Selon une étude Gitnux, 84,44 % des employés américains sont fréquemment distraits. Il est à noter que les principaux facteurs perturbant le flux de travail ne sont pas seulement les notifications numériques, mais aussi les réunions mal organisées.
Lorsque les réunions sont inefficaces, elles ne font pas que faire perdre du temps, elles contribuent également à un phénomène connu sous le nom de syndrome de récupération après réunion (MRS). Ce syndrome peut nuire à l'innovation et à la créativité et accroître l'épuisement et le stress des employés, ce qui a un impact significatif sur la réussite de l'équipe.
Dans cet article, nous abordons la définition et les fondements scientifiques du MRS, présentons les principales stratégies et outils permettant de minimiser les effets de ce syndrome, et expliquons comment ClickUp transforme la manière dont votre équipe gère les réunions.
Commençons.
Qu'est-ce que le syndrome de récupération après une réunion ?
Le syndrome de récupération après réunion (MRS) se manifeste lorsque les employés ressentent de la fatigue et une baisse de productivité après avoir assisté à des réunions, en particulier lorsque celles-ci sont improductives, stressantes ou trop longues.
Près de deux personnes sur trois ont du mal à trouver le temps et l'énergie nécessaires pour faire leur travail en raison d'un nombre trop important de réunions. Depuis le changement de dynamique sur le lieu de travail en février 2020, la participation moyenne des employés aux réunions d'équipe et aux appels téléphoniques a triplé chaque semaine. Cette augmentation laisse souvent peu de place à l'innovation ou au temps nécessaire pour réfléchir à de nouvelles idées pour l'entreprise.
Qu'il s'agisse de réunions en présentiel, à distance ou hybrides, le MRS peut durer pendant une période plus ou moins longue selon les personnes et la nature des réunions. Il entrave considérablement la capacité à se recentrer sur les tâches essentielles après la réunion, ce qui affecte directement l'engagement et les performances des employés sur leur lieu de travail.
Mais comment les réunions nous affectent-elles sur le plan anatomique ? Découvrons-le dans la section suivante.
Que se passe-t-il exactement dans notre cerveau pendant et après ces réunions épuisantes ? Dans la section suivante, nous explorons les effets anatomiques et psychologiques des réunions, en expliquant comment elles conduisent au syndrome de récupération après réunion et ce que vous pouvez faire pour atténuer ces effets.
La science derrière le syndrome de récupération après une réunion
Les réunions exigent souvent une concentration intense, une capacité à mener plusieurs tâches de front et des interactions sociales, ce qui sollicite fortement le cortex préfrontal du cerveau, la zone responsable des fonctions exécutives telles que la planification et la prise de décision.
La surcharge de cette région peut entraîner une fatigue cognitive, qui se manifeste par une baisse de la concentration et une altération de la pensée critique après la fin de la réunion.
Des études neurologiques suggèrent qu'une activité cognitive soutenue entraîne une accumulation d'adénosine, une substance neurochimique qui favorise le sommeil, supprime et contribue à la sensation d'épuisement mental.
Les réunions stressantes activent l'axe hypothalamo-hypophyso-surrénalien (HPA), libérant du cortisol et d'autres hormones du stress. Cela est néfaste lorsque cet axe est fréquemment déclenché par des évènements qui ne mettent pas la vie en danger, comme les réunions.
Ainsi, lorsque les employés passent leur temps à assister à des réunions consécutives sans pauses adéquates, la réponse au stress reste activée de manière chronique et entraîne des effets à long terme sur la santé, tels que l'anxiété, la dépression et une faible immunité.
Comprendre ces réactions physiologiques et psychologiques aux réunions fournit des arguments convaincants en faveur d'une structuration des calendriers de réunions qui préserve le bien-être mental et améliore la productivité. La recherche en psychologie souligne l'importance des temps de repos après des réunions improductives afin que le cerveau puisse récupérer et restaurer ses ressources cognitives.
Différencier le syndrome de récupération après une réunion et la fatigue liée à Zoom
Le MRS et la fatigue liée à Zoom décrivent le stress et l'épuisement associés à la participation à des réunions, mais ils se concentrent sur différents aspects de l'expérience des réunions.
Syndrome de récupération après une réunion (MRS) : le MRS est lié au coût cognitif et émotionnel des réunions, quel que soit leur format (en présentiel ou virtuel). Il résulte de facteurs tels que le contenu improductif, les interactions mal gérées et l'impact global des réunions sur la journée de travail d'un individu.
Fatigue liée à Zoom : ce terme décrit explicitement la fatigue associée à l'utilisation intensive des plateformes de communication numérique telles que Zoom, Microsoft Teams et Google Meet. Elle découle des défis particuliers posés par les interactions virtuelles, notamment :
- Fatigue oculaire due à une exposition pendant une période prolongée aux écrans sans pause
- Surcharge sociale, due à la pression d'être constamment engagé et en mesure de garantir sa visibilité pendant les visioconférences
- Inconfort physique lié au fait de rester assis dans la même position ou d'utiliser une installation ergonomiquement inadaptée
- Épuisement mental comme résultat du traitement des signaux non verbaux et de la maintenance d'une présence virtuelle lors des réunions au bureau
Interconnexion entre le syndrome de récupération post-réunion et la fatigue liée à Zoom
Bien que distincte, la fatigue liée à Zoom peut exacerber le MRS, car l'épuisement mental et physique causé par les réunions virtuelles allonge le temps de récupération nécessaire après les réunions.
Essentiellement, la fatigue résultant d'un engagement virtuel constant augmente la gravité des symptômes du MRS, ce qui a un effet cumulatif sur le bien-être général et la productivité.
Le rôle du multitâche et de l'épuisement professionnel
Pendant très longtemps, jongler simultanément avec plusieurs tâches était considéré comme une compétence digne d'être mentionnée dans un CV. D'une certaine manière, plus vous étiez capable de mener plusieurs tâches de front, plus vous apparaissiez efficace et compétent au travail.
Cependant, des recherches plus récentes montrent que lorsque nous essayons d'effectuer plusieurs tâches à la fois, nous nous livrons à un « changement de tâche », une fonction exécutive qui consiste à déplacer inconsciemment notre attention d'une tâche à l'autre.
Cela n'est peut-être pas aussi évident ou impactant lorsque l'on plie le linge tout en regardant la télévision. Mais lorsque les enjeux sont importants, le changement de tâche entraîne une fatigue cognitive, ce qui nous rend plus épuisés et moins productifs au cours de la journée.
Et les réunions rendent le changement de tâche plus difficile. Dans des circonstances normales, le changement de tâche peut prendre 15 minutes avant de retrouver le niveau de concentration initial.
Mais qu'en est-il du retour au travail après une réunion qui vous a épuisé mentalement et émotionnellement ? En supposant que vous puissiez changer de vitesse et vous mettre rapidement au travail, cela peut prendre beaucoup plus de temps, soit 45 minutes ou plus. Le temps de récupération varie d'une personne à l'autre.
Être « pris entre des réunions d'équipe ou avec des clients » peut sembler prestigieux, mais cela peut entraîner une baisse d'efficacité pendant les heures de travail.
Saviez-vous que 70 % des réunions empêchent les employés de travailler et d'achever leurs tâches ?
Mais l'épuisement ne s'arrête pas là, même après votre retour au travail après une réunion inutile, ce qui nous amène au point suivant.
Effets sur la productivité : comment la fatigue liée aux réunions prolongées affecte le travail
La fatigue prolongée est plus qu'une baisse temporaire d'énergie : c'est une condition qui empêche à long terme d'accomplir efficacement ses tâches.
Selon les Centres pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC ), la fatigue affecte négativement les fonctions cognitives, notamment en réduisant l'attention ou la concentration, en ralentissant les temps de réaction, en limitant la mémoire à court terme et en altérant le jugement.
Sur le lieu de travail, la fatigue contribue au syndrome de récupération après réunion, les employés ayant besoin de temps pour se remettre des effets épuisants d'une réunion improductive.
Les employés passent environ 23 heures par semaine en réunion, ce qui les rend plus susceptibles de tomber malades et de s'absenter du travail. Ce cycle de fatigue et de récupération favorise une culture d'inefficacité, qui coûte aux entreprises environ 37 milliards de dollars par an en raison de réunions improductives.
La réduction du nombre de réunions est-elle une solution à ce problème ? Oui. Un rapport HBR a révélé que la productivité atteint 71 % lorsque le nombre de réunions est réduit de 40 %.
Alors que nous continuons à explorer des solutions, il est essentiel de reconnaître les signes indiquant qu'une réunion pourrait être contre-productive. Les traiter rapidement peut prévenir l'apparition de la fatigue et préserver la productivité sur le lieu de travail.
Signes courants d'une mauvaise réunion : comment prévenir le syndrome de récupération après une réunion
Les réunions sont conçues pour être des engagements concrets, mais sans buts et objectifs clairs, elles peuvent nuire à la productivité. Elles peuvent également être frustrantes, épuisantes et constituer une perte de temps, fatiguant mentalement les participants.
Reconnaître les signes d'une mauvaise réunion peut vous aider à prendre les étapes nécessaires pour éviter le syndrome de récupération des réunions.
1. Absence d'agenda pour la réunion
Les réunions sans agenda sont la recette du désastre.
Supposons que vous soyez invité à une réunion sans recevoir d'agenda. Dans ce cas, les organisateurs de la réunion sont probablement mal préparés, vagues quant à la raison de la réunion ou peu clairs sur les résultats escomptés.
Solution : si vous participez à une réunion, demandez l'agenda. Si vous organisez la réunion, précisez son objectif et les raisons pour lesquelles certains participants ont été invités.
Utilisez n'importe quel modèle de réunion individuelle pour gérer le travail préparatoire. Préparez une courte liste d'éléments à mener et précisez qui dirigera les différentes parties de la réunion et qui doit préparer quoi.
Le modèle d'agenda ClickUp est un document personnalisable qui vous permet de créer des tâches pour chaque élément, de définir les rôles des participants et de fixer un échéancier.
Utilisez le modèle pour collaborer avec les parties prenantes afin de réfléchir et de finaliser les points à inscrire à l'agenda, le tout dans un hub centralisé.
Un agenda bien défini informe les participants du type d'interaction attendu. Cela les oblige à se préparer pour la réunion, qu'il s'agisse de faire des recherches spécifiques, de recueillir des informations actualisées auprès d'un fournisseur ou de réfléchir à un nouveau projet, et à apporter leur contribution en toute confiance.
2. Réunions commençant en retard
Si vous dirigez la réunion, vous êtes chargé de donner un ton professionnel à la session, et commencer en retard peut être frustrant pour les personnes qui arrivent à l'heure.
Des études montrent que lorsqu'un dirigeant arrive avec 5 à 10 minutes de retard à une réunion, le niveau de satisfaction, l'efficacité et la productivité de la réunion chutent considérablement.
Toute personne qui assiste à une réunion consacre consciemment de l’espace dans son emploi du temps. Vous devez donc respecter le temps précieux de chacun et être ponctuel.
3. Réunions qui dépassent le temps imparti
Même les participants les plus investis auront du mal à se concentrer si la discussion déraille sans fin. Pour réduire l'épuisement physique et mental associé aux réunions prolongées, respectez strictement l'agenda et ne vous attardez pas.
Solution : fixez une heure de début et de fin pour chaque élément à l'ordre du jour et limitez le temps de parole de chacun. Par exemple, si vous souhaitez discuter de quatre développements majeurs de l'équipe avec trois cadres supérieurs, en allouant cinq minutes à chaque développement, la réunion ne devrait pas durer plus de 60 minutes.
Pour déterminer la durée de la réunion, tenez compte de la complexité des points à discuter, du nombre de participants et du format de la réunion.
4. Faible participation des participants
Un signe évident d'une réunion peu engageante est lorsque les participants se mettent à faire plusieurs choses à la fois : ils travaillent sur d'autres tâches, consultent leur téléphone à plusieurs reprises, sont distraits ou restent silencieux pendant la réunion. Cela se produit lorsque :
- Problème A : La discussion est dominée par quelques employés, généralement les plus anciens.
- Problème B : les discussions s'éloignent de l'agenda principal
- Problème C : Les éléments à prendre en compte ne sont pas pertinents pour tous
Alors que les problèmes B et C peuvent être minimisés grâce à un agenda structuré, le problème A peut être résolu en prenant des étapes spécifiques.
Il est naturel que certaines personnes parlent plus que d'autres lors des réunions, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas impliquer les participants plus discrets.
Solution : impliquez les participants les plus discrets dans vos réunions. Demandez-leur s'ils ont quelque chose à ajouter au sujet abordé. Tous les participants doivent pouvoir partager leurs réflexions de manière sûre et structurée. Sinon, si vous constatez que tout le monde a du mal à se concentrer, dessinez quelque chose sur le Tableau blanc numérique et invitez-les à deviner ce que c'est. Ce genre d'idées pour les réunions d'équipe aide les participants à se recentrer.
De plus, des supports visuels tels que les Tableaux blancs ClickUp, les diapositives ou les vidéos peuvent être utiles pour clarifier des points complexes. Vous pouvez esquisser des diagrammes, noter des points clés ou élaborer des stratégies, ce qui facilite l'apprentissage visuel.
5. Prochaines étapes peu claires
Si vous assistez à une réunion et que vous en sortez sans savoir quelles sont les prochaines étapes ni ce que les autres attendent de vous, considérez cette réunion comme un échec. À moins qu'il ne s'agisse d'une réunion strictement informative, il devrait y avoir une conclusion.
Avant de conclure, passez brièvement en revue les principaux éléments discutés et les décisions prises. Un compte rendu de réunion (MoM) fournit un enregistrement clair de ce qui s'est passé pendant la réunion, aide à responsabiliser les participants et facilite la mise en œuvre harmonieuse des décisions.
Solution : vous pouvez utiliser un logiciel de prise de notes de réunion pour prendre des notes à la volée et intégrer des pages Web, des feuilles de calcul, des vidéos et d'autres médias sur une seule plateforme afin de pouvoir vous y référer après la réunion.
Si vous souhaitez automatiser la résumation des points clés et la marche à suivre, ClickUp Brain peut le faire pour vous. Extrayez les informations essentielles et présentez-les de manière concise, par exemple sous la forme d'une checklist où vous pouvez cocher les points individuellement après en avoir discuté avec les participants.
Utilisez ClickUp Réunions pour mettre en évidence les points critiques et les convertir en tâches suivables. Attribuez des responsabilités aux parties prenantes et fixez des délais, en veillant à ce que tous les détails soient pris en compte et que chacun puisse se mettre au travail sans confusion.
6. Horaires et emplacements répétitifs
Il est naturel de toujours organiser les réunions dans la même salle, à la même heure et selon la même installation générale. Mais ces routines peuvent finir par lasser les participants, ce qui nuit à leur productivité. Pour préserver l'énergie et l'enthousiasme de vos employés, variez les formats de vos réunions. Par exemple :
- Organisez vos réunions le matin plutôt que l'après-midi
- Déménagez dans un autre lieu (ou une salle de conférence)
- Essayez des blocs de temps non traditionnels (par exemple, 50 minutes au lieu d'une heure).
- Modifiez la disposition des places afin que chacun soit assis à côté et en face de collègues différents.
De plus, s'il s'agit d'une réunion régulière en présentiel entre 2 ou 3 personnes de votre équipe, proposez une réunion en marchant. Pour les groupes plus importants, essayez de rester debout, à condition que les sessions ne durent pas plus de 20 minutes, car il a été démontré que cela améliorait l'efficacité des réunions et la satisfaction des participants.
La vue du calendrier de ClickUp affiche les emplois du temps des employés et permet d'identifier rapidement les dates et les heures les moins chargées qui conviennent à tout le monde.
De plus, les capacités d'intégration de ClickUp lui permettent de se synchroniser avec d'autres services de calendrier, garantissant ainsi que tous les participants sont informés de la réunion et peuvent se libérer l'esprit pour y participer.
Cela réduit également le temps et l'énergie consacrés aux échanges incessants liés à la planification de nombreuses réunions.
La nécessité des normes dans une réunion : points clés à retenir
Établissez certaines règles de base qui orientent positivement le comportement des employés et réduisent davantage les risques de MRS :
- Réduisez les distractions : demandez à tout le monde de mettre de côté son téléphone et son ordinateur portable jusqu'à la fin de la réunion ; cela réduit la tentation pour les participants de naviguer sur Internet ou de répondre à des SMS ou à des e-mails professionnels.
- Gérez le bruit lors des réunions virtuelles : s'il s'agit d'une réunion virtuelle, obligez les participants à couper leur micro lorsqu'ils ne parlent pas afin de minimiser les bruits de fond et d'éviter les perturbations.
- Prévoyez des pauses : si la réunion dure plus de deux heures, accordez aux participants une pause claire avec un début et une fin précis afin qu'ils puissent rester concentrés pendant longtemps et éviter la fatigue cognitive.
- Encouragez une communication respectueuse : adoptez un ton respectueux, écoutez activement et n'interrompez pas les autres lorsqu'ils parlent ; s'il y a trop de participants, levez la main pour obtenir la parole.
- Prise de décision : que les décisions soient prises par consensus, à la majorité ou par une personne désignée, visez la méthode « GETGO » (Good Enough To Go), qui consiste à finaliser des décisions qui ne sont peut-être pas parfaites, mais qui sont suffisantes pour aller de l'avant.
- Empathie : soyez prêt à fournir l'assistance pour la décision même si vous n'êtes pas d'accord au départ ; expliquez votre désaccord à l'aide d'un exemple ou d'un fait afin de mieux faire comprendre votre point de vue et de ne laisser aucune place au conflit.
Retour d'information et évaluation pour une amélioration constante
En sollicitant des commentaires, vous obtenez des informations sur les aspects d'une réunion qui ont été intéressants ou épuisants. Ces informations vous permettent de rationaliser les agendas et de vous concentrer, en supprimant les réunions inutiles du calendrier et en ne consacrant du temps qu'à la discussion des questions essentielles.
À la fin de chaque réunion, prenez quelques minutes pour demander aux participants leur avis sur l'efficacité de la discussion et ce qui pourrait être amélioré.
Si les membres de votre équipe hésitent à s'exprimer en groupe, utilisez les sondages numériques anonymes de ClickUp Forms pour les encourager à donner leur avis en toute franchise.
Pour les réunions virtuelles, utilisez ClickUp Clip pour enregistrer votre écran et partager la vidéo (également appelée Clip) avec tous les participants. Vous pouvez laisser des commentaires n'importe où sur un Clip pour discuter de ce qui est partagé.
Tout le monde peut examiner et collaborer sur le contenu de la réunion, et la vidéo peut également mettre en évidence les domaines à améliorer.
Par exemple, vous constaterez peut-être qu'une personne a parlé plus longtemps que d'habitude ou que certains participants se sont interrompus mutuellement, ce qui a rendu la discussion incohérente. Vous pouvez prendre des étapes pour remédier à ces problèmes lors des prochaines réunions.
De plus, les outils d'IA pour les réunions tels que ClickUp Brain peuvent transcrire chaque Clip, y compris les horodatages et les extraits à titre de référence.
Enfin, donnez suite aux commentaires reçus en en discutant lors des réunions de suivi et en apportant les changements nécessaires, afin de montrer aux participants que leurs commentaires sont pris en compte et valorisés.
Passer du stress au flux : améliorer les réunions
Les réunions ne doivent pas nécessairement être source d'angoisse pour vos employés.
Lorsqu'elles sont menées efficacement, les réunions peuvent donner aux participants le sentiment d'être motivés et engagés, ce qui réduit au minimum le besoin d'un temps de récupération prolongé.
Définissez des horaires ou des jours spécifiques sans réunion afin de leur permettre de travailler sans interruption, de maximiser leurs capacités cognitives, de produire un travail de meilleure qualité en moins de temps et d'obtenir un plus grand sentiment d'accomplissement.
Il existe de nombreuses façons d'éviter les réunions inutiles, et ClickUp est un choix pratique. Il offre plusieurs fonctionnalités utiles, telles que la vue Calendrier, les Tableaux blancs, ClickUp Brain et ClickUp Meetings, qui permettent aux équipes de collaborer sur des idées de projets, de définir des tâches et des échéances, et de créer, d'importer et de personnaliser des rapports utiles à l'analyse des projets.
Que vous travailliez à distance, en présentiel ou dans un environnement hybride, ClickUp connecte les équipes, les services et les personnes à travers le monde afin de leur permettre d'atteindre les objectifs commerciaux souhaités.
Si vous souhaitez profiter de ses avantages, inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp.
Foire aux questions (FAQ)
1. Comment se remettre d'une mauvaise réunion ?
Accordez-vous du temps pour décompresser et vous remettre d'une réunion difficile ou frustrante. Cela peut prendre la forme de quelques minutes de méditation, d'une petite promenade à l'extérieur ou simplement d'un moment loin de votre espace de travail pour vous ressourcer.
Réfléchissez à ce qui a rendu la réunion mauvaise. Était-elle mal organisée ? Y a-t-il eu des conflits qui n'ont pas été résolus ? Les résultats sont-ils flous ?
Comprendre ces facteurs peut vous aider à mettre vos idées en pratique avec clarté et à rectifier le problème, ce qui mènera à une réunion de réussite.
2. Comment augmenter la productivité des réunions ?
Avant la réunion, distribuez un agenda qui présente les sujets à aborder et les objectifs à atteindre. Cela aide les participants à se préparer et permet de garder la réunion concentrée. Commencez à l'heure, restez concentré sur le sujet et terminez comme prévu. Assurez-vous que tout le monde puisse s'exprimer. Terminez chaque réunion en définissant des résultats concrets et des responsabilités.