il existe des moyens de mettre fin à ce chaos.
20 conseils pour voyager pour le travail
1. Faites vos recherches
Même si vous partez à l'étranger pour de courts séjours, il est bon de vous renseigner sur la culture locale, les coutumes et les règles de conduite dans le domaine de l'entreprise. Par exemple, apporter un cadeau à une réunion avec un client est considéré comme une marque de politesse dans certains pays, tandis que dans d'autres, il est approprié d'échanger ses cartes de visite à deux mains.
Apprenez des expressions telles que « bonjour », « merci » et « excusez-moi » dans la langue locale afin de combler les fossés culturels et de faciliter les interactions. Recherchez les meilleurs itinéraires et moyens de transport, tels que le vaste réseau métropolitain de Tokyo ou les services de taxi de Londres, afin d'éviter de vous perdre ou d'être en retard pour vos réunions importantes.
Au lieu de rassembler toutes ces informations dans divers bloc-notes numériques et post-it, les stocker dans ClickUp Docs vous permet d'y accéder à tout moment depuis un seul et même endroit.
Créez un document pour votre voyage. Utilisez des titres, des sous-titres, des pages imbriquées, des bannières colorées et des légendes pour organiser les informations telles que :
- Détails du vol
- Réservations d'hébergement
- Itinéraires quotidiens
- Plans de transport
- Cartes et itinéraires
- Recommandations de restaurants
Ajoutez des images, des liens, des fichiers et des checklists à vos entrées pour que toutes les informations soient parfaitement organisées en un seul endroit.
2. Créez un itinéraire détaillé
Planifier un voyage d'affaires tout en assumant vos responsabilités professionnelles à temps plein peut être accablant. Pour que tout se passe comme prévu, vous pouvez créer un itinéraire détaillé, comprenant :
- Calendrier des réunions, emplacements et préparatifs nécessaires
- Temps de trajet entre différents lieux de travail : comment vous y rendre et retards potentiels
- Activités personnelles telles que les évènements de réseautage ou les réunions entre amis
- Du temps libre pour visiter et explorer de nouveaux endroits
En planifiant à l'avance, vous éviterez le stress et les retards de dernière minute. Vous pouvez même utiliser des applications numériques pour prendre des notes ou des applications de calendrier pour suivre tout ce qui se passe.
Cependant, si vous ne souhaitez pas partir de zéro, le modèle ClickUp Travel Planner est une excellente option.
Grâce à son interface conviviale, vous pouvez facilement ajouter, modifier et partager votre emploi du temps avec vos collègues ou vos clients, afin que tout soit consigné et que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
💡Conseil de pro : Utilisez un outil de planification de voyage basé sur l'IA pour créer des itinéraires personnalisés et complets qui vous permettront de profiter de visites touristiques et d'expériences culturelles pendant votre voyage de travail.
3. Réservez des séjours intelligents
Avec des horaires serrés et de multiples réunions, choisir un hébergement avec un bon emplacement peut vous faire gagner du temps et vous éviter du stress. Réserver votre séjour à proximité du bureau de votre client ou du centre de congrès où se tient votre conférence signifie moins de soucis liés au trafic ou aux retards dans les déplacements, et la tranquillité d'esprit de savoir que vous assisterez aux réunions à l'heure et en pleine forme.
En outre, privilégiez les hôtels adaptés aux voyages d'affaires, qui proposent des équipements tels que le Wi-Fi gratuit, des salles de conférence et des options de petit-déjeuner matinal. Ils peuvent améliorer votre productivité et votre expérience globale du voyage.
4. Faites vos valises efficacement
Oublier des éléments essentiels lors d'un voyage d'affaires peut être un véritable cauchemar. Pour éviter ce genre de contretemps, créez une checklist pour vos bagages qui inclut les documents professionnels, les gadgets électroniques, les vêtements appropriés pour le travail et vos effets personnels.
