Le remboursement manuel des frais de déplacement et des dépenses est fastidieux. Vous devez effectuer la maintenance de feuilles de calcul, collecter tous les justificatifs de frais de déplacement auprès des collaborateurs, les vérifier, saisir les données et valider le remboursement. Ce processus est également source d'erreurs.
Pourquoi vous compliquer la vie avec la gestion des données de frais alors que vous pouvez automatiser ce processus grâce à un logiciel de gestion des déplacements et des frais?
Au lieu de réaliser la maintenance de centaines de reçus papier et de longues lignes de dépenses des employés, il vous suffit de numériser les reçus pour enregistrer les dépenses et d'automatiser les processus de validation grâce à des flux de travail prédéfinis, ce qui facilite plus que jamais la gestion des déplacements professionnels.
Découvrons ensemble le top 10 des logiciels de gestion des frais et des voyages d'affaires adaptés à vos besoins, leurs principales fonctionnalités et leurs tarifs.
Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel de gestion des frais et des déplacements ?
Un logiciel de gestion des déplacements et des frais doit simplifier les réservations, la facturation et les remboursements. Voici quelques fonctionnalités qui permettent de rationaliser le processus de remboursement :
- Tableau de bord intuitif : un tableau de bord intuitif vous aide à suivre facilement les frais de déplacement de chaque collaborateur lorsqu'il soumet ses notes de frais numériques. Privilégiez les vues personnalisables, les intégrations d'applications et le suivi en temps réel.
- Automatisation : le logiciel doit remplir automatiquement les détails des transactions effectuées avec les cartes d'entreprise et calculer les remboursements de frais.
- Saisie des reçus numériques : le logiciel doit être capable d'extraire les données des reçus numériques et de remplir automatiquement les champs relatifs aux dépenses, éliminant ainsi les entrées manuelles de données.
- Analyses avancées : Les meilleures plateformes de gestion des dépenses proposent des fonctionnalités avancées de rapports et d'analyse pour aider les entreprises à analyser et à gérer leurs frais de déplacement.
- Rentabilité : le logiciel doit proposer une tarification personnalisée et raisonnable, adaptée aux besoins de votre entreprise.
Les 10 meilleurs logiciels de gestion des frais et des déplacements à utiliser
Voici les 10 meilleurs logiciels de gestion des déplacements et des frais qui peuvent répondre à l'ensemble de vos besoins en matière de voyages d'affaires, de la réservation des voyages à la gestion des frais, en passant par le suivi budgétaire et la gestion des justificatifs.
1. TravelPerk
TravelPerk est une plateforme qui permet de gérer de manière fluide les déplacements et les rapports sur les notes de frais. Elle prend en charge de nombreux cas d'utilisation, tels que les réservations de voyages de groupe pour des séminaires, la gestion des déplacements, la gestion des notes de frais et la facturation centralisée.
Grâce à son outil de suivi des déplacements intégré, les responsables RH peuvent surveiller les déplacements des collaborateurs en temps réel et vérifier s'ils respectent les politiques en matière de frais de déplacement et les exigences de conformité.
Les principales fonctionnalités de TravelPerk
- Maîtrisez votre budget de déplacement grâce aux informations en temps réel fournies par le tableau de bord interactif de TravelPerk
- Ajoutez des intégrations puissantes en un seul clic pour gérer toutes vos dépenses depuis un seul et même endroit
- Modifiez vos réservations à tout moment grâce à Flexi Perk, une solution en un clic qui vous permet de réserver des billets d'avion et des hôtels à n'importe quel tarif et de les annuler à tout moment.
- Affichez en temps réel le statut des déplacements grâce à une carte interactive
- Obtenez des informations clés sur l'empreinte carbone des déplacements afin de mettre en place des solutions de voyage durables.
Limites de TravelPerk
- Les options de réservation de voyages sont limitées.
- L'interface utilisateur pourrait être améliorée pour la réservation de voyages. Par exemple, il n'est pas possible de rechercher directement des hôtels et il faut faire défiler toute la liste.
