No se puede mejorar lo que no se mide.
Peter Drucker, consultor y educador austriaco-estadounidense
Esta afirmación es especialmente cierta en la producción, donde incluso un paso en falso no medido puede perturbar todo el proceso de fabricación. Según un estudio, el 82% de las empresas han sufrido tiempos de inactividad imprevistos en sus procesos de fabricación, ¡lo que puede costar hasta 260.000 dólares por hora!
Incluso los mejores sistemas de ejecución de fabricación (MES) pueden tener dificultades para mantener el ritmo, lo que provoca roturas de stock, tiempos de inactividad, retrasos en los programas de producción y un despilfarro de recursos que interrumpe las operaciones.
La solución es tan sencilla como utilizar las técnicas adecuadas de programación de la producción. Unas plantillas eficaces de planificación de la producción pueden ayudar a su equipo a realizar un seguimiento de los niveles de inventario, las tasas de error y la latencia sin esfuerzo.
Esta entrada del blog explorará las plantillas Excel gratuitas de seguimiento de la producción, que permiten agilizar el proceso de producción y le ayudan a planificar con antelación.
¿En qué consiste una buena plantilla Excel de seguimiento de la producción?
Una buena plantilla de Excel de seguimiento de la producción es una hoja de cálculo estructurada que supervisa y analiza eficazmente los procesos de producción, incluidas las tareas, los cronogramas, la asignación de recursos y las métricas de producción.
Esto es lo que debe buscar:
- Claridad y sencillez: Contiene un lenguaje sencillo, títulos claros, celdas fáciles de leer y un diseño limpio para que incluso los miembros más ocupados de su equipo puedan entenderlo
- Actualizaciones en tiempo real: Muestra los cambios en tiempo real, lo que facilita la detección inmediata de retrasos o discrepancias
- Métricas personalizables: Le permite personalizar y realizar un seguimiento de los detalles de sus operaciones, como los niveles de inventario, las tasas de error o la duración del ciclo
- Automatización: Capacidad para gestionar todos los cálculos matemáticos: totales, medias y desviaciones
- Ayudas visuales: Incluye colores, cuadros, paneles y gráficos que le ayudan a ver rápidamente las tendencias y los problemas y a resaltar los valores atípicos en cuestión de segundos
Ahora, ¡encontremos la plantilla que mejor se adapte a las necesidades de su equipo y haga que sus flujos de trabajo sean imparables!
Plantillas Excel de seguimiento de la producción
Un equipo de producción es como el equipo entre bastidores que se encarga de todas las operaciones necesarias para montar un espectáculo de éxito. Hablemos de las mejores plantillas de seguimiento de la producción en Excel para mantenerlos al día.
1. Plantilla de planificación de la producción de Anvyl
vía Anvyl El modelo de rampa de capacidad que aparece en la plantilla de planificación de la producción de Anvyl ayuda a planificar el calendario de envíos y producción organizando los detalles clave del proyecto, la capacidad de rampa y los planes de envío a lo largo de varias semanas.
Comienza con parámetros de entrada como el volumen anual estimado, la capacidad mensual máxima y las fechas clave, que definen los límites de producción y los plazos. La sección capacidad de rampa muestra el margen de producción y la capacidad a lo largo de varias semanas, lo que permite un escalado eficaz sin sobrecargar los recursos.
La sección plan de envíos también alinea los envíos con la producción, mostrando las fechas de envío y los volúmenes acumulados para organizar el calendario de fabricación.
✨Ideal para equipos de fabricación de tamaño pequeño o mediano en sectores como la electrónica o los bienes de consumo
2. Formato y plantilla de fórmula del informe de eficiencia de la línea de producción por Online Clothing Study
vía OCS (Estudio de ropa en línea) ¿Quiere saber cuál es el secreto de un proceso de producción estelar? Todo está en el seguimiento. Esta plantilla de formato y fórmula de informe de eficiencia de la línea de producción de Online Clothing Study permite a las unidades de confección hacer un seguimiento diario y mensual de la eficiencia de la línea de producción.
Esta plantilla gratuita de programa de producción calcula la eficiencia de la línea mediante una fórmula y algunos datos clave: mano de obra diaria, horas trabajadas, rendimiento de la línea y SAM de la prenda (minutos estándar permitidos).
