Que vous vous déplaciez pour une réunion importante avec un client ou pour une nomade numérique travaillant à distance dans de nouvelles villes, l'anticipation de l'exploration de nouveaux lieux et de nouvelles opportunités d'entreprise est palpitante.
Cependant, le décalage horaire, les retards de vol, l'environnement inconnu et les différents fuseaux horaires peuvent atténuer cette excitation, perturbant même les forfaits les mieux préparés.
Business : et si vous pouviez résoudre ces problèmes et faire en sorte que les voyages d'affaires se déroulent en douceur et sans stress ? Dans ce blog, nous verrons comment voyager pour le travail et comment relever les défis qui se posent à vous.
Poursuivez votre lecture pour découvrir le kit de survie ultime pour les voyages d'affaires.
8 défis courants liés aux voyages d'affaires
New York, Tokyo et Londres sont les principaux hubs d'entreprises et destinations de voyage du monde. Pourtant, beaucoup d'entre nous se sentent découragés lorsqu'ils y sont envoyés, ou dans n'importe quelle autre ville d'ailleurs, pour une conférence ou une réunion de clients. Voyager pour le travail peut sembler passionnant, mais cela ne va pas sans quelques difficultés.
Comprenons pourquoi.
1. Informations éparses sur les voyages
Jongler avec les détails du voyage peut être un cauchemar lorsque vous voyagez pour le travail. Les informations sur les vols dans une application, les réservations d'hôtel dans une autre et les réunions dans votre calendrier ou vos e-mails - il est facile de perdre le fil et de manquer des détails cruciaux, ce qui entraîne des retards et un stress inutile.
2. Problèmes logistiques
Réserver des vols et des hôtels pour des voyages de travail et parcourir plusieurs sites web à la recherche du prix et de l'horaire optimaux peut s'avérer chronophage et stressant. Une fois arrivé à destination, la recherche d'itinéraires et d'options de transport vers de nouveaux emplacements peut être la dernière chose à laquelle vous souhaitez consacrer de la bande passante, surtout si vous préférez vous concentrer sur la réunion ou la conférence pour laquelle vous vous êtes rendu sur place en premier lieu. Vendredi soir
3. S'adapter au fuseau horaire
Alors que vous terminez votre journée de vendredi à Sydney, votre équipe à San Francisco est probablement en plein cycle de sommeil profond après une longue journée de jeudi. Ce décalage horaire complique la programmation des réunions, le suivi des questions urgentes, le partage des mises à jour essentielles et la prise de décisions en temps réel. En outre, le décalage horaire peut vous empêcher de de rester concentré et productif d'un continent à l'autre au cours des premiers jours de travail.
4. Conformité à la politique de voyage de l'entreprise
La lecture des documents relatifs à la politique de voyage d'une entreprise peut s'avérer fastidieuse, en particulier si la politique est spécifique à une région ou si vous devez convertir des indemnités dans différentes devises. Ces documents sont souvent longs, compliqués et truffés de jargon juridique, ce qui peut prêter à confusion ou donner envie de les jeter aux oubliettes.
5. Préoccupations en matière de sécurité
Les voyages d'affaires s'accompagnent de quelques incertitudes, telles que les risques sanitaires, les urgences et les menaces pour la sécurité. De plus, l'appréhension des lois locales et l'emplacement de services médicaux fiables peuvent ajouter au stress.
Les enjeux sont encore plus importants pour les femmes, avec 71% des femmes en voyage d'entreprise sont confrontées à des problèmes de sécurité lors de leurs déplacements.
6. Le forfait des coûts et du budget
Les vols, les hôtels, les repas et les autres dépenses s'additionnent rapidement. En outre, le suivi des reçus et la détermination de ce qui est couvert par l'entreprise peuvent s'avérer problématiques. Des reçus manquants, des dépenses non couvertes par la police ou des délais d'envoi dépassés peuvent perturber votre budget.
