Beaucoup d'entre nous ont du mal à atteindre leurs objectifs de productivité et ont l'impression que la journée est terminée avant même d'avoir achevé tout ce qui était prévu sur l'agenda. Mais nous pouvons surmonter cela et booster notre productivité en fixant des objectifs et en effectuant le suivi des progrès accomplis pour les atteindre. Cela nous aide à apprécier les progrès réalisés, mais nous permet également de rester sur la bonne voie pour atteindre nos objectifs plutôt que de nous laisser distraire.
Cette analyse détaillée du processus de définition des objectifs s'appuie sur des recherches menées sur la manière dont les chefs d'équipe, les PDG et les managers de projet parviennent à en faire plus en moins de temps. Nous examinerons par exemple ce que sont les objectifs intelligents (et SMART) et comment les utiliser. En suivant les conseils ci-dessous, vous serez en mesure de progresser de manière constante vers vos objectifs.
Importance de la définition d'objectifs
La définition d'objectifs est l'un des meilleurs moyens d'atteindre les objectifs de votre projet. S'ils sont bien définis, les objectifs fournissent une feuille de route réaliste vers la réussite, éliminant une partie du stress lié à l'incertitude et vous permettant de mieux gérer votre temps. Les objectifs fournissent également une responsabilité qui peut aider à favoriser de meilleures habitudes de travail et personnelles.
Types d'objectifs
Chaque type d'objectif a un rôle à jouer pour vous aider à atteindre vos buts. Intégrez ces types d'objectifs courants à votre stratégie et vous verrez rapidement comment ils se complètent et stimulent votre productivité.
Objectifs à court terme et objectifs à long terme
Les objectifs à court terme doivent être faits immédiatement ou dans un avenir proche. Par exemple, terminer une tâche dans le cadre d'un projet peut être un objectif à court terme.
Les objectifs à long terme, ou objectifs futurs, impliquent une vision plus globale. Par exemple, l'achèvement d'un projet spécifique peut être un objectif à court terme, et vous pouvez utiliser l'augmentation des revenus générés par ce projet pour développer votre entreprise comme objectif à long terme. Les objectifs à court terme contribuent à la réalisation d'un avenir idéal.
Objectifs personnels et professionnels
L'un des moyens les plus faciles d'échouer dans la réalisation de ses objectifs est de se surmener. Cela se produit lorsqu'il n'y a pas suffisamment d'équilibre entre le travail et la vie privée. Si vous vous concentrez trop sur un domaine de votre vie, l'autre en pâtit.
Lorsque cela se produit, la productivité peut baisser et la santé mentale se détériorer. Les objectifs personnels peuvent sembler interférer avec votre vie professionnelle, mais en réalité, ils contribuent à maintenir votre motivation pour vos objectifs de carrière à un niveau élevé.
Équilibrez vos objectifs professionnels, tels que vos objectifs de leadership, avec des objectifs plus personnels afin de compléter votre effort.
Avantages de la définition d'objectifs
Les objectifs peuvent être intimidants. Certaines personnes se demandent si le stress lié au fait de se fixer un objectif en vaut la peine. Une fois que vous aurez commencé à vous fixer des objectifs et à suivre régulièrement votre progression, vous constaterez qu'ils vous motivent plutôt qu'ils ne vous démotivent.
Concentration et orientation
La définition d'objectifs vous permet de planifier votre journée et de vous tenir responsable de ce plan. Des objectifs bien organisés vous fournissent un aperçu de ce que vous devez faire.
Cette approche permet de se concentrer plus facilement sur la tâche en cours et d'éviter les distractions lorsque vous passez d'une tâche à l'autre. Mieux encore, ce type d'orientation est un moyen simple d'augmenter la productivité.
