"The times they are a-changin" (Los tiempos están cambiando): Bob Dylan dio en el clavo con su emblemática canción de los años sesenta.
Pero el cambio no solo es inevitable, sino que es la única constante (aparte de que el café de la oficina se acabe en el peor momento).
Las empresas que deseen seguir siendo relevantes y competitivas deben seguir el ritmo de este cambio. La cuestión es: ¿cómo aplicar positivamente esta transformación empresarial en su empresa?
Aquí es donde entra en juego un campeón del cambio.
¿Quién es un defensor del cambio?
El cambio es ley de vida.
John F. Kennedy, ex Presidente de EE.UU
Un campeón del cambio puede jurar por esta cita.
Pero, ¿qué es un defensor del cambio y a qué se dedica?
Un campeón del cambio es un gestor que trabaja con los equipos de gestión del cambio y gestión de proyectos para dirigir la empresa hacia el estado deseado
Pero, ¿cómo ser un campeón del cambio?
Esto es lo que hay que hacer. Lo único que tienes que hacer es trabajar junto al agente del cambio.
Campeón del cambio frente a agente del cambio
Es fácil confundir a los campeones del cambio con los agentes del cambio.
Ambos actúan como puentes entre el equipo de gestión del cambio y la organización más amplia afectada por el proceso de cambio.
Pero aquí está la diferencia clave: un defensor del cambio asume un rol más práctico. Son los verdaderos creyentes, los que consiguen recursos y compatibilidad sin tener necesariamente el poder de imponer los cambios.
Por el contrario, un agente de cambio tiene autoridad para introducir los cambios. Su trabajo incluye los detalles de la aplicación del cambio, desde la estrategia y el diseño hasta el despliegue y la evaluación.
A diferencia de los promotores del cambio, los agentes de cambio suelen ser elegidos por los mandos intermedios y superiores.
¿Cuáles son las responsabilidades clave de un promotor del cambio?
Entonces, ¿necesitamos promotores del cambio si el agente del cambio tiene todo el poder?
Absolutamente
Cuando los empleados de primera línea asumen el liderazgo de las iniciativas de cambio, la tasa de intento correcto de transformaciones se dispara hasta el 71 .
Los campeones de la gestión del cambio tienen responsabilidades esenciales que hacen o deshacen una organización. Entre ellas se incluyen:
Comprender el cambio
Antes de poder liderar un proceso de implantación de cambios, hay que entender el cambio. Tiene sentido, ¿verdad?
La primera responsabilidad de un campeón del cambio es comprender el panorama completo: las metas del proyecto de cambio, lo que debe suceder y cómo afecta a la organización.
Creación de estrategias de gestión del cambio
Crear estrategias sólidas de gestión del cambio no es tarea fácil.
Un defensor del cambio tiene las de ganar aquí, ya que forma parte de la fuerza de trabajo.
Al trabajar con el equipo de gestión del cambio, nuestros campeones se aseguran de que la estrategia esté en consonancia con las metas de la organización y las necesidades de los empleados.
Comunicar el cambio
Los promotores del cambio desempeñan un papel importante a la hora de garantizar que los empleados y las partes interesadas conozcan y comprendan el cambio.
Pero, ¿cómo lo hacen?
Desglosan las ventajas, explican cómo repercutirá en el día a día de todos y responden a todas las preguntas "pero, ¿por qué?" que surgen de forma natural.
Sin una comunicación clara, tu transformación se estrellará contra un muro más rápido que un corte de Wi-Fi durante una llamada de Zoom.
Formación de los empleados
El cambio conlleva una curva de aprendizaje. Sin embargo, los campeones del cambio están ahí para guiar a los empleados a través de la formación necesaria.
Y no se limitan a impartir la formación y marcharse: hacen un seguimiento, ofrecen compatibilidad y resuelven cualquier problema a medida que los empleados se adaptan a la nueva forma de hacer las cosas.
Actuar como un rol ejemplar 49% de los empleados están de acuerdo en que los modelos de conducta les orientan hacia una carrera profesional que es buena para ellos.
En tiempos de cambio, un modelo a seguir es especialmente importante: alguien que demuestre que sí, que se puede aceptar el cambio sin combustión espontánea.
Los campeones del cambio dan ejemplo, demostrando cómo adaptarse e incluso prosperar en un nuevo entorno.
Supervisar el progreso y proporcionar retroalimentación
¿De qué sirve el cambio si no se sabe cómo va?
Los campeones del cambio supervisan constantemente el progreso, identifican los puntos débiles y ofrecen retroalimentación para que las cosas sigan avanzando en la dirección correcta.
Resolver problemas y crear una red sólida
Seamos sinceros: ningún proceso de implantación del cambio estará libre de problemas.
Los promotores del cambio son los primeros en responder cuando las cosas se tuercen. Colaboran con otros departamentos y con los responsables de la gestión del cambio para resolver los problemas con rapidez.
Y no subestime el poder de una red sólida: ya sea con empleados, altos directivos o partes interesadas, los campeones del cambio utilizan sus conexiones para engrasar las ruedas de la transformación.
Importancia de