20 astuces révolutionnaires pour Google Agenda que vous devez connaître

Sur le marché des calendriers, Google Agenda est clairement le grand gagnant avec une part de marché de 23,97 %. Des personnes de tous âges et de tous secteurs l'utilisent pour gérer leurs emplois du temps en toute simplicité. Si l'interface intuitive et les fonctionnalités de base de Google Agenda en font un choix populaire, il existe une multitude de fonctionnalités inexploitées, les astuces Google Agenda, que la plupart des gens ignorent.

Dans cet article, nous allons explorer quelques astuces ingénieuses pour Google Agenda qui peuvent transformer la façon dont vous organisez votre temps et collaborez avec les autres, et booster votre productivité.

Qu'est-ce que Google Agenda ?

Google Agenda est une application de gestion du temps, de planification et de partage de calendriers. Elle fait partie de la suite d'outils de productivité Google Workspace. Vous pouvez planifier des évènements, des rendez-vous et des rappels, et restaurer des évènements supprimés. Vous pouvez également créer plusieurs calendriers pour différents aspects de votre vie. Elle peut fonctionner comme une application d'agenda quotidien, vous affichant une vue d'ensemble de votre emploi du temps.

Une autre fonctionnalité intéressante de Google Agenda est qu'il peut être intégré à d'autres services Google, tels que Gmail, et que vous pouvez utiliser des modèles Google Agenda.

20 astuces Google Agenda pour optimiser votre productivité

Voici les 20 meilleures astuces pour Google Agenda afin d'améliorer votre productivité :

Intégrez-le à ClickUp pour gagner du temps et réduire vos efforts

ClickUp est un outil de gestion de projet qui propose 15 vues personnalisables, dont une vue calendrier ClickUp qui améliore la collaboration et la productivité. Plateforme polyvalente combinant plusieurs outils de productivité en un seul, elle peut être utilisée aussi bien par les petites équipes que par les grandes entreprises.

ClickUp prend en charge plus de 1 000 intégrations. Il s'intègre parfaitement à Google Agenda, assurant une synchronisation automatique afin que toutes les modifications apportées à votre calendrier Clickup soient synchronisées avec Google Agenda et vice versa. Grâce à cette intégration, vous n'avez plus besoin de passer constamment d'une application à l'autre.

2. Créez plusieurs calendriers avec des codes de couleur

Si vous avez souvent du mal à gérer votre vie personnelle et vos horaires de travail sur un seul calendrier, cette astuce Google Agenda pourrait être la solution. Elle vous permet de créer différents calendriers et de les code par couleur pour les reconnaître facilement.

Vous pouvez, par exemple, créer plusieurs calendriers pour votre travail, vos évènements familiaux et vos engagements personnels. Vous pouvez même créer un calendrier distinct pour le suivi des anniversaires et des jours spéciaux de vos amis et de votre famille. Vous pouvez naviguer entre les différents calendriers à l'aide du menu de gauche/menu hamburger situé en haut à gauche de l'écran.

Grâce à cette fonctionnalité, un simple coup d'œil suffit pour organiser votre journée et mieux suivre vos évènements. Elle vous permet également de séparer votre vie personnelle et votre vie professionnelle.

3. Masquer un évènement existant

Un calendrier rempli d'événements peut rapidement devenir accablant. C'est là que la fonctionnalité « masquer les événements » de Google Agenda entre en jeu. Vous pouvez masquer les événements auxquels vous ne prévoyez pas d'assister.

Par exemple, si vous avez déjà refusé une réunion prévue dans votre agenda, vous pouvez modifier les paramètres pour la supprimer de l'afficher. De même, vous pouvez également masquer des calendriers (si vous avez un calendrier de travail et un calendrier personnel distinct) en les désactivant.

4. Ajoutez un nouvel évènement à l'aide d'une commande vocale

L'application Google Agenda peut également créer de nouveaux évènements à partir de commandes vocales adressées à Google Assistant. Vous pouvez ajouter directement les détails d'un nouvel évènement depuis votre téléphone ou votre ordinateur portable sans ouvrir l'application.

Tout ce que vous avez à faire, c'est dire « Hey Google », puis d'ajouter votre commande. En exemple : « Hey Google, planifie un dîner d'anniversaire mercredi. »

Vous pouvez également demander à l'Assistant Google ce qui figure dans votre agenda et lui demander d'annuler ou de reprogrammer un évènement.

5. Personnalisez l'affichage du calendrier pour afficher

Ce qui fait de l'application Google Agenda l'une des meilleures applications de calendrier, ce sont ses vues personnalisées, ses fonctionnalités de planification et de gestion du temps. Cinq vues sont disponibles : jour, semaine, mois, année, planning et quatre jours.

En exemple, si vous sélectionnez l'affichage hebdomadaire, vous ne verrez que l'agenda de la semaine. Mais ce n'est pas tout. Vous pouvez également masquer ou afficher les week-ends sur votre calendrier. Google vous permet également de choisir un affichage personnalisé comme affichage par défaut.

6. Partager le calendrier

Si vous travaillez en équipe, la possibilité de partager votre agenda peut s'avérer extrêmement utile, en particulier lorsque vous êtes l'organisateur de réunions chargé de planifier les évènements et les réunions. Vous pouvez partager votre Google Agenda avec des personnes sélectionnées en suivant ces étapes :

Les permissions vous permettent d'ajuster les informations que vous souhaitez partager avec d'autres personnes. Un autre avantage est que vous pouvez désactiver le partage à tout moment.

7. Ajoutez des rappels par défaut

Vous en avez assez d'ajouter des rappels à chaque évènement du calendrier séparément ? Grâce aux rappels par défaut de Google Agenda, vous n'avez plus besoin d'ajouter manuellement des rappels. Voici comment utiliser cette astuce Google Agenda :

Chaque fois que vous créez un évènement, ce rappel y sera automatiquement ajouté.

8. Recevez un e-mail avec votre agenda

L'e-mail d'agenda est sans aucun doute l'une des astuces les plus pratiques de Google Agenda. Vous pouvez bien sûr accéder à l'application partout et à tout moment et consulter votre agenda quotidien dans la vue Agenda, mais vous pouvez également recevoir chaque jour votre agenda quotidien dans votre boîte e-mail.

Tout ce que vous avez à faire, c'est aller dans Paramètres de mes calendriers (dans le coin droit), cliquer sur votre nom et sélectionner Autres notifications. Sélectionnez E-mail dans le champ Agenda quotidien. Et voilà ! Votre agenda apparaîtra dès le matin dans votre boîte e-mail.

9. Utilisez les raccourcis clavier

Il s'agit de l'une des astuces Google Agenda les plus utilisées. Vous pouvez utiliser divers raccourcis pour gagner en efficacité et naviguer facilement dans Google Agenda. En voici quelques-uns :

10. Configurez des évènements récurrents

Si vous avez des tâches ou des réunions de groupe qui se répètent souvent, vous pouvez utiliser la fonctionnalité d'événements récurrents de Google Agenda pour créer plusieurs instances. Vous pouvez également sélectionner la fréquence et la période de répétition. Google propose les options suivantes :

Vous trouverez cette option sous le titre de l'évènement en cliquant sur l'option « ne se répète pas » . Grâce à cette fonctionnalité, vous gagnerez du temps car vous n'aurez plus à créer chaque évènement séparément.

Un autre avantage de cette fonctionnalité est que lorsque vous effectuez la modification en cours sur des évènements récurrents, vous pouvez les appliquer à tous les évènements. De même, si vous supprimez un évènement, vous pouvez supprimer tous les évènements ensemble.

11. Utilisez la recherche avancée dans le Calendrier

Si votre calendrier est bien rempli, trouver et effectuer la modification en cours d'un évènement peut s'avérer difficile, surtout si vous ne vous souvenez pas de la date à laquelle il a lieu.

Google Agenda vous permet de rechercher un évènement en sélectionnant rechercher (symbole en forme de loupe) dans votre agenda. Vous pouvez utiliser les filtres avancés pour filtrer les résultats et trouver les plus pertinents.

Les filtres comprennent les éléments suivants :

12. Ajoutez un emplacement de réunion spécifique

Une autre astuce très pratique de Google Agenda est la possibilité d'ajouter l'emplacement de vos évènements. Vous n'aurez plus à vous creuser la tête pour vous souvenir de l'emplacement de chaque réunion de la journée.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous devez vous rendre à un emplacement de réunion en personne. Appuyez sur l'emplacement dans votre Google Agenda et vous serez redirigé vers Google Maps pour obtenir l'itinéraire.

