El accidente más mortífero de la historia de la aviación, conocido como el desastre del aeropuerto de Tenerife, se atribuye a «un malentendido entre la torre y el avión». En esencia, un problema de comunicación.
Ya sea pilotando un avión, redactando el contenido de un sitio web o creando software, una comunicación ineficaz puede tener consecuencias extraordinarias. En esta entrada del blog, exploramos las barreras de comunicación y cómo puedes gestionarlas.
Comprender las barreras comunicativas
Una barrera comunicativa es cualquier cosa que impida que una persona se comunique con claridad y que la otra persona o personas comprendan el mensaje. Las barreras comunicativas pueden ser perjudiciales para el funcionamiento de la organización en varios aspectos.
❗️Calidad: una comunicación ineficaz crea lagunas en la comprensión, lo que resulta en un rendimiento de trabajo subóptimo.
❗️Productividad: sin una comprensión completa de las instrucciones, los miembros del equipo pueden tardar demasiado en procesarlas, intentar y fracasar, o ser ineficientes en su trabajo.
❗️Eficacia: imagina las barreras de comunicación entre un empleado y un cliente o gerente, que dan lugar a malentendidos. El empleado tendrá dificultades para cumplir eficazmente con lo que se espera de él.
❗️Desmotivación: cuando la comunicación se vuelve más difícil (superando barreras cada día), los miembros del equipo se cansan y se desmotivan. Esto puede afectar significativamente al rendimiento en el lugar de trabajo.
❗️Innovación: La creatividad colectiva requiere una comunicación fluida. Sin ella, la innovación sería un sueño lejano.
❗️Cultura: Una buena comunicación crea un sentido de propósito colectivo. La falta de ella crea una cultura disfuncional en la que las personas se distancian o incluso desconfían. De hecho, las barreras de comunicación son una razón importante para la Gran Renuncia y las renuncias silenciosas.
Si eso le parece exagerado, veamos cómo ocurre en el lugar de trabajo.
Barreras de comunicación comunes en el lugar de trabajo
Una buena comunicación se produce cuando una persona expresa su mensaje de forma clara y de manera que el público destinatario lo entienda fácil y completamente. Cualquier cosa que se interponga en este proceso puede considerarse una barrera comunicativa. A continuación se presentan los diez ejemplos más importantes.
1. Barreras físicas
La barrera de comunicación más simple es la física. Ya sea que intentes comunicarte con alguien que está a unos metros de ti en un concierto o que estés haciendo una presentación con un equipo defectuoso, las barreras físicas están en todas partes.
Son sencillas porque son claras y tangibles. Se pueden solucionar con cambios en el sistema.
Por ejemplo, si tienes problemas para explicar un concepto a alguien por teléfono, puedes utilizar una herramienta de vídeo conferencia con uso compartido de pantalla para resolver el problema de esta barrera comunicativa.
2. Barreras psicológicas
A diferencia de las barreras físicas, las psicológicas están en la mente de las personas y, por lo tanto, son exponencialmente más complejas de manejar. Algunas barreras psicológicas comunes del orador incluyen el miedo escénico, la ansiedad social, los trastornos del habla, los problemas de autoestima, etc.
El receptor también puede tener barreras psicológicas, como prejuicios, juicios y suposiciones sin fundamento, lo que hace que las conversaciones a puerta cerrada sean ineficaces.
3. Barreras lingüísticas
La barrera lingüística más básica es cuando dos personas no hablan el mismo idioma. Por ejemplo, un hablante nativo de inglés de EE. UU. puede experimentar barreras lingüísticas al comunicarse con compañeros de trabajo en Francia, Alemania o Japón, donde el inglés no es la primera lengua.
Sin embargo, esa no es la única barrera lingüística. Los acentos, los dialectos, los términos técnicos, la jerga local o incluso una metáfora desconocida pueden dificultar la comunicación. Por ejemplo, si haces un pedido de patatas fritas, ¡obtendrás dos cosas completamente diferentes en Estados Unidos y en Reino Unido!
Por otro lado, los equipos y las organizaciones pueden tener su propio lenguaje.
Por ejemplo, términos como «levantar el telón», «caer en la madriguera del conejo», «barra lateral», etc. son comunes, pero desconocidos para quienes no hablan ese idioma. ¡Nuestro equipo social tiene mucho que decir al respecto!
4. Barreras culturales
Las diferencias culturales crean barreras de comunicación. Por ejemplo, la distancia de poder en algunas culturas orientales puede ser elevada, lo que hace que los miembros más jóvenes del equipo se muestren reacios a desafiar a sus jefes.
