Por término medio, una persona toma unas 35.000 decisiones al día. Pero como gestor de proyectos, puede parecerte que estás tomando el doble de ese número, sobre todo cuando haces malabarismos con múltiples tareas.
Un estudio de McKinsey ha demostrado que las proceso de toma de decisiones ocupa una gran parte del tiempo de un directivo, tanto como 70% para algunos ejecutivos de alto nivel .
Lo que es aún más importante es el seguimiento de estas decisiones, ya que puede ser tan importante como las propias decisiones. Una herramienta que puede resultar útil en este caso es el registro de decisiones sobre productos.
Infravalorados pero esenciales, los registros de decisiones sobre productos ayudan a realizar un mejor seguimiento del ciclo de vida de la gestión de proyectos.
En este artículo, le ayudamos a descubrir por qué un registro de decisiones es esencial para seguimiento de proyectos cómo crear uno y buenas prácticas para el éxito en la gestión de proyectos.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Los fundamentos: Los registros de decisiones hacen un seguimiento de las decisiones clave del proyecto, incluyendo la justificación, las alternativas, los riesgos y los elementos de acción. Mejoran la transparencia, la rendición de cuentas y la comunicación
- Componentes clave: Declaración de la decisión, fecha, responsables, justificación, alternativas, riesgos, elementos de acción, propietarios y plazos
- **Tipos de decisiones registradas: estratégicas, tácticas, operativas, relacionadas con riesgos y controvertidas
- **Cuándo utilizar: Proyectos complejos, entornos de ritmo rápido, equipos distribuidos, mitigación de riesgos y revisiones posteriores al proyecto
- Beneficios: Mejora la comunicación, aumenta la responsabilidad y agiliza la documentación del proyecto
- Cómo crear: Utiliza herramientas comoClickUp para registros estructurados de decisiones, colaboración en tiempo real y enlazado de tareas
- Automatización: Automatización de actualizaciones y notificaciones para mantener actualizados los registros de decisiones sin esfuerzo manual
- Plantilla ClickUp: Ofrece campos personalizados, estados, vistas y un completo registro de decisiones para mejorar la gestión de proyectos
**Tradicionalmente, las decisiones del proyecto se documentaban en las actas de las reuniones. Con el tiempo, la necesidad de un registro más estructurado y accesible condujo al desarrollo de registros de decisiones específicos, garantizando que las decisiones críticas fueran fácilmente localizables y no quedaran enterradas en largos documentos.
Comprender los registros de decisiones
Antes de empezar, veamos qué son los registros de decisiones, desglosemos sus componentes clave y examinemos los distintos tipos de registros que se pueden crear.
¿Qué es un registro de decisiones?
Un registro de decisiones es un registro estructurado de las decisiones clave tomadas a lo largo de un proyecto. En él se recogen detalles como la decisión en sí, su justificación, las alternativas consideradas y las partes interesadas.
El mantenimiento de un registro de decisiones aumenta la transparencia, la responsabilidad y la comunicación dentro del equipo del proyecto, especialmente cuando se utilizan diferentes métodos de toma de decisiones técnicas de toma de decisiones en grupo .