L'ajout d'un emplacement dans les détails de l'évènement vous évite également d'avoir à partager séparément l'emplacement des réunions de groupe avec chaque participant.

13. Intégrez différentes applications

Que vous soyez étudiant ou professionnel, vous devez utiliser de nombreux outils et technologies tout au long de la journée. Vous pouvez intégrer votre Google Agenda à différentes applications de communication, de visioconférence et de planification de travail, et éviter ainsi de passer fréquemment de l'une à l'autre.

Vous pouvez par exemple intégrer Google Agenda à Salesforce, Slack, Zapier, Zoom, HubSpot, Todoist, etc.

14. Tirez parti d'un fuseau horaire secondaire

Si vous travaillez avec des clients internationaux ou avez des collègues à travers le monde, vous connaissez les difficultés liées à la gestion des différents fuseaux horaires et les contretemps qui en découlent. Grâce à la fonctionnalité de fuseau horaire secondaire de Google Agenda, vous n'avez plus à vous soucier de calculer le décalage horaire à chaque fois que vous envoyez une invitation à une réunion.

Utilisez cette fonctionnalité pour le suivi facile de tous vos rendez-vous dans les deux fuseaux horaires. Pour ajouter un deuxième fuseau horaire, suivez ces étapes :

15. Ajoutez des pièces jointes à vos évènements

Vous pouvez ajouter des pièces jointes à vos entrées Google Agenda et vous assurer ainsi de disposer de tous les documents nécessaires au même endroit. Par exemple, si vous organisez une conférence, vous pouvez joindre l'ordre du jour de la réunion.

Tout ce que vous avez à faire, c'est ouvrir les détails de l'évènement, cliquer sur l'icône en forme de trombone, et joindre le fichier approprié.

Comme Google Agenda se synchronise automatiquement sur tous vos appareils, vos pièces jointes seront également disponibles sur votre téléphone (dans l'application Google Agenda) et votre ordinateur portable. Vous pourrez ainsi retrouver toutes les informations relatives à vos réunions au même endroit.

16. Trouvez un moment qui convient au travail pour tout le monde

Planifier des réunions en trouvant des créneaux horaires communs peut nécessiter de nombreux échanges, en particulier si vous travaillez dans un fuseau horaire différent de celui des autres participants à la réunion. Mais Google Agenda a également une solution pour cela ! Si vous avez partagé vos agendas ou si vous faites partie d'un environnement de travail partagé, vous pouvez utiliser l'onglet « Trouver un créneau » pour trouver un créneau de réunion disponible pour tous les membres.

Tout ce que vous avez à faire, c'est d'ouvrir les détails de l'évènement dans le calendrier partagé et de cliquer sur l'option « Trouver un créneau ». Les créneaux disponibles pour tous s'afficheront automatiquement. Vous pouvez sélectionner l'heure qui vous convient le mieux et planifier rapidement vos réunions.

Cependant, cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs de l'environnement de travail de Google.

17. Synchronisez vos réunions et évènements sur tous vos appareils

L'une des fonctionnalités les plus pratiques des calendriers en ligne tels que Google Agenda est le fait que vos événements se synchronisent automatiquement sur tous vos appareils. Ainsi, si vous apportez des modifications sur un appareil, celles-ci se synchronisent automatiquement sur tous les autres. Vous avez ainsi accès à tous les calendriers mis à jour (y compris les nouveaux événements et ceux récemment supprimés), quelle que soit la plateforme que vous utilisez.

18. Créez des évènements privés

Google Agenda est utile pour bien plus que simplement noter vos événements professionnels. Il peut également être utilisé pour noter vos événements personnels. Vous craignez que vos rendez-vous personnels ne soient pas visibles par vos collègues ? Google y a déjà pensé, et Google Agenda offre une solution parfaite ! Pour chaque évènement que vous créez, vous pouvez définir et modifier les paramètres afin de garantir votre confidentialité.

Vous pouvez accéder à cette option en sélectionnant l'évènement et en cliquant sur l'option Visibilité par défaut. Vous pouvez également modifier le paramètre de visibilité de gratuit à occupé. Ainsi, votre entrée dans le Calendrier ne sera plus visible par personne, même si vous avez partagé votre Calendrier.

19. Indiquez vos heures de travail et votre emplacement

Si vous êtes un utilisateur de Google Workspace, vous pouvez également accéder à la fonctionnalité extrêmement pratique qui vous permet de définir votre emplacement et vos heures de travail. Cela vous aidera à maintenir une certaine structure et à vous assurer que votre équipe sait quand vous contacter.

Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité en faisant ce qui suit :

20. Ajouter des évènements à partir de Gmail

Vous pouvez ajouter des évènements à votre Google Agenda directement depuis votre compte Gmail. Voici comment procéder :

Si vous ne souhaitez pas effectuer cette opération à faire manuellement, vous pouvez également vous assurer que tous vos évènements Gmail sont ajoutés directement à votre calendrier.

Vous pouvez également modifier la confidentialité des évènements e-mail, individuellement ou collectivement.

Limites d'utilisation de Google Agenda

Avec autant de fonctionnalités phénoménales, il peut être difficile de croire que Google Agenda a des limites. Cependant, comme toute application, il a son lot d'inconvénients, tels que le manque de fonctionnalités avancées, des problèmes de compatibilité et une vue personnalisée désordonnée avec un grand nombre de calendriers.

Voici quelques-unes des principales limites de Google Agenda :

*personnalisation de base

Google Agenda offre des options de personnalisation limitées par rapport à d'autres outils de calendrier. Par exemple, vous ne pouvez pas modifier la taille de la police, la couleur, l'image d'arrière-plan ou de nombreux autres éléments du calendrier.

Il n'offre pas non plus la possibilité d'afficher une vue d'ensemble complète de tous les évènements et livrables dans un seul tableau de bord, ce qui le rend difficile à utiliser pour la planification de projets et autres tâches similaires.

*intégrations tierces limitées

Un autre inconvénient de Google Agenda est le nombre limite d'intégrations. Il ne peut être intégré qu'à quelques applications tierces. Certains utilisateurs ont également remis en question la qualité de l'intégration avec d'autres applications.

fonction limitée *

Google Agenda n'offre pas de fonctionnalités avancées pour des besoins spécifiques tels que la planification d'évènements complexes ou la gestion de projets interfonctionnels. Si vous avez des besoins complexes en matière de planification et que vous avez besoin de nombreuses intégrations avec d'autres applications, il est préférable de vous tourner vers des alternatives à Google Agenda.

clickUp — Une alternative à Google Agenda*

ClickUp est un outil de productivité tout-en-un doté de fonctionnalités riches qui transcendent facilement toutes les limites de Google Agenda. Que vous soyez une grande équipe dont les membres sont dispersés à travers le monde ou une petite entreprise travaillant sur un projet complexe, ClickUp peut répondre à tous vos besoins en matière de planification et de coordination.

Grâce à la vue Calendrier de ClickUp, vous pouvez facilement organiser vos projets et visualiser le travail de votre équipe de plus de 15 façons entièrement personnalisables. Vous pouvez gérer les échéanciers et consulter votre calendrier par jour, semaine ou mois. Vous pouvez même en faire un partage avec les membres de votre équipe ou d'autres parties concernées.

Une autre fonctionnalité qui fait de ClickUp une option fiable est ClickUp Reminders. Vous pouvez ajouter des rappels depuis n'importe où dans ClickUp (même depuis des notifications sur votre téléphone ou votre ordinateur de bureau ou des commentaires sur des tâches !) et les gérer depuis votre navigateur, votre ordinateur de bureau et vos appareils mobiles. De plus, vous pouvez ajouter des pièces jointes, des calendriers récurrents et des dates.

Voici quelques autres fonctionnalités de ClickUp qui en font une alternative idéale à Google Agenda :

L'avantage de ClickUp, c'est que si vous ne souhaitez pas changer complètement de système, vous pouvez simplement utiliser Google Agenda en l'intégrant à ClickUp et en tirant parti de ses nombreuses fonctionnalités.

Combinez votre calendrier avec la gestion des tâches pour booster votre productivité

Les astuces Google Agenda que nous avons explorées peuvent vous faciliter la vie, augmenter votre productivité et améliorer votre efficacité. Cependant, même une application aussi géniale que Google Agenda peut avoir ses limites.

Par conséquent, si vous recherchez un calendrier qui réponde à tous vos besoins en matière de gestion de projet ou de gestion du travail, il est préférable d'envisager des alternatives telles que ClickUp. Essayez ClickUp de manière gratuite dès aujourd'hui et voyez par vous-même.