Nuestros cerebros no están hechos para almacenar infinitas conclusiones de reuniones, pero la IA sí.
Claro, Zoom tiene una función de toma de notas con IA incorporada, pero puede que no capture todos los matices que necesitas. Si estás cansado de luchar por tomar notas o de perder detalles clave, es hora de subir de nivel. En este blog, te mostraremos cómo automatizar las notas de tus reuniones de Zoom y por qué ClickUp podría ser la apuesta más inteligente.
⏰ Resumen de 60 segundos
Zoom Notes utiliza IA para transcribir reuniones, capturar puntos clave y resaltar elementos de acción para que te mantengas organizado
Para activarlo:
- Activa AI Companion en tus ajustes de Zoom
- Habilite el resumen y las notas de la reunión, ajustando los permisos según sea necesario
- Inicie su reunión de Zoom y haga clic en AI Companion en el panel inferior
- Revise las notas en tiempo real o encuéntrelas más tarde en Reuniones grabadas o anteriores
- Edición y uso compartido de notas con su equipo
Limitaciones de las notas de Zoom: Formato limitado, colaboración, acceso sin conexión, integraciones y retención de notas
Cómo puede ayudarte ClickUp:
- Ofrece plantillas para reuniones e integración con Zoom para un flujo de trabajo más fluido
- Se une a reuniones, graba conversaciones y crea notas estructuradas y editables
- Utiliza ClickUp Docs para obtener un formato enriquecido y colaborar en tiempo real
- Resume automáticamente las largas conversaciones de ClickUp Chat
- Trabaja con ClickUp Brain para establecer plazos, asignar miembros y enviar notificaciones
- Ofrece plantillas para reuniones e integración con Zoom para un flujo de trabajo más fluido
Cómo tomar notas de la reunión en Zoom automáticamente
Zoom Notes facilita anotar ideas, hacer seguimiento de elementos de acción y mantener actas de reuniones sin cambiar de pestañas
Si el anfitrión ha habilitado «Notas» en los controles de la reunión, puede acceder a un editor de texto de uso compartido en el que todos pueden escribir en tiempo real.
¿Necesita resaltar algo importante? Dé formato a su texto con negrita, cursiva o listas. No es necesario que pulse «Guardar», ya que Zoom lo hace automáticamente.
Una vez finalizada la reunión, sus notas permanecen intactas. Descárguelas como archivo de texto o úselas compartidas por correo electrónico para mantener a todos en la misma página.
💡Consejo profesional: Ahórrese la molestia de tomar notas utilizando transcripciones de vídeo. Solo tiene que activar las Transcripciones en directo en Zoom haciendo clic en el botón situado junto a Grabar. Esto añade subtítulos para todos los oradores, lo que facilita la extracción de detalles clave más adelante. Cuando llegue el momento de escribir sus notas, lo tendrá todo delante.
Pero si busca algo más que notas básicas, el complemento de IA de Zoom le ayudará. Puede generar resúmenes, hacer un seguimiento de los elementos de acción e incluso permitirle incrustar medios. A continuación, le indicamos cómo utilizarlo para tomar notas de las reuniones automáticamente:
1. Habilitar el acceso a AI Companion
Antes de empezar, asegúrese de que el complemento de IA esté activado. Si forma parte de una organización, es probable que el administrador de su cuenta de Zoom se encargue de ello. Si tiene una cuenta personal, compruebe si su plan de Zoom lo incluye.
Una vez habilitado, abra Zoom, haga clic en su foto de perfil, vaya a Ajustes > AI Companion y active el interruptor.
💡 Consejo profesional: El complemento de IA de Zoom también puede resumir largos hilos de mensajes de la ventana de chat de Zoom, lo que le ahorrará horas de lectura para entenderlo todo.
2. Toggl en el resumen de la reunión y notas
Ahora, dirígete a los ajustes de AI Companion y activa Resumen de la reunión o Notas de la reunión; esto le indica a Zoom que comience a tomar notas mientras hablas.
Si no desea habilitar esto manualmente para cada reunión, configúrelo para que se inicie automáticamente en las llamadas recurrentes a través del portal web de Zoom. Para discusiones más delicadas, como las individuales, puede ajustar la configuración para evitar que la IA genere resúmenes.
Aquí tienes un consejo de Zoom para ti: Añade pronombres a tu perfil de Zoom y AI Companion los utilizará cuando te mencione en los resúmenes.
3. Inicie su reunión de Zoom y active AI Companion
Inicie su próxima reunión como lo haría normalmente. Puede programarla con antelación o iniciarla de inmediato. Asegúrese de haber actualizado a la última versión de Zoom para utilizar todas las funciones de IA Companion.
Durante la reunión, busque el botón de AI Companion en la barra de herramientas donde aparecen las opciones de silencio, vídeo y pantalla compartida. Haga clic en él para abrir el panel de AI Companion.
4. Acceda y revise las notas durante (o después) de la reunión
AI Companion actualiza sus notas en directo durante la reunión, pero también puede consultarlas más tarde cuando necesite un repaso. Las encontrará en:
- Su correo electrónico (si ha habilitado los resúmenes automáticos)
- El portal web de Zoom
- La sección Reuniones grabadas en la app, aplicación de Zoom
- La pestaña Reuniones anteriores
5. Edición y uso compartido de las notas finales
Una vez finalizada la reunión, abra las notas, écheles un vistazo, haga los ajustes necesarios y haga uso compartido con su equipo. Puede hacer esto dentro de Zoom o exportarlas para su posterior edición en otro lugar.
Límites del uso de Zoom para reuniones
Una vez que empiece a utilizar el complemento de IA de Zoom, notará que es un poco... bueno, limitado. Aquí es donde se queda corto:
- Solo texto sin formato: Sin tablas, imágenes ni bloques de código; solo formato básico. Si estás acostumbrado a planes detallados de proyectos o fragmentos de código, Zoom Notes te resultará un poco como escribir en una servilleta
- Sin acceso sin conexión: Si no tienes conexión, tus notas tampoco. A diferencia de otras apps, aplicaciones que funcionan sin Internet, Zoom mantiene todo bloqueado hasta que vuelves a conectarte
- Las notas no duran para siempre: Zoom podría borrarlas después de 30 a 180 días, dependiendo de su plan. Si no las guarda en otro lugar, podrían desaparecer antes de que se dé cuenta
- Colaboración limitada: Puede editar notas en directo, pero una vez que finalice la reunión, se acabó: no hay comentarios, historial de versiones ni seguimiento de cambios. No es ideal si su equipo trabaja en diferentes zonas horarias
- Sin integraciones: ¿Desea enviar elementos de acción directamente a su administrador de tareas? Tendrá que copiar y pegar todo manualmente, lo cual no es precisamente infalible
📮 ClickUp Insight: ClickUp descubrió que el 47 % de las reuniones duran una hora o más. Pero, ¿es realmente necesario tanto tiempo? ¿El motivo de nuestro escepticismo? Solo el 12 % de nuestros encuestados valora sus reuniones como altamente efectivas.
El seguimiento de métricas como los elementos de acción generados, las tasas de seguimiento y los resultados puede revelar si las reuniones más largas realmente aportan valor.
Las herramientas de gestión de reuniones de ClickUp pueden ayudarte. Registra fácilmente los elementos de acción durante las discusiones con IA Notetaker, conviértelos en tareas rastreables y supervisa las tasas de finalización, todo en un entorno de trabajo unificado. Comprueba qué reuniones realmente generan resultados y cuáles solo le roban tiempo al día de tu equipo
Tome notas de la reunión de manera efectiva con ClickUp
Seamos realistas: el complemento de IA de Zoom está bien... si te gustan las agendas de reuniones sencillas y olvidables y las notas que desaparecen en el vacío después de unas semanas. Pero si realmente quieres usar las notas de tus reuniones para algo productivo, es hora de actualizar.
ClickUp te ofrece una experiencia de toma de notas que realmente funciona para ti. Es tu memoria de reuniones, gestor de proyectos y asistente de equipo, todo en uno. Se acabaron los elementos de acción perdidos, las notas dispersas o trabajar con cinco apps diferentes solo para estar al día.
Veamos cómo.
Capture todos los detalles de la reunión con el tomador de notas con IA de ClickUp
¿Alguna vez has terminado una reunión y has pensado: «Espera, ¿qué hemos decidido?»? ClickUp AI Notetaker se asegura de que eso no vuelva a suceder.
Se une a sus reuniones virtuales, lo graba todo y organiza automáticamente sus notas; completado con conclusiones clave, elementos de acción y atribuciones de los oradores. Usted obtiene un resumen detallado y estructurado sin mover un dedo.
Esto es lo que esta herramienta de toma de notas con IA tiene pendiente para usted:
- Transcribe automáticamente las reuniones escuchando la reunión, convirtiendo el discurso en texto y organizando las notas por orador y tiempo
- Genera resúmenes automáticamente después de cada reunión con puntos clave, decisiones y elementos de acción, para que no tenga que leer la transcripción completa
- Identifica y realiza un seguimiento de los elementos de acción, como las preguntas y los seguimientos mencionados en la reunión, y los resalta
- Guarda los datos en una base de datos con función de búsqueda que le permite encontrar debates anteriores mediante palabras clave
🎉 Dato curioso: Zoom trata tus notas como una oferta por tiempo limitado; hoy están aquí, pero dentro de unos meses ya no. ¿Pero ClickUp? Tiene una política de «no caducidad». Tus notas, transcripciones y elementos de acción se quedan para siempre. Y con el almacenamiento Unlimited en todos los planes de pago, nunca más tendrás que jugar al juego de «¿qué archivo borro?».
Utilice ClickUp Docs para tomar notas completas y con un buen formato
A veces, una transcripción básica no es suficiente. Necesita un documento interactivo totalmente estructurado.
Con ClickUp Docs, puede:
📌 Crea notas detalladas de la reunión con formato enriquecido, imágenes, tablas y listas de control📌 Incrusta planes de proyecto, Sprints y hojas de ruta directamente en tus notas de la reunión📌 Colabora en tiempo real: añade comentarios, etiqueta a compañeros de equipo y realiza un seguimiento de los cambios📌 Organiza todo por proyecto o departamento para no perder nunca el contexto
Y como ClickUp almacena todas las versiones de su documento, siempre puede deshacer los cambios si es necesario. Se acabó «Espera, ¿quién ha borrado esa nota importante?»
Prueba esto 👉 Usa ClickUp para chatear y compartir notas de la reunión directamente, etiqueta a tu equipo y resalta los puntos clave en tiempo real. ¡Se acabó cambiar de pestañas o perseguir a la gente para pedirles actualizaciones!
El tomador de notas con IA también convierte los elementos de acción de las reuniones en tareas de ClickUp con un solo clic. Puede establecer fechas límite, asignar miembros del equipo y enlazar tareas a las notas de la reunión para obtener un contexto completo.
Mejore el proceso de toma de notas con ClickUp Brain
La IA de Zoom puede transcribir una reunión. ClickUp Brain puede entenderla. A continuación, le mostramos cómo puede aprovecharla al máximo:
1️⃣ Obtenga resúmenes instantáneos de cualquier reunión
En lugar de leer una transcripción completa, pregunte a ClickUp Brain:
- «¿Cuáles fueron los tres elementos de acción principales de la reunión de marketing de hoy?»
- «Resuma la discusión sobre la hoja de ruta del producto en un párrafo».
Obtendrá notas claras y estructuradas, ideales para ponerse al día en segundos.
2️⃣ Automatización de flujos de trabajo directamente desde sus notas
Cuando se tomen decisiones en las reuniones, deje que ClickUp Brain dé el siguiente paso por usted. Puede:
- Inicie flujos de trabajo de aprobación cuando una decisión requiera la firma de un responsable
- Cree tareas directamente a partir de las notas de la reunión (por ejemplo, «Asignar el rediseño del sitio web a Mike, para el viernes»)
- Recordatorio de los plazos a los equipos para que no se pase nada por alto
💡 Prueba estas indicaciones:
- «Muéstrame quién tiene elementos de acción pendientes de esta llamada».
- «Convierte todos los seguidores de esta reunión en tareas».
- «Lista de todos los plazos mencionados en la reunión».
También puede configurar las Automatizaciones de ClickUp para notificar a los participantes de la reunión cuando haya nuevas grabaciones y transcripciones disponibles, asegurándose de que todos tengan acceso inmediato a los materiales de la reunión.
Empiece con ventaja con las plantillas para reuniones de ClickUp
Con una pila de trabajo cada vez mayor, no es de extrañar que a veces nos quedemos sin tiempo (¿a quién no?). Para momentos como estos, recurre a la enorme colección de plantillas personalizables de ClickUp.
Una de nuestras principales recomendaciones para tomar notas es la plantilla de notas de reuniones de ClickUp.
He aquí por qué destaca:
- Secciones preformateadas: no es necesario crear nuevos documentos desde cero. Incluye espacios para elementos de la Agenda, puntos de debate, elementos de acción y próximos pasos
- Integración de tareas: a diferencia de las notas estáticas, ClickUp le permite convertir los puntos clave en tareas, asignárselas a los miembros del equipo y establecer fechas límite, todo desde la plantilla
- *colaboración en tiempo real: tanto si su equipo está en la misma sala como si está repartido en diferentes zonas horarias, todos pueden contribuir y editar las notas en tiempo real
- Búsqueda y organización: se acabó tener que desplazarse sin parar por documentos antiguos. El sistema de carpetas y etiquetas de ClickUp facilita la búsqueda instantánea de notas de reuniones anteriores
Sin embargo, para mantener un registro formal de las decisiones, utilice la plantilla de actas de reuniones de ClickUp. Le ayuda a documentar los debates clave, hacer un seguimiento de los elementos de acción y hacer que todos rindan cuentas.
Las reuniones no deberían parecer un agujero negro donde desaparecen las ideas. Estas plantillas mantienen todo organizado. Se acabó el revolver en busca de notas. Solo reuniones claras y estructuradas que realmente conducen a la acción.
💡Consejo profesional: ¿Necesitas anotar ideas antes o durante una reunión? El Bloc de notas de ClickUp es perfecto para capturar pensamientos sobre la marcha. Puedes convertir fácilmente estas notas en tareas y añadirlas a tus plantillas de reunión. Es una forma sencilla de organizar tus ideas sin tener que cambiar de herramienta.
Integre ClickUp con Zoom y otras herramientas para lograr la máxima eficiencia
Mediante integraciones incorporadas, puede conectar ClickUp con más de 1000 herramientas de terceros, incluidas muchas herramientas y plataformas de toma de notas con IA como Zoom.
Pendiente: ir al Centro de aplicaciones y navegar por Todas las aplicaciones o elegir una categoría en el panel de la izquierda. Por ejemplo, Zoom se encuentra en la categoría Comunicación, al igual que otras plataformas similares. También puede buscar la herramienta en la barra de búsqueda de arriba.
Una vez que seleccione la herramienta, haga clic en Conectar, inicie sesión en su cuenta, revise los permisos y, finalmente, elija Permitir para completar la configuración.
¡Tome sus notas de la manera más inteligente con ClickUp!
Las grandes ideas pueden surgir en cualquier momento. Aunque no podemos ayudarle a capturar sus pensamientos espontáneos, podemos asegurarnos de que nunca pierda los que se utilizan en sus reuniones.
Las buenas notas de reunión mantienen la productividad de las reuniones y garantizan que no se pase nada por alto. La herramienta integrada de Zoom hace el trabajo, pero si necesitas algo más potente, ClickUp te tiene cubierto.
Con ClickUp, puede tomar notas de las reuniones, resumir hilos de chat y convertirlos en tareas al instante, sin necesidad de cambiar de app. Establezca plazos, asigne tareas y haga un seguimiento del progreso, todo en un solo lugar.
¡Regístrese hoy para obtener una cuenta gratis, gratuita de ClickUp y mantenga sus proyectos y notas organizados sin esfuerzo!