Tarifs de TravelPerk
- Starter : Gratuit
- Formule Premium : 99 $/mois + 3 % sur les réservations
- Pro : 299 $/mois + 3 % sur chaque réservation
- Enterprise : tarifs personnalisés
Évaluations et avis sur TravelPerk
- G2 : 4,6/5 (plus de 1 500 avis)
- Capterra : 4,8/5 (404 avis)
2. Fyle
Fyle est une solution de gestion des dépenses qui automatise votre processus de gestion des dépenses et de remboursement, notamment le rapprochement des dépenses effectuées avec les cartes d'entreprise et le traitement des remboursements de frais des salariés. Connectez-la à votre logiciel de comptabilité pour suivre les dépenses par fournisseur, projet et service.
Vous pouvez intégrer Fyle à NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR et QuickBooks. Bien qu'il ne propose pas de fonctionnalités de gestion des déplacements, il peut être intégré à TravelPerk pour analyser et générer des rapports sur les frais de déplacement des employés.
Les principales fonctionnalités de Fyle
- Tirez parti de l'IA conversationnelle pour collecter les notes de frais numériques et les associer aux transactions par carte de crédit.
- Automatisez le remplissage des formulaires de notes de frais, l'envoi des rapports et la synchronisation des dépenses avec votre logiciel de comptabilité, tel que Quickbooks, Sage et Xero.
- Bénéficiez d'informations exploitables en temps réel sur vos données de dépenses grâce à un tableau de bord analytique puissant et avancé.
Limites de Fyle
- Le nombre limité de catégories de dépenses proposées par Fyle rend difficile la saisie précise de tous les types de dépenses.
- Son apprentissage est assez difficile.
Tarifs de Fyle
- Formule Standard : 6,99 $ par mois et par utilisateur, facturation annuelle
- Entreprise : 11,99 $ par mois et par utilisateur, facturation annuelle
- Enterprise : tarifs personnalisés
Évaluations et avis sur Fyle
- G2 : 4,6/5 (plus de 1 300 avis)
- Capterra : 4,5/5 (146 avis)
3. WeGoPro (anciennement Travelstop)
WeGoPro est un logiciel de réservation et de gestion de voyages, ainsi que de suivi des dépenses. Il répertorie plus de 800 compagnies aériennes et 600 000 hôtels afin de faciliter la réservation et le contrôle des voyages pour les entreprises.
Avec WeGoPro, vous pouvez suivre en temps réel l'ensemble des dépenses de l'entreprise depuis un tableau de bord unique. Il vous permet également de réaliser la maintenance des personnes qui enfreignent fréquemment la politique en matière de déplacements et les règles de conformité.
Les meilleures fonctionnalités de WeGoPro
- Gagnez des heures de travail administratif manuel et accélérez les remboursements grâce à l'automatisation de la déclaration des frais.
- Gérez vos dépenses multidevises grâce à des taux de change en temps réel afin de gérer sans délai vos dépenses d'entreprise à l'international.
- Bénéficiez d'analyses fondées sur les données grâce à une vue d'ensemble de vos dépenses, classées par catégorie ou par service, le tout affiché en un seul et même endroit.
- Suivez en temps réel les données des voyageurs d'affaires et garantissez leur sécurité ainsi qu'une assistance immédiate grâce à des cartes interactives.
Limites de WeGoPro
- Il propose un choix d'hébergements limité par rapport à d'autres plateformes de gestion des voyages.
- Des tarifs plus élevés par réservation peuvent avoir un impact sur le budget voyages, en particulier pour les petites entreprises
Tarifs de WeGoPro
- Forfait Standard : 10 $ par réservation
- Premium : nous contacter pour connaître les tarifs
- Dépenses : 5 $ par mois et par utilisateur
Évaluations et avis sur WeGoPro
- G2 : 4,4/5 (12 avis)
- Capterra : 4,3/5 (18 avis)
4. Expensify
Expensify est une application de gestion des dépenses offrant un suivi illimité des justificatifs. Sa fonctionnalité SmartScan numérise tous les justificatifs en un seul clic et les télécharge automatiquement sur le tableau de bord.
Vous pouvez synchroniser Expensify avec vos logiciels de comptabilité d'entreprise, de ressources humaines et de gestion des voyages afin de regrouper toutes les données, ce qui facilite les processus d'audit financier.
