Les longues listes de choses à faire peuvent submerger même la personne la plus énergique. Et lorsque vos objectifs ambitieux sont enchevêtrés avec des courses banales, la spirale ne fait que s'aggraver.
La méthode Ivy Lee est un cadre de productivité étonnamment simple qui promet de vous aider à hiérarchiser les tâches et à accomplir plus en moins de temps en gérant mieux votre temps.
En vous concentrant sur six tâches essentielles chaque jour, vous pouvez accomplir davantage et vous sentir moins stressé. Voyons comment !
Qu'est-ce que la méthode Ivy Lee ?
La méthode Ivy Lee est une technique de productivité qui consiste à établir des priorités et à s'attaquer d'abord aux tâches les plus importantes. Sa beauté réside dans sa simplicité : À la fin de chaque journée de travail, notez les six choses les plus importantes que vous devez accomplir demain. Classez ces six tâches par ordre d'importance. Lorsque vous commencez votre journée de travail, concentrez-vous uniquement sur la première tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée et entièrement accomplie. Ensuite, passez à la deuxième, puis à la troisième, et ainsi de suite.
Cette méthode simple de gestion du temps répond à la difficulté fondamentale de se sentir submergé par une liste de choses à faire interminable. En vous obligeant à choisir et à hiérarchiser seulement six tâches, la méthode Ivy Lee élimine le désordre et vous aide à vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Histoire de la méthode Ivy Lee
C'est à Ivy Ledbetter Lee, pionnière des relations publiques, que l'on doit la mise au point de cette technique de productivité
Vers 1918, Charles M. Schwab, un industriel très prospère qui dirigeait la Bethlehem Steel Corporation, cherchait des moyens d'améliorer la productivité de son équipe. Il rencontre Ivy Lee pour une consultation.
L'histoire raconte que Schwab demanda : "Montrez-moi un moyen d'en faire plus" La réponse d'Ivy Lee fut peu conventionnelle : "Accordez-moi 15 minutes avec chacun de vos cadres"
Lee prend le pari de l'efficacité de sa méthode. Il dit à Schwab : "Rien si ça ne marche pas. Au bout de trois mois, vous pouvez m'envoyer un chèque correspondant à ce que vous estimez valoir pour vous"
Les résultats ont parlé d'eux-mêmes. Après trois mois de mise en œuvre de la méthode Ivy Lee, Schwab aurait envoyé à Lee un chèque important, qui équivaudrait aujourd'hui à environ 500 000 dollars. Cela a confirmé la réputation de la méthode en tant qu'outil puissant pour stimuler la productivité.
Malgré son importance historique, la méthode Ivy Lee reste remarquablement simple, se concentrant sur l'établissement de priorités et le traitement efficace des tâches.
Lecture suggérée : Plus d'informations sur la méthode Ivy Lee
Si vous souhaitez comprendre la méthode Ivy Lee plus en détail, je vous recommande la lecture de ces ressources :
- La méthode Ivy Lee : The Daily Routine Recommend Experts for Peak Productivity (La routine quotidienne recommandée par les experts pour une productivité maximale) par James Clear **L'auteur du best-seller Atomic Habits, James Clear, offre dans cet article un aperçu complet de cette technique de productivité. Il explore les facteurs clés qui rendent la méthode Ivy Lee efficace
La méthode Ivy Lee vous oblige à vous concentrer sur une seule tâche. La société moderne adore le multitâche. Le mythe du multitâche veut qu'être occupé soit synonyme d'être meilleur, alors que c'est exactement le contraire. C'est exactement le contraire qui est vrai
- La méthode Ivy Lee : La routine quotidienne recommandée par les experts pour une productivité maximale par Sikandar Sami: Ce livre compile les principes fondamentaux de la méthode Ivy Lee dans un format simplifié. Il peut servir de manuel de référence rapide lorsque vous avez besoin de rafraîchir votre stratégie de productivité sans entrer dans les détails
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- Free to Focus par Michael Hyatt: Ce livre explore le pouvoir de la priorisation et peut être un compagnon précieux pour comprendre la méthode Ivy Lee. Il met l'accent sur le fait de se concentrer sur les bonnes choses plutôt que sur le fait d'en faire plus. Il propose également le cadre Stop-Cut-Act pour identifier les grands objectifs, dire non aux tâches inutiles et adopter des activités qui vous aident à vous rapprocher de vos objectifs
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Composantes essentielles de la méthode Ivy Lee
La méthode Ivy Lee repose sur trois principes fondamentaux :
1. Priorisation: À la fin de chaque journée de travail, prenez le temps d'identifier les six tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain
Posez-vous la question suivante : "Quelles sont les six choses que je dois absolument accomplir demain pour avoir le sentiment d'avoir passé une bonne journée ?
