Selon le sondage sur le travail et le bien-être mené par l'American Psychological Association, 71 % des employés déclarent se sentir stressés au travail. Il ne s'agit pas seulement d'épuisement mental : 44 % des travailleurs déclarent se sentir physiquement épuisés.
En réponse, les entreprises ont commencé à mettre en place des avantages sociaux tels que des congés illimités et des semaines de travail de quatre jours afin d'inciter leurs employés à prendre des vacances.
Et pourtant, l'Américain moyen (bénéficiant de congés payés illimités) ne prend que 10 jours de congés par an .
Les entreprises peuvent dire « Allez, prenez cette pause ! », mais les réalités opérationnelles font souvent qu'il est difficile pour les employés de se déconnecter et de se ressourcer pleinement. Une charge de travail écrasante, la stigmatisation liée à la demande de congés et d'autres facteurs font que les employés hésitent à le faire.
La solution : un processus standardisé de demande de congés, avec un ou plusieurs modèles de demande de congés, qui réduit le stress émotionnel lié à la demande et à l'approbation des congés et garantit que tous les employés sont traités de manière équitable lorsqu'ils demandent des congés.
Cet article explore ce sujet et fournit 10 modèles gratuits pour vous aider à créer un processus de congés fluide et sans stress pour toutes les personnes concernées.
Que sont les modèles de demande de congé ?
Un modèle de demande de congé est un document standardisé que les employés utilisent pour demander officiellement un congé. En créant des modèles de demandes de congé, les entreprises peuvent accélérer le processus d'approbation, réduire les erreurs et, surtout, garantir le respect des politiques en matière de congés.
Un modèle de demande de congé comprend généralement les trois sections suivantes :
- Informations sur les employés : informations de base sur les employés, telles que leur nom, leur identifiant, leur service et leur titre.
- Détails de la demande : dates de début et de fin, type de congé (vacances, maladie, congé personnel, etc.) et brève raison de l'absence.
- Section d'approbation : cette zone est réservée aux signatures et aux dates afin de documenter le processus d'approbation. Elle comprend la signature de l'employé, l'approbation du supérieur hiérarchique et, parfois, la confirmation des RH.
De plus, bien que la structure de base des formulaires de demande de congé reste la même, il peut y avoir des variations en fonction de la taille de l'entreprise, du secteur d'activité et des politiques spécifiques en matière de congés. Par exemple, certaines entreprises peuvent vous demander quelle est votre méthode de contact préférée pendant vos congés payés ou vous demander de désigner la personne directement responsable (DRI) de vos projets lorsque vous n'êtes pas disponible.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de demande de congé ?
Il est important de disposer du bon modèle de demande de congé pour garantir un processus RH fluide et efficace. Celui-ci doit simplifier les choses, et non alourdir votre charge de travail.
Voici les facteurs clés à prendre en compte lors du choix d'un modèle :
- Piste d'audit : le modèle doit inclure des fonctionnalités permettant de suivre le statut des demandes, notamment les dates d'envoi, les niveaux d'approbation et l'historique des versions, ce qui est particulièrement important si vous considérez la transparence comme une valeur fondamentale de votre entreprise.
- Comprend toutes les informations : il doit couvrir tous les détails importants requis tant pour l'employé que pour l'approbateur afin que vous puissiez minimiser les allers-retours de communication.
- Adaptable : au-delà des informations de base, un bon modèle doit être personnalisable pour différents types de congés.
- Évolutif : vous devriez pouvoir utiliser le même modèle (éventuellement avec quelques légères modifications) pendant au moins quelques années, ou si les effectifs de votre entreprise augmentent.
- Capacités d'intégration : recherchez un modèle qui s'intègre à votre logiciel de gestion des ressources humaines et de la paie afin de pouvoir suivre les congés de vos employés.
Vous pouvez également rechercher des modèles pouvant être personnalisés avec le logo de votre entreprise et adaptés aux appareils mobiles. Cela ajoute une touche professionnelle et garantit un accès facile pour les employés en déplacement.
10 modèles gratuits de demande de congé
Nous avons sélectionné pour vous 10 modèles gratuits de formulaires de demande de congé afin que vous puissiez simplifier vos opérations RH et être immédiatement opérationnel :
1. Modèle de demande de congé ClickUp
Le modèle de demande de congé ClickUp est conçu pour simplifier l'ensemble du processus de gestion des congés, des demandes des employés aux approbations des responsables. Il vous aide au suivi du temps de travail des employés et à savoir qui est absent du bureau et quand, afin que vous puissiez planifier votre charge de travail en conséquence pendant leur absence.
