Un article récent paru dans la revue MIT Sloan affirme que "les travailleurs du savoir d'aujourd'hui passent généralement plus de 85 % de leur temps en réunion. Plus de deux tiers des équipes à distance ressentent un épuisement professionnel accru à cause des outils de communication numériques. Mon travail indique que les réunions incessantes réduisent le temps de concentration et de productivité, ce qui les oblige à travailler plus longtemps.
Ne nous voilons pas la face : Tout le monde n'aime pas les réunions. Pourtant, elles favorisent la collaboration, la créativité et la confiance au sein des équipes d'entreprise.
En tant que chef d'équipe, vous avez la responsabilité d'animer des réunions engageantes et productives qui permettent aux membres de votre équipe de communiquer et de collaborer.
Dans cet article de blog, nous allons vous donner des idées de réunions d'équipe qui fonctionnent. À commencer par la question suivante : pourquoi faire des réunions d'équipe ?
Importance des réunions d'équipe engageantes
Rassemblez toutes les informations de l'équipe sur ClickUp et préparez l'étape pour des paramètres efficaces
Pour qu'une équipe puisse travailler ensemble, elle doit échanger des informations de manière claire, contextuelle et achevée. Prenons l'exemple d'une campagne de marketing.
- L'équipe Business doit communiquer sa stratégie
- L'équipe de marketing doit forfaiter la campagne
- L'équipe de conception doit créer des visuels conformes à la stratégie/au forfait
- Les rédacteurs doivent rédiger les textes de la campagne
- L'équipe de distribution doit acheter de l'espace publicitaire sur tous les Espaces
- L'équipe numérique doit intégrer la campagne dans les actifs en ligne, tels que les sites web, les applications, etc.
- L'équipe financière doit revoir et mettre à jour les budgets
Bien que chacun puisse documenter ses idées sur un Google Docs ou s'envoyer frénétiquement des e-mails, la véritable valeur provient de ce qui suit la collaboration interfonctionnelle . C'est la première raison pour laquelle les réunions sont essentielles. Mais ce n'est pas tout.
Clarté de la mission : Les réunions permettent aux équipes de clarifier leur compréhension des informations reçues. Cela permet à tout le monde d'être sur la même page et de voyager dans la même direction.
Prise de décision : Les réunions permettent à tous les membres de l'équipe de mieux comprendre le contexte. Ils peuvent ainsi prendre des décisions qui servent l'objectif général du projet.
Amélioration continue : Lorsque les équipes discutent de la progression de leur projet, elles peuvent partager des idées qui améliorent les résultats globaux.
Relations interpersonnelles : il est difficile de nouer des relations par le biais d'e-mails. Les réunions aident les gens à se comprendre et à se rapprocher en tant qu'individus.
Sentiment d'appartenance: Les réunions d'équipe aident les membres à sentir qu'ils font partie de quelque chose de plus grand que la tâche qu'ils achèvent quotidiennement.
Malgré leurs nombreux avantages, la plupart des réunions d'aujourd'hui amènent les membres de l'équipe à s'exclamer : "Oh non, pas encore une autre !" Voici dix idées de réunions d'équipe virtuelles pour éviter cela et rendre vos réunions productives et engageantes.
10 idées de réunions d'équipe collaboratives et amusantes
1. Rédiger un agenda de réunion amusant
Modèle d'agenda de réunion Scrum par ClickUp
Pour qu'une réunion soit efficace, il faut un agenda. Ainsi, la plupart des chefs d'équipe écrivent en bullet point les choses dont ils veulent discuter.
Pour rendre vos réunions plus collaboratives et plus agréables, vous devez faire mieux. Pour votre prochaine réunion, voici des idées de réunions d'équipe que vous pouvez essayer.
racontez une histoire avec votre agenda de la réunion . Traitez vos coéquipiers comme les héros de cette histoire. Si quelqu'un a fait un travail remarquable, écrivez-le, comme l'arc de caractère du héros.
Incluez des énigmes : Mettez les informations importantes sous forme d'énigme pour rendre l'équipe curieuse de participer à la réunion.
Rendez les choses visuelles : Ajoutez des diagrammes, des dessins ou des schémas pour rendre votre agenda rapide et facile à saisir.
Faites une ou deux blagues : Ne vous contentez pas d'un agenda de réunion d'équipe terne. Donnez-lui de la personnalité. Faites une blague (de mauvais goût ou de papa) pour faire rire votre équipe.
2. Briser la glace
les puzzles comme moyen de briser la glace lors des réunions Source : Wikimedia Commons ]
Les premières minutes de la réunion, en particulier lorsque vous attendez que les participants se joignent à vous, peuvent être gênantes. En tant que chef d'équipe, prenez la responsabilité de briser la glace. Vous pouvez poser des questions sur le week-end des participants ou sur leurs loisirs. Poser une question commune est l'une des meilleures idées de réunion d'équipe pour briser la glace.
Utilisez une invite, telle que "Que feriez-vous si vous trouviez un million de dollars ?"