**Une fois que vous avez identifié vos six tâches, classez-les par ordre d'importance. Commencez par la tâche la plus importante, celle qui aura le plus d'impact sur les objectifs de la journée. Ne passez pas à la deuxième tâche tant que la première n'est pas entièrement terminée
**Selon la Harvard Business Review, les travailleurs du savoir peuvent récupérer jusqu'à
20 % de leur semaine de travail
en identifiant les tâches sans importance et en les déléguant à d'autres.
3. Tâche unique: Concentrez toute votre énergie sur l'accomplissement de la première tâche de votre liste. Ne vous laissez pas distraire par les courriels, les médias sociaux et autres interruptions. Une fois la première tâche terminée, passez à la seconde.
Hier soir, par exemple, j'ai donné la priorité à la rédaction d'un article (celui-là!) comme étant ma tâche la plus importante pour aujourd'hui. En me concentrant uniquement sur cette tâche, j'ai pu l'accomplir dans un état de fluidité avant que quoi que ce soit d'autre ne vienne me distraire. Par conséquent, j'ai immédiatement ressenti un sentiment d'accomplissement après avoir terminé cette tâche. Cela a donné un ton positif à toute la journée.
À la fin de votre journée de travail, prenez l'habitude de revoir votre liste de priorités. Déplacez toutes les tâches inachevées en haut de la liste du lendemain. Ajoutez également de nouvelles tâches importantes pour le lendemain.
Avantages de la méthode Ivy Lee
L'approche d'Ivy Lee en matière de productivité vous apporte les avantages suivants :
- **En identifiant seulement six tâches cruciales par jour, la méthode élimine le désordre des listes interminables de choses à faire. Cela m'a permis de consacrer toute mon attention aux choses les plus importantes, en minimisant les distractions et en créant un état de travail profond
- Une meilleure compréhension de vos objectifs: La méthode Ivy Lee vous oblige à faire face à vos priorités. La sélection de seulement six tâches nécessite un examen minutieux des actions qui produisent les meilleurs résultats. De plus, ce processus se traduit par une meilleure compréhension de vos objectifs et des étapes nécessaires pour les atteindre
- Limitation de la lassitude face aux décisions: Notre volonté est une ressource limitée. Chaque décision, petite ou grande, l'épuise, tue la productivité . La méthode Ivy Lee minimise la fatigue de la décision en éliminant les délibérations constantes sur "quoi faire ensuite" La tâche la plus importante étant déterminée à l'avance, vous pouvez vous lancer dans votre journée de travail avec une orientation claire
- Un sentiment d'accomplissement: L'accomplissement de six tâches bien choisies donne un sentiment d'accomplissement. La méthode Ivy Lee favorise une attitude gagnante, qui peut être un puissant facteur de motivation et stimuler la productivité
Conseils pour une utilisation efficace de la méthode Ivy Lee
Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à tirer le meilleur parti de la méthode Ivy Lee :
- Réservez du temps à la fin de chaque journée de travail pour identifier vos six tâches du lendemain. Cela vous permet d'aborder la tâche avec l'esprit clair et d'éviter la tentation de la procrastination
- Lorsque vous choisissez vos six tâches, soyez réaliste quant à ce que vous pouvez accomplir en une journée. Ne surchargez pas votre liste, car vous risquez de vous décourager et de faire dérailler vos progrès
- Bien que la méthode Ivy Lee mette l'accent sur la concentration, elle ne préconise pas de travailler jusqu'à l'épuisement. Prévoyez de courtes pauses tout au long de la journée pour vous rafraîchir l'esprit et maintenir votre niveau d'énergie
- Gardez une trace des tâches que vous avez accomplies chaque jour. Cela vous donne un sentiment d'accomplissement et vous motive à poursuivre l'application de la méthode
- À la fin de chaque semaine, prenez le temps de revoir votre liste de tâches. **Identifiez les tâches récurrentes ou les domaines dans lesquels votre ordre de priorité pourrait être amélioré
Utilisation populaire et exemples de la méthode Ivy Lee
Le succès de Schwab avec la méthode Ivy Lee a été comme une éclaboussure dans un étang tranquille. La nouvelle a fait tache d'huile, d'abord dans les milieux industriels. Les cadres, avides d'un avantage concurrentiel, dévorent toutes les informations qu'ils peuvent trouver sur la "méthode miracle" de Lee.
