Smartsheet es una plataforma de gestión del trabajo que le permite planificar, gestionar y realizar la elaboración de informes sobre sus tareas de manera eficiente. Las organizaciones utilizan su interfaz de hoja de cálculo familiar para la gestión de proyectos, la colaboración, la elaboración de informes y el análisis.
Desafortunadamente, tiene límites en cuanto a las opciones de integración con terceros. Es posible que necesite extraer sus datos de Smartsheet para que sean accesibles y realizar un análisis detallado.
¿Cómo se hace eso?
Siga leyendo para aprender cómo exportar de forma eficiente datos de Smartsheet a Excel, Hojas de cálculo de Google y PNG sin perder adjuntos, comentarios y fórmulas importantes. A continuación, analizaremos algunas buenas alternativas a Smartsheet.
Cómo exportar datos desde Smartsheet
La aplicación Smartsheet le permite exportar cualquier hoja o informe a muchos formatos.
Entre ellas, estas son las más populares:
- Microsoft Excel
- Hojas de cálculo de Google
- Formato PNG (imagen)
Veamos cómo exportar Smartsheet a cada una de ellas.
1. Exportar a Microsoft Excel
Para exportar datos, informes u hojas de Smartsheet a Microsoft Excel, seleccione la pestaña «Archivo» en la esquina superior izquierda de Smartsheet y, a continuación, haga clic en «Exportar». Esto le permitirá elegir entre varias opciones de exportación. En este caso, haga clic en «Exportar a Microsoft Excel».
Es posible que los datos exportados no aparezcan en Excel exactamente igual que en Smartsheet.
Estas son algunas diferencias clave:
- Excel no tiene compatibilidad con el formato de diagrama de Gantt. Al exportar un diagrama de Gantt a Excel, solo se exporta la lista de tareas en la que se basa.
- La sintaxis de las fórmulas de Excel y Smartsheet es diferente, por lo que las fórmulas no se conservan en el archivo exportado. Para solucionar esto, elimine el signo igual (=) al principio de las fórmulas para almacenarlas como texto y, a continuación, guarde la hoja. Una vez que abra el archivo de Excel, puede volver a añadir el signo igual y modificar la sintaxis para que las fórmulas funcionen en Excel.
- Los comentarios y los resúmenes de las hojas aparecen en pestañas separadas en el libro de datos exportado.
- Los informes tienen un límite de 20 000 filas. Para más de 20 000 filas, puede crear varios informes que incluyan menos filas y exportar cada informe como un archivo Excel independiente.
- Excel no admite columnas desplegables, listas de contactos, casillas de selección y símbolos (bolas Harvey, etc.). Solo se exportan los valores de texto cuando exporta estos tipos de columnas. Los valores de los tipos de columnas booleanos (casillas de selección, etc.) se exportan como Verdadero o Falso, según el estado del elemento en la celda.
Cómo evitar los límites de exportar datos de Smartsheet a MS Excel
Puede descargar complementos específicos de Smartsheet Marketplace para evitar estos límites. También puede exportar un Smartsheet a Excel con herramientas ETL (extraer, transformar y cargar) externas. Estas le permiten cargar datos desde Smartsheet sin necesidad de tener conocimientos de código.
Otra forma de exportar Smartsheet a Excel es a través de la API REST. El proceso consiste en utilizar una solicitud HTTP GET o POST para llamar al punto final REST de Smartsheet. Esto suena técnico, pero no se preocupe, solo significa que está enviando un mensaje a través de Internet para solicitar sus datos a Smartsheet. Puede hacerlo sin necesidad de código utilizando un conector API JSON.
Lea también: Hojas de cálculo de Google frente a Excel: ¿qué aplicación de hojas de cálculo es mejor?
2. Exportar a Hojas de cálculo de Google
Exportar los datos de Smartsheet a Hojas de cálculo de Google es similar a exportarlos a Excel. Solo tiene que hacer clic en la pestaña «Archivo» en la esquina superior izquierda, luego hacer clic en «Exportar» y seleccionar «Exportar a Hojas de cálculo de Google».
Los datos exportados a las Hojas de cálculo de Google no aparecerán exactamente igual que en Smartsheet. Las posibles diferencias tras la exportación incluyen lo siguiente:
- Las hojas de cálculo de Google no tienen compatibilidad con el formato de diagrama de Gantt. Al exportar un diagrama de Gantt a Google, solo se exporta la lista de tareas.
- Las hojas tampoco admiten columnas desplegables, listas de contactos, casillas de selección y símbolos (bolas Harvey, etc.). Solo se exportan los valores de texto cuando exporta hojas que utilizan estos tipos de columnas. Los valores de las columnas booleanas (casillas de selección, etc.) se exportan como Verdadero o Falso, según el estado del elemento en la celda.
- Los resúmenes de las hojas aparecen en una pestaña separada en el libro de trabajo exportado.
- La sintaxis de las fórmulas de Smartsheet y las Hojas de cálculo de Google es diferente. Por lo tanto, las fórmulas no se conservan.
Para evitar estas limitaciones, elimine el signo igual (=) al principio de las fórmulas para almacenarlas como texto y, a continuación, guarde la hoja. Una vez que abra las Hojas de cálculo de Google, puede volver a añadir el signo igual y modificar la sintaxis para que la fórmula funcione en las Hojas de cálculo de Google.
3. Exportar a imagen (formato PNG)
La exportación de datos desde Smartsheet a una imagen PNG difiere de la exportación de datos desde Excel y las Hojas de cálculo de Google. En primer lugar, solo se pueden exportar gráficos de Gantt desde Smartsheet al formato PNG.
Haga clic en la pestaña «Archivo» de Smartsheet y, a continuación, haga clic en «Exportar diagrama de Gantt a imagen (PNG)».
Una vez terminado esto, siga estos pasos:
- En la sección «Selección» del formulario «Exportar diagrama de Gantt a imagen (PNG)», elija «Exportar toda la hoja» o «Filas seleccionadas».
- Si la opción «Filas seleccionadas» no está disponible, cierre «Exportar diagrama de Gantt a imagen (PNG)», seleccione las filas que desea imprimir y vuelva a abrir el formulario.
- A continuación, en la sección «Opciones», realice la selección de las columnas que desea incluir en la imagen. De forma predeterminada, solo se incluye la «Columna principal», pero puede elegir el nombre de la «Columna principal» o el botón «Editar» para incluir columnas adicionales.
¿Por qué debería exportar datos de Smartsheet?
Estas son algunas de las razones por las que los usuarios necesitan exportar sus datos fuera de Smartsheet:
- Informes y análisis: las herramientas integradas de Smartsheet no ofrecen compatibilidad con análisis de datos complejos. La exportación a Excel o a Hojas de cálculo de Google ofrece más flexibilidad para el análisis y la elaboración de informes personalizados.
- Colaboración con las partes interesadas: el uso compartido de datos con las partes interesadas puede tener límites en Smartsheet. La exportación a Excel, Hojas de cálculo de Google o MS Project ofrece mejores opciones de vista y modificación.
- Coste: las suscripciones de pago y los costes adicionales por usuarios, funciones o funcionalidades avanzadas adicionales pueden hacer que Smartsheet resulte inasequible, especialmente para equipos pequeños u organizaciones con presupuestos limitados.
- Insuficiencia móvil: la app móvil de Smartsheet carece de solidez en comparación con las aplicaciones basadas en la web, lo que puede impedir que algunos usuarios realicen determinadas tareas o accedan a todas las funciones mientras se desplazan.
- Seguridad de los datos: las opciones limitadas de seguridad de los datos en Smartsheet podrían suponer un reto para las organizaciones con requisitos estrictos de seguridad y cumplimiento, lo que dificulta a algunos usuarios la protección de la información confidencial.
- Dependencias de tareas y diagramas de Gantt: la funcionalidad de diagramas de Gantt de Smartsheet puede ser menos robusta que las herramientas especializadas en gestión de proyectos, lo que podría suponer un inconveniente para algunos usuarios.
- Integración con otros sistemas: la exportación de datos permite la integración con otros sistemas o herramientas de software que utiliza su empresa, como sistemas ERP, sistemas CRM o herramientas de inteligencia empresarial.
- Acceso sin conexión: exportar datos a Excel u otros formatos le permite acceder a su información sin conexión o en lugares donde no se puede acceder a Smartsheet.
Excel y Hojas de cálculo de Google también ofrecen mejores opciones de formato y estilo. Exportar datos con regularidad y generar informes periódicos también puede ayudarle a mantener una copia de seguridad en caso de problemas de accesibilidad con Smartsheet.
Alternativas a Smartsheet
Si las limitaciones de Smartsheet impiden que sus equipos gestionen los proyectos de forma flexible y eficiente, aquí tiene algunas alternativas más eficaces que puede considerar:
- Wrike: ofrece un sólido conjunto de funciones para la planificación, el seguimiento y la colaboración en proyectos.
- Airtable: combina la simplicidad de una hoja de cálculo con la potencia de una base de datos.
- Asana: conocida por su interfaz limpia y su gestión intuitiva de tareas.
- Trello: un tablero visual al estilo Kanban ideal para proyectos sencillos.
- Monday.com: Altamente personalizable con una variedad de vistas Tablero y funciones de automatización.
La elección de la alternativa adecuada depende de sus necesidades y preferencias específicas.
Tenga en cuenta factores como:
- Funciones: ¿Qué funciones son más importantes para usted (por ejemplo, diagramas de Gantt, tableros Kanban, control de tiempo)?
- Facilidad de uso: ¿Qué tan intuitiva es la interfaz y qué tan fácil es aprender a usar la herramienta?
- Integración: ¿Se integra la herramienta con otras herramientas que utiliza (por ejemplo, correo electrónico, Calendario)?
Si desea una plataforma que le ayude a gestionar eficazmente los datos de las hojas de cálculo y le permita almacenarlos y acceder a ellos en un solo lugar, considere ClickUp. He aquí por qué:
1. Gestión integral de proyectos
La plataforma de gestión de proyectos de ClickUp puede ser una herramienta muy útil para gestionar datos de hojas de cálculo sin necesidad de exportarlos a herramientas de terceros.
Así es como ClickUp imita (y mejora) el software de hojas de cálculo simples:
- Campos personalizados: cree campos personalizados en ClickUp que son similares a las columnas de una hoja de cálculo. Esto le permite almacenar y organizar diversos tipos de datos, desde texto simple hasta números, fechas e incluso listas desplegables.
- Vistas personalizadas: Aproveche las diferentes vistas de ClickUp, como Lista, Tablero, Calendario y Diagrama de Gantt. Puede personalizar estas vistas para mostrar los datos de su hoja de cálculo de una manera que se adapte a su flujo de trabajo. Por ejemplo, una vista Lista para sus tareas podría parecerse a una hoja de cálculo tradicional, mientras que una vista Calendario podría mostrar claramente los plazos o hitos de esas tareas.
- Automatice tareas: utilice las funciones de automatización de ClickUp para simplificar la introducción y actualización de datos. Por ejemplo, puede crear una regla que rellene automáticamente un campo basándose en los datos de otro campo o que active una notificación cuando se cumpla una condición específica.
- Integración con otras herramientas: intégrelo con herramientas de hojas de cálculo populares como Hojas de cálculo de Google y Microsoft Excel. Esto le permite importar o exportar datos entre estas plataformas y ClickUp, lo que facilita la gestión de los datos de sus hojas de cálculo dentro del flujo de trabajo de gestión de proyectos.
- Colabora con los miembros del equipo: colabora con los miembros de tu equipo para trabajar juntos en los datos de las hojas de cálculo. Puedes asignar tareas, añadir comentarios y realizar el seguimiento del progreso, asegurándote de que todos estén en sintonía.
2. Interfaz familiar de hoja de cálculo
La vista Tabla de ClickUp es una función versátil diseñada para proporcionar una experiencia similar a la de una hoja de cálculo dentro de la plataforma de gestión de proyectos. Ofrece un diseño limpio y organizado, ideal para gestionar datos y realizar el seguimiento del progreso.
Estas son algunas de las ventajas clave de utilizar la vista Tabla de ClickUp:
- Columnas personalizadas: cree y personalice columnas para representar diferentes puntos de datos, igual que en una hoja de cálculo tradicional.
- Tipos de datos: trabaje con diversos tipos de datos, incluyendo texto, números, fechas, casillas de selección y mucho más.
- Fórmulas: utilice fórmulas para realizar cálculos y realizar la automatización de las entradas de datos, de forma similar a las funciones de Excel.
- Filtrado y clasificación: filtre y clasifique fácilmente los datos según criterios específicos para encontrar rápidamente la información que necesita.
- Agrupación: agrupa los datos por columnas para crear vistas jerárquicas y organizar la información de forma más eficiente.
- Formato condicional: aplique formato condicional para resaltar datos importantes o visualizar tendencias.
- Adjuntos: adjunte archivos directamente a las filas de la tabla, lo que facilita el almacenamiento y el acceso a la documentación de apoyo.
3. Gestión de tareas simplificada
Aunque las tareas de ClickUp están diseñadas principalmente para gestionar tareas de proyectos, también puede utilizarlas para gestionar datos de hojas de cálculo.
A continuación le explicamos cómo hacerlo:
- Cree tareas para entradas de datos específicas: cree una tarea correspondiente en ClickUp para cada fila o punto de datos de su hoja de cálculo. Esto le permite realizar el seguimiento del estado, el progreso y la información asociada a cada entrada de datos.
- Asigne tareas a los miembros del equipo: Asigne tareas a los miembros del equipo responsables de la introducción o verificación de datos. Esto garantiza la responsabilidad y ayuda a realizar el seguimiento del progreso.
- Vincular tareas: vincule las tareas correspondientes en ClickUp si determinadas entradas de datos están relacionadas o dependen de otras. Esto ayuda a visualizar las dependencias y garantiza que las tareas se completen correctamente, en orden.
- Utilice subtareas: desglose las entradas de datos complejas en subtareas más pequeñas y manejables. Esto puede ayudar a agilizar el proceso de introducción de datos y a realizar un seguimiento detallado del progreso.
- Adjuntar archivos: adjunte archivos relevantes (imágenes, hojas de cálculo, vídeos, enlaces) directamente a las tareas. De este modo, la documentación de apoyo se mantiene organizada y fácilmente accesible.
Si desea una forma aún más sencilla de almacenar y gestionar datos de hojas de cálculo, puede utilizar las plantillas de ClickUp.
4. Plantillas de hojas de cálculo editables
Una plantilla de hoja de cálculo editable le permite moldear una hoja de cálculo de ClickUp de manera que gestione eficazmente sus datos y simplifique las tareas. Tanto si está realizando el seguimiento de un presupuesto como si está planificando un proyecto, le resultará de gran ayuda.
La plantilla de hoja de cálculo editable de ClickUp incluye numerosas funciones que le ayudarán a organizar, gestionar y visualizar datos sin esfuerzo:
- Automatice las importaciones de datos: se acabó el tedioso trabajo de realizar entradas manuales; importe sus datos con un solo clic.
- Fórmulas y ecuaciones personalizadas: procese números en un instante con fórmulas y ecuaciones integradas.
- Seguimiento del progreso: utilice elementos visuales intuitivos, como barras de progreso y gráficos, para supervisar proyectos o inversiones.
Estas son algunas de las ventajas de utilizar esta plantilla:
- Eficiencia: ahorre un tiempo valioso mediante la automatización de la entrada de datos y la reducción del trabajo manual.
- Precisión: garantice la integridad y coherencia de los datos en todos sus documentos, minimizando los errores.
- Flexibilidad: personalice sus documentos con fórmulas y formatos personalizados para adaptarlos a sus necesidades específicas.
- Velocidad: cree rápidamente documentos profesionales con plantillas prediseñadas y funciones de automatización.
Exporte datos de Smartsheet para obtener un mayor control y maximizar la eficiencia.
Aunque Smartsheet es una herramienta muy útil, puede resultar limitada cuando se trata de análisis de datos avanzados o la elaboración de informes personalizados. Al exportar los datos de Smartsheet a Excel o las Hojas de cálculo de Google, podrá disfrutar de una mayor flexibilidad con herramientas más potentes para la manipulación, visualización y uso compartido de datos.
¿Busca aún más funcionalidades? ClickUp ofrece una solución de hojas de cálculo para la gestión de proyectos más completa, con funciones como vistas de tabla y Gantt, además de capacidades de gestión de datos sin fisuras. Está diseñada para adaptarse a su equipo, proporcionando una plataforma adaptable que crece con sus necesidades.
Experimente la diferencia: ¡regístrese hoy mismo en ClickUp para gestionar sus proyectos de una forma más flexible y eficiente!