Il est conseillé d'emporter un minimum de vêtements polyvalents, c'est-à-dire une garde-robe capsule, afin de pouvoir les combiner entre eux et réduire le volume de vos bagages. N'oubliez pas d'emporter un chargeur portable et des adaptateurs spécifiques au pays pour vos appareils électroniques.
De plus, tenez compte des prévisions météorologiques et du code vestimentaire pour avoir une apparence professionnelle et éviter les achats de dernière minute. Vous pouvez également utiliser ClickUp Tasks pour créer et gérer votre liste de bagages, ce qui vous permettra de cocher les éléments au fur et à mesure.
Pour créer une liste de bagages à l'aide de tâches ClickUp :
- Créez une nouvelle liste avec le titre « Liste des affaires à emporter ».
- Chaque élément que vous devez emporter devient une tâche distincte.
- Utilisez des sous-tâches pour les catégories de votre liste de bagages, telles que « Vêtements », « Articles de toilette », « Appareils électroniques », etc.
- Attribuez des dates d'échéance ou des niveaux de priorité aux éléments en fonction de leur importance.
- Au fur et à mesure que vous rangez chaque élément, cochez la tâche comme achevée.
Pour une organisation visuelle, utilisez la vue Tableau Kanban de ClickUp pour classer les éléments dans les catégories « À emporter », « Emporté » ou « À acheter ». Cette approche garantit un processus de préparation des bagages complet et organisé, minimisant ainsi le risque d'oublier des articles essentiels.
5. Faites appel à des agences de voyages d'affaires
Vous souhaitez bénéficier des meilleurs tarifs pour vos voyages d'affaires et de l'aide d'experts en matière de voyage ? Les agences de voyages d'affaires peuvent vous aider.
Ces agences tirent parti de leurs relations avec les compagnies aériennes, les hôtels et d'autres fournisseurs de services et négocient des tarifs plus avantageux afin d'obtenir de meilleures offres pour vous et votre entreprise. Elles veillent également à ce que vos réservations soient conformes aux politiques de voyage de l'entreprise, vous évitant ainsi d'éventuels maux de tête par la suite.
En cas de perturbations telles que des annulations ou des changements de vol, ces agences se chargent de réserver de nouveaux billets et d'organiser un hébergement alternatif. En confiant la gestion de vos besoins en matière de voyages à une agence de voyages d'affaires, vous pouvez vous concentrer sur la réalisation des objectifs commerciaux de votre voyage plutôt que sur la logistique.
Pour en savoir plus : Les 10 meilleures applications pour rester concentré et assurer votre productivité en 2024
6. Emportez à la fois de l'argent liquide et des cartes bancaires
L'un des conseils les plus efficaces en matière de voyages d'affaires est de diversifier vos options de paiement pour des transactions fluides.
Bien que les cartes de crédit soient largement acceptées dans de nombreux endroits et offrent une certaine sécurité, il est utile d'avoir un peu de devise locale à disposition pour les petits achats, les pourboires ou les situations où les cartes ne sont pas acceptées.
De plus, informez votre banque de vos projets de voyage afin d'éviter tout problème lié à des activités suspectes sur votre compte bancaire. Choisissez également une carte de crédit adaptée aux voyages, sans frais de transaction à l'étranger, afin de réduire vos coûts.
7. Tirez parti des récompenses de voyage
Adhérer aux programmes de fidélité ou de récompenses des compagnies aériennes et des hôtels améliore considérablement votre expérience de voyage d'affaires en vous offrant la possibilité de gagner des points pour des surclassements de chambre, des séjours gratuits ou des billets d'avion avec réduction. En restant fidèle à la même compagnie aérienne ou à la même chaîne hôtelière pour vos voyages d'affaires, vous débloquez des avantages exclusifs et un accès à des équipements ou services spéciaux.
Certains programmes offrent également des avantages tels que l'embarquement avec priorité ou l'accès gratuit aux salons d'aéroport pour rendre votre voyage plus agréable.
8. Suivez vos dépenses
Un remboursement rapide et efficace commence par un suivi précis des dépenses.
Utilisez donc un logiciel de gestion des déplacements et des dépenses pour enregistrer vos dépenses lors de vos déplacements et numériser vos reçus afin de faciliter la tenue de vos registres. Certaines applications s'intègrent également au logiciel de comptabilité de votre entreprise, ce qui facilite grandement le remboursement. Familiarisez-vous avec la politique de votre entreprise en matière de dépenses afin que vos demandes de remboursement soient conformes et sans tracas.
Le modèle de note de frais de ClickUp peut vous aider dans cette tâche. Il s'agit d'un outil de gestion financière efficace qui vous permet d'enregistrer et de classer vos dépenses, de fixer des limites budgétaires et d'analyser vos habitudes de dépenses grâce à des rapports complets.
Cela peut vous aider à :
- Saisissez les données relatives aux dépenses dans un format standardisé.
- Évitez le suivi manuel des dépenses en ajoutant des copies numérisées à vos entrées.
- Examinez vos habitudes de dépenses à la fin du voyage et réitérez l'opération pour le prochain.
9. Utilisez des applications de gestion des voyages
Les applications de gestion des voyages regroupent toutes vos informations de voyage en un seul endroit, fournissant des mises à jour en temps réel sur le statut des vols, les changements de porte d'embarquement et la météo locale. L'accès hors ligne à votre itinéraire est une autre fonctionnalité inestimable, qui vous permet de rester informé même dans les zones où la connexion Internet est mauvaise.
Ces applications vous aident également à stocker numériquement vos documents essentiels, tels que vos passeports, visas et informations d'assurance, ajoutant ainsi une couche de sécurité supplémentaire et plus de commodité à votre voyage.
Vous pouvez utiliser la vue Calendrier de ClickUp pour planifier visuellement chaque jour de votre voyage, des vols aux réunions, afin de vous assurer un itinéraire bien organisé. Vous pouvez également collaborer de manière transparente avec vos collègues pour rester synchronisé avec les réunions et les évènements.
De plus, utilisez les rappels ClickUp pour être informé de vos dates de voyage, y compris les heures d'enregistrement, les alertes de départ et les réunions à venir.
Pour en savoir plus : Les 15 meilleurs outils de gestion du temps disponibles en 2024
10. Enregistrez-vous à l'avance
Les longues files d'attente aux comptoirs d'enregistrement aux heures de pointe peuvent entraîner des retards et perturber votre emploi du temps et vos réunions. Pour éviter la cohue, la plupart des compagnies aériennes proposent un enregistrement en ligne 24 heures avant le départ sur leur site web ou leur application, ce qui vous permet de vous rendre directement au contrôle de sécurité avec votre carte d'embarquement numérique.
Certaines compagnies aériennes offrent également une priorité à ceux qui s'enregistrent quelques heures à l'avance, vous garantissant ainsi un début de voyage plus confortable.
11. Comprendre les politiques de voyage d'entreprise
En examinant et en respectant les politiques de voyage de l'entreprise, qu'il s'agisse des méthodes de réservation, des limites de dépenses ou des attentes, vous pouvez planifier votre voyage d'affaires en conséquence, ce qui vous permet de gagner du temps et d'éviter d'éventuels conflits lors du processus de remboursement.
💡Conseil de pro : Vous pouvez enregistrer les détails de la politique dans le modèle ClickUp Travel Planner ou ClickUp Docs pour y accéder facilement lors de vos déplacements. Si une partie de la politique n'est pas claire, n'hésitez pas à contacter votre service des ressources humaines ou votre service des voyages pour obtenir des éclaircissements et faciliter la planification.
12. Soyez flexible
Malgré une planification minutieuse, des retards de vol imprévus ou des annulations soudaines de réunions peuvent perturber les voyages d'affaires.
