Vous arrive-t-il souvent que certains de vos commerciaux soient surchargés de travail tandis que d'autres n'ont pas assez à faire ?
Ou fixez-vous des objectifs commerciaux trop ambitieux sans tenir compte des conditions du marché ou de la capacité de votre équipe ?
La planification de la capacité commerciale consiste généralement à créer des modèles permettant de prévoir les performances prévues de votre équipe commerciale et de les aligner sur les objectifs financiers de l'entreprise. Sans une planification adéquate, vous réagirez aux situations au lieu de traiter les problèmes de manière proactive.
La planification de la capacité commerciale vous permet d'analyser les capacités de votre équipe existante par rapport aux objectifs annuels. Elle identifie et traite les disparités entre les performances de l'équipe et les résultats commerciaux requis.
Alors, êtes-vous prêt à maximiser votre chiffre d'affaires grâce à la planification de la capacité commerciale ?
Alors, continuez votre lecture. 👀
Qu'est-ce que la planification des capacités commerciales ?
La planification de la capacité commerciale est un processus de modélisation financière stratégique qui vous permet de prévoir la capacité de votre entreprise à générer de nouveaux revenus en fonction du nombre de commerciaux et de leur efficacité.
En tant que planificateur de la capacité commerciale, vous devez déterminer le nombre de nouveaux représentants nécessaires pour atteindre les objectifs de chiffre d'affaires futurs.
Le modèle de capacité commerciale implique de prendre en compte les éléments suivants :
- La taille actuelle de l'équipe commerciale et son niveau de productivité
- Des quotas de vente réalistes, la taille moyenne des contrats et le nombre de contrats nécessaires pour atteindre les objectifs de chaque rôle
- Le temps nécessaire aux nouveaux commerciaux pour atteindre leurs quotas
Si toutes les entreprises ont beaucoup à gagner à mettre en œuvre un plan complet de capacité commerciale, le secteur du SaaS est celui qui en tirera le plus grand profit.
Voici pourquoi :
- La planification des capacités aide à prendre des décisions éclairées, notamment en matière d'effectifs
- Elle vous permet d'atteindre plus facilement vos objectifs de revenus annuels récurrents (ARR) et d'optimiser le retour sur investissement des nouvelles recrues
- Favorise un environnement commercial performant tout en prévenant les problèmes de moral
- Permet une modélisation précise de la croissance en fonction du nombre de chargés de compte (AE) et de leur productivité
- Vous permet de prendre des décisions basées sur des données qui optimisent l'évolutivité et vous aident à établir des prévisions fiables en matière de ventes et de revenus
Importance de la planification des capacités commerciales
La planification de la capacité commerciale a un impact direct sur la productivité future des ventes, ce qui en fait un facteur déterminant pour la croissance de votre entreprise.
Voyons plus en détail pourquoi la planification de la capacité commerciale est si importante pour votre entreprise :
- Évaluer quantitativement les performances commerciales : La planification de la capacité commerciale mesure vos performances commerciales sur des périodes spécifiques. Elle permet à votre entreprise d'être prête à élaborer des stratégies si l'équipe actuelle ne parvient pas à atteindre les objectifs de chiffre d'affaires. Cela implique de recruter du personnel supplémentaire ou de mettre en œuvre des initiatives d'aide à la vente afin d'améliorer l'efficacité
- Promouvoir la transparence au sein de l'équipe : En examinant les capacités individuelles des membres de l'équipe, les plans de capacité commerciale vous aident à cultiver des attentes transparentes concernant les compétences, la disponibilité et les performances de vos commerciaux
- Offrez des informations basées sur l'analyse des données : La planification des capacités vous fournit des informations exploitables issues d'une analyse robuste des données, qui mettent en lumière les performances de l'équipe et son potentiel inexploité
- Optimisation de l'efficacité des ressources : cela vous permet d'explorer diverses stratégies rentables pour répondre aux besoins en ressources et d'anticiper les ramifications d'initiatives telles que la réduction du temps de montée en puissance
Sans un planificateur de capacité commerciale fiable, vos équipes commerciales pourraient être confrontées à des désaccords internes, à des erreurs de délégation, à des prévisions de revenus inexactes et à des membres de l'équipe qui ne sont pas entièrement synchronisés ou qui manquent leurs cibles.
