Selon une étude Gitnux, 84,44 % des employés américains sont fréquemment distraits. Il est à noter que les principaux responsables de la perturbation du flux de travail ne sont pas seulement les notifications numériques, mais aussi les réunions mal menées.
Lorsque les réunions sont inefficaces, elles ne font pas que perdre du temps ; elles contribuent à un phénomène connu sous le nom de syndrome de récupération après réunion (MRS). Ce syndrome peut saper l'innovation et la créativité et augmenter l'épuisement et le stress des employés, ce qui a un impact significatif sur la réussite de l'équipe.
Dans cet article, nous discutons de la définition et de la science derrière le MRS, nous présentons les meilleures stratégies et outils pour minimiser les effets de ce syndrome, et nous discutons de la façon dont ClickUp transforme la manière dont votre équipe gère les réunions.
Commençons.
Qu'est-ce que le syndrome de récupération après une réunion ?
Le syndrome de récupération après une réunion (MRS) se produit lorsque les employés ressentent de la fatigue et une baisse de productivité après avoir assisté à des réunions, en particulier lorsque celles-ci sont improductives, stressantes ou trop longues.
Près de deux personnes sur trois ont du mal à trouver le temps et l'énergie nécessaires pour faire leur travail en raison d'un nombre trop important de réunions. Depuis le changement de dynamique sur le lieu de travail en février 2020, la participation moyenne des employés aux réunions et aux appels en équipe a triplé chaque semaine. Cette augmentation laisse souvent peu de place à l'innovation ou au brainstorming pour trouver de nouvelles idées commerciales.
Qu'il s'agisse de réunions en personne, à distance ou hybrides, le syndrome de récupération après une réunion peut durer plus ou moins longtemps selon les individus et la nature des réunions. Il entrave considérablement la capacité à se recentrer sur les tâches essentielles après la réunion, ce qui affecte directement l'engagement et les performances des employés sur leur lieu de travail.
Mais comment les réunions nous affectent-elles anatomiquement ? Découvrons-le dans la section suivante.
Que se passe-t-il exactement dans notre cerveau pendant et après ces réunions épuisantes ? Dans la section suivante, nous explorons les effets anatomiques et psychologiques des réunions, en fournissant des informations sur la manière dont elles conduisent au syndrome de récupération après une réunion et sur ce que vous pouvez faire pour atténuer ces effets.
La science derrière le syndrome de récupération après une réunion
Les réunions exigent souvent une concentration intense, une capacité à mener plusieurs tâches de front et des interactions sociales, qui sollicitent fortement le cortex préfrontal du cerveau, la zone responsable des fonctions exécutives telles que la planification et la prise de décision.
Une surcharge dans cette région peut entraîner une fatigue cognitive, qui se manifeste par une baisse de la concentration et une altération de la pensée critique après la fin de la réunion.
Des études neurologiques suggèrent qu 'une activité cognitive soutenue entraîne une accumulation d'adénosine, une substance neurochimique qui favorise le sommeil, supprime et contribue à la sensation d'épuisement mental.
Les réunions stressantes activent l'axe hypothalamo-hypophyso-surrénalien (HPA), libérant du cortisol et d'autres hormones du stress. Cela est néfaste lorsque ce processus est fréquemment déclenché par des évènements qui ne mettent pas la vie en danger, comme les réunions.
Ainsi, lorsque les employés passent leur temps à assister à des réunions consécutives sans pause suffisante, la réponse au stress reste activée de manière chronique et entraîne des effets à long terme sur la santé, tels que l'anxiété, la dépression et une faible immunité.
Comprendre ces réactions physiologiques et psychologiques aux réunions fournit des arguments convaincants en faveur d'une structuration des calendriers de réunions qui préserve le bien-être mental et améliore la productivité. Les recherches en psychologie soulignent l'importance des temps de pause après des réunions improductives afin que le cerveau puisse récupérer et restaurer ses ressources cognitives.
Différencier le syndrome de récupération après une réunion et la fatigue liée à Zoom
Le syndrome de la réunion chronique (MRS) et la fatigue liée à Zoom décrivent le stress et l'épuisement associés à la participation à des réunions, mais ils se concentrent sur différents aspects de l'expérience de la réunion.
Syndrome de récupération après une réunion (MRS) : Le MRS désigne le coût cognitif et émotionnel des réunions, quelle que soit leur forme (en personne ou virtuelle). Il résulte de facteurs tels qu'un contenu improductif, des interactions mal gérées et l'impact global des réunions sur la journée de travail d'un individu.
Fatigue liée à Zoom : Ce terme décrit explicitement la fatigue associée à l'utilisation intensive des plateformes de communication numérique telles que Zoom, Microsoft Teams et Google Meet. Elle découle des défis uniques posés par les interactions virtuelles, notamment :
- Fatigue oculaire due à une exposition prolongée aux écrans sans pause
- Surcharge sociale, due à la pression de rester engagé et visible pendant les visioconférences
- Inconfort physique lié au fait de rester assis dans la même position ou d'utiliser une installation non ergonomique
- Épuisement mental résultant du traitement des signaux non verbaux et du maintien d'une présence virtuelle lors des réunions au bureau
Interconnexion entre le syndrome de récupération après une réunion et la fatigue liée au zoom
Bien que distincte, la fatigue liée au Zoom peut exacerber le syndrome de récupération après une réunion, car l'épuisement mental et physique causé par les réunions virtuelles s'ajoute au temps de récupération nécessaire après les réunions.
Essentiellement, la fatigue causée par un engagement virtuel constant augmente la gravité des symptômes du syndrome de reprise après une réunion, ce qui a un effet cumulatif sur le bien-être général et la productivité.
Le rôle du multitâche et de l'épuisement professionnel
Pendant très longtemps, jongler entre plusieurs tâches simultanément était considéré comme une compétence digne d'être mentionnée dans un CV. D'une certaine manière, plus vous arriviez à garder facilement plusieurs balles en l'air, plus vous sembliez efficace et compétent au travail.
Cependant, des recherches plus récentes montrent que lorsque nous essayons d'effectuer plusieurs tâches à la fois, nous nous livrons à un « changement de tâche », une fonction exécutive qui consiste à déplacer inconsciemment notre attention d'une tâche à l'autre.
Cela n'est peut-être pas aussi évident ni aussi impactant lorsque vous pliez le linge en regardant la télévision. Mais lorsque les enjeux sont importants, le changement de tâche entraîne une fatigue cognitive, qui nous rend plus épuisés et moins productifs au fil de la journée.
Et les réunions rendent le changement de tâche plus difficile. Dans des circonstances normales, le changement de tâche peut prendre 15 minutes avant de retrouver le niveau de concentration initial.
Mais qu'en est-il du retour au travail après une réunion qui vous a épuisé mentalement et émotionnellement ? En supposant que vous puissiez passer à autre chose et vous mettre rapidement au travail, cela peut prendre beaucoup plus de temps, voire 45 minutes ou plus. Le temps de récupération varie d'une personne à l'autre.
Être « entre deux réunions d'équipe ou avec des clients » semble prestigieux, mais cela peut entraîner une baisse d'efficacité pendant les heures de travail.
Saviez-vous que 70 % des réunions empêchent les employés de travailler et d' achever leurs tâches ?
Mais l'épuisement ne disparaît pas même après votre retour au travail après une réunion inutile, ce qui nous amène au point suivant.
Effets sur la productivité : comment la fatigue liée aux réunions prolongées affecte le travail
La fatigue prolongée est plus qu'une baisse temporaire d'énergie : c'est une condition qui empêche d'accomplir efficacement ses tâches à long terme.
Selon les Centres pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC ), la fatigue a des effets néfastes sur les fonctions cognitives, notamment en réduisant l'attention ou la concentration, en ralentissant les temps de réaction, en limitant la mémoire à court terme et en altérant le jugement.
Sur le lieu de travail, la fatigue contribue ensuite au syndrome de récupération après une réunion, les employés ayant besoin de temps pour se remettre des effets épuisants d'une réunion improductive.
Les employés passent environ 23 heures par semaine en réunion, ce qui les rend plus susceptibles de tomber malades et de s'absenter du travail. Ce cycle de fatigue et de récupération invite, instructions négatives, à une culture de l'inefficacité qui coûte aux entreprises environ 37 milliards de dollars par an en raison de réunions improductives.
La réduction du nombre de réunions est-elle une solution à ce problème ? Oui. Un rapport HBR a révélé que la productivité augmente jusqu'à 71 % lorsque le nombre de réunions est réduit de 40 %.
Alors que nous continuons à explorer différentes solutions, il est essentiel de reconnaître les signes indiquant qu'une réunion pourrait être contre-productive. En y remédiant rapidement, vous pouvez éviter l'apparition de la fatigue et préserver la productivité sur le lieu de travail.
Signes courants d'une mauvaise réunion : comment prévenir le syndrome de récupération après une réunion
Les réunions sont conçues pour être des engagements concrets, mais sans objectifs clairs, elles peuvent nuire à la productivité. Elles peuvent également être frustrantes, épuisantes et constituer une perte de temps, fatiguant mentalement les participants.
Reconnaître les signes d'une mauvaise réunion peut vous aider à prendre les étapes nécessaires pour éviter le syndrome de la réunion.
1. Absence d'agenda pour les réunions
Les réunions sans agenda sont la recette idéale pour un désastre.
Supposons que vous soyez invité à une réunion sans recevoir d'agenda. Dans ce cas, les organisateurs de la réunion sont probablement mal préparés, vagues quant à la raison de la réunion ou peu clairs sur les résultats souhaités.
Solution : Si vous participez à une réunion, demandez l'agenda. Si vous organisez la réunion, précisez son objectif et les raisons pour lesquelles certains participants ont été invités.
Utilisez l'un des modèles de réunion individuelle pour préparer le travail préalable. Préparez une courte liste d'éléments à traiter et précisez qui dirigera les différentes parties de la réunion et qui doit préparer quoi.
Le modèle d'agenda ClickUp est un document personnalisable qui vous permet de créer des tâches pour chaque élément d'action, de définir les rôles des participants et de fixer un échéancier.
Utilisez le modèle pour collaborer avec les parties prenantes afin de réfléchir et de finaliser les points de l'agenda, le tout dans un hub centralisé.
Un agenda bien défini informe les participants du type d'interaction attendu. Cela les oblige à se préparer pour la réunion, qu'il s'agisse de faire des recherches spécifiques, de se tenir au courant des dernières informations d'un fournisseur ou de réfléchir à un nouveau projet, et à contribuer en toute confiance.
2. Réunions qui commencent en retard
Si vous dirigez la réunion, vous êtes responsable de donner un ton professionnel à la session, et commencer en retard peut être frustrant pour les personnes qui arrivent à l'heure.
Des études montrent que lorsqu'un dirigeant arrive avec 5 à 10 minutes de retard à une réunion, le niveau de satisfaction, l'efficacité et la productivité de la réunion chutent considérablement.
Toute personne qui assiste à une réunion prend consciemment du temps dans son emploi du temps, vous devez donc respecter le temps précieux de chacun et être ponctuel.
3. Réunions qui s'éternisent
Même les participants les plus motivés auront du mal à se concentrer si la discussion déraille sans fin. Pour réduire la fatigue physique et mentale associée aux réunions prolongées, respectez strictement l'agenda et ne vous attardez pas.
Solution : fixez une heure de début et de fin pour chaque élément à traiter et limitez le temps de parole de chacun. Par exemple, si vous souhaitez discuter de quatre développements majeurs de l'équipe avec trois cadres supérieurs, en allouant cinq minutes à chaque développement, la réunion ne devrait pas durer plus de 60 minutes.
Pour déterminer la durée d'une réunion, tenez compte de la complexité des points à discuter, du nombre de participants et de la manière dont la réunion sera mise en forme.
4. Faible participation des participants
Un signe évident d'une réunion qui manque d'engagement est lorsque les participants se livrent à plusieurs tâches à la fois : ils travaillent sur d'autres tâches, vérifient leur téléphone à plusieurs reprises, sont distraits ou restent silencieux pendant la réunion. Cela se produit lorsque :
- Problème A : La discussion est dominée par quelques employés, généralement plus expérimentés
- Problème B : Les discussions s'éloignent de l'agenda principal
- Problème C : Les éléments d'action ne sont pas pertinents pour tous
Si les problèmes B et C peuvent être minimisés grâce à un agenda structuré, le problème A peut être résolu en suivant des étapes spécifiques.
Il est naturel que certaines personnes parlent plus que d'autres lors des réunions, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas impliquer les participants plus discrets.
Solution : impliquez les participants les plus discrets dans vos réunions. Demandez-leur s'ils ont quelque chose à ajouter au sujet abordé. Tous les participants doivent pouvoir partager leurs réflexions de manière sûre et structurée. Si vous constatez que tout le monde a du mal à se concentrer, dessinez quelque chose sur le tableau blanc et invitez les participants à deviner ce que c'est. Ce type d'idées pour les réunions d'équipe permet de recentrer l'attention des participants.
De plus, des supports visuels tels que les tableaux blancs ClickUp, les diapositives ou les vidéos peuvent être très utiles pour clarifier des points complexes. Vous pouvez dessiner des schémas, noter des points clés ou mapper des stratégies, ce qui facilite l'apprentissage visuel.
5. Étapes suivantes peu claires
Si vous assistez à une réunion et que vous en ressortez avec des incertitudes quant aux prochaines étapes et à ce que les autres attendent de vous, considérez cette réunion comme un échec. À moins qu'il ne s'agisse d'une réunion strictement informative, il devrait y avoir une conclusion.
Avant de conclure, passez brièvement en revue les principaux éléments d'action discutés et les décisions prises. Un document de compte rendu de réunion (MoM) fournit un compte rendu clair de ce qui s'est passé lors de la réunion, aide à responsabiliser les participants et facilite la mise en œuvre harmonieuse des décisions.
Solution : vous pouvez utiliser un logiciel de compte rendu de réunion pour prendre des notes lors de vos déplacements et intégrer des pages Web, des feuilles de calcul, des vidéos et d'autres médias sur une seule plateforme afin de pouvoir vous y référer après la réunion.
Si vous souhaitez automatiser la résumisation des points clés et la marche à suivre, ClickUp Brain peut le faire pour vous. Extrayez les informations essentielles et présentez-les de manière concise, par exemple sous la forme d'une checklist où vous pouvez cocher les points individuellement après en avoir discuté avec les participants.
Utilisez les réunions ClickUp pour mettre en évidence les points critiques et les convertir en tâches suivibles. Attribuez des responsabilités aux parties prenantes et fixez des délais, en veillant à ce que tous les détails soient pris en compte et que chacun puisse se mettre au travail sans confusion.
6. Répétitivité des horaires et de l'emplacement
Il est naturel de vouloir toujours tenir ses réunions dans la même salle, à la même heure et avec la même installation. Mais ces routines peuvent finir par lasser les participants, ce qui nuit à la productivité. Pour préserver l'énergie et l'enthousiasme de vos employés, variez les formats de vos réunions. Par exemple :
- Réunissez-vous le matin plutôt que l'après-midi
- Changez de lieu (ou de salle de conférence)
- Essayez des blocs de temps non traditionnels (par exemple, 50 minutes au lieu d'une heure)
- Modifiez la disposition des places afin que chacun soit assis à côté et en face de collègues différents
De plus, s'il s'agit d'une réunion régulière en personne entre deux ou trois personnes de votre équipe, proposez une réunion en marchant. Pour les groupes plus importants, essayez de rester debout, à condition que les sessions ne durent pas plus de 20 minutes, car cela s'est avéré efficace pour améliorer l'efficacité des réunions et la satisfaction des participants.
La vue Calendrier de ClickUp permet de visualiser les horaires des employés et d'identifier rapidement les dates et les heures les moins chargées qui conviennent à tout le monde.
De plus, les capacités d'intégration de ClickUp lui permettent de se synchroniser avec d'autres services de calendrier, garantissant ainsi que tous les participants sont informés de la réunion et peuvent se libérer l'esprit pour y participer.
Cela réduit également le temps et l'énergie consacrés aux allers-retours liés à la planification de nombreuses réunions.
La nécessité des normes dans une réunion : points clés à retenir
Établissez certaines règles de base qui orientent positivement le comportement des employés et réduisent davantage les risques de MRS :
- Réduisez les distractions : demandez à tout le monde de mettre de côté son téléphone et son ordinateur portable jusqu'à la fin de la réunion ; cela réduit la tentation des participants de naviguer sur Internet ou de répondre à des messages texte ou à des e-mails professionnels
- Gérez le bruit lors des réunions virtuelles : s'il s'agit d'une réunion virtuelle, obligez les participants à couper leur micro lorsqu'ils ne parlent pas afin de réduire au minimum les bruits de fond et d'éviter toute perturbation
- Prévoyez des pauses : si la réunion dure plus de deux heures, accordez aux participants une pause claire avec un début et une fin précis afin qu'ils puissent rester concentrés plus longtemps et éviter la fatigue cognitive
- Promouvoir une communication respectueuse : Maintenez un ton respectueux, écoutez activement et n'interrompez pas les autres lorsqu'ils parlent ; s'il y a trop de participants, levez la main pour obtenir la parole
- Prise de décision : Que les décisions soient prises par consensus, à la majorité ou par une personne désignée, visez la méthode « GETGO » (Good Enough To Go), qui consiste à finaliser des décisions qui ne sont peut-être pas parfaites, mais qui sont bonnes à mettre en œuvre
- Empathie : soyez prêt à soutenir la décision même si vous n'êtes pas d'accord au départ ; expliquez votre désaccord à l'aide d'un exemple ou d'un fait afin de mieux faire comprendre votre point de vue et de ne laisser aucune place au conflit
Feedback et évaluation pour une amélioration continue
En sollicitant des commentaires, vous obtenez des informations sur les aspects d'une réunion qui ont été intéressants ou épuisants. Ces informations vous permettent de rationaliser les agendas et de vous concentrer, en supprimant les réunions inutiles du calendrier et en ne consacrant du temps qu'aux questions essentielles.
À la fin de chaque réunion, prenez quelques minutes pour demander aux participants ce qu'ils pensent de l'efficacité de la discussion et ce qui pourrait être amélioré.
Si vos employés hésitent à s'exprimer en groupe, utilisez les sondages numériques anonymes de ClickUp Forms pour les encourager à donner leur avis en toute franchise.
Pour les réunions virtuelles, utilisez ClickUp Clip pour enregistrer votre écran et partager la vidéo (également appelée Clip) avec tous les participants. Vous pouvez laisser des commentaires n'importe où sur un Clip pour discuter de ce qui est partagé.
Tout le monde peut examiner et collaborer sur le contenu de la réunion, et la vidéo peut également mettre en évidence les points à améliorer.
Par exemple, vous pouvez constater qu'une personne a parlé plus longtemps que d'habitude ou que certains participants se sont interrompus, ce qui a rendu la discussion incohérente. Vous pouvez prendre des mesures pour remédier à ces problèmes lors des prochaines réunions.
De plus, les outils d'IA pour les réunions tels que ClickUp Brain peuvent transcrire chaque Clip, y compris les horodatages et les extraits à des fins de référence.
Enfin, donnez suite aux commentaires reçus en en discutant lors de réunions de suivi et en apportant les changements nécessaires, afin de montrer aux participants que leur contribution est valorisée et prise en compte.
Passer du stress au flux : améliorer vos réunions
Les réunions ne doivent pas nécessairement être source d'angoisse pour vos employés.
Lorsqu'elles sont menées efficacement, les réunions peuvent donner aux participants le sentiment d'être motivés et engagés, ce qui réduit au minimum le temps nécessaire pour se remettre de la réunion.
Désignez des heures ou des jours spécifiques sans réunion afin de leur permettre de travailler sans interruption, de maximiser leurs capacités cognitives, de produire un travail de meilleure qualité en moins de temps et d'éprouver un plus grand sentiment d'accomplissement.
Il existe de nombreuses façons d'éviter les réunions inutiles, et ClickUp est un choix pratique. Il offre plusieurs fonctionnalités utiles, telles que la vue Calendrier, les tableaux blancs, ClickUp Brain et ClickUp Meetings, qui permettent aux équipes de collaborer sur des idées de projets, de définir des tâches et des délais, et de créer, d'importer et de personnaliser des rapports qui facilitent l'analyse des projets.
Que vous travailliez à distance, en personne ou dans un environnement hybride, ClickUp connecte les équipes, les services et les personnes à travers le monde pour leur permettre d'atteindre les objectifs commerciaux souhaités.
Si vous souhaitez profiter de ses avantages, inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp.
Foire aux questions (FAQ)
1. Comment se remettre d'une mauvaise réunion ?
Accordez-vous du temps pour décompresser et vous remettre d'une réunion difficile ou frustrante. Cela peut prendre quelques minutes de méditation, une petite promenade à l'extérieur ou simplement vous éloigner de votre espace de travail pour vous ressourcer.
Réfléchissez à ce qui a rendu la réunion mauvaise. Était-elle mal organisée ? Y a-t-il eu des conflits qui n'ont pas été résolus ? Les résultats sont-ils flous ?
Comprendre ces facteurs peut vous aider à mettre vos idées en pratique avec clarté et à rectifier le problème, ce qui vous permettra de mener à bien votre réunion.
2. Comment rendre vos réunions plus productives ?
Avant la réunion, distribuez un agenda qui décrit les sujets à aborder et les objectifs à atteindre. Cela aide les participants à se préparer et permet de rester concentré pendant la réunion. Commencez à l'heure, restez concentré sur le sujet et terminez comme prévu. Assurez-vous que tout le monde puisse s'exprimer. Terminez chaque réunion en définissant des résultats concrets et des responsabilités.