Constatez-vous souvent que certains de vos commerciaux sont surchargés de travail tandis que d'autres n'ont pas assez à faire ?
Ou fixez-vous des cibles de vente trop ambitieuses sans tenir compte des conditions du marché ou de la capacité de votre équipe ?
La planification de la capacité commerciale consiste généralement à créer des modèles permettant de prévoir les performances attendues de votre équipe commerciale et à les aligner sur les objectifs financiers de l'entreprise. Sans une planification adéquate, vous réagirez aux situations au lieu de traiter les problèmes de manière proactive.
La planification des capacités de l'équipe commerciale vous permet d'analyser les capacités de votre équipe actuelle par rapport aux objectifs annuels. Elle identifie et traite les écarts entre les performances de l'équipe et les résultats commerciaux requis.
Alors, êtes-vous prêt à maximiser vos revenus grâce à la planification de la capacité commerciale ?
Alors, continuez à lire. 👀
Qu'est-ce que la planification des capacités commerciales ?
La planification de la capacité commerciale est un processus de modélisation financière stratégique qui vous permet de réaliser une prévision de la capacité de votre entreprise à générer de nouveaux revenus en fonction du nombre d’équipes commerciales et de leur efficacité.
En tant que planificateur de la capacité de l'équipe commerciale, vous devez déterminer le nombre de nouveaux représentants nécessaires pour atteindre les objectifs de chiffre d'affaires futurs.
Le modèle de capacité commerciale implique de prendre en compte les éléments suivants :
- La taille actuelle de l'équipe commerciale et son niveau de productivité
- Quotas de vente réalistes, taille moyenne des transactions et nombre de transactions nécessaires pour atteindre les cibles de chaque rôle
- Le temps nécessaire aux nouveaux représentants pour atteindre leurs quotas
Si toutes les entreprises ont beaucoup à gagner à mettre en œuvre un plan complet de planification des capacités commerciales, c'est le secteur du SaaS qui en tirera le plus grand profit.
Voici pourquoi :
- La planification des capacités aide à prendre des décisions éclairées, notamment en matière d'effectifs.
- Elle vous permet d'atteindre plus facilement vos cibles de revenus annuels récurrents (ARR) et de maximiser le retour sur investissement des nouvelles recrues.
- Favorise un environnement de l'équipe commerciale hautement performant tout en prévenant les problèmes moraux
- Permet une modélisation précise de la croissance en fonction du nombre de chargés de clientèle (AE) et de leur productivité.
- Vous permet de prendre des décisions fondées sur des données qui optimisent l'évolutivité et permettent une prévision réussie des ventes et des revenus.
Importance de la planification des capacités commerciales
La planification de la capacité commerciale a un impact direct sur la productivité future des ventes, ce qui en fait un facteur déterminant pour la croissance de votre entreprise.
Examinons plus en détail pourquoi la planification de la capacité commerciale est vraiment importante pour votre entreprise :
- Évaluer quantitativement les performances commerciales : la planification des capacités commerciales mesure vos performances commerciales sur des périodes spécifiques. Elle permet à votre entreprise d'être prête à élaborer des stratégies si l'équipe actuelle ne parvient pas à atteindre ses objectifs de chiffre d'affaires. Cela implique d'embaucher du personnel supplémentaire ou de mettre en œuvre des initiatives visant à améliorer l'efficacité commerciale.
- Promouvoir la transparence au sein de l'équipe : en examinant les capacités individuelles des membres de l'équipe, les plans de capacité commerciale vous aident à cultiver des attentes transparentes concernant les compétences, la disponibilité et les performances de vos commerciaux.
- Offrez des informations basées sur l'analyse des données : la planification des capacités vous fournit des informations exploitables issues d'une analyse robuste des données, mettant en lumière les performances de l'équipe et son potentiel inexploité.
- Optimisation de l'efficacité des ressources : cela vous permet d'explorer diverses stratégies rentables pour répondre aux besoins en ressources et d'anticiper les conséquences d'initiatives telles que la réduction du temps de montée en puissance.
