Qu'il s'agisse d'un long fil d'e-mails ou d'un évènement de dernière minute, vous savez ce qui vous attend : le redoutable « coup de fil rapide ».
Est-ce que participer à cet appel est la meilleure façon d'avancer, ou existe-t-il d'autres moyens de résoudre ce casse-tête ?
La fonctionnalité de réunion quotidienne de Slack facilite les discussions rapides et informelles en permettant des appels plus rapides et plus spontanés, comme les appels téléphoniques traditionnels, mais en mieux.
Voici un guide sur les réunions quotidiennes Slack par rapport aux appels, comment configurer les réunions quotidiennes Slack, leurs fonctionnalités, leurs avantages, leurs inconvénients, et plus encore ! 👇
Qu'est-ce qu'une réunion quotidienne Slack ?
Les réunions quotidiennes Slack sont des appels audio rapides dans Slack, parfaits pour régler les requêtes urgentes et impliquer tout le monde, qu'il s'agisse de membres de l'équipe ou de collaborateurs externes. Vous pouvez participer à des appels improvisés à partir de vos canaux Slack ou envoyer des messages directs.
Les réunions quotidiennes Slack vous aident à vous sentir connecté dans les environnements de télétravail où les discussions en face à face sont rares. Ces appels informels sont parfaits pour le brainstorming, le partage d'écran ou la discussion en tête-à-tête ou en petit groupe.
Vous pouvez utiliser les réunions quotidiennes Slack pour vérifier rapidement l'avancement des tâches et voir si votre équipe respecte le plan du projet.
L'idée est de pouvoir communiquer instantanément avec les membres de l'équipe en ligne, sans avoir à planifier de rendez-vous. Cette connexion instantanée aide vos équipes à répondre immédiatement aux questions et à assurer la fluidité de leur flux de travail.
Avec Slack Huddles, vous pouvez discuter par audio, vidéo et partage d'écran, le tout au même endroit. Cette fonctionnalité d'appel instantané réduit les temps d'arrêt des réunions, vous laissant plus de temps pour vous concentrer sur d'autres tâches.
Réunions quotidiennes Slack vs appels téléphoniques traditionnels
Les réunions quotidiennes Slack et les appels classiques offrent tous deux des options de conférence téléphonique, mais il existe une différence fondamentale entre les deux. Avec les réunions quotidiennes Slack, vous pouvez lancer une conversation audio dans le canal Slack, ce qui est très pratique.
Voici une comparaison entre les réunions quotidiennes Slack et les appels téléphoniques pour vous aider à mieux comprendre :
1. Participation et accessibilité
Le modèle d'invitation ouverte permet à tous les membres de votre chaîne de rejoindre la réunion quotidienne, ce qui favorise une participation plus inclusive et une collaboration plus simple.
Les conférences téléphoniques traditionnelles nécessitent généralement l'envoi d'invitations aux participants. Vous devrez peut-être partager votre numéro de téléphone ou le lien vers la réunion pour pouvoir y participer.
2. Facilité pour démarrer une discussion
Il est si facile de créer et de rejoindre des réunions quotidiennes que cela encourage les discussions spontanées et la collaboration en temps réel. Il suffit d'un clic dans un canal Slack ou une fenêtre de messagerie directe pour y participer.
Cependant, les appels traditionnels nécessitent une planification, des invitations et la mise en place de ponts de conférence ou de liens de visioconférence. Cela représente une contrainte et n'est pas idéal pour les réunions improvisées.
3. Informalité vs formalité
Les réunions quotidiennes Slack sont conçues pour les discussions à la demande. Elles reproduisent l'expérience d'une discussion spontanée dans un bureau.
Contrairement aux appels traditionnels, qui sont formels et programmés, les réunions quotidiennes sont moins structurées. Cela les rend idéales pour les vérifications quotidiennes ou les discussions de travail informelles.
Les appels traditionnels nécessitent généralement une préparation et suivent souvent un agenda défini. Ils sont plus adaptés aux discussions détaillées ou à l'examen de présentations.
4. Fonctionnalités et outils
Les réunions quotidiennes Slack gamifient l'expérience des réunions improvisées grâce à des réactions emoji en direct, des designs d'arrière-plan esthétiques et des effets attrayants. Ces fonctionnalités permettent aux équipes de rendre chaque discussion un peu plus interactive. Tous les liens et documents partagés sont automatiquement enregistrés dans votre fil de discussion de réunion quotidienne.
Cette fonctionnalité varie pour les conférences téléphoniques traditionnelles en fonction de la plateforme utilisée.
Comment utiliser les réunions quotidiennes Slack (cas d'utilisation et exemples)
Les réunions quotidiennes Slack ont plusieurs utilités, allant des revues de jalons ou des sessions de résolution de problèmes au mentorat ou aux discussions en tête-à-tête.
Voici quelques cas d'utilisation que vous pouvez tester :
Cas d'utilisation n° 1 : nettoyages hebdomadaires pour recueillir les mises à jour
Organisez des réunions quotidiennes pour réduire la fréquence des tâches en retard et travailler sur les sous-tâches en attente. L'idée est de remplacer les réunions préétablies et limitées dans le temps par des discussions spontanées sur les mises à jour.
Utilisez les modèles de plan de communication de ClickUp pour renforcer la cohésion de votre équipe et favoriser une collaboration efficace.
Par exemple, le modèle de communication interne ClickUp rationalise les discussions et les systèmes de partage des progrès de votre équipe. Vous pouvez informer les équipes internes des changements apportés aux plans de projet et même annoncer des évènements ou des mises à jour importants.
Cas d'utilisation n° 2 : appels de brainstorming après une réunion
Les réunions quotidiennes Slack vous permettent d'assurer le suivi et de résoudre les doutes après des réunions complètes au bureau ou à distance.
Utilisez la fonctionnalité de partage d'écran pour capturer les idées collectives de votre équipe et la tenir informée des résultats de la session de brainstorming.
Cas d'utilisation n° 3 : évaluer les commentaires de dernière minute des clients
Les réunions quotidiennes sont extrêmement utiles pour étudier et mettre en œuvre les changements de stratégie concernant le lancement du produit final ou de la campagne.
Vous pouvez utiliser les réunions quotidiennes Slack pour examiner les checklists finales et effectuer une dernière série de modifications sur les documents à soumettre.
Cas d'utilisation n° 4 : interactions sociales à distance
Si vous avez une équipe à distance, vous pouvez utiliser les réunions quotidiennes pour discuter de manière informelle et renforcer les liens au sein de l'équipe, comme vous le feriez dans un environnement de bureau traditionnel.
Ces outils de communication à la demande sur le lieu de travail peuvent simuler les conversations informelles et spontanées qui ont lieu dans les espaces physiques des bureaux.
Avantages et inconvénients de l'utilisation des réunions quotidiennes Slack pour la communication
Les réunions quotidiennes Slack présentent de nombreux avantages et inconvénients potentiels selon le contexte d'utilisation.
Avantages
- Gain de rapidité et de simplicité : vous pouvez démarrer une discussion en quelques clics dans votre espace de travail ou votre canal Slack où tous les membres de l'équipe sont présents. Cela rend cet outil incroyablement efficace pour les discussions spontanées, sans qu'il soit nécessaire de planifier quoi que ce soit.
- Réduit la fatigue liée aux réunions : le caractère informel et axé sur l'audio des réunions quotidiennes permet de réduire la fatigue associée aux réunions vidéo successives.
- Encourage les interactions informelles : l'installation décontractée motive votre équipe à participer à des discussions plus naturelles, comme lorsqu'on s'arrête au bureau d'un collègue pour discuter rapidement.
- Simplifie la collaboration à distance : les réunions quotidiennes permettent à votre équipe à distance de se connecter et de collaborer rapidement sans avoir à préparer ou à gérer des visioconférences complexes. Mieux encore, il existe des dizaines d'astuces Slack pour améliorer encore davantage la collaboration et la communication à distance.
Inconvénients
- Engagement vidéo minimal : le fait de moins se concentrer sur les fonctionnalités vidéo pourrait compromettre l'utilisation du langage corporel, des expressions faciales ou des indices visuels qui contribuent à une communication efficace.
- Risque de surutilisation : la facilité avec laquelle il est possible de lancer une réunion quotidienne pourrait devenir une habitude chez les membres de votre équipe et entraîner des interruptions ou des distractions fréquentes si elle n'est pas utilisée à bon escient.
- Ne convient pas aux réunions formelles : comme les éléments propres aux réunions formelles, tels que les agendas et les règles applicables aux participants, sont absents, les réunions quotidiennes peuvent ne pas convenir aux réunions numériques formelles.
Comment fonctionnent les réunions quotidiennes Slack ?
Lancez une réunion quotidienne Slack dans n'importe quel environnement de travail, canal ou chat DM Slack. Les membres de votre équipe peuvent rejoindre instantanément l'appel puisqu'ils font déjà partie de l'environnement de travail.
Les réunions quotidiennes Slack offrent un espace de collaboration spontané au sein de votre siège social numérique.
Les réunions quotidiennes Slack permettent de retrouver l'ambiance décontractée des réunions de bureau grâce à des chats vidéo en un clic et au partage d'écran pour tous, avec curseurs et outils de dessin.
Voici comment naviguer dans une réunion quotidienne Slack :
Étape 1 : Démarrer une réunion quotidienne Slack
Recherchez le bouton « Réunion quotidienne » situé en haut à droite et représenté par une icône en forme d'écouteurs. Cliquez dessus pour démarrer une réunion quotidienne.
Une fois qu'il aura commencé, vous verrez une notification dans le canal ou dans le message privé indiquant que la réunion quotidienne est active. Les autres participants peuvent rejoindre la réunion quotidienne en cliquant sur la notification ou sur l'icône de la réunion quotidienne.
Cliquez sur « Démarrer une réunion quotidienne » dans le coin supérieur droit.
Étape 2 : Invitez vos collègues à rejoindre votre réunion quotidienne
Appuyez sur les trois points ou sur l'icône en forme d'engrenage et sélectionnez « Inviter des personnes ». Si votre chaîne compte moins de 20 participants, tapez simplement @channel pour inviter tout le monde.
Étape 3 : Le partage d’informations dans une réunion quotidienne
Les réunions quotidiennes offrent un espace dédié pour distribuer des liens, des documents et des notes dans votre fil de discussion.
Les réunions quotidiennes Slack permettent à deux participants de partager leur écran simultanément. Vous pouvez agrandir l'écran, ajouter vos commentaires ou marquer des points clés à l'aide de l'icône en forme de crayon.
Les fils de discussion sont accessibles à tous, que les participants aient assisté ou non à la réunion quotidienne. Il est facile d'y rechercher des fichiers et des mots-clés. Même si vous avez manqué la réunion quotidienne, vous pouvez toujours suivre la discussion en temps réel et consulter toutes les ressources partagées.
Envisagez de présenter à votre équipe les modèles de journaux d'appels comme alternative pour suivre les discussions en dehors de Slack.
Étape 4 : Utilisation d'autres fonctionnalités des réunions quotidiennes
- Vous pouvez activer la fonctionnalité de sous-titrage en direct, prédéterminer un thème de réunion quotidienne, jouer avec l'arrière-plan et prévisualiser votre vidéo.
- Cliquez sur la flèche ou l'icône des fils de discussion pour masquer ou afficher le fil de discussion en cours dans la réunion quotidienne. Utilisez l'icône en forme d'engrenage pour ajouter un sujet au-dessus du fil de discussion afin de mettre les participants au courant.
- Envoyez des emojis, des effets ou des réactions sous forme d'autocollants quand vous le souhaitez, ce qui permet à l'interlocuteur et aux autres participants de savoir que vous êtes à l'écoute. De plus, cela ne perturbe pas le flux de la discussion. Les emojis disparaissent au bout de quelques secondes, mais les autocollants restent à l'écran jusqu'à ce que vous les désactiviez.
Étape 5 : Quitter une réunion quotidienne Slack
Pour quitter une réunion quotidienne, cliquez sur la même icône qui vous a permis de la rejoindre. Attention, son apparence peut légèrement changer pour indiquer que vous faites actuellement partie d'une réunion quotidienne.
Passez la souris sur l'icône représentant des écouteurs pour quitter la réunion quotidienne.
Vous serez automatiquement déconnecté de la réunion quotidienne si vous fermez Slack ou si vous perdez votre connexion Internet. De plus, les autres participants ne reçoivent pas de notification lorsque vous quittez, ce qui rend votre sortie non disruptive.
Alternatives aux réunions quotidiennes Slack
Il existe de nombreuses façons de collaborer et de communiquer à l'aide d'outils tels que Slack, Microsoft Teams, Zoom et Google Meet.
Voici quelques-uns des outils les plus simples à utiliser pour les réunions informelles et les collaborations avec votre équipe :
ClickUp
Très apprécié des équipes de télétravail dans le monde entier, ClickUp améliore votre arsenal de gestion de projet grâce à un catalogue passionnant de fonctionnalités de messagerie.
Utilisez la fonctionnalité ClickUp Chat View pour envoyer des messages directs au sein de la plateforme. Cela permet aux membres de l'équipe de discuter facilement des projets ou des tâches depuis la fenêtre du projet ou de la tâche sans avoir à passer d'une fenêtre à l'autre.
ClickUp organise les tâches, les objectifs, les documents et les échéanciers, permettant à toute organisation à distance de gérer des projets à petite et grande échelle dans plusieurs départements.
De plus, ClickUp Clips vous permet d'envoyer des enregistrements d'écran avec des messages audio et texte personnalisés sous forme de modules complémentaires pour une meilleure compréhension. Cela fonctionne bien pour élaborer des instructions claires et détaillées ou des commentaires sur des tâches et des projets. ClickUp propose un enregistreur d'écran gratuit sans filigrane!
La volonté de ClickUp de simplifier la gestion de projet dans les organisations a conduit à l'intégration d'une intelligence artificielle, appelée ClickUp Brain, sur sa plateforme. Vous pouvez désormais transcrire rapidement les messages de Clips afin d'améliorer l'accessibilité en convertissant les informations vocales en texte.
Cela aide particulièrement les équipes qui doivent revoir leurs communications ou celles qui préfèrent les briefs écrits aux briefs audio. Ces outils d'IA pour les réunions automatisent les tâches fastidieuses que sont la création de résumés, la distribution d'agendas et le remplissage de modèles.
Microsoft Teams
Microsoft Teams prend en charge les réunions de grands groupes, les webinaires et les évènements en direct, et offre une intégration étendue avec les applications Office 365 ainsi que des fonctionnalités de sécurité robustes.
Sa fonction de chat robuste prend en charge la messagerie instantanée et privée au sein des équipes et dans toute l'organisation.
Google Meet
Google Meet offre un service de visioconférence simple, intégré à d'autres services Google tels que Calendrier et Gmail.
Sa fiabilité pour les visioconférences et les appels vocaux permet une collaboration fluide entre les documents, les feuilles de calcul et les présentations.
Zoom
Zoom est une autre alternative aux réunions quotidiennes de Slack. Sa spécialité en matière de vidéoconférence est réputée pour faciliter les communications informelles similaires.
Des visioconférences de haute qualité au chat Zoom pour les messages instantanés et privés dans les discussions de groupe, cet outil est parfaitement adapté aux équipes en télétravail.
Donnez la priorité aux canaux de communication spontanés pour les réunions d'équipe courtes
Les réunions quotidiennes Slack se distinguent parmi les applications de collaboration et de communication d'équipe pour les réunions numériques rapides, les commentaires de dernière minute des responsables et les brainstormings spontanés. Leur installation instantanée les rend beaucoup plus pratiques que les appels traditionnels.
Les réunions quotidiennes Slack offrent de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la communication au sein de votre équipe. Si les appels traditionnels sont parfaits pour les discussions structurées, les réunions quotidiennes permettent de maintenir le flux de conversation et d'organiser les documents à un niveau supérieur.
Notez que les fonctionnalités de communication de ClickUp sont plus adaptées à la gestion de projet de bout en bout. Vous pouvez utiliser des clips audio avec des tâches et des commentaires, autoriser la modification collaborative, utiliser la vue chat et communiquer l'avancement grâce à des mises à jour de statut.
Découvrez comment les outils de gestion de projet peuvent multiplier par 10 l'efficacité de la communication de votre équipe. Créez un compte ClickUp gratuitement.
Foire aux questions (FAQ)
1. En quoi une réunion quotidienne Slack diffère-t-elle d'un appel ?
Les réunions quotidiennes Slack sont plus spontanées et informelles que les appels. Elles ne nécessitent pas de planification et constituent un canal ouvert auquel les participants peuvent se joindre et quitter à leur guise.
Les réunions quotidiennes permettent également le partage de vidéos et d'écrans, le dessin, les effets, les emojis, les fils de discussion, le partage de documents, etc.
2. Qu'est-ce qu'une réunion quotidienne dans Slack ?
Une réunion quotidienne dans Slack est une fonctionnalité qui vous permet de réaliser une connexion instantanée avec un ou plusieurs membres de votre équipe sur l'interface Slack. Il s'agit d'un moyen de communication improvisé qui rassemble rapidement les membres disponibles grâce à une invitation.
De plus, il est idéal pour discuter spontanément, résoudre rapidement des requêtes et effectuer des vérifications quotidiennes via des réunions numériques.
3. Les appels Slack pour les réunions quotidiennes sont-ils privés ?
Oui, les réunions quotidiennes Slack sont privées dans le contexte de votre espace de travail Slack. Les paramètres de confidentialité du canal ou du message direct dans lequel elles ont été créées déterminent la confidentialité d'une réunion quotidienne.
Par exemple, les réunions quotidiennes dans les canaux privés ne permettent qu'aux membres du canal de participer, tandis que les réunions quotidiennes dans les canaux publics permettent à tous les membres de votre environnement de travail de participer. N'oubliez pas que les membres externes à Slack n'y ont pas accès.