En una época en la que estamos constantemente sobrecargados de información, la premisa de una versión resumida y «fácil de digerir» de esa misma información puede resultar revolucionaria para sus usuarios.
Entonces, ¿qué se necesita para salvar las brechas de información de manera eficiente en una organización? ¿Se pueden difundir con éxito el aprendizaje, la formación y la información entre los equipos y las funciones?
Las guías de referencia rápida resultan muy útiles en este caso. Son cápsulas de información fáciles de digerir que se pueden consumir sobre la marcha.
En esta guía, exploraremos las guías de referencia, su importancia y cómo puede crear fácilmente una para su equipo. Empecemos. 👷
¿Qué es una guía de referencia?
Una guía de referencia es un documento que ofrece a los usuarios finales un conjunto resumido de instrucciones o información sobre su producto.
El objetivo de este documento, a diferencia de los manuales de usuario, es ayudar a encontrar información y resolver consultas de la forma más rápida posible.
Breve y sencilla, pone la información esencial al alcance del lector.
Las guías de referencia suelen contener instrucciones paso a paso fáciles de seguir para que los usuarios realicen una tarea determinada. Debido a su brevedad, desempeñan un rol importante en la aceleración de la adopción de productos o servicios.
Por ejemplo, una guía de instalación de un producto que viene con un dispositivo recién comprado. A diferencia de los manuales detallados, estas guías se centran en el uso compartido de información concisa, fácil de entender y aplicable.
¿Cuáles son los elementos de una guía de referencia?
Las guías de referencia rápida se dividen por finalidad, pero están unidas por una meta común: hacer que el aprendizaje (o la formación) resulte orgánico y fácil.
Tanto si estás creando una guía paso a paso como una guía de panorámica de un producto o proceso, aquí tienes algunos elementos esenciales que hacen que las guías sean rápidas, fáciles de usar y eficaces. 👇
1. Título
Sin complicarlo, asegúrate de que el título de tu guía de referencia responda a dos preguntas de un solo vistazo: para quién es la guía y qué resuelve. Esto ayuda a los usuarios finales a encontrar más rápidamente las guías relevantes cuando intentan resolver una consulta. Les permite navegar por tu producto o servicio con confianza, lo que aumenta el índice de satisfacción general de los clientes.
2. Contenido
Cuando redactes guías de referencia, procura siempre que sean concisas. Elimina la jerga, las comunicaciones complejas y los párrafos densos. De esta manera, tu público podrá llegar más rápidamente al meollo del asunto. Cuanto más rápido la información resuelva sus problemas, antes podrán volver a disfrutar de tu servicio.
3. Elementos visuales
El cerebro humano puede retener y procesar imágenes a una velocidad impresionante de 13 milisegundos. Por lo tanto, incorporar elementos como capturas de pantalla, iconos e imágenes de la interfaz de usuario en su guía para que resulte visualmente atractiva es una obviedad. Además, las explicaciones detalladas de los productos y los vídeos instructivos resultan mucho más atractivos con elementos visuales.
4. Formato
El propósito de su guía de referencia rápida determina el formato más adecuado para ella.
Por ejemplo, un documento con directrices para un único proceso puede requerir una estructura sencilla. Por otro lado, la creación de una guía práctica incorporaría varias secciones.
5. Brevedad
Una guía de referencia eficaz casi siempre se puede hojear rápidamente y tiene un máximo de dos páginas. Practicar la brevedad es un excelente ejercicio para simplificar la información sobre su producto o proceso. Lo hace accesible incluso para quienes no tienen conocimientos técnicos.
👀 Bonus: Aprenda a redactar especificaciones técnicas de forma que sean fáciles de entender para todo el mundo.
¿Por qué es importante una guía de referencia?
Una guía de referencia debe cumplir su función, es decir, ser clara y anticiparse a las consultas que puedan tener los usuarios finales.
Todo depende de la precisión y facilidad de uso de su guía de referencia rápida.
Pero antes de explorar cómo las guías de referencia rápida pueden fidelizar a los clientes o aumentar su satisfacción, veamos por qué son importantes.
Las guías de referencia rápida son versátiles, ya que abordan retos o situaciones de diversa complejidad. En las instituciones educativas, los profesores pueden utilizarlas para definir y estandarizar los planes de estudio y las lecciones.
