No siempre es dramático que un equipo empiece a desmoronarse. De hecho, suele empezar tan silenciosamente que apenas te das cuenta. 👀
A veces, es un plazo que no se cumple. O un correo electrónico a medias que deja más preguntas que respuestas. Alguien piensa: "No es mi trabajo", mientras que otro asume: "Ya se ocuparán ellos"
Y así, las pequeñas grietas se convierten en enormes agujeros. Los plazos se acumulan, la comunicación vacila, el progreso se estanca, ¿y la rendición de cuentas? En ninguna parte.
Lo que necesita son los marcos adecuados (léase reglas básicas) para crear alineación, mejorar la eficiencia y garantizar que las capacidades de su equipo se traducen en intentos correctos.
Exploremos cómo la creación de normas de equipo claras y aplicables puede transformar el potencial en progreso real.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Las reglas de equipo mejoran la comunicación, la toma de decisiones y el rendimiento general
- Entre los tipos de normas de equipo se incluyen los valores fundamentales, las pautas de comunicación, los procesos de toma de decisiones, las normas para los procesos de trabajo, las medidas de responsabilidad y los marcos de resolución de conflictos
- Para crear reglas de equipo eficaces:
- Definir un objetivo claro y establecer indicadores clave de rendimiento para medir el intento correcto
- Definir roles, responsabilidades e individuos directamente responsables (DRI)
- Priorice y clasifique las normas para poner orden
- Comprenda su proceso de trabajo, encuentre los cuellos de botella y cree reglas en torno a ellos
- Establezca normas claras para los circuitos de retroalimentación
- Construya su mecanismo de gestión de conflictos
Por qué son importantes las reglas de equipo
A primera vista, las normas del equipo pueden parecer otra lista de cosas que se deben y no se deben hacer. Pero la verdad es que proporcionan un marco para la interacción entre los miembros del equipo, manteniendo a todos en la misma página y trabajando hacia metas comunes.
Comprendamos mejor la importancia de las normas de equipo. 🗃️
1. Elimina la confusión: Con los roles y responsabilidades definidos, todo el mundo sabe en qué debe trabajar. No hay confusión sobre quién se ocupa de qué, lo que aumenta la productividad con expectativas claras.
2. Promueve la coherencia y la equidad: Que todos sigan las mismas reglas crea igualdad de condiciones en el campo de juego. Así se evita el favoritismo y se garantiza que todos reciban el mismo trato, independientemente de su rol o antigüedad.
3. Proporcionan una red de seguridad para una comunicación eficaz: Las directrices especifican cómo y cuándo comunicarse, lo que facilita abordar eficazmente las incertidumbres o los asuntos urgentes.
4. Dar forma a la cultura de equipo: Los comportamientos positivos como el respeto, la comunicación clara y la resolución eficaz de problemas se fomentan mediante normas bien definidas, promoviendo una cultura de confianza y mejora continua.
🌟 Dato curioso: Jeff Bezos popularizó la idea de que los equipos deben ser lo suficientemente pequeños como para alimentarse con dos pizzas. Los equipos más pequeños suelen necesitar menos reglas, lo que facilita la colaboración.
Tipos de reglas de equipo
Para que tu equipo tenga éxito, necesitas una serie de reglas. A continuación encontrarás los principales tipos que querrás tener en cuenta. 📑
1. Valores fundamentales y pautas de comportamiento
Definen los comportamientos y actitudes básicos esperados durante la fase de desarrollo del equipo la formación de un equipo de trabajo es la base del funcionamiento del grupo. Crean un entorno en el que prosperan el respeto y la confianza.
📌 Ejemplo: Implemente una norma que haga hincapié en la inclusividad, como garantizar que todos los miembros del equipo contribuyan por igual durante las sesiones de intercambio de ideas y reconocer las diversas perspectivas.
2. Directrices de comunicación
La comunicación eficaz es vital para una un equipo que funcione bien borradas, garantizando que los Mensajes se transmiten con claridad y prontitud.
