Les longues listes à faire peuvent décourager même les personnes les plus énergiques. Et lorsque vos objectifs ambitieux s'entremêlent avec des tâches banales, la spirale ne fait qu'empirer.
La méthode Ivy Lee est un cadre de productivité d'une simplicité trompeuse qui promet de vous aider à hiérarchiser vos tâches et à en faire plus en moins de temps grâce à une meilleure gestion du temps.
En vous concentrant sur seulement six tâches essentielles chaque jour, vous pouvez accomplir davantage et vous sentir moins stressé. Voyons comment !
Qu'est-ce que la méthode Ivy Lee ?
La méthode Ivy Lee est une technique de productivité qui consiste à hiérarchiser les tâches et à s'attaquer en premier lieu aux plus importantes. Sa beauté réside dans sa simplicité : à la fin de chaque journée de travail, notez les six tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain. Classez ces six tâches par ordre d'importance. Lorsque vous commencez votre journée de travail, concentrez-vous uniquement sur la première tâche jusqu'à ce qu'elle soit achevée et entièrement accomplie. Passez ensuite à la deuxième, puis à la troisième, et ainsi de suite.
Cette méthode simple de gestion du temps répond au problème fondamental que représente le sentiment d'être submergé par une liste interminable de tâches à faire. En vous obligeant à choisir et à hiérarchiser seulement six tâches, la méthode Ivy Lee vous aide à faire le tri et à vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Histoire de la méthode Ivy Lee
Ivy Ledbetter Lee, pionnière dans le domaine des relations publiques, a le crédit pour l'élaboration de cette technique de productivité.
Vers 1918, Charles M. Schwab, un industriel très réussi à la tête de la Bethlehem Steel Corporation, cherchait des moyens d'améliorer la productivité de son équipe. Il a rencontré Ivy Lee pour une consultation.
L'histoire raconte que Schwab a exigé : « Montrez-moi un moyen d'en faire plus. » La réponse de Lee était peu conventionnelle : « Donnez-moi 15 minutes avec chacun de vos cadres. »
Lee a misé sur l'efficacité de sa méthode. Il a déclaré à Schwab : « Rien si ça ne marche pas. Au bout de trois mois, vous pourrez m'envoyer un chèque du montant que vous jugerez approprié. »
Les résultats parlent d'eux-mêmes. Après trois mois d'application de la méthode Ivy Lee, Schwab aurait envoyé à Lee un chèque d'un montant considérable, équivalent à environ 500 000 dollars actuels. Cela a consolidé la réputation de cette méthode comme un outil puissant pour stimuler la productivité.
Malgré son importance historique, la méthode Ivy Lee reste remarquablement simple, mettant l'accent sur la hiérarchisation et la réalisation efficace des tâches.
Lecture recommandée : Plus d'informations sur la méthode Ivy Lee
Si vous souhaitez mieux comprendre la méthode Ivy Lee, je vous recommande de lire les ressources suivantes :
- La méthode Ivy Lee : la routine quotidienne recommandée par les experts pour une productivité optimale, par James Clear : James Clear, auteur du best-seller Atomic Habits, offre dans cet article un aperçu complet de cette technique de productivité. Il explore les clés qui rendent la méthode Ivy Lee efficace.
Elle exige que vous vous concentriez sur une seule tâche à la fois. La société moderne adore le multitâche. Le mythe du multitâche veut que le fait d'être occupé soit synonyme d'efficacité. C'est exactement le contraire.
Elle exige que vous vous concentriez sur une seule tâche à la fois. La société moderne adore le multitâche. Le mythe du multitâche veut que le fait d'être occupé soit synonyme d'efficacité. C'est exactement le contraire.
- La méthode Ivy Lee : la routine quotidienne recommandée par les experts pour une productivité optimale, par Sikandar Sami : ce livre compile les principes fondamentaux de la méthode Ivy Lee dans un format simplifié. Il peut servir de guide de référence rapide lorsque vous avez besoin de rafraîchir votre stratégie de productivité sans entrer dans trop de détails.