Las organizaciones basadas en servicios pueden consultar guías de buenas prácticas para mantener la coherencia en la prestación de servicios y proteger su reputación. Al mismo tiempo, los responsables de la experiencia del cliente pueden utilizar materiales de referencia para acelerar la formación de los agentes de atención al cliente.
Las guías de referencia también:
- Familiarice a los usuarios con los productos a su propio ritmo, reduciendo la fricción.
- Simplifique la formación documentando y coordinando a los empleados y las partes interesadas, lo que ayuda a reducir los costes de formación.
- Ayude a los usuarios a encontrar soluciones más rápidamente proporcionándoles respuestas útiles.
- Mejora la integridad de la marca ajustando y garantizando el cumplimiento de los estándares de servicio.
Cómo crear una guía de referencia rápida
Las guías de referencia son fundamentales para proporcionar instrucciones y describir aspectos básicos clave, como la cultura, los procesos o los marcos de cumplimiento. Igualmente importante es el diseño de la guía de referencia. Debe tener la estructura adecuada y ser accesible para el público al que va dirigida.
ClickUp simplifica este proceso al proporcionar una plataforma todo en uno para organizar, diseñar y entregar sus guías de referencia rápida con facilidad.
Siga estos pasos para crear la guía de referencia perfecta para su público.
Paso 1: Identifique a su público
Una buena guía de referencia, llena de recursos, tiene como objetivo abordar los puntos débiles de su público y responder a todas sus consultas, incluso antes de que las formulen.
Esto determina la información que comparte y el nivel en el que la comparte. La profundidad de la información incluida en una guía para equipos de ventas o prospección diferirá de la que se incluiría en una guía de descripción general del producto.
Para identificar a su público, lo primero es reconocer a las partes interesadas de la guía. Si aún no tiene una idea clara, puede que le convenga explorar a quiénes afectaría más su guía. Para ello, puede realizar una encuesta sobre los datos existentes, entrevistar a sus compañeros de sector o de trabajo y realizar algunas investigaciones.
Mientras trabaja para identificar a su público, considere la posibilidad de utilizar ClickUp Brain, un asistente de IA integrado en la plataforma ClickUp. Esta herramienta analiza datos clave como las tendencias del mercado, las opiniones de los clientes y la actividad de la competencia.
Con los perfiles de audiencia, ClickUp Brain identifica las necesidades y retos específicos de las distintas partes interesadas, lo que le permite adaptar su contenido de forma eficaz.
Paso 2: Establezca el propósito y el esquema
Teniendo en cuenta al público final, es hora de crear su guía de referencia.
Algunas preguntas que quizá debas responder antes de que sea pendiente:
- ¿Qué información tiene prioridad?
- ¿Cuánto contexto es necesario realizar antes de llegar al meollo del asunto?
- ¿Hay ciertas buenas prácticas que se deben tener en cuenta al desarrollar un esquema?
Es recomendable crear un marco que responda primero a las consultas más importantes de su público. En lugar de abarcar una gran cantidad de información, piense en centrarse en un tema, asunto o consulta concretos.
A la hora de crear la estructura de su guía, ClickUp Brain le ayuda ofreciéndole sugerencias basadas en IA sobre el propósito y el esquema. Le proporciona recomendaciones sobre temas importantes y sobre la mejor manera de organizar el contenido para que resulte claro y conciso.
Paso 3: Configura el formato del contenido para facilitar su lectura
Tu contenido debe adaptarse al nivel de tu público. Esto significa que, a menos que te dirijas a un público con conocimientos técnicos, debes evitar el uso de jerga especializada en tu guía de referencia.
Pero no se trata solo del lenguaje: su guía de referencia debe ser fácil de leer y, sin duda, valiosa por sí misma.
Si su guía es incoherente sin estudiar otros recursos, no tiene ningún valor.
Esto es lo que debe hacer para garantizar que el contenido de su guía sea útil y comprensible:
- Elimine la ambigüedad: no introduzca un tema o proceso si no es pertinente para su contenido actual.
- Simplifica: utiliza un lenguaje sencillo y universal. Cuando detalles los procesos, describe en lugar de recurrir a la jerga técnica.
- Formato para mayor claridad: los párrafos largos y densos pueden resultar abrumadores. Divida las frases en párrafos más pequeños y los conceptos en viñetas, siempre que sea posible. Elija fuentes que sean legibles y fáciles de leer.
- Manténgase al día: la verificación de la información es una parte esencial de este proceso, especialmente si está creando guías de referencia sobre procesos que tienden a cambiar.
Crear guías de referencia no siempre es rápido, especialmente si incluyen detalles sobre procesos o productos que requieren la aceptación de diferentes partes interesadas.
En situaciones como esta, es imprescindible elegir una plataforma que le ofrezca libertad para personalizar y colaborar, al tiempo que garantiza la seguridad en el acceso a los documentos. ClickUp Docs puede ayudarle en este sentido.
Documentación de ClickUp
¿Por qué es la opción más clara? Bueno, con Docs, puedes:
- Da formato al documento según tus preferencias, desde opciones de estilo y páginas anidadas hasta la incorporación de marcadores y tablas.
- Busca, ordena y filtra en el hub de documentos de ClickUp para encontrar cualquier documento que necesites, evitando la tediosa tarea de desplazarte sin fin por la pantalla.
- Puede realizar la edición con su equipo en tiempo real, convertir texto en tareas y mucho más.
Paso 4: Haz que tu guía sea atractiva
Con la estructura y el contenido listos, lo único que le falta a tu guía es un poco de estilo. ¿Por qué?
Las personas tienden a responder y retener rápidamente los estímulos visuales. Por lo tanto, una guía o protocolo paso a paso para gestionar llamadas difíciles de atención al cliente o utilizar una herramienta de gestión de tareas o CRM resulta más eficaz con los «estímulos» adecuados.
Elementos como vídeos, GIF y presentaciones de productos hacen que incluso los procesos o la información más tediosos resulten interesantes.
ClickUp Clips te permite capturar, grabar y compartir grabaciones de pantalla instantáneas con la opción de integrar voces en off.
Se integra perfectamente en la interfaz de ClickUp, lo que permite grabar la pantalla de forma rápida y cómoda cuando necesitas mostrar procesos o funciones. Puedes compartir tu contenido sin esfuerzo, eligiendo entre opciones de uso compartido público o privado y opciones para descargar el contenido.
Si desea crear un vídeo de formación para complementar su guía de referencia, la incorporación de Clips puede enriquecer significativamente la experiencia de aprendizaje.
Además, ClickUp Brain te permite transcribir clips sobre la marcha, lo que mejora la accesibilidad de tus guías de referencia. Todas las grabaciones se guardan y se pueden encontrar fácilmente a través del hub de clips de ClickUp, lo que garantiza que tu público pueda encontrar la información que necesita.
Para empezar con tu guía de referencia, revisa el repositorio de plantillas que tiene ClickUp, como esta. 👇
Plantilla de resumen de producto de ClickUp
La plantilla de resumen de producto de ClickUp es la respuesta a las plegarias de todos los gestores de producto. Cuando el éxito de un producto depende de equipos multifuncionales en diferentes fases de desarrollo, es fundamental llegar a un consenso.
Esta plantilla permite a los gestores de productos alinear a todos los equipos mediante la comparación de metas, criterios de éxito, planes de lanzamiento y especificaciones funcionales en un único documento accesible. Tanto si se trata de un producto creado desde cero como de uno reinventado, los gestores de productos descubren una plataforma única para informar, realizar el seguimiento y gestionar proyectos de forma eficaz y coherente.
ClickUp tiene mucho que ofrecer en un solo lugar, como gestión de proyectos, opciones de lluvia de ideas, gestión de tareas, planificación de proyectos, gestión de documentación, etc. Sin duda, nos ha facilitado la vida, ya que es fácil de usar, la interfaz de usuario está bien diseñada y la colaboración dentro del equipo y con otros equipos es más sencilla. Pudimos gestionar mejor el trabajo, realizar un seguimiento e informar sobre él fácilmente, y, basándonos en las reuniones rápidas sobre el progreso, la planificación futura resultó sencilla.
ClickUp tiene mucho que ofrecer en un solo lugar, como gestión de proyectos, opciones de lluvia de ideas, gestión de tareas, planificación de proyectos, gestión de documentación, etc. Sin duda, nos ha facilitado la vida, ya que es fácil de usar, la interfaz de usuario está bien diseñada y la colaboración dentro del equipo y con otros equipos es más sencilla. Pudimos gestionar mejor el trabajo, realizar el seguimiento y elaborar informes sobre él fácilmente, y gracias a las reuniones rápidas sobre el progreso, la planificación futura resultó sencilla.