Simplemente introduzca estos cuatro datos y la plantilla calculará automáticamente los minutos totales trabajados producidos SAM y la eficiencia diaria de la línea. Las columnas protegidas garantizan que las fórmulas permanezcan intactas, lo que reduce los errores.
✨Ideal para equipos pequeños que buscan una herramienta fácil de personalizar para agilizar la planificación de la producción, optimizar los flujos de trabajo y minimizar los cuellos de botella
3. Plantilla de orden de trabajo de Vertex42
vía Vértice42 La plantilla de orden de trabajo de Vertex42 es un archivo Excel curado para gestionar tareas de servicio, reparación y mantenimiento. Incluye dos formularios de órdenes de trabajo personalizables en pestañas de hojas de cálculo separadas, lo que permite acceder fácilmente a varios pedidos de trabajo en un solo archivo.
Esta plantilla gratuita es ideal para proyectos pequeños, crear planes de trabajo , o generar presupuestos. Puede adaptar cada pedido de trabajo a los detalles específicos del trabajo, lo que lo hace versátil y fácil de usar.
Para aquellos que deseen crear pedidos de ventas, Vertex42 también ofrece un formulario de pedido de compra independiente. Inspirada en su plantilla de presupuesto gratuita, esta plantilla de orden de trabajo es adecuada para organizar tareas, hacer un seguimiento de los requisitos del trabajo y mejorar el flujo de trabajo de las pequeñas empresas de servicios.
ideal para gestionar pedidos de trabajo internos relacionados con reparaciones de hardware, actualizaciones de software y mantenimiento de sistemas, ayudando a los equipos a mantenerse organizados
Lea también: 10 Mejores Software de Fabricación para Pequeñas Empresas
4. Lista de inventario con resaltado de pedidos Plantilla de Microsoft
vía Microsoft 365 La Lista de inventario con plantilla de resaltado de pedidos de Microsoft es una herramienta sencilla y accesible para el seguimiento y la gestión de existencias. Diseñada en Excel, permite catalogar elementos por inventario ID, nombre, descripción, precio unitario, cantidad en stock y valor total del inventario.
La plantilla incluye formato condicional para resaltar los elementos que necesitan un nuevo pedido, lo que facilita la identificación de los elementos con pocas existencias de un vistazo. Este rastreador de inventario es ideal para organizar y supervisar los niveles de existencias, garantizar la reposición oportuna y proporcionar una visión clara del valor del inventario.
✨Ideal para minoristas o tiendas de comercio electrónico que buscan un rastreador de inventario fácil de usar y personalizable
5. Retail Inventory Tracker Plantilla de Indzara
vía Indzara Retail Inventory Tracker de Indzara es una plantilla de Google Sheet gratuita/a que permite a los propietarios de empresas minoristas gestionar su inventario. Realiza un seguimiento de la disponibilidad de los productos, calcula los puntos de pedido y proporciona información sobre el rendimiento de proveedores y clientes.
**Entre las funciones clave se incluyen las siguientes
- Gestión de pedidos de ventas, compras y ajustes
- Seguimiento del inventario con alertas de punto de pedido
- Cálculos financieros, incluidos COGS (coste de los bienes vendidos) y beneficios
- Informes interactivos con tendencias a 12 meses vista
- Configuración sencilla con instrucciones claras
ideal para propietarios de pequeñas empresas minoristas que necesitan una forma sencilla y eficaz de gestionar el inventario, realizar un seguimiento de los pedidos y optimizar las operaciones de la cadena de suministro mediante las Hojas de cálculo de Google
6. Plantilla de informe diario de producción de Studio Binder
vía Estudio Binder Toma el control de la producción de tu película o vídeo con esta plantilla de informes diarios de producción de Studio Binder. Desde los informes diarios de producción hasta las hojas de horas del equipo/talento, esta plantilla mantiene tu rodaje organizado y en seguimiento.
Realice un seguimiento de las horas de llamada del equipo, las horas de rodaje y las pausas para comer, gestione las ubicaciones, y controle a su equipo de producción principal. La plantilla también tiene espacios designados para detalles de ubicación, nombres de los miembros del equipo e información sobre el uso de los medios.