Componentes de un registro de decisiones
Un registro de decisiones de proyecto bien estructurado suele incluir los siguientes componentes:
- Declaración de la decisión: Un resumen claro y conciso de la decisión tomada, redactado de forma que sea fácilmente comprensible para todo el equipo
- Fecha de la decisión: La fecha en que se tomó la decisión, que ayuda a seguir el cronograma del proyecto y a identificar posibles retrasos
- Responsables de la decisión: Las personas responsables de tomar la decisión, lo que garantiza la responsabilidad y la transparencia dentro del equipo
- Razonamiento: El razonamiento que subyace a la decisión, proporcionando contexto y compatibilidad con la justificación de la elección
- Alternativas consideradas: Una lista de otras opciones evaluadas antes de llegar a la decisión final, demostrando un minucioso proceso de toma de decisiones
- Riesgos potenciales y estrategias de mitigación: Una evaluación de los riesgos potenciales enlazados con la decisión junto con las estrategias para mitigarlos y reducir el impacto negativo
- Elementos de acción: Tareas o pasos específicos necesarios para poner en práctica la decisión, garantizando que se lleva a cabo de forma efectiva
- Propietarios y fecha límite: Los individuos responsables de cada elemento de acción y sus respectivas fechas límite, fomentandoresponsabilidad del equipo y el seguimiento del progreso
Tipos de decisiones registradas
Las decisiones son la savia de cualquier proyecto, impulsan su dirección y configuran sus resultados. Por lo tanto, un registro de decisiones debe ser lo suficientemente versátil como para captar los matices de las distintas decisiones estilos de toma de decisiones . Exploremos los tipos de decisiones que se pueden registrar:
- Decisiones estratégicas: Son decisiones de alto nivel que afectan a la dirección general del proyecto, sobre todo en proyectos a largo plazo. Son cruciales para alinear el proyecto con las metas más amplias de la organización
- Decisiones tácticas: Estas decisiones son de nivel medio y compatibilidad con la aplicación de las metas estratégicas. Suelen implicar la delegación a miembros del equipo del proyecto y requieren una toma de decisiones claramodelos de comunicaciónespecialmente en equipos interfuncionales o dispersos
- Decisiones operativas: Son decisiones cotidianas que garantizan el buen funcionamiento del proyecto. Suelen tomarlas miembros del equipo o grupos reducidos y suelen requerir una toma de decisiones rápida y eficaz
- Decisiones relacionadas con los riesgos: A menudo se toman para abordar los riesgos identificados o las amenazas potenciales para el proyecto, estas decisiones pueden implicar estrategias de mitigación, planes de contingencia u otras medidas para minimizar los impactos negativos y navegar por la incertidumbre
- Decisiones controvertidas: Pueden ser decisiones que provoquen desacuerdos o debates en el equipo. Registrarlas garantiza la transparencia, ayuda a justificar los motivos y mantiene a todos en la misma página, incluso cuando las opiniones difieren
💡Consejo profesional: No te limites a registrar la decisión en sí: captura los razones que la sustentan. Explica brevemente las razones que te han llevado a tomar una determinada decisión. Este contexto es muy valioso para futuras consultas y puede evitar malentendidos en el futuro.
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Cuándo utilizar los registros de decisiones
Cuando se es gestor de proyectos, las decisiones se suceden a gran velocidad. Sin una forma estructurada de documentarlas, corres el riesgo de que se produzcan fallos de comunicación y una pérdida de responsabilidad en tus equipos. Aquí es donde los registros de decisiones adquieren un valor incalculable.
Mejoran la colaboración en equipo al tiempo que actúa como registro centralizado.
Estas son las situaciones clave en las que un registro de decisiones resulta indispensable:
- Proyectos complejos: Para proyectos con múltiples partes interesadas, dependencias o entregables, un registro de decisiones realiza un seguimiento de cada elección, garantizando la alineación con los objetivos de la organizaciónmetodologías de gestión de proyectos
- Entornos de ritmo rápido: Para los equipos que trabajan con plazos ajustados, los registros de decisiones proporcionan un acceso rápido a las decisiones pasadas, reduciendo los retrasos causados por las discusiones repetidas o la incertidumbre
- Equipos distribuidos: En configuraciones remotas o híbridas, los registros de decisiones mejoran la colaboración en equipo. Funcionan como una única fuente de información, manteniendo informados a todos los miembros, independientemente de su ubicación
- Mitigación de riesgos: Ayudan a identificar patrones en la toma de decisiones, proporcionan información sobre los riesgos y permiten realizar ajustes proactivos en las estrategias
- Revisiones posteriores al proyecto: Los registros de decisiones son valiosos para analizar los resultados y perfeccionar los procesos
Consejo profesional: Cruza las decisiones de tu registro con la documentación relacionada con el proyecto, como documentos de requisitos, actas de reuniones o evaluaciones de riesgos. Esto crea una pista de auditoría clara y proporciona un contexto valioso para cada decisión.
Ventajas del uso de registros de decisiones
Un registro de decisiones no sólo sirve para llevar la cuenta: es una herramienta estratégica para el equipo. Si se mantiene correctamente, no sólo sirve para hacer un seguimiento de las decisiones, sino también para mejorar la colaboración, la responsabilidad y la organización. He aquí cómo:
1. Mejora de la comunicación
Piense en un registro de decisiones como el libro de jugadas compartido de su equipo. Es un espacio centralizado donde todos pueden acceder a la misma información sobre las decisiones clave y por qué se tomaron.
Como gestor de proyectos, la mayoría de las decisiones que tomas afectan no sólo a tu equipo, sino también a otros verticales. Documentar el proceso de toma de decisiones y asignar responsabilidades reduce los malentendidos y garantiza que todos estén sincronizados con las metas del proyecto.
Además, conocer el "por qué" de las decisiones genera confianza y fomenta el trabajo en equipo.
2. Mayor responsabilidad
La rendición de cuentas no supone ningún esfuerzo cuando los elementos de acción están vinculados a nombres concretos. Su registro de decisiones contendrá los nombres de las personas de contacto y otros nombres importantes que son cruciales para que las cosas sigan su curso.
Este registro no sólo pega el progreso actual, sino que también sirve como registro histórico, perfecto para revisar decisiones pasadas y aprender de ellas. Al detallar cada decisión y su impacto, los equipos pueden evitar pasos en falso y mantener sus proyectos en el buen camino.
3. Documentación simplificada del proyecto
Desde la incorporación de nuevos miembros al equipo hasta la preparación de auditorías, un buen mantenimiento de la documentación del proyecto es esencial documentación del proyecto es un tesoro de información. Su proyecto está preparado para el futuro si su registro de decisiones se actualiza con regularidad.
Consolida todos los detalles críticos en un documento fácil de consultar, lo que facilita más que nunca los traspasos y las comprobaciones de conformidad.
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Cómo crear y mantener un registro de decisiones en la gestión de proyectos
Afortunadamente, existe una forma sencilla de empezar a mantener registros de decisiones. ClickUp la app de todo para el trabajo, resulta muy útil aquí. ClickUp para equipos de gestión de proyectos puede ayudarle a crear y mantener un registro de decisiones impecable. Añada herramientas de gestión de tareas, documentación, intercambio de ideas y visualización junto con las integraciones más populares, y tendrá un kit de gestión de proyectos ganador. ¡Hay tanto que su equipo puede lograr en un día!
Echemos un vistazo a la creación y gestión de un registro de decisiones en ClickUp:
Paso 1: Crear un nuevo documento o lista de tareas
¿Está gestionando proyectos complejos o busca un hub central para el historial de decisiones de su equipo? Documentos de ClickUp ofrece la flexibilidad y adaptabilidad necesarias para satisfacer sus necesidades. Y puede servir de punto de partida para su registro de decisiones
Enlaza tus tareas y ClickUp Docs para crear relaciones contextuales dentro de tus flujos de trabajo
Así es como ClickUp Docs puede ayudarle:
- Diseño personalizable: Cree un registro de decisiones profesional y organizado con las páginas anidadas, plantillas y opciones de estilo de ClickUp. Añada tablas para los datos estructurados y dé formato al documento para adaptarlo a sus necesidades de flujo de trabajo
- Colaboración en tiempo real: Colabore con su equipo editando su registro de decisiones en tiempo real. Utilice etiquetas y comentarios para discutir decisiones, asignar elementos de acción directamente y convertir texto en tareas rastreables para garantizar el seguimiento de cada problema
- Acceso centralizado: Vincule su registro de decisiones a tareas y proyectos relevantes, facilitando el acceso a toda la información relacionada en un solo lugar. Mantenga a su equipo alineado e informado conectando Docs a sus flujos de trabajo
- Gestión mejorada del flujo de trabajo: Añada widgets para actualizar el estado de los proyectos, asignar tareas o ajustar los flujos de trabajo sin cambiar de pestaña. Esta integración garantiza que su registro de decisiones esté siempre actualizado y sea procesable
- Recuperación de información sin esfuerzo: Utiliza el hub de documentos para buscar, ordenar y filtrar tus activos. Con wikis verificadas, plantillas prediseñadas y herramientas de búsqueda, encontrar la información que necesita es rápido y sencillo
Paso 2: Vincule las decisiones a las tareas y proyectos pertinentes
Un buen registro de decisiones no se limita a anotar las elecciones, sino que las conecta con pasos prácticos y resultados reales.