Mise en œuvre de la planification des capacités commerciales
Maintenant que vous comprenez les principes fondamentaux de la planification de la capacité commerciale et son importance pour votre entreprise, examinons en détail les étapes nécessaires à l'élaboration d'un plan de capacité commerciale efficace :
Étape 1 : Comprendre la structure de votre équipe
Vous devez connaître votre équipe sur le bout des doigts et comprendre sa structure, ses responsabilités et même les petites nuances qui permettent de répartir la charge de travail et d'obtenir de meilleurs résultats.
Soyons réalistes : tous les membres d'une équipe ne sont pas capables de mener à bien tous les cycles de vente, de la prospection et la qualification des prospects à la conclusion des contrats.
Lorsque vous analysez ces chiffres de vente, n'oubliez pas de tenir compte de la charge de travail de chaque membre de l'équipe.
Les modèles de génération de rapports de ClickUp et ClickUp Brain vous permettent de prévoir les résultats commerciaux réels à l'aide d'informations basées sur les données. Personnalisez les conditions et les facteurs pris en compte par le système lors de la génération des résultats.
Étape 2 : Déterminez la taille moyenne des transactions
Il est normal de voir des tailles de contrats différentes dans le pipeline. Mais il est logique que les rôles seniors s'occupent des contrats les plus importants. Votre modèle de capacité commerciale doit être intelligent pour attribuer la taille moyenne des contrats à chaque rôle que vous envisagez de recruter.
Elle permet de quantifier la valeur et la responsabilité des rôles, de tenir compte des variations de taille des contrats et de faciliter le calcul des quotas. Tout cela, tout en justifiant le salaire et la rémunération pour le travail assigné.
Pour obtenir la taille moyenne des transactions, vous pouvez utiliser cette formule simple :
Taille moyenne d'une transaction = valeur totale de la transaction / nombre de transactions
Comprendre la valeur moyenne des transactions permet également de dégager des tendances, ce qui facilite la prise de décisions éclairées et l'ajustement des stratégies.
Vous ne voulez pas faire cela manuellement à chaque fois ? Confiez cette tâche à ClickUp.
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Étape 3 : Formuler des hypothèses sur les quotas et la progression
Dans la planification des capacités commerciales, rien n'a plus d'importance que les quotas et les rampes.
Le quota représente le chiffre d'affaires que vos commerciaux doivent générer au cours de l'année pour atteindre votre objectif global, un objectif qui doit être ambitieux mais réalisable.
La détermination des quotas pour chaque rôle peut s'appuyer sur différentes méthodes de prévision des ventes :
- Opportunités actuelles et futures
- Initiatives marketing
- Lancement de produits
- Potentiel du territoire : les organisations qui ont recours à la planification territoriale enregistrent généralement une augmentation de 14 % de leurs ventes
- Taux de clôture
- Taille moyenne des transactions
- Moyenne des transactions mensuelles
Une fois les quotas définis pour chaque rôle commercial, il est temps de les aligner sur vos objectifs de chiffre d'affaires futurs et sur votre effectif actuel de commerciaux.
Imaginez que votre objectif commercial pour l'année prochaine soit de 100 000 $. Vous disposez de cinq commerciaux, chacun ayant un quota annuel de 10 000 $.
Cela représente au total 5 x 10 000 $ = 50 000 $ de capacité commerciale.
Vous pourriez penser : « C'est simple, je vais embaucher cinq commerciaux supplémentaires en début d'année pour atteindre mon objectif de chiffre d'affaires. »
Cependant, les nouveaux commerciaux n'atteignent pas leurs quotas dès leur arrivée. Soyons donc réalistes.
Dans de tels cas, vous devez tenir compte de la rampe.