Estas secciones mejoran la organización, facilitan la toma de decisiones, contribuyen al cumplimiento legal y financiero y proporcionan información valiosa para la posproducción. Además, la plantilla incluye secciones para notas sobre equipos/tecnología y notas de audio.
ideal para directores y coordinadores de producción que necesitan una herramienta sencilla para realizar un seguimiento de las horas de trabajo del equipo, los gastos, el uso de los medios y otros detalles de la producción diaria en un solo lugar
7. Plantilla del Plan de Capacidad de Producción por WPS
vía Plantilla WPS La plantilla del plan de capacidad de producción de WPS es una herramienta completa para la planificación y el seguimiento de la eficiencia de la producción en múltiples productos y dispositivos.
Realiza un seguimiento de todos los aspectos de la gestión de la producción, desde las salidas diarias planificadas hasta el rendimiento en tiempo real y los posibles obstáculos, como los fallos de los equipos o la escasez de mano de obra.
Los desgloses detallados por producto y dispositivo facilitan la detección de ineficiencias, optimizar el programa de producción, y cerrar la brecha entre metas y datos reales. El seguimiento en tiempo real y los ratios de diferencia basados en porcentajes le permiten tomar decisiones más inteligentes y mejorar la productividad del personal .
✨Ideal para equipos de producción que necesitan una forma detallada y organizada de realizar un seguimiento de las hojas de horas, ubicaciones, uso de medios, horas de trabajo del equipo y de los actores, lanzamientos e información de catering durante todo el proceso de producción
**Lea también 10 plantillas de programas de producción para la planificación de la producción
Limitaciones del uso de Excel para el seguimiento de la producción
Excel es práctico, pero sus plantillas tendrán dificultades para seguir el ritmo a medida que aumente la producción.
He aquí por qué:
Limitaciones de escalabilidad
Excel tiene dificultades para manejar grandes conjuntos de datos, lo que provoca cuellos de botella en el rendimiento. Incidencias críticas, como la COVID-19 ha puesto de manifiesto sus límites de filas, lo que ha provocado la omisión de entradas y posibles bloqueos. Sus límites técnicos, como un máximo de 1.048.576 filas, pueden entorpecer proyectos que requieran un tratamiento exhaustivo de los datos.
Falta de datos en tiempo real y de automatización de la integración de datos
Excel no se integra fácilmente con otros sistemas automatizados, lo que limita su capacidad para manejar datos en tiempo real.
Además, la naturaleza estática de Excel le impide sincronizarse con bases de datos o actualizar datos en tiempo real, lo que a menudo deja a los usuarios trabajando con información obsoleta.
Aunque Excel admite la automatización básica a través de macros, para personalizarlas es necesario tener conocimientos de macros VBA (Visual Basic Application), lo que está fuera del alcance de la mayoría de los usuarios. En el caso de las tareas periódicas, esta falta de automatización fácil de usar puede aumentar la carga de trabajo manual, los retrasos en las respuestas y los problemas de rendimiento.
Retos de la colaboración
La colaboración en Excel es limitada. El control de versiones se convierte en una pesadilla cuando los usuarios comparten archivos actualizados por correo electrónico o unidades compartidas. Incluso con las opciones en la nube, la edición simultánea puede dar lugar a conflictos, referencias rotas y errores.
Propenso a errores
Excel es muy susceptible a los errores humanos, como fórmulas incorrectas o sobrescrituras accidentales. Estos errores son a menudo difíciles de rastrear y pueden convertirse en cascada en inexactitudes significativas.
Funciones avanzadas y opciones de (elaboración de) informes limitadas
Las funciones de análisis, visualización de datos y elaboración de informes sofisticados son limitadas. Las plantillas de Excel carecen de los sólidos paneles, análisis y dependencias de tareas que pueden necesitar los equipos de producción.
Seguridad
La falta de cifrado robusto de Excel lo hace vulnerable a las violaciones de datos, especialmente cuando se maneja información sensible como la PII. Aunque la protección con contraseña puede impedir el acceso casual, no es suficiente para frustrar a los piratas informáticos decididos.
Alternativa a las plantillas de Excel de seguimiento de la producción
A medida que el seguimiento de la producción se vuelve más complejo, depender de Excel puede ser perjudicial. Por suerte, existen herramientas como ClickUp ofrecen una solución más inteligente.
