«Los tiempos están cambiando»: Bob Dylan realmente tocó la fibra sensible con su icónica canción de la década de 1960.
Pero aquí está la cuestión: el cambio no solo es inevitable, sino que es la única constante (además de que el café de la oficina se acabe en el peor momento).
Las empresas que desean seguir siendo relevantes y competitivas deben mantenerse al día con este cambio. La pregunta es: ¿cómo implementar esta transformación empresarial de manera positiva en su empresa?
Aquí es donde entra en juego un impulsor del cambio.
¿Quién es un impulsor del cambio?
El cambio es la ley de la vida.
El cambio es la ley de la vida.
Un impulsor del cambio puede jurar por esta cita.
Pero, ¿qué es un impulsor del cambio y qué hace?Un impulsor del cambio es un directivo que trabaja con los equipos de gestión del cambio y de gestión de proyectos para dirigir a la empresa hacia el estado deseado.
Pero, ¿cómo ser un impulsor del cambio?
Así es como funciona. Todo lo que tiene que hacer es trabajar junto al agente del cambio.
Campeón del cambio frente a agente del cambio
Es fácil confundir a los impulsores del cambio con los agentes del cambio.
Ambos actúan como puentes entre el equipo de gestión del cambio y la organización más amplia afectada por el proceso de cambio.
Pero aquí está la diferencia clave: un campeón del cambio asume un rol más práctico. Son los verdaderos creyentes, que reúnen recursos y apoyo sin tener necesariamente el poder para imponer los cambios.
Por el contrario, un agente del cambio tiene la autoridad para implementar los cambios. Su trabajo incluye los aspectos prácticos de la implementación del cambio, desde la estrategia y el diseño hasta la implementación y la evaluación.
A diferencia de los impulsores del cambio, los agentes del cambio suelen proceder de puestos de liderazgo de nivel medio o alto.
¿Cuáles son las responsabilidades clave de un impulsor del cambio?
Entonces, ¿necesitamos defensores del cambio si el agente del cambio tiene todo el poder?
Por supuesto.
Cuando los empleados de primera línea toman la iniciativa en las iniciativas de cambio, la tasa de éxito de las transformaciones se dispara hasta el 71 %.
Los impulsores de la gestión del cambio tienen responsabilidades esenciales que pueden determinar el éxito o el fracaso de una organización. Entre ellas se incluyen:
Comprender el cambio
Antes de poder liderar un proceso de implementación del cambio, hay que comprenderlo. Tiene sentido, ¿verdad?
La primera responsabilidad de un impulsor del cambio es comprender el panorama general: las metas del proyecto de cambio, lo que debe suceder y cómo afecta a la organización.
Creación de estrategias de gestión del cambio
Ahora bien, esto es todo un reto: crear estrategias sólidas de gestión del cambio no es tarea fácil.
Un impulsor del cambio tiene ventaja en este sentido, ya que forma parte de la plantilla del trabajo.
Trabajando junto con el equipo de gestión del cambio, nuestros impulsores se aseguran de que la estrategia se alinee con las metas de la organización y las necesidades de los empleados.
Comunicar el cambio
Los impulsores del cambio desempeñan un rol importante a la hora de garantizar que los empleados y las partes interesadas conozcan y comprendan el cambio.
Pero, ¿cómo lo hacen?
Desglosan los beneficios, explican cómo afectará al día a día de todos y responden a todas las preguntas del tipo «pero ¿por qué?» que surgen de forma natural.
Sin una comunicación clara, su transformación se estancará más rápido que una interrupción del Wi-Fi durante una llamada de Zoom.
Formación de los empleados
El cambio conlleva una curva de aprendizaje. Sin embargo, los impulsores del cambio están ahí para guiar a los empleados a través de la formación necesaria.
Ah, y no se limitan a formar y marcharse, sino que se mantienen en contacto, ofrecen soporte y resuelven cualquier problema a medida que los empleados se familiarizan con la nueva forma de hacer las cosas.
Actuar como modelo a seguir
El 49 % de los empleados está de acuerdo en que los modelos a seguir les guían hacia una trayectoria profesional que es buena para ellos.
En tiempos de cambio, es especialmente importante contar con un modelo a seguir, alguien que demuestre que, efectivamente, es posible aceptar el cambio sin que se produzca una combustión espontánea.
Los impulsores del cambio lideran con el ejemplo, demostrando cómo adaptarse e incluso prosperar en un nuevo entorno.
Supervisar el progreso y proporcionar comentarios
¿De qué sirve el cambio si no sabes cómo va?
Los impulsores del cambio supervisan constantemente el progreso, identifican los puntos débiles y ofrecen comentarios para que todo siga avanzando en la dirección correcta.
Resolver problemas y crear una red sólida
Seamos sinceros: ningún proceso de implementación del cambio estará exento de problemas.
Los impulsores del cambio son los primeros en responder cuando las cosas se tuercen. Colaboran con otros departamentos y con los responsables de la gestión del cambio para resolver los problemas con rapidez.
Y no subestime el poder de una red sólida: ya sea con empleados, altos directivos o partes interesadas, los impulsores del cambio utilizan sus conexiones para facilitar la transformación.
Importancia de los impulsores del cambio en el cambio organizativo
Para lograr el cambio, no es necesario convencer a todo el mundo a la vez.
La investigación sobre la curva S de Everett Rogers nos dice que solo se necesita que entre el 10 % y el 20 % de una organización adopte una innovación para que el resto del equipo la siga rápidamente.
Entonces, ¿por qué no centrarse en el poder de sus campeones del cambio?
Estas personas conforman un grupo pequeño pero influyente que puede guiar a su organización a través del cambio organizacional.
Los impulsores del cambio son la voz del equipo.
Esta teoría funciona porque los impulsores son sus empleados. Son la voz de sus equipos y transmiten las preocupaciones, ideas y opiniones directamente a la dirección.
Además, los impulsores del cambio pueden identificar rápidamente lo que funciona y lo que no gracias a los comentarios de sus compañeros.
Los impulsores del cambio destacan en la formación.
¿Sabía que casi el 59 % de los empleados afirman no haber recibido formación formal en el lugar de trabajo?
Seamos realistas: en la mayoría de las empresas existen lagunas en materia de formación.
Ahí es donde entran en juego los impulsores del cambio. Estos dedicados profesionales dedican regularmente tiempo a formar a los empleados de forma individualizada.
Con los impulsores a bordo, las nuevas habilidades se adquieren con mayor facilidad.
Los impulsores del cambio son ideales para las pruebas beta.
Cuando necesite a alguien para probar nuevos procesos, productos o servicios antes de su lanzamiento, sus campeones del cambio son los candidatos perfectos.
Gracias a su experiencia y conocimientos, pueden detectar posibles problemas desde el principio.
Los impulsores del cambio crean un espacio para una cultura laboral positiva.
Solo el 15 % del personal participa activamente en su lugar de trabajo. Sin embargo, los impulsores del cambio pueden adoptar un enfoque más personalizado y animar a los empleados a compartir sus opiniones y comentarios.
Los impulsores del cambio ayudan a ahorrar dinero.
Esto va dirigido a todos los ejecutivos líderes que aún tienen dudas sobre la gestión del cambio: los impulsores del cambio tienen un don para reducir los costes operativos.
Entienden muy bien las operaciones de la empresa y pueden ajustar los flujos de trabajo para reducir las costosas curvas de aprendizaje de los nuevos miembros del equipo.
Además, los impulsores del cambio saben cómo alinear sus esfuerzos con las metas de la empresa.
Ayudan constantemente a alcanzar los indicadores clave de rendimiento (KPI) y garantizan que la empresa cumpla sus metas presupuestarias.
Características de los defensores del cambio exitosos
Lo ideal es que su impulsor del cambio posea las siguientes habilidades:
- Ellos guían a otros empleados a través del difícil camino de las iniciativas de cambio.
- El impulsor del cambio puede comunicar eficazmente los beneficios del cambio y lo que se puede esperar de él.
- Conectan con las personas, comprenden sus preocupaciones y les hacen sentir cómodas con la idea del cambio.
- Después de todo, los impulsores del cambio no solo hablan del cambio, sino que ayudan a implementarlo. Esto requiere excelentes habilidades de gestión de proyectos.
- Los impulsores deben interactuar y colaborar regularmente con las partes interesadas de toda la organización.
Cómo identificar a los posibles impulsores del cambio
Entonces, ¿cómo puede identificar a su próximo impulsor del cambio en la práctica?
Demos ejemplo (como nuestros compañeros campeones): Os presentamos a Lucy. Trabaja en finanzas y, aunque su rol no parece el más adecuado para una «líder del cambio», tiene las cualidades necesarias para desempeñar este rol.
Abierto a nuevas ideas
Lucy tiene una curiosidad natural y siempre está deseosa de explorar nuevas ideas.
Por ejemplo, observó ineficiencias en la recopilación de datos financieros durante la auditoría anual de la empresa. En lugar de aferrarse a métodos obsoletos, Lucy propuso la automatización del proceso de elaboración de informes.