Sans un planificateur de capacité commerciale fiable, vos équipes commerciales pourraient être confrontées à des désaccords internes, à des erreurs de délégation, à des revenus cibles (OTE) inexacts et à des membres de l'équipe qui ne sont pas entièrement synchronisés ou qui manquent leurs objectifs.
Mise en œuvre de la planification des capacités de l’équipe commerciale
Maintenant que vous comprenez les principes fondamentaux de la planification des capacités commerciales et son importance pour votre entreprise, examinons en détail les étapes nécessaires à l'élaboration d'un plan de capacités commerciales efficace :
Étape 1 : Comprendre la structure de votre équipe
Vous devez connaître votre équipe sur le bout des doigts et comprendre sa structure, ses responsabilités et même les petites nuances qui permettent de réaliser la distribution de la charge de travail et d'obtenir de meilleurs résultats.
Soyons réalistes : tous les membres de l'équipe commerciale ne peuvent pas passer rapidement d'une étape à l'autre du cycle de vente, de la prospection et la qualification des prospects à la conclusion des contrats.
Lorsque vous analysez ces chiffres de vente, n'oubliez pas de tenir compte de la charge de travail de chaque membre de l'équipe.
Les modèles de génération de rapports de ClickUp et ClickUp Brain vous permettent de réaliser des prévisions pour les résultats de vente réels à l'aide d'informations basées sur les données. Personnalisez les conditions et les facteurs pris en compte par le système lors de la génération des résultats.
Étape 2 : Déterminez la taille moyenne des transactions
Il est normal de voir des transactions de tailles différentes dans le pipeline. Mais il est logique que les rôles seniors s'occupent des transactions importantes. Votre modèle de capacité de l'équipe commerciale doit être intelligent afin d'attribuer des tailles de transactions moyennes à chaque rôle que vous envisagez de pourvoir.
Elle permet de quantifier la valeur et la responsabilité des rôles, de tenir compte des variations de taille des transactions et de faciliter le calcul des quotas. Tout cela, tout en justifiant le salaire et la rémunération pour le poste attribué.
Pour obtenir la taille moyenne des transactions, vous pouvez utiliser cette formule simple :
Taille moyenne des transactions = Valeur totale des transactions / Nombre de transactions
La compréhension de la valeur moyenne des transactions révèle également des tendances, ce qui facilite la prise de décisions éclairées et l'ajustement des stratégies.
Vous ne voulez pas faire cela manuellement à chaque fois ? Il suffit de le mettre sur ClickUp.
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Étape 3 : Formuler des hypothèses sur les quotas et la progression
Dans la planification des capacités de l'équipe commerciale, rien n'a plus d'importance que les quotas et les rampes.
Le quota représente le chiffre d'affaires que vos commerciaux doivent générer au cours de l'année pour atteindre votre cible globale, un objectif qui doit être ambitieux mais réalisable.
La détermination des quotas pour chaque rôle peut s'appuyer sur différentes méthodes de prévision des ventes :
- Opportunités actuelles et futures
- Initiatives marketing
- Lancements de produits
- Potentiel du territoire : les organisations qui utilisent la planification territoriale enregistrent généralement une augmentation de 14 % de leurs ventes.
- Taux de clôture
- Taille moyenne des transactions
- Transactions mensuelles moyennes
Une fois les quotas fixés pour chaque rôle de l'équipe commerciale, il est temps de les aligner sur vos cibles de chiffre d'affaires futures et votre liste actuelle de commerciaux.
Imaginez que votre cible de vente pour l'année prochaine soit de 100 000 $. Vous disposez de cinq membres de l'équipe commerciale, chacun ayant un quota annuel de 10 000 $.
Cela représente au total 5 x 10 000 $ = 50 000 $ de capacité de vente.
Vous pourriez penser : « C'est simple, je vais embaucher cinq commerciaux supplémentaires en début d'année pour atteindre ma cible de chiffre d'affaires. »
Cependant, les nouveaux membres de l'équipe commerciale n'atteignent pas leurs quotas dès leur arrivée. Soyons donc réalistes.
Dans de tels scénarios, vous devez tenir compte de la rampe.