Motivation et engagement
Au fur et à mesure que vous atteindrez vos objectifs, vous vous sentirez bien chaque fois que vous les acheverez. Lorsqu'un objectif est achevé et que le suivant commence, le désir de ressentir à nouveau cette satisfaction vous aidera à trouver la motivation nécessaire pour vous mettre au travail et accomplir vos tâches.
Mesurer la progression et la réussite
Sans fixer d'objectifs ni mesurer la progression accomplie, il est facile de tomber dans le piège de l'impression de tourner en rond. Parfois, nous accomplissons beaucoup de choses sans nous en rendre compte.
Mais lorsque vous fixez des objectifs et essayez de les atteindre, cela vous permet de revenir sur ce que vous avez accompli. Vous constaterez souvent que c'est plus que ce que vous pensiez. Cela peut vous aider à éviter que des attitudes négatives ne sapent votre motivation.
Défis courants liés à la définition d'objectifs
Un processus de planification médiocre lors de la définition des objectifs peut nuire à votre motivation plutôt que la renforcer. Vous trouverez ci-dessous quelques éléments qui peuvent mal tourner lors de la définition des objectifs et comment les contrer afin d'obtenir ce sentiment positif que procurent des objectifs efficaces.
Manque de clarté
Si vous ne réfléchissez pas soigneusement à la planification de vos objectifs, vous risquez de vous fixer des objectifs trop généraux. Lorsque vient le moment de vous atteler à la réalisation d'un tel objectif, vous manquez de la direction que vous procure un objectif bien planifié.
Lorsque vous fixez vos objectifs, veillez à toujours les formuler de manière claire et compréhensible. Vous devez connaître précisément le point de départ et le point d'arrivée de l'objectif afin de pouvoir l'atteindre efficacement.
Attentes irréalistes
Lorsque vous commencez à définir vos objectifs, vous vous rendez peut-être compte que vous ne connaissez pas bien vos capacités. Cela peut vous amener à fixer des objectifs bien au-delà de ce que vous pouvez réaliser dans la journée. Sans objectifs réalistes, vous risquez de prendre du retard sur votre planning ou de vous démotiver, voire de vous épuiser.
Fixez-vous toujours des objectifs que vous pouvez atteindre dans le temps que vous vous êtes accordé. Il se peut que vous ne connaissiez pas immédiatement votre capacité. Dans ce cas, jouez la carte de la prudence et fixez-vous des objectifs plus modestes.
Mauvaise gestion du temps
Même si vous parvenez à rester concentré sur vos tâches et à travailler sur vos objectifs, vous ne pouvez pas achever toutes les choses importantes. Il y a de fortes chances que vous ayez de nombreux objectifs d'importance variable. Il vaut mieux consacrer votre temps en priorité aux plus importants.
En hiérarchisant vos objectifs, vous pouvez vous assurer que les tâches importantes sont toujours achevées et que vous utilisez au mieux votre temps. De nombreuses techniques que nous aborderons plus tard vous aideront à hiérarchiser vos objectifs en fonction de leur importance.
Stratégies et techniques de définition d'objectifs
Les problèmes dont nous avons parlé précédemment ne sont pas nouveaux. Ce sont des défis auxquels les personnes qui fixent des objectifs sont confrontées depuis que les objectifs ont été fixés. La bonne nouvelle, c'est qu'il existe de nombreuses méthodes pour y remédier. Nous vous présentons ici quelques techniques de définition d'objectifs que vous pouvez utiliser pour créer des objectifs plus efficaces.
1. Fixez-vous des objectifs SMART
Le cadre SMART est une technique de définition d'objectifs conçue pour vous aider à créer des objectifs que vous pouvez atteindre. Des objectifs qui vous aideront à rester motivé plutôt que de vous démotiver. Le nom SMART est un acronyme facile à retenir :
SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini
Ces cinq facteurs constituent un objectif qui maximise les chances de réussite. Examinons chacun d'entre eux :
- Spécifique : un objectif spécifique ne laisse place à aucune ambiguïté. Lorsque vous vous lancez dans la réalisation d'un objectif, vous devez savoir exactement ce qui doit être accompli.
- Mesurable : vous devez être en mesure de suivre la progression de votre objectif. Les objectifs mesurables répondent à des questions telles que : combien ? combien de fois ? pendant combien de temps ?
- Réalisable : nous avons déjà discuté de l'importance des objectifs réalisables. Ils vous empêchent de viser trop haut et d'échouer.
- Pertinence : l'objectif que vous vous fixez doit être pertinent pour vous, tout comme les thèmes généraux de vos objectifs.
- Limités dans le temps : en vous fixant un délai pour les achever, les objectifs limités dans le temps vous aident à maintenir un sentiment d'urgence tout en continuant à donner la priorité à votre progression.
2. Déterminez vos priorités
Nous avons précédemment évoqué le caractère urgent, important, ou les deux à la fois, d'un objectif. Les objectifs urgents doivent toujours être achevés dans les délais impartis. Il est donc important de disposer d'un cadre permettant de hiérarchiser vos objectifs. Une méthode couramment utilisée est celle de la matrice d'Eisenhower (ou matrice urgent-important).
Il s'agit d'une technique de définition d'objectifs qui définit quatre quadrants en fonction de l'urgence ou de l'importance de l'objectif. Le quadrant dans lequel se trouve un objectif vous indique comment vous devez le traiter.
La matrice d'Eisenhower
- Urgent et important : si un objectif est à la fois urgent et important, il doit figurer sur la liste des choses à faire immédiatement.
- Non urgent mais important : les objectifs importants qui ne doivent pas être achevés immédiatement doivent être planifiés en fonction de leur importance.
- Urgent mais pas important : un objectif jugé urgent mais pas important peut devoir être achevé immédiatement, mais pas par vous. Déléguez la responsabilité de ces tâches.
- Ni urgent ni important : un objectif qui n'est ni urgent ni important doit être entièrement supprimé de votre liste de choses à faire.
3. Utilisez des systèmes de surveillance continue
Les objectifs vous aident à suivre votre temps et vous motivent à les atteindre. Mais sans un suivi constant, cette motivation pourrait ne pas se concrétiser. Il existe plusieurs modèles de définition d'objectifs qui peuvent vous aider à définir et à suivre vos objectifs.
Passez au numérique pour la définition et le suivi des objectifs
Le meilleur moyen de suivre vos objectifs est d'utiliser une application de suivi des objectifs. Avec ClickUp, vous bénéficiez d'une application de suivi des objectifs complète ainsi que d'une plateforme de productivité complète.
ClickUp Goals vous permet d'attribuer et de suivre des objectifs spécifiques pour une solution complète de suivi des objectifs, avec un tableau de bord hebdomadaire. Le fait de diviser les grands objectifs en objectifs plus petits offre une flexibilité qui vous aide à rester sur la bonne voie. Par exemple, vous pouvez célébrer vos victoires, élaborer un plan de croissance lorsque vous souhaitez plus de structure ou rester conscient des progrès que vous avez accomplis.
4. Appliquez la méthode Get Things Done
Parfois, vous avez tellement d'idées qui vous trottent dans la tête qu'il est difficile de savoir par où commencer. David Allen a développé le cadre Getting Things Done (GTD) pour vous aider à sortir ces idées de votre tête et à les organiser. La philosophie de base consiste à saisir toutes les tâches et idées qui vous viennent à l'esprit, puis à les organiser de manière à les rendre faciles à gérer. Un modèle GTD peut vous aider à mettre de l'ordre dans cette méthode.
Les cinq étapes de la méthode GTD
Le cadre GTD comprend cinq étapes. À l'issue de ce processus, vous obtiendrez une liste organisée des projets à réaliser et de ceux qui peuvent être mis de côté.
- Capture : rassemblez toutes les tâches, idées, projets ou autres engagements et enregistrez-les selon la méthode de votre choix.
- Clarifier : Analysez la signification de chaque élément. Déterminez s'il vaut la peine de le poursuivre ou non. Si c'est le cas, décidez de la prochaine étape et du résultat attendu.
- Organisez : classez tous les éléments réalisables dans des catégories. C'est à vous de décider comment les classer.
- Réfléchissez : consultez régulièrement vos listes pour vous rafraîchir la mémoire et rester concentré sur les tâches importantes du moment.
- Engagez-vous : une fois que vos tâches et vos listes sont claires, commencez à les traiter à l'aide du logiciel de gestion des tâches de votre choix.
5. Essayez les objectifs et résultats clés (OKR)
Décomposer les tâches en une série d'objectifs et de résultats clés est l'une des meilleures techniques de définition d'objectifs pour l'ensemble d'une organisation. Cela permet de simplifier les objectifs ambitieux et offre un moyen de suivre les objectifs stratégiques d'une entreprise à l'aide de résultats mesurables. Il existe plusieurs projets logiciels OKR qui peuvent aider les entreprises à tirer le meilleur parti de ce cadre.
Principes de l'OKR
Les OKR impliquent des objectifs qualitatifs et orientés vers l'action. Ils doivent être clairs et faciles à mémoriser. Chaque objectif doit être en adéquation avec la vision et la stratégie de votre entreprise.
Les objectifs devant toujours être mesurables, la seconde partie des OKR concerne les résultats clés. Ces indicateurs serviront à mesurer la progression vers la réalisation des objectifs.
Les OKR ont pour but de repousser les limites et sont conçus pour être très ambitieux tout en restant réalisables. En raison de cette difficulté supplémentaire, un taux de réussite de 60 à 70 % est généralement considéré comme bon. Si vous n'atteignez pas votre objectif, utilisez vos OKR pour explorer des méthodologies d'amélioration des processus afin de pouvoir continuer à vous efforcer d'obtenir le résultat souhaité.
C'est également la raison pour laquelle il s'agit d'objectifs au niveau organisationnel. Les OKR fonctionnent mieux pour créer des objectifs d'équipe et mesurer la progression. S'ils étaient utilisés comme indicateurs de performance individuels, la tentation de les simplifier pour des raisons d'équité serait trop forte.
6. Gérez les dérives de périmètre grâce aux prévisions de projet
Certains projets, en particulier dans le domaine des logiciels, ont tendance à prendre des tailles ingérables. L'équipe propose plus d'idées géniales qu'il n'est possible d'en mettre en œuvre dans le temps imparti, ce qui entraîne des retards dans les délais et les lancements.
Les outils de prévision de projet peuvent aider à planifier la durée d'un projet, mais il est préférable d'aborder ce problème à l'étape de la définition des objectifs.
La méthode MoSCoW
Cette méthode permet de gérer les projets dont la taille augmente de manière exponentielle en classant les tâches par ordre d'importance. Les tâches sont classées en quatre catégories : indispensables, souhaitables, possibles ou inutiles. Son nom provient de la première lettre de chaque catégorie. Voici ce que chacune d'entre elles signifie :
- Indispensable : ces tâches sont des exigences non négociables du projet. Cela inclut la conformité aux exigences légales, les fonctions essentielles ou les livrables clés.
- À faire : il s'agit de tâches importantes, mais pas essentielles. Elles ont une haute priorité et doivent être incluses dans la mesure du possible, car elles contribueront grandement au résultat final.
- Pourrait avoir : Il s'agit d'éléments moins importants mais néanmoins souhaitables qui peuvent améliorer le projet, mais qui peuvent être plus facilement supprimés en cas de contraintes de temps.
- Ne sera pas inclus : ces tâches ont été prises en considération, mais ne seront pas intégrées au produit final. Cela signifie qu'il s'agit peut-être de bonnes idées, mais qu'elles devront être reportées à une version ultérieure.
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