Utilizando herramientas de gestión del cambio, dirigió a un pequeño equipo para probar e implementar el nuevo sistema. Esto acabó reduciendo el trabajo manual en un 30 % para todo el equipo, ¡todo un beneficio para todos!
Excelentes habilidades para establecer contactos
Lucy destaca en la creación de relaciones entre departamentos.
Durante una reciente incorporación de becarios en el departamento financiero, Lucy trabajó en estrecha colaboración con RR. HH. para garantizar que los nuevos empleados comprendieran los sistemas financieros de la empresa.
Lea también: Cómo crear un equipo multifuncional
Mentalidad orientada a las soluciones
Cuando el equipo de Lucy se encontró con un problema con un nuevo sistema de seguimiento de gastos durante una revisión trimestral, ella no se asustó. En lugar de culpar al software o señalar con el dedo, realizó una reunión inmediata con el equipo del proyecto para resolver el problema.
Esta acción rápida minimizó las interrupciones y mantuvo el proyecto en marcha.
Dispuesto a asumir riesgos
A Lucy le gusta salir de su zona de confort.
El año pasado, cuando su empresa exploró un nuevo software financiero, se ofreció voluntaria para liderar el proyecto piloto. A pesar de algunos contratiempos iniciales, Lucy aprovechó la oportunidad, probó diferentes configuraciones y ajustó el sistema antes de su implementación completa.
Liderazgo empático
Lucy está presente para su equipo.
Cuando su empresa se sometió a una reorganización, muchos empleados se mostraron nerviosos por cómo afectaría esto a sus roles.
Lucy se reunió con sus compañeros de trabajo y les explicó cómo los cambios les beneficiarían tanto a ellos como a la organización. Incluso organizó reuniones periódicas para abordar sus inquietudes.
Si Lucy trabaja en su organización, tal vez le interese hablar con ella sobre la posición de impulsora del cambio.
¿Cómo integrar a los impulsores del cambio en la estrategia de cambio?
👀 ¿Sabías que... el 64 % de los empleados responde a las estrategias de cambio descendentes esperando a que se les diga qué hacer y qué dejar de hacer?
Sí, no es precisamente el enfoque más eficaz, ¿verdad?
Este proceso pasivo no deja espacio para que los empleados hagan un uso compartido de sus opiniones, preocupaciones o comentarios valiosos, es decir, todo lo que podría mejorar el proceso de cambio en general.
La colaboración es la palabra mágica aquí, y ahí es donde entran en juego sus defensores del cambio. Integrarlos en su estrategia de gestión del cambio es el primer paso para romper con el enfoque verticalista y unilateral.
Entonces, ¿cómo conseguimos que estos impulsores del cambio se impliquen más?
Inclúyalos en el plan.
En lugar de incorporar a sus impulsores del cambio en la fase de ejecución, involúcrelos desde la fase de planificación. Explíqueles el objetivo del proyecto y anímeles a aportar ideas y comentarios.
Una vez que haya recopilado todos los comentarios, ideas y tal vez incluso algunas quejas (todos hemos pasado por eso), ¡es hora de convertir toda esa información en acción!
Cuando se trata de cambios organizativos, necesitará dos armas secretas: un plan de gestión del cambio y un plan de comunicación.
Pero, en lugar de intentar hacer malabarismos con todo manualmente (o escribir frenéticamente cosas en notas adhesivas), permítanos presentarle una solución que le ayudará a lograr el cambio organizativo: redoble de tambores ClickUp.
Empiece rápidamente con las plantillas.
ClickUp está diseñado para ser su asistente personal de gestión del cambio.
Incluye plantillas de gestión del cambio prediseñadas que pueden ayudarle a correlacionar todo el proceso, sin conjeturas ni pasos omitidos, solo una hoja de ruta clara.
Para ahorrar tiempo (y dolores de cabeza), puede consultar la plantilla del plan de gestión del cambio de ClickUp, diseñada para ayudarle a planificar, implementar y supervisar los cambios de forma eficaz.
Con esta plantilla, puede esbozar los resultados deseados, manteniendo a todos alineados con la meta. También puede colaborar con su equipo, manteniendo a todos en sintonía sobre dónde y cómo se espera que contribuyan al cambio organizacional.
Para aquellos de nosotros que amamos las buenas listas de control (¿y quién no?), la plantilla de lista de control para la gestión del cambio de ClickUp es muy recomendable si buscas una herramienta más detallada para realizar el seguimiento de cada paso.
Colaboración 101 con ClickUp
Ahora, para llevarlo realmente al siguiente nivel, involucre a su equipo en un debate detallado para crear un plan integral de ejecución del cambio.
Y aquí va un consejo profesional: utilice las pizarras blancas de ClickUp para intercambiar ideas. 💡
Elegida por G2 como una de las mejores herramientas de pizarra colaborativa, esta función le permite convertir ideas en tareas con solo unos clics.
Una vez que haya concretado sus ideas, utilice ClickUp mapas mentales para visualizar todo el proceso de cambio, desde las prioridades y estructuras hasta los comportamientos y recursos.
Comunique su cambio con ClickUp.
Deberá mantener a todos informados durante todo el proceso de cambio.
Empiece con fuerza con un anuncio inicial y luego mantenga el impulso con horas de oficina semanales para responder preguntas (porque habrá preguntas).
Y cuando esté listo para lanzarlo, hágalo oficial con un gran y emocionante anuncio.
Aquí es donde ClickUp realmente destaca: está repleto de funciones que facilitan tu vida laboral. La función «Tareas en varias listas» conecta las tareas entre equipos, para que nadie se quede fuera de onda.
Además, las tareas periódicas le garantizan que nunca se perderá actualizaciones o reuniones importantes, ya sean actualizaciones semanales sobre el progreso o las reuniones del comité directivo, que son de vital importancia.
Asignación y seguimiento de tareas
Los líderes del cambio deben crear una cultura de responsabilidad para ayudar a sus equipos a asumir responsabilidades y sentirse dueños de sus tareas.
Con las tareas de ClickUp, obtienes un conjunto completo de herramientas de gestión de tareas, desde la creación de dependencias y el seguimiento de fechas límite hasta la visualización de cronogramas de entrega.
¿Quiere obtener información sobre la complejidad de las tareas? El control de tiempo nativo en ClickUp le permite realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada actividad de cambio.
Documentación detallada para contextualizar.
El cambio puede resultar abrumador, especialmente cuando los empleados no saben lo que les depara el futuro.
¿La solución? Crear documentación detallada para guiarlos.
ClickUp Docs lo hace fácil, ofreciendo una plataforma estructurada de gestión de proyectos para todo, desde bases de conocimiento hasta guías de procesos.
Esta herramienta ofrece edición colaborativa y encabezados preformateados para ayudarle a crear recursos completos que ofrezcan compatibilidad con su iniciativa de cambio de principio a fin.
Para una mayor eficiencia, ClickUp Brain ofrece múltiples indicaciones basadas en roles que le ayudarán a generar ideas, realizar edición y resumir contenido.
Ya sea para planificar un proyecto de software o mejorar la comunicación del equipo, estas indicaciones le ayudarán a crear cronogramas flexibles.
Humanice su comunicación del cambio.
Establecer una comunicación abierta es la mitad del reto resuelto.
En lugar de enviar un correo electrónico rígido y aburrido, prueba a utilizar ClickUp Chat para mantener conversaciones en tiempo real con los empleados. Puedes incrustar archivos, vídeos y hojas de cálculo directamente en tus chats para lograr un diálogo más atractivo.
Revisiones periódicas
La comunicación bidireccional a lo largo del proceso de gestión del cambio puede aumentar el éxito en un 32 %.
Así que, una vez que su iniciativa de cambio esté en marcha, es el momento de apoyar a su equipo con un respaldo constante.
Las revisiones periódicas ayudan a abordar las quejas de manera eficaz. Recuerde: incluso el más mínimo indicio de insatisfacción merece una atención inmediata, especialmente cuando los cambios son significativos.
Para mantener esa comunicación bidireccional abierta las 24 horas del día, los miembros de su equipo pueden utilizar los hilos de comentarios y las menciones de ClickUp para compartir comentarios sobre las tareas.
Además, pueden solicitar aclaraciones mediante comentarios asignados, que permanecen rastreables hasta que se resuelven.
Tenga en cuenta lo siguiente: entre el 60 % y el 70 % de las iniciativas de cambio fracasan. Sin embargo, las empresas que utilizan ClickUp están superando las probabilidades.
Tomemos como ejemplo al gigante sanitario Mayo Clinic. En su vídeo de YouTube «El cambio es difícil: crear un plan de adopción para fomentar el éxito», destacan ClickUp como un factor crítico en sus transiciones fluidas. Uno de los presentadores señaló:
La adopción más rápida de cualquier herramienta que los tres hemos lanzado en nuestras carreras. Personal más feliz. Mayor transparencia y colaboración en todo el equipo. Menos idas y venidas en la comunicación sobre los proyectos. Los diseñadores pueden pedir ayuda a los responsables utilizando funciones de ClickUp como etiquetas y comentarios.