Con Tareas de ClickUp puede vincular directamente cada decisión a sus tareas y proyectos correspondientes. Esto garantiza una conexión (a internet) clara entre las decisiones y sus implicaciones prácticas, incluso cuando se gestionan varios equipos.
Establezca dependencias en las Tareas de ClickUp para poder vincular las decisiones a sus flujos de trabajo y ver cómo afectan a cada tarea
Toda nuestra agencia la utiliza como herramienta para gestionar todos nuestros proyectos, cronogramas de tareas y facturación. Ha sustituido a un sistema más antiguo y nos ha permitido avanzar hacia un flujo de gestión de proyectos más ágil y nos ha ayudado a mejorar las comunicaciones internas Mike Muller , Vicepresidente Ejecutivo, Stevens Advertising
Así es como puedes hacer que tu registro de decisiones sea más procesable:
- Enlaza tareas relacionadas y dependientes: Crea una red de contexto enlazando tareas relacionadas o dependientes con tus decisiones. Esto proporciona una vista clara de cómo las decisiones afectan a otros aspectos del proyecto
- Siga el progreso y evite los cuellos de botella: Al enlazar las tareas con las decisiones, puede supervisar directamente su progreso e identificar con antelación los posibles cuellos de botella. Asegúrese de que sus decisiones no sólo se documentan, sino que también se ejecutan eficazmente
- Visualice el trabajo en varias listas: Facilite el trabajo interfuncional añadiendo tareas o subtareas a varias Listas. Las tareas conservan su estado original, prioridad, Automatizaciones, y Campos personalizados, asegurando una visibilidad consistente y alineación a través de su equipo
Paso 3: Personalizar el registro de decisiones
A la hora de crear un registro de decisiones, no existe un tamaño único. Cada proyecto tiene necesidades únicas. Para algunos, el seguimiento de las fechas de las decisiones puede ser más importante, mientras que para otros puede ser la evaluación de los impactos.
Con Campos personalizados de ClickUp puede diseñar un registro de decisiones a la medida de su proyecto, asegurándose de que su equipo captura los detalles más vitales.
Cree diferentes Campos personalizados de ClickUp que se adapten a su registro de decisiones para diferentes proyectos
A continuación le mostramos cómo esta función puede mejorar su registro de decisiones:
- **Campos personalizados para información clave como la fecha de la decisión, las partes interesadas, la justificación y las evaluaciones de impacto. Estos campos facilitan la documentación de cada decisión con claridad y contexto
- Seguimiento y gestión de las decisiones: Personalice los menús desplegables, añada campos numéricos o realice un seguimiento del progreso con los datos del cliente o de las partes interesadas en un solo lugar. No hay límite en el número de Campos personalizados que puede añadir por decisión
- Clasifique y filtre lo más importante: Resalte las decisiones críticas ordenando los campos por importancia. Utilice las opciones de filtrado para encontrar rápidamente elementos específicos o reducir el desorden para obtener información más rápida
- Automatice los cálculos para datos numéricos: ¿Necesita calcular el coste potencial de una decisión o comparar puntuaciones para evaluaciones de impacto? Realice cálculos rápidamente entre Campos personalizados numéricos para tomar decisiones informadas
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Paso 4: Permitir la colaboración en equipo
La colaboración y la comunicación fluida juegan un rol innegablemente poderoso en el mantenimiento de un registro de decisiones exhaustivo. Y Chat ClickUp y ClickUp Asignar Comentarios facilitan este proceso.