- Free to Focus de Michael Hyatt : Ce livre explore le pouvoir de la hiérarchisation des priorités et peut être un compagnon précieux pour comprendre la méthode Ivy Lee. Il met l'accent sur la nécessité de se concentrer sur les bonnes choses plutôt que de simplement en faire plus. Il propose également le cadre Stop-Cut-Act pour identifier les grands objectifs, dire non aux tâches inutiles et adopter des activités qui vous aident à vous rapprocher de vos objectifs.
Principaux éléments de la méthode Ivy Lee
La méthode Ivy Lee repose sur trois principes fondamentaux :
1. Hiérarchisation : à la fin de chaque journée de travail, prenez le temps d'identifier les six tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain.
Demandez-vous : « Quelles sont les six choses que je dois absolument achever demain pour avoir le sentiment d'avoir vécu une journée de réussite ? » Soyez impitoyable dans votre sélection : six tâches, c'est la limite.
2. Ordre des tâches : une fois que vous avez identifié vos six tâches, classez-les par ordre d'importance. Commencez par la tâche la plus importante, celle qui aura le plus d'impact sur vos objectifs quotidiens. Ne passez pas à la deuxième tâche tant que la première n'est pas entièrement terminée.
Petit conseil : selon la Harvard Business Review, les travailleurs du savoir peuvent récupérer jusqu'à 20 % de leur semaine de travail en identifiant les tâches sans importance et en les déléguant à d'autres.
3. Tâche unique : Concentrez toute votre énergie sur l’achevement de la première tâche de votre liste. Ne vous laissez pas distraire par les e-mails, les réseaux sociaux et autres interruptions. Une fois la première tâche achevée, passez à la deuxième.
Hier soir, par exemple, j'ai décidé que la rédaction d'un article (celui-ci !) serait ma tâche la plus importante de la journée. En me concentrant uniquement sur cette tâche, j'ai pu la mener à bien dans un état de flux avant que quoi que ce soit d'autre ne vienne me distraire. J'ai ainsi ressenti un sentiment immédiat d'accomplissement après avoir terminé cette tâche. Cela a donné le ton pour toute la journée.
À la fin de votre journée de travail, prenez l'habitude de revoir votre liste de priorités. Déplacez toutes les tâches inachevées en haut de la liste du lendemain. Ajoutez également les nouvelles tâches importantes pour le lendemain.
Avantages de la méthode Ivy Lee
L'approche d'Ivy Lee en matière de productivité vous offre les avantages suivants :
- Concentration accrue et distractions réduites : en identifiant seulement six tâches cruciales par jour, cette méthode élimine le désordre des listes interminables de choses à faire. Cela m'a permis de consacrer toute mon attention aux choses les plus importantes, en minimisant les distractions et en créant un état de travail profond.
- Une meilleure compréhension de vos objectifs : la méthode Ivy Lee vous oblige à faire face à vos priorités. Sélectionner seulement six tâches nécessite de réfléchir attentivement aux actions qui produiront les meilleurs résultats. De plus, ce processus vous permet de mieux comprendre vos objectifs et les étapes nécessaires pour les atteindre.
- Élimination de la fatigue décisionnelle : Notre volonté est une ressource limitée. Chaque décision, grande ou petite, l'épuise, ce qui nuit à la productivité. La méthode Ivy Lee minimise la fatigue décisionnelle en éliminant la réflexion constante sur « que faire ensuite ? ». La tâche la plus importante étant prédéterminée, vous pouvez commencer votre journée de travail avec une orientation claire.
- Un sentiment d'accomplissement : achever six tâches bien choisies procure un sentiment de satisfaction. La méthode Ivy Lee favorise une attitude gagnante, qui peut être un puissant facteur de motivation et stimuler davantage la productivité.
Conseils pour une utilisation efficace de la méthode Ivy Lee
Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à tirer le meilleur parti de la méthode Ivy Lee :
- Réservez un moment à la fin de chaque journée de travail pour identifier vos six tâches pour le lendemain. Cela vous permettra d'aborder vos tâches l'esprit clair et d'éviter la tentation de procrastiner.
- Lorsque vous choisissez vos six tâches, soyez réaliste quant à ce que vous pouvez accomplir en une journée. Ne surchargez pas votre liste, car cela pourrait vous décourager et nuire à votre progression.
- Si la méthode Ivy Lee met l'accent sur la concentration, elle ne préconise pas pour autant de travailler jusqu'à l'épuisement. Prévoyez de courtes pauses tout au long de la journée pour vous rafraîchir l'esprit et maintenir votre niveau d'énergie.
- Notez chaque jour les tâches que vous avez achevées. Cela vous procurera un sentiment d'accomplissement et vous motivera à continuer à utiliser cette méthode.
- À la fin de chaque semaine, prenez le temps de passer en revue votre liste de tâches. Identifiez les tâches récurrentes ou les domaines dans lesquels vous pourriez améliorer votre hiérarchisation des priorités.
Utilisations courantes et exemples de la méthode Ivy Lee
La réussite de Schwab avec la méthode Ivy Lee a fait l'effet d'une vague dans un étang calme. La nouvelle s'est répandue, d'abord dans les milieux industriels. Les cadres, avides d'un avantage concurrentiel, ont dévoré toutes les informations qu'ils pouvaient trouver sur la « méthode miracle » de Lee.
Des articles parus dans des revues spécialisées ont salué la simplicité et l'efficacité de cette méthode qui consiste à se concentrer sur seulement six tâches quotidiennes. La nouvelle s'est finalement répandue au-delà des aciéries et des usines. Des hommes d'affaires, des écrivains et même des politiciens ont commencé à expérimenter la méthode Ivy Lee.
De nombreux témoignages ont été partagés, faisant état d'une augmentation de la productivité et d'un nouveau sentiment de contrôle sur leur quotidien. La simplicité de la méthode (un stylo, du papier et un peu de discipline) la rend accessible à tous, quelle que soit leur profession.
Aujourd'hui, ses principes fondamentaux trouvent un écho dans de nombreux cadres de productivité. L'idée de hiérarchiser les tâches et de se concentrer sur une seule à la fois est la pierre angulaire de la gestion de projet moderne.
Cependant, certaines critiques à l'égard de cette méthode soulignent sa simplification excessive, sa flexibilité limitée et son manque d'estimation de durée, autant de défis courants qui restent d'actualité.
Malgré ces défis, le message central de la méthode Ivy Lee, qui consiste à établir des priorités et à se concentrer, reste précieux. C'est un excellent point de départ pour tous ceux qui se sentent dépassés par leurs listes de tâches à faire, et sa simplicité permet de l'intégrer facilement dans les flux de travail existants.
La flexibilité de la méthode Ivy Lee permet de l'adapter à différents styles de travail et préférences. Voici quelques exemples :
- Listes de tâches numériques : je préfère utiliser des applications numériques pour gérer mes tâches. Vous pouvez facilement personnaliser ces applications pour les adapter à la méthode Ivy Lee. Je crée généralement une liste séparée des six tâches les plus importantes pour le lendemain.
- Bullet journaling : les adeptes du bullet journaling peuvent intégrer la méthode Ivy Lee en consacrant une double page quotidienne à la liste et à la hiérarchisation de leurs six tâches les plus importantes, puis en réfléchissant à leur progression à la fin de la journée.
- Travail d'équipe : Cette méthode peut également s'avérer très utile pour les équipes. Les chefs d'équipe peuvent l'utiliser pour hiérarchiser les objectifs de l'équipe et attribuer les tâches en fonction de leur importance.
- Gestion de projet : les chefs de projet peuvent utiliser la méthode Ivy Lee pour hiérarchiser les tâches quotidiennes liées à des projets spécifiques, afin de s'assurer qu'ils restent sur la bonne voie et respectent les délais.
- Travail créatif : les écrivains, artistes et autres professionnels créatifs peuvent utiliser cette technique de productivité pour hiérarchiser les tâches liées au brainstorming, à la recherche, à l'exécution et à la révision.
- Apprentissage : les étudiants peuvent hiérarchiser leurs tâches d'étude, leurs devoirs et leurs projets, ce qui leur permet de rester concentrés et d'éviter le bachotage de dernière minute.
Conseils des utilisateurs de Reddit :
Je procède de la manière suivante. Votre liste à faire peut toutefois comporter beaucoup plus de tâches et vous devez la tenir à jour. Je place tous les éléments délégués ou liés au travail d'équipe en haut de la liste (tout ce qui se trouve sur une étape critique et qui dépend d'autres personnes). Tout le reste figure sur la liste ci-dessous. J'imprime la page 1 et je commence immédiatement à écrire en haut. Je n'ai aucune chance d'arriver à la page 2. Les nouvelles tâches et les notes sont écrites au dos de la page et la liste est mise à jour sur mon ordinateur portable juste avant de quitter le travail.
Je laisse cette liste me guider plutôt que mes e-mails. Je consulte mes e-mails après avoir délégué la tâche à faire et j'ajoute tout nouvel élément à la liste. Les e-mails ne sont que des listes créées par d'autres personnes, vous perdez donc tout contrôle si vous les laissez diriger votre journée. [sic]
Je procède de la manière suivante. Votre liste de tâches peut toutefois comporter beaucoup plus de tâches et vous devez la tenir à jour. Ce que je fais, c'est mettre tous les éléments liés à la délégation ou au travail d'équipe en haut de la liste (tout ce qui se trouve sur une étape critique qui dépend d'autres personnes). Tout le reste figure sur la liste ci-dessous. J'imprime la page 1 et je commence immédiatement à écrire en haut. Je n'ai aucune chance d'arriver à la page 2. Les nouvelles tâches et les notes sont écrites au dos de la page et la liste est mise à jour sur mon ordinateur portable juste avant de quitter le travail.
Je laisse cette liste me guider plutôt que mes e-mails. Je consulte mes e-mails après avoir fait cette tâche et j'ajoute tout nouvel élément à la liste. Les e-mails ne sont que des listes créées par d'autres personnes, vous perdez donc tout contrôle si vous les laissez diriger votre journée. [sic]
Cette méthode simple est très efficace, car elle permet de réduire la fatigue décisionnelle et de réserver votre énergie pour les tâches les plus prioritaires. Si vous n’avez pas achevé toutes vos tâches, ajoutez simplement celles qui restent en suspens à votre liste du lendemain.
Cette méthode simple est très efficace, car elle permet de réduire la fatigue décisionnelle et de réserver votre énergie pour les tâches les plus prioritaires. Si vous n’avez pas achevé toutes vos tâches, ajoutez simplement celles qui restent en suspens à votre liste du lendemain.
Les défis liés à l'utilisation de la méthode Ivy Lee
Soyons clairs : la méthode Ivy Lee comporte son lot de défis. J'ai essayé de la mettre en œuvre dans plusieurs lieux de travail et dans différents rôles, et c'est là que j'ai remarqué quelques domaines dans lesquels elle n'était pas aussi efficace qu'elle le serait normalement.
- Manque de flexibilité : le nombre limité de tâches (six) peut sembler restrictif pour certains utilisateurs ayant une charge de travail importante. Il peut y avoir des jours où plus de six tâches nécessitent une attention particulière.
- Adaptabilité limitée : j'ai trouvé que cette méthode n'était pas idéale pour les environnements de travail très dynamiques où les priorités peuvent changer rapidement. Elle convient également mieux aux tâches dont le début et la fin sont clairement définis. Elle peut s'avérer moins efficace pour les projets ouverts ou en cours.
- Difficulté à estimer la durée des tâches : il peut être difficile d'estimer avec précision le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Sous-estimer la durée d'une tâche peut entraîner un sentiment de découragement lorsque la liste n'est pas achevée.
Voici quelques autres méthodes de productivité qui pourraient vous être utiles :
- La matrice d'Eisenhower : la méthode Ivy Lee hiérarchise les tâches, mais ne tient pas compte de leur urgence. La matrice d'Eisenhower classe les tâches par ordre d'urgence et d'importance, vous aidant ainsi à vous concentrer sur les tâches critiques qui nécessitent une attention immédiate ainsi que sur celles qui sont importantes mais moins urgentes, afin de ne pas manquer les délais.
- La technique Pomodoro : La méthode Ivy Lee ne traite pas de la concentration ni du risque de surmenage et de paralysie face à la charge de travail. Cependant, la technique Pomodoro met l'accent sur une gestion efficace du temps en prévoyant des temps de pause. Ses intervalles chronométrés et ses pauses programmées permettent de surmonter les difficultés de la méthode Ivy Lee en favorisant un travail concentré par tranches gérables, en prévenant l'épuisement professionnel et en vous permettant de rester énergique tout au long de la journée.
- Getting Things Done (GTD) : Si la méthode Ivy Lee est rigide avec sa liste quotidienne unique, la technique Getting Things Done offre quant à elle une certaine flexibilité.
GTD offre un système complet pour saisir toutes vos tâches et tous vos projets, puis les traiter et les organiser en étapes réalisables. Cette flexibilité vous permet de gérer une charge de travail plus importante et de vous adapter à l'évolution des priorités.
Vous pouvez toujours vous tourner vers des solutions technologiques pour surmonter les défis de la méthode Ivy Lee. Par exemple, ClickUp offre une plateforme de gestion des tâches polyvalente avec des outils dédiés pour vous aider à chaque étape.
Comment mettre en œuvre la méthode Ivy Lee à l'aide de ClickUp
Voici un guide étape par étape pour vous aider à vous lancer avec la méthode Ivy Lee à l'aide de ClickUp :
Étape 1 : identifiez vos 6 tâches prioritaires à l'aide de ClickUp Tasks et des listes de tâches.
Créez une liste de tâches dédiée à l'aide de ClickUp Tasks ou de l'application en ligne ClickUp To-Do List. Le titre peut être aussi simple que « Les 6 tâches prioritaires de demain ». Cette liste servira de liste quotidienne des six tâches les plus importantes à faire.
Vous pouvez choisir la vue Liste simple dans ClickUp Tasks pour visualiser vos tâches prioritaires en un seul endroit. À la fin de chaque journée de travail, créez une nouvelle liste pour le jour suivant et ajoutez-y toutes les tâches en attente.
Étape 2 : Hiérarchiser les tâches et fixer des dates d'échéance par ordre d'urgence et d'importance
Utilisez les priorités de tâches ClickUp pour classer vos tâches par ordre d'importance, de la plus importante à la moins importante. Vous pouvez glisser-déposer les tâches dans leurs listes de priorités respectives : urgent, haute priorité, normal et faible priorité.
La tâche en haut de la liste devient votre priorité numéro un (ce qui correspond parfaitement à l'objectif de la méthode Ivy Lee, qui consiste à s'attaquer en premier lieu à la tâche la plus importante).
Consacrez-vous à établir vos priorités et limitez votre liste aux six tâches les plus importantes de la journée. Je supprime ou déplace généralement les tâches moins importantes vers une liste distincte intitulée « Demain » ou « Plus tard ».
Disposer d'un indicateur visuel pour les niveaux de priorité (par exemple, un code couleur, un système d'étoiles) dans votre liste de six tâches peut vous aider à reconnaître instantanément vos six tâches ayant le plus grande priorité et à les garder à l'esprit.
Vous pouvez également utiliser le modèle prédéfini ClickUp Priority Matrix Template. Il vous aide à classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance et peut être personnalisé pour accueillir plus de six tâches.
Utilisez le modèle pour :
- Hiérarchisez les tâches : réfléchissez et identifiez les tâches les plus importantes parmi toutes celles qui figurent sur votre liste de choses à faire. Le modèle vous aide à visualiser vos priorités afin que vous puissiez évaluer rapidement leur urgence et leur importance.
- Affinez vos tâches prioritaires : une fois que vous avez bien compris les priorités, sélectionnez les tâches les plus importantes dans la matrice et réduisez-les aux six tâches les plus importantes de la journée.
Ce modèle de hiérarchisation des priorités peut constituer une étape préliminaire pour vous aider à identifier les candidats les plus prometteurs pour vos six tâches quotidiennes selon la méthode Ivy Lee.
Attribuez des dates d'échéance réalistes à chaque tâche afin de rester sur la bonne voie et d'éviter de vous sentir dépassé. Vous pouvez le faire dans ClickUp Tasks en ouvrant chaque tâche et en cliquant sur le champ Dates en haut pour sélectionner la date et l'heure d'échéance.
Vous pouvez également attribuer un code couleur aux dates pour indiquer si une tâche était en retard ou a été terminée dans les délais.
