Existe una creciente demanda de talento en gestión de proyectos.
Hasta 2027, se prevé quela mano de obra orientada a la gestión de proyectos crezca un 33 %, lo que equivale a casi 22 millones de nuevos puestos de trabajo en diversos sectores.
Para entonces, los empleadores necesitarán casi 88 millones de personas en roles de gestión de proyectos para satisfacer las demandas del mercado. 😱
Sin embargo, se trata de un trabajo de alto riesgo. Un abrumador 91,5 % de los proyectos se salen del presupuesto o no cumplen los plazos, y menos del 1 % se completan a tiempo, dentro del presupuesto y con los beneficios prometidos.
Estos fracasos ponen de relieve la importancia fundamental de contratar al gestor de proyectos adecuado, es decir, profesionales con las habilidades y la experiencia necesarias para evitar una mala gestión de proyectos que pueda resultar muy costosa.
Como profesional de RR. HH., la claridad en los títulos de los puestos de trabajo de gestión de proyectos le ayudará a contratar al talento adecuado y a evitar costosos retrasos y sobrecostes en los proyectos. Veamos los diferentes tipos de gestores de proyectos y sus roles.
Diferentes tipos de gestores de gestión de proyectos
La gestión de proyectos no es una disciplina única para todos. Varía en función de la complejidad de su sector, el departamento al que presta apoyo y el alcance del proyecto. Y, además, hay gestores de proyectos con distintos grados de competencia y autoridad.
Estos son los tipos de gestores de proyectos más comunes:
Gerentes de gestión de proyectos de nivel inicial
Un gestor de proyectos de nivel inicial, a veces denominado asistente o gestor de proyectos junior, suele ser nuevo en el campo o estar en transición hacia él. Son los más numerosos en cualquier oficina de gestión de proyectos.
Principalmente, ayudarán a los gestores de proyectos sénior de su empresa con tareas administrativas, crearán calendarios y coordinarán proyectos esenciales.
Como gestores de proyectos principiantes, ayudarán a gestionar proyectos pequeños o partes de iniciativas más importantes.
Gerentes de gestión de proyectos de nivel medio
Los gestores de proyectos de nivel medio suelen ser los segundos en número en cualquier oficina de gestión de proyectos. Son profesionales con experiencia que le ayudarán a gestionar proyectos de tamaño medio a grande.
Son capaces de gestionar de forma independiente todo el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Puede contar con ellos para gestionar el equipo, planificar el proyecto, elaborar presupuestos, comunicarse con las partes interesadas y mitigar riesgos.
En este rol, se espera que los gestores de proyectos coordinen a menudo a varios equipos y departamentos para garantizar que los proyectos se ajusten a los objetivos estratégicos de su empresa.
Gerentes de gestión de proyectos de nivel sénior
Un gestor de gestión de proyectos sénior puede dirigir proyectos de alto riesgo que tienen un impacto significativo en su organización. Estos proyectos suelen tener presupuestos elevados, múltiples equipos y departamentos, y un riesgo considerable.
El gestor de proyectos sénior debe ser capaz de asumir la responsabilidad de la planificación estratégica de proyectos, la gestión de las partes interesadas y garantizar que los proyectos se ajusten a las metas de la organización.
Gerentes de gestión de proyectos especializados
El número de gestores de gestión de proyectos especializados es tan grande como el número de sectores. Provienen de TI, construcción, sanidad, marketing y otras especialidades que requieren la contratación de un gestor de gestión de proyectos especializado.
Estos profesionales aportan años de conocimientos específicos del sector y son expertos en la gestión de proyectos complejos propios de su campo.
Por ejemplo, un gestor de proyectos de TI se encarga de proyectos de desarrollo de software, mientras que un gestor de proyectos de construcción supervisa proyectos que requieren un estricto cumplimiento de las normas de seguridad y los cronogramas.
5 niveles de gestores de proyectos de gestión de proyectos
Los roles de gestión de proyectos suelen seguir una progresión profesional estructurada, en la que cada nivel requiere una mayor experiencia y responsabilidad.
Comprender estos niveles puede ayudarle a evaluar con precisión las cualificaciones y la experiencia de los candidatos.