Centralice la comunicación de su equipo con ClickUp Chat
Así es como pueden ayudar a la colaboración en los registros de decisiones:
- Comunicación agilizada: Utilice el Chat para discutir las decisiones en tiempo real sin cambiar a otra plataforma. Colabore con personas o grupos, comparta actualizaciones e incluso cree tareas directamente desde los mensajes de chat
- Resúmenes impulsados por IA: Manténgase al día de las conversaciones con IA Catchup, que resume las conversaciones perdidas. Manténgase siempre al día en los chats relacionados con la toma de decisiones, lo que le ahorra desplazarse a través de hilos de edad
- Comentarios procesables: Convierta los comentarios o las aprobaciones en pasos procesables asignando comentarios como tareas. Las personas asignadas deben completarlos antes de cerrar la tarea principal, de modo que se aborden todos los detalles
- Seguimiento y aprobación en tiempo real: Utilice los comentarios para hacer preguntas, solicitar aprobaciones o documentar las victorias directamente en las tareas, documentos o adjuntos. Esto centraliza la retroalimentación, manteniendo su registro de decisiones precisa y completa
Utilice ClickUp Assigned Comments para crear tareas a partir de comentarios para tomar medidas al instante
Paso 5: Automatización de actualizaciones y notificaciones
Gestionar un registro detallado de decisiones de proyecto puede llevar mucho tiempo, sobre todo cuando implica actualizaciones periódicas, recordatorios y notificaciones. Con Automatizaciones ClickUp puede simplificar el proceso, manteniendo actualizado su registro de decisiones sin el trabajo manual adicional.
Conecte su registro de decisiones con IA en Automatizaciones ClickUp y rellene campos personalizados para enviar recordatorios, notificaciones de actualización y análisis de datos
A continuación le mostramos cómo puede utilizar esta función:
- Automatización de la asignación de tareas y actualizaciones: Utilice plantillas predefinidas para gestionar tareas repetitivas como la asignación de responsabilidades y la actualización de estados cuando se añadan nuevas decisiones. Asegúrese de que todas las decisiones se registran y ejecutan con prontitud
- Automatizaciones dinámicas: Mantenga la flexibilidad de sus automatizaciones asignando tareas a grupos dinámicos, como observadores de tareas o la persona que desencadenó una actualización. Esta adaptabilidad se encarga de que las notificaciones y tareas se envíen siempre a las personas adecuadas
- Envíe notificaciones puntuales: Configure automatizaciones por correo electrónico para alertar a los miembros del equipo sobre nuevas decisiones o actualizaciones de las ya existentes. Mantenga a las partes interesadas informadas y comprometidas sin tener que elaborar manualmente las actualizaciones
Si buscas algo más sencillo para empezar, la solución Plantilla de registro de decisiones de gestión de proyectos de ClickUp puede ayudarle a crear su registro de decisiones sin tener que empezar desde cero. Está diseñada para ayudarle a gestionar con precisión la toma de decisiones sin correr el riesgo de que se pasen por alto algunos detalles.