Par défaut, les dates d'échéance et les heures sont définies selon votre fuseau horaire local. Les dates d'échéance sans heure définie sont techniquement fixées à 4 heures du matin dans le fuseau horaire local du créateur de la tâche.
Étape 3 : Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois avec le Calendrier et le chronomètre ClickUp
ClickUp propose plusieurs fonctionnalités pour vous aider à vous concentrer pleinement et à éviter les distractions :
- Planifiez des blocs d’horaire dédiés dans votre vue Calendrier ClickUp afin de vous concentrer sur l’achevement de tâches spécifiques issues de votre liste « Les 6 tâches prioritaires de demain ». Cette technique vous aide à vous préparer mentalement à chaque tâche et à minimiser les interruptions.
- Lorsque vous travaillez sur une tâche, désactivez les notifications et réduisez les distractions. La plateforme centralisée ClickUp regroupe tout votre travail au même endroit, ce qui vous évite de passer d'une application à l'autre et réduit la tentation de faire plusieurs choses à la fois.
- Intégrez ClickUp à une application de suivi du temps telle que Toggl Track ou à l'intégration native PomoDone de ClickUp pour mettre en œuvre la technique Pomodoro. Cette méthode consiste à travailler par intervalles de 25 minutes avec de courtes pauses entre chaque intervalle. Le chronomètre vous aide à rester concentré sur la tâche à accomplir et évite le surmenage.
Étape 4 : Suivez vos tâches à l'aide des modèles ClickUp
Ma fonctionnalité préférée pour mettre en œuvre la méthode Ivy Lee sur la plateforme ClickUp est sans aucun doute le modèle de planificateur quotidien ClickUp, qui offre un aperçu visuel de toutes mes tâches. Vous pouvez utiliser ces modèles pour suivre la progression des six tâches les plus importantes et ajuster votre emploi du temps quotidien selon vos besoins.
Organisez les tâches en catégories, hiérarchisez-les en fonction de leur urgence et visualisez la progression à l'aide de graphiques et de diagrammes.
Voici comment tirer le meilleur parti de ce modèle :
- Utilisez la vue Tableur pour obtenir un aperçu de vos habitudes et cocher facilement les tâches achevées.
- La vue Liste vous aidera à organiser et filtrer vos tâches pour vous aider à rester concentré.
- Utilisez le guide de démarrage pour définir vos habitudes et vos objectifs .
- Organisez les tâches en deux statuts différents, Ouvert et Achevé, pour suivre leur progression.
- Mettez à jour les statuts pour vous tenir informé de l'avancement
- Surveillez et analysez vos habitudes pour garantir une productivité maximale
De même, le modèle de planificateur hebdomadaire ClickUp est idéal pour le suivi de plusieurs tâches chaque semaine. Il vous permet d’afficher la semaine à venir dans son ensemble et de suivre les échéances, les évènements et les réunions.
Vous pouvez utiliser ce modèle pour :
- Créez des tâches avec des statuts personnalisés tels que « Ouvert » et « Achevé » pour suivre la progression.
- Classez et ajoutez des attributs ou des champs personnalisés pour gérer vos tâches et visualiser facilement vos projets pour la semaine.
- Ouvrez deux vues différentes dans différentes configurations ClickUp, telles que le guide de démarrage et le tableau de planification, pour vous aider à planifier votre semaine de travail.
- Améliorez votre planification hebdomadaire grâce à la gestion des tâches attribuées à plusieurs personnes, au suivi du temps, aux dates d'échéance et aux libellés de priorité
Trouvez votre niveau de productivité idéal
Mon expérience avec la méthode Ivy Lee a été véritablement transformatrice.
Je la considère presque comme un jeu de gestion du temps. En me concentrant sur un nombre défini de tâches chaque jour, j'ai organisé mes tâches pour la réussite et j'ai découvert un nouveau sentiment de contrôle sur ma journée de travail.
Bien que cette méthode ait ses limites, ClickUp m'a apporté la flexibilité et les fonctionnalités nécessaires pour les surmonter et améliorer encore davantage ma productivité.
La clé de la réussite réside dans la recherche du système qui vous convient le mieux. Testez différentes approches et n'hésitez pas à adapter la méthode Ivy Lee à vos besoins spécifiques et à votre style de travail.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp!