Urgente vs. Importante: ¿Cuál es la diferencia?

Alrededor de los seis u ocho años, tomamos conciencia del concepto de «tiempo».

Empezamos a comprender los segundos, los minutos, las horas y nuestra percepción del paso del tiempo.

Poco después, comenzamos a desarrollar hábitos y a tomar decisiones sobre cómo utilizar nuestro tiempo.

En nuestras fases de desarrollo, normalmente son otros los que dictan cómo debemos emplear nuestro tiempo. Sin embargo, a medida que nos convertimos en profesionales, tenemos cada vez más autonomía sobre nuestro tiempo.

Desarrollamos nuestros propios sistemas personales para emplear nuestro tiempo, a veces con intentos correctos y otras no.

Y cada uno de nosotros debe decidir: ¿Cómo puedo utilizar mi tiempo de la manera más eficaz?

En este proceso de decisión, podemos caer en la trampa de pensar que las tareas son importantes cuando no lo son. O retrasamos los elementos más importantes de nuestra lista de tareas porque suelen ser los más difíciles.

Y luego confundimos lo que es urgente con lo que es importante.

Esa es una distinción crucial que podría alterar nuestras prioridades y listas de tareas pendientes.

Antes de continuar, veamos cómo definiremos esos términos:

Elementos que requieren atención inmediata.

Elementos que afectan a sus metas y estrategia a largo plazo

Una forma de pensar en lo que tienes que hacer y lo que quieres hacer es colocar tus tareas en una matriz de gestión del tiempo, a menudo conocida como la Matriz de Eisenhower.

Este método, que lleva el nombre del expresidente de los Estados Unidos, se popularizó gracias a Stephen Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

Así es como se ve el cuadrante con algunos ejemplos relevantes para el trabajo:

Urgente

No urgente

Importante

Sin importancia

Cuadrante 1: Urgente e importante

Son las cosas que debe hacer inmediatamente o pronto habrá consecuencias negativas. Podrían ser revisiones y cambios inmediatos que debe realizar antes de una fecha límite y que pueden tener otras implicaciones urgentes.

Estas actividades de alto valor reportarán beneficios a su empresa y también deben realizarse de inmediato.

Ejemplos urgentes e importantes del cuadrante 1:

A menos que seas cirujano traumatólogo o algo heroico, este no es el lugar donde deberías dedicar la mayor parte de tu trabajo.

Cuadrante 2: No urgente, pero importante

Aquí está el punto ideal para priorizar tu trabajo.

Aquí es donde puede realizar su trabajo más productivo. Esto es lo que está construyendo. Estos proyectos, tareas y otros elementos de acción son los ladrillos que le ayudan a alcanzar sus iniciativas a largo plazo.

No son urgentes, pero te ayudan a avanzar hacia el intento correcto de alcanzar tus metas.

A veces, estas tareas incluyen apagar incendios que tal vez no sean tu responsabilidad o que no deberían haber ocurrido en primer lugar.

Ejemplos de tareas del cuadrante 2 (importantes/no urgentes):

Así es como debería ser la mayor parte de tu trabajo diario.

Si estás dedicando demasiado tiempo a las emergencias de los cuadrantes uno y tres, entonces necesitas replantearte tus prioridades, reorganizarlas o buscar más recursos que te ayuden.

Cuadrante 3: Urgente, pero sin importancia

Este es el cuadrante más peligroso.

Aquí es donde muchos de nosotros vivimos y respiramos sin quererlo.

Es fácil para otras personas exigirnos nuestro tiempo sin darse cuenta de lo que están haciendo exactamente.

Su problema no es necesariamente tu emergencia. Si están tratando de encontrar una solución rápida o una respuesta para algo que no está haciendo avanzar a la empresa, entonces es muy importante una comunicación clara.

Una plataforma de productividad como ClickUp resuelve este problema.

