Une coordination efficace est la clé de voûte de la réussite d'un projet. C'est la colle qui maintient ensemble les tâches, les équipes et les échéanciers.
Imaginez un chantier de construction en pleine effervescence où architectes, ingénieurs et ouvriers collaborent sans faille à l'édification d'un gratte-ciel. Ou encore, pensez à une équipe de développement de logiciels dispersée dans le monde entier, qui travaille en parfaite harmonie pour lancer la prochaine application révolutionnaire.
Quel est le point commun entre ces deux scénarios ? Une coordination de projet efficace.
Dans le scénario actuel, les gestionnaires de projet doivent jongler avec plusieurs projets simultanément (la plupart d'entre eux étant au moins en cours d'exécution) deux à cinq projets simultanément). C'est pourquoi il peut être difficile d'assurer une coordination sans faille des projets.
Dans cet article, nous allons vous présenter chaque facette de la coordination de projet, ainsi que des conseils utiles pour améliorer votre approche.
**Qu'est-ce que la coordination de projet ?
Presque 47% des projets n'atteignent pas leurs objectifs en raison d'une mauvaise gestion des exigences, d'une communication inadéquate et d'attentes mal alignées, qui sont des facteurs primordiaux.
Grâce à une meilleure coordination, un gestionnaire de projet peut aider les équipes à travailler comme une machine bien huilée, ce qui inclut l'organisation de leurs calendriers, de leurs tâches quotidiennes, etc. Les coordinateurs de projet ou les gestionnaires de projet assurent la coordination pour veiller à ce que les projets soient sur la bonne voie.
La coordination de projet comporte de nombreux aspects, notamment
- L'organisation et la communication des détails du projet aux parties prenantes
- L'attribution des tâches aux différents membres de l'équipe
- Le suivi de la progression du travail
- La documentation des flux de travail clés
- Suivre le budget du projet
- Identifier les goulets d'étranglement potentiels et travailler à leur élimination
- Rendre la communication et le flux d'informations fluides et sans effort
L'objectif ultime de la coordination de projet est de s'assurer que tout le monde est sur la même page et de faciliter les livraisons dans le respect du budget.
Différence entre la coordination de projet et la gestion de projet
Il est facile de confondre la coordination de projet et la gestion de projet. Bien que les deux aient le même objectif (achever le projet avec succès), il existe une différence fondamentale dans le contexte du rôle de l'équipe et de la manière dont elle entend y parvenir.
Une coordination de projet efficace consiste à
- De planifier les résultats du projet dans les délais impartis
- Améliorer les opérations
- Programmer des réunions et synchroniser les résultats de l'équipe
- Gérer la progression des jalons, des produits livrables, etc
- Assurer le suivi de tous les aspects d'un projet, tels que
- L'utilisation optimale des ressources de l'équipe
- Déléguer des tâches aux membres de l'équipe
- Le suivi de la réalisation des objectifs
- Veiller à ce que le travail soit achevé dans les délais impartis
- Résoudre les problèmes qui surviennent au cours du projet
La distinction la plus importante est que la coordination de projet fait partie intégrante de la gestion de projet, avec une concentration sur des activités spécifiques pour rationaliser la communication.
La gestion de projet implique le suivi de l'ensemble du projet, depuis l'étape du forfait initial jusqu'au moment où le projet est achevé. A bonne gestion de projet gère souvent seul l'ensemble du projet, alors que la coordination du projet se fait en collaboration avec l'ensemble de l'équipe.
Un gestionnaire de projet peut également organiser des sessions de planification préalables et approuver le travail au fur et à mesure qu'il est achevé.
Alors que les gestionnaires de projet peuvent coordonner quelques aspects de leur projet, le rôle d'un coordinateur de projet est plus ciblé. Le coordinateur de projet s'occupe exclusivement des processus quotidiens. Cela comprend la gestion des coûts, l'élaboration de rapports pour les parties prenantes et l'établissement de rapports pour le chef de projet (dans certaines instances).
Autres points importants à noter :
- Parfois, le rôle d'un coordinateur de projet peut chevaucher celui d'un gestionnaire de projet
- Les coordinateurs de projet peuvent assister les chefs de projet en assumant davantage de travail de coordination
**Pourquoi la coordination de projet est-elle importante ?
La réussite d'un projet se mesure à l'efficacité de sa coordination et de sa gestion. La coordination du projet rassemble les personnes et les processus et permet d'atteindre la ligne d'arrivée plus rapidement et plus efficacement. Elle aide les coordinateurs de projet à :
- Faciliter la communication et le flux de données entre les équipes internes et externes
- Aider les équipes de projet :
- Avoir un dialogue ouvert
- Faire un remue-méninges
- Poser des questions
- Tirer parti des points forts de chacun
- Se mettre sur la même page et comprendre les objectifs du projet avec plus de clarté
- Rester organisé et prendre de l'avance sur le calendrier
- Gérer les tâches, les ressources et le temps du projet pour minimiser les risques et les retards
- Rationaliser les flux de travail et les améliorer si nécessaire
- Ajouter de la structure et de l'organisation à l'exécution du projet
- Améliorer la collaboration et le travail d'équipe entre des personnes ayant des compétences de base, une expertise et une expérience différentes
- Gérer les attentes des parties prenantes et éliminer les malentendus
- Intégrer le retour d'information des parties prenantes sur le moment
- Suivre la progression du projet pour s'assurer de son bon déroulement
Responsabilités clés d'un coordinateur de projet
Les responsabilités d'un coordinateur de projet peuvent varier d'une entreprise à l'autre et d'un projet à l'autre.
Toutefois, quelques responsabilités restent communes, comme indiqué dans la liste ci-dessous.
Définir les objets du projet
Les membres de votre équipe doivent suivre les mêmes objectifs pour réussir et pour que le projet se déroule sans heurts. L'une des responsabilités clés des coordinateurs de projet est d'établir des objets clairs pour le projet et de fixer des objectifs mesurables en fonction du budget du projet.
Suivez le cadre S.M.A.R.T (spécifique, mesurable, réalisable, réaliste et limité dans le temps) lorsque vous définissez vos objectifs, et consultez toujours l'équipe pour arrondir vos objectifs.
des objectifs clairs sont essentiels à la réussite d'un projet
Pensez à utiliser des outils comme ClickUp pour vous assurer que vos objectifs sont bien définis et communiqués à l'ensemble de l'équipe. Cela permet également de réduire les risques de dérapage et de malentendus.
Cadrage des responsabilités individuelles
Avec un objectif unifié, les membres de votre équipe de projet comprendront ce que l'on attend d'eux tout au long du projet cycle de vie de la gestion de projet . À ce stade, les coordinateurs de projet doivent déterminer qui est responsable de quoi.
ClickUp Tableau blanc permet d'assigner les utilisateurs et les tâches en un seul endroit
Cela permet de définir les attentes dès le départ et de réduire les risques de confusion dus à une mauvaise communication.
Le coordinateur de projet effectue également des suivis réguliers avec chaque membre de l'équipe pour s'assurer qu'ils comprennent leur contribution et leurs responsabilités dans le cadre du projet.
Développer un forfait de projet complet
Un bon coordinateur de projet crée un calendrier de projet comprenant les activités quotidiennes, les documents essentiels, les risques potentiels et les responsabilités clés de tous les membres de l'équipe impliqués.
utilisez ClickUp View pour suivre et gérer votre travail
Vous pouvez décomposer le travail quotidien en éléments plus petits et plus faciles à gérer afin de rendre ces informations plus faciles à assimiler et d'assurer le suivi des produits livrables.
Les coordinateurs de projet sont également chargés d'attribuer les tâches et les ressources, d'établir les échéanciers et les budgets, et d'organiser des réunions pour faire le point régulièrement avec les équipes de projet. Ils doivent également achever les réunions et les faire circuler pour renforcer les dates d'échéance du projet.
3 Compétences essentielles en matière de coordination de projet
Un gestionnaire de projet peut lire toutes les livres sur la gestion de projet les gestionnaires de projet ont beau être des experts en la matière et posséder les certifications appropriées en gestion de projet, l'expérience pratique n'en est pas moins inestimable. Les compétences suivantes peuvent contribuer à faire de la coordination une seconde nature pour les gestionnaires de projet :
Compétences n° 1 : collaborer pour rationaliser la communication
Un coordinateur de projet connaît l'importance d'un message clair, qu'il soit numérique, verbal ou écrit. Mais ce qui différencie les bons coordinateurs de projet des excellents (outre le fait d'avoir une certification en gestion de projet), c'est d'accorder autant d'importance aux signaux non verbaux et à l'écoute active.
Les coordinateurs de projet efficaces sont des orateurs hors pair qui :
- Adaptent leur style de communication en fonction de la partie prenante en question
- Articulent des idées complexes de manière claire et succincte, ne laissant aucune place à l'incompréhension quant aux objets du projet
- Favorisent le travail d'équipe et inculquent une attitude positive aux membres de l'équipe
- Créer un environnement d'assistance et d'intégration dans lequel les membres de l'équipe se sentent écoutés et valorisés
- Améliorer la productivité, l'innovation et la créativité au sein de l'équipe du projet
Compétences #2 : Résolution de problèmes et prise de décision pour une gestion de projet efficace
Les coordinateurs de projet doivent exceller dans la résolution de problèmes et la prise de décision. De bonnes compétences en matière de résolution de problèmes les aident :
- Identifier les causes profondes des retards du projet
- Recueillir des informations pertinentes
- Créer des forfaits d'action pour les tâches quotidiennes
- Anticiper les obstacles potentiels pour leur équipe
- Exécuter des forfaits d'urgence pour atténuer les risques de manière proactive
- Décomposer les problèmes complexes en tâches gérables
- Adopter une approche créative pour résoudre les problèmes
Que vous soyez gestionnaire de projet ou coordinateur de projet, le fait de disposer d'excellentes compétences en matière de prise de décision vous aidera :
- Peser le pour et le contre des options de gestion de projet
- Tenir compte de la gestion du temps, des coûts, des tâches administratives, des ressources, etc.
- Maintenir un équilibre entre une attitude positive et la pratique de la pensée analytique
- Mettre en œuvre un forfait de projet à 360 degrés avec l'adhésion des parties prenantes et de l'équipe
Compétences #3 : Compétences organisationnelles et gestion du temps
Pour gérer son temps, il faut se concentrer sur la définition d'objectifs clairs, l'affectation des ressources et la hiérarchisation des progressions. Sans cela, les gestionnaires de projet seraient submergés par les tâches, ce qui conduirait à l'inefficacité, au non-respect des délais et, en fin de compte, à l'échec du projet.
Le fait d'être organisé aide les gestionnaires de projet :
- Créer des objectifs réalistesde projet réalistes et piloter des projets performantsl'analyse des processus* Tenir compte des dépendances
- S'adapter et s'ajuster si nécessaire, en particulier face à des priorités changeantes
Il s'agit également d'utiliser des outils qui facilitent la coordination. Qu'il s'agisse de suivre plusieurs produits livrables, de rationaliser les processus, de gérer la documentation ou d'assigner des tâches, l'utilisation d'outils de gestion de projet peut s'avérer très utile outils de gestion de projet facilite la vie.
Conseils et bonnes pratiques en matière de coordination de projet
Maintenant que vous avez une compréhension de base de la coordination de projet et que vous savez pourquoi elle est cruciale, passons aux choses sérieuses. Utilisez ces conseils et bonnes pratiques approuvés par des experts conseils de gestion de projet approuvés par les experts et techniques lors du lancement d'un nouveau projet :
Gérer les informations du projet en quelques clics
Quelle que soit sa taille, un projet n'est pas exempt de problèmes mineurs et de défis . Un outil d'automatisation tel que le logiciel Gestion de projet ClickUp peut vous aider à relever efficacement ces défis. La gestion de projet personnalisée de ClickUp de ClickUp aide le gestionnaire de projet à contrôler tous les processus et toutes les approches liés à des tâches multiples au cours d'un projet.
Prenons, par exemple, la fonctionnalité "Dépendances des tâches" qui permet de personnaliser les tâches individuelles en fonction de tous les besoins de votre équipe et à tous les niveaux.
utilisez les dépendances des tâches pour forfaiter votre charge de travail de manière intelligente
Pour mieux hiérarchiser la charge de travail de l'équipe et les tâches multiples, la fonctionnalité Priorités peut vous aider à avoir une vue d'ensemble pour délimiter ce qui est essentiel sans perdre de vue les objectifs à court terme.
l'établissement de priorités est la base pour garantir le respect du budget et des délais
De plus, vous pouvez compter sur Rappels ClickUp pour vous rappeler instantanément tous les détails de vos projets. La fonction Rappels fait office d'assistant et vous permet de ne jamais oublier une réunion importante ou une tâche.
Pour une communication rapide et transparente, vous pouvez tirer parti des fonctionnalités suivantes La fonctionnalité de discussion de ClickUp qui vous permet d'afficher tous les commentaires en un seul endroit.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Chat-view-Attachment-3-1400x926.png L'affichage des discussions affiche tous vos commentaires dans ClickUp /$$$img/
communiquez en toute confiance en quelques clics avec ClickUp Chat_
En ce qui concerne le suivi du temps, utilisez le suivi du temps du projet ClickUp pour mettre en œuvre une coordination efficace du projet, de la planification à l'achevé.
le suivi du temps du projet dans ClickUp s'accompagne d'une extension pour Chrome_
Affichez la vue d'ensemble du projet avec le tableau de bord ClickUp
Pour assurer la réussite de chaque projet, un coordinateur de projet doit pouvoir afficher une vue d'ensemble du projet et de l'équipe en une seule fois. Cela n'est possible qu'avec des fonctionnalités telles que Champs personnalisés ClickUp et des filtres qui permettent une personnalisation de bout en bout.
