Uno de los mayores retos a los que se enfrentan todos los líderes es equilibrar la autonomía de los empleados con la necesidad de estructura y orientación.
Una encuesta realizada por las analistas Priyanka Mehrotra y Stacia Grar pone de manifiesto esta tensión 88% de los encuestados prefiere un enfoque de alta confianza y baja microgestión, pero el 70% sigue queriendo mantener reuniones periódicas con los directivos.
Esto nos lleva a la siguiente pregunta: ¿Cómo pueden los directivos conciliar estas necesidades aparentemente contradictorias y garantizar la satisfacción de los empleados?
Una forma de hacerlo es plantear periódicamente preguntas de control centradas en las necesidades y metas profesionales del equipo. Al cambiar el enfoque de los resultados (tareas completadas) a la alineación de las metas, los directivos pueden mantener un sentido de conexión sin microgestión. Los empleados se sienten compatibles, pero también mantienen la propiedad de su trabajo.
En esta entrada del blog, exploraremos cómo organizar reuniones de control centradas en los empleados, junto con 100 preguntas listas para usar en distintos escenarios.
¿Qué son las preguntas de control?
Las preguntas de control son preguntas abiertas o cerradas que se utilizan para evaluar el bienestar emocional, mental y físico de las personas, a menudo en ajustes como reuniones de equipo o revisiones individuales del rendimiento. Las preguntas de control divertidas también son una buena forma de establecer una buena relación y aliviar tensiones, especialmente en nuevos ajustes de equipo o durante una reunión reuniones de proyecto e inicio de actividades .
He aquí algunas situaciones en las que puede utilizar preguntas de control.
Comprobaciones semanales
Como directivo, es fundamental mantener un contacto regular con los miembros de su equipo. Una entrevista semanal le dará una idea clara de la situación por la que atraviesan los miembros de su equipo y de cómo puede afectar a su trabajo y productividad. Algunas ideas que puede probar son:
- Lunes de motivación: Ajuste de intenciones y metas para la semana
- Miércoles de bienestar: Preguntas rotatorias de puesta al día para evaluar el bienestar de los miembros del equipo
- Jueves de agradecimiento: Preguntar a los compañeros de equipo por qué están agradecidos durante las reuniones de StandUp de los jueves
Reuniones retrospectivas
Las reuniones retrospectivas son sesiones estructuradas que permiten a los equipos reflexionar sobre los proyectos completados y determinar las áreas de mejora. Durante estas reuniones, puede hacer preguntas de comprobación mientras:
- Apertura de la reunión: Utilice las preguntas de control para crear un espacio seguro en el que se puedan expresar opiniones sinceras
- Cierre de la reunión: Reflexionar sobre lo aprendido para aplicarlo al trabajo futuro
Talleres
En los talleres, muchos participantes pueden ser nuevos para ti y para los demás. Hablar con ellos puede ayudarles a sentirse cómodos y a ajustar el tono del resto de la sesión. Puede intentar lo siguiente:
- **Comprobación previa al tallerEjercicios para romper el hielo y evaluar la capacidad mental de los participantes para asimilar nueva información
- Comprobación posterior al taller: Obtenga comentarios de los participantes y evalúe la eficacia del taller
Incorporar preguntas de comprobación en las reuniones de equipo puede ayudarle a tomar el pulso a los sentimientos de los empleados y crear un entorno de trabajo propicio.
**Lea también Cómo decir "Sólo me estoy registrando" profesionalmente
Ventajas de utilizar preguntas de registro
Veamos cómo exactamente las preguntas de registro y rompehielos divertidos pueden mejorar la dinámica de equipo, la productividad y la satisfacción general en el trabajo. Esto es lo que pretenden conseguir
- Romper camarillas: Las reuniones periódicas pueden ayudar a eliminar las barreras jerárquicas y fomentar la colaboración entre funciones
- Fomentar la vulnerabilidad: Al crear un espacio seguro, los miembros del equipo pueden compartir sus miedos, dudas y retos sin ser juzgados
- Fomentar la empatía: Al compartir experiencias y retos personales, los miembros del equipo pueden llegar a conocerse mejor
- Aumento de la productividad: Al abordar los problemas desde el principio, los equipos pueden evitar posibles cuellos de botella y retrasos
- Reducción del estrés y la ansiedad: Al compartir preocupaciones e inquietudes se puede aliviar el estrés y la ansiedad
- Reforzar la cohesión del equipo: Las reuniones periódicas pueden fomentar la camaradería y el sentimiento de compartir objetivos, mejorando la cultura de la empresa
100 preguntas de control atractivas
Ahora viene lo mejor: aquí tiene más de 100 preguntas de control para cualquier tipo de reunión de equipo. Incluye preguntas para las puestas al día diarias, las reuniones semanales, las metas, las reuniones individuales y muchas más.
Rompehielos y diversión
¿La forma más fácil de evitar la inevitable incomodidad de las reuniones? Inícialas con actividades divertidas para romper el hielo y fomentar el espíritu de equipo antes de pasar a hablar de trabajo. He aquí algunas ideas para empezar:
- Si tu jornada laboral fuera una película, ¿quién la protagonizaría?
- Si pudieras vivir la vida de otra persona por un día, ¿la vida de quién elegirías?
- ¿Qué emoji representa mejor tu personalidad?
- ¿Prefieres el silencio, la música o el ruido de fondo cuando trabajas a fondo?
- ¿Cuál es la experiencia laboral más peculiar o inusual que ha tenido?
- ¿Cuál es su GIF favorito para el trabajo?
- ¿Cuál es su gadget o artículo de papelería de trabajo más elegante?
- Si pudieras inventar una nueva fiesta, ¿cuál sería?
- ¿Qué es lo más tonto que ha hecho en el trabajo?
- ¿Tienes alguna planta de oficina favorita?
Ganancias personales y bienestar
¿A quién no le gusta celebrar y hablar de sus victorias? Incluso las pequeñas victorias pueden servir de gran motivación y establecer el tono adecuado para esas reuniones orientadas a la acción.
Si quiere que sea sencillo pero genuino, incluso preguntar a la gente por su día y su estado de ánimo puede ayudar mucho y demostrar a su equipo que realmente se preocupa por ellos.
- ¿Qué cosas positivas te han ocurrido esta semana?
- ¿Cuál es tu meta personal?
- ¿Qué tema no relacionado con el trabajo o afición te ha interesado últimamente?
- ¿Cómo te sientes hoy, física y emocionalmente?
- ¿Qué te estresa últimamente?
- ¿Qué estás haciendo para mejorar tu equilibrio entre trabajo y vida privada?
- ¿Cuándo fue la última vez que te tomaste un descanso y te relajaste de verdad?
- ¿Cómo gestionas las emociones negativas?
- ¿Cuál es tu rutina de ejercicios preferida?
- ¿Cómo te sientes ahora mismo?
- ¿Te sientes conectado a algo más grande que tú?
- ¿Qué consejo financiero ha marcado una gran diferencia en tu vida?
Progresos y actualizaciones del trabajo
Hablar de las dificultades y los problemas del trabajo puede resultar difícil. Un diálogo abierto y empático sobre el progreso de las tareas y las actualizaciones puede servir de puente y permitir que cada uno busque la compatibilidad que necesita para hacer su mejor trabajo. He aquí algunas preguntas útiles:
- ¿Cómo priorizas tu carga de trabajo?
- ¿Se siente más productivo trabajando desde casa o en la oficina?
- ¿Qué estrategias utiliza para gestionar su tiempo?
- ¿Qué funciona como esperaba y qué no?
- ¿Qué cambiarías si pudieras volver a hacer este proyecto?
- ¿Hay algún obstáculo que le impida avanzar?
- ¿Necesitas más recursos o compatibilidad?
- ¿Qué le ha supuesto un reto constante en el trabajo?
- ¿Qué le facilitaría la vida en el trabajo?
Teams dynamics and collaboration
Las reuniones de control orientadas al equipo son una forma estupenda de forjar una dinámica de equipo más sólida y conectar mejor con tus compañeros. Prueba con estas preguntas para empezar:
- Valore la moral del equipo en una escala del 1 al 10.
- Comparta un GIF que describa a su equipo.
- ¿Qué podemos hacer para crear una cultura de equipo más positiva e integradora?
- Saluda a alguien del equipo.
- ¿Hay algo que los miembros de tu equipo puedan hacer para ayudarte a ser más eficaz?
- ¿Estamos aprovechando los puntos fuertes de cada miembro del equipo?
- ¿Se escucha la voz de todos?
- ¿Cómo podemos celebrar juntos los intentos correctos?
- ¿Cómo podemos fomentar la diversidad de puntos de vista en nuestro equipo?
- ¿Te sientes valorado por el equipo?
- ¿Cómo podemos mejorar la confianza y el respeto entre los miembros del equipo?
- ¿Te sientes compatible con tus jefes y el personal directivo?
Metas y prioridades
Alinea tus principales metas y prioridades con tu equipo con esta lista de preguntas útiles:
- ¿Cuáles son sus tres principales prioridades para esta semana?
- ¿Cuál es la victoria rápida que te ha hecho sentir bien?
- ¿Estás progresando hacia tus metas a largo plazo?
- ¿Cómo medirá el intento correcto de su proyecto?
- ¿Qué le gustaría priorizar en las próximas semanas?
- ¿Cómo podemos seguir mejor nuestro progreso hacia las metas del equipo?
- ¿Qué te impide alcanzar tus metas?
- ¿Cómo te recompensas por alcanzar tus metas?
- ¿Cómo rindes cuentas de tus metas?
- ¿Cómo se asegura de que las tareas ad hoc no desbaraten sus metas a largo plazo?
Retroalimentación y crecimiento
¿Quiere que usted y su equipo sigan creciendo día a día? Establezca un ciclo regular de feedback. Las reuniones de control diarias, semanales y mensuales son una excelente oportunidad para hacerlo.
- ¿Cuáles son tus métodos preferidos para dar y recibir feedback?
- ¿Recibe suficiente feedback?
- ¿Qué es lo que más y lo que menos le gusta de su trabajo?
- ¿Qué puedes mejorar esta semana?
- ¿Qué te gustaría hacer diferente la semana que viene?
- ¿Qué has aprendido sobre ti mismo esta semana?
- ¿Coincide tu rol actual con tus aspiraciones profesionales?
- ¿Qué habilidad tienes que no utilizas en el trabajo pero te gustaría hacerlo?
- ¿Siente que ha fracasado en algo recientemente? ¿Cómo podemos ayudarle?
Gestión de tareas y plazos
Estas preguntas de control pueden ser una bendición para prever los obstáculos del proyecto y abordar los riesgos que afectan a su finalización a tiempo.
- ¿Cómo es su carga de trabajo?
- ¿Hay alguna tarea que pueda delegar o posponer?
- ¿Va por buen camino para cumplir los plazos?
- ¿Te motivan (o desmotivan) los plazos?
- ¿Qué puede hacer para mejorar su productividad?
- ¿Qué es lo que más tiempo te roba?
- ¿Cómo compagina las reuniones con el trabajo en profundidad?
- ¿Cómo evita la multitarea?
- ¿Qué te impide empezar o terminar una tarea?
- ¿Qué tarea te ha hecho perder mucho tiempo?
- ¿Qué deberíamos mantener, pausar o dejar de hacer en el proyecto?
Innovación y creatividad
Cansado de decir: "¿Alguien tiene alguna idea?"
Estimule la creatividad en sus reuniones con estas nuevas preguntas.
- ¿Qué campaña o función crearías si tuvieras recursos ilimitados?
- ¿Cuál es una forma de fomentar una cultura de innovación?
- ¿Qué experimento le gustaría probar, aunque las probabilidades de fracaso sean mayores?
- ¿Qué técnica de brainstorming le resulta útil?
- ¿Cuál es tu actividad creativa favorita?
- ¿Qué tecnología del futuro le entusiasma?
- ¿Qué podemos hacer para perturbar el mercado?
- ¿Qué ejercicio de atención plena ha mejorado tu creatividad?
- ¿Hay algún producto o servicio en particular ofrecido por un competidor que crees que podríamos haber introducido primero?
- ¿Cómo podemos diferenciarnos de la competencia?
Comunicación y colaboración
👀¿Lo sabías?
Los trabajadores son 12 veces ¿tienen más probabilidades de comprometerse cuando confían en los líderes de su equipo?
Estas preguntas le permitirán comunicarse con su equipo con mayor empatía y fomentar la transparencia y la confianza.
- ¿Hay algún fallo de comunicación que debamos abordar?
- ¿Qué podemos hacer para mejorar las sesiones de intercambio de ideas de nuestro equipo?
- ¿Prefiere las conversaciones síncronas o asíncronas?
- ¿Estamos abordando los conflictos de forma abierta y honesta?
- ¿Qué herramientas podemos utilizar para mantenernos conectados?
- ¿Cómo podemos practicar la escucha activa?
- ¿Cuál es tu estilo de comunicación: escrita, verbal o visual?
- ¿Hay alguna situación en la que tengas dudas a la hora de hablar?
- ¿Qué podemos hacer para minimizar las distracciones y maximizar la productividad durante las reuniones de equipo?
- ¿Hay algún miembro concreto del equipo con el que le gustaría tener más conexión?
- ¿Cómo podemosanimar a todos a participar en las reuniones?
Aprendizaje y desarrollo
Finalmente, a los empleados les encanta tener la oportunidad de aprender y crecer . Invertir en las personas -sus aspiraciones y motivaciones- contribuye a crear vínculos entre los miembros del equipo, los directivos y la organización.
Por tanto, debe preguntar a sus empleados:
- ¿Qué nueva habilidad te gustaría aprender?
- ¿Buscas feedback y tutoría?
- ¿Qué puede hacer para mejorar sus conocimientos y experiencia?
- ¿Qué es lo que siempre has querido probar pero no lo has hecho?
- ¿Dónde te ves dentro de cinco años?
- ¿Qué está leyendo o aprendiendo actualmente?
- ¿Qué has aprendido recientemente?
- ¿Cómo se mantiene al día de las últimas tendencias y tecnologías?
- ¿Ha pensado en crear una marca profesional?
- ¿Qué herramientas utiliza para supervisar sus progresos y rendir cuentas?
- ¿Qué plataforma o comunidad en línea ha sido más útil para tu desarrollo profesional?
- ¿Has establecido alguna vez un sistema de recompensas o retos para motivarte a aprender?
- ¿Qué opinas del aprendizaje experiencial? ¿Está sobrevalorado o es útil?
💡Consejo profesional: Sé consciente de cuándo y dónde hacer tus preguntas de control. Las preguntas para romper el hielo, sobre actualizaciones del trabajo y comunicación, etc., pueden hacerse en un ajuste de grupo. Por el contrario, las preguntas relacionadas con la retroalimentación y la salud deben hacerse en un ajuste privado, uno-a-uno.
Mejore los check-ins y las reuniones con herramientas
Dado que el trabajo a distancia (y las reuniones en línea) son cada vez más habituales, la tecnología puede ayudar a combatir la fatiga virtual, mejorar la colaboración en equipo y optimizar los procesos de reunión con herramientas como la toma de notas o la creación de agendas mediante IA.
Veamos cómo utilizar software de gestión del trabajo como ClickUp para simplificar las reuniones y los check-ins y hacer que las conversaciones sean organizadas y orgánicas.
Aumentar la colaboración con herramientas de pizarra digital
Si organiza sus sesiones de brainstorming en línea, las herramientas de pizarra pueden ayudarle a correlacionar ideas visualmente, colaborar en tiempo real y despertar el pensamiento creativo, ya sea dibujando a mano alzada para explicar un concepto creativo o con diagramas de flujo para diseñar flujos de trabajo sistematizados. Pizarras ClickUp , por ejemplo, le permite dibujar figuras, añadir formas, crear notas adhesivas y enlazar objetos para visualizar sus pensamientos. También puede añadir imágenes, enlaces y documentos de su entorno de trabajo de ClickUp a sus Pizarras para tener todos sus recursos informativos en un solo lugar cuando realice una lluvia de ideas.
Organice reuniones virtuales interactivas con las Pizarras ClickUp
¿Lo mejor de todo? Los equipos remotos pueden trabajar juntos en la pizarra, convirtiendo cada reunión en una experiencia interactiva y colaborativa.
Organice los detalles de su reunión
Según la mayoría de las encuestas, los empleados asisten a una media de 10 a 15 reuniones a la semana. En el caso de los directivos, este número puede duplicarse, alcanzando hasta 30 reuniones semanales.
Entonces, ¿cómo hacer un seguimiento de las reuniones? Esto incluye la participación en la propia reunión y la gestión de todo el trabajo administrativo, como por ejemplo órdenes del día de las reuniones actas y notas.
La solución: una herramienta que te ayuda a crear un sistema de seguimiento y gestión de tus reuniones. Por ejemplo, con ClickUp Reuniones con ClickUp Meetings, puede ajustar el orden del día de las reuniones, documentar los resúmenes de las mismas y realizar el seguimiento de los elementos de acción, todo desde un mismo lugar.
Documente el orden del día de sus reuniones, los elementos de acción y mucho más con ClickUp Meetings
Algunas cosas que puede hacer son:
- Organizar eficazmente las reuniones de su equipo creando Listas independientes dentro de la carpeta "Reuniones"
- Crear una tarea para cada Lista de reuniones de modo que pueda realizar un seguimiento directo de las actualizaciones ynotas de reunión dentro de esa tarea
- Utilice Tareas Recurrentes para reuniones que tienen lugar periódicamente, como las reuniones diarias y las revisiones trimestrales
- Utilice la etiquetaVista del Calendario de ClickUp para visualizar sus reuniones en el formato tradicional de Calendario
- Añada sus notas a un archivoClickUp Bloc de notas para que puedas convertirlas fácilmente en tareas o elementos de acción después de la reunión
Pero eso no es todo Puede utilizar la función Plantilla de Agenda ClickUp para ajustar las metas de las reuniones, esbozar el orden del día, hacer un seguimiento de la asistencia y documentar las decisiones clave, todo en un mismo lugar.
La plantilla de la Agenda ClickUp consta de tres partes:
- Información de la reunión: En esta parte se describe el propósito de la reunión, la logística y las personas que van a asistirparticipará en la reunión *Agenda: Lista de temas de debate y nombre del participante que los planteará durante la reunión
- Detalles posteriores a la reunión: Aquí se añade una grabación de la reunión y las notas de la misma, junto con los detalles sobre cuándo se celebrará la próxima reunión
Si duplicas este documento y creas una agenda para cada una de tus reuniones-1:1 y de grupo-puedes ahorrar tiempo y mantener las reuniones centradas.
Documente el acta de su reunión
Con el número de reuniones a las que asiste cada semana, es inevitable que olvide algo. Por eso actas de reunión -un registro escrito de lo sucedido en la reunión- se han convertido en un protocolo de reunión estándar.
Empiece con una plantilla como la siguiente Plantilla de actas de reunión de ClickUp esta plantilla le permite crear subpáginas para cada reunión o tener todas las actas en un documento continuo, según el método que prefiera. Esta plantilla le permite crear subpáginas para cada reunión o tener todas las actas en un solo documento, sea cual sea su método preferido.
Esta plantilla incluye las siguientes secciones:
- Asistentes: Los participantes que estuvieron presentes en la reunión
- Elementos de acción: Las tareas que se confirmaron junto con los DRI y los plazos
- Guardar para más tarde: Temas o ideas que requieren más debate
- Actualizaciones generales: Anuncios realizados durante la reunión
- Obstáculos: Cualquier obstáculo o reto que pueda dificultar el progreso del proyecto
Si utiliza un formato estandarizado para las actas de sus reuniones, se asegurará de que toda la información esencial, desde los elementos de acción hasta las decisiones, sea fácilmente accesible.
Acelere las operaciones de reunión con IA
Como ya hemos visto, Herramientas para tomar notas en reuniones de IA pueden anotar elementos de acción y crear resúmenes de reuniones automáticamente. Todo lo que tienes que hacer es extraer la información importante y añadirla al documento de actas de la reunión.
Pero esto no es todo. Puedes utilizar un motor GenAI como ClickUp Brain para resumir las actas de tus reuniones o extraer elementos de acción específicos. Por ejemplo, si realiza muchos check-ins, puede pedirle a ClickUp Brain que le ofrezca un resumen de una línea de los últimos cinco check-ins, para tener una idea general de los sentimientos del equipo.
Resuma las actualizaciones y los elementos de acción de sus reuniones con ClickUp Brain
También puede utilizar ClickUp Brain para crear preguntas de registro de entrada creativas para reuniones o aprovechar las indicaciones de IA para crear automatizaciones de flujos de trabajo para tareas rutinarias como programar reuniones periódicas o invitar a participantes a reuniones.
Haga que ClickUp Brain redacte las preguntas de registro de su reunión
Continúe las conversaciones fuera de su herramienta de reuniones
Si durante la reunión no se han podido tratar todos los puntos importantes, puede crear una conversación de grupo o añadir comentarios al documento de notas de la reunión para continuar el diálogo. Esto también le ayudará a compartir información detallada y a mantener conversaciones en profundidad de forma asíncrona cuando le convenga, en lugar de tener que celebrar reuniones que duran horas.
Por ejemplo, puedes crear un canal para cada reunión en tu herramienta de comunicación de equipo, como por ejemplo Chat de ClickUp el chat de ClickUp permite compartir recursos, realizar un seguimiento de los elementos de acción y mantener conversaciones ad hoc sobre los pasos siguientes.
Realice reuniones asíncronas y actualizaciones de estado con ClickUp Chat
ClickUp Chat le ayuda a resolver problemas de forma instantánea. Supongamos que pregunta a alguien de su equipo cómo le va el día y le dice que está un poco apurado porque le ha surgido un asunto personal.
Dado que ClickUp Chat está conectado a todo su flujo de trabajo en ClickUp, puede utilizar los resúmenes de IA para repasar su carga de trabajo del día, consultar con otros miembros del equipo y/o partes interesadas, volver a priorizar, reprogramar y/o reasignar tareas, todo ello desde dentro de Chat. Nada puede perderse, porque todo está conectado. Y todo empezó con un simple check-in.
¿Cuál es el veredicto? Deje que las herramientas inteligentes para reuniones se encarguen del trabajo pesado de sus reuniones de check-in para que pueda centrarse en la conversación real y utilizarla para obtener resultados impactantes.
Qué hacer y qué no hacer para un check-in eficaz
Ha llegado el momento de hablar de protocolo para que sus preguntas tengan más impacto durante las reuniones de equipo y no parezcan insensibles o intrusivas.
Empecemos por lo que hay que hacer:
- Formule las preguntas de forma positiva para fomentar una comunicación abierta y sincera
- Cree un entorno seguro y de compatibilidad en el que los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo sus pensamientos y sentimientos
- Adapte su estilo de control a las necesidades y preferencias de cada persona
- Mantenga las entrevistas concisas y centradas para evitar pérdidas de tiempo
- Si es necesario, haga un seguimiento de cualquier preocupación o problema que haya surgido durante la entrevista
Y ahora, lo que no hay que hacer:
- Evite hacer preguntas demasiado detalladas o intrusivas
- No se centre únicamente en el trabajo. Incluya comprobaciones personales para fomentar relaciones más sólidas y el bienestar
- Asegúrese de que nadie domine la conversación y de que todos puedan compartir sus ideas
- No rehúya las conversaciones difíciles. Aborde los conflictos directamente y proporcione comentarios constructivos
- No sea despectivo y tómese en serio las preocupaciones e ideas de los miembros del equipo
💡Consejo profesional:
Formula preguntas que te ayuden a comprobar con los compañeros de equipo, no a comprobarles.
En esto se diferencian:
- Los "chequeos" son empáticos, sin prejuicios y centrados en el equipo: "¿Cómo te sientes con respecto al proyecto? ¿Hay algo específico que te gustaría comentar o algún reto al que te enfrentes?"
- Los controles son directos y se centran en los resultados: "¿Cuál es el estado actual del proyecto? ¿Lo has terminado?
Humanice sus reuniones de equipo con ClickUp
Una pregunta bien formulada puede revitalizar las reuniones de equipo, fomentando un ambiente de trabajo positivo y una dinámica de equipo sólida. Al hacer preguntas reflexivas y sin prejuicios, puede crear un espacio para la comunicación abierta, la empatía y la conexión genuina con cada miembro del equipo.
Combinando las preguntas de control del equipo con herramientas como pizarras y aplicaciones para tomar notas, puede optimizar el tiempo de reunión, mejorar la colaboración y obtener mejores resultados. Por eso te recomendamos que pruebes una herramienta de gestión del trabajo todo en uno como ClickUp.
Le ayuda a organizar sus reuniones, hacerlas colaborativas y automatizar las operaciones de reunión para que pueda centrarse en facilitar debates significativos y tomar decisiones.
¿Más información? Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp y compruebe cómo simplifica la gestión de reuniones.