Ejemplo: Fomente las reuniones periódicas, como las reuniones semanales del equipo o las puestas al día, para abordar cualquier problema y compartir los intentos correctos. Exija que los comentarios sean siempre constructivos y se transmitan en las 48 horas siguientes a la detección de un problema.
3. Procesos de toma de decisiones
Establecer unas directrices claras para la toma de decisiones crea un sistema sólido acuerdo de trabajo en equipo y evita confusiones sobre la autoridad. Estas normas ponen de relieve quién tiene la última palabra, determinan cómo se recogen las aportaciones o qué pasos hay que dar antes de tomar una decisión.
📌 Ejemplo: Establezca una norma según la cual las decisiones relacionadas con el presupuesto requieren la aportación de dos partes interesadas y la aprobación de un directivo. Introducir un sistema de votación para las decisiones no críticas, a fin de evitar largas discusiones y garantizar resoluciones más rápidas.
4. Reglas del proceso de trabajo
Las normas del proceso de trabajo hacen que todos los miembros del equipo trabajen de forma eficaz y sincronizada. Considérelas las directrices operativas esenciales del día a día que rigen cómo se termina el trabajo.
Ejemplo: Decida cómo deben producirse los traspasos. Cuando un miembro del equipo completa su parte de un proyecto, debe dejar un resumen detallado y los siguientes pasos en la descripción de la tarea. Imponga la norma de que los archivos y activos deben cargarse en una carpeta central con convenciones de nomenclatura estandarizadas para mejorar la accesibilidad.
5. Gestión del tiempo y protocolo de reuniones
Estas normas garantizan que su equipo se mantenga eficiente, comprometido y centrado, sin perder horas en tareas innecesarias o en reuniones sobrecargadas.
📌 Ejemplo: Establezca la norma de que los miembros del equipo bloqueen el tiempo de concentración en sus calendarios para evitar solicitudes de reunión innecesarias. Establezca una política para la comunicación asíncrona, como la grabación de resúmenes de reuniones y su uso compartido con quienes no puedan asistir en directo.
6. Normas de resolución de conflictos
Las normas para resolver desacuerdos ayudan a mantener la profesionalidad y minimizar las interrupciones.
📌 Ejemplo: Cree una regla de 24 horas de enfriamiento antes de escalar los problemas para permitir conversaciones más reflexivas y una mejor resolución de problemas.
➡️ Más información: Cómo optimizar el rendimiento del equipo durante la fase de ejecución
Cómo crear reglas de equipo eficaces
Crear normas de equipo es esencial para que todos trabajen con eficacia. Si se terminan con esmero, estas normas pueden ayudar a su equipo a mantener la concentración, resolver conflictos y alcanzar metas colectivas con un mínimo de fricción.
A continuación te explicamos cómo crear normas eficaces que sean significativas y duraderas.👌
Paso nº 1: Empezar con un propósito claro
Las normas del equipo son la base de su funcionamiento. Para beneficiarte realmente de ellas, necesitas establecer su propósito. Ayude a su equipo a entender por qué son necesarias estas normas o qué retos específicos abordarán.
Sin una finalidad clara, las normas no son más que papel mojado.
He aquí cómo conseguirlo:
- Identifique los puntos débiles: Tome nota de problemas como el incumplimiento de plazos, la falta de comunicación o la falta de claridad en la toma de decisiones
- Definir metas: Abordar los retos con metas prácticas, como mejorar los cronogramas o aumentar la responsabilidad
- Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI): Haga un seguimiento de los progresos con indicadores clave de rendimiento (KPI), como el porcentaje de tareas completadas a tiempo
Ajuste y siga las metas de su equipo sin esfuerzo con Metas ClickUp Metas de ClickUp le permite crear objetivos de alto nivel y establecer metas más pequeñas y medibles. Estos objetivos pueden ser valores numéricos, tareas específicas o simples Verdadero/Falso.
Supongamos que desea crear reglas para una gestión eficaz del tiempo. Puede crear una meta titulada "Reglas de gestión del tiempo", añadir una fecha límite y asignar un propietario (que será responsable del seguimiento del progreso).
Dentro de esta meta, puede establecer pasos más pequeños, tales como "Definir directrices de bloqueo de tiempo" o "Crear tiempo de amortiguación para los retrasos" Y con Tareas de ClickUp puede crear fácilmente elementos de acción individuales para cada paso y asignar el trabajo al miembro del equipo correspondiente.
A medida que se complete cada tarea, su meta se actualizará automáticamente para reflejar el progreso.
📮ClickUp Insights: Casi el 20% de los encuestados envían.. más de 50 mensajes instantáneos al día .
Este volumen tan elevado podría indicar que el equipo está en constante ebullición de intercambios rápidos, lo que favorece la velocidad pero también puede provocar una sobrecarga de comunicaciones. Con las herramientas de colaboración integradas de ClickUp, como ClickUp Chat y ClickUp Assigned Comments, sus conversaciones están siempre enlazadas a las tareas correctas, lo que mejora la visibilidad y reduce la necesidad de realizar seguimientos innecesarios.
Paso #2: Definir roles y responsabilidades
Definir los roles no significa repartir títulos. Se trata de aclarar quién hace qué, cuándo y cómo. La asignación de personas directamente responsables (DRI) lo hace aún más nítido.
Así es como se definen eficazmente los roles:
- Mapa de flujos de trabajo: Correlaciona todas las tareas periódicas y los proyectos de tu equipo. Para cada uno de ellos, pregúntese: _¿A quién pertenece? ¿Quién lo soporta?
- Asigne DRIs: Decida quién será el propietario final (o DRI) de una tarea, decisión o producto. Por ejemplo, en el lanzamiento de un producto, el DRI del "contenido de marketing" podría ser el gestor de contenidos
- Documéntalo todo: Crea un manual del equipo con secciones bien organizadas para los distintos roles, responsabilidades, DRI, etc. La meta es almacenar y organizar toda la información esencial del equipo en un lugar de fácil acceso
Cree un hub centralizado de políticas y procedimientos con ClickUp Docs Documentos de ClickUp es una herramienta versátil dentro de la plataforma donde puede crear, organizar y compartir documentos con su equipo. Le permite documentar reglas, roles y responsabilidades en un espacio centralizado.
Puedes organizar fácilmente secciones sobre valores fundamentales, toma de decisiones y prácticas de comunicación con las herramientas de formato enriquecido de Docs, haciendo que el manual sea accesible para todos los miembros del equipo.
Utilice los comentarios asignados en ClickUp Docs para mejorar la responsabilidad y la propiedad de las tareas
Si una sección del documento necesita revisión o aprobación, puede @mencionar a un miembro del equipo y dejar un comentario ClickUp Comentario asignado para ellos. Por ejemplo, al documentar las responsabilidades de un DRI, puede etiquetarlas para confirmar detalles o realizar ediciones.
💡 Pro Tip: Puede personalizar Plantilla de manuales, políticas y procedimientos para empleados de ClickUp para empezar sin reinventar la rueda Esta plantilla ofrece un diseño estructurado que garantiza que toda la información clave esté organizada y sea fácil de encontrar.
Paso #3: Priorizar y categorizar las reglas
A grandes rasgos, es probable que tenga que documentar cientos de reglas. Sin embargo, no todas las reglas serán de misión crítica. Algunas reglas pueden ser simplemente "buenas para tener"
Así que priorice sus reglas para evitar la saturación. He aquí algunos consejos pendientes:
- Agrúpelas: Divida las normas en categorías, como "Comunicación", "Plazos" y "Resolución de conflictos"
- Clasifícalas por impacto: Pregúntate qué es innegociable dentro de cada categoría. Por ejemplo, una norma como "Responder a los correos electrónicos de los clientes en 24 horas" tendrá más importancia que "Utilizar viñetas en las presentaciones"
- Manténgalo limpio: Intente establecer entre 5 y 7 normas clave. Si hay más, se corre el riesgo de que se conviertan en papel mojado
Paso #4: Desarrollar un marco para las reglas del proceso de trabajo
Un marco de reglas del proceso de trabajo muestra cómo se mueven las tareas en el equipo. Sin un marco adecuado, el trabajo puede volverse caótico y los cuellos de botella pueden ralentizar el progreso.
He aquí cómo crear uno:
- Visualice el proceso: Identifique cómo se asignan, completan y transfieren las tareas a la siguiente fase. ConPizarras ClickUppuede visualizar los flujos de trabajo de su equipo de forma comprensible. Puede crear diagramas y organigramas para mostrar cómo las tareas pasan de una fase a otra
Lluvia de ideas y colaboración visual con las pizarras ClickUp
- Encuentre los cuellos de botella: Analice dónde se producen los retrasos. ¿El proceso de aprobación paraliza los proyectos? ¿Los comentarios tardan una eternidad?_ Destaque estas áreas y tome las medidas necesarias
- **Cree reglas para eliminar los cuellos de botella y acelerar las operaciones. Cerebro ClickUpclickUp Brain /%href/, el asistente de IA integrado en ClickUp, puede ayudar a generar ideas, redactar y perfeccionar las reglas del equipo rápidamente. Por ejemplo, puede introducir una indicación del tipo "Sugerir normas de equipo para proporcionar comentarios significativos" y especificar el tono o la estructura deseados
Indica a ClickUp Brain que genere un borrador de las reglas de tu equipo
Paso #5: Construya un bucle de retroalimentación
Las normas de retroalimentación crean una estructura y garantizan que las aportaciones no se pasen por alto ni se desestimen. Estas reglas proporcionan un entendimiento compartido de lo que constituye una retroalimentación constructiva y cómo entregarla/recibirla.
Para crear unas normas de retroalimentación eficaces, siga estos pasos:
- **Establezca cuándo y cómo debe proporcionarse la retroalimentación. UtiliceRecordatorios ClickUp para realizar un seguimiento de los plazos de entrega de los comentarios y asegurarse de que se dan en el momento adecuado. Por ejemplo, si la retroalimentación se requiere semanalmente o después de cada hito, establezca un recordatorio para que los miembros del equipo revisen y proporcionen sus aportes
- **Determine el formato más adecuado para comunicar el feedback en cada ocasión. Por ejemplo, las sesiones periódicas podrían ser más adecuadas para los proyectos en curso, mientras que las encuestas anónimas podrían ser más eficaces para recabar la opinión de un equipo más amplio
- Asegurar el equilibrio: Evitar que el feedback se convierta en una crítica excesiva. Es importante crear un espacio en el que se ofrezca una crítica constructiva junto con un aprecio genuino y un refuerzo positivo paracolaboración eficaz en equipo ### Paso #6: Establecer mecanismos de resolución de conflictos
Los desacuerdos son inevitables, incluso en equipos cohesionados. Establecer un mecanismo claro de resolución de conflictos garantiza que tu equipo salga reforzado cada vez.
He aquí cómo hacerlo:
- Cree un espacio seguro: Destaque la importancia de una cultura en la que se fomente el diálogo. Comience por normalizar los desacuerdos, enmarcándolos como una parte natural y saludable del trabajo en equipo cuando se tratan con respeto
- Defina los pasos de la escalada: Desarrolleinstrucciones paso a paso para resolver problemas. Por ejemplo:
- Paso 1: Hablar directamente con la persona implicada (por ejemplo, "Oye, me sentí X sobre Y; ¿podemos hablar de ello?")
- Paso 2: Si no se resuelve, involucrar al jefe de equipo o al gerente
- Paso 3: Para problemas recurrentes, programe una sesión formal de mediación con RRHH o un facilitador neutral
🌟 Dato divertido: En 2017, El memorándum de la cultura de Netflix destaca su política de "libertad y responsabilidad", que hace hincapié en la confianza por encima de la microgestión. Esta norma ha sido acreditada por sus equipos innovadores y de alto rendimiento.
Paso #7: Implantar normas
A continuación, hay que presentar estas normas al equipo y crear un entendimiento compartido de las expectativas. He aquí cómo.
Empiece organizando una reunión inicial en la que explique los motivos de cada norma. Utilice ejemplos de la vida real para hacerlas más comprensibles y anime a los miembros del equipo a hacer preguntas.
Esto ayuda a que todos se sientan incluidos en el proceso y refuerza la transparencia desde el principio. Para trabajar en equipo cada miembro debe comprender las normas y comprometerse activamente a seguirlas.
Una vez establecidas las normas, asegúrese de reconocer y celebrar a quienes las siguen sistemáticamente.
Reconozca a los equipos o individuos que destaquen, como los que siguen los protocolos de comunicación o la etiqueta en las reuniones. Por ejemplo, si un equipo sigue sistemáticamente las normas de comunicación, destaque su esfuerzo durante una reunión rápida del equipo o de toda la empresa.
Automatice recordatorios y mucho más con automatizaciones personalizadas de ClickUp
Para asegurarse de que se siguen las normas, automatice siempre que sea posible. Con Automatizaciones ClickUp con ClickUp, puede configurar recordatorios y acciones que se desencadenan cuando se cumplen determinadas condiciones. Por ejemplo, puede crear una automatización para enviar recordatorios 24 horas antes de que venza una tarea o actualizar automáticamente la prioridad de una tarea cuando se acerquen las fechas límite.
Si se envía el primer borrador de un manual de equipo, puede establecer una automatización para asignarlo al editor para su revisión. Esto facilita el cumplimiento de las normas.
Supervise el cumplimiento de las reglas y el rendimiento del equipo con los paneles de ClickUp
A continuación, realice un seguimiento del cumplimiento de las reglas mediante Paneles de ClickUp .
Por ejemplo, si tiene una norma según la cual todas las tareas semanales deben completarse antes del viernes, los cuadros de mando pueden mostrar el porcentaje de tareas completadas a tiempo, lo que ofrece una vista clara del grado de seguimiento del equipo.
➡️ Más información: Guía de Automatizaciones en ClickUp (Con 10 Ejemplos de Casos de Uso)
Desafíos en la aplicación de reglas de equipo
Las reglas de equipo suenan muy bien en teoría, pero pueden ser difíciles de aplicar en la práctica. Estas dificultades no siempre resultan evidentes hasta que no se está inmerso en ellas.
Analicemos algunos de los retos más comunes a la hora de aplicar las reglas (y cómo puedes resolverlos). 🔎
Resistencia al cambio
Cambiar no es fácil. La naturaleza humana es apegarse a lo que nos es familiar (o al estado actual), y las nuevas ideas o normas de equipo a menudo puede parecer una burocracia innecesaria.
☑️ Solución: Para superarlo, sea transparente sobre el propósito de cada norma y sobre cómo mejorará el flujo de trabajo o la comunicación del equipo. Involucre a los miembros del equipo en el proceso, recabe opiniones y realice los ajustes necesarios.
De este modo, se sentirán más comprometidos y abiertos al cambio en lugar de resistirse a él.
Aceptación limitada por parte de la dirección
Un directivo "demasiado ocupado" para cumplir los protocolos de equipo transmite el mensaje de que las normas no son importantes.
☑️ Solución: Implicar a los directivos desde el principio en el proceso de creación de normas fomenta su aceptación. Cuando participan activamente en la elaboración de las normas, es más probable que apoyen su aplicación.
Conflictos en torno a las normas
No todo el mundo estará de acuerdo con todas las normas. Algunos se sentirán microgestionados. Otros pueden pensar que las normas son injustas. Esto genera tensiones que pueden afectar a la productividad del trabajo en equipo.
☑️ Solución: Crear espacios para conversaciones abiertas. Si alguien cree que una norma no es justa, pídale que proponga una alternativa. Utiliza datos para fundamentar tu razonamiento.
