Cuando me enfrento a la desoladora imposibilidad de escribir quinientas páginas, me invade una enfermiza sensación de fracaso y sé que nunca podré hacerlo.
Cuando me enfrento a la desoladora imposibilidad de escribir quinientas páginas, me invade una enfermiza sensación de fracaso y sé que nunca podré hacerlo.
Tanto si es un novelista de renombre como un aspirante a redactor de contenidos SEO, el miedo a la página en blanco es muy real. Ya sea con máquinas de escribir o pantallas en blanco, los escritores suelen tener problemas para empezar. Afortunadamente, la IA ha acabado con eso
La IA para documentos de Word, Documentos de Google o ClickUp Docs ha facilitado milagrosamente los primeros pasos. La IA ha simplificado la lluvia de ideas sin juicios y la escritura con un compañero amable.
En esta entrada del blog, querido escritor, te presentamos el uso de la IA para agilizar y optimizar tu proceso de creación de contenidos.
Y así es como se crea un documento con ClickUp Brain:
⏰ Resumen de 60 segundos
La IA para documentos de Word es la práctica de utilizar inteligencia artificial, aprendizaje automático y procesamiento del lenguaje natural para automatizar diversas partes de la generación de contenidos.
La generación de documentos con IA ofrece compatibilidad a los equipos en:
- Creación de contenidos
- Asistencia en la edición y redacción
- Formato y diseño
- Análisis de datos y conocimientos
Más allá del contenido de marketing o de marca, la IA para documentos de Word es compatible con un intervalo de casos de uso, tales como:
- Aplicaciones profesionales, como propuestas y revisiones
- Documentos legales, como contratos y presentaciones
- Contenido educativo, como transcripciones de vídeos, subtítulos y notas de clase
- Documentos financieros, como extractos de cuentas, informes anuales y documentos de cumplimiento normativo
- Documentos de gestión de proyectos, como documentos de recopilación de requisitos, informes de rendimiento o actualizaciones del equipo
La parte fundamental para aprovechar la IA en la generación de documentos es elegir la herramienta adecuada. Microsoft Word, Documentos de Google, ClickUp Brain, Quillbot, etc. son herramientas populares disponibles en la actualidad.
Para saber cómo elegir la herramienta adecuada, cómo dar indicaciones a la IA y cómo maximizar los resultados, ¡siga leyendo!
¿Qué es la IA para documentos de Word?
La IA para la creación de documentos es la integración de tecnologías de aprendizaje automático e inteligencia artificial en el software de procesamiento de texto para ayudar al escritor en diversas tareas creativas.
Los programas de generación de contenido más populares, como Microsoft Word y Documentos de Google, incluyen Microsoft Copilot y Google Gemini. Pero no son los únicos. Puedes crear contenido con IA en una amplia gama de herramientas, algunas de las cuales comentaremos más adelante en esta entrada del blog.
Pero primero, veamos qué implica la IA para la generación de contenidos.
Funciones de IA para documentos de Word
En su forma más simple, la IA para documentos de Word crea contenido en respuesta a entradas creadas por el usuario, conocidas como indicaciones. Sin embargo, puede hacer mucho más.
Generación de contenidos
Un asistente de redacción con IA le ayuda a escribir mejor y más rápido. Toma sus ideas generales o indicaciones y crea un primer borrador. Entiende a su público, su estilo y el contenido del formulario para generar un borrador sobre el que puede trabajar.
Asistencia en la redacción
Una vez que haya escrito, hay mucho que la IA puede hacer como software de automatización de documentos.
Algunas de las funciones de asistencia para la redacción más populares son:
- Corrector ortográfico: señala los errores ortográficos y lingüísticos
- Gramática: corrección de la estructura de las oraciones, la sintaxis, la puntuación, etc.
- Resumen: añadir resúmenes ejecutivos, tablas de contenido o sinopsis
- Ajustes de tono: reescritura para cambiar el tono, por ejemplo, para hacerlo más divertido o académico
- Parafraseando: Encontrar formas más impactantes de decir lo mismo
Formato y diseño
Hoy en día, un buen contenido es multimodal. Su creador de documentos con IA también puede crear elementos visuales, como tiras, imágenes, tablas, citas destacadas, etc.
Análisis de datos y conocimientos
¿Necesita un revisor crítico para su contenido? Pruebe la IA. Un buen creador de documentos con IA le ofrece un intervalo de funciones analíticas, tales como:
- Estadísticas de documentos: obtenga en tiempo real la puntuación de legibilidad, el nivel de dificultad y el recuento de palabras
- Detección de plagio: asegúrese de que sus documentos IA sean únicos y estén libres de plagio
- Análisis de texto: pida a la IA que le ayude a detectar cualquier problema de objetividad, lenguaje inclusivo, etc.
- Conversión de voz a texto: ¿Tienes una grabación de una entrevista que necesitas transcribir? Prueba la IA. ¿Prefieres expresar tu contenido en voz alta mientras corres en la cinta? Prueba la IA para eso también
Todo esto, y aún estamos en las primeras fases de la tecnología de inteligencia artificial. A medida que la IA evoluciona, puede hacer cada vez más cosas y ofrecer ventajas extraordinarias.
💡Consejo profesional: A continuación te mostramos cómo puedes utilizar la IA en ClickUp Docs para crear documentos:
Ventajas de la generación de documentos con IA
La primera y más importante ventaja de utilizar IA es que elimina la fricción del primer paso. Con solo escribir unas pocas palabras, la IA le ofrece ideas, algunas de las cuales puede explorar y ampliar. Esto, a su vez, ofrece otras ventajas derivadas, como por ejemplo:
Velocidad: La IA para documentos de Word se encarga de los dos primeros pasos de la creación de contenido, es decir, la investigación y el primer borrador. Esto aumenta drásticamente la velocidad a la que se pueden generar documentos. Si tardaba tres horas en investigar, dos en escribir y una en editar, con la IA podría reducir hasta cuatro horas (el 66 % del tiempo).
Eficiencia: La investigación y el primer borrador son tareas creativas agotadoras. Al acelerar estas dos fases, la IA genera más energía creativa entre los redactores, que puede aplicarse a la ampliación de su motor de contenidos.
Productividad: Una parte clave de la generación de contenidos es también la reutilización, es decir, la creación de publicaciones en redes sociales, la generación de fragmentos, la redacción de guiones para vídeos, etc. La IA puede automatizar este proceso y reutilizar el contenido en cuestión de segundos.
Ahorro de costes: la generación de documentos mediante IA permite a las organizaciones crear más contenido con equipos reducidos.
Experiencia como escritor: Escribir puede ser un trabajo solitario. La IA se convierte en un compañero de debate sin complicaciones con el que puedes intercambiar ideas, debatir, encontrar datos, editar y atar todos los cabos.
Casos de uso de la generación de documentos con IA
Todo eso está muy bien, pero ¿para quién es realmente la generación de documentos con IA? ¿Es solo para redactores SEO que necesitan crear contenido a una escala nunca antes vista? ¿O es solo para profesionales del marketing que necesitan idear formas de expresión imaginativas con regularidad?
La generación de documentos con IA es para cualquiera que necesite escribir cualquier cosa: un correo electrónico, un informe, un resumen, las actas de una reunión y mucho más. Si te comunicas, ¡la generación de contenido con IA es para ti!
Aplicaciones empresariales y profesionales
Los profesionales crean un número considerable de documentos de forma regular: propuestas, contratos, informes periódicos de rendimiento, resúmenes de investigaciones, análisis de mercado, notas de clientes, etc.
Veamos algunos ejemplos.
Propuestas estándar: utilice la IA para buscar en sus documentos existentes e identificar los más relevantes, a partir de los cuales se puede crear una propuesta estándar con partes personalizables para campos como el nombre del cliente, el precio y algunos términos.
Informes de rendimiento: integre la IA en sus aplicaciones empresariales, como el CRM o el portal de empleados, para resumir la información de paneles clave.
Información sobre los clientes: aproveche la IA para procesar notas de cientos, si no miles, de interacciones con los clientes y obtener información valiosa. Utilícela para crear estrategias, diseñar campañas o personalizar conversaciones con futuros clientes.
Creación de contenido educativo
Puede que la pandemia haya empujado a la gente a conectarse a Internet, pero las posibilidades reales de transformación del contenido digital son las que la han mantenido allí.
