71 % des salariés déclarent se sentir stressés au travail, selon l'étude de l'American Psychological Association Mon travail et le sondage sur le bien-être . Il ne s'agit pas seulement d'épuisement mental : 44 % des travailleurs ont déclaré se sentir physiquement épuisés.
En réaction, les entreprises ont commencé à mettre en place des avantages pour les employés comme les congés illimités et les semaines de travail de quatre jours pour les inciter à faire une pause.
Et pourtant, l'Américain moyen (avec des congés illimités) ne prend que 10 jours de congé annuellement.
Les entreprises peuvent se dire : "Allez, prenez cette pause !" Mais les réalités opérationnelles font qu'il est souvent difficile pour les employés de se déconnecter et de se ressourcer pleinement. Les charges de travail écrasantes, la stigmatisation de la demande de congés et d'autres facteurs font que les employés hésitent.
**La solution : un processus normalisé de demande de congé - avec un ou plusieurs modèles de demande de congé - qui réduit la charge émotionnelle liée à la demande et à l'approbation des congés et garantit que tous les employés sont traités de manière équitable lorsqu'ils demandent des congés
Cet article explore ce sujet et fournit 10 modèles gratuits pour vous aider à créer un processus de demande de congé sans heurts et sans stress pour toutes les personnes concernées.
Qu'est-ce qu'un modèle de demande de congé ?
Un modèle de demande de congé est un document standardisé que les employés utilisent pour demander officiellement un congé. En créant des modèles de demande de congé, les entreprises peuvent accélérer le processus d'approbation, réduire les erreurs et, surtout, garantir la conformité avec les politiques en matière de congés.
Un modèle de demande de congé comprend généralement les trois sections suivantes :
- Données sur l'employé : Informations de base sur l'employé, telles que son nom, son numéro d'identifiant, son service et le titre de son poste
- Détails de la demande : Les dates de début et de fin, le type de congé (vacances, maladie, personnel, etc.) et une brève raison de l'absence
- Section d'approbation : Cette zone est réservée aux signatures et aux dates afin de documenter le processus d'approbation et comprend la signature de l'employé, l'approbation du superviseur et, parfois, la confirmation du service des ressources humaines
Par ailleurs, si la structure de base des formulaires de demande de congé reste cohérente, il peut y avoir des variations en fonction de la taille de l'entreprise, du secteur d'activité et des politiques spécifiques en matière de congés. Par exemple, certaines entreprises peuvent vous demander d'indiquer une méthode préférée pour vous contacter pendant votre congé ou mentionner qui sera la personne directement responsable (DRI) de vos projets lorsque vous ne serez pas disponible.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de demande de congé ?
Il est important de choisir le bon modèle de demande de congé pour que le processus RH soit fluide et efficace. Il doit simplifier les choses et ne pas alourdir votre charge de travail.
Voici les facteurs clés à prendre en compte lors du choix d'un modèle :
- Piste d'audit: Le modèle doit comporter des fonctionnalités permettant de suivre le statut des demandes, y compris les dates d'envoi, les niveaux d'approbation et l'historique des versions - ce qui est particulièrement important si vous considérez la transparence comme une valeur essentielle de votre entreprise
- **Il doit couvrir tous les détails importants nécessaires à l'employé et à l'approbateur afin de minimiser les allers-retours entre les deux parties
- adaptable : Au-delà des informations de base, un bon modèle doit pouvoir être personnalisé pour différents types de congés
- Évolutif : Vous devez pouvoir utiliser le même modèle (éventuellement avec quelques légères modifications) pendant au moins quelques années, ou si l'effectif de votre entreprise augmente
- Capacités d'intégration : Recherchez un modèle qui s'intègre à votre logiciel de ressources humaines et de paie afin que vous puissiez assurer le suivi des congés des employés
En option, recherchez des modèles qui peuvent être marqués avec le logo de votre entreprise et qui sont adaptés aux mobiles. Cela ajoute un aspect professionnel et garantit un accès facile pour les employés en déplacement.
10 modèles gratuits de demande de congés
Nous avons présélectionné 10 modèles de formulaires de demande de congé gratuits pour que vous puissiez simplifier vos opérations RH et être opérationnel :
1. Modèle de demande de congé ClickUp
Centralisez toutes les demandes de congés et améliorez la visibilité de l'équipe avec le modèle de demande de congés ClickUp
Le modèle Modèle de demande de congé ClickUp est conçu pour simplifier l'ensemble du processus de gestion des congés, depuis les demandes des employés jusqu'aux approbations des responsables. Il vous aide à suivre le temps des employés et à savoir qui est absent du bureau et quand, afin que vous puissiez forfaiter votre charge de travail en conséquence en leur absence.
Construit sur Projets ClickUp (la suite de gestion des tâches ClickUp), le modèle permet aux employés de soumettre facilement des demandes de congés, d'afficher le statut de leur demande et même de recevoir des notifications lorsque la demande est approuvée ou rejetée.
Demandez aux employés de soumettre leurs demandes via le formulaire de demande de temps libre de ClickUp
L'avantage de ce modèle est qu'il comprend un formulaire de demande de congé avec des champs personnalisés pour le type de congé, le nombre d'heures/jours, les dates de début et de fin, et la raison de la demande formelle. Il comporte également des sections séparées où le demandeur et le superviseur peuvent ajouter leurs signatures électroniques.
Une fois que l'employé a soumis le formulaire, vous pouvez utiliser Automatisations ClickUp **Les responsables peuvent également utiliser les vues Tableau et Liste pour voir qui est en congé et filtrer les demandes en fonction de leur statut - nouveau, approuvé ou rejeté.
Avec des champs désignés pour tout, ce modèle automatise l'ensemble du processus de demande de congé et garantit que tout le monde est sur la même page. De plus, la nature objective du formulaire donne aux employés la liberté de demander des congés sans avoir l'impression d'être limités ou soumis à une microgestion.
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2. Modèle de calendrier ClickUp PTO
Obtenez un aperçu de qui est au bureau et de qui est absent avec le modèle de calendrier ClickUp PTO
Il peut y avoir un nombre quelconque d'applications fantaisistes et de trackers, mais rien ne peut battre un calendrier d'entreprise quand il s'agit d'organiser le temps. Qu'il s'agisse de suivre les tâches, les réunions ou les PTO des employés, un calendrier offre un aperçu visuel clair qu'aucun autre système ne peut égaler.
si vous aimez la simplicité et la clarté visuelle d'un c* alendrier, le.. Modèle de Calendrier ClickUp PTO **est fait pour vous. Il affiche un calendrier partageable de tous les congés de vos employés afin que tout le monde sache si quelqu'un est en congé ou non.
**Le calendrier n'indique pas seulement qui est absent du bureau, mais suit également le nombre de jours de congé de chaque membre, ce qui est particulièrement utile pour encourager les membres de l'équipe à utiliser leurs vacances.
Voici comment cela fonctionne :
- Tout d'abord, créez un document dansClickUp Docs et décrivez les congés accordés aux employés et la manière dont ils sont gérés
- Créez le formulaire de demande de PTO à l'aide de ClickUp Formulaires
- Utilisez le documentAffichez le Calendrier ClickUp pour visualiser les congés payés des employés
- Connectez ClickUp à votre logiciel de ressources humaines pour suivre le décompte des congés des salariés et les mettre à jour
Enfin, vous pouvez rendre le Calendrier public pour promouvoir la visibilité et la transparence auprès de tous les employés.
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3. Modèle de formulaire de demande de ClickUp
Intégrez les nouveaux membres de votre équipe à votre système de gestion des congés grâce au modèle de formulaire de demande ClickUp
Il ne s'agit pas d'un modèle direct de demande de congé, mais plutôt d'une base pour un processus de congé en douceur Modèle de formulaire de demande de ClickUp simplifie le processus d'intégration en recueillant toutes les informations nécessaires auprès des nouveaux employés en une seule fois.