Buenas prácticas para crear una guía de referencia rápida
Las guías de referencia rápida deben ser precisamente eso: rápidas. Dependiendo de la guía que cree, esto podría significar desglosar procesos complejos o evitar la jerga técnica.
A continuación, le ofrecemos algunas buenas prácticas recomendadas y verificadas que puede adoptar al crear su primera (o próxima) guía de referencia rápida. 🗒️
1. Comprenda a su público y sus necesidades
Las mejores guías de referencia se convierten en el punto de referencia definitivo cuando su público desea comprender y navegar por su producto. Para ello, solo tiene que anticiparse a todas las consultas que puedan surgir.
Revisar foros en línea, encuestas o incluso consultar con equipos que interactúan regularmente con sus consumidores puede ofrecer una gran cantidad de información valiosa, especialmente en lo que respecta a las barreras a las que se enfrentan al utilizar su producto o servicio.
Esto le ayudará a crear una lista de control y generar el esquema de su guía de referencia rápida.
2. Optimice el formato de su guía para facilitar su lectura y accesibilidad
Un factor importante a tener en cuenta al diseñar su guía de referencia es centrarse en el usuario. Después de todo, su objetivo es reducir exponencialmente el tiempo de adopción del producto entre los usuarios.
Esto puede significar descartar su presentación de producto cuidadosamente elaborada y ceñirse a lo esencial, como los nombres de las funciones. Responda primero a las preguntas de sus usuarios y comuníquese en un lenguaje que ellos entiendan.
Deje de lado la jerga y adopte mejores prácticas de formato utilizando frases cortas y concisas y viñetas siempre que sea necesario. Añada imágenes para atraer aún más al lector. La accesibilidad de la información es clave.
3. Incluye solo información relevante
Cuando la amplitud y profundidad de un producto son extensas, es fácil perder de vista lo que es relevante.
Al crear guías de referencia de productos, concéntrese en un aspecto cada vez para asegurarse de que su público disponga de toda la información necesaria para navegar por el producto de forma autónoma. Esto significa mantener fuera de la guía la información sobre otras funciones o funciones relacionadas.
4. Modifique su contenido de forma coherente
Las guías de referencia deben ser tan dinámicas como sus productos o procesos. Sin embargo, esta no es la única razón por la que debe revisarlas y modificarlas de vez en cuando.
Una buena práctica que se debe adoptar con estas guías es comprobar la finalidad que tienen para su público. Las guías de referencia deben evolucionar siempre que sea necesario para reflejar los cambios en los productos, las preocupaciones y expectativas de los usuarios, y los conocimientos sobre su usabilidad.
¿Cuáles son los tipos de guías de referencia rápida?
Es evidente que comprender las necesidades de su público es la base para crear la guía adecuada para ellos. Una vista general de su tema de interés no puede responder a consultas más específicas al respecto.
Aquí tienes una pequeña introducción al mundo de las guías de referencia rápida para que puedas tomar una decisión bien informada. ✅
Guías de inicio rápido
Estas guías son sencillas y fáciles de usar, y están pensadas para ayudar a tus usuarios a ponerse en marcha rápidamente. Unas instrucciones claras y unas ilustraciones fáciles de entender pueden hacer que la guía «introductoria» sea perfecta.
📌 Ejemplo: Guías de instalación que cubren la instalación y desinstalación de software.
Guías generales de la panorámica del producto
Esta es la herramienta perfecta para ayudar a los nuevos usuarios a conocer de forma general las capacidades de un producto. Además de destacar sus funciones principales, esta guía ofrece la plataforma perfecta para establecer el valor que ofrece.
Las guías de descripción general del producto son la opción ideal en situaciones en las que un cliente está conociendo un producto o el equipo de divulgación del producto está preparando una presentación para posibles clientes.
📌 Ejemplo: Un catálogo que recoge las ofertas de un producto EdTech, como un kit de programación.
👀 Bonus: Descubra plantillas de documentación técnica para simplificar su proceso de redacción con un formato estructurado que le ayudará a capturar la información esencial.
Guías de tareas
Las guías de tareas o tutoriales son una forma inmersiva de explorar ciertas capacidades específicas de un producto. Proporcionan instrucciones concisas y claras para realizar tareas específicas mediante la demostración de flujos de trabajo concretos.
📌 Ejemplo: guías de bricolaje con uso compartido por tiendas online de consumo, como las de muebles.
Guías de actualización de productos
A nivel funcional, estas guías documentan las actualizaciones y su significado para los usuarios finales. Por otro lado, puede optimizarlas para mostrar el compromiso de su organización con la mejora de la experiencia del cliente con el producto.
📌 Ejemplo: Instrucciones sobre cómo navegar por las actualizaciones de funcionalidad realizadas en un software o una plataforma.
Guías prácticas o paso a paso
Estas guías son similares a guiar a sus usuarios a través de cualquier proceso. Con instrucciones secuenciales, las guías prácticas simplifican las tareas utilizando información detallada para cada paso.
Se utilizan ayudas visuales, como capturas de pantalla, para representar flujos de trabajo completos de una manera fácil de entender.
📌 Ejemplo: procesos complejos como reiniciar un servidor o responder a un error de red.
Guías de incorporación
Al igual que los procesos, las personas dependen de la estructura y el marco para desenvolverse en el mundo que les rodea. Las guías de incorporación son una herramienta excelente para iniciar a los nuevos miembros del equipo en los sistemas, la cultura y las prácticas de una organización.
📌 Ejemplo: Procesos de incorporación de empleados en empresas.
📖 Lea también: Cómo crear plantillas de documentos eficaces
Ejemplos de guías de referencia rápida
Seleccionar la plantilla adecuada es esencial a la hora de crear una guía de referencia. Una vez que hayas finalizado el formato, el proceso de desarrollo de la guía se simplificará considerablemente.
ClickUp ofrece una variedad de plantillas que puede utilizar como ejemplos para crear sus guías de referencia rápida.
Por ejemplo, la plantilla ClickUp Quick Start: Gestión de proyectos Template ofrece a las organizaciones una plantilla de guía de referencia para gestionar las hojas de ruta de los productos. Por otra parte, la plantilla ClickUp Brand Guidelines Template proporciona a los equipos de marketing un recurso listo para usar para compilar guías de marca completas.
Fáciles de navegar y personalizar, aquí tienes otros ejemplos de plantillas que puedes explorar:
Plantilla de directrices de redacción de ClickUp
Una voz y un tono fuertes son vitales para cualquier marca. La plantilla de directrices de redacción de ClickUp permite a las marcas mantener una identidad coherente y precisa en todos los puntos de contacto de comunicación. Esto incluye entradas de blog, artículos, actualizaciones en redes sociales y documentación técnica.
Asegurarse de que cada pieza de contenido refleje los valores y el mensaje de la marca crea una experiencia cohesionada para su público. El uso de estados y campos personalizados dentro de la plantilla le permite gestionar y realizar un seguimiento eficaz de los proyectos de redacción en cada fase. Con la integración de la IA, la automatización y mucho más, la colaboración en los proyectos se vuelve muy sencilla.
Plantilla de documentación de productos de ClickUp
La plantilla de documentación de productos de ClickUp garantiza que todos los proyectos de desarrollo de productos se mantengan optimizados. Esta plantilla ofrece una plataforma centralizada para definir planes de proyectos, establecer presupuestos y realizar el seguimiento de la hoja de ruta, lo que en última instancia garantiza el éxito de las especificaciones del producto.
Los equipos involucrados pueden utilizarla para realizar el seguimiento del progreso, acceder a documentos relevantes y mantenerse al día con los cronogramas y los presupuestos. Además de ofrecer una plataforma para la documentación del proyecto, esta plantilla permite a los equipos de producto eliminar las posibilidades de malentendidos, inexactitudes en la información o los datos y cuellos de botella en el proyecto, tanto visibles como imprevistos.
Cree guías de referencia rápida que hagan clic con ClickUp.
Las guías de referencia rápida son la clave para simplificar la curva de aprendizaje y mantener bajos los costes.
A diferencia de los manuales extensos, están diseñadas para actualizarse fácilmente, lo que garantiza que su equipo siempre tenga acceso a la información más reciente sin la molestia de revisar documentos extensos o realizar talleres que requieren mucho tiempo.
Herramientas como ClickUp ofrecen muchas ventajas, entre ellas la optimización de la creación de contenido. Además, sus plantillas proporcionan una base sólida para sus guías, lo que le permite ahorrar tiempo y garantizar la coherencia.
¡Empiece a utilizar ClickUp hoy mismo!