Desde la teoría del caos hasta el análisis de marketing, la búsqueda innata del ser humano por encontrarle sentido a las cosas a menudo depende de la causa y el efecto. Por cada experiencia, buscamos conocer la causa. Por cada acción, queremos prever las consecuencias o los efectos.
Esto es especialmente común en el mundo empresarial, donde todo el trabajo consiste en una serie de tareas conjuntas, lo que significa que cuando una falla, todo se derrumba como un castillo de naipes.
Para evitarlo, los líderes empresariales y los gestores de proyectos utilizan una herramienta denominada diagrama de causa y efecto, que correlaciona los desencadenantes y las razones de eventos específicos.
En esta entrada del blog, exploraremos cómo puede utilizar estos diagramas de causa y efecto en su organización para resolver problemas complejos.
¿Qué es un diagrama de causa y efecto?
Un diagrama de causa y efecto es una representación visual de las posibles causas de cualquier evento dado. El diagrama plantea la hipótesis de que cada causa (es decir, desviación, imperfección o error) es una fuente de variación en el resultado final.
En términos sencillos, si añade dos tazas de azúcar a su café en lugar de las dos cucharadas recomendadas (un error), obtendrá una bebida demasiado dulce. Si añade demasiada leche (una desviación), el café quedará demasiado flojo.
Diseñados por el renombrado teórico organizacional Kaoru Ishikawa en la década de 1920, los diagramas de causa y efecto, también llamados diagramas de espina de pescado o diagramas de Ishikawa, son herramientas poderosas para el pensamiento sistémico. Ayudan a comprender y gestionar procesos industriales complejos de manera eficaz.
Importancia de los diagramas de causa y efecto
En esencia, un buen diagrama de causa y efecto separa el grano de la paja. Identifica claramente los factores que contribuyen al problema, dejando de lado todo lo demás. Puede ser una herramienta fantástica para resolver problemas en todos los sectores.
En las empresas, especialmente en el desarrollo de productos, los equipos utilizan el diagrama de espina de pescado para explorar las causas fundamentales de un evento inesperado.
Por ejemplo, si se produce una interrupción imprevista, el equipo de operaciones de TI podría utilizar el diagrama de espina de pescado para comprender todos los factores que contribuyen a ella antes de identificar la causa real.
En la gestión de proyectos, el diagrama de espina de pescado se utiliza a menudo en la planificación de recursos. Los gestores de proyectos simulan versiones del resultado esperado basándose en una combinación de factores causales, como las personas, los procesos y la tecnología.
En el control de calidad, tal y como pretendía Ishikawa, los equipos exponen los factores que contribuyen, como las mediciones, los materiales, las personas, los procesos, las máquinas, etc., para identificar qué ha causado el resultado defectuoso.
En todos los sectores, las ventajas de los diagramas de causa y efecto son indiscutibles.
- Claridad: Comprensión de los diversos factores interrelacionados que provocan un defecto o un evento.
- Velocidad: aceleración de la resolución de problemas basada en el proceso de correlacionar todos los elementos relacionados en el proceso.
- Eficiencia: capacidad para simular los posibles resultados de los cambios realizados en el proceso y adaptarse en consecuencia.
- Eficacia: delimitar las causas y los síntomas para comprender lo que realmente está sucediendo.
Veamos cómo funcionaría esto en la práctica.
Componentes de un diagrama de causa y efecto
Aunque es extremadamente sencillo, el diagrama de causa y efecto incluye un número de componentes, tales como:
Paneles: El diagrama de causa y efecto se visualiza en dos partes. A la izquierda se encuentran todas las posibles causas o factores contribuyentes, como el material, la mano de obra, el entorno, etc. A la derecha se encuentra el efecto o el problema.
Eje central: el eje central conecta los dos lados, yendo de izquierda a derecha, y luego se realiza la conexión con los diversos factores contribuyentes primarios y secundarios.
Causas principales: cada factor contribuyente suele tener una causa principal. Por ejemplo, la baja calidad del material podría ser la causa principal del defecto, lo que se visualiza en el diagrama como tal.
Causas secundarias: También puede haber causas secundarias del defecto, que acentúan la causa principal. Por ejemplo, almacenar el material de baja calidad en un almacén húmedo podría haber afectado al resultado.
Dependiendo de la estructura de su organización y proceso, puede haber cualquier número de factores contribuyentes, que se visualizan como espinas de pescado.
Ahora que ya sabe lo que representa cada figura del diagrama, vamos a crear una.