Plantilla de registro de decisiones para la gestión de proyectos de ClickUp
Esto es lo que ofrece
- Estados personalizados: Haga un seguimiento del progreso de las decisiones con estados personalizados como Para revisar, En revisión, Aprobado, Rechazado y Abandonar. ¿Necesita más opciones? Puede añadirlas rápidamente
- Campos personalizados: Capture detalles esenciales utilizando atributos como Aprobador, Aspecto del proyecto e Impacto. Obtenga toda la claridad sobre quién aprobó una decisión, las áreas a las que afecta y su impacto general
- Vistas personalizadas: Acceda y organice los datos de sus decisiones con cuatro vistas distintas:
- Registro de decisiones: Lista exhaustiva de todas las decisiones
- tablero de decisiones Un Tablero visual para un seguimiento rápido
- calendario Cronograma de seguimiento de las decisiones
- guía de inicio: Panorámica estructurada que le ayudará a prepararse para el intento correcto
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Mejora de la gestión de proyectos con un registro eficaz de las decisiones
En la gestión de proyectos, una sola decisión puede cambiar las cosas en cuanto a cronogramas, presupuestos y resultados. Pero si dispone de un sólido registro de decisiones, su equipo puede averiguar la causa y el efecto de cada una de ellas con bastante facilidad.
Ahora que tiene una idea de cómo crear su registro de decisiones, he aquí algunas formas en que un documento eficaz puede mejorar la gestión de proyectos:
La importancia de los registros de decisiones en la gestión de proyectos
A mitad de su gran proyecto, una parte interesada recién incorporada se pregunta por qué se eligió una ruta específica el año pasado. Se desata el pánico y las miradas confusas durante la reunión de StandUp.
Si dispone de un sólido registro de decisiones, todo lo que tiene que hacer es revisar la decisión. Desde por qué se llegó a esa decisión hasta el impacto que ha tenido, se tiene una claridad absoluta. Mantener un registro en todo momento mejora la comunicación, mitiga los riesgos y resulta útil en cualquier momento de tu vida ciclo de vida de la gestión de proyectos .
Rol en la automatización de procesos de empresa (BPA)
Sin duda, el mantenimiento del registro de decisiones parece un proceso tedioso. Pero con herramientas como ClickUp, puede automatizar no sólo la función del registro, sino también sus procesos de empresa.
Piense en la notificación de cambios a las partes interesadas sin intervención manual y en la asignación automática de tareas de seguimiento. Esto también reduce los errores y acelera seguimiento de proyectos gracias a un esfuerzo humano mínimo.
Conexión con el triángulo de gestión de proyectos
El triángulo de la gestión de proyectos -alcance, plazo y coste- es el núcleo de todo proyecto. Los registros de decisiones ayudan a los equipos a equilibrar estas limitaciones documentando las compensaciones y sus implicaciones.
Imaginemos un proyecto de desarrollo de software en el que el cliente solicita una función adicional en una fase avanzada del cronograma. Añadir esta función aumentaría el alcance del proyecto y afectaría tanto al tiempo como al coste. El equipo acepta cumplir el plazo, pero con un coste mayor.
Su registro de decisiones contendrá ahora la justificación de las decisiones tomadas y cómo han afectado al resultado. Como gestores de proyectos, pueden demostrar de forma transparente cómo las decisiones se alinean con las metas estratégicas y se adaptan a los requisitos cambiantes.
**El Domesday Book_ es uno de los primeros ejemplos de registro de decisiones, recopilado en 1086 a instancias del rey Guillermo el Conquistador. El libro contenía información sobre la propiedad y los recursos en Inglaterra e información sobre decisiones que no podían alterarse.
Simplifique y tenga éxito con los registros de decisiones en ClickUp
Simple en su concepto pero de un valor incalculable para los gestores de proyectos, el registro de decisiones sirve como puerta de entrada a un proyecto más transparente y colaborativo.
Con la herramienta de gestión de proyectos de ClickUp, puede mejorar su registro de decisiones. Aquí podrá personalizar plantillas y colaborar con equipos multidisciplinares, al tiempo que automatiza su flujo de trabajo.
¿Está preparado para tomar decisiones más inteligentes y conseguir el intento correcto en sus proyectos? Inscríbase en ClickUp ¡hoy mismo!