Conçu à partir de ClickUp Projects (la suite de gestion des tâches de ClickUp), ce modèle permet aux employés de soumettre facilement leurs demandes de congés, d’afficher leur statut et même de recevoir des notifications lorsque leur demande est approuvée ou rejetée.
Le principal avantage de ce modèle est qu'il comprend un formulaire de demande de congé avec des champs personnalisés pour le type de congé, le nombre d'heures/jours, les dates de début et de fin, et le motif de la demande officielle. Il comporte également des sections distinctes où le demandeur et le supérieur hiérarchique peuvent ajouter leurs signatures électroniques.
Une fois qu'un employé a soumis le formulaire, vous pouvez utiliser ClickUp Automations pour l'attribuer à son supérieur hiérarchique direct, qui pourra examiner la demande. Les responsables peuvent également utiliser les vues Tableau et Liste pour voir qui est en congé et filtrer les demandes en fonction de leur statut : nouvelle, approuvée ou rejetée.
Avec des champs dédiés à chaque élément, ce modèle automatise l'ensemble du processus de demande de congé et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde. De plus, la nature objective du formulaire donne aux employés la liberté de demander des congés sans se sentir restreints ou microgérés.
À lire également : Une journée dans la vie d'un responsable des ressources humaines : rôle, responsabilités et défis
2. Modèle de calendrier des congés ClickUp
Il existe peut-être un nombre important d'applications et d'outils de suivi sophistiqués, mais rien ne vaut un calendrier d'entreprise pour organiser son temps. Que vous suiviez des tâches, des réunions ou les congés payés de vos employés, un calendrier offre un aperçu clair et précis qu'aucun autre système ne peut égaler.
Si vous appréciez la simplicité et la clarté visuelle d'un calendrier, le modèle de calendrier PTO ClickUp est fait pour vous. Il crée une vue calendrier partageable de tous les congés de vos employés afin que chacun sache si quelqu'un est présent ou absent.
Le calendrier indique non seulement qui est absent du bureau, mais aussi le suivi du nombre de jours de congé pris par chaque employé. Cela est particulièrement utile pour encourager les membres de l'équipe à utiliser leurs jours de congé.
Voici comment cela fonctionne :
- Commencez par créer un document dans ClickUp Docs et indiquez le nombre de jours de congé auxquels les employés ont droit et comment ils sont gérés.
- Créez le formulaire de demande de congés payés à l'aide de ClickUp Forms.
- Utilisez la vue Calendrier de ClickUp pour afficher les congés payés des employés.
- Connectez ClickUp à votre logiciel RH pour suivre le nombre de congés des employés et les mettre à jour.
Enfin, vous pouvez rendre le calendrier public afin de favoriser la visibilité et la transparence auprès de tous les employés.
À lire également : Adoptez la flexibilité au travail : développez votre équipe à distance !
3. Modèle de formulaire de demande ClickUp
Il ne s'agit pas d'un modèle de demande de congé direct, mais plutôt d'une base pour un processus de congé fluide. Le modèle de formulaire de demande ClickUp simplifie le processus d'intégration en recueillant toutes les informations nécessaires auprès des nouveaux employés en une seule fois.
Chaque fois qu'un nouveau membre rejoint l'équipe, l'employé (ou son chef d'équipe) et son équipe peuvent facilement demander à l'équipe People Ops de créer son profil d'employé et de lui donner accès au formulaire et au Calendrier des congés payés.
Bien que le formulaire comporte certains champs de base, vous pouvez ajouter des champs supplémentaires pour les détails des quarts de travail, les informations relatives à l'emplacement ou d'autres données pertinentes. Par exemple, si vous avez différentes politiques de congés pour différentes régions et différents types de congés, tels que les vacances et les congés maladie, vous pouvez préciser quelle politique s'applique au nouvel employé.
Vous démontrez ainsi votre engagement en faveur du bien-être de vos employés et de leur équilibre entre travail et vie privée.
À lire également : Les 10 meilleurs logiciels de formation en ligne pour les employés
4. Modèle de demandes d'équipe ClickUp
Jongler avec plusieurs formulaires pour différentes demandes peut rapidement devenir chaotique, surtout si vous êtes une start-up ou une PME (petite et moyenne entreprise) qui a déjà beaucoup à faire. Dans ce cas, un formulaire unique pour toutes les demandes des employés peut vous aider.