Cómo crear un diagrama de causa y efecto
Crear un diagrama de causa y efecto también es una forma de comprender los procesos con gran detalle. Por lo tanto, preste atención y explore cada paso.
1. Identifique el efecto.
El diagrama de causa y efecto se dibuja mejor desde la derecha. Antes de tomar cualquier decisión, identifique el efecto, el error, el problema o la cuestión. Defina el efecto de forma específica y fácilmente comprensible para todas las partes interesadas.
Por ejemplo, en lugar de decir «La calidad ha disminuido», podría definir el efecto como «El número de incidencias en el código de producción ha aumentado un 20 % en los últimos tres meses».
Aquí tiene algunas plantillas de descripción de problemas que le servirán de inspiración.
Ahora, dibuje la espina dorsal central delgada con una flecha que apunte al efecto.
2. Identifique los factores que contribuyen a ello.
Recuerde que puede haber cualquier número de factores que influyan de una forma u otra en el resultado. Lo mejor es enumerarlos todos en su diagrama. Para identificar estas categorías principales de factores, puede utilizar cualquiera de los siguientes enfoques.
Lluvia de ideas: reúna a su equipo para aportar ideas en un tablero. Haga preguntas a los miembros relevantes del equipo sobre lo que hacen, cómo lo hacen y por qué.
Por ejemplo, puede reunir a analistas de negocio, desarrolladores y probadores en una reunión para explorar por qué ha aumentado el número de incidencias.
ClickUp Pizarras es una excelente manera de añadir notas adhesivas, texto, comentarios y mucho más.
Si eres nuevo en la colaboración virtual o en el uso del diagrama de Ishikawa, prueba la plantilla de diagrama de causa y efecto de ClickUp. Esta plantilla de pizarra, totalmente personalizable y fácil de usar para principiantes, ayuda a correlacionar relaciones causales e identificar las causas fundamentales de forma eficaz.
Si es nuevo en esto, también puede dibujar el diagrama de espina de pescado en Excel.
Mapeo de procesos: vaya paso a paso para mapear todo el proceso que conduce al efecto. Por ejemplo, en el caso de las incidencias de software, esto podría implicar pasos como:
- Codificación
- Revisión del código.
- Pruebas
- Seguimiento de incidencias
- Despliegue de la producción
Lectura adicional: Utilice cualquier plantilla de diagrama de flujo para acelerar este paso.
Uso de un marco: al ser una herramienta muy popular, existen un número de marcos y plantillas que ofrecen compatibilidad con el diagrama de causa y efecto.
Por ejemplo, en la fabricación, las cinco M (mano de obra, materiales, métodos, máquinas y mediciones) se identifican como factores contribuyentes.
Del mismo modo, puede encontrar uno que funcione en su sector de actividad. Coloque los factores contribuyentes en rectángulos individuales en el lado izquierdo. Dibuje flechas de conexión hacia la columna central.
3. Identifique las causas principales.
Enumere las causas principales bajo cada factor contribuyente. Por ejemplo, las posibles causas del aumento de las incidencias de software podrían ser las siguientes.
- Codificación: errores de programación, errores lógicos.
- Revisión del código: deficiencias en el proceso, limitaciones de tiempo para los desarrolladores sénior.
- Pruebas: pruebas inadecuadas, casos de uso incompletos.
- Seguimiento de incidencias: seguimiento manual, descripciones incompletas de las incidencias.
Dibuje conectores desde cada causa principal hasta la columna central para indicar la relación causal.
4. Identifique las causas secundarias (si las hay).
A veces, puede haber una razón para que se produzca cualquiera de las causas principales.
Por ejemplo, podría producirse un aumento de los errores de programación debido a la falta de normas en toda la organización para escribir código de alta calidad.
Fuera del ámbito de la ingeniería, pueden producirse errores lógicos debido a la contratación de candidatos inadecuados o sin experiencia.
Dibuje conectores desde la fuente secundaria a la fuente primaria para mostrar las relaciones ampliadas. Una vez terminado esto, su diagrama tendrá un aspecto similar al siguiente.
5. Confirme la precisión y la validez.
Una vez que haya dibujado todo el diagrama de causa y efecto, es hora de validarlo todo una vez más. Asegúrese de que:
- Cada causa sigue una cadena lógica hasta el efecto.
- Cada paso encaja en el marco operativo del efecto que está estudiando.
- Cualquier causa de tercer o cuarto orden se integra con precisión.
- Se han explorado todos los factores contribuyentes con gran detalle, cubriendo todas las causas inclusivas.
Eso es lo básico. Con algunos consejos y trucos, puede sacar más partido a sus diagramas de causa y efecto. A continuación le explicamos cómo.
Consejos para crear diagramas de causa y efecto eficaces
Cuando un efecto es sencillo, como una taza de café tan dulce que te duele la muela, las causas son fáciles de correlacionar. Sin embargo, los problemas empresariales rara vez son sencillos. Algo que parece obvio, como un error en el código, puede tener un número de causas. Para dibujar y utilizar diagramas de causa y efecto de forma eficaz, siga estas buenas prácticas.
Úselo como marco de referencia (no como prueba).
El diagrama de causa y efecto no es una prueba de que exista un problema. Es simplemente una herramienta que le ayuda a desarrollar una teoría. Visualiza todos los factores que podrían causar el problema. El mejor uso de los diagramas de espina de pescado es utilizarlos como marco para investigar la causa raíz real del problema.
⚡️Archivo de plantillas: Plantillas de diagramas de espina de pescado
Hágalo comprensible (no complejo).
Los buenos diagramas de causa y efecto deben proporcionar al investigador una lista completa de todo lo que debe examinar. Por lo tanto, asegúrese de no omitir nada por considerar que es trivial o que no está relacionado con el efecto.
Sin embargo, al hacerlo, tenga cuidado de no añadir demasiados elementos irrelevantes. Esto podría hacer que el diagrama resulte complicado y difícil de interpretar.
Acepte la repetición (no la redundancia).
La misma causa primaria o secundaria puede estar relacionada con dos factores contribuyentes. En el ejemplo de las incidencias de software, la falta de habilidades puede ser una causa primaria tanto en el código como en las pruebas. No dude en añadir ambas, ya que son distintas.
Sin embargo, asegúrese de no repetirse innecesariamente. Por ejemplo, la falta de habilidades y la falta de experiencia pueden significar lo mismo en este contexto y no es necesario repetirlas.
Úselos de forma proactiva (no solo reactiva).
A menudo, los equipos utilizan el diagrama de causa y efecto para rastrear las raíces de un problema. Pero esa no es la única forma. También puede utilizarlo para simular los posibles problemas de una decisión que tome.
Por ejemplo, en la codificación, supongamos que el error de programación es una causa principal. Se podría teorizar que un cambio en el lenguaje de programación podría afectar al resultado. Basándose en esto, se puede simular en qué medida resolverá el problema y tomar las decisiones correspondientes.
Veamos algunos ejemplos para ilustrarlo.
Ejemplos de diagramas de causa y efecto
Un diagrama de causa y efecto es una visualización sencilla de la relación entre las razones y las consecuencias. Puede elegir la forma que mejor se adapte a sus necesidades para correlacionarlas. A continuación, le mostramos algunos ejemplos de diagramas que pueden servirle de inspiración.
Análisis de procesos
Comencemos con uno de los ejemplos más sencillos de diagramas de flujo de trabajo. Este diagrama de TIBCO analiza todo el proceso de encendido de una lámpara para identificar las posibles causas de su mal funcionamiento.
Gestión de la calidad
El siguiente ejemplo procede del libro del creador original, Kauro Ishikawa, Guía para el control de calidad. Este diagrama ilustra todo lo que se necesita para hacer «arroz delicioso».
Análisis de la causa raíz.
Como su nombre indica, un diagrama de espina de pescado conecta varias razones posibles utilizando las espinas de un pescado. En este ejemplo de la guía de estudio Six Sigma, el diagrama de causa y efecto se utiliza para investigar las razones de las quejas sobre el servicio debido a un diámetro de sellado inexacto.
⚡️Centro de plantillas: Otras plantillas de análisis de causas raíz entre las que elegir.
Control de problemas
En la gestión de proyectos, cuando se encuentra un problema, el diagrama de espina de pescado es una excelente herramienta de diagnóstico. A continuación se explica cómo realizar un análisis de la causa raíz con una plantilla.
La plantilla de análisis de causas raíz de ClickUp es un marco de nivel intermedio totalmente personalizable que le permite analizar datos, identificar el núcleo del problema y encontrar soluciones eficaces y sostenibles.
Tanto si está rastreando el origen de una incidencia de software como si está identificando problemas en su línea de montaje, esta plantilla le facilitará la resolución de problemas.
Análisis y predicciones del comportamiento.
Esta figura, extraída de un estudio de investigación, muestra todas las causas y subcausas potenciales de los problemas de fiabilidad del sistema. Utiliza el diagrama de espina de pescado para crear una herramienta que permite a los ingenieros de fiabilidad modelar, analizar y predecir el comportamiento de los sistemas industriales.
Gestión de la información
Este diagrama de causa y efecto resume todas las barreras que impiden a las organizaciones gestionar sus datos como un activo empresarial. Se basa en las aportaciones de científicos y líderes empresariales de Australia, Sudáfrica y Estados Unidos para inspirar conversaciones sobre la gestión eficaz de la información.
Diagrama de espina de pescado personalizable.
Si está correlacionando un proceso tan complejo como este, la plantilla de diagrama de espina de pescado de ClickUp es un excelente punto de partida. Esta plantilla de nivel intermedio ayuda a clasificar todas las causas en entorno, máquina, persona, material y método para definir las conexiones entre el problema y los factores que lo afectan.
Causas y efectos interconectados.
Alejándose del estilo tradicional de espina de pescado, este diagrama ayuda a demostrar cómo el efecto de un proceso puede convertirse en la causa del siguiente. Se trata de una herramienta de calidad útil para visualizar las causas y los efectos interconectados de cualquier proceso.
Como puede ver en los ejemplos anteriores, no existe una única forma correcta de crear un diagrama de causa y efecto. Existen varias herramientas de análisis de causas raíz para satisfacer sus diversas necesidades. Sin embargo, hay errores que puede evitar.
Errores comunes que se deben evitar
Cuando se utiliza correctamente, el diagrama de causa y efecto es una herramienta muy potente. Sin embargo, si se utiliza de forma incorrecta, puede tener efectos adversos. A continuación se indican algunos errores que se deben evitar al crear y utilizar el diagrama de espina de pescado.
Tomar decisiones precipitadas
Un buen diagrama de causa y efecto debe ser exhaustivo y completo. A menudo, los equipos dibujan un diagrama básico y se apresuran a utilizarlo para la toma de decisiones, lo que afecta a la utilidad del diagrama.
Dibuje el diagrama con cuidado y de forma completa. Investigue a fondo todo el proceso y asegúrese de haberlo tenido todo en cuenta. Cuando haya terminado, compruébelo de nuevo.
Definición inexacta de los problemas.
El diagrama de causa y efecto solo es útil si es preciso. A veces, los equipos cometen el error involuntario de añadir causas inexactas o no relacionadas al diagrama. También pueden crear relaciones causales incorrectas.
Obtenga soporte de expertos mientras dibuja el diagrama. Revise el diagrama con varios expertos en la materia para garantizar su precisión.
Confundir las causas potenciales con los datos.
El diagrama de Ishikawa simplemente visualiza todas las causas posibles de un efecto o evento. No proporciona necesariamente datos sobre qué elemento es la causa del evento.
Utilice el diagrama de causa y efecto para formular teorías. A continuación, compruebe de forma independiente la coherencia lógica de la teoría y cada relación causal antes de llegar a una conclusión.
Mantenga el diagrama estático.
El diagrama de Ishikawa solo es preciso en el momento de su creación. Los procesos evolucionan y cambian con el tiempo. Mantenerlo estático hace que se pierdan los cambios recientes, lo que lo hace ineficaz para resolver problemas.
Actualice su diagrama de causa y efecto a intervalos regulares. Antes de utilizarlo para cualquier análisis de la causa raíz, asegúrese de que esté actualizado.
Cree un efecto positivo con ClickUp
Los procesos empresariales modernos son complejos y, a menudo, invisibles. Tomemos como ejemplo el software. Hoy en día, los equipos desglosan el software grande en pequeñas funciones y las implementan como unidades independientes pero interconectadas. Esto significa que, si una función falla, podría deberse a la gran cantidad de otras funciones con las que está conectada.
En tales situaciones, un buen diagrama de causa y efecto puede ser una potente herramienta visual para rastrear los problemas hasta sus soluciones. Ayuda a comprender claramente el panorama del problema. Como resultado, también puede modelar y simular soluciones para ver si darán lugar a consecuencias no deseadas.
Tanto si está dibujando un diagrama de arquitectura complejo en formato causa-efecto como si simplemente está correlacionando sus procesos, ClickUp le ofrece todo lo que necesita para gestionarlo. Las pizarras de ClickUp son una forma flexible, personalizable y repetible de gestionar causas y efectos. Resuelva problemas de forma eficaz. Pruebe ClickUp gratis hoy mismo.