ClickUp es un moderno todo en uno solución de gestión de proyectos para la industria manufacturera que mejora los procesos con una gestión eficaz de tareas, ajuste de metas, colaboración y seguimiento personalizable. Dispone de varias plantillas predefinidas para mantener el seguimiento de su programa de fabricación.
Veámoslas una a una
1. Plantilla de seguimiento de la producción de ClickUp
El Plantilla de seguimiento de la producción ClickUp es una plantilla fácil de usar para principiantes que le ayuda a pasar sin problemas de la preproducción a la entrega de forma productiva.
Plantilla de seguimiento de la producción ClickUp
Esta plantilla le permite organizarse sin esfuerzo con Estados personalizados como En curso, Pendiente y Completada para realizar un seguimiento de cada paso. Capture los detalles esenciales mediante 11 campos personalizados, desde la aprobación del cliente hasta enlaces a guiones gráficos.
¿Necesitas más claridad? Pruebe sus seis intuitivas vistas personalizadas, incluidas Calendario y Necesita atención, para acceder rápidamente a las actualizaciones. Con funciones como el control de tiempo, las etiquetas, los correos electrónicos y las advertencias de dependencia, detectará los obstáculos antes de que se produzcan.
✨Ideal para equipos de producción de vídeo, agencias creativas y gestores de proyectos que buscan sincronizar flujos de trabajo, realizar un seguimiento del progreso y entregar contenidos de alta calidad a tiempo
2. Plantilla de análisis de costes de producción ClickUp
En Plantilla de análisis de costes de producción ClickUp actúa como su brújula financiera. Ofrece una vista completa de los costes de su proyecto, desde los gastos directos hasta los gastos generales ocultos.
Plantilla de análisis de costes de producción ClickUp
Esta potente plantilla va más allá del análisis de costes tradicional al tener en cuenta todos los costes ocultos, como la mano de obra, los costes de oportunidad y las medidas de control de calidad. Le permite crear propuestas de presupuesto de proyecto exhaustivas, al tiempo que ofrece otras ventajas clave:
- Desglose sus costes en detalles granulares, incluidos materiales, mano de obra y gastos generales
- Seguimiento de su presupuesto frente a los costes previstos para garantizar la salud financiera de su proyecto
- Identificar y eliminar los cuellos de botella de la producción utilizando métricas clave e indicadores clave de rendimiento para maximizar la producción
- Anticipe las fluctuaciones de costes y su impacto utilizando herramientas de visualización en tiempo real y ajuste su estrategia en consecuencia
✨Ideal para gestores de proyectos y analistas financieros que necesiten una herramienta completa de seguimiento y análisis de gastos
3. Plantilla de informe diario de productividad de ClickUp
¿Está cansado de su desorganizado calendario de producción? En Plantilla de informe diario de producción de ClickUp está aquí para simplificar sus operaciones diarias Esta plantilla proporciona una visión clara y actualizada del progreso, ayudándole a realizar un seguimiento del rendimiento de los turnos, los tiempos de inactividad de las máquinas, el uso de materias primas, etc.
Plantilla de informe diario de productividad de ClickUp
Con Estados personalizados para el seguimiento de tareas y Campos personalizados para una categorización detallada, gestionar las actividades diarias nunca ha sido tan fácil. Cree flujos de trabajo utilizando Vistas personalizadas como Lista, Gantt y Calendario para mantenerse organizado.
las *funciones avanzadas como Dependencias de Tareas, Etiquetas y Notificaciones garantizan una gestión fluida de los procesos. También permite un seguimiento preciso de las horas de trabajo individuales, registrando tanto las horas de entrada como las de salida. Esta información es crucial para el cálculo exacto de las nóminas y una programación eficiente.
✨Ideal para equipos de producción en diversos ajustes de producción, como la producción de películas, la construcción y la planificación de eventos, que necesitan una forma avanzada y práctica de gestionar el tiempo y la mano de obra
Casi la mitad de los líderes del sector manufacturero citan el cumplimiento de los plazos y la gestión de los costes de los proyectos. Una planificación eficaz no es solo una ventaja, es una necesidad.