Le modèle de demandes de l'équipe ClickUp est un formulaire général que les employés soumettent pour faire toutes sortes de demandes, qu'il s'agisse d'équipements matériels, d'accès à des outils ou de congés. Cela facilite également la tâche des responsables, qui n'ont plus besoin de vérifier plusieurs formulaires pour voir s'il y a eu une nouvelle demande.
Il vous suffit d'ajouter une nouvelle catégorie « congés » dans le formulaire, ainsi que des champs personnalisés pour les détails des congés, et le tour est joué. Comme ClickUp Forms propose des champs conditionnels, vous pouvez afficher aux employés uniquement les champs pertinents pour chaque type de demande.
Alors que la vue Tableau permet aux chefs d'équipe de classer les demandes, vous pouvez définir les demandes de congés comme ayant une priorité élevée à l'aide des automatisations ClickUp afin qu'elles soient traitées dès que possible.
Cela vous aide à créer un système unique et efficace pour toutes les demandes internes.
5. Modèle de planning d'équipe ClickUp
La gestion de la charge de travail pendant les absences des employés est essentielle pour garantir le bon déroulement de tous les processus métier de votre organisation. Elle aide les responsables à redistribuer les tâches afin de garantir le bon déroulement des projets, même lorsque les membres de l'équipe sont absents. Ainsi, les employés peuvent profiter de leurs congés sans se soucier de l'accumulation du travail, l'une des principales raisons pour lesquelles la plupart des employés hésitent à demander des congés.
Le modèle de planning d'équipe ClickUp est un modèle de tâche simple que les chefs d'équipe et les responsables peuvent dupliquer et utiliser à tout moment lorsqu'ils approuvent une demande de congé. La checklist comprend quatre actions :
- Consultez les échéanciers et les dates d'échéance des tâches dans le planning d'un employé.
- Vérifiez qui d'autre fait partie du projet (ou peut y contribuer).
- Consultez leur emploi du temps actuel et futur.
- Vérifiez auprès d'eux s'ils peuvent prendre en charge l'une des tâches ayant une grande priorité.
En proposant une approche structurée de la redistribution des tâches, ce système garantit la continuité des projets, évite les goulots d'étranglement et, surtout, réduit le stress des employés en congé et de leurs collègues.
6. Modèle de planning des équipes ClickUp
Si la gestion de la charge de travail des employés ayant des horaires réguliers de 9 h à 17 h est complexe, elle l'est d'autant plus pour les entreprises qui ont plusieurs équipes. Un planning de travail bien structuré, qui vous donne un aperçu clair de la disponibilité de votre équipe, peut vous aider à garantir une planification et une approbation efficaces des congés.
Le modèle de planning des équipes ClickUp simplifie considérablement ces tâches.
Le modèle permet de répartir les rôles en équipes, de les attribuer à la personne responsable et de suivre les absences. Cela vous permet de :
- Voyez d'un seul coup d'œil qui travaille et quand.
- Suivez facilement qui est absent et pourquoi.
- Ajustez les horaires en fonction de la disponibilité de l'équipe.
- Anticipez les besoins en personnel et les pénuries potentielles.
En centralisant les informations relatives aux horaires, le modèle améliore de manière stratégique la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe.
Vous pensez que le processus pourrait être amélioré ? ClickUp Objectifs peut vous aider à évaluer le bon fonctionnement de vos équipes et à identifier les domaines à améliorer. Vous pouvez définir des jalons et des objectifs pour mesurer l'efficacité de vos processus et trouver des domaines à améliorer. Par exemple, vous pouvez utiliser les objectifs Vrai/Faux dans ClickUp pour vérifier si vous répondez quotidiennement à vos besoins en personnel.
En gros, vous ne vous contentez pas de gérer les horaires de travail, vous les optimisez également pour une efficacité maximale.
7. Modèle de calendrier pour l'équipe ClickUp
Le modèle de calendrier d'équipe ClickUp facilite le processus de transfert des tâches d'un employé qui prend des congés, en garantissant que les tâches et informations essentielles sont partagées avant son absence. Cela minimise les retards dans les projets, permet une transition en douceur et permet aux employés de se déconnecter complètement pendant leurs congés.
Le modèle propose quatre affichages :
- Activités du projet : une « vue Liste » qui vous permet d'avoir un aperçu de toutes les tâches assignées à l'équipe, ainsi que de créer et de gérer de nouvelles tâches.