Jouez à quelques jeux pour en savoir plus sur chaque membre de votre équipe à distance. Voici quelques exemples populaires :
- Que faisons-nous en commun ? Commencez par un sujet qui vous intéresse, comme un sport, une émission de télévision, un film, etc. Tous ceux qui aiment la même chose s'en inspirent pour en parler
- **Dessinez quelque chose et invitez les gens à deviner ce que c'est. Abon logiciel de Tableau blanc comme le Tableau blanc de ClickUp est un excellent moyen de le faire
- Le jeu de la pierre, du papier et des ciseaux : Jouez à ce jeu pour décider qui donne sa mise à jour en premier dans votre compte rendu quotidien
- Casse-tête : Définissez l'agenda principal de la réunion sous forme d'image ; décomposez-le en puzzle et encouragez les employés à le résoudre
3. Utilisez les salles de réunion pour un brainstorming amusant
Les réunions virtuelles qui prennent beaucoup de temps, telles que les réunions stratégiques ou les ateliers d'une journée, peuvent être ennuyeuses. Mais ce n'est pas une fatalité. Il suffit d'organiser des séances de remue-méninges créatives dans des salles de réunion que l'on trouve dans n'importe quelle salle de réunion outils de réunion en ligne disponibles dès aujourd'hui.
Par exemple, si vous animez une réunion de 4 heures sur la stratégie d'une campagne de marketing, organisez des petits groupes dans des salles de réunion pour trouver des idées de slogans.
Annoncez des prix pour l'idée la plus farfelue ou la plus drôle. Vous pouvez ou non la choisir pour la campagne, mais célébrez les idées qui apportent de l'humour à la discussion.
4. Organisez des ateliers rapides
enseignez des concepts complexes de manière simple et visuelle avec ClickUp Whiteboard_
La meilleure façon de s'assurer que les gens n'ont pas l'impression qu'une réunion est une perte de temps est de les aider à apprendre quelque chose. En fonction des besoins et des profils de vos équipes, prévoyez des ateliers de 15 minutes.
Il peut s'agir de n'importe quoi, même si cela n'a qu'un rapport lointain avec le sujet.
- Rédaction d'e-mails
- Rédaction de CV
- Théorie de la couleur
- Le nombre d'or
Ces ateliers peuvent être encore plus intéressants si vous encouragez les membres de l'équipe à s'enseigner mutuellement. Le rédacteur peut enseigner la rédaction d'e-mails, le designer peut enseigner la théorie des couleurs, etc.
Grâce à des applications de collaboration vous pouvez également inclure des activités à achever pendant ces quinze minutes, afin de donner un peu d'action et d'enthousiasme à l'atelier.
5. Organiser un quiz
les formulaires ClickUp se prêtent facilement à la création de quiz
Invitez l'équipe à faire des suppositions si elle n'a pas d'antécédents lui permettant de connaître les réponses. Par exemple, si l'équipe d'ingénieurs présente ses mises à jour au reste de l'organisation, elle peut poser des questions telles que :
- À combien de fonctionnalités avons-nous fait parvenir ce mois-ci ? Options : 10, 24, 108
- À combien de bugs avons-nous remédié ? Options : 112, 3, 50
- Qui est lenouveau client que nous avons accueilli ce mois-ci ? Options : Apple, Facebook, Reddit
Le but de ce quiz n'est pas d'obtenir les bonnes réponses de qui que ce soit. Il est d'inspirer la curiosité en présentant des informations sous forme de questions.
Si le fait de paramétrer un quiz dans le seul but d'organiser une réunion d'équipe vous semble une corvée, jetez un coup d'œil sur le site suivant Formulaires ClickUp . Cette fonctionnalité simple mais puissante vous permet de paramétrer visuellement des questions à choix multiples en glissant et déposant des éléments. Elle est personnalisable, offre de nombreuses options dès sa sortie de la Box et est facile à partager ! Modèles de questionnaires ClickUp pour s'inspirer.
6. Organiser des réunions d'équipe à thème
La prochaine étape de notre liste d'idées de réunions amusantes est celle des réunions à thème. Si les évènements et les sorties d'équipe peuvent avoir des thèmes, pourquoi pas les réunions ? Une fois par mois ou par quinzaine, organisez des réunions à thème. Vous pouvez, bien sûr, les organiser sur le thème de Noël, de Thanksgiving ou d'Halloween pendant la saison.
Pour rendre la réunion plus attrayante, invitez les membres de l'équipe à choisir le thème qui leur plaît le plus. Si vous êtes un fan de Marvel ou de Ghostbusters, vous aurez également une réunion amusante avec des rires et des liens entre les membres de l'équipe.
7. S'informer mutuellement
Une réunion productive est une réunion d'où chacun sort avec le sentiment que ce qu'il a à faire est clair et qu'il s'est senti écouté pendant la réunion. Dans les réunions de compte rendu, les participants font généralement leurs propres mises à jour. Cela les gêne et les met mal à l'aise. Souvent, il est possible de remédier à cette situation en invitant les participants à faire le point avec d'autres membres de l'équipe.
