Cómo utilizar Amazon Q para la gestión del conocimiento

Los equipos suelen tener dificultades con el conocimiento empresarial disperso.

La información importante se pierde entre docenas de herramientas desconectadas, lo que hace casi imposible encontrar respuestas precisas rápidamente.

Esto ocurre principalmente porque la mayoría de las empresas tratan la gestión del conocimiento como si fuera un archivador. Sus procesos pueden ser digitales, pero el enfoque sigue estando arraigado en formas de pensar tradicionales y analógicas.

La información está organizada en teoría, pero nunca se conecta realmente con el trabajo pendiente.

Esta guía le muestra cómo configurar Amazon Q Business para la gestión del conocimiento empresarial, desde la conexión de sus fuentes de datos hasta la configuración de la seguridad, además de cómo salvar la brecha entre encontrar respuestas y pasar a la acción.

¿Qué es Amazon Q Business para empresas?

Amazon Q Business es el asistente generativo basado en IA de AWS. Actúa como un asistente de chat centralizado para la información interna de su empresa. Piense en él como una barra de búsqueda única que se conecta a sus fuentes de datos existentes, desde documentos hasta mensajes de chat.

Es importante distinguir esta herramienta de Amazon Q Developer, que es una herramienta independiente diseñada específicamente para tareas de codificación y desarrollo de software.

Amazon Q Business está personalizado para el conocimiento empresarial general. Utiliza una tecnología denominada generación aumentada por recuperación (RAG), lo que significa que basa sus respuestas en los documentos reales de su empresa, al tiempo que evita activamente que la IA genere información errónea.

Además, su sistema sensible a los permisos respeta los controles de acceso que ya tiene establecidos. Si un empleado no puede ver un archivo en su ubicación original, tampoco lo verá en los resultados de búsqueda de Amazon Q.

Amazon Q Business se centra en tres capacidades principales:

Cómo funciona Amazon Q Business para la gestión del conocimiento

Comprender el aspecto técnico le ayudará a determinar si una herramienta puede realmente abordar la fragmentación del conocimiento o si se trata simplemente de otra aplicación más que contribuye a la proliferación de herramientas.

Dado que las empresas utilizan actualmente una media de 101 aplicaciones SaaS diferentes, añadir otra herramienta requiere una cuidadosa consideración. Amazon Q sigue un flujo de trabajo claro para convertir sus datos dispersos en conocimiento consultable. Comienza con la ingesta de datos, pasa a la creación de índices, luego a la recuperación y, finalmente, a la generación de respuestas.

El sistema no solo lee sus documentos, sino que los divide en fragmentos más pequeños y manejables denominados «chunks». A continuación, cada fragmento se convierte en una incrustación vectorial, es decir, una representación numérica de su significado. Esto permite realizar búsquedas neuronales, en las que la IA puede encontrar información relacionada conceptualmente, y no solo coincidencias exactas de palabras clave.

Cuando haces una pregunta, este es el flujo simplificado:

Este mecanismo de base es clave. Garantiza que la IA «muestre su trabajo», lo que ayuda a generar confianza y evita el pensamiento de caja negra que se produce cuando se tiene una respuesta, pero no se sabe de dónde proviene ni si es fiable.

Cómo conectar las fuentes de datos de su corporación a Amazon Q

Un sistema de gestión del conocimiento es tan bueno como los datos a los que puede acceder.

La mayoría de las empresas tienen información dispersa por todas partes, y la idea de un proyecto de migración de datos a gran escala suele ser inviable. Aquí es donde resulta útil el enfoque basado en conectores de Amazon Q.

En lugar de obligarle a trasladar todos sus datos a un nuevo sistema, Amazon Q Business utiliza más de 40 conectores nativos para indexar el contenido allí donde se encuentra. Esto significa que puede conectarse a sus herramientas existentes sin un laborioso proceso de migración.

La clave aquí es ser estratégico. Comience con sus fuentes de datos más valiosas en lugar de intentar establecer conexiones entre todo a la vez.