Les meilleures fonctionnalités d'Expensify
- Numérisez tous vos justificatifs en un seul clic grâce à SmartScan pour importer automatiquement vos dépenses et obtenir un remboursement rapide.
- Bénéficiez d'une remise en argent pouvant atteindre 2 % sur les cartes Expensify pour les transactions supérieures à 250 000 $.
- Créez des règles de gestion des dépenses pour classer automatiquement les paiements récurrents par catégorie
Limites d'Expensify
- La soumission de notes de frais distinctes pour les cartes personnelles et professionnelles peut s'avérer fastidieuse pour les employés
- Les dysfonctionnements fréquents lors de la numérisation des justificatifs nécessitent un effort manuel pour soumettre les notes de frais.
Tarifs d'Expensify
- Collect : 5 $/mois par utilisateur, facturation annuelle
- Control : 9 $/mois par utilisateur, facturé annuellement
Évaluations et avis sur Expensify
- G2 : 4,5/5 (plus de 5 100 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 1 000 avis)
5. Navan
Navan est un logiciel d'automatisation de la gestion des dépenses qui recueille les détails des dépenses professionnelles à partir des reçus des employés et des dépenses effectuées par carte de crédit d'entreprise. Les entreprises peuvent limiter l'utilisation des cartes afin d'éviter les dépenses excessives de la part des employés.
Vous pouvez utiliser Navan pour rembourser les frais engagés par les voyageurs d'affaires dans 45 pays et dans 25 devises. De plus, Navan Rewards permet aux employés de gagner des récompenses lors de leurs déplacements.
Les principales fonctionnalités de Navan
- Suivez les dépenses de déplacement de vos collaborateurs grâce à des rapports avancés de gestion des notes de frais et d'analyse
- Obtenez des données en temps réel sur les émissions de CO₂ pour suivre vos objectifs en matière de voyages durables.
Limites de Navan
- L'équipe d'assistance client pourrait mettre plus de temps que d'habitude à répondre à vos demandes d'assistance.
- L'absence d'assistance pour le GPS hors ligne complique l'enregistrement des déplacements lorsque les employés se rendent dans un autre pays sans carte SIM internationale.
Tarifs de Navan
- Growth : Gratuit
- Professionnel : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Navan
- G2 : 4,7/5 (plus de 7 500 avis)
- Capterra : 4,6/5 (176 avis)
6. Happay
Happay est une plateforme complète dédiée à la gestion des voyages et des dépenses. Elle propose différentes solutions de gestion des dépenses adaptées à divers cas d'utilisation, telles qu'un outil de réservation autonome (SBT) permettant de réserver des billets de transport et des hôtels à des fins d'entreprise, ainsi que Xpendite, qui permet de suivre automatiquement les dépenses provenant de plus de six sources différentes.
Sa solution d'audit intelligente aide les responsables à identifier et à signaler les infractions aux règles de déplacement commises par les employés. Les analyses intelligentes de Happay fournissent des informations précieuses sur les habitudes de dépenses des employés, permettant ainsi un meilleur contrôle des dépenses de l'entreprise.
De plus, son intégration transparente aux systèmes comptables en fait la solution idéale pour une gestion financière efficace.
Les principales fonctionnalités de Happay
- Bénéficiez de rapports de frais d'une précision de 100 % à partir de plus de 6 sources grâce à Happay Xpendite
- Détectez les reçus en double et les infractions aux règles à l'aide de SmartAudit afin de garantir la conformité.
- Gérez vos déplacements et vos dépenses où que vous soyez grâce à l'application mobile Happay, qui offre toutes les fonctionnalités de la version web.
- Bénéficiez d'informations en temps réel sur les déplacements et les dépenses grâce à DeepAnalyze pour prendre des décisions éclairées.
Limites de Happay
- Ces tâches peuvent prendre beaucoup de temps et entraîner des erreurs dans les rapports.
- Il peut être difficile de gérer des dépenses qui concernent plusieurs catégories de dépenses, plusieurs projets et plusieurs devises.
Tarifs de Happay
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Happay
- G2 : 4,5/5 (305 avis)
- Capterra : 4,6/5 (829 avis)
7. Emburse Certify
Emburse est un autre logiciel de gestion des dépenses très apprécié, qui permet de créer, de soumettre et d'approuver les notes de frais. Il propose également un système de gestion des déplacements et des dépenses qui simplifie la planification des voyages, le respect des politiques d'entreprise, la saisie des dépenses, ainsi que la collecte des informations relatives aux visas et à la couverture santé des voyageurs.
Vous pouvez mettre en place des autorisations préalables pour les frais de déplacement afin de mieux maîtriser les coûts. Cela permet également d'éliminer les tâches manuelles telles que la soumission d'une note de frais ou d'un justificatif papier.
Les meilleures fonctionnalités d'Emburse Certify
- Programmez la création automatique de notes de frais avec ReportExecutive pour éviter la tâche fastidieuse de la saisie manuelle des rapports.
- Détectez les irrégularités et les doublons grâce à Embrace Audit pour un processus transparent de gestion des remboursements et des dépenses.
- Élimine les goulots d'étranglement au niveau des flux de trésorerie grâce à la pré-approbation des programmes de voyage
- Améliorez la prise de décision financière en analysant les dépenses et les tendances de consommation
Limites d'Emburse Certify
- Son interface utilisateur complexe rend la navigation dans l'application difficile pour les utilisateurs.
- Il offre des fonctionnalités d'intégration limitées.
Tarifs d'Emburse Certify
- Certify Now : 12 $ par mois et par utilisateur
- Professionnel : Tarification personnalisée
Découvrez les évaluations et avis Certify
- G2 : 4,5/5 (2 035 avis)
- Capterra : 4,7/5 (1 279 avis)
8. SAP Concur
SAP Concur propose une solution intégrée pour la gestion des dépenses, des déplacements et des factures. Elle assure la connexion des notes de frais et de la facturation des employés au sein d’un seul et même système afin d’offrir une meilleure visibilité sur les transactions et de garantir la conformité.
Les meilleures fonctionnalités de SAP Concur
- Effectuez l'automatisation de la gestion des dépenses avec Concur et accélérez le traitement des remboursements
- Analysez les données et les informations issues des dépenses de l’entreprise et des échéanciers de règlement des factures grâce à des tableaux de bord complets.
- Simplifiez la gestion des détails des voyages d'affaires en regroupant les voyages, les voyageurs et les itinéraires en un seul et même endroit grâce à Concur Travel
- Effectuez l'automatisation du traitement des comptes fournisseurs afin de limiter les risques potentiels de fraude et de non-conformité
Limites de SAP Concur
- Impossibilité d'afficher les notes de frais datant de plus de 90 jours
- Le délai de traitement des tickets d'assistance est long.
Tarifs de SAP Concur
- Tarification personnalisée
Évaluations et avis sur SAP Concur
- G2 : 4,0/5 (plus de 6 000 avis)
- Capterra : 4,3/5 (2 030 avis)
9. TravelBank
TravelBank est une autre solution complète pour la gestion des cartes, le suivi des dépenses et la gestion des déplacements. Avec TravelBank, vous pouvez soumettre des notes de frais numériques, réaliser l'automatisation des validations, optimiser les dépenses liées aux déplacements, rapprocher les transactions effectuées avec les cartes d'entreprise et bénéficier d'une meilleure visibilité sur les données.
Les principales fonctionnalités de TravelBank
- Suivez l'affectation et l'utilisation des fonds pour contrôler les dépenses de l'entreprise
- Prévoyez vos dépenses futures et planifiez votre budget de déplacement en conséquence
- Intégrez toutes les cartes de voyage d'entreprise virtuelles et synchronisez automatiquement les transactions avec la plateforme de gestion des dépenses TravelBank.