Algunas organizaciones, especialmente las más antiguas, pueden tener una cultura laboral formal en la que toda la comunicación debe realizarse por escrito en formatos específicos. Esto puede dejar mucha información sin decir, lo que crea brechas de comunicación en el lugar de trabajo.
Es posible que también tengas un nuevo miembro en el equipo que, hasta ahora, trabajaba en una cultura diferente y necesita adaptarse para comunicarse de manera eficaz contigo.
5. Barreras organizativas
Las idiosincrasias organizativas a menudo pueden suponer barreras comunicativas.
Por ejemplo, una startup creada por un pequeño grupo de amigos íntimos puede parecer excluyente para los nuevos empleados que no forman parte de su red.
Un equipo remoto que no cuenta con las herramientas de comunicación adecuadas en el lugar de trabajo también puede crear barreras. Sin un lugar común para mantener todas las conversaciones, los equipos terminan dispersando la información entre diferentes herramientas, lo que crea fisuras en la comprensión.
6. Barreras de proceso
Cualquier organización es un conjunto de procesos. Para terminar una tarea, varias personas llevan a cabo diferentes partes, que luego se transfieren a otras como parte de un proceso coherente. Ahora, piense en una situación en la que una persona no sabe a quién transferirle la tarea ni cómo hacerlo correctamente.
En los equipos de desarrollo de software, el traspaso entre diseñadores y desarrolladores es un reto muy común.
7. Barreras contextuales
Una barrera contextual se produce cuando las personas que se comunican entre sí no disponen de la misma información sobre los antecedentes, las metas, las necesidades, etc. del proyecto.
Por ejemplo, es posible que un nuevo miembro del equipo no conozca todas las soluciones que se han probado anteriormente para resolver un problema determinado, lo que da lugar a que se tenga que volver a trabajar. Cuando el equipo de contenido no cuenta con una guía de estilo, puede haber inconsistencias en su trabajo.
8. Barreras tecnológicas
Hoy en día, la mayor parte de la comunicación es digital. Sin embargo, no todo el mundo se siente cómodo con la comunicación digital de la misma manera.
Puede que algunas personas no entiendan los emojis. ¿Conoce a alguien que piense que el emoji del pulgar hacia arriba es grosero? Otros pueden haber colocado mal la cámara de vídeo durante una reunión. La accesibilidad también puede crear barreras.
9. Barreras emocionales
Los días en los que dejábamos nuestras emociones en casa han dado paso a llevar todo nuestro ser al trabajo. En cualquier caso, cada lugar de trabajo es una mezcla heterogénea de personas que alimentan diversas emociones y actitudes.
Alguien que ha tenido una mala mañana puede estar cerrado a recibir comentarios críticos. Un miembro del equipo estresado puede no estar dispuesto a esforzarse más de lo necesario.
10. Barreras del sistema de valores
Por lo general, el mejor trabajo lo realizan personas con creencias comunes, como la transparencia, la integridad, la orientación al cliente, etc. Cuando los sistemas de valores de las personas entran en conflicto, la comunicación se rompe.
Por ejemplo, cuando un gerente cree que el trabajo está terminado cuando el equipo se reúne en persona, pero el equipo prefiere el teletrabajo, cada parte puede volverse parcial hacia su vista y crear barreras de comunicación, aunque sea de forma inadvertida.
Aunque las barreras comunicativas pueden tener consecuencias importantes, son algo habitual en todas las organizaciones. Son el resultado natural de reunir a personas diversas para realizar el trabajo en pos de metas comunes.
Así que no temas a las barreras comunicativas. Crea sistemas para superarlas. A continuación te explicamos cómo.
Superar las barreras comunicativas
Las barreras comunicativas son inevitables. Por lo tanto, el primer paso para superarlas es observarlas y comprenderlas. Empieza por ahí.
Identifique las barreras comunicativas.
Establezca imperativos estratégicos para observar, identificar y comprender las barreras comunes.
- Incluya la supervisión de los fallos de comunicación en los indicadores clave de rendimiento de todos los directivos.
- Anime a los empleados a comunicar sus inquietudes sobre la comunicación y la colaboración en el lugar de trabajo.
- Invite a los miembros del equipo a dar su opinión periódicamente sobre la eficacia del equipo.
Fomente una cultura comunicativa.
Cree una cultura de comunicación eficaz en su organización. Anime al emisor del mensaje a asumir la responsabilidad de que se comprenda. Permita a los receptores hacer preguntas o cuestionar ideas cuando necesiten aclaraciones. Dé ejemplo, demostrando transparencia, apertura y colaboración.
Realice formaciones periódicas.
Todo el mundo puede comunicarse, pero la comunicación eficaz es algo completamente diferente. Permita que todos se comuniquen de manera eficaz mediante una formación regular.
Dependiendo de las habilidades de su personal, esto puede consistir en escuchar atentamente, escribir correos electrónicos, trabajar a distancia, utilizar un lenguaje inclusivo o comunicarse con los clientes. También es útil disponer de lecciones breves, carteles o listas de control sobre cómo compartir información con los miembros del equipo o cómo evitar malentendidos en el lugar de trabajo.
Ajusta herramientas y recursos para una comunicación eficaz.
No espere que todo el mundo sepa comunicarse de forma eficaz. Establezca sistemas que les animen a mejorar.
Por ejemplo, los equipos de desarrollo de software pueden utilizar plantillas o formularios para recopilar toda la información relevante. Los equipos de contenido pueden contratar editores/correctores que garanticen la coherencia.
De hecho, estos sistemas pueden ser tan sencillos como un formato de agenda para cada reunión. O tan completos como una plataforma de colaboración como ClickUp.
Lectura adicional: Aquí tienes algunas herramientas de comunicación asíncrona que pueden resultarte útiles.
Colaboración en equipo
Los equipos modernos requieren una comunicación híbrida eficaz en el lugar de trabajo. Necesitan un lugar donde comunicarse de forma contextual, conectando proyectos, tareas, comentarios, documentos y videoconferencias.
ClickUp Chat está diseñado precisamente para eso. Utiliza ClickUp Chat para comunicarte más en el trabajo. Crea canales que reflejen la organización de tu entorno de trabajo. Mantén a todos informados con las publicaciones. Conecta tareas existentes o crea nuevas tareas a partir de conversaciones de chat. Configura llamadas con un solo clic con resúmenes automáticos y acciones pendientes, ¡todo dentro de ClickUp!
Gestión de tareas
Para que la comunicación sea eficaz, debe abarcar el qué, el cómo, el quién y el cuándo. En términos de gestión de proyectos, esto sería lo siguiente:
- Qué: Una solicitud breve o una solicitud de función.
- Cómo: Normas o criterios de aceptación
- Quién: Persona asignada o propietario de la tarea.
- Plazo: Fecha límite
Una buena herramienta de gestión de tareas te permitirá documentar todo esto. ClickUp Tasks te ofrece todo esto y mucho más. Te permite estimar el tiempo, realizar el seguimiento, intercambiar comentarios y añadir un número ilimitado de campos personalizados según tus necesidades.
¿Qué más? También puede utilizar ClickUp Assign Comments para garantizar la responsabilidad de la comunicación con el miembro adecuado del equipo.
Por otro lado, permite a tus equipos superar la sobrecarga de notificaciones con ClickUp Bandeja de entrada. Les ayuda a ver todo en un solo lugar y a centrarse en lo que realmente importa.
Si eres nuevo en esto, prueba la plantilla de plan de comunicación de ClickUp para empezar. Mejora los mensajes internos y externos, crea bancos de conocimientos, realiza un uso compartido de la información y minimiza las barreras de comunicación con esta plantilla.
⚡️Archivo de plantillas: Más plantillas de planes de comunicación entre las que elegir.
Documentación
No disponer de suficiente información contextual es uno de los mayores retos de los equipos virtuales. Aborde este problema con documentación clara.
Ya se trate de un acuerdo de nivel de servicio (SLA) o de la cultura de la empresa, anótelo con ClickUp Docs. Utilice los distintos elementos de estilo para resaltar los puntos importantes. Enlaze documentos relacionados, conéctelos a flujos de trabajo, etiquete a personas y realice la edición de forma colaborativa.
Si estás creando material de formación y educación, prueba ClickUp Clips. Úsalo para demostrar de forma clara tu proceso con grabaciones de pantalla.
Lluvia de ideas
La forma más sencilla de romper las barreras de comunicación es ponerlos a todos en la misma página, literalmente. Utilice las pizarras blancas de ClickUp y haga una lluvia de ideas, dibuje procesos, discuta patrones o cree prototipos de productos.
Una vez que tengas el acuerdo del equipo, convierte los elementos en tareas y ponte a trabajar directamente desde tu pizarra.
Consolidación
Si utiliza varias herramientas digitales en su organización, es probable que la comunicación sea dispersa. Evítelo integrando todas sus herramientas en una plataforma de comunicación centralizada.
ClickUp se integra con más de 1000 herramientas, como Slack, Zoom, Google Workspace, GitHub y Discord. También puede importar automáticamente información de docenas de herramientas a ClickUp.
Automatización
No toda la comunicación tiene que realizarse manualmente. ClickUp Automations ofrece más de 100 plantillas prediseñadas para que puedas empezar rápidamente. Tareas como notificar a un desarrollador cuando el equipo de pruebas ha creado un error o alertar a un editor de que hay un nuevo artículo en su canalización se pueden realizar automáticamente.
La IA puede llevar esto un paso más allá. Los miembros del equipo pueden debatir, colaborar y aportar ideas con la IA de formas que hasta ahora eran imposibles. Obtenga respuestas instantáneas a todas sus preguntas relacionadas con el proyecto, cree resúmenes automáticos, realice revisiones ortográficas, cree plantillas, transcriba vídeos y mucho más con ClickUp Brain.
Varias organizaciones han intentado y logrado minimizar las barreras de comunicación con las herramientas y estrategias mencionadas anteriormente. Veamos algunos ejemplos.
Ejemplos reales y casos prácticos
Si alguna vez ha visto una película en otro idioma con subtítulos, la empresa ha superado eficazmente una forma de barrera comunicativa. Verá que, a su alrededor, las empresas siguen diversas estrategias y tácticas para comunicarse de forma más eficaz. A continuación se muestran algunos ejemplos.
El multilingüismo en la ONU
Las Naciones Unidas están compuestas por 193 Estados miembros, cuyos habitantes hablan casi tantos idiomas. Eliminar las barreras lingüísticas en una organización de este tipo exige estrategias de comunicación bien pensadas, exhaustivas y firmes.
La ONU es uno de los mayores empleadores de profesionales lingüísticos de todo el mundo. Establece altos estándares para la interpretación (de habla a habla) y la traducción (de palabra escrita a palabra escrita) entre idiomas.
Los discursos pronunciados durante los eventos de la ONU se interpretan simultáneamente en los seis idiomas oficiales: árabe, chino, inglés, francés, ruso y español. Para aquellos que deseen hablar en cualquier otro idioma, la ONU facilita servicios de interpretación y traducción previa solicitud.
Desambiguación en Wikipedia
¿Alguna vez ha visto el aviso de desambiguación en la parte superior de una página de Wikipedia? Pruebe, por ejemplo, a buscar «Top Gun» o «Prince». Encontrará un mensaje que le indicará de qué trata la página actual y le llevará a otra página si está buscando otra cosa.
La desambiguación es una forma excelente de minimizar las barreras culturales y contextuales de la comunicación. Ayuda a prevenir posibles malentendidos y pone a disposición del usuario información alternativa en diferentes culturas. Es centrada en el usuario, empática y eficaz.
Cómo utiliza ClickUp el equipo de marketing de ClickUp
El equipo de marketing distribuido de ClickUp trabaja con docenas de autónomos y agencias para terminar el trabajo. A medida que el equipo se expandió, las ubicaciones geográficas se dispersaron y los presupuestos se triplicaron, surgieron varias barreras de comunicación.
Para manejar este volante, el equipo de marketing creó un entorno de trabajo virtual con ClickUp. Con carpetas funcionales, listas, metas y paneles, el equipo lanza una campaña tras otra sin problemas, además de sus actividades habituales de la empresa.
¿Necesita inspiración? Lea más sobre cómo el equipo de marketing de ClickUp utiliza ClickUp.
El director ejecutivo de Airbnb minimiza las reuniones individuales.
En una entrevista reciente, Brian Chesky, director ejecutivo de Airbnb, calificó de defectuoso el modelo de reuniones individuales. Dijo:
Lo que ocurre es que a menudo no hablan de las cosas de las que tú quieres hablar.
Lo que ocurre es que a menudo no hablan de las cosas de las que tú quieres hablar.
Para eliminar las barreras psicológicas y culturales que rodean a la comunicación transparente, Cheskey prefiere las reuniones con múltiples participantes. Cree que esto ayuda a que más personas contribuyan y se desafíen entre sí, lo que acelera el flujo de información y la toma de decisiones.
Rompa sus barreras comunicativas con ClickUp
Una buena comunicación es la base de todo, ya sean relaciones personales, funciones empresariales o interacciones públicas. Todo el mundo, desde el presidente hasta el piloto de una aerolínea, necesita ser capaz de comunicarse de forma clara, asertiva y eficaz cada día.
Lograrlo depende tanto de las personas como de las organizaciones para las que trabajan, por lo que existen profesionales de la comunicación como los redactores de discursos, procesos como el programa de formación en gestión de recursos de tripulación y herramientas de colaboración en el lugar de trabajo como ClickUp.
Con ClickUp, no solo podrás comunicarte de forma eficaz, sino también hacerlo de manera contextual, multimodal y automatizada. Descubre lo que una herramienta integral de gestión de proyectos puede hacer por ti.