À chaque fois qu'un nouveau membre rejoint l'équipe, l'employé (ou son chef d'équipe) et son équipe peuvent facilement demander à l'équipe People Ops de configurer leur profil d'employé et de leur donner accès au formulaire et au calendrier PTO.
Bien que le formulaire comporte des champs de base, vous pouvez ajouter des champs supplémentaires pour les détails de l'équipe, les informations relatives à l'emplacement ou d'autres données pertinentes. Par exemple, si vous avez des politiques de congé différentes selon les régions et des types de congé différents, tels que les vacances et les jours de maladie, vous pouvez spécifier quelle politique s'applique au nouvel employé.
De cette façon, vous démontrez votre validation du bien-être des employés et de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
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4. Modèle de demande d'équipe ClickUp
Unifiez votre processus de demande (des congés à l'accès aux logiciels) avec le modèle de demande de l'équipe ClickUp
Si la gestion de la charge de travail des employés travaillant de 9 à 5 est complexe, elle l'est encore plus pour les entreprises qui ont plusieurs équipes. Un plan de roulement bien structuré, qui vous donne un aperçu clair de la disponibilité de l'équipe, peut vous aider à planifier et à approuver efficacement les congés
Les Modèle d'horaire de travail par équipe ClickUp le simplifie grandement
Le modèle permet de décomposer les rôles en équipes, de les assigner à la personne responsable et de suivre les absences. Cela vous permet de :
- Voir en un coup d'œil qui travaille et quand
- De suivre facilement les absences et leurs causes
- D'ajuster les équipes en fonction de la disponibilité de l'équipe
- Anticiper les besoins en personnel et les pénuries potentielles
En centralisant les informations sur les équipes, le modèle améliore stratégiquement la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe.
À vous de voir si le processus pourrait être amélioré ? Objectifs de ClickUp peut vous aider à évaluer l'efficacité de vos équipes et à repérer les points à améliorer. Vous pouvez définir des jalons et des cibles pour mesurer l'efficacité de vos paramètres et trouver des pistes d'amélioration. **Par exemple, vous pouvez utiliser des objectifs Vrai/Faux dans ClickUp pour vérifier si vos besoins en personnel sont satisfaits chaque jour.
En fait, vous ne vous contentez pas de gérer les horaires des équipes, mais vous les optimisez pour une efficacité maximale.
7. ClickUp Team Schedule Calendrier Modèle de calendrier
Donnez à votre équipe une visibilité sur les tâches (et les congés) de chacun avec le modèle de calendrier ClickUp Team Schedule
Le modèle Modèle de calendrier de l'horaire de l'équipe ClickUp facilite le processus de transfert d'un employé qui prend un congé, en s'assurant que les tâches et les informations essentielles sont partagées avant son absence. Cela minimise les retards dans les projets, permet une transition en douceur et permet aux employés de se déconnecter complètement pendant leur congé
Le modèle s'affiche sous quatre formes :
- Activités du projet: Une "vue Liste" où vous pouvez obtenir un aperçu de toutes les tâches assignées à l'équipe, ainsi que créer et gérer de nouvelles tâches
- Calendrier hebdomadaire: Un Tableau de type Kanban qui organise visuellement les tâches en fonction de leur date d'échéance
- Charge de travail: Cette vue offre une image claire des charges de travail individuelles et de l'équipe, ce qui permet d'équilibrer les affectations et d'éviter les surcharges. Le plus intéressant est que vous pouvez modifier la durée de l'affichage à un mois, deux semaines ou une semaine et forfaiter de manière proactive les congés des employés
- Calendrier de l'équipe: Il s'agit d'une vue Calendrier qui affiche la durée des tâches et les chevauchements, ce qui permet de gérer efficacement le temps et d'allouer les ressources
Cela aide les coéquipiers à coordonner leurs efforts, qu'il s'agisse d'assumer des responsabilités supplémentaires pendant l'absence d'un collègue ou d'identifier des dépendances potentielles. En même temps, les responsables peuvent redistribuer le travail efficacement sans surcharger qui que ce soit.