7. Différences culturelles
Chaque pays a ses propres attentes en matière de comportement professionnel. Ce qui est considéré comme poli et respectueux peut varier considérablement d'un pays à l'autre. Une salutation décontractée dans un pays peut sembler impolie ou trop familière dans un autre. Ces différences culturelles peuvent vous donner l'impression de ne pas être à votre place si vous n'êtes pas préparé ou bien informé.
8. Processus de remboursement fastidieux
Imaginez que vous dépensiez votre argent durement gagné pour des voyages d'affaires et que vous soyez confronté à une procédure de remboursement lente, avec des formalités administratives et des délais qui prêtent à confusion. Les retards de remboursement peuvent survenir en dépit d'une planification financière minutieuse, gâchant votre budget, augmentant la frustration et diminuant la productivité.
Comme nous l'avons vu plus haut, les voyages d'affaires peuvent devenir une source de stress. La bonne nouvelle, c'est qu'il existe des moyens de sortir de ce chaos.
20 Conseils sur la façon de voyager pour le travail
1. À faire des recherches
Même si vous voyagez à l'étranger pour de courtes durées, il est bon de se renseigner sur la culture locale, les coutumes et l'étiquette des entreprises. Par exemple, apporter un cadeau lors d'une réunion avec un client est considéré comme poli dans certains pays, tandis qu'échanger des cartes de visite avec les deux mains est approprié dans d'autres.
Apprenez des expressions telles que "bonjour", "merci" et "excusez-moi" dans la langue locale afin de combler les écarts culturels et de faciliter les interactions. Recherchez les meilleurs itinéraires et moyens de transport, tels que le réseau de métro de Tokyo ou les services de taxi de Londres, afin d'éviter de vous perdre ou d'être retardé sur le chemin de réunions importantes.
Au lieu de rassembler toutes ces informations sur différents blocs-notes numériques et notes autocollantes, il est préférable de les stocker dans des ClickUp Documents peut vous aider à accéder à tout dans un endroit centralisé, à tout moment.
Créez un document pour votre voyage. Utilisez des titres, des sous-titres, des pages imbriquées, des bannières de couleur et des listes d'appel pour organiser les informations comme :
- Détails du vol
- Réservations d'hébergement
- Itinéraires quotidiens
- Les forfaits de transport
- Plans et itinéraires
- Recommandations de restaurants
Ajoutez des images, des liens, des fichiers et des checklists à vos entrées pour que toutes les informations soient bien organisées en un seul endroit.
stockez et accédez aux informations clés sur les voyages avec ClickUp Docs_
2. Créer un itinéraire détaillé
Prévoir un voyage d'entreprise tout en assumant vos responsabilités professionnelles à temps plein peut s'avérer accablant. Pour ne pas perdre le fil, vous pouvez créer un itinéraire détaillé y compris :
- Les horaires des réunions, les emplacements et les préparatifs nécessaires
- Le temps de trajet entre les différents lieux de travail - comment vous vous y rendrez et les retards éventuels
- Les activités personnelles telles que les évènements de mise en réseau ou les réunions d'amis
- Le temps libre pour visiter et explorer de nouveaux endroits
Le fait de le forfaiter à l'avance permet d'éviter le stress et les retards de dernière minute. Vous pouvez même utiliser des applications numériques de prise de notes ou des applications de calendrier pour garder une trace de tout.
Toutefois, si vous ne voulez pas repartir de zéro, l'application Modèle de planificateur de voyage ClickUp est une excellente option.
Modèle de planificateur de voyage de ClickUp
Grâce à son interface conviviale, vous pouvez facilement ajouter, modifier et partager votre emploi du temps avec vos collègues ou vos clients, afin que tout soit consigné et que tout le monde soit sur la même page.
💡Pro tip : il n'y a pas d'autre solution que d'utiliser une carte d'identité Outil d'organisation de voyage IA _pour créer des itinéraires personnalisés et bien équilibrés qui permettent d'accommoder les visites touristiques et les expériences culturelles lors de votre voyage de travail
3. Réserver des séjours intelligents
Avec un emploi du temps serré et des réunions multiples, choisir un hébergement bien situé peut vous faire gagner du temps et du stress. En réservant votre séjour à proximité du bureau de votre client ou du centre de congrès de votre conférence, vous éviterez les tracas de la circulation et les retards dans les transports, et vous aurez la tranquillité d'esprit de savoir que vous assisterez aux réunions à temps et en pleine forme.
En outre, pensez aux hôtels axés sur les entreprises qui proposent des services tels que le Wi-Fi gratuit, des salles de conférence et la possibilité de prendre un petit-déjeuner tôt le matin. Ils peuvent stimuler votre productivité et votre expérience globale du voyage.
4. Faites vos valises efficacement
Oublier l'essentiel lors d'un voyage de travail peut s'avérer un véritable cauchemar. Pour éviter de telles déconvenues, établissez une checklist de vos bagages comprenant les documents de travail, les gadgets électroniques, les vêtements d'entreprise appropriés et les éléments personnels.
Il est conseillé d'emporter des vêtements minimaux mais polyvalents, alias une garde-robe capsule, pour mélanger les tenues et réduire les bagages. N'oubliez pas d'inclure un chargeur portable et des adaptateurs spécifiques à chaque pays pour vos appareils électroniques.
En outre, tenez compte des prévisions météorologiques et du code vestimentaire pour avoir l'air professionnel et éviter les courses de dernière minute. Vous pouvez également utiliser Tâches ClickUp pour créer et gérer votre liste de colisage, en vous permettant de cocher les éléments au fur et à mesure.
Pour créer une liste de colisage à l'aide des tâches ClickUp :
- Créez une nouvelle liste intitulée "Liste d'emballage"
- Chaque élément que vous devez emballer devient une tâche distincte
- Utilisez des sous-tâches pour les catégories de la liste d'emballage telles que "vêtements", "articles de toilette", "appareils électroniques", etc.
- Attribuez des dates d'échéance ou des niveaux de priorité aux éléments en fonction de leur importance
- Au fur et à mesure que vous emballez chaque élément, marquez la tâche comme achevée
Pour une organisation visuelle, utilisez Tableau Kanban de ClickUp affiche les éléments selon qu'ils sont "à emballer", "emballés" ou "à acheter" Cette approche garantit un processus d'emballage complet et organisé, minimisant ainsi le risque d'oublier des éléments essentiels.
utilisez ClickUp Tasks Checklists pour créer des checklists en quelques étapes simples_
5. Utiliser les agences de voyages d'affaires
Vous souhaitez bénéficier des meilleurs tarifs pour les voyages d'affaires et de l'assistance d'experts en la matière ? Les agences de voyages d'affaires peuvent vous aider.
Ces agences tirent parti de leurs relations avec les compagnies aériennes, les hôtels et d'autres fournisseurs, et négocient des tarifs plus avantageux pour vous et votre entreprise. Elles veillent également à ce que vos réservations soient conformes à la politique de voyage de l'entreprise, vous évitant ainsi d'éventuels maux de tête.
En cas d'interruption du voyage, par exemple en cas d'annulation ou de modification d'un vol, ces agences se chargent d'effectuer une nouvelle réservation et d'organiser un hébergement alternatif. En confiant la gestion de vos déplacements à une agence de voyages d'affaires, vous pouvez vous concentrer sur la réunion des objets de votre travail plutôt que sur la logistique.
Lire la suite: 10 Meilleures applications de concentration pour vous aider à rester productif en 2024
6. Transporter à la fois de l'argent liquide et des cartes
L'un des conseils les plus efficaces pour les voyages de travail est de diversifier vos options de paiement pour des transactions fluides.
Bien que les cartes de crédit soient largement acceptées dans de nombreux endroits et offrent une certaine sécurité, il est utile d'avoir un peu de devise locale sur soi pour les petits achats, les pourboires ou les situations où les cartes ne sont pas acceptées.
En outre, informez votre banque de vos forfaits de voyage afin d'éviter que vos cartes ne soient signalées pour activité suspecte sur votre compte bancaire. En outre, choisissez une carte de crédit adaptée aux voyages et sans frais de transaction à l'étranger pour réduire les coûts.
7. Tirez parti des primes de voyage
L'adhésion aux programmes de récompenses ou de fidélité des compagnies aériennes et des hôtels améliore considérablement votre expérience des voyages d'affaires en vous offrant la possibilité de gagner des points pour obtenir des surclassements, des séjours gratuits ou des billets d'avion à prix réduit. En choisissant la même compagnie aérienne ou la même chaîne d'hôtels pour vos déplacements professionnels, vous débloquerez des avantages exclusifs et aurez accès à des équipements ou des services spéciaux.
Certains programmes offrent également des avantages tels que l'embarquement prioritaire ou l'accès gratuit aux salons d'aéroport pour faciliter votre voyage.
8. Suivre ses dépenses
Un remboursement rapide et efficace commence par un suivi précis des dépenses.
Il convient donc d'utiliser logiciel de gestion des voyages et des dépenses pour enregistrer les dépenses en cours de route et numériser les reçus pour faciliter la tenue des dossiers. Certaines applications s'intègrent également au logiciel de comptabilité de votre entreprise, ce qui facilite le remboursement. Familiarisez-vous avec la politique de dépenses de votre entreprise pour que les demandes de remboursement restent conformes et sans tracas. Modèle de rapport de dépenses de ClickUp peut vous aider. Il s'agit d'un outil de gestion financière efficace qui vous permet d'enregistrer et de classer les dépenses, de fixer des paramètres budgétaires et d'analyser les habitudes de dépenses au moyen de rapports complets.
Modèle de rapport de dépenses ClickUp
Il peut vous aider :
- Saisir les données relatives aux dépenses dans une forme standardisée
- Éviter le suivi manuel des dépenses en ajoutant des copies numérisées à vos entrées
- Examiner les schémas de dépenses à la fin du voyage et les répéter pour le prochain
9. Utiliser des applications de gestion des voyages Applications de gestion des voyages regroupent toutes vos informations de voyage en un seul endroit, fournissant des mises à jour en temps réel sur le statut des vols, les changements de porte d'embarquement et la météo locale. L'accès hors ligne à votre itinéraire est une autre fonctionnalité inestimable, qui vous permet de rester informé même dans les zones où la connexion internet est insuffisante.
Ces applications permettent également de stocker des documents essentiels sous forme numérique, comme les passeports, les visas et les données d'assurance, ce qui renforce la sécurité et la commodité de votre voyage.
Vous pouvez utiliser l'application Affichage du Calendrier ClickUp pour planifier visuellement chaque jour de votre voyage, des vols aux réunions, garantissant ainsi un itinéraire bien organisé. Vous pouvez également collaborer de manière transparente avec vos collègues pour rester synchronisé avec les réunions et les évènements.
reprogrammer vos réunions en un instant grâce à la fonctionnalité "glisser-déposer" de la vue Calendrier de ClickUp_
En outre, utilisez Rappels ClickUp pour être informé de vos dates de voyage, notamment des heures d'enregistrement, des alertes de départ et des réunions à venir.
Lire la suite: 15 meilleurs outils de gestion du temps disponibles en 2024
10. S'enregistrer à l'avance
Les longues files d'attente aux comptoirs d'enregistrement aux heures de pointe peuvent créer des retards, perturbant vos horaires et vos réunions. Pour éviter la cohue, la plupart des compagnies aériennes proposent l'enregistrement en ligne 24 heures avant le départ sur leur site web ou leur application, ce qui vous permet de passer directement à la sécurité avec votre carte d'embarquement numérique.
Certaines compagnies aériennes offrent également un embarquement prioritaire à ceux qui s'enregistrent quelques heures à l'avance, garantissant ainsi un début de voyage plus confortable.
11. Comprendre les politiques de voyage des entreprises
En examinant et en respectant les politiques de voyage de l'entreprise, qu'il s'agisse des méthodes de réservation, des limites de dépenses ou des attentes en matière de conduite, vous pouvez planifier votre voyage de travail en conséquence, ce qui vous permet de gagner du temps et d'éviter d'éventuels conflits au cours du processus de remboursement.