La adopción más rápida de cualquier herramienta que los tres hemos lanzado en nuestras carreras. Personal más feliz. Mayor transparencia y colaboración en todo el equipo. Menos idas y venidas en la comunicación sobre los proyectos. Los diseñadores pueden pedir ayuda a los responsables utilizando funciones de ClickUp como etiquetas y comentarios.
Redes de impulsores del cambio
Imagine a Rhea liderando una importante transformación organizativa en una empresa multinacional.
¿Lo hace todo usted solo? No es lo ideal.
Así que creó una red de impulsores del cambio en la que varios empleados como ella compartían la responsabilidad de llevar el cambio a la organización.
Así es como funciona la red de Rhea:
- Difundir el mensaje: Rhea y su equipo se aseguran de que todos los miembros de los distintos departamentos y países comprendan el plan de gestión del cambio. En lugar de que una sola persona se encargue de todo el trabajo pesado, cada miembro comunica el «porqué» y el «cómo» de los cambios dentro de sus equipos.
- Explicar las ventajas: Rhea y su equipo destacan los resultados positivos para los empleados, ayudándoles a ver cómo los cambios mejorarán los flujos de trabajo y las metas de la empresa.
- Facilitar la comunicación: la red de Rhea recopila los comentarios de los empleados, responde a sus preguntas y transmite sus inquietudes a la dirección. Son el equipo de referencia para ambas partes: las partes interesadas y los empleados.
- Gestión de la complejidad: dado que la empresa es grande, el enfoque de red garantiza que nadie se vea abrumado. Rhea se centra en su departamento, mientras que los demás hacen lo mismo en los suyos.
Desarrollo de impulsores del cambio
Hasta ahora, nos hemos centrado en identificar a los impulsores del cambio, lo que podría decirse que es la parte más accesible.
Lo difícil es mejorar sus habilidades para aprovechar al máximo sus contribuciones. Para ello, deberá seguir los siguientes pasos.
Formación y desarrollo de habilidades
La formación es la base de cualquier proceso de implementación de cambios exitoso. Al igual que Rhea se asegura de que su equipo esté completamente equipado, sus campeones del cambio deben recibir una formación adecuada sobre los nuevos procedimientos y sistemas.
Los talleres, seminarios web o incluso la tutoría pueden ayudarles a convertirse en líderes seguros de sí mismos.
También puede ofrecer formación para desarrollar aún más su inteligencia emocional, resiliencia y habilidades de liderazgo.
Proporcionar recursos y ánimo
Para sacar el máximo partido a sus impulsores del cambio, deles autonomía y recursos para implementar cambios y experimentar con nuevas ideas.
Creación de una red de soporte
Una comunidad como la red de impulsores del cambio creará un espacio seguro para que compartan ideas, conocimientos y buenas prácticas.
Supervisión y retroalimentación
Por último, manténgase en contacto regularmente con sus impulsores del cambio.
Utilice encuestas, entrevistas o análisis para realizar el seguimiento de su progreso y sus retos. Proporcione comentarios constructivos para ayudarles a crecer y reconozca sus logros para mantener el impulso.
Aquí es donde los paneles de ClickUp pueden desempeñar un rol importante para ayudar a sus impulsores del cambio a marcar la diferencia.
Los paneles de ClickUp le permiten realizar el seguimiento del progreso de cada iniciativa de cambio de un vistazo, ofreciendo una vista basada en datos de lo que funciona y dónde se necesitan mejoras.
Puede configurar widgets personalizables para realizar el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de cada impulsor del cambio, supervisando métricas como las tasas de finalización de tareas, los comentarios de los miembros del equipo o los cronogramas para metas específicas.
La «C» de «cambio» significa ClickUp.
Puede que pienses que el título es un poco ambicioso, pero como has visto anteriormente, los comentarios de los usuarios de ClickUp dicen lo contrario.
ClickUp es el puente perfecto entre la dirección y los equipos. Esta alineación garantiza que todos trabajen por las mismas metas de la empresa, sin más correos electrónicos perdidos ni actualizaciones omitidas.
Con una herramienta de gestión de proyectos todo en uno como ClickUp, puede planificar y ejecutar mejor los esfuerzos de gestión del cambio en su organización, al tiempo que mantiene a todos los equipos alineados y con alta productividad.
Regístrese hoy mismo en ClickUp de forma gratuita y cambie su empresa, proyecto a proyecto.