Los usuarios establecen diferentes niveles de prioridad para las tareas, proporcionan duraciones estimadas para garantizar que la persona asignada conozca el alcance, envían notificaciones de recordatorio y transmiten cualquier información importante a todo el equipo. Esto ayuda a mantener el trabajo y las expectativas en consonancia y le permite ser un equipo más eficaz.

Sin embargo, debemos tener cuidado. Nuestros teléfonos y herramientas de comunicación están diseñados para distraernos a cada segundo. La sobrecarga de notificaciones es algo real.

Las notificaciones push en nuestro teléfono para las apps de redes sociales nos hacen pensar que algo es urgente, pero en realidad no lo es, especialmente cuando solo es tu amigo mostrando lo bien que se lo está pasando en sus vacaciones.

¿Te interesa?

Quizás. ¿Es urgente? Ni hablar.

Cuadrante 4: Sin importancia, no urgente

También conocido como el cuadrante de la procrastinación.

Son aquellas cosas que te encuentras haciendo, aunque no sean importantes ni urgentes. Básicamente, son las cosas que estás haciendo cuando deberías estar trabajando.

Esto no quiere decir que nunca debas tomarte un descanso, divertirte o relajarte. Pero a veces las cosas buenas pueden elevarse a la categoría de lo más importante. Y no quieres que eso suceda en tu caso.

Podrían incluir cosas como:

Hay muchas apps de productividad excelentes en el mercado hoy en día que pueden ayudarte a mantenerte enfocado. Una de mis favoritas es Forest. Por cada bloque de tiempo que eres productivo y no tocas tu teléfono, crece un árbol.

Incluso puedes empezar a construir un bosque y compartir tus progresos con tus amigos. Es un juego que te mantiene alejado del teléfono.

Reconocer la diferencia entre urgente e importante

Otro pitido en la bandeja de entrada del correo electrónico.

Llegan más llamadas telefónicas.

¿Y sabes lo que eso significa? Es hora de tomar una decisión.

Sí, cada correo electrónico individual puede decidir el rumbo de los próximos minutos, la próxima hora, todo el día o incluso toda la semana.

Si decides abrir el correo electrónico (¡quizás sea mejor esperar un tiempo!), entonces tendrás que tomar una decisión.

¿Dónde encaja esta pregunta/solicitud en la matriz de Eisenhower? ¿Cuál es la urgencia y la importancia relacionadas con la tarea?

Las redes sociales y el ciclo de las noticias nos hacen pensar que cada elemento de última hora es urgente y exige nuestra atención inmediata.

Tenemos que filtrar el ruido para encontrar la señal verdadera.

Las tareas urgentes provocan una reacción.

Queremos ponernos a trabajar inmediatamente y pensar en una respuesta. Sí, algunas posiciones requieren una toma de decisiones más urgente que otras (¡hola, operadores de llamadas de emergencia!). Pero sin los procesos adecuados, estaremos ansiosos y no trabajaremos al máximo de nuestra capacidad.

La prisa por obtener una respuesta puede provocar una mala decisión que podría afectar negativamente a la productividad en el futuro, añadiendo más problemas a nuestra carga de trabajo.

Las tareas importantes nos dan tiempo para la estrategia. Estos proyectos y tareas son lo que queremos terminar y esperamos contribuir. Estas son las tareas para las especificaciones de nuevos productos, ofrecer un nuevo plan Business o pensar en las metas financieras para el equipo de ventas del próximo trimestre.

Las tareas importantes son elementos de acción intencionados que requieren atención. Con esa atención adicional, es de esperar que el número de errores se limite.

Es posible que las tareas sean urgentes e importantes cuando hay que tomar una decisión clave de inmediato. Pero no todas las tareas urgentes son necesariamente importantes.

El último correo electrónico del proveedor del equipo de ventas requiere urgentemente su atención. Lo hacen parecer urgente, pero no es importante para usted. Esta es una tarea que debe delegar.

Otras tareas se vuelven urgentes. Por ejemplo, un compañero de trabajo quejándose de que necesita ayuda inmediatamente. Quizás puedan resolverlo por sí mismos. Quizás su tarea urgente/importante no sea tu emergencia.