💡Pro Tip : Vous pouvez stocker les détails de la politique dans le modèle de planificateur de voyage ClickUp ou ClickUp Docs pour un accès facile en déplacement. Si une partie de la politique n'est pas claire, n'hésitez pas à contacter votre service RH ou votre service des voyages pour obtenir des éclaircissements et un forfait fluide.
12. S'adapter
Malgré une planification minutieuse, des retards de vol inattendus ou des annulations soudaines de réunions peuvent perturber les voyages d'affaires.
Préparez donc des forfaits d'urgence, tels que des itinéraires alternatifs ou des contacts pour les transports locaux. Faites preuve de souplesse dans votre emploi du temps pour tenir compte des retards dus à la circulation ou au mauvais temps.
En outre, réserver des voyages tôt le matin ou des vols directs permet d'éviter les retards causés par des horaires de voyage interconnectés. De plus, n'oubliez pas d'informer vos collègues et vos clients de votre itinéraire (et de tout changement) et d'adapter vos réunions si nécessaire.
13. Restez en sécurité pendant vos déplacements
En prenant soin de votre sécurité personnelle et numérique, votre voyage reste agréable et sans stress.
Pour éviter les mésaventures, gardez vos affaires près de vous et restez vigilant, surtout dans les entreprises très fréquentées ou peu familières. Lorsque vous utilisez des réseaux Wi-Fi publics, qui sont souvent non sécurisés, essayez d'utiliser un VPN (Virtual Private Network) pour protéger vos données, en particulier lorsqu'il s'agit d'informations sensibles telles que des données exclusives d'une entreprise ou d'un client ou des informations financières.
De plus, utilisez un portefeuille de voyage ou une ceinture porte-billets pour garder vos documents importants et vos objets de valeur en sécurité.
14. Combattre le décalage horaire
Essayez d'arriver à votre destination un jour ou même deux jours avant les réunions ou évènements importants afin de vous installer et de réduire le stress du décalage horaire. Prenez le temps de vous acclimater au nouvel environnement et au nouveau fuseau horaire.
Cette approche proactive réinitialise votre horloge biologique plus rapidement, ce qui vous permet d'être frais et dispos pour vos engagements professionnels.
15. Fixer des paramètres
Les voyages de travail peuvent donner l'impression d'être en équilibre sur une corde raide, mais l'établissement de paramètres peut les rendre productifs et équilibrés. Affichage du Calendrier de ClickUp peut vous aider à définir vos heures de travail et à partager vos disponibilités avec vos collègues. En outre, la désactivation des notifications inutiles et la séparation de vos appareils professionnels et personnels vous aident à rester concentré et à maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
organisez vos projets, planifiez vos échéanciers et visualisez votre travail grâce à l'affichage flexible du Calendrier dans ClickUp_
Vous pouvez également désigner un environnement de travail dédié afin de tracer une ligne claire entre le travail et la détente. Dès que vous quittez cet environnement de travail, essayez de vous détacher du travail et consacrez du temps à des activités qui vous procurent du calme et du plaisir.
Enfin, n'oubliez pas de prendre soin de vous pendant votre voyage d'affaires. Veillez à dormir suffisamment, à faire de l'exercice et à prendre des pauses régulières pour éviter l'épuisement.
16. Augmenter la productivité pendant le voyage
Avant de prendre la route, identifiez vos tâches principales et prévoyez de vous y atteler efficacement pendant votre travail. N'oubliez pas non plus les éléments essentiels, tels que votre ordinateur portable, votre chargeur portable et un point d'accès Wi-Fi pour une connexion Internet fiable.
En outre, utilisez le temps de voyage, comme les vols ou les trajets en train, pour rattraper vos e-mails, consulter des documents ou forfaiter vos prochaines étapes. Envisagez des applications de productivité qui fonctionnent hors ligne pour rester au courant de tout, même sans Internet.
Lire la suite: 15 Teams de gestion du temps pour augmenter la productivité de votre équipe
17. Rester en bonne santé
Rester en bonne santé pendant un voyage de travail est crucial pour votre bien-être et votre productivité.
Pour cela, respectez un régime alimentaire équilibré pour éviter les problèmes de santé et emportez une trousse de secours contenant des médicaments essentiels, des vitamines et un répulsif contre les insectes. Buvez suffisamment d'eau pour éviter la déshydratation et prenez des repas nourrissants et rassasiants dans les aéroports et les hôtels.
Essayez de ne pas sauter de repas même si vous avez un emploi du temps chargé, et si vous avez l'estomac sensible, contentez-vous d'aliments familiers pendant votre voyage d'affaires.
Vous pouvez également utiliser la salle de sport de l'hôtel, marcher d'un bon pas entre les réunions ou faire des exercices rapides dans votre chambre pour rester actif.
18. Restez en contact
Il est essentiel de rester en connexion avec vos collègues et vos clients lorsque vous n'êtes pas au bureau à domicile. Utilisez des outils comme Slack, Zoom ou Microsoft Teams pour la messagerie en temps réel, les appels vidéo et le partage de fichiers afin de rester dans le coup malgré la marge.
En outre, tenez compte des différents fuseaux horaires lorsque vous planifiez des réunions. Envoyez des mises à jour régulières sur votre progression pour maintenir la transparence et assurer un flux de travail fluide.
Au travail, utilisez l'outil de travail de l'entreprise Affiche de discussion ClickUp pour une communication cohérente. Il centralise les discussions sur vos projets et les communications asynchrones ce qui simplifie la coordination entre les fuseaux horaires et permet à votre équipe à distance de rester sur la bonne voie.
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19. Réservez du temps pour vous amuser
Rien n'est pire que de visiter un endroit magnifique et de ne voir que l'intérieur des salles de conférence.
Essayez plutôt de utiliser vos moments gratuits pour explorer les attractions locales, goûter aux cuisines régionales ou faire une promenade relaxante dans un parc voisin ou sur une place de marché animée. Ces expériences culturelles vous rajeunissent et offrent d'excellentes amorces de discussion pour les interactions avec les clients ou les collègues.
Forfaitisez ces activités en fonction du temps de vacances dont vous disposez ou en profitant des longs week-ends pour qu'elles n'empiètent pas sur vos responsabilités professionnelles.
💡Pro Tip : Pour trouver des références d'activités amusantes dans un nouvel endroit, vous pouvez utiliser des applications comme Tripadvisor, GetYourGuide, Klook, etc. Vous pouvez rechercher des visites et des expériences optimisées, des horaires d'évènements et des festivals locaux ou des réunions pendant vos jours de vacances.
20. Documentez vos expériences
Vous en avez assez de rencontrer les mêmes obstacles à chaque voyage d'entreprise ? Commencez à documenter vos voyages et transformez ces moments difficiles en enseignements utiles pour la prochaine fois.
Tenez un carnet de voyage pour noter les réactions aux réunions, les problèmes logistiques, les conseils locaux et les contacts clés. Notez ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, qu'il s'agisse de la liste de colisage que vous avez réussie ou de l'hôtel que vous éviterez la prochaine fois. Vous pouvez même partager ce guide avec les nouveaux membres de votre équipe ou les voyageurs d'affaires inexpérimentés.
💡Pro Tip : utilisez ClickUp Docs pour centraliser les détails de votre voyage. Ajoutez vos conclusions sous forme d'entrées de journal de voyage ou de puces et stockez-les dans le dossier de voyage spécifique au voyage
Optimisez vos voyages d'entreprise avec ClickUp
Que vous voyagiez à l'étranger, que vous assistiez à une réunion client dans un autre État ou que vous travailliez à distance dans une nouvelle ville, ClickUp peut vous aider à tirer le meilleur parti de vos déplacements professionnels et à trouver des moyens d'être productif.
Il vous aide à rationaliser votre processus de voyage, de la création d'itinéraires détaillés avec le modèle de planificateur de voyage au suivi des dépenses avec le modèle de rapport de dépenses.
De plus, ClickUp Calendrier informe vos collègues de votre disponibilité, et ClickUp Documents et Tâches organise et centralise les informations importantes, pour que vous ne manquiez jamais une étape de votre voyage.
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