4. Plantilla de plan de proyecto de fabricación ClickUp
Aquí es donde la Plantilla de plan de proyecto de fabricación ClickUp ya está aquí Le ayuda a ajustar objetivos claros, crear listas de tareas manejables y seguir fácilmente el progreso. Desde la definición de las metas del proyecto, los cronogramas y las necesidades de recursos hasta la organización de proveedores, trabajadores y materias primas, todo puede controlarse desde un solo lugar.
Plantilla de plan de proyecto de fabricación ClickUp
La plantilla se divide en varias secciones dedicadas a la planificación y gestión de proyectos. Entre ellas se incluyen un resumen ejecutivo, la gestión del alcance, la gestión de riesgos, el plan de despliegue, el calendario de producción del proyecto y los planes de costes y presupuesto.
Además, la plantilla incluye funciones como asignación de tareas, seguimiento del progreso y una vista del tablero Kanban para la gestión visual de proyectos. De este modo se reduce el tiempo dedicado a planificar y se garantiza una mejor estimación de los costes y una ejecución más rápida.
✨Ideal para gestores de proyectos que desean simplificar su flujo de trabajo y garantizar la entrega puntual de los proyectos. También es útil para equipos que desean mejorar la colaboración y la rendición de cuentas con asignaciones de tareas y plazos claros
5. Plantilla del plan de comunicación de fabricación ClickUp
En Plantilla de plan de comunicación de fabricación ClickUp ayuda a los equipos de fabricación a perfeccionar la comunicación ofreciendo herramientas para organizar los detalles del proyecto, los objetivos, las listas de partes interesadas y las evaluaciones.
Plantilla de plan de comunicación de fabricación de ClickUp
Garantiza la colaboración mediante funciones como análisis de la competencia, DAFO y análisis PEST. Con una combinación de matriz clara y puntos de acción, esta plantilla mantiene la compatibilidad entre las partes interesadas, apoya la gestión de recursos y garantiza que los proyectos se ajusten al calendario.
Estados personalizados como Pendiente de revisión y Completada facilitan a los equipos el seguimiento eficaz del progreso de la comunicación. Campos personalizados capturan detalles clave como destinatarios, tipos de mensajes y plazos, garantizando que las tareas estén bien organizadas y accesibles.
✨Ideal for Equipos de fabricación que buscan mejorar la comunicación, minimizar los errores de comunicación y acelerar la colaboración entre departamentos, proveedores y partes interesadas para una ejecución eficiente de los proyectos
6. Plantilla de calendario de desarrollo de ClickUp
¿Le agobian los plazos de desarrollo? Simplifiquemos las cosas con la ¡Plantilla de calendario de desarrollo de ClickUp!
Plantilla de calendario de desarrollo de ClickUp
Esta plantilla garantiza el seguimiento de su proyecto, ya se trate del lanzamiento de un nuevo producto o de la mejora de su oferta actual.
Así es como ayuda:
- Gestión visual de tareas: Los cronogramas interactivos facilitan el seguimiento del progreso de un vistazo
- Colaboración sin fisuras: Mantenga a su equipo y a las partes interesadas alineados con actualizaciones en tiempo real y funciones compartidas
- Recordatorios automatizados: Nunca se pierda una fecha límite, con alertas que garantizan la ejecución oportuna de cada tarea
- Estados personalizados: Utilice secciones como En curso, Terminada o Necesita aportaciones para hacer un seguimiento de las fases de su proyecto
- Herramientas centradas en el proyecto: Utilice listas de control, etiquetas y advertencias de dependencia para ir un paso por delante
✨Ideal para propietarios de productos que desean entregar productos a tiempo y dentro del presupuesto, y jefes de ingeniería que supervisan proyectos a gran escala y la gestión de equipos
7. La plantilla de gestión de inventario ClickUp
Alivie su carga de trabajo de gestión de existencias con la plantilla de gestión de existencias de Plantilla de gestión de inventario ClickUp .
Plantilla de gestión de inventario ClickUp
Sus funciones altamente personalizables simplifican el seguimiento del inventario y eliminan la molestia de crear una sistema de gestión de inventario desde cero.