El problema de dar por sentado que todas las tareas son urgentes e importantes es que no tendrás tiempo suficiente para pensar estratégicamente.

Es importante que desarrolles una estrategia de ventas. Incluso podría haber cierta urgencia detrás. Pero si dedicas unos días o semanas a esbozar cuidadosamente el plan, cometerás menos errores al final. No todas las tareas importantes se pueden hacer de inmediato, son demasiado importantes para eso y requieren una atención especial.

Pero la urgencia nos hace sentir importantes. El ajetreo puede ocultar la falta de atención estratégica. Los grandes problemas organizativos pueden pasar desapercibidos debido al ajetreo.

Podría estar perdiendo oportunidades potenciales sin explotar porque no ha tenido tiempo para pensar en cambios estratégicos importantes.

Pensemos en una empresa como Blockbuster o Borders.

Eran empresas enormes, dedicadas al alquiler de películas y la venta de libros. No supieron adaptarse a los nuevos tiempos.

¿Podría atribuirse esto únicamente al hecho de que se perdieron tareas importantes?

Por supuesto que no. Pero se puede entender por qué el tiempo dedicado al trabajo estratégico no siempre es el más «urgente»

¿Qué tareas van en cada cuadrante?

¿Cómo decides qué va en cada sitio?

Esto es muy sencillo y funciona bien en combinación con los cuadrantes. Te ayudarán:

¿Cómo puede priorizar su tiempo en la matriz de Eisenhower/gestión del tiempo?

No todas las tareas tienen el mismo peso. Y una tarea que usted considere urgente/importante puede ser considerada importante/no urgente por otra persona.

Sin embargo, debes planificar tiempo específicamente para esos diferentes tipos de tareas. Con la planificación terminada y programada, podrás dedicar la energía y la mentalidad adecuadas a cada una de ellas.

En lugar de limitarte a hacer lo que figura en tu lista de tareas pendientes, reserva tiempo cada día o cada semana para lo urgente/importante y, a continuación, para lo importante/no urgente.

Esto requiere disciplina. Por ejemplo, es posible que tus mañanas estén llenas de tareas prioritarias, urgentes e importantes. Entonces puedes dedicar unos minutos a delegar las demás tareas urgentes/no importantes.

Por la tarde o más tarde por la noche, cuando todo se haya calmado, puedes profundizar en el trabajo más estratégico, el importante pero no urgente.

Eso deja las tareas no urgentes/no importantes. Esto abarca desde revisar tus redes sociales hasta mirar los planes de vacaciones para el año que viene. Con el tiempo, incluso pueden llegar a convertirse en tareas urgentes o importantes.

Otra consideración importante: ¿Puedes hacerlo en 2 minutos o menos?

Esa regla proviene de la metodología Get Things Done (Termina las cosas) de David Allen.

Dice que si puedes realizar la tarea en menos de dos minutos, entonces puedes hacerla tú mismo. Si no es así, delégala o revísala más tarde.

Bonificación: ¡Consigue el software Things Done!

Cómo ClickUp puede ayudarte a priorizar tu trabajo

ClickUp es una plataforma de productividad que puede cambiar radicalmente tu forma de enfocar el trabajo.

Puedes organizar tus proyectos con carpetas y listas y, a continuación, asignarlos a tu equipo para que trabajen en ellos o asignártelos a ti mismo. Estas funciones te ayudarán a determinar la diferencia entre lo urgente y lo importante, no solo para ti, sino para todo tu equipo.

Conclusión: La diferencia entre urgente e importante afecta a tu tiempo

Pensar en la diferencia entre urgente e importante puede tener un efecto generalizado en lo que logras con tu tiempo. Estas estrategias generales de gestión del tiempo pueden ayudarte a concentrarte más.

Con estos consejos en mente, estarás preparado para abordar problemas urgentes e importantes. Aquí tienes más recursos de ClickUp que te ayudarán a priorizar tu trabajo: