En una época en la que estamos constantemente sobrecargados de información, la premisa de una versión "para picar" del tamaño de un bocado de esa misma información puede ser innovadora para sus usuarios.
Entonces, ¿qué hace falta para colmar eficazmente las lagunas de información en una organización? ¿Pueden difundirse con éxito el aprendizaje, la formación y la información entre equipos y funciones?
Las guías de referencia rápida son muy útiles en este caso. Sirven como cápsulas de información fácilmente digeribles que pueden consumirse sobre la marcha.
En esta guía exploraremos las guías de referencia, su importancia y cómo crear fácilmente una para su equipo. Empecemos. 👷
¿Qué es una guía de referencia?
Una guía de referencia es un documento que ofrece a los usuarios finales un conjunto condensado de instrucciones o información sobre su producto.
La meta de este documento, a diferencia de los manuales de usuario, es ayudar a encontrar información y resolver consultas de la forma más rápida posible.
Breve y directa, pone al alcance del lector la información esencial.
Por lo general, las guías de referencia contienen instrucciones fáciles de seguir, paso a paso, para que los usuarios realicen una determinada tarea. Debido a su brevedad, desempeñan un rol fundamental a la hora de acelerar la adopción de un producto o servicio.
**A diferencia de los manuales detallados, estas guías se centran en el uso compartido de información concreta, fácil de consumir y poner en práctica.
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¿Cuáles son los elementos de una guía de referencia?
Las guías de referencia rápida están divididas por objetivos, pero unidas por la meta común de hacer que el aprendizaje (o la formación) resulte orgánico y sencillo.
Tanto si se trata de una guía paso a paso como de una guía general de un producto o proceso, a continuación se indican algunos elementos esenciales que hacen que las guías sean rápidas, consumibles y eficaces. 👇
1. Título
Manteniendo la sencillez, asegúrese de que el título de su guía de referencia responda -para quién es la guía y qué resuelve- de un solo vistazo. Esto ayuda a los usuarios finales a descubrir más rápidamente las guías relevantes cuando intentan resolver una consulta. Esto les permite navegar por su producto o servicio con confianza, aumentando el cociente general de satisfacción del cliente.
2. Contenido
Cuando escriba guías de referencia, reduzca siempre el contenido. Reduce la jerga, la comunicación compleja y los párrafos gruesos. De este modo, tu público podrá llegar antes al meollo de la cuestión. Cuanto antes resuelva la información sus problemas, antes podrán volver a disfrutar de su servicio.
3. Visuales
El cerebro humano puede retener y procesar imágenes a un impresionante velocidad de 13 milisegundos . Por lo tanto, incorporar elementos como capturas de pantalla, iconos e imágenes de la interfaz de usuario en su guía para hacerla visualmente atractiva se convierte en una obviedad. Además, las guías de productos y los vídeos de instrucciones resultan mucho más atractivos con elementos visuales.
4. Formato
El propósito de su guía de referencia rápida dicta el formato más apropiado para ella.
Por ejemplo, un documento de directrices de un proceso puede requerir una estructura sencilla. Por otro lado, la creación de una guía práctica incorporaría múltiples secciones.
5. Brevedad
Una guía de referencia eficaz casi siempre se puede hojear y se limita a un máximo de dos páginas. Practicar la brevedad es un gran ejercicio de simplificación de la información sobre productos o procesos. La hace accesible incluso a los no iniciados en la técnica.
Bonificación: Aprenda a redactar especificaciones técnicas de forma que sean fáciles de entender para todos.
¿Por qué es importante una guía de referencia?
Una guía de referencia debe tener su peso, es decir, ser autoexplicativa a la vez que anticipa y responde a las consultas que puedan tener los usuarios finales.
Todo depende de la precisión y la facilidad de uso de la guía de referencia rápida.
Pero antes de explorar cómo las guías de referencia rápida pueden fidelizar a los clientes o aumentar su satisfacción, veamos por qué son importantes.
Las guías de consulta rápida son versátiles, ya que abordan retos o situaciones de diversa complejidad. En los centros educativos, los profesores pueden utilizarlas para definir y estandarizar el plan de estudios y los planes de las clases.
Las organizaciones de servicios pueden consultar guías de buenas prácticas para mantener la coherencia en la prestación de servicios y proteger su reputación. Al mismo tiempo, los responsables de la experiencia del cliente pueden utilizar materiales de referencia para agilizar la formación de los agentes de atención al cliente.
Las guías de referencia también:
- Familiarizan a los usuarios con los productos a su propio ritmo, reduciendo la fricción
- Simplifican la formación documentando y alineando a los empleados y las partes interesadas, lo que ayuda a reducir los costes de formación
- Ayudan a los usuarios a encontrar soluciones más rápidamente al proporcionar respuestas prácticas
- Mejorar la integridad de la marca ajustando y garantizando el cumplimiento de los puntos de referencia del servicio
Cómo crear una guía de referencia rápida
Las guías de referencia son cruciales para dar instrucciones y esbozar aspectos fundamentales clave, como la cultura, los procesos o los marcos de cumplimiento. Igualmente crucial es cómo se diseña una guía de referencia. Debe tener la estructura adecuada y ser accesible para el público al que va dirigida. ClickUp simplifica este proceso proporcionando una plataforma todo en uno para organizar, diseñar y entregar sus guías de referencia rápida con facilidad.
Siga estos pasos para crear la guía de referencia perfecta para su audiencia.
Paso 1: Identifique a su público
Una guía de referencia buena y con recursos tiene como objetivo abordar los puntos débiles de su audiencia y responder a todas sus consultas, incluso antes de que se las planteen.
Esto determina la información que se comparte y el nivel en que se hace. La profundidad de la información incluida en una guía para equipos de ventas o de prospección diferiría de la que se incluiría en una guía general de productos.
La identificación de la audiencia comienza con el reconocimiento de las partes interesadas en la guía. En caso de que aún no tenga una idea definitiva, puede valer la pena explorar a quién afectaría más su guía. Para ello, puede estudiar los datos existentes, entrevistar a colegas de su sector o lugar de trabajo y llevar a cabo una investigación.
Mientras trabaja para identificar a su público, considere la posibilidad de utilizar Cerebro ClickUp clickUp Brain es un asistente de IA integrado en la plataforma ClickUp. Esta herramienta analiza datos clave como las tendencias del mercado, las opiniones de los clientes y la actividad de la competencia.
Utilice ClickUp Brain para analizar datos y descubrir las necesidades de su audiencia de forma eficaz
Gracias a ClickUp Brain, podrá identificar las necesidades y los retos específicos de los distintos grupos de interés, lo que le permitirá adaptar sus contenidos de forma eficaz.
Paso 2: Establecer el propósito y el esquema
Con la audiencia final en mente, es hora de construir su guía de referencia.
Algunas preguntas que puede que necesite responder antes de hacerlo:
- ¿Qué información tiene prioridad?
- ¿Cuánto hay que ajustar antes de entrar en materia?
- ¿Existen algunas buenas prácticas que deban tenerse en cuenta al elaborar un esquema?
Es una buena práctica crear un marco que responda primero a las consultas más importantes del público. En lugar de abarcar una gran cantidad de información, piensa en centrarte en un tema, una cuestión o una consulta
A la hora de crear la estructura de su guía, ClickUp Brain le ayuda ofreciéndole sugerencias basadas en IA para el propósito y el esquema. Proporciona recomendaciones sobre temas importantes y sobre la mejor manera de organizar el contenido para que resulte más claro y preciso.
Reprompt ClickUp Brain para adaptarse a sus necesidades y preferencias para la generación de contenido preciso
Paso 3: Formatear el contenido para que sea legible
Su contenido debe reunirse con su audiencia en el lugar en el que se encuentra. Esto significa que, a menos que se dirija a un público con una formación técnica, mantenga la jerga del sector fuera de su guía de referencia.
Pero no se trata sólo del lenguaje: su guía de referencia debe ser fácil de leer y, sobre todo, valiosa por sí misma.
Si su guía es incoherente sin estudiar otros recursos, carece de valor.
He aquí lo que puede hacer para asegurarse de que el contenido de su documento guía sea útil y comprensible:
- Corte la ambigüedad: No introduzca un tema o proceso si no es pertinente para el contenido existente
- Simplifique: Utilice un lenguaje sencillo y universal. Al detallar los procesos, describa en lugar de recurrir al lenguaje técnico
- Formatea para mayor claridad: Los párrafos largos y voluminosos pueden resultar abrumadores. Divida las frases en párrafos más pequeños y los conceptos en viñetas, siempre que sea posible. Elija fuentes legibles y fáciles de leer
- Manténgase actualizado: La verificación de la información es una parte esencial de este proceso, especialmente si está elaborando guías de referencia sobre procesos que tienden a cambiar
La creación de guías de referencia no siempre es rápida, sobre todo si contiene detalles sobre procesos o productos que requieren la aprobación de las distintas partes interesadas.
En situaciones como ésta, es innegociable elegir una plataforma que ofrezca libertad para personalizar y colaborar, al tiempo que garantiza el acceso a los documentos. Documentos ClickUp puede ayudarle.
ClickUp Docs
Mejore la colaboración interfuncional con ClickUp Docs
¿Por qué es la mejor opción? Pues que con Docs puede:
- Dar formato al documento según sus preferencias: desde opciones de estilo y páginas anidadas hasta incrustación de marcadores y tablas
- Buscar, ordenar y filtrar a través deHub de documentos ClickUp para encontrar cualquier documento que necesite, evitando la tediosa tarea de desplazarse sin fin
- Puedes editar con tu equipo en tiempo real, convertir texto en tareas y mucho más
Acceda a numerosas opciones de formato y comandos de barra inclinada para resaltar puntos importantes en ClickUp Docs
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Paso 4: Haz que tu guía sea atractiva
Con la estructura y el contenido listos, lo único que le falta a su guía es un poco de estilo. ¿Por qué?
La gente tiende a responder y retener rápidamente los estímulos visuales. Así, una guía/protocolo paso a paso para atender llamadas difíciles de atención al cliente o utilizar una herramienta de gestión de tareas o CRM resulta más eficaz con los "estímulos" adecuados.
**Elementos como vídeos, GIF y presentaciones de productos hacen que aprender incluso los procesos o la información más tediosos resulte atractivo
Mejore sus documentos de proceso y guías de referencia con ClickUp Clips Clips ClickUp le permite capturar, grabar y compartir grabaciones de pantalla instantáneas con la opción de integrar voces en off.
Se integra perfectamente en la interfaz de ClickUp, lo que permite realizar grabaciones de pantalla de forma rápida y cómoda cuando necesite mostrar procesos o funciones. Puede compartir su contenido sin esfuerzo, eligiendo entre las opciones de uso compartido y descarga públicas o privadas.
Si desea hacer un vídeo de formación para complementar su guía de referencia, la incorporación de Clips puede enriquecer significativamente la experiencia de aprendizaje.
Además, ClickUp Brain le permite transcribir Clips sobre la marcha, mejorando la accesibilidad de sus guías de referencia. Todas las grabaciones se guardan y son fácilmente localizables a través de la aplicación Hub de Clips de ClickUp para que su público encuentre la información que necesita.
Accede al hub de clips de ClickUp para navegar, buscar y recuperar fácilmente tus clips siempre que los necesites
Para empezar con tu guía de referencia, recorre el repositorio de plantillas que ClickUp tiene, como ésta. 👇
Plantilla de resumen de productos ClickUp
La plantilla de resumen de producto de ClickUp es un documento preconfigurado de ClickUp que le ayuda a organizar al instante los elementos más importantes para el desarrollo de su producto en un documento coherente.
En Plantilla breve de productos ClickUp es la respuesta al Ave María de todo gestor de productos. Cuando el intento correcto de un producto depende de equipos multidisciplinares en distintas fases de desarrollo, el consenso es crucial.
Esta plantilla permite a los jefes de producto alinear a todos los equipos comparando metas, criterios de productividad, planes de lanzamiento y especificaciones funcionales en un documento accesible. Tanto si se crea un producto desde cero como si se reinventa, los jefes de producto descubren una plataforma para informar de forma cohesiva sobre los proyectos, realizar su seguimiento y gestionarlos de forma eficaz.
ClickUp tiene mucho que ofrecer en un solo lugar, como gestión de proyectos, opciones de brainstorming, gestión de tareas, planificación de proyectos, gestión de documentación, etc. Definitivamente ha hecho la vida comparativamente más fácil, ya que es fácil de usar, la interfaz de usuario está bien diseñada, y la colaboración dentro del equipo y con otros equipos es más fácil. Hemos podido gestionar mejor el trabajo, hacer un seguimiento y elaborar informes fácilmente y, basándonos en el progreso de las reuniones diarias, ha sido fácil planificar el futuro.
Ansh Prabhakar, Analista de Mejora de Procesos de Negocio, Airbnb
Buenas prácticas para crear una guía de referencia rápida
Las guías de referencia rápida deben ser exactamente eso: rápidas. Dependiendo de la guía que cree, esto podría significar desglosar procesos complejos o evitar la jerga técnica.
Estas son algunas de las buenas prácticas comprobadas y verificadas que debe adoptar a la hora de crear su primera (o próxima) guía de consulta rápida. 🗒️
1. Conozca a su público y sus necesidades
Las mejores guías de referencia se convierten en el punto de control definitivo cuando tu público quiere entender y navegar por tu producto. Para ello, solo tienes que anticiparte a todas las consultas que puedan tener.
Revisar foros en línea, encuestas o incluso consultar a equipos que interactúan con sus consumidores de forma habitual podría ofrecerle un tesoro de información. En particular, sobre las barreras a las que se enfrentan al utilizar su producto o servicio.
Esto le ayudará a crear una lista de control y a generar el esquema de su guía de consulta rápida.
2. Optimice el formato de su guía para facilitar la lectura y la accesibilidad
Un factor importante a tener en cuenta a la hora de diseñar tu guía de referencia es hacer que el usuario sea lo primero. Al fin y al cabo, su objetivo es reducir exponencialmente el tiempo de adopción del producto entre los usuarios.
Esto puede significar renunciar a la presentación prolija del producto y ceñirse a lo esencial, como los nombres de las funciones. Responda primero a las preguntas de los usuarios y comuníquese en un lenguaje que entiendan
Abandone la jerga y mejore el formato adoptando frases cortas y nítidas y viñetas siempre que sea necesario. Añada imágenes para atraer más al lector. La accesibilidad de la información es clave.
3. Incluya sólo información relevante
Cuando la amplitud y profundidad de un producto son enormes, es fácil perder el seguimiento de lo que es relevante.
Cuando elabore guías de referencia de productos, céntrese en un aspecto cada vez para asegurarse de que su público dispone de toda la información necesaria para navegar por el producto de forma autónoma. Esto significa mantener fuera de la guía la información sobre otras funciones o funciones relacionadas.
4. Modifique su contenido de forma constante
Las guías de referencia deben ser tan dinámicas como sus productos o procesos. Sin embargo, esta no es la única razón por la que debe auditarlas y modificarlas de vez en cuando.
Una buena práctica a adoptar con estas guías es comprobar el propósito al que sirven a su audiencia. Las guías de referencia deben evolucionar siempre que sea necesario para reflejar la evolución de los productos, las preocupaciones y expectativas de los usuarios y los conocimientos sobre su usabilidad.
¿Cuáles son los tipos de guías de referencia rápida?
Está muy claro que comprender las necesidades de su público es la base para crear la guía adecuada para ellos. Una vista de pájaro de su tema de interés no puede servir para consultas más específicas sobre el mismo.
He aquí una pequeña introducción al mundo de las guías de consulta rápida para que pueda elegir con conocimiento de causa. ✅
Guías de consulta rápida
Estas guías, sencillas y sin complicaciones, están pensadas para ayudar a tus usuarios a empezar a trabajar. Unas instrucciones claras y unas ilustraciones fáciles de entender pueden hacer que la guía "introductoria" sea perfecta.
📌 Ejemplo: Guías de instalación que cubren la instalación y desinstalación del software.
Guías panorámicas de productos
Es la herramienta perfecta para ayudar a los nuevos usuarios a conocer a grandes rasgos las capacidades de un producto. Al tiempo que destaca sus funciones principales, esta guía ofrece la plataforma perfecta para establecer el valor que ofrece.
Las guías de descripción general de productos son la opción ideal en situaciones en las que un cliente está conociendo un producto o el equipo de divulgación del producto está preparando una presentación a posibles clientes
📌 Ejemplo: Un catálogo que cubre las ofertas de un producto EdTech, como un kit de codificación.
👀 Bonificación: Descubre las plantillas de documentación técnica para simplificar su proceso de redacción con un formato estructurado que le ayuda a capturar la información esencial.
Guías de tareas
Las guías de tareas o tutoriales son una forma inmersiva de explorar ciertas capacidades específicas de un producto. Proporcionan instrucciones concisas y claras para realizar tareas específicas mediante la demostración de flujos de trabajo concretos
📌 Ejemplo: Guías de bricolaje compartidas por tiendas de consumo en línea como las de muebles.
Guías de actualización de productos
A nivel funcional, estas guías documentan las actualizaciones y su significado para los usuarios finales. Por otro lado, puedes optimizarlas para mostrar la dedicación de tu organización a mejorar la experiencia del cliente con el producto.
📌 Ejemplo: Instrucciones sobre cómo navegar por las actualizaciones de funciones realizadas en un software o una plataforma.
Guías prácticas o paso a paso
Estas guías son como ayudar a los usuarios en un proceso. **Con instrucciones secuenciales, las guías paso a paso simplifican las tareas utilizando información detallada para cada paso
Se utilizan ayudas visuales como capturas de pantalla para representar flujos de trabajo completos de forma digerible.
📌 Ejemplo: Elabore procesos como reiniciar un servidor o responder a un error de red.
Guías de incorporación
Al igual que los procesos, las personas dependen de la estructura y el marco para navegar por el mundo que les rodea. **Las guías de incorporación son una gran herramienta para iniciar a los nuevos miembros de un equipo en los sistemas, la cultura y las prácticas de una organización
📌 Ejemplo: Procesos de inducción de empleados en empresas.
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Ejemplos de guías de referencia rápida
La selección de la plantilla adecuada es esencial a la hora de crear una guía de referencia. Una vez elegido el formato, el proceso de elaboración de la guía será mucho más ágil.
ClickUp proporciona una variedad de plantillas que puede utilizar como ejemplos para crear sus guías de referencia rápida.
Por ejemplo, la plantilla Inicio rápido de ClickUp: Plantilla de gestión de proyectos ofrece a las organizaciones una plantilla de guía de referencia para gestionar las hojas de ruta de los productos. Como alternativa, la Plantilla de directrices de la marca ClickUp ofrece a los equipos de marketing un recurso listo para usar para compilar guías de marca completas.
Fácil de navegar y personalizar, aquí hay otros ejemplos de plantillas que puede explorar:
Plantilla de directrices de redacción de ClickUp
La plantilla de directrices de redacción de ClickUp está diseñada para garantizar la coherencia de la redacción en toda la organización.
Una voz y un tono fuertes son vitales para cualquier marca. En Plantilla de directrices de redacción de ClickUp permite a las marcas mantener una identidad coherente y precisa en todos los puntos de contacto de la comunicación. Esto incluye entradas de blog, artículos, actualizaciones de redes sociales, y documentación técnica .
Garantizar que cada pieza de contenido refleje los valores y mensajes de la marca crea una experiencia cohesiva para su audiencia. La utilización de estados y campos personalizados dentro de la plantilla permite gestionar y hacer un seguimiento eficaz de los proyectos de redacción en cada fase. Con la integración de IA, automatización y mucho más, la colaboración en proyectos se realiza sin esfuerzo.
Plantilla de documentación de productos ClickUp
La plantilla de documentación de proyectos de ClickUp está diseñada para ayudarle a mantener la documentación de sus proyectos organizada y fácilmente accesible.
En Plantilla de documentación de productos ClickUp garantiza la racionalización de todos los proyectos de desarrollo de productos. Esta plantilla ofrece una plataforma centralizada para definir los planes de los proyectos, ajustar los presupuestos y hacer un seguimiento de la hoja de ruta, lo que en última instancia hace que las especificaciones de los productos sean un éxito.
Los equipos implicados pueden utilizarla para seguir el progreso, acceder a los documentos pertinentes y mantenerse al día de los cronogramas y presupuestos. Además de ofrecer una plataforma para documentación del proyecto esta plantilla permite a los Teams de producto eliminar las posibilidades de falta de comunicación, inexactitud de la información o los datos, y los cuellos de botella del proyecto, tanto vistos como imprevistos.
Cree Guías de Referencia Rápidas que Hagan clic con ClickUp
Las guías de referencia rápida son la clave para simplificar la curva de aprendizaje a la vez que se mantienen bajos los costes.
A diferencia de los manuales extensos, están diseñadas para actualizarse con facilidad, lo que garantiza que su equipo siempre tenga acceso a la información más reciente sin la molestia de tener que revisar documentos extensos o realizar talleres que requieren mucho tiempo
Herramientas como ClickUp ofrecen muchas ventajas, como la agilización de la creación de contenidos. Además, sus plantillas proporcionan una base sólida para sus guías, ahorrando tiempo y garantizando la coherencia. Empiece a utilizar ClickUp ¡hoy mismo!