Préparez donc des plans d'urgence, tels que des itinéraires alternatifs ou des contacts pour les transports locaux. Prévoyez un emploi du temps flexible afin de pouvoir faire face aux retards dus au trafic ou aux intempéries.
De plus, réserver des trajets tôt le matin ou des vols directs permet d'éviter les retards causés par les horaires de voyage interconnectés. N'oubliez pas non plus d'informer vos collègues et vos clients de votre itinéraire (et de tout changement éventuel) et d'ajuster vos réunions si nécessaire.
13. Restez en sécurité lors de vos déplacements
En veillant à votre sécurité personnelle et numérique, vous profiterez d'un voyage agréable et sans stress.
Pour éviter les incidents, gardez vos effets personnels à portée de main et restez vigilant, en particulier dans les endroits très fréquentés ou que vous ne connaissez pas. Lorsque vous utilisez des réseaux Wi-Fi publics, qui sont souvent non sécurisés, essayez d'utiliser un VPN (réseau privé virtuel) pour protéger vos données, en particulier lorsque vous traitez des informations sensibles telles que des données confidentielles sur votre entreprise ou vos clients, ou des informations financières.
De plus, utilisez un portefeuille de voyage ou une ceinture porte-monnaie pour garder vos documents importants et vos objets de valeur en sécurité.
14. Combattre le décalage horaire
Essayez d'arriver à destination un jour, voire deux jours avant les réunions ou évènements importants afin de vous installer et de réduire le stress lié au décalage horaire. Prenez le temps de vous acclimater à votre nouvel environnement et à votre nouveau fuseau horaire.
Cette approche proactive permet à votre horloge biologique de se réinitialiser plus rapidement, vous garantissant ainsi d'être reposé et alerte pour vos engagements liés à l'entreprise.
15. Fixez des limites
Gérer les voyages professionnels peut s'apparenter à un exercice d'équilibriste, mais en fixant des limites, vous pouvez les rendre productifs et équilibrés.
La vue Calendrier de ClickUp peut vous aider à définir vos heures de travail et à partager vos disponibilités avec vos collègues. De plus, désactiver les notifications inutiles et séparer vos appareils professionnels et personnels vous aide à rester concentré et à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.
Vous pouvez également désigner un environnement de travail dédié afin de séparer clairement travail et détente. Une fois que vous quittez cet environnement, essayez de vous déconnecter du travail et consacrez votre temps à des activités qui vous apportent paix et plaisir.
Enfin, n'oubliez pas de prendre soin de vous pendant votre voyage d'entreprise. Veillez à dormir suffisamment, à faire de l'exercice et à prendre régulièrement des pauses pour éviter le surmenage.
16. Augmentez votre productivité pendant vos déplacements
Avant de partir, identifiez vos tâches prioritaires et planifiez-les de manière à les accomplir efficacement pendant votre voyage d'affaires. N'oubliez pas non plus les éléments essentiels, tels que votre ordinateur portable, votre chargeur portable et votre hotspot Wi-Fi pour une connexion Internet fiable.
De plus, profitez du temps passé dans les transports, comme les vols ou les trajets en train, pour consulter vos e-mails, relire des documents ou planifier vos prochaines étapes. Envisagez d'utiliser des applications de productivité qui fonctionnent hors ligne pour rester à jour même sans connexion Internet.
Pour en savoir plus : 15 techniques de gestion du temps pour augmenter la productivité de votre équipe
17. Restez en bonne santé
Rester en bonne santé pendant un voyage d'affaires est essentiel pour votre bien-être et votre productivité.
Pour y parvenir, suivez un régime alimentaire équilibré afin d'éviter les problèmes de santé et emportez une trousse de premiers secours contenant des médicaments essentiels, des vitamines et un insecticide. Buvez suffisamment d'eau pour éviter la déshydratation et mangez des repas nutritifs et copieux dans les aéroports et les hôtels.