Des articles paraissent dans des revues spécialisées, vantant la simplicité et l'efficacité de la concentration sur six tâches quotidiennes seulement. La rumeur a fini par dépasser les aciéries et les usines. Des hommes d'affaires, des écrivains et même des hommes politiques commencèrent à expérimenter la méthode Ivy Lee.
Les histoires d'augmentation de la productivité et d'un nouveau sentiment de contrôle sur leurs journées ont été largement partagées. **L'absence de complexité de la méthode - un stylo, du papier et un peu de discipline - la rendait accessible à tous, quelle que soit leur profession
Aujourd'hui, les principes de base de cette méthode trouvent un écho dans de nombreux cadres de productivité. L'idée de hiérarchiser les tâches et de se concentrer sur une seule à la fois est une pierre angulaire de la gestion de projet moderne.
Toutefois, la méthode a été critiquée pour sa simplification excessive, sa flexibilité limitée et son manque d'estimation du temps, autant de défis communs qui sont toujours d'actualité.
Malgré ces difficultés, le message principal de la méthode Ivy Lee, à savoir l'établissement de priorités et la concentration, reste précieux. C'est un excellent point de départ pour tous ceux qui sont submergés par les listes de tâches, et sa simplicité permet de l'intégrer facilement dans les flux de travail existants.
La flexibilité de la méthode Ivy Lee permet de l'adapter à différents styles de travail et préférences. Voici quelques exemples :
- Listes de tâches numériques: Je préfère utiliser des applications de listes de tâches numériques pour faire le suivi de mes tâchesgérer mes tâches. Vous pouvez facilement adapter ces applications à la méthode Ivy Lee - je crée généralement une liste séparée des six tâches les plus importantes pour le lendemain
- **Les adeptes du bullet journaling peuvent intégrer la méthode Ivy Lee en consacrant une partie de leur journée à la liste et à la hiérarchisation de leurs six tâches les plus importantes et en réfléchissant à leurs progrès à la fin de la journée
- Travail d'équipe: Cette méthode peut également être un outil précieux pour les équipes. Les chefs d'équipe peuvent utiliser cette méthode pour hiérarchiser les objectifs de l'équipe et assigner les tâches en fonction de leur importance
- Gestion de projet: Les gestionnaires de projet peuvent utiliser la méthode Ivy Lee pour établir des priorités entre les objectifs de l'équipe et attribuer les tâches en fonction de leur importancehiérarchiser les tâches quotidiennes liées à des projets spécifiques, afin de s'assurer qu'ils restent sur la bonne voie et qu'ils respectent les délais
- Travail créatif: Les écrivains, les artistes et les autres professionnels de la création peuvent utiliser la technique de productivité pour hiérarchiser les tâches liées au brainstorming, à la recherche, à l'exécution et à la révision
- Apprentissage: Les étudiants peuvent classer par ordre de priorité les tâches d'étude, les devoirs et les projets, ce qui leur permet de rester concentrés et d'éviter le bachotage de dernière minute
Tips from Redditors:
Je fais quelque chose comme ça. Cependant, votre liste de tâches peut contenir beaucoup plus de tâches et vous devez la tenir à jour. Ce que je fais, c'est que je place tous les éléments liés à la délégation ou au travail d'équipe en haut de la liste (tout ce qui se trouve sur une étape du chemin critique et qui dépend d'autres personnes). Tout le reste figure sur la liste du dessous. J'imprime la page 1 et je commence à écrire immédiatement en haut. Il n'y a aucune chance que j'arrive à la page 2. Les nouveaux éléments et les notes sont écrits au dos de la page et la liste est mise à jour sur mon ordinateur portable juste avant que je ne quitte le travail pour la journée
Je laisse cette liste me diriger plutôt que le courrier électronique. Je vérifie le courrier électronique après avoir fait cette partie de la délégation et je transfère les nouveaux éléments sur la liste. Le courrier électronique n'est rien d'autre que la création d'une liste par d'autres personnes, et vous perdez entièrement le contrôle si vous le laissez diriger votre journée. \N- [sic]\N- [sic]\N- [sic]\N- [sic]
Cette méthode simple est très efficace car elle permet de réduire la fatigue liée aux décisions et de réserver son énergie aux tâches les plus prioritaires. Si vous ne terminez pas toutes vos tâches, ajoutez simplement les tâches inachevées à votre liste pour le lendemain
Défis liés à l'utilisation de la méthode Ivy Lee
Soyons clairs : la méthode Ivy Lee comporte sa part de défis. J'ai essayé de la faire fonctionner dans plusieurs lieux de travail et dans différents rôles, et c'est alors que j'ai remarqué quelques domaines dans lesquels elle n'était pas aussi efficace qu'elle l'est habituellement.
- L'inflexibilité : Le nombre limité de tâches (six) peut sembler restrictif pour certains utilisateurs dont la charge de travail est importante. Certains jours, plus de six tâches peuvent nécessiter une attention particulière
- Adaptabilité limitée : j'ai pensé que cette méthode n'était pas idéale pour les environnements de travail très dynamiques où les priorités peuvent changer rapidement. Elle convient également mieux aux tâches dont le début et la fin sont clairs. Elle peut s'avérer moins efficace pour les projets ouverts ou en cours
- Difficulté à estimer les tâches: Stratégies précises en matière de temps nécessaire à l'accomplissement de chaque tâche peut s'avérer difficile. Sous-estimer la durée d'une tâche peut entraîner un sentiment de découragement lorsque la liste n'est pas terminée
Voici quelques méthodes alternatives de productivité qui pourraient vous être utiles :
- La matrice d'Eisenhower: La méthode Ivy Lee hiérarchise les tâches, mais ne tient pas compte de l'urgence.
La matrice d'Eisenhower classe les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, ce qui vous aide à vous concentrer sur les tâches critiques qui nécessitent une attention immédiate, ainsi que sur les tâches importantes mais moins urgentes, afin de vous assurer de ne pas manquer les échéances - La Technique Pomodoro: La méthode Ivy Lee n'aborde pas la question de la concentration ou du risque d'être submergé et d'être dépassé par les événements paralysie de la charge de travail . Cependant, la Technique Pomodoro se concentre sur l'efficacité de l'utilisation des ressources gestion du temps en prévoyant des temps d'arrêt. Ses intervalles chronométrés et ses pauses programmées permettent de relever les défis de la méthode Ivy Lee en encourageant le travail ciblé en tranches gérables, en prévenant l'épuisement et en gardant de l'énergie tout au long de la journée
- Getting Things Done (GTD): Alors que la méthode d'Ivy Lee est rigide avec sa liste quotidienne unique, la méthode GTD est flexible La technique GTD (Getting Things Done)
La technique GTD offre un système complet permettant de capturer toutes les tâches et tous les projets, puis de les traiter et de les organiser en étapes réalisables. Cette flexibilité vous permet de gérer une charge de travail plus importante et de vous adapter à des priorités changeantes
Vous pouvez toujours vous tourner vers des solutions technologiques pour surmonter les défis de la méthode Ivy Lee. En voici un exemple,
ClickUp
offre une plateforme polyvalente de gestion des tâches avec des outils dédiés pour vous aider à chaque étape.
Comment mettre en œuvre la méthode Ivy Lee en utilisant ClickUp
Personnalisez votre flux de travail de gestion de projet avec les flux de travail personnalisés de ClickUp
Voici un guide étape par étape pour vous aider à démarrer avec la méthode Ivy Lee en utilisant ClickUp :
Étape 1 : Identifier vos 6 tâches principales à l'aide de ClickUp Tasks et des listes de tâches
Créez une liste de tâches spécifiques à l'aide de
Tâches ClickUp
ou
L'application de liste de choses à faire en ligne de ClickUp
. Le titre peut être aussi simple que "Tomorrow's Top 6". Il vous servira de liste quotidienne pour les six tâches les plus importantes.
Attribuez des tâches, fixez des délais et des priorités avec ClickUp Checklists
Vous pouvez choisir la vue Liste simple dans ClickUp Tasks pour visualiser vos tâches principales en un seul endroit. À la fin de chaque journée de travail, créez une nouvelle liste pour la journée suivante et ajoutez-y toutes les tâches en attente.
Étape 2 : Hiérarchiser les tâches et fixer des échéances par ordre d'urgence et d'importance
Utiliser
Priorités des tâches ClickUp
pour classer vos tâches de la plus importante à la moins importante. Vous pouvez glisser-déposer les tâches dans leurs listes de priorités respectives : urgent, haute priorité, normal et faible priorité.
Catégoriser les tâches en fonction des priorités urgentes, élevées, normales et faibles avec ClickUp Task Priorities
La tâche située en haut de la liste devient votre priorité numéro un (ce qui correspond parfaitement à la méthode Ivy Lee qui consiste à s'attaquer d'abord à la tâche la plus importante).
Soyez dévoué à votre priorisation et limitez votre liste aux six tâches les plus critiques de la journée. J'ai l'habitude de supprimer ou de déplacer les tâches moins importantes dans une liste séparée "Le jour suivant" ou "Plus tard".
Le fait de disposer d'un indicateur visuel des niveaux de priorité (code couleur, système d'étoiles, etc.) dans votre liste de six tâches peut vous aider à reconnaître instantanément vos six tâches les plus importantes et à les garder au premier plan de votre esprit.
Vous pouvez également utiliser la liste de tâches préétablie de
Modèle de matrice des priorités ClickUp
. Il vous aide à classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance et peut être personnalisé pour accueillir plus de six tâches.
Tracez les tâches critiques en fonction du temps requis (urgence) et de l'impact de la tâche ou du projet (importance) à l'aide du modèle de matrice des priorités ClickUp
Utilisez ce modèle pour :
- Prioriser les tâches: Faire un remue-méninges et identifier les tâches les plus importantes parmi toutes celles qui figurent sur votre liste de tâches. Le modèle vous aide à visualiser vos priorités afin que vous puissiez évaluer rapidement leur urgence et leur importance
- Affiner les tâches les plus importantes: Une fois que vous avez une bonne compréhension des priorités, prenez les tâches les plus importantes de la matrice et réduisez-les aux six tâches les plus importantes de la journée
Ceci
peut constituer une étape de prétraitement pour vous aider à identifier des candidats solides pour vos six tâches quotidiennes d'Ivy Lee.
Attribuez des dates d'échéance réalistes à chaque tâche pour vous assurer que vous restez sur la bonne voie et éviter de vous sentir débordé. Vous pouvez le faire dans ClickUp Tasks en ouvrant les tâches individuelles et en cliquant sur le champ Dates en haut pour sélectionner la date et l'heure d'échéance.
Définir et modifier les dates d'échéance dans ClickUp Tasks
Vous pouvez également utiliser un code couleur pour indiquer si une tâche était en retard ou si elle a été clôturée à temps.
Par défaut, les dates et heures d'échéance sont définies en fonction de votre fuseau horaire local. Les dates d'échéance sans heure définie sont techniquement dues à 4 heures du matin dans le fuseau horaire local du créateur de la tâche.
Étape 3 : Concentrez-vous sur une tâche à la fois avec le calendrier et le minuteur ClickUp
ClickUp offre plusieurs fonctions pour vous aider à vous concentrer et à éviter les distractions :
Créez des blocs de temps pour mieux vous concentrer à l'aide de la vue du calendrier ClickUp
- Planifiez des blocs de temps dédiés dans votreVue du calendrier ClickUp pour vous concentrer sur la réalisation de tâches spécifiques de votre liste "Tomorrow's Top 6". Cette technique vous aide à vous préparer mentalement à chaque tâche et à minimiser les interruptions
- Pendant que vous travaillez sur une tâche, silencez les notifications et minimisez les distractions. La plateforme centralisée de ClickUp vous permet de conserver tout votre travail en un seul endroit, ce qui vous évite de devoir passer d'une application à l'autre et réduit la tentation du multitâche
- Intégrez ClickUp avec une application de suivi du temps commeToggl Trackou l'application native de ClickUpIntégration de PomoDone àmettre en œuvre la technique Pomodoro De la même manière, la balise
Modèle de calendrier hebdomadaire ClickUp
est excellent pour le suivi hebdomadaire de plusieurs tâches. Vous pouvez visualiser la semaine à venir dans une vue d'ensemble et suivre les échéances, les événements et les réunions.
Suivez les tâches tout au long de la semaine avec le modèle de planning hebdomadaire ClickUp
Vous pouvez utiliser ce modèle pour :
- Créer des tâches avec des statuts personnalisés tels que Ouvert et Terminé pour le suivi de la progression
- Catégoriser et ajouter des attributs ou des champs personnalisés pour gérer vos tâches et visualiser facilement vos plans pour la semaine
- Ouvrez deux vues différentes dans différentes configurations ClickUp, telles que le Guide de démarrage et le Planner Board, pour vous aider à planifier votre semaine de travail
- Améliorez votre planification hebdomadaire grâce aux attributions multiples, au suivi du temps, aux dates d'échéance et aux étiquettes de priorité Télécharger ce modèle ## Trouver le bon filon en matière de productivité
Mon expérience de la méthode Ivy Lee a été véritablement transformatrice.
Je la traite presque comme une
. En me concentrant sur un nombre déterminé de tâches chaque jour, je
organisé mes tâches pour réussir
et j'ai retrouvé un sentiment de contrôle sur ma journée de travail.
Bien que la méthode ait ses limites, ClickUp a fourni la flexibilité et les fonctionnalités nécessaires pour les surmonter et améliorer ma productivité.
La clé du succès consiste à trouver le système qui vous convient le mieux. Expérimentez différentes approches et n'ayez pas peur d'adapter la méthode Ivy Lee à vos besoins spécifiques et à votre style de travail.
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