Le ramping désigne le temps nécessaire aux nouvelles recrues pour atteindre leur quota. Calculez le ramping en fonction de facteurs tels que :
- Durée de l'intégration
- Délai moyen historique pour atteindre les quotas de votre équipe
- Durée du cycle de vente
Désormais, l'intégration de ramp dans votre processus de planification de la capacité de l'équipe commerciale vous offre une vue détaillée des nouvelles recrues et du temps dont elles ont besoin pour atteindre vos cibles. Cependant, avec autant de calculs et de prévisions, les choses peuvent devenir compliquées.
Et donc... 🥁
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Étape 4 : Exploiter les données dans la planification des capacités de vente
Nous pouvons vous fournir les formules et vous indiquer les éléments à prendre en compte. Cependant, vous devez effectuer les vérifications nécessaires pour générer des données substantielles concernant le fonctionnement de votre équipe commerciale.
Vous n'avez pas besoin de vous asseoir et de faire de longs calculs. C'est là qu'interviennent des outils de planification de la capacité inestimables tels que ClickUp.
Grâce à l'intégration transparente de diverses interfaces, ClickUp facilite la collaboration et le partage d'idées entre les équipes et les services. La fonctionnalité ClickUp Tableau blanc favorise une collaboration sans effort, tandis que ClickUp Views offre diverses perspectives pour examiner les données, notamment la vue Liste, les cartes Kanban, les diagrammes de Gantt, etc.
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Indicateurs dans la planification des capacités commerciales
Les indicateurs de planification de la capacité commerciale sont des mesures quantifiables qui permettent d'évaluer la performance de votre plan de capacité commerciale.
Voyons quels indicateurs vous devez prendre en compte lors de la planification de la capacité de l’équipe commerciale :
- Vente moyenne : vous donne une idée précise du nombre de transactions nécessaires pour atteindre les cibles de vente que vous vous êtes fixés.
- Rotation du personnel : La rotation du personnel, ou « attrition », englobe les départs volontaires, lorsque les employés quittent l'entreprise pour saisir de meilleures opportunités, et les départs involontaires, lorsque l'employeur met fin au contrat des employés.
- Revenu annuel récurrent (ARR) : cet indicateur correspond au revenu prévu qu'un commercial peut générer une fois qu'il est pleinement intégré et correctement préparé à exercer ses fonctions.
- Taux de conclusion : vous donne un aperçu du nombre moyen de transactions conclues avec succès.
- Cycle de vente : vous aide à déterminer le temps nécessaire pour conclure une affaire, ce qui facilite la gestion du pipeline de ventes et la prévision des ventes futures.
- Pourcentage de progression : compare le nombre de vendeurs pleinement opérationnels à ceux qui sont encore en formation. Il vous donne des informations précieuses sur le niveau de préparation et de productivité de votre équipe.
- Marché cible : lorsque vous évaluez votre marché cible, vous vous assurez qu'il existe suffisamment de clients potentiels disposant d'un budget suffisant pour atteindre vos objectifs de vente.
L'analyse minutieuse de ces indicateurs permet d'élaborer des plans de capacité commerciale solides, alignés sur les objectifs commerciaux de l'organisation et favorisant une réussite commerciale durable.
Avantages d'une planification efficace de la capacité de l'équipe commerciale SaaS
Grâce à la planification des capacités commerciales, vous et votre équipe pouvez bénéficier des avantages suivants :
- Renforcez les équipes chargées des opérations commerciales : centralisez la planification des territoires, des quotas, des capacités commerciales et des rémunérations incitatives sur une seule et même plateforme. Avec toutes les données nécessaires à portée de main, les équipes opérationnelles peuvent collaborer, analyser et mettre en œuvre en toute confiance des stratégies pour atteindre efficacement les cibles en termes de chiffre d'affaires et de résultats.
- Restez compétitif : suivez les tendances, comprenez les besoins de vos clients et adaptez vos stratégies commerciales. À terme, cela vous permettra de saisir de nouvelles opportunités et de maintenir le flux de revenus.