En tant que gestionnaire de projet, vous pouvez personnaliser les exigences en fonction de votre flux de travail. Par exemple, des menus déroulants personnalisés peuvent être utiles. Vous pouvez également ajouter les coordonnées du client ou surveiller les points de mêlée. ClickUp rend tout cela possible et bien plus encore !
aligner le statut du projet avec les objectifs grâce à des champs personnalisés_
Les champs personnalisés et les filtres du tableau de bord ClickUp permettent aux coordinateurs de projets d'ajouter des flux de travail personnalisés pour leurs espaces et leurs projets, rendant le suivi de l'équipe sans effort.
Établissez un forfait pour la coordination
Votre plan de coordination de projet doit suivre un processus abonné. Avant de créer votre plan de coordination de projet, établissez une checklist des éléments essentiels en utilisant les éléments suivants ClickUp Bloc-notes :
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/clickup-notepad.png Notez vos forfaits, vos notes, etc. à l'aide de cette simple fonctionnalité https://clickup.com/features/notepad Utilisez le bloc-notes de ClickUp /$$$cta/
N'oubliez pas d'inclure ces éléments dans votre agenda de coordination de projet :
- Création de rapports pour les parties prenantes
- Réaliser des comptes rendus le matin pour s'assurer que tout le monde hiérarchise correctement le travail et connaît les tâches de la journée
- Organiser et personnaliser les flux de travail dans votre logiciel de gestion de projet préféré
- Garder l'onglet sur l'étendue du projet afin de réduire les risques d'extension de l'étendue du projet, ce qui entraînerait des clients mécontents et une augmentation du budget
Surveiller le moral de l'équipe, pas seulement le temps de travail
La coordination d'un projet est en grande partie liée à la gestion des personnes (c'est-à-dire de l'équipe). C'est là qu'il est utile d'aiguiser ses compétences relationnelles. Elles permettent d'encourager et de maintenir un état d'esprit productif, de faire preuve d'empathie et de comprendre les raisons de la confusion.
Une stratégie qui fonctionne bien ici consiste à être disponible pour répondre aux requêtes. Utilisez le ClickUp Attribuer des commentaires pour donner à l'équipe la visibilité de qui travaille sur quoi à partir d'un hub centralisé.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Assign-Comments\_Task\_2021.gif Convertir les commentaires en tâches ClickUp ou les attribuer à l'équipe /$$$img/
mon travail consiste à informer tout le monde de l'état d'avancement de la tâche et de qui travaille sur quoi
Utiliser des outils de coordination de projet alimentés par l'IA pour accélérer le forfait
La création d'un forfait de projet détaillé prend du temps et des ressources, surtout si vous faites tout manuellement. L'utilisation d'un assistant de rédaction alimenté par l'IA comme.. ClickUp IA est une idée plus intelligente, en particulier si vous êtes multitâches sur la voie de la réussite.
Par exemple, voici comment créer un dossier de gestion de projet en quelques secondes :
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/AI-Tools\_PMO-Project-Brief.gif Utilisation de ClickUp IA pour rédiger un briefing de projet /$$$img/
rédiger des notes de synthèse détaillées en cliquant sur un bouton
L'outil dispose d'un modèle de gestionnaire de projet pour vous aider à créer des forfaits, obtenir des mises à jour, et plus encore. Vous pouvez utiliser la fonction Résumer pour capturer rapidement la voix des participants ainsi que les idées générales.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/ClickUp-Summarize-feature.jpg Fonctionnalité ClickUp Summarize pour les notes de réunion /$$$img/
la fonctionnalité ClickUp Summarize est excellente pour résumer des notes de réunion à la volée
Logiciel de gestion de projet pour simplifier vos projets à plusieurs niveaux Logiciel de gestion de projet est le plus grand allié des coordinateurs de projet. Avec un outil comme ClickUp, vous pouvez utiliser
des modèles de gestion de projet pour couvrir les domaines critiques tels que les calendriers, les échéanciers, les chartes de projet, l'ordonnancement etc.
Il met en place le forfait à votre place, suit votre budget avec précision et vous aide à programmer des réunions à tout moment et en tout lieu. Il permet également de décider facilement de ce qui est vital grâce à des flux de travail personnalisés pour l'ensemble de votre équipe.
Gérez les tâches quotidiennes et coordonnez les projets comme un pro grâce à ClickUp en tant qu'acolyte de confiance. Inscrivez-vous dès aujourd'hui !