Cada conector está diseñado para respetar las listas de control de acceso (ACL) del sistema de origen, manteniendo su seguridad y permisos existentes. También utiliza una función de «sincronización delta», lo que significa que, tras el escaneo completo inicial, solo procesa los documentos que se han modificado o actualizado, lo que ahorra tiempo y recursos.

Tipos de fuentes de datos compatibles

Amazon Q Business se conecta a muchas de las plataformas que sus equipos ya utilizan a diario. Para cualquier sistema propietario o no compatible, puede utilizar el SDK del conector personalizado para crear el suyo propio.

Flujo de trabajo de ingestión de datos

La conexión de una nueva fuente de datos es un proceso guiado. Seleccionará el conector y proporcionará la autenticación necesaria, que puede ser una clave de API o un inicio de sesión OAuth. A continuación, el sistema realiza una «sincronización completa» inicial para procesar todos los documentos existentes.

Después, cambia a «sincronizaciones incrementales» para mantener el índice actualizado procesando solo el contenido nuevo o modificado.

El proceso de procesamiento de documentos se encarga de extraer el texto, dividirlo en fragmentos, crear incrustaciones y añadirlo al índice. Recibirá notificaciones si falla alguna parte del proceso de ingestión, lo que le permitirá resolver rápidamente cualquier problema.

Sincronice las buenas prácticas de programación.

Debe encontrar el equilibrio adecuado entre la actualidad de los datos y el coste. Las sincronizaciones más frecuentes proporcionan información más actualizada, pero también consumen más recursos, lo que puede aumentar su factura de AWS.

Guía paso a paso para configurar Amazon Q Business para empresas

Empezar a utilizar una nueva herramienta de IA empresarial puede resultar abrumador, pero si se divide en pasos claros y manejables, el proceso resulta más fácil de gestionar.

Para empezar, necesitará una cuenta de AWS con los permisos IAM adecuados. La configuración básica se puede terminar en unas pocas horas, pero una implementación completa en producción con múltiples fuentes de datos puede tardar varios días.

Paso 1: Inicie sesión y cree su aplicación.

En primer lugar, vaya a la consola de administración de AWS y busque el servicio Amazon Q Business. Aquí creará una nueva «aplicación». Esta aplicación será el contenedor de sus fuentes de datos, índice e interfaz web.

Al crearlo, deberá asignarle un nombre claro y elegir la región de AWS en la que se implementará. Esta elección es importante para los requisitos de residencia de datos y cumplimiento normativo.

Paso 2: Configurar IAM Identity Center

Amazon Q Business requiere AWS IAM Identity Center (el nuevo nombre de AWS SSO) para gestionar la autenticación de usuarios. Así es como se controla quién puede acceder a su asistente de IA.

Tiene dos opciones principales: crear una nueva fuente de identidad dentro de AWS o establecer una conexión con un proveedor de identidad existente que su empresa ya utilice, como Okta o Azure AD.

Proporcionar los permisos adecuados a los usuarios es fundamental para la seguridad. Todas las personas que necesiten utilizar Amazon Q deben tener una cuenta en el Centro de identidades para que sus permisos se puedan gestionar correctamente.

Paso 3: Conecte y sincronice fuentes de datos

Ahora viene la parte divertida: conectar sus datos. En su aplicación Amazon Q, vaya a la sección de fuentes de datos y comience a añadir conectores. La interfaz le guiará a través del proceso de autenticación de cada uno de ellos.

Es recomendable comenzar con un subconjunto de datos más pequeño para realizar pruebas, por ejemplo, un único sitio de SharePoint o un canal de Slack. Esto le permite verificar que el contenido se indexa correctamente antes de implementarlo en toda la empresa. Puede supervisar el progreso de la sincronización directamente desde la consola.

Paso 4: Personalizar e implementar la experiencia web

Amazon Q Business incluye una interfaz web lista para usar que puede personalizar para que se adapte a la imagen de marca de su empresa. Puede añadir su logotipo, cambiar los colores y escribir un mensaje de bienvenida para orientar a los usuarios sobre el tipo de preguntas que pueden formular.