- Optimiser la couverture commerciale : l'utilisation d'informations basées sur les données pour planifier la capacité de l'équipe commerciale permet de prendre de meilleures décisions en matière d'attribution des territoires, de distribution des comptes et d'affectation stratégique des nouvelles recrues. Elle garantit un impact maximal et une harmonisation avec les plans opérationnels et les effectifs.
- Quantifiez les performances commerciales : suivez et surveillez les indicateurs de performance clés (KPI) en temps réel, tels que la vitesse de conclusion des transactions, les taux de réussite et la taille des transactions. Offrez des commentaires et un accompagnement personnalisés pour maintenir l'engagement de vos commerciaux, reconnaître les meilleurs éléments et les aider à progresser dans leur carrière. De plus, la quantification des performances commerciales peut limiter le taux de rotation du personnel, qui est d'environ 27 % pour les commerciaux.
- Réduction des coûts : selon une étude, les dépenses liées au recrutement, à l'embauche et à l'intégration d'un nouveau commercial peuvent atteindre 240 000 dollars pour une entreprise. La planification de vos cycles de recrutement pour l'équipe commerciale vous aide à optimiser les processus d'embauche et à réaliser des économies pour votre entreprise.
- Satisfaction client : la planification des capacités garantit la satisfaction des clients en minimisant les temps d'attente grâce à une optimisation des effectifs, en maintenant une qualité de service constante et en donnant aux équipes la possibilité de s'adapter à l'évolution des besoins des clients tout en optimisant l'allocation des ressources pour une utilisation et une productivité efficaces.
Surmonter les défis de la planification des capacités de vente SaaS
La planification des capacités de l'équipe commerciale SaaS peut s'avérer complexe, il est donc utile de se familiariser avec les pires scénarios.
Voici quelques pièges courants que vous devez éviter dans votre processus de planification de la capacité de l’équipe commerciale :
Défi n° 1 : des objectifs peu clairs
L'un des obstacles courants à une planification commerciale réussie est le manque de clarté ou de définition des objectifs de l'entreprise.
Les plans de vente obsolètes ou ambigus ne correspondent pas aux objectifs actuels de l'organisation, ce qui entraîne une perte de revenus, des cycles de planification prolongés et des inefficacités opérationnelles.
💡Que faire ?
ClickUp Objectifs peut vous aider à définir vos objectifs sur une plateforme accessible et pouvant être mise à jour par l'ensemble de l'équipe.
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Défi n° 2 : feuilles de calcul cloisonnées
Un autre défi découle de la méthode généralement utilisée par les équipes commerciales pour créer des plans de vente, à savoir l'utilisation de feuilles de calcul cloisonnées.
Ces feuilles de calcul offrent une collaboration limitée et ne disposent pas de la complexité nécessaire pour établir des prévisions précises sur les quotas, la planification des territoires et les calculs en temps réel.
Lorsque la planification de l’équipe commerciale est insuffisante, cela entraîne une série de problèmes :
- Les commerciaux perdent leur intérêt
- Ils sont de plus en plus nombreux à partir
- Les nouvelles recrues mettent une éternité à se mettre à niveau
- Les cibles passent à la trappe
Certains chargés de clientèle (AE) ne parviendront inévitablement pas à atteindre leurs quotas, mais le fait de ne pas surveiller régulièrement la capacité de vente augmente le risque de ne pas atteindre les cibles chaque trimestre.
ClickUp est une excellente option pour résoudre ces problèmes. Sa plateforme dédiée à la gestion des ressources ClickUp regroupe les actifs de votre entreprise, le suivi du temps et la gestion des formulaires en une seule étape pour une allocation intelligente des ressources.
Pourquoi la planification des capacités de l'équipe commerciale ne doit-elle jamais s'arrêter ?
La planification des capacités de l’équipe commerciale doit être continue. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous devez revoir et mettre à jour les processus et les flux de travail :
- Période de montée en puissance : les nouveaux commerciaux doivent s'adapter à votre entreprise, à vos produits et à votre marché cible pour atteindre leurs quotas. Si la période de montée en puissance dépasse les prévisions, cela a un impact sur la capacité commerciale et la réalisation des quotas. Une planification proactive permet de calculer de manière réaliste la période de montée en puissance et d'ajuster le processus de formation.