Con esta plantilla, usted puede:
- Supervisar el inventario: Realizar un seguimiento de los niveles de existencias con Estados personalizados como En existencias, Ya no se usa y Agotado para obtener visibilidad en tiempo real de la disponibilidad de los elementos, los movimientos y las fluctuaciones de los costes
- Gestione los detalles de los productos: Organice precios, imágenes e información clave en una base de datos fácil de usar. Utilice Campos personalizados para categorizar y añadir atributos como Siguiente pedido, Gestor de operaciones, Pedido, Inventario actual y Cantidad de pedido para organizar el seguimiento de su inventario
- Analice las tendencias: Evalúe los patrones de inventario para tomar decisiones de reabastecimiento más inteligentes
✨Ideal para empresas, almacenes y minoristas que buscan mejorar la planificación del inventario y seguimiento, mantener los datos de los productos y tomar decisiones de reposición más inteligentes con un sistema fácil de usar
**Lea también 10 Mejores Programas de Gestión de Pedidos
8. La plantilla de cumplimiento de pedidos de ClickUp
En Plantilla de cumplimiento de pedidos de ClickUp le permite organizar su proceso de envío, garantizando entregas puntuales y una gestión eficaz de los pedidos.
Plantilla de cumplimiento de pedidos ClickUp
Ayuda a realizar el seguimiento, la gestión y el cumplimiento de los pedidos según sus fechas límite, al tiempo que comprueba la disponibilidad de los productos y los requisitos de existencias. La plantilla también le ayuda a informar a los clientes sobre el estado de sus pedidos una vez que los elementos están empaquetados y listos.
Por qué le gustará:
- Estandariza el proceso de realización de pedidos
- Optimiza la gestión de la disponibilidad de los productos
- Garantiza la documentación adecuada de todos los pedidos
- Mejora la experiencia del cliente con una comunicación clara
✨Ideal para empresas de comercio electrónico que desean impulsar el cumplimiento de sus pedidos y mejorar la eficiencia de la entrega
9. Plantilla ClickUp de pedido e inventario
¿Sabía que 34% de las empresas afirman haber perdido clientes por falta de existencias de productos?
Evite el caos con el Plantilla de pedido e inventario de ClickUp .
Plantilla de pedido e inventario de ClickUp
Simplifica el proceso de pedido de productos, controla los niveles de existencias para evitar costosas roturas de stock y mantiene controlados los costes de compra para maximizar los beneficios.
He aquí por qué debe darle una oportunidad:
- Las alertas automatizadas le avisan cuando se agotan las existencias
- Registros de compra precisos mantienen sus finanzas bajo control
- Una gestión eficaz de la cadena de suministro garantiza la fluidez de las operaciones
- Operaciones de empresa ininterrumpidas y control de inventario
✨Ideal para empresas que buscan optimizar la gestión del inventario, agilizar los pedidos de compra, evitar costosas roturas de stock o exceso de existencias y mantener las operaciones de la cadena de suministro.
Esto es lo que Donka Stoycheva asesora jurídica general de BioPharma Laboratories Ltd., comenta el uso de ClickUp.
Es estupendo para automatizar procesos repetitivos, aumentar la visibilidad y la responsabilidad y, francamente, evitar la necesidad de dar tres vueltas por la fábrica para recopilar información de tres miembros distintos del equipo. Supongo que la gente lo utiliza sobre todo para dar compatibilidad a su administración o a sus proyectos, pero nosotros lo hemos implementado bastante bien para digitalizar nuestro proceso de fabricación
Donka Stoycheva, Asesora Jurídica General, BioPharma Laboratories Ltd
Lea también: Cómo pendiente de la gestión de proyectos para la fabricación
¡Recurra a ClickUp para lograr la excelencia en la producción!
El seguimiento de la producción en Excel es como conducir un coche manual en hora punta: funcional pero agotador. Excel puede organizar los datos durante un tiempo, pero carece de colaboración en tiempo real, automatización y escalabilidad.
Ahí es donde ClickUp le ayuda.
Automatiza los flujos de trabajo, asigna tareas y trabajos, clasifica las prioridades y visualiza los cronogramas de producción. Y eso no es todo. Puede analizar el rendimiento de la producción, medir los intentos correctos y ofrecer ahorros de costes a largo plazo con sólo unos clics. Pruebe ClickUp hoy mismo. Es gratis, gratuito/a