Una vez que esté satisfecho con el aspecto y la funcionalidad, puede implementar la experiencia web y compartir la URL con su equipo. Para una experiencia más integrada, también puede utilizar las API para incrustar la interfaz de chat de Amazon Q directamente en otras aplicaciones que su equipo utiliza a diario.

🎥 ¡Vea cómo la transferencia de conocimientos integrada agiliza los flujos de trabajo y elimina los cambios de contexto en la práctica!

Seguridad y medidas de protección de Amazon Q Business

La adopción de cualquier herramienta de IA en un entorno de corporación es imposible sin superar los obstáculos de seguridad y cumplimiento normativo. Entregar los datos de la corporación a una IA puede ser una gran preocupación, pero Amazon Q está diseñado con la seguridad integrada en su arquitectura central.

La función de seguridad más importante es su recuperación sensible a los permisos. Respeta automáticamente las listas de control de acceso (ACL) de sus sistemas de origen. Esto significa que las respuestas de la IA solo incluirán contenido que el usuario ya esté autorizado a ver.

También puede configurar barreras de seguridad para controlar el comportamiento de la IA. Por ejemplo, puede bloquearla para que no trate temas delicados o exigirle que cite las fuentes de cada respuesta.

A continuación se resumen las principales funciones de seguridad:

Estos controles le dan la confianza necesaria para implementar una potente herramienta de IA sin crear nuevos riesgos de seguridad.

Ventaja de ClickUp: ClickUp BrainGPT reúne la búsqueda, el contexto y la acción en una única capa de IA que abarca todo su entorno de trabajo.

En lugar de actuar como un asistente independiente, BrainGPT trabaja directamente sobre sus tareas, documentos, chat, Calendario y prioridades. Puede buscar información, hacer preguntas, comprender lo que está sucediendo y convertir inmediatamente las respuestas en tareas, actualizaciones o cambios en el flujo de trabajo sin salir de su flujo.

Gracias a que BrainGPT funciona con la búsqueda empresarial y el contexto completo del entorno de trabajo de ClickUp, comprende cómo se conecta el trabajo, qué está en curso y qué requiere atención a continuación.

El resultado es una experiencia de IA unificada en la que la búsqueda conduce directamente a la ejecución y la inteligencia reside dentro del propio trabajo, no al margen de él.

Limitaciones del uso de Amazon Q para la gestión del conocimiento de la corporación

Ninguna herramienta es perfecta, y es importante comprender las limitaciones de Amazon Q Business antes de comprometerse con ella. Ser consciente de las ventajas y desventajas le ayudará a establecer expectativas realistas y evitar sorpresas en el futuro.

El factor más importante es su profunda integración con el ecosistema de AWS. Si su empresa ya ha realizado una gran inversión en AWS, es la opción ideal.

Para los equipos que no están familiarizados con los servicios de AWS, la configuración de elementos como los roles de IAM y las VPC supone una curva de aprendizaje muy pronunciada, lo que resulta especialmente preocupante si se tiene en cuenta que solo el 7 % ha ampliado la IA a toda la corporación a pesar de su adopción generalizada.

A continuación se indican algunas limitaciones clave que debe tener en cuenta:

El último punto es el más importante. La recuperación de conocimientos por sí sola no resuelve el problema subyacente de la desconexión del flujo de trabajo. Encontrar una respuesta es solo el primer paso; aún es necesario convertir esa respuesta en acción.

Cómo ClickUp mejora la gestión del conocimiento de la corporación

Ya conoce la sensación. Encuentra la respuesta que necesita y luego la transfiere manualmente entre herramientas.

De un resultado de búsqueda a un documento. De un documento a una tarea. De una tarea a un mensaje de chat que explica lo que acaba de suceder. En algún punto de esa carrera de relevos, el contexto se pierde. Lo que comenzó como algo claro se convierte en un trabajo de coordinación.

Se trata de un fallo en el flujo de trabajo causado por la fragmentación. Cada traspaso introduce fricciones, duplicaciones y el riesgo de que el conocimiento se desvincule de la acción.

Por qué un entorno de trabajo de IA convergente cambia las reglas del juego

Un entorno de trabajo de IA convergente no es «una herramienta más». Es un entorno de trabajo único y seguro en el que los proyectos, los documentos, las conversaciones y los análisis coexisten por diseño. Cuando todo convive en un mismo lugar, ya no es necesario transferir el conocimiento. Este puede moverse de forma nativa a través del flujo de trabajo.

Ahí es donde ClickUp se distingue. En lugar de añadir IA a la búsqueda o superponer otro asistente a las herramientas existentes, ClickUp le permite crear un proceso de transferencia de conocimientos escalable dentro del mismo sistema en el que ya se realiza el trabajo. Sus respuestas, decisiones y contexto permanecen vinculados a la ejecución a la que dan lugar.

El conocimiento como parte viva del flujo de trabajo

En una configuración tradicional, encontrar la información es solo el primer paso. Buscas en una herramienta, copias la respuesta, la pegas en tu sistema de gestión de proyectos, creas una tarea y luego se lo notificas a tu equipo por chat. Cada paso añade retrasos y aumenta la posibilidad de que algo se pierda o se malinterprete.

Dentro de ClickUp, el bucle se colapsa. Usted hace una pregunta utilizando ClickUp Brain , recibe una respuesta con todo el contexto del entorno de trabajo y, de inmediato, convierte esa respuesta en una tarea, un comentario o una actualización de documento sin salir de la pantalla. La respuesta no viaja. Se transforma.

Documentos conectados que no quedan obsoletos.

ClickUp Los documentos conviven con el trabajo al que dan soporte, enlazados directamente a tareas y proyectos. Cuando los planes cambian, las actualizaciones se realizan en el mismo lugar, no en sistemas paralelos.

Dado que los documentos son sensibles a las acciones, puede convertir el texto en tareas de ClickUp o incluso enlazarlo con la tarea pertinente en el momento en que se toma una decisión. El conocimiento y la ejecución permanecen sincronizados, que es precisamente donde la mayoría de los equipos fracasan.

IA sensible al contexto que conecta todo su entorno de trabajo.

ClickUp Brain no solo entiende lo que usted pregunta, sino que también comprende el contexto de esa pregunta dentro de su trabajo.

Al estar integrado directamente en el entorno de trabajo, Brain tiene visibilidad de sus tareas, prioridades, plazos, propietarios y Calendario. Puede ver lo que vence hoy, lo que está atrasado, lo que está bloqueado y cómo se realiza la distribución del trabajo entre las personas y el tiempo. Eso significa que las respuestas que obtiene se basan en lo que realmente está sucediendo en este momento.

Cuando solicita un resumen, obtiene una panorámica basada en el estado de las tareas, la actividad reciente y los compromisos próximos.

Búsqueda empresarial que también funciona como capa de comandos.

En la mayoría de las herramientas, la búsqueda es pasiva. Buscas algo y luego decides qué hacer a continuación. Pero ClickUp Enterprise Search es un componente activo. La barra de comandos de IA que utilizas para buscar información también te permite realizar acciones.

Desde una única superficie de comando, puede buscar en tareas, documentos, comentarios, hilos de chat y aplicaciones de terceros conectadas, y luego convertir inmediatamente lo que encuentre en trabajo. Cree tareas, actualice estados, abra documentos, participe en conversaciones o active flujos de trabajo sin cambiar de contexto.

En lugar de interrumpir el trabajo para buscar contexto, los equipos utilizan la búsqueda para responder a una pregunta y seguir adelante de un solo golpe. El resultado es menos callejones sin salida, decisiones más rápidas y mucho menos tiempo dedicado a validar si se está consultando la fuente correcta.

Mantenga el conocimiento actualizado en documentos, tareas y chat.

El conocimiento rara vez se vuelve obsoleto porque las personas se olviden de documentarlo. Se vuelve obsoleto porque las conversaciones tienen lugar en otros lugares.

ClickUp resuelve esto conectando estrechamente ClickUp Chat a los flujos de trabajo. El chat se integra directamente junto al trabajo al que se refiere. Los mensajes se pueden enlazar con tareas, referenciar en documentos y revisar mediante búsquedas con todo el contexto intacto.

A medida que el trabajo evoluciona, los equipos actualizan los documentos de forma colaborativa, debaten los cambios en el chat y realizan el seguimiento de las decisiones a través de comentarios y el historial de versiones, todo ello en el mismo sistema. No hay una «fase de documentación» separada ni es necesario realizar una limpieza para restaurar la precisión.

Dado que las conversaciones, las decisiones y la ejecución conviven, su fuente de información veraz se mantiene actualizada de forma predeterminada. No porque alguien la mantenga a la perfección, sino porque evoluciona de forma natural a medida que avanza el trabajo.

Los Super Agents de ClickUp convierten su entorno de trabajo en un entorno que responde a las preguntas antes de que se conviertan en obstáculos.

En lugar de esperar una indicación, los Superagentes operan de forma continua en tareas, documentos, chats y cronogramas. Supervisan los cambios, detectan el trabajo estancado, revelan riesgos y proporcionan respuestas ambientales basadas en señales reales del entorno de trabajo, como plazos incumplidos, prioridades conflictivas o preguntas sin respuesta.

Dado que los superagentes se ejecutan dentro del mismo entorno de trabajo convergente, sus conocimientos siempre se basan en el contexto en tiempo real. No solo señalan los problemas, sino que explican por qué algo es importante y pueden tomar medidas automáticamente, desde actualizar tareas hasta avisar al propietario adecuado.

Esto es lo que hace que la IA resulte invisible y útil al mismo tiempo. Las respuestas aparecen en el flujo del trabajo, exactamente cuando se necesitan, sin necesidad de utilizar otra herramienta para gestionarlas ni de formular otra pregunta.

Mejore su búsqueda con ClickUp

Una gestión del conocimiento empresarial satisfactoria requiere algo más que un potente motor de búsqueda. Exige un sistema que conecte el conocimiento directamente con los flujos de trabajo de su equipo.

A la hora de evaluar una solución, comience por las fuentes de datos de mayor valor y amplíe gradualmente. Recuerde que el futuro del trabajo requiere una solución que convierta las respuestas en elementos sin perder impulso.

Amazon Q Business es una opción sólida para las organizaciones que ya han realizado una inversión considerable en el ecosistema de AWS y se centran principalmente en resolver el problema de la búsqueda de corporaciones.

Sin embargo, para los equipos que desean ir más allá de la búsqueda y crear un sistema de gestión del conocimiento y del trabajo verdaderamente conectado, se necesita un enfoque diferente.

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Preguntas frecuentes

Amazon Q Business está diseñado para la gestión general del conocimiento de la empresa con el fin de ayudar a todos los empleados, mientras que Amazon Q Developer es una herramienta especializada para desarrolladores de software que ayuda con la codificación, la depuración y la arquitectura de AWS.

Amazon Q Business se conecta a muchas fuentes de datos, pero no tiene un conector nativo para ClickUp. ClickUp ofrece su propia función de IA integrada, ClickUp Brain, que está totalmente integrada con sus funciones de gestión de proyectos y base de conocimientos.

Amazon Q Business tiene dos niveles de suscripción principales, Amazon Q Business Lite y Pro, con precios basados en un modelo por usuario y por mes. Los costes también incluyen cargos por «unidades de índice» basados en el volumen de datos que almacena, por lo que debe consultar la página oficial de precios de AWS para conocer las tarifas actuales.

Las principales limitaciones incluyen una fuerte dependencia del ecosistema de AWS, la necesidad de contar con experiencia en AWS para la configuración, un enfoque principal en la búsqueda en lugar de en flujos de trabajo integrados y posibles lagunas en sus conectores nativos para algunas herramientas de corporación.