- Attrition : L'attrition est inévitable, et le remplacement de commerciaux expérimentés prend du temps. La planification trimestrielle permet d'évaluer rapidement l'impact de l'attrition et de réagir rapidement pour pourvoir les positions vacantes ou réaffecter les ressources.
- Réalités changeantes : les hypothèses utilisées dans les modèles peuvent ne pas être valables et nécessiter des ajustements. Par exemple, si les quotas atteints sont inférieurs aux prévisions, il peut être nécessaire de recruter du personnel supplémentaire pour compenser le manque à gagner.
- Goulots d'étranglement : la capacité commerciale est un goulot d'étranglement pour la génération de revenus dans les entreprises SaaS. L'absence de planification proactive peut entraîner des opportunités manquées, à l'instar des retards de production dans une usine dus à des pannes de machines.
Une planification proactive de la capacité de l’équipe commerciale est indispensable pour maximiser le potentiel de revenus et saisir les opportunités dans le paysage SaaS en constante évolution.
L'utilisation de ClickUp comme outil de planification des ressources permet de surmonter bon nombre de ces difficultés.
ClickUp va au-delà de la simple répartition des tâches. Il permet d'identifier les goulots d'étranglement et de gérer les charges de travail, et garantit que les équipes ou les organisations peuvent répondre efficacement à l'évolution des demandes et des exigences.
N'oubliez pas, cependant, que la planification des capacités n'est pas terminée, même après avoir achevé la planification et la préparation.
Vous devez connaître certaines idées reçues courantes sur la planification des capacités de l'équipe commerciale afin de tirer le meilleur parti de votre équipe.
- Les plans de capacité de l'équipe commerciale n'ont pas d'impact immédiat et sont donc inutiles ❌
- Il s'agit simplement d'une analyse des données historiques ❌
- Les tableurs sont tout aussi efficaces que les systèmes de planification et de gestion de la capacité commerciale ❌
- Vous n'avez pas besoin d'une technologie parfaite pour adapter votre planification de l'équipe commerciale ❌
Améliorez votre planification de la capacité de l'équipe commerciale avec ClickUp
En prédisant avec précision les performances de l'équipe commerciale, en fixant des quotas pragmatiques et en alignant les ressources sur les objectifs de l'entreprise, les organisations peuvent naviguer efficacement dans les complexités du marché avec précision et prévoyance.
Vous avez besoin des bons outils pour tirer parti de la puissance de la planification des capacités de l'équipe commerciale.
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Grâce à des outils collaboratifs, des capacités d'analyse des données en temps réel, des modèles personnalisables prédéfinis et des informations basées sur l'IA, ClickUp permet aux organisations de prendre des décisions éclairées, d'optimiser l'allocation des ressources et de stimuler une croissance durable dans le paysage SaaS hautement concurrentiel.
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Foire aux questions (FAQ)
1. Qu'est-ce que la capacité commerciale ?
La capacité commerciale désigne la capacité d'une équipe commerciale à générer de nouveaux revenus au cours d'une période donnée. Elle implique une prévision des performances de l'équipe en fonction de facteurs tels que le nombre de commerciaux et leur efficacité à atteindre les cibles.
2. Quel est un exemple de planification des capacités ?
Un exemple de planification des capacités consiste à réaliser une prévision du nombre de nouveaux commerciaux nécessaires pour atteindre les objectifs de chiffre d'affaires futurs en fonction de la productivité de l'équipe commerciale et des cibles de vente.
3. En quoi consiste le processus de planification des capacités ?
Le processus de planification des capacités consiste à réaliser une prévision stratégique de la capacité d'une entreprise à générer des revenus en analysant les performances de l'équipe commerciale et en les alignant sur les objectifs financiers. Cela comprend l'évaluation des capacités actuelles de l'équipe, la fixation de quotas réalistes et la prévision du nombre de nouvelles recrues nécessaires pour atteindre les objectifs de revenus futurs.