À cette occasion, les membres de l'équipe peuvent :
- Mieux comprendre le travail de chacun
- Connaître les obstacles et les défis de chacun
- Comprendre les besoins et les lacunes de l'autre
- S'apprécier mutuellement et se défendre les uns les autres
ClickUp Docs pour prendre des notes de réunion approfondies
Bien qu'il s'agisse d'une excellente activité de renforcement de l'équipe, elle peut devenir un peu confuse lorsque quelqu'un d'autre fait une mise à jour. Pour ces moments-là, Réunions ClickUp est un moyen fantastique de retrouver la clarté. Convertissez votre agenda en checklist pour vous assurer que vous les avez tous passés en revue. L'utilisation de l'éditeur enrichi vous permet de rationaliser et d'organiser les mises à jour en temps réel.
Lorsque les commentaires nécessitent un effort de la part de n'importe quel membre de l'équipe, vous pouvez les assigner et les étiqueter. Utilisez des tâches récurrentes pour vous assurer que votre agenda est toujours prêt pour les réunions.
8. Organiser des réunions sans tabou
Les membres de l'équipe ont souvent beaucoup de questions ou de commentaires qu'ils ne sont pas toujours à l'aise de partager. De plus, lorsque la réunion est limitée dans le temps, ils risquent de mettre leurs questions de côté pour plus tard et de les oublier.
Organisez régulièrement des réunions à bâtons rompus. Invitez les membres de l'équipe à poser ou à partager ce qu'ils veulent. En tant que chef d'équipe, demandez-leur tout ce qu'ils veulent (AMA), démontrant ainsi votre ouverture d'esprit et votre sens des comptes.
Utilisez ces réunions à bâtons rompus pour motiver l'équipe à s'approprier le projet et à y participer de manière significative.
9. Organiser des réunions d'équipe interactives
utiliser le Tableau blanc ClickUp pour des réunions interactives et collaboratives_
Les réunions sont des plus ennuyeuses lorsqu'une personne fait toute la conversation pendant que les autres écoutent. Changez cela en organisant des réunions interactives avec les meilleurs outils de collaboration pour les projets .
Imaginons que vous organisiez une réunion de l'équipe produit pour concevoir le flux d'utilisateurs de la nouvelle fonctionnalité que vous êtes en train de forfaiter.
- Lancez un fichierTableau blanc ClickUp et définissez le paramètre de départ
- Encouragez les membres de l'équipe à ajouter les étapes qui, selon eux, doivent faire partie du flux de l'utilisateur
- Classez-les par ordre de priorité et organisez-les sans effort grâce aux fonctions de glisser-déposer
- Transformez les idées enéléments d'action directement de votre Tableau blanc à votre environnement de travail ClickUp
10. Écrire ensemble
La personne chargée de rédiger le "compte rendu de la réunion" déteste très probablement cette tâche. C'est l'une de ces tâches que les gens redoutent parce qu'elle est souvent passive et non collaborative.
Changez la donne en utilisant un outil de collaboration en ligne tel que ClickUp Docs . Pour chaque réunion, créez un document et invitez tout le monde à prendre des notes en temps réel. Mettez en forme le texte sous forme de titres, de checklists, de liens, etc.
Une fois les éléments d'action classés par ordre de priorité, convertissez-les en tâches instantanément dans ClickUp. Ajoutez ces documents à vos flux de travail pour qu'ils soient toujours à portée de main.
Connectez ClickUp Docs à votre flux de travail en liant les tâches entre elles
Ce n'est pas tout. Vous pouvez également utiliser Outils d'IA pour les notes de réunion comme ClickUp AI pour résumer vos notes de réunion et les convertir automatiquement en tâches.
Vous ne savez pas par où commencer ? Choisissez l'une des options suivantes Modèles de notes de réunion de ClickUp et les personnaliser en fonction de vos besoins.
Tirez le meilleur parti de vos réunions d'équipe avec ClickUp
Que nous le voulions ou non, les réunions sont inévitables. Elles n'ont pas besoin d'être ennuyeuses ou malvenues parce qu'elles sont inévitables. La mise en œuvre de ces idées positives pour les réunions d'équipe permet d'améliorer les réunions pour tout le monde. Après tout, les réunions ne sont pas forcément ennuyeuses.
Essayez ces sujets de réunion d'équipe amusants lors de votre prochaine réunion d'équipe. Qu'il s'agisse d'un exercice de renforcement de l'esprit d'équipe auquel participe toute l'équipe ou que vous soyez un chef d'équipe qui expérimente une idée de réunion, l'objectif ultime est de rendre les futures réunions amusantes.
Comment rendre les réunions intéressantes ? Utilisez le bon outil pour vous aider.
Organisez des réunions amusantes, engageantes et productives grâce aux fonctionnalités spécialement conçues de ClickUp. Avec ClickUp Meetings, établissez l'agenda, prenez des notes de réunion et discutez des idées. Utilisez ClickUp Tableau blanc pour faire du brainstorming et innover ensemble visuellement. Convertissez les éléments du Tableau blanc, de Réunions ou de Documents en tâches et suivez-les en temps réel. Passez des idées à l'action.