Essayez de ne pas sauter de repas, même si votre emploi du temps est chargé, et si vous avez l'estomac sensible, privilégiez les aliments que vous connaissez bien lors de vos voyages d'entreprise.
Vous pouvez également utiliser la salle de sport de l'hôtel, faire des promenades rapides entre deux réunions ou faire des exercices rapides dans votre chambre pour rester actif.
18. Restez en contact
Il est essentiel de rester en contact avec vos collègues et vos clients lorsque vous êtes loin de votre bureau. Utilisez des outils tels que Slack, Zoom ou Microsoft Teams pour envoyer des messages en temps réel, passer des visioconférences et partager des fichiers afin de rester informé malgré la distance.
De plus, tenez compte des différents fuseaux horaires lorsque vous planifiez vos réunions. Envoyez régulièrement des mises à jour sur vos progrès afin de garantir la transparence et d'assurer un flux de travail fluide.
Au travail, utilisez la vue Chat de ClickUp pour une communication cohérente. Elle centralise vos discussions de projet et vos communications asynchrones, simplifiant la coordination entre les fuseaux horaires et garantissant que votre équipe à distance reste sur la bonne voie.
19. Réservez du temps pour vous amuser
Il n'y a rien de pire que de visiter un endroit magnifique et de ne voir que l'intérieur des salles de conférence.
Essayez plutôt de profiter de vos moments gratuits pour explorer les attractions locales, goûter à la cuisine régionale ou vous promener dans un parc voisin ou un marché animé. Ces expériences culturelles vous permettront de vous ressourcer et vous fourniront d'excellents sujets de discussion avec vos clients ou collègues.
Planifiez ces activités en fonction du nombre de jours de congé dont vous disposez ou en profitant des longs week-ends afin qu'elles n'interfèrent pas avec votre travail.
💡Conseil de pro : Pour trouver des références d'activités amusantes dans un nouvel endroit, vous pouvez utiliser des applications telles que Tripadvisor, GetYourGuide, Klook, etc. Vous pouvez rechercher des visites et des expériences optimisées, des calendriers d'évènements et des festivals ou des réunions locales pendant vos jours de vacances.
20. Documentez vos expériences
Vous en avez assez de rencontrer les mêmes difficultés à chaque voyage d'entreprise ? Commencez à documenter vos déplacements et transformez ces moments difficiles en enseignements utiles pour la prochaine fois.
Tenez un journal de voyage pour suivre les commentaires sur les réunions, les contretemps logistiques, les conseils locaux et les contacts importants. Notez ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, qu'il s'agisse de la liste des affaires à emporter que vous avez parfaitement préparée ou de l'hôtel que vous éviterez la prochaine fois. Vous pouvez même partager ce guide avec les nouveaux membres de votre équipe ou les voyageurs d'affaires inexpérimentés.
💡Conseil de pro : Utilisez ClickUp Docs pour centraliser les détails de votre voyage. Ajoutez vos conclusions sous forme d'entrées de journal de voyage ou de listes à puces et stockez-les dans le dossier dédié à ce voyage.
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Que vous voyagiez à l'étranger, assistiez à une réunion avec un client dans un autre État ou travailliez à distance dans une nouvelle ville, ClickUp peut vous aider à tirer le meilleur parti de vos déplacements professionnels et à trouver des moyens de maintenir votre niveau de productivité pendant ceux-ci.
Cela vous aidera à rationaliser votre processus de déplacement, depuis la création d'itinéraires détaillés à l'aide du modèle de planificateur de voyage jusqu'au suivi des dépenses à l'aide du modèle de note de frais.
De plus, la vue Calendrier de ClickUp permet à vos collègues de connaître votre disponibilité, tandis que ClickUp Docs et Tasks organisent et centralisent les informations importantes, afin que vous ne manquiez aucune étape de votre voyage.
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