Le ramping désigne le temps nécessaire aux nouvelles recrues pour atteindre leur quota. Calculez le ramping en fonction de facteurs tels que :
- Durée de l'intégration
- Temps moyen historique nécessaire à votre équipe pour atteindre ses quotas
- Durée du cycle commercial
Désormais, l'intégration de ramp dans votre processus de planification de la capacité commerciale vous offre une vue détaillée des nouvelles recrues et du temps dont elles ont besoin pour atteindre vos cibles. Cependant, avec autant de calculs et de prévisions, les choses peuvent vite devenir compliquées.
Et donc... 🥁
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Étape 4 : exploiter les données dans la planification de la capacité commerciale
Nous pouvons vous fournir les formules et vous dire ce qu'il faut rechercher. Cependant, vous devez effectuer les vérifications nécessaires pour générer des données substantielles sur le fonctionnement de votre équipe commerciale.
Vous n'avez pas besoin de vous asseoir et de faire de longs calculs. C'est là qu'interviennent des outils de planification de la capacité inestimables tels que ClickUp.
Grâce à l'intégration transparente de diverses interfaces, ClickUp facilite la collaboration et le partage d'idées entre les équipes et les services. La fonctionnalité Tableau blanc de ClickUp favorise une collaboration sans effort, tandis que ClickUp Views offre diverses perspectives pour examiner les données, notamment la vue Liste, les cartes Kanban, les diagrammes de Gantt, etc.
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La plateforme commerciale ClickUp soulage votre équipe commerciale en centralisant le suivi des prospects, l'intégration des clients et la collaboration sur les transactions, et en mettant en place un système de gestion unifié.
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Indicateurs de la planification de la capacité commerciale
Les indicateurs de planification de la capacité commerciale sont des mesures quantifiables qui permettent de chiffrer les performances de votre plan de capacité commerciale.
Voyons quels indicateurs vous devez prendre en compte lors de la planification de la capacité commerciale :
- Vente moyenne : vous indique le nombre de transactions que vous devez réaliser pour atteindre les objectifs de vente que vous vous êtes fixés
- Taux de rotation : Le taux de rotation du personnel, ou « attrition », englobe les départs volontaires, lorsque les employés quittent l'entreprise pour de meilleures opportunités, et les départs involontaires, lorsque l'employeur met fin au contrat des employés
- Revenu annuel récurrent (ARR) : cet indicateur correspond au revenu prévisionnel qu'un commercial peut générer une fois qu'il est pleinement opérationnel et correctement préparé à exercer ses fonctions
- Taux de clôture : vous donne un aperçu du nombre moyen de transactions conclues avec succès
- Cycle de vente : vous aide à déterminer le temps nécessaire pour conclure une vente, ce qui facilite la gestion du pipeline commercial et la prévision des ventes futures
- Pourcentage augmenté : compare le nombre de vendeurs pleinement opérationnels à ceux qui sont encore en formation. Il vous donne des informations précieuses sur le niveau de préparation et la productivité de votre équipe
- Marché cible : lorsque vous évaluez la taille de votre marché cible, vous vous assurez qu'il existe suffisamment de clients potentiels disposant d'un budget suffisant pour atteindre vos objectifs commerciaux
Une analyse minutieuse de ces indicateurs permet d'élaborer des plans de capacité commerciale solides, alignés sur les objectifs commerciaux de l'organisation et favorisant une réussite commerciale durable.
Avantages d'une planification efficace de la capacité commerciale SaaS
Grâce à la planification de la capacité commerciale, vous et votre équipe pouvez bénéficier des avantages suivants :
- Améliorez les opérations des équipes commerciales : Centralisez la planification des territoires, des quotas, des capacités commerciales et des rémunérations incitatives sur une seule plateforme. Avec toutes les données nécessaires à portée de main, les équipes opérationnelles peuvent collaborer, analyser et mettre en œuvre en toute confiance des stratégies pour atteindre efficacement les objectifs de chiffre d'affaires et de résultat
- Restez compétitif : Surveillez les tendances, comprenez les besoins de vos clients et ajustez vos stratégies commerciales. À terme, cela vous permettra de saisir de nouvelles opportunités et de maintenir le flux de vos revenus
- Optimisez la couverture commerciale : l'utilisation d'informations basées sur les données pour planifier la capacité commerciale permet de prendre de meilleures décisions en matière d'attribution des territoires, de distribution des comptes et d'affectation stratégique des nouvelles recrues. Elle garantit un impact maximal et une harmonisation avec les plans opérationnels et les effectifs
- Quantifiez les performances commerciales : Suivez et surveillez en temps réel les indicateurs de performance clés (KPI) tels que la vitesse de conclusion des contrats, les taux de réussite et la taille des contrats. Offrez un retour d'information personnalisé et un accompagnement à vos commerciaux afin de les motiver, de reconnaître les meilleurs éléments et de les aider à évoluer dans leur carrière. De plus, la quantification des performances commerciales peut limiter le taux de rotation du personnel, qui est d'environ 27 % chez les commerciaux.
- Réduction des coûts : selon une étude, les dépenses liées au recrutement, à l'embauche et à l'intégration d'un nouveau commercial peuvent atteindre 240 000 dollars pour une entreprise. La planification des cycles de recrutement commercial vous aide à optimiser les processus d'embauche et à réaliser des économies pour votre entreprise
- Satisfaction client : La planification des capacités garantit la satisfaction client en réduisant les temps d'attente grâce à une optimisation des effectifs, en maintenant une qualité de service constante et en offrant aux équipes l'espace nécessaire pour s'adapter aux besoins changeants des clients tout en optimisant l'allocation des ressources pour une utilisation et une productivité efficaces
Surmonter les défis de la planification des capacités commerciales SaaS
La planification de la capacité commerciale SaaS peut s'avérer complexe, il est donc utile de se familiariser avec les pires scénarios.
Voici quelques pièges courants à éviter lors de la planification de la capacité commerciale :
Défi n° 1 : des objectifs peu clairs
L'un des obstacles courants à la réussite de la planification commerciale est le manque de clarté ou de définition des objectifs de l'entreprise.
Des plans commerciaux obsolètes ou ambigus ne correspondent pas aux objectifs actuels de l'organisation, ce qui se traduit par une perte de revenus, des cycles de planification prolongés et des inefficacités opérationnelles.
💡Que faire ?
ClickUp Goals peut vous aider à définir vos objectifs sur une plateforme accessible et pouvant être mise à jour par toute l'équipe.
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Défi n° 2 : les feuilles de calcul cloisonnées
Un autre défi découle de la méthode généralement employée par les équipes commerciales pour créer des plans commerciaux, à savoir l'utilisation de feuilles de calcul cloisonnées.
Ces feuilles de calcul offrent une collaboration limitée et ne disposent pas de la complexité nécessaire pour établir des prévisions précises sur les quotas, la planification des territoires et les calculs en temps réel.
Lorsque la planification commerciale est insuffisante, cela crée une série de problèmes :
- Les commerciaux perdent leur intérêt
- Ils sont de plus en plus nombreux à partir
- Les nouvelles recrues mettent une éternité à être opérationnelles
- Les cibles passent entre les mailles du filet
Certains chargés de compte (AE) ne parviennent pas à atteindre leurs quotas, mais l'absence de suivi régulier de la capacité commerciale augmente le risque de ne pas atteindre les objectifs chaque trimestre.
ClickUp est une excellente option pour résoudre ces problèmes. Sa plateforme dédiée à la gestion des ressources ClickUp regroupe les actifs de votre entreprise, le suivi du temps et la gestion des formulaires en une seule étape pour une allocation intelligente des ressources.
Pourquoi la planification des capacités commerciales ne doit-elle jamais s'arrêter ?
La capacité commerciale doit être continue. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous devez revoir et mettre à jour vos processus et flux de travail :
- Temps de montée en puissance : Les nouveaux commerciaux doivent s'adapter à votre entreprise, à vos produits et à votre marché cible pour atteindre leurs quotas. Si les temps de montée en puissance dépassent les prévisions, cela a un impact sur la capacité commerciale et la réalisation des quotas. Une planification proactive permet de calculer de manière réaliste les temps de montée en puissance et d'ajuster les processus de formation
- Attrition : L'attrition est inévitable, et le remplacement de commerciaux expérimentés prend du temps. La planification trimestrielle permet d'évaluer rapidement l'impact de l'attrition et de réagir rapidement pour pourvoir les positions ou réaffecter les ressources
- Réalités changeantes : les hypothèses utilisées dans les modèles peuvent s'avérer inexactes et nécessiter des ajustements. Par exemple, si les quotas atteints sont inférieurs aux prévisions, il peut être nécessaire de recruter du personnel supplémentaire pour compenser le manque à gagner
- Goulots d'étranglement : La capacité commerciale est un goulot d'étranglement pour la génération de revenus dans les entreprises SaaS. L'absence de planification proactive peut entraîner des opportunités manquées, à l'instar des retards de production dans une usine en raison de pannes de machines
Une planification proactive de la capacité commerciale est indispensable pour maximiser le potentiel de revenus et saisir les opportunités dans le paysage SaaS en constante évolution.
L'utilisation de ClickUp comme outil de planification des ressources permet de surmonter bon nombre de ces défis.
ClickUp va au-delà de la simple répartition des tâches. Il permet d'identifier les goulots d'étranglement et de gérer les charges de travail, et garantit que les équipes ou les organisations peuvent répondre efficacement à l'évolution des demandes et des exigences.
N'oubliez pas, cependant, que la planification des capacités n'est pas terminée, même après avoir achevé la planification et la préparation.
Vous devez connaître certaines idées reçues sur la planification des capacités commerciales afin de tirer le meilleur parti de votre équipe.
- Les plans de capacité commerciale n'ont pas d'impact immédiat et sont donc inutiles ❌
- Il ne s'agit que d'un examen des données historiques ❌
- Les tableurs sont tout aussi efficaces que les systèmes de planification et de gestion des capacités commerciales ❌
- Vous n'avez pas besoin de la technologie parfaite pour adapter votre planification commerciale ❌
Améliorez la planification de votre capacité commerciale avec ClickUp
En prédisant avec précision les performances de l'équipe commerciale, en définissant des quotas pragmatiques et en alignant les ressources sur les objectifs de l'entreprise, les organisations peuvent naviguer efficacement dans les complexités du marché avec précision et prévoyance.
Vous avez besoin des bons outils pour tirer parti de la puissance de la planification des capacités commerciales.
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Grâce à des outils collaboratifs, des capacités d'analyse des données en temps réel, des modèles personnalisables prédéfinis et des informations basées sur l'IA, ClickUp permet aux organisations de prendre des décisions éclairées, d'optimiser l'allocation des ressources et de stimuler une croissance durable dans le paysage SaaS hautement concurrentiel.
Que vous soyez un responsable commercial chevronné ou un entrepreneur en herbe, adopter ClickUp est la clé pour débloquer tout le potentiel de vos efforts de planification de la capacité commerciale.
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Foire aux questions (FAQ)
1. Qu'est-ce que la capacité commerciale ?
La capacité commerciale désigne la capacité d'une équipe commerciale à générer de nouveaux revenus au cours d'une période donnée. Elle implique de prévoir les performances de l'équipe en fonction de facteurs tels que le nombre de commerciaux et leur efficacité à atteindre les cibles.
2. Quel est un exemple de planification des capacités ?
Un exemple de planification de la capacité consiste à prévoir le nombre de nouveaux commerciaux nécessaires pour atteindre les objectifs de chiffre d'affaires futurs en fonction de la productivité de l'équipe et des objectifs commerciaux.
3. Qu'est-ce que le processus de planification des capacités ?
Le processus de planification de la capacité consiste à prévoir de manière stratégique la capacité d'une entreprise à générer des revenus en analysant les performances de l'équipe commerciale et en les alignant sur les objectifs financiers. Cela comprend l'évaluation des capacités actuelles de l'équipe, la définition de quotas réalistes et la prévision du nombre de nouvelles recrues nécessaires pour atteindre les objectifs de revenus futurs.