Por ejemplo, si se ha introducido una norma para reducir el incumplimiento de los plazos, comparta con qué frecuencia se incumplían los plazos antes de añadir la norma. ¿Y si el conflicto continúa? Pide a una parte neutral o a un tutor que medie en la discusión.
La meta no es ganar. Se trata de encontrar una solución aceptable para todos.
Complicar demasiado las normas
Cuando hay demasiadas restricciones, los miembros del equipo pueden sentir que caminan sobre cáscaras de huevo, lo que puede disminuir la creatividad y la motivación.
☑️ Solución: Céntrese en las normas más eficaces e importantes que contribuyan directamente a los objetivos del equipo. Las normas deben ser sencillas, viables y estar en consonancia con las metas generales del equipo, para que resulten manejables y tengan sentido.
Incapacidad para adaptar las normas a equipos remotos
Con el aumento del trabajo a distancia, las normas de equipo diseñadas para la colaboración en persona pueden no trasladarse bien a los entornos virtuales. Esto puede dar lugar a malentendidos o expectativas poco claras, especialmente en los procesos de comunicación o flujo de trabajo.
☑️ Solución: Adaptar las normas del equipo para dar cabida al trabajo a distancia. Por ejemplo, establezca expectativas claras para las reuniones en línea, defina los canales de comunicación adecuados y utilice las herramientas de colaboración de forma eficaz.
Asegúrese de que equipo virtual los miembros del equipo virtual tienen acceso a los mismos recursos y directrices que los equipos presenciales, de modo que todos están alineados.
Buenas prácticas para las normas y la responsabilidad de los equipos
Las normas no deben parecer tareas. Con estas buenas prácticas, puede elaborar directrices que sean respetadas por todos y crear un equipo cohesionado.
Implique a los miembros de su equipo
Si dicta las normas de arriba abajo, es de esperar que haya resistencia. Esto se debe a que es más probable que los empleados sigan las normas que han ayudado a crear.
Por ejemplo, si está redactando una norma sobre el tiempo de respuesta de los correos electrónicos, pregunte a los miembros del equipo qué les parece realista. Tal vez 24 horas funcione para algunos, mientras que otros sugieren dar prioridad a las solicitudes críticas.
Consejo profesional: Utilice Formularios ClickUp para recoger ideas directamente de los miembros de su equipo.
Edite y previsualice sus formularios sin esfuerzo con ClickUp Forms
Pruebe las reglas con una fase piloto
Antes de implantar las reglas en todo el equipo, pruébelas a pequeña escala.
Por ejemplo, pruebe una nueva norma de comunicación en un departamento durante un mes. Utilice los comentarios para perfeccionar el enfoque antes de una implantación más amplia, garantizando una adopción más fluida.
Refuerce las normas visualmente
Utilice recordatorios visuales, como infografías o paneles de equipo, para tener las normas siempre presentes.
Por ejemplo, muestre una guía de referencia rápida sobre protocolos de comunicación en espacios de trabajo compartidos o hubs virtuales. Las señales visuales facilitan el seguimiento y el recuerdo de las normas.
Equilibra la flexibilidad con la estructura
Aunque las normas estructuran el flujo de trabajo, también debe haber lugar para las excepciones.
Por ejemplo, si la norma es "responder a los correos electrónicos en un plazo de 24 horas", hay que dejar claro que hay que dar prioridad a los problemas urgentes aunque ello suponga un ligero retraso en otros aspectos.
Establezca reglas de equipo eficaces e inspire el intento correcto con ClickUp
Crear y aplicar reglas de equipo es sólo el principio. El verdadero valor reside en cómo se adaptan y evolucionan para crear un equipo de alto rendimiento.
Con ClickUp, este proceso se vuelve más ágil y colaborativo. Tanto si se trata del seguimiento de metas e indicadores clave de rendimiento como del mantenimiento de un reglamento exhaustivo y la automatización de comprobaciones rutinarias, ClickUp le proporciona las herramientas necesarias para crear e implantar reglas de equipo que realmente impulsen el intento correcto.
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