Nivel 1: Coordinador de proyectos
El coordinador de proyectos suele ser una posición de nivel inicial que proporciona un apoyo esencial al equipo del proyecto. Se encarga de las tareas administrativas y ayuda a mantener el proyecto en marcha gestionando la documentación, realizando el seguimiento del progreso y programando reuniones.
Características
- Se comunica de manera eficaz con las partes interesadas y los miembros del equipo.
- Hábil en la gestión de múltiples plazos sin perder el enfoque.
- Demuestra una gran capacidad para resolver problemas y pensar de forma crítica.
- Lidera eficazmente con el ejemplo o motiva a los equipos.
- Competente en el uso de software y herramientas de gestión de proyectos para supervisar las métricas de los proyectos.
- Mantiene la compostura bajo presión e inspira optimismo en el equipo.
Progresión profesional
- Este rol es un trampolín hacia posiciones como la de gestor de proyectos junior.
Responsabilidades
- Provea soporte a los gestores de proyectos sénior en la programación y la asignación de recursos.
- Gestiona de forma independiente proyectos a pequeña escala.
- Ayudar en la comunicación con las partes interesadas y en la documentación del proyecto.
Habilidades requeridas
- Competente en comunicación y metodologías básicas de gestión de proyectos.
- Se siente cómodo utilizando herramientas de gestión de proyectos para realizar el seguimiento de las tareas y los plazos.
🔮 Busque: fuertes habilidades organizativas y de comunicación, incluso si provienen de roles que no son de gestión de proyectos, ya que son fundamentales para coordinar tareas y apoyar a los equipos.
Nivel 2: Gestor de proyectos junior de gestión de proyectos
Un gestor de proyectos junior comienza asumiendo proyectos más pequeños, al tiempo que apoya a los gestores de proyectos sénior en iniciativas más complejas. Este rol se centra en desarrollar habilidades de liderazgo y gestionar los recursos del proyecto de manera eficaz.
Características
- Gestiona proyectos más pequeños de forma independiente y presta soporte a proyectos más grandes y complejos.
- Mejora las habilidades de coordinación de equipos y comunicación con las partes interesadas.
- Adquiera un dominio avanzado de las herramientas y el software de gestión de proyectos.
Progresión profesional
- Normalmente, se avanza a roles de gestor de proyectos de nivel medio después de perfeccionar las habilidades fundamentales de gestión de proyectos.
Responsabilidades
- Supervise los calendarios y los recursos de los proyectos.
- Gestiona la comunicación entre las partes interesadas, los equipos y los proveedores.
- Identifique los riesgos potenciales y planifique estrategias de mitigación.
Habilidades requeridas
- Capacidades avanzadas para la resolución de problemas y la multitarea.
- Fuertes habilidades de liderazgo y coordinación.
🔮 Busque: La capacidad de gestionar proyectos más pequeños al tiempo que se demuestra potencial de liderazgo. Pídales que le expliquen un problema real que hayan resuelto.
Nivel 3: Gestor de proyectos de gestión de proyectos
El gestor de proyectos supervisa proyectos de mediana a gran envergadura, centrándose en la gestión de equipos, presupuestos y entrega de proyectos. Se asegura de que los proyectos se ajusten a los objetivos empresariales y se completen dentro del alcance previsto.
Características
- Gestiona proyectos más complejos que implican equipos más grandes y presupuestos más elevados.
- Proporciona liderazgo en la gestión de riesgos, la comunicación con las partes interesadas y la elaboración de presupuestos.
- Utiliza software avanzado de gestión de proyectos para el seguimiento y la elaboración de informes.
Progresión profesional
- A menudo asciende a roles de gestión de proyectos sénior o de gestión de programas.
Responsabilidades
- Garantice la entrega puntual de los proyectos alineados con las metas de la empresa.
- Gestiona equipos multifuncionales y optimiza el uso de los recursos.
- Realice un seguimiento de los presupuestos de los proyectos y controle los costes de forma eficaz.
Habilidades requeridas
- Experiencia en metodologías de gestión de proyectos como Six Sigma, Agile y Waterfall.
- Sólidas habilidades de liderazgo y elaboración de presupuestos.
🔮 Busque: Candidatos que puedan gestionar presupuestos, plazos y comunicaciones con las partes interesadas. Pida ejemplos detallados de gestión de proyectos sobre cómo han llevado a cabo proyectos bajo presión utilizando herramientas de gestión de tareas.