No es de extrañar que el mercado mundial del aprendizaje electrónico alcance casi los 300 000 millones de dólares. Aproveche esa oportunidad con la IA.
Esquematización: cree contenido educativo breve para plataformas en línea con IA. Haga una lluvia de ideas con la herramienta de escritura de IA para crear esquemas completos y detallados para temas de todos los niveles de complejidad.
Material de apoyo: La mayor parte de la formación en línea se imparte en formato de vídeo. Cree material de apoyo basado en texto e imágenes, como transcripciones de vídeos, resúmenes de puntos clave, tarjetas de índice y mucho más con IA.
Cuestionarios: Automatice de forma inteligente los cuestionarios y exámenes para sus alumnos. ¿Qué más? Cree combinaciones ilimitadas de preguntas para mantener a la clase alerta en todo momento.
Gestión de documentos financieros
El departamento financiero maneja un número extraordinario de documentos, incluyendo órdenes de compra, facturas, extractos bancarios y de clientes, etc. Como ejecutivo financiero, las herramientas de creación de contenido con IA le facilitan enormemente la comunicación con sus compañeros y colegas.
(Elaboración de) informes: procese innumerables documentos, obtenga información clave y envíe informes a las partes interesadas pertinentes, ya sea el tablero o sus compañeros. La IA también puede ayudar con el control de versiones de documentos para una mejor auditabilidad.
Resúmenes: estudie informes financieros largos y exhaustivos, como estados de pérdidas y ganancias, cuentas de clientes, documentos de cumplimiento normativo, etc., y cree resúmenes ejecutivos para el equipo directivo.
📖 Lectura adicional: Cómo utilizar la IA para la documentación
Gestión de proyectos y colaboración en equipo
En la comunicación organizativa, el mayor reto al que se enfrentan los equipos es mantener un contexto común.
Cuando alguien abandona la organización, se lleva consigo una gran cantidad de conocimientos históricos. Cuando se incorpora un nuevo miembro al equipo, repite los errores y aprende. ¿Y si la IA pudiera evitar estas ineficiencias?
Resumen histórico: Imagine que un nuevo empleado abre la herramienta de redacción con IA y pregunta «ponme al día del proyecto hasta ahora». Una buena herramienta resumirá todo lo que ha sucedido hasta el momento, identificará los hitos clave y pondrá a todos al día.
Standup/actualizaciones: la IA puede resumir todas las actualizaciones y comentarios del proyecto para proporcionar un contexto holístico a todos los miembros del equipo.
Como puede ver, las posibilidades son infinitas. ¿Cómo podemos aprovechar estas ventajas? Vamos a descubrirlo.
Cómo implementar la generación de documentos con IA
Al igual que con la mayoría de los avances tecnológicos modernos, puede empezar a generar documentos con IA casi al instante.
1. Elija las herramientas de creación de documentos con IA adecuadas
Existe un amplio intervalo de herramientas de creación de documentos con IA integrada. Estas son algunas de las más populares.
Microsoft Word: este procesador de textos probado a lo largo del tiempo viene con Copilot integrado para la creación de contenido, resumen, edición y mucho más. Si ya estás suscrito a MS365, la IA viene incluida.
📖 Lectura adicional: Con IA o sin ella, aquí tienes algunos trucos para Microsoft Word.
Documentos de Google: la suite de productividad de Google incluye Gemini integrado para crear cualquier tipo de contenido que necesite. Una oferta de nivel superior también puede aprovechar el contenido de su Google Drive para crear contenido personalizado.
ClickUp Docs: ClickUp te permite crear documentos sencillos, atractivos y contextuales directamente desde la herramienta de gestión de proyectos. Activa ClickUp Brain para generar borradores, realizar revisiones ortográficas, crear tablas, plantillas, transcripciones y mucho más.
Dentro de ClickUp Docs, incrusta marcadores, añade tareas, incluye imágenes y colabora con tu equipo en tiempo real. Una vez que hayas terminado, compártelo de forma segura tanto dentro como fuera de tu organización.
Quillbot: Quillbot es un conjunto de herramientas con productos para la creación de contenidos, corrección ortográfica, gramática, detección de plagio, traducción, resúmenes y generación de citas.
Grammarly: De ser un corrector ortográfico y gramatical hace unos años, Grammarly es hoy un asistente de redacción con IA más completo que puede redactar, reescribir, responder o adaptar su contenido a diferentes públicos.
2. Aprenda a utilizar las indicaciones de la herramienta de escritura con IA
El contenido generado por una herramienta de escritura con IA es tan bueno como las indicaciones que le des. Para obtener contenido único y de alta calidad, haz que tus indicaciones sean lo más detalladas posible. Incluye:
- Público objetivo
- Recuento de palabras
- Descripción del contenido que desea que se incluya
- Puntos a tener en cuenta
- Palabra clave principal
- Tono de voz
- Ejemplos, si los hay
Recuerde que las indicaciones no son situaciones de una pregunta y una respuesta. Puede responder a las respuestas de la IA y pedirle que las reescriba o personalice según sus necesidades, entrenándola así a largo plazo.
Para obtener más información sobre cómo aprovechar los generadores de contenido con IA, lea esta guía básica sobre indicaciones de escritura con IA.
3. Intégrelo en sus flujos de trabajo
Como hemos visto anteriormente, la IA para documentos de Word puede hacer mucho más que crear su primer borrador. Por lo tanto, intégrela en cada paso de su flujo de trabajo de gestión de documentos.
Integraciones: Cuando el redactor haya terminado su parte del proceso de creación del documento, configure formas de importar automáticamente los archivos al canal de IA. Puede hacerlo simplemente compartiendo los archivos en una unidad común o configurando una API para las importaciones.
Funciones específicas para cada persona: si tiene un editor que trabaja en todo su contenido, integre los módulos de corrección ortográfica y gramatical en su suite de edición. Ofrezca a los diseñadores la posibilidad de crear elementos visuales e incorporarlos al documento. Si trabaja con documentos legales, habilite la verificación de datos y la aplicabilidad para los equipos pertinentes.
Mejoras en el contenido: antes de publicar, dale un impulso visual a tu contenido con IA. Utiliza IA para documentos de Word para resaltar puntos importantes, escribir un breve resumen, identificar citas destacadas, etc.
Gestión de proyectos: si utiliza ClickUp Docs para registrar sus debates, reuniones, planificación de sprints, recopilación de requisitos, etc., cree tareas de forma inteligente desde su documento y gestione el proyecto.
4. Observe y redoble sus esfuerzos
Como tecnología emergente, la IA aún tiene algunas carencias. Para sacarle el máximo partido, observe atentamente sus interacciones con ella.
- Identifique las tendencias de errores que comete su generador de documentos con IA
- Active o desactive los ajustes de ortografía y estilo
- Guarde los términos y las palabras clave de la marca
- Observe el tipo de indicaciones que le proporcionan los mejores resultados
Haga más de lo que funciona para sus flujos de trabajo de contenido y obtenga documentos perfectamente pulidos con mayor rapidez.
Consejos para sacar el máximo partido a la IA en documentos de Word
Una vez que haya configurado el proceso general, aquí tiene algunos consejos y trucos que debe tener en cuenta.
Empiece con la IA
Elimine el bloqueo del escritor pidiendo a la IA que le dé un punto de partida. Abra su documento y haga una pregunta a la IA. Desarrolle su contenido a partir de ahí.
Utilice la IA de forma exhaustiva
No toda la IA necesita que le hagas una pregunta global. Por ejemplo, con ClickUp Brain, puedes elegir entre una lista desplegable de varios formatos en lugar de describirlos en la indicación.
Una vez que haya elegido la herramienta de escritura con IA que desea utilizar, dedique tiempo a aprender todo lo que ofrece. Utilice todas las funciones que le resulten relevantes.
Configure plantillas
No siga reinventando la rueda y ahórrese tener que recordar las mejores indicaciones. Cree plantillas para documentos, estilos, indicaciones, etc., y reutilícelas para una mayor eficiencia. Aquí tiene algunas plantillas de documentación de procesos para inspirarse.
Cite sus fuentes
El mayor reto de la IA es que a menudo oculta de dónde proviene su conocimiento sobre un tema específico. Es algo natural, dada la escala de datos que se utiliza para entrenar los LLM. Sin embargo, su contenido no tiene por qué carecer de fundamento.
Pida a la IA que muestre sus fuentes y las cite en su contenido para generar credibilidad y autoridad en su línea de trabajo.
Bonificación: ¿Aún no está listo para crear documentos? No se preocupe. Aquí puede descargar información sobre cómo utilizar la IA para mejorar la productividad.
Retos y consideraciones
A pesar de sus inmensas posibilidades, la IA aún se encuentra en una fase incipiente. Verá que todas las herramientas incluyen un aviso legal que indica que la IA puede cometer errores y que la responsabilidad de la precisión recae en usted. Eso es solo el principio.
Alucinaciones e imprecisiones
Las herramientas de creación de contenido con IA pueden alucinar, es decir, producir contenido incorrecto como si fuera correcto. Aunque los proveedores de IA están trabajando duro para minimizar las alucinaciones con cada nuevo LLM, la responsabilidad de producir contenido preciso sigue recayendo en el escritor.
Por lo tanto, tenga cuidado con el trabajo de IA que utiliza. Verifique dos veces los datos y revise minuciosamente las ideas de sus documentos profesionales.
Aparece como generado por IA
No es que no me guste «delve», aunque no me gusta, sino que es una señal de que el texto ha sido escrito por ChatGPT. pic.twitter.com/2i3GUgynuL
No es que no me guste «delve», aunque no me gusta, sino que es una señal de que el texto ha sido escrito por ChatGPT. pic.twitter.com/2i3GUgynuL
Su teoría era que el uso de palabras como «profundizar» era una señal de que había sido escrito por ChatGPT. Aunque eso puede ser discutible, el uso de contenido generado por IA en la esfera pública ha sido objeto de escrutinio.
Por ejemplo, gobiernos de todo el mundo han ordenado que el contenido generado por IA se marque adecuadamente como tal. Google no penaliza el contenido de IA en las páginas de resultados de su motor de búsqueda (SERP). Sin embargo, desaconseja encarecidamente el uso de la IA como «una forma barata y fácil de manipular los rankings de los motores de búsqueda»
En cierto modo, que los documentos de su empresa parezcan generados por IA puede causar una impresión desfavorable entre su público. La mejor manera de evitarlo es hacer que estén más arraigados y en línea con la promesa de su marca.
Falta de innovación real
Los documentos generados por IA suelen ser un resumen o una recopilación de contenido ya existente. Como se explica en este blog del sitio web Book Prize, «los LLM son retrospectivos. Son derivados, incluso cuando crean nuevas combinaciones; un gigantesco espejo retrovisor. Producen imitaciones de texto generado por humanos»
En resumen, la IA, por sí sola, puede que no ofrezca ideas de contenido innovadoras. Donde destaca es en la aceleración del proceso de creación de contenido. La única forma de garantizar que está creando contenido excepcional y atractivo es aplicar una lente humana aguda de ingenio humano a los resultados de la IA.
Optimice su canal de contenidos con ClickUp
El contenido de Word ha pasado a significar blogs, TikTok o vídeos de YouTube, la mayoría de los cuales se utilizan con fines de marketing. Por lo tanto, no es de extrañar que los profesionales del marketing hayan adoptado la IA generativa como nadie.
Sin embargo, pensar que un documento generado por IA se limita al marketing es reducir enormemente sus posibilidades. La IA puede ayudar a todos y cada uno de los empleados, gerentes, colaboradores individuales, consultores o emprendedores a comunicarse mejor.
Desde corregir errores gramaticales hasta reescribir para mayor claridad o impacto, la IA para documentos de Word puede mejorar el humilde correo electrónico. Puede ahorrar un tiempo valioso a los líderes al resumir documentos más largos y reducirlos a ideas clave. Puede ayudar a los educadores a crear lecciones multimodales que sean eficaces para un intervalo más amplio de alumnos.
En muchos sentidos, la IA puede ayudarle a hacer más de lo que está haciendo, y mejor. Así que sumérjase en la IA para la generación de contenidos. Abra ClickUp Docs y empiece a trabajar. Pruebe ClickUp gratis hoy mismo.