Limites de TravelBank
- Il peut être difficile de modifier vos réservations
- L'outil de numérisation détecte parfois des informations erronées dans les reçus téléchargés
Tarifs de TravelBank
- Travel : 25 $/mois par utilisateur
- Dépenses : 10 $/mois par utilisateur
- Travel and Expense : tarifs personnalisés
Évaluations et avis sur TravelBank
- G2 : 4,5/5 (333 avis)
- Capterra : 4,7/5 (226 avis)
10. Zoho Expense
Zoho Expense est un outil de gestion des déplacements et des dépenses destiné aux entreprises, qui permet d'automatiser la déclaration des dépenses et de simplifier la réservation des voyages d'affaires. Il analyse également automatiquement les transactions effectuées par carte de crédit et carte d'entreprise à l'aide des justificatifs, pour un meilleur rapprochement comptable. Vous pouvez également définir des indemnités journalières pour les employés dans différentes régions.
Les meilleures fonctionnalités de Zoho Expense
- Bénéficiez d'une vue d'ensemble complète des demandes de déplacement de vos collaborateurs grâce à des analyses instantanées et des tableaux de bord intuitifs
- Automatisez le suivi des kilomètres parcourus sans compromettre la sécurité des données
- Améliorez le contrôle des dépenses et la lutte contre la fraude afin de ne plus avoir à vérifier manuellement chaque transaction.
- Simplifiez le suivi des justificatifs de l'entreprise grâce à une fonction de numérisation automatique avancée disponible dans plus de 14 langues
Les limites de Zoho Expense
- De légers écarts dans la fonctionnalité de reconnaissance des justificatifs entraînent une perte d'efficacité dans la préparation des rapports sur les notes de frais.
- Ses possibilités d'intégration sont limitées.
Tarifs de Zoho Expense
- Free
- Formule Standard : 4 $ par mois et par utilisateur, facturation annuelle
- Formule Premium : 6 $ par mois et par utilisateur, facturation annuelle
- Personnalisé : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Zoho Expense
- G2 : 4,5/5 (plus de 1 100 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 900 avis)
Autres outils de gestion des déplacements
Les logiciels de gestion des déplacements et des dépenses peuvent vous aider au suivi des dépassements de budget et des infractions aux règles. Cependant, pour éviter les dépenses excessives, une planification stratégique des déplacements est indispensable. Essayez ClickUp, une plateforme tout-en-un permettant de créer des plans de voyage intelligents.
ClickUp
Avec ClickUp, vous pouvez créer des plans de voyage personnels ou professionnels détaillés à moindre coût. Il s'agit d'un outil de voyage tout-en-un destiné aux responsables des voyages et aux particuliers. Commencez par planifier votre budget. Pour cela, vous n'avez pas besoin d'un outil comptable basé sur l'IA. Utilisez les documents ClickUp pour collaborer avec l'équipe chargée des voyages, discuter des budgets et créer des itinéraires.
Grâce à ClickUp for Finance, vous et votre équipe financière pouvez suivre les objectifs financiers de l'entreprise et définir un budget de déplacement en conséquence.
Ensuite, vous aurez besoin de modèles d'itinéraires pour planifier un voyage d'affaires sans encombre.
ClickUp propose plusieurs modèles d'itinéraires adaptés à vos différents besoins en matière de voyages. Ces modèles vous aident à planifier plus efficacement et à gérer les changements de dernière minute.
Vous pouvez également simplifier l'organisation de vos voyages professionnels ou personnels grâce au modèle « Travel Planner » de ClickUp. Ce modèle vous aide au suivi de vos réservations de vols et d'hôtels, et au partage de vos projets de voyage avec vos amis, votre famille ou vos collègues.
Maintenant que vous avez planifié votre voyage et établi votre budget, il est temps de créer un planning pour votre programme de voyage grâce à la vue « Calendrier » de ClickUp. Vous pouvez planifier toutes les activités du voyage, y compris les jours de repos et les temps de trajet.
Simplifiez la planification et la gestion des voyages avec ClickUp
Il est essentiel de choisir le bon logiciel de gestion des frais et des déplacements pour garantir la conformité, maintenir la trésorerie et traiter rapidement les remboursements.
Cependant, ils ne disposent souvent pas de fonctionnalités de planification des voyages et proposent des forfaits de réservation coûteux.
ClickUp est la meilleure solution pour combler cette lacune. Intégrez vos processus de gestion des déplacements et des dépenses à ClickUp pour simplifier la planification et l'organisation des voyages d'affaires, ce qui se traduira par une meilleure gestion des dépenses.
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