Nivel 4: Gerente de gestión de proyectos sénior
Los jefes de gestión de proyectos sénior dirigen proyectos complejos que pueden abarcar varios departamentos o regiones. Se centran en la toma de decisiones estratégicas y en alinear los proyectos con las metas organizativas a largo plazo.
Características
- Supervisa proyectos multifuncionales a gran escala.
- Proporciona orientación estratégica y colabora con las partes interesadas de alto nivel.
- Aprovecha las técnicas avanzadas de gestión de proyectos para el seguimiento del tiempo y los recursos.
Progresión profesional
- Posiblemente pase a desempeñar roles como gestor de programas o gestor de carteras.
Responsabilidades
- Dirija proyectos de alto presupuesto desde su inicio hasta su completación.
- Gestiona equipos multifuncionales entre departamentos.
- Desarrolle estrategias que alineen los proyectos con los objetivos empresariales.
Habilidades requeridas
- Conocimientos avanzados de metodologías de gestión de proyectos.
- Sólidas habilidades de liderazgo y pensamiento estratégico.
🔮 Busque: Profundos conocimientos técnicos combinados con liderazgo. Asegúrese de que puedan alinear equipos grandes y multifuncionales con las metas estratégicas. Una entrevista basada en escenarios puede revelar su estilo de toma de decisiones.
Nivel 5: Gestor de programas/carteras
Los gestores de programas y carteras supervisan múltiples proyectos, asegurándose de que se alinean con las metas generales de la organización. Estos títulos se sitúan cerca de la cima de la jerarquía de gestión de proyectos.
Este gestor de proyectos se asegura de que cada proyecto contribuya a las estrategias a largo plazo. A veces se les puede clasificar como gestores de proyectos especializados, como un gestor de proyectos de construcción, ya que se encargan de una cartera específica de proyectos de construcción.
Características
- Supervisa múltiples proyectos o programas, asegurándose de que se ajusten a las estrategias de la empresa.
- Proporciona liderazgo en todos los departamentos, centrándose en la asignación de recursos y la elaboración de informes de alto nivel.
Progresión profesional
- A menudo asciende a roles de nivel ejecutivo, como director de operaciones (COO) o director de proyectos (CPO).
Responsabilidades
- Gestión de proyectos especializados que requieren conocimientos específicos del sector.
- Garantice el cumplimiento de las normas del sector y coordine equipos especializados.
Habilidades requeridas
- Experiencia en la gestión de equipos especializados y profundo conocimiento de las herramientas específicas del sector.
🔮 Busque: Personas con experiencia en la gestión simultánea de múltiples proyectos y en su alineación con la estrategia de la empresa. Ponga a prueba su pensamiento estratégico y su capacidad de colaboración con los principales interesados.
Roles de apoyo en la gestión de proyectos
Una gestión de proyectos eficaz no solo depende del gestor de proyectos, sino que también implica una serie de roles de apoyo que ayudan a garantizar el buen funcionamiento del proyecto.
A continuación se indican algunos roles de apoyo esenciales:
- Coordinadores de proyectos: estos profesionales ayudan al gestor de proyectos con tareas administrativas, programación y documentación. Son el puente entre el gestor de proyectos y el equipo de gestión de proyectos. Se aseguran de que la comunicación sea clara y de que se cumplan los plazos.
- Analistas de negocios: los analistas de negocios trabajan con los clientes y otros equipos para definir los requisitos del proyecto. Se aseguran de que las instrucciones del cliente se interpreten correctamente en lo que respecta a los requisitos empresariales y se ajusten a los objetivos estratégicos de la organización.
- Jefes de equipo: los jefes de equipo gestionan un equipo específico de gestión de proyectos dentro de un proyecto. Dependen directamente del gestor de proyectos y se aseguran de que su equipo cumpla con los plazos y los estándares de calidad.
Los buenos gestores de proyectos cuentan con el apoyo de otros roles para garantizar que las tareas se completen a tiempo y dentro del alcance previsto. Estos roles facilitan la comunicación, proporcionan una supervisión adicional y garantizan que el proyecto se mantenga alineado con los objetivos empresariales.
Al realizar estas tareas de manera eficiente, las funciones de apoyo permiten a los gestores de proyectos centrarse en el panorama general. Utilizan herramientas que facilitan esta colaboración, simplificando la comunicación y centralizando las tareas del proyecto en una única plataforma.
➡️ Lea también: Cómo adquirir experiencia en gestión de proyectos en el trabajo
Cómo ClickUp facilita la colaboración
ClickUp, una herramienta integral de gestión de proyectos, puede ayudar a los equipos a organizar tareas, realizar el seguimiento del progreso y colaborar a la perfección. Para los profesionales de RR. HH. que contratan gestores de proyectos, es una herramienta muy valiosa para comprender y mejorar las habilidades necesarias en diferentes roles.
Al utilizar la amplia gama de funciones de ClickUp, puede asegurarse de que sus equipos de proyecto dispongan de las herramientas necesarias para alcanzar el éxito, al tiempo que se mantienen al día con los cronogramas y los entregables y se mantienen sincronizados.
Estas son algunas funciones que pueden ayudarle:
1. Gestión de metas
ClickUp Metas ayuda a los equipos de proyecto a establecer y realizar el seguimiento de sus metas. Les permite visualizar las metas, dividirlas en tareas más pequeñas y supervisar el progreso hacia su consecución.
La función ClickUp Task Priorities permite a los equipos de gestión de proyectos priorizar las tareas más importantes. Los equipos pueden establecer niveles de prioridad («urgente», «alto», «medio» y «bajo») para garantizar que ninguna tarea crítica se retrase.
2. Colaboración en tiempo real
ClickUp Docs permite la colaboración en tiempo real, con la posibilidad de crear, editar, comentar y realizar el uso compartido de documentos. Los gestores de proyectos también pueden crear wikis y mantenerse totalmente alineados con los requisitos del proyecto.
Otra función que puede resultar útil es ClickUp Whiteboards, un entorno de trabajo visual para la lluvia de ideas donde los equipos pueden realizar un uso compartido de ideas, estrategias y flujos de trabajo en tiempo real.
3. Comunicación eficaz
Con ClickUp Assigned Comments, los gestores de proyectos pueden delegar tareas fácilmente, asegurándose de que todos los miembros del equipo conozcan sus responsabilidades.
ClickUp Bandeja de entrada, por otro lado, centraliza todas las comunicaciones del equipo, lo que garantiza que ningún mensaje se pierda en el trasiego.
Tanto si su equipo de gestión de proyectos coordina entre departamentos como si gestiona tareas diarias, el conjunto de funciones de colaboración de ClickUp les ayudará a trabajar mejor juntos y a entregar los proyectos a tiempo.
Posiciones de alto nivel en gestión de proyectos
Como profesionales de RR. HH. y responsables de contratación, es esencial reconocer el valor estratégico que los roles de gestión de proyectos de alto nivel aportan a una organización.
A medida que los gestores de proyectos ascienden a posiciones de responsabilidad, pasan de gestionar proyectos individuales a impulsar iniciativas en toda la empresa.
Gerente de programas
Los gestores de programas supervisan múltiples proyectos interrelacionados que contribuyen a un objetivo organizativo más amplio. Este puesto de gestión de proyectos exige que, en lugar de gestionar un único proyecto, todos los proyectos dentro de un programa estén alineados estratégicamente y se ejecuten de manera eficiente.
Los gestores de programas actúan como puente entre los equipos, garantizando que los recursos se optimicen y que el programa ofrezca el valor previsto.
Responsabilidades clave del liderazgo
- Asegúrese de que cada proyecto dentro del programa contribuya a las metas generales de la organización.
- Facilite la comunicación y la colaboración entre los diferentes equipos de proyecto.
- Asegúrese de que los recursos se asignen de manera eficaz en todos los proyectos para evitar cuellos de botella.
- Aproveche las herramientas para realizar un seguimiento simultáneo de múltiples proyectos, supervisar el progreso e elaborar informes para los ejecutivos.
Gestor de cartera de carteras
Los gestores de cartera tienen una vista más amplia que los gestores de programas. Supervisan múltiples programas o proyectos, asegurándose de que se alinean colectivamente con la estrategia a largo plazo de la organización.
Este rol implica evaluar el éxito de diversos proyectos para garantizar que la asignación de recursos a las iniciativas impulse un cambio positivo.
Responsabilidades clave del liderazgo
- Supervise una serie de proyectos y programas, asegurándose de que se ajusten a los objetivos estratégicos.
- Tome decisiones críticas sobre la priorización, continuación o ajuste de los proyectos.
- Asegúrese de que los recursos se utilizan de manera eficiente en toda la cartera.
- Utilice herramientas de gestión de carteras para consolidar la elaboración de informes, gestionar los riesgos y proporcionar actualizaciones en tiempo real a las partes interesadas.
Director de operaciones (COO)
En la cima de la jerarquía de gestión de proyectos, el director de operaciones (COO) supervisa todos los proyectos y actividades operativas de la empresa.
El director de operaciones se asegura de que todos los proyectos se ajusten a las metas estratégicas y la visión de la empresa. Este rol ofrece orientación sobre operaciones a gran escala, gestión de recursos e iniciativas para toda la empresa.
Responsabilidades clave del liderazgo
- Proporcione liderazgo estratégico y orientación para todos los proyectos y programas operativos.
- Asegúrate de que todos los proyectos estén alineados con las metas de la empresa.
Herramientas de soporte para la gestión de proyectos que permiten a los gestores de proyectos entregar los proyectos a tiempo
Proporcionar las herramientas adecuadas es esencial para fortalecer sus equipos de proyecto y garantizar la entrega puntual y satisfactoria de los proyectos.
La herramienta de gestión de proyectos de ClickUp es dinámica y se puede personalizar para satisfacer todas las necesidades de los gestores de proyectos. Tanto si sus gestores de proyectos necesitan un software de gestión de proyectos para realizar el seguimiento de las tareas, gestionar los cronogramas o supervisar proyectos complejos, ClickUp ofrece funciones personalizables que se adaptan a cada rol.
Con esta herramienta, los gestores de proyectos principiantes pueden realizar el seguimiento de las tareas individuales y los plazos. Por otro lado, los gestores de proyectos sénior pueden utilizarla para gestionar carteras, supervisar recursos e impulsar metas estratégicas.
También permite a los gestores de proyectos de diferentes roles planificar, ejecutar y supervisar sus proyectos de forma eficaz, impulsando el éxito y la productividad en cada tarea.
Ventajas de utilizar ClickUp para la gestión de proyectos
ClickUp ofrece varias ventajas clave que ayudan a los gestores de proyectos a obtener resultados de alta calidad:
- Versatilidad: se adapta a cualquier proyecto, ya sea ágil, en cascada o híbrido, lo que hace que ClickUp sea adecuado para diversos sectores y equipos de distintos tamaños.
- Personalización: adapta tu flujo de trabajo para que se ajuste perfectamente a tus necesidades únicas con Campos personalizados, estados personalizados, más de 15 vistas personalizadas y plantillas.
- Colaboración: mejora la comunicación del equipo y asegúrate de que todos estén en sintonía con la edición en tiempo real, los comentarios y el chat de ClickUp.
- Gestión de tareas: desglose las tareas y realice el seguimiento de su progreso sin esfuerzo, desde simples listas de tareas pendientes hasta complejos cronogramas de proyectos.
- Automatización: automatice las tareas repetitivas para ahorrar tiempo y reducir errores, lo que permitirá a su equipo centrarse en lo que realmente importa.
- Integración: intégrese a la perfección con otras herramientas que ya utiliza, como Slack, Google Drive y Microsoft Office, para centralizar todo su trabajo.
- Elaboración de informes: tome decisiones informadas y optimice los procesos con informes detallados y paneles.
Estaba buscando una plataforma de gestión de proyectos y encontré la mejor. Enseguida me di cuenta de que ClickUp podía resolver todos nuestros problemas y crear soluciones innovadoras que nos beneficiarían de formas que ni siquiera había imaginado.
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➡️ Lea también: Cómo crear un diagrama de Gantt para la gestión de proyectos
Panorámica de funciones: diagramas de Gantt, gestión de tareas, control de tiempo.
A continuación, le ofrecemos una panorámica de las funciones que pueden beneficiar a su equipo de gestión de proyectos:
1. Diagramas de Gantt
La vista de diagrama de Gantt de ClickUp permite a los gestores de proyectos crear cronogramas visuales que muestran las dependencias de las tareas y el progreso del proyecto en una sola vista. Esto permite a los gestores de proyectos desglosar las tareas, supervisar el estado de cada una de ellas y ajustar los plazos en función de los cambios en el alcance o la disponibilidad de recursos.
Las opciones de vista personalizadas de los diagramas de Gantt permiten a los gestores de proyectos ver las dependencias del proyecto, las rutas críticas y las actualizaciones de las tareas en tiempo real. Esto les permite reorganizar los cronogramas y entregar cada fase del proyecto a tiempo.
2. Gestión de tareas
La función ClickUp Tasks permite a los gestores de proyectos crear y asignar tareas a los miembros del equipo, asegurándose de que todos conozcan sus roles y plazos. El sistema también permite a los usuarios añadir comentarios, adjuntar archivos y realizar el seguimiento de la finalización de las tareas.
Las tareas permiten a los gestores de proyectos cambiar entre listas, tableros Kanban o vistas de calendario, dependiendo de su forma preferida de trabajar. Al mantener toda la información en un solo lugar, se simplifica la comunicación y se mejora la colaboración del equipo.
3. Control de tiempo
La función ClickUp Control de tiempo para proyectos permite a los gestores de proyectos realizar el seguimiento del tiempo dedicado a tareas específicas. Esto garantiza que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto y que la asignación de recursos sea eficiente.
Se integra perfectamente con la gestión de tareas, lo que permite a los gestores de proyectos supervisar el progreso de las tareas y la productividad del equipo en tiempo real, y evaluar lo que deben hacer para alcanzar los hitos del proyecto a tiempo.
Buenas prácticas para la entrega puntual de proyectos
Independientemente de la herramienta que los gestores de proyectos puedan solicitar o conocer, como responsable de RR. HH. o de contratación, debe preguntarles durante las entrevistas si siguen las buenas prácticas en sus tareas diarias, tales como:
- Divida los proyectos en tareas más pequeñas y establezca plazos.
- Priorice las tareas en función de su urgencia e impacto.
- Comuníquese regularmente con las partes interesadas para evitar malentendidos.
- Utilice software de gestión de proyectos para realizar el seguimiento del progreso en tiempo real.
- Supervise la asignación de recursos y realice ajustes cuando sea necesario.
Cómo ClickUp ayuda a mantener los cronogramas y los presupuestos
Brent Flyvbjerg afirma que menos del 1 % de los proyectos se completan a tiempo, dentro del presupuesto y ofrecen los beneficios prometidos.
ClickUp ofrece funciones y plantillas que ayudan a los gestores de proyectos a mantener sus cronogramas y presupuestos:
- Plantillas de ClickUp: gestiona los cronogramas, los presupuestos y la priorización de tareas de los proyectos para garantizar que estos comiencen con buen pie gracias a las plantillas de gestión de proyectos predefinidas.
- ClickUp Tareas periódicas : programa automáticamente las tareas periódicas para que los proyectos avancen de forma constante.
- ClickUp Hitos : marque los hitos clave para garantizar que se cumplan los plazos críticos.
- Gestión presupuestaria: realice un seguimiento de los costes y asegúrese de que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto con funciones como el control de tiempo de los proyectos y los campos personalizados de ClickUp.
Contrate a los gestores de proyectos adecuados con ClickUp.
Comprender los títulos, los niveles y los roles de apoyo de los gestores de proyectos es esencial para los profesionales de RR. HH. y los responsables de contratación. Cada título de trabajo de gestión de proyectos refleja un nivel diferente de responsabilidad y experiencia, por lo que identificar con precisión estos roles de gestor de proyectos garantiza que se contrate a la persona adecuada.
Con las funciones de ClickUp, como la gestión de metas, el seguimiento de tareas, los diagramas de Gantt y mucho más, las organizaciones pueden perfeccionar sus procesos de gestión de proyectos y garantizar que sus equipos de proyecto dispongan de las mejores herramientas para alcanzar el éxito.
Así que regístrese en ClickUp para mejorar la eficiencia de la gestión de proyectos y ayudar a los equipos a mantenerse organizados y alineados con las metas de la empresa.