8. Modèle de planning horaire ClickUp
Payez les travailleurs horaires avec précision grâce au modèle de planning horaire ClickUp
Le suivi du temps libre des employés horaires peut devenir chaotique si vous n'avez pas mis en place un système précis. Contrairement aux salariés qui perçoivent une rémunération fixe, les employés horaires sont payés sur la base des heures réellement travaillées. Cela signifie que vous devez suivre non seulement les "jours de congé", mais aussi les "heures de congé"
La Modèle d'horaire ClickUp fournit un cadre pour la gestion des travailleurs horaires en utilisant une combinaison de vues de calendrier et de traqueurs de temps. Cela vous aide à garder un outil de suivi du temps réel que quelqu'un a travaillé et assure des enregistrements de paie précis.
Le modèle affiche un calendrier hebdomadaire qui vous permet de forfaiter l'horaire d'un employé pour une gestion efficace du temps.
Chaque fois qu'un employé souhaite prendre une heure (ou un jour) de congé, vous pouvez bloquer ce bloc de temps spécifique en tant que 'Out of Office' et inclure une note expliquant pourquoi ils ont pris ce congé. Très pratique, non ?
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9. Modèle de registre des congés pour les RH par Template.net
via Template.net Si vous êtes une petite entreprise ou si vous préférez une approche simple pour le suivi des demandes de congés, alors cette Modèle de registre des congés pour les RH par Template.net **Il suffit de le dupliquer pour chaque employé et de le mettre à jour chaque fois que quelqu'un prend des congés. C'est une façon simple de garder une trace des jours de vacances et autres absences.
Le modèle comprend des informations essentielles telles que les coordonnées de l'employé, l'allocation de PTO, les types de congés, le solde restant et un historique des congés pris. L'ajout de la politique à chaque dossier d'employé peut s'avérer utile si vous avez différentes politiques et catégories de congés - pour les chronomètres à temps plein, les chronométreurs à temps partiel, etc.
Ainsi, vous ne vous contentez pas de centraliser les dossiers de congés d'un employé, mais vous veillez également au respect des politiques de l'entreprise en matière de congés.
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10. Formulaire de demande de congé pour les employés de Startup par Template.net
via Template.net Le dernier modèle de notre liste est un autre modèle simple. The Formulaire de demande de congé pour un employé de startup par Template.net est un formulaire simple que les employés peuvent partager avec leurs gestionnaires lorsqu'ils demandent des congés.
Il comporte quatre sections : détails sur l'employé, détails sur le congé, approbation du gestionnaire (et commentaires), et approbation des RH. Vous pouvez également joindre des pièces si la politique de votre entreprise exige une déclaration du médecin en cas de congé de maladie.
Ce modèle est particulièrement adapté aux petites entreprises et aux startups qui préfèrent un système de gestion des congés simple.
Gérer les congés des employés avec ClickUp
Un système de gestion des temps de repos bien structuré vous aide non seulement à suivre les absences et à gérer les charges de travail, mais il vous permet également de vous conformer aux réglementations locales en matière de travail. Et ClickUp peut vous aider.
Sa suite d'outils de gestion du travail - modèles de demande de congés, plannings d'équipe, suivi du temps et fonctionnalités de gestion de la charge de travail - peut vous aider à simplifier le processus, à réduire les allers-retours et à créer une culture donnant la priorité à l'équilibre entre le travail et la vie privée.
De plus, comme ClickUp s'intègre à plus de 1000 applications et plateformes (y compris la plupart des logiciels de gestion des ressources humaines et de la paie), vous pouvez suivre automatiquement les congés et garantir des paiements exacts.
Alors pourquoi ne pas l'essayer ? Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et standardisez votre processus de demande (et d'approbation) de congés.