- Planning hebdomadaire : un tableau de type Kanban qui organise visuellement les tâches en fonction de leurs dates d'échéance.
- Charge de travail : cette vue offre une image claire de la charge de travail individuelle et de l'équipe, ce qui permet d'équilibrer les tâches et d'éviter les surcharges. Mieux encore, vous pouvez modifier la durée de la vue à un mois, deux semaines ou une semaine et planifier de manière proactive les congés des employés.
- Calendrier de l'équipe : il s'agit d'une vue calendrier qui affiche la durée et les chevauchements des tâches, permettant une gestion efficace du temps et une allocation optimale des ressources.
Cela aide les membres de l'équipe à coordonner leurs efforts, qu'il s'agisse d'assumer des responsabilités supplémentaires pendant l'absence d'un collègue ou d'identifier les dépendances potentielles. Dans le même temps, les responsables peuvent redistribuer le travail de manière efficace sans surcharger personne.
8. Modèle d'horaire horaire ClickUp
Le suivi des congés des employés rémunérés à l'heure peut devenir chaotique si vous ne disposez pas d'un système précis. Contrairement aux salariés dont la rémunération est fixe, les employés rémunérés à l'heure sont payés en fonction des heures effectivement travaillées. Cela signifie que vous devez suivre non seulement les « jours de congé », mais aussi les « heures de congé ».
Le modèle d'horaire horaire ClickUp fournit un cadre pour la gestion des travailleurs horaires à l'aide d'une combinaison de vues calendaires et d'outils de suivi du temps. Cela vous aide à suivre le temps de travail réel de chaque employé et garantit l'exactitude des registres de paie.
Le modèle comprend un calendrier hebdomadaire qui vous permet de planifier l'emploi du temps d'un employé pour une gestion efficace du temps.
Chaque fois qu'un employé souhaite prendre une heure (ou une journée) de congé, vous pouvez bloquer ce créneau horaire spécifique en le marquant comme « Absent du bureau » et ajouter une note expliquant la raison de son absence. Très pratique, n'est-ce pas ?
9. Modèle RH d'enregistrement des congés par Template.net
Si vous êtes une petite entreprise ou si vous préférez une approche simple pour suivre les demandes de congés, ce modèle RH d'enregistrement des congés de Template.net peut vous aider. Il suffit de le dupliquer pour chaque employé et de le mettre à jour chaque fois qu'une personne prend des congés. C'est un moyen simple de suivre les jours de vacances et autres absences.
Le modèle comprend des informations essentielles telles que les coordonnées des employés, les congés payés, les types de congés, le solde restant et l'historique des congés pris. Il peut être utile d'ajouter la politique à chaque dossier d'employé si vous avez différentes politiques et catégories de congés, par exemple pour les employés à temps plein, les employés à temps partiel, etc.
Ainsi, vous centralisez non seulement les dossiers de congés des employés, mais vous garantissez également le respect des politiques de l'entreprise en matière de congés.
À lire également : Comment éviter le micro-management au travail
10. Formulaire de demande de congé pour les employés de start-up par modèle de Template.net
Le dernier modèle de notre liste est également très simple. Le formulaire de demande de congé pour les employés de start-up de Template.net est un formulaire simple que les employés peuvent partager avec leurs responsables lorsqu'ils demandent un congé.
Il comporte quatre sections : les informations sur l'employé, les détails du congé, l'approbation du responsable (et ses commentaires) et l'approbation des RH. Vous pouvez également joindre des pièces jointes si la politique de votre entreprise exige un certificat médical en cas de congé maladie.
Ce modèle est particulièrement adapté aux petites entreprises et aux start-ups qui privilégient un système de gestion des congés simple.
Gérez les congés de vos employés avec ClickUp
Un système de gestion des congés bien structuré vous aide non seulement à suivre les absences et à gérer les charges de travail, mais il vous permet également de vous conformer à la réglementation locale en matière de travail. Et ClickUp peut vous y aider.
Sa suite d'outils de gestion du travail (modèles de demande de congé, plannings d'équipe, suivi du temps et fonctionnalités de gestion de la charge de travail) peut vous aider à simplifier le processus, à réduire les allers-retours et à créer une culture qui privilégie l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
De plus, comme ClickUp s'intègre à plus de 1 000 applications et plateformes (y compris la plupart des logiciels de gestion des ressources humaines et de la paie), vous pouvez suivre automatiquement les congés et garantir des paiements précis.
Alors pourquoi ne pas essayer ? Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et standardisez votre processus de demande (et d'approbation) de congés.