¿Y si la solución a los elevados costes de software fuera más sencilla de lo que cree?
En el desarrollo de software, el aumento de los costes puede suponer un lastre. Desde las tarifas de licencia hasta el mantenimiento de múltiples herramientas, los gastos pueden dispararse rápidamente. 💸
Pero con las estrategias adecuadas, puede recuperar el control.
Echemos un vistazo más de cerca a las estrategias de reducción de costes viables para obtener resultados medibles.
⏰ Resumen de 60 segundos
En el desarrollo de software, los costes pueden dispararse rápidamente: los cronogramas prolongados, los cambios en los requisitos y la mala gestión de los recursos pueden descarrilar los proyectos.
Cómo mantener el seguimiento:
- Estimación precisa: utilice métodos como la estimación ascendente para realizar la previsión de los costes con precisión.
- Seguimiento en tiempo real: supervise los presupuestos con paneles para detectar y corregir las desviaciones de forma temprana.
- Asignación inteligente de recursos: concéntrese en las tareas de alto impacto y evite las funciones innecesarias.
- Aproveche las herramientas: utilice ClickUp para obtener plantillas de seguimiento de costes, paneles en tiempo real y automatización para gestionar los presupuestos de forma eficiente.
Puede evitar los sobrecostes y entregar proyectos rentables con las estrategias y herramientas adecuadas. 🚀
¿Qué es la reducción de costes de software?
La reducción de costes de software es el proceso de disminuir los gastos relacionados con el desarrollo, el mantenimiento y la actualización de software. Esto incluye optimizar la asignación de recursos, mejorar la eficiencia y eliminar gastos generales innecesarios.
La gestión de los presupuestos de los proyectos y los costes de software es fundamental para las empresas que desean mantener su competitividad sin incurrir en gastos excesivos. La reducción de costes de software es vital para:
- Maximizar la rentabilidad: reducir los costes sin comprometer la calidad mejora los resultados finales.
- Garantizar la sostenibilidad financiera: equilibrar los gastos de desarrollo y mantenimiento con la generación de ingresos.
- Reinvertir en crecimiento: liberar fondos para la innovación, la escalabilidad y los proyectos futuros.
El impacto del proceso de desarrollo de software
Cada fase del proceso de desarrollo de software, ya sea el plan, el diseño, las pruebas o la implementación, requiere tiempo y recursos.
Comprendamos mejor el impacto en los costes:
- Planificación y diseño: una planificación deficiente conlleva cambios costosos más adelante.
- Desarrollo: Las prácticas de codificación inadecuadas aumentan los costes de depuración y mantenimiento.
- Pruebas e implementación: los métodos de prueba ineficaces y la falta de automatización aumentan los gastos.
- Mantenimiento y actualizaciones: las actualizaciones retrasadas o un mantenimiento mal gestionado pueden tener como resultado mayores costes operativos y posibles tiempos de inactividad.
🔍 ¿Sabías que...? Un estudio realizado por el Instituto de Ciencias de Sistemas de IBM reveló que corregir un error después del lanzamiento cuesta 15 veces más que corregirlo durante el desarrollo. Esto pone de relieve el valor de invertir en pruebas en las fases iniciales para reducir los costes a largo plazo.
Principales factores que afectan a los costes de desarrollo de software
Hay varios factores clave que influyen en los costes de desarrollo de software, cada uno de los cuales repercute directamente en su presupuesto. A continuación le ofrecemos un desglose detallado. 🛠️
Tamaño y experiencia del equipo
El tamaño y el nivel de competencia de su equipo afectan significativamente a los costes. Un equipo grande con experiencia diversa puede acelerar el desarrollo, pero conlleva salarios más altos.
Por ejemplo, contratar desarrolladores sénior para un proyecto complejo de IA aumenta los costes en comparación con un equipo más pequeño centrado en una aplicación web básica. La externalización o la contratación de autónomos puede ser rentable, pero puede requerir una mayor supervisión.
Pila tecnológica
Su elección de lenguajes de programación, marcos de trabajo y herramientas de productividad repercute tanto en los costes iniciales como en los costes a largo plazo, incluidos los costes de la nube para el alojamiento y la infraestructura.
Por ejemplo, las tecnologías de código abierto como Python reducen los gastos de licencia, pero la integración de pilas de tecnología puntera como Blockchain o IA a menudo requiere talento especializado, lo que aumenta los costes.
Alcance del proyecto
Cuanto más amplio sea el alcance, mayor será el coste.
Por ejemplo, un producto mínimo viable (MVP) sencillo para una plataforma de comercio electrónico puede requerir funciones básicas como listados de productos y pago. Sin embargo, añadir funciones avanzadas como recomendaciones basadas en IA o compatibilidad multilingüe aumentará los costes de forma exponencial.
Cronogramas y fechas límite
Los plazos ajustados provocan un aumento de los costes debido a las horas extras, la aceleración de los flujos de trabajo o la contratación de recursos adicionales.
Por ejemplo, entregar una aplicación con todas las funciones en tres meses en lugar de seis puede requerir duplicar el tamaño del equipo o sacrificar el control de calidad.
Pruebas y mantenimiento
Las pruebas exhaustivas, que abarcan pruebas unitarias, de integración y de rendimiento, son esenciales, pero requieren muchos recursos. Escatimar en este aspecto puede suponer un ahorro inicial, pero aumenta el riesgo de que el proyecto resulte e e debido al elevado coste de las correcciones posteriores al lanzamiento.
Además, el mantenimiento continuo para la corrección de incidencias y las actualizaciones se suma a los gastos a largo plazo.
Por ejemplo, las pruebas automatizadas en las primeras fases de una aplicación bancaria garantizan la seguridad y la estabilidad, evitando costosos errores tras el lanzamiento. Por otro lado, el retraso en la corrección de errores en una aplicación de transporte compartido podría provocar fallos en la aplicación, quejas de los usuarios y altos costes de retención. El mantenimiento regular, como la actualización de marcos o la corrección de vulnerabilidades, evita la deuda técnica y los gastos a largo plazo.
8 estrategias eficaces para reducir los costes de software
La gestión de los costes de software es fundamental para las empresas que desean mantener su eficiencia y rentabilidad. Con tantas herramientas de gestión de proyectos y suscripciones para el seguimiento, los gastos innecesarios pueden acumularse rápidamente.
Las estrategias que se enumeran a continuación ayudan a identificar oportunidades de ahorro de costes sin perder productividad ni funcionalidad. ¡Vamos a ello! 📝
1. Externalice cuando tenga sentido
La externalización de los servicios de TI para tareas no esenciales permite ahorrar costes y acceder a conocimientos especializados. De este modo, se evita la contratación y formación de personal interno para necesidades temporales.
Por ejemplo, puede externalizar la gestión de servidores o la supervisión de la ciberseguridad a un proveedor fiable en lugar de mantener un equipo a tiempo completo. La externalización estratégica también proporciona escalabilidad, lo que le permite ajustar los servicios en función de la demanda.
Además, la nivelación eficaz de los recursos a lo largo de cada fase del desarrollo de software garantiza una asignación eficiente, evita cuellos de botella y optimiza la productividad del equipo.
🧠 Dato curioso: Netflix cambió a una arquitectura de microservicios para abordar los costes de escalabilidad y mantenimiento. Esta medida les permitió desarrollar, implementar y actualizar componentes específicos de forma independiente, lo que redujo drásticamente el tiempo y los costes de desarrollo, al tiempo que mejoró la fiabilidad del sistema.
2. Audite el uso de las licencias con regularidad
Las licencias de software sin usar suponen un desperdicio de dinero. Realice auditorías periódicas para identificar el software infrautilizado y reasignar o eliminar las licencias innecesarias.
Más allá de reducir las licencias, las herramientas de análisis de uso pueden mostrarle qué software aporta un valor real a su empresa. Esto garantiza que solo pague por lo que garantiza la compatibilidad con sus operaciones.
Si su equipo utiliza una herramienta de gestión de proyectos, pero las métricas de uso revelan que solo la mitad del equipo la utiliza activamente, considere la posibilidad de cambiar a un modelo de pago por usuario o de reducir su plan. Esto es fundamental, ya que las organizaciones suelen utilizar solo el 49 % de sus licencias , lo que deja un margen significativo para la optimización.
📮ClickUp Insight: Los equipos con bajo rendimiento son cuatro veces más propensos a utilizar más de 15 herramientas, mientras que los equipos con alto rendimiento mantienen su eficiencia limitando su conjunto de herramientas a nueve plataformas o menos. Pero, ¿qué tal si utilizas una sola plataforma? Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp reúne tus tareas, proyectos, documentos, wikis, chats y llamadas en una sola plataforma, con flujos de trabajo basados en IA. ¿Listo para trabajar de forma más inteligente? ClickUp funciona para todos los equipos, hace que el trabajo sea visible y te permite centrarte en lo que importa, mientras que la IA se encarga del resto.
💡 Consejo profesional: Las suscripciones de software suelen renovarse automáticamente, lo que hace que se pierdan oportunidades de negociación. Empieza a revisar tus renovaciones con al menos 90 días de antelación para identificar posibles ahorros en los costes de licencia.
3. Considere alternativas de código abierto
¿Por qué pagar por software propietario cuando las herramientas de código abierto pueden hacer el trabajo? Muchas alternativas gratuitas son tan fiables y tienen tantas funciones como las opciones de pago.
Por ejemplo, podría cambiar de Microsoft Office a LibreOffice para el procesamiento de textos y las hojas de cálculo. Del mismo modo, WordPress ofrece una plataforma web gratis y personalizable, lo que elimina la necesidad de costosas herramientas de desarrollo web.
El software de código abierto se beneficia de comunidades activas con actualizaciones periódicas y una gran seguridad.
🔍 ¿Sabías que...? En lugar de destinar millones a equipos internos para descubrir vulnerabilidades de seguridad, empresas como Google, Facebook y Microsoft confían en programas de recompensa por errores. Estos programas recompensan a los desarrolladores externos que identifican y notifican errores, lo que ayuda a reducir los costes generales de las pruebas de seguridad.
4. Aproveche al máximo los periodos de prueba
Los periodos de prueba existen por una razón: ¡aprovecha bien esta oportunidad! Antes de comprometerte con una suscripción, evalúa si el software realmente satisface las necesidades de tu equipo.
Si está probando una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM), compruebe si se integra perfectamente con sus herramientas y flujos de trabajo existentes. Involucre a miembros del equipo de varios departamentos para recabar opiniones sobre la usabilidad y la relevancia. De este modo, evitará invertir en software que no aporte valor a largo plazo.
5. Realice el uso compartido de licencias siempre que sea posible
No todas las herramientas necesitan licencias individuales para cada miembro del equipo. El uso compartido de licencias puede reducir significativamente los costes sin comprometer el acceso.
Tomemos como ejemplo una herramienta como Canva. Es posible que solo unos pocos miembros del equipo la utilicen con frecuencia. Por lo tanto, en lugar de comprar una licencia para todos, opte por un modelo de licencia de uso compartido y cree un calendario de uso.
Esto fomenta la colaboración y evita que los departamentos acaparen recursos.
🧠 Dato curioso: Se estima que toda la base de código de Google, que impulsa su ecosistema de servicios, contiene más de dos mil millones de líneas de código. Para ponerlo en perspectiva, ¡eso es aproximadamente 40 veces la base de código de un coche moderno!
6. Implemente prácticas DevOps
DevOps se centra en mejorar la colaboración entre el desarrollo y las operaciones, lo que permite una entrega más rápida y menos retrasos. La automatización de tareas como las pruebas, la implementación y la supervisión libera un tiempo valioso para trabajos de mayor nivel. Esto minimiza los errores manuales y acelera todo el ciclo de desarrollo.
Las prácticas básicas, como la integración y la entrega continuas (CI/CD), garantizan actualizaciones más rápidas y fiables. Las pruebas automatizadas detectan los problemas de forma temprana, lo que evita costosas reparaciones y reduce los gastos de mantenimiento.
A medida que aumentan las necesidades de software, DevOps facilita la gestión de la complejidad sin aumentar significativamente los costes. Esto ayuda a maximizar sus recursos y a mantener bajo control los costes de contabilidad de los proyectos de software.
🔍 ¿Sabías que...? En 2012, un fallo de software en un sistema de negociación le costó a Knight Capital 440 millones de dólares en 45 minutos. El error se produjo debido a una implementación mal gestionada del software actualizado. Esto es un recordatorio claro de que un control y unas pruebas adecuadas de las versiones pueden evitar gastos catastróficos.
7. Invierta en herramientas rentables
Más funciones no siempre significa mejores herramientas. Elija soluciones que equilibren la asequibilidad y la funcionalidad, centrándose en lo que se adapta a sus necesidades específicas. Evite gastar de más en software con muchas funciones que no utilizará por completo.
Por ejemplo, si usted es una pequeña empresa que gestiona proyectos sencillos, las herramientas gratuitas y asequibles pueden ser tan eficaces como las plataformas avanzadas de gestión de proyectos de software .
Cuanto más sepa: ClickUp ofrece un plan Free con funciones esenciales, lo que lo hace ideal para startups y equipos pequeños. Esta combinación de funcionalidad y flexibilidad ahorra costes de suscripción y evita las ineficiencias de tener que manejar varias plataformas.
8. Reutilice el código existente
Reutilizar el código existente es una forma inteligente de ahorrar tiempo y reducir costes. No estás reinventando la rueda cuando utilizas código bien documentado y probado. Esto ayuda a acelerar el desarrollo y mantiene la fiabilidad, ya que el código ya ha demostrado que funciona.
Por ejemplo, en lugar de crear un sistema de inicio de sesión desde cero, utilice bibliotecas de código abierto como OAuth o Firebase Authentication. Anime a sus desarrolladores a mantener un repositorio de componentes reutilizables, como plantillas de gestión de proyectos o API de .
💡 Consejo profesional: colabore con sus equipos de desarrollo, finanzas y gestión de proyectos. La visibilidad entre departamentos sobre los costes, el progreso y los cronogramas puede evitar la mala gestión y los gastos ocultos.
Retos en la reducción de costes de software
Reducir los costes de software no siempre es tan fácil como parece.
Los retos del desarrollo de software suelen surgir cuando menos te lo esperas. ¡Exploremos los obstáculos que pueden hacer que la reducción de costes sea un poco más complicada de lo que te gustaría!
- Requisitos poco claros y falta de comunicación: resulta difícil crear predicciones de costes precisas con requisitos de proyecto mal definidos o fluctuantes. Si a esto se le suma una comunicación poco clara, se produce un gasto excesivo en funciones innecesarias y una mala asignación de los recursos.
- Gestión de la infraestructura y los proveedores: una gestión ineficaz de los recursos en la nube provoca un rápido aumento de los costes, mientras que la negociación de contratos con múltiples proveedores requiere precisión para evitar un gasto excesivo.
- Equilibrio entre calidad y coste: comprometer la calidad para ahorrar dinero reduce las funciones, perjudica la experiencia del usuario y aumenta los gastos de mantenimiento a largo plazo.
- Soluciones de ingeniería excesiva: crear funciones innecesarias o sistemas complejos aumenta los costes de desarrollo y mantenimiento sin aportar un valor real.
- Gestión de los costes laborales: Depender de equipos grandes o desarrolladores altamente cualificados puede inflar los presupuestos, especialmente cuando el trabajo no está optimizado.
🤝 Recordatorio amistoso: La incertidumbre económica puede trastocar sus planes. Mantenga un margen en su presupuesto para cambios inesperados y vaya ajustándolo sobre la marcha.
Cómo ClickUp ayuda a reducir los costes de software
Después de explorar estrategias para reducir los costes de software y comprender los retos a los que se enfrentan las empresas, el siguiente paso es identificar las herramientas que facilitan este proceso y lo hacen más eficaz.
Aquí es donde entra en juego ClickUp, la aplicación para todo lo relacionado con el trabajo. Se trata de un software todo en uno que simplifica la reducción de costes y está diseñado para perfeccionar las operaciones, optimizar el uso de los recursos y centralizar la gestión de datos.
Olvídese del desorden de múltiples pestañas y herramientas. El software financiero ClickUp lo reúne todo para que pueda terminar las cosas sin complicaciones.
A continuación, le mostramos cómo sus funciones contribuyen a la reducción de costes de software. 👇
Tome decisiones basadas en datos
ClickUp Brain es un asistente de IA integrado que extrae información en tiempo real de su entorno de trabajo de ClickUp. Le permite analizar datos de proyectos anteriores para realizar previsiones y planificar de manera más eficaz.
Por ejemplo, si los proyectos anteriores se salieron del presupuesto debido al incumplimiento de los plazos, el AI Knowledge Manager puede destacar estas tendencias y sugerir ajustes para una mejor planificación. Incluso puede realizar una previsión de posibles cuellos de botella o limitaciones de recursos, lo que le permite asignar los esfuerzos de su equipo de manera más eficaz.
Mientras tanto, el AI Project Manager crea informes de progreso y actualizaciones del equipo, lo que garantiza que los líderes estén informados sin necesidad de realizar esfuerzos manuales.
Obtenga información en tiempo real
Los paneles de ClickUp ofrecen visibilidad en tiempo real de los presupuestos de los proyectos, la asignación de recursos y los gastos. Le permiten supervisar los costes y tomar decisiones basadas en datos para mantenerse dentro del presupuesto.
Te proporcionan información sobre cómo se utilizan los recursos, lo que te ayuda a optimizar el rendimiento del equipo, evitar sobrecostes presupuestarios y evitar gastos innecesarios.
💡 Consejo profesional: Después de cada proyecto, realice un análisis posterior para identificar las áreas en las que ha gastado demasiado o en las que puede optimizar para futuros proyectos.
Con la plantilla de gestión de proyectos de ClickUp de , los equipos financieros pueden realizar el seguimiento de los gastos, asignar presupuestos e identificar áreas de gasto excesivo. Es su sistema de referencia para realizar el seguimiento de los costes en múltiples proyectos, supervisar el rendimiento y tomar decisiones presupuestarias inteligentes.
Tanto si está creando una nueva app como si está perfeccionando una ya existente, esta plantilla le ofrece información clara sobre cada dólar gastado, lo que le ayudará a mantener el rumbo y evitar sorpresas.
Trabaje de forma más inteligente con un sistema conectado
Las integraciones de ClickUp con plataformas de servicios en la nube y herramientas de gestión de software populares, como Google Workspace, Microsoft Teams y Zapier, proporcionan una forma centralizada de sincronizar los flujos de trabajo sin esfuerzo. Esta centralización reduce la necesidad de utilizar software independiente y garantiza que se pueda acceder a todos los datos desde una única plataforma.
Por ejemplo, sincronizar plataformas de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox con ClickUp permite a los equipos acceder a los documentos directamente desde las tareas. Esto le ayuda a reducir los costes asociados a la proliferación de software y a mejorar la productividad.
Acelere los flujos de trabajo con la automatización
ClickUp Automatizaciones facilita las tareas repetitivas, las actualizaciones de estado y los recordatorios para que puedas ahorrar tiempo y esfuerzo.
Por ejemplo, cuando se informa de un error de software, una automatización puede asignarlo inmediatamente al desarrollador adecuado y actualizar su estado. Estas automatizaciones se traducen en un importante ahorro de costes al mejorar la productividad del equipo y reducir la necesidad de personal adicional.
💡 Consejo profesional: Anticipe las necesidades futuras de infraestructura en las primeras fases del proyecto para tenerlas en cuenta en su presupuesto y evitar gastos de última hora.
Controle el tiempo y los costes
ClickUp Control de tiempo facilita enormemente la optimización de costes.
Puede registrar las horas dedicadas a las tareas, establecer duraciones estimadas y realizar el seguimiento del tiempo real frente al tiempo previsto, todo ello en tiempo real. La función también le permite realizar el seguimiento del tiempo a nivel de tarea o subtarea, lo que le proporciona información detallada sobre cómo emplea su tiempo su equipo.
Por ejemplo, si un desarrollador dedica demasiado tiempo a tareas de baja prioridad, puede reasignar el trabajo o realizar la automatización de los procesos repetitivos para optimizar su flujo de trabajo. Este nivel de visibilidad permite mejorar la presupuestación de los proyectos, optimizar la gestión de los recursos y, en última instancia, ahorrar costes.
Caso práctico: la transformación del desarrollo de productos de Atrato con ClickUp
Atrato, una empresa de servicios financieros, necesitaba acelerar el desarrollo de productos sin descuidar los costes.
La empresa recurrió a ClickUp y observó un aumento del 30 % en la velocidad de desarrollo de productos, una disminución del 20 % en la sobrecarga de los desarrolladores y una reducción de 24 horas en el tiempo medio de reparación (MTTR) de los tickets.
ClickUp centralizó los flujos de trabajo de Atrato y realizó la automatización de las tareas clave. Esto redujo las ineficiencias del proyecto, disminuyó los costes y permitió entregas más rápidas y una mejor gestión de los recursos.
Nos dimos cuenta de que nos faltaba una forma eficaz de realizar el seguimiento de las tareas y no teníamos una vista clara de lo que hacía el equipo de producto, así que empezamos a buscar una nueva plataforma. Entonces encontramos ClickUp. La plataforma era la combinación perfecta: no era demasiado técnica y confusa, ni demasiado básica. Nos daba la flexibilidad necesaria para crear, mover y organizar equipos y proyectos a nuestra manera.
Nos dimos cuenta de que nos faltaba una forma eficaz de realizar el seguimiento de las tareas y no teníamos una vista clara de lo que hacía el equipo de producto, así que empezamos a buscar una nueva plataforma. Entonces encontramos ClickUp. La plataforma era la combinación perfecta: ni demasiado técnica y confusa, ni demasiado básica. Nos daba la flexibilidad necesaria para crear, mover y organizar equipos y proyectos a nuestra manera.
Medición del retorno de la inversión y el rendimiento
A la hora de evaluar el éxito de sus proyectos de software, es fundamental medir tanto el retorno de la inversión (ROI) como el rendimiento general. Esto le ayudará a comprender si el proyecto está cumpliendo las expectativas y aportando valor.
Veamos cómo. 👀
Utilización de indicadores clave de rendimiento (KPI)
Los KPI son esenciales para realizar el seguimiento del progreso y alinear las metas de su equipo con el éxito del proyecto. Algunos KPI útiles para proyectos de software son:
- Tiempo de comercialización: la velocidad a la que se desarrolla y lanza el software.
- Rentabilidad: Equilibrio entre el presupuesto y el gasto real.
- Participación de los usuarios: cómo interactúan los usuarios con el software y sus funciones.
- Índice de errores: Número de problemas o incidencias notificados tras el lanzamiento.
Realización de análisis DAFO para proyectos de software
Un análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (SWOT) es una excelente manera de evaluar estratégicamente el rendimiento de un proyecto. Así es como funciona:
- Puntos fuertes: ¿Qué está funcionando bien? Quizás la innovación de su equipo o una función que destaca.
- Debilidades: ¿Ha notado alguna limitación? Por ejemplo, un retraso en el cronograma o una escasez de recursos.
- Oportunidades: ¿Existen nuevas tendencias o funciones en el mercado que podrían mejorar su proyecto?
- Amenazas: ¿Cómo influyen en su enfoque factores externos, como la competencia o los posibles cambios tecnológicos?
📖 Lea también: Plantillas gratuitas de presupuesto de proyectos para el seguimiento de costes en Excel y ClickUp
Aproveche al máximo cada dólar con ClickUp
Gestionar los costes de software de forma eficaz es fundamental y necesario.
Puede mantener los costes bajo control externalizando las tareas no esenciales, auditando el uso de las licencias y adoptando alternativas de código abierto.
ClickUp lo hace aún más fácil.
Desde la gestión financiera y el seguimiento de gastos con su software financiero hasta la optimización de los flujos de trabajo con paneles, automatizaciones y control de tiempo, ClickUp optimiza sus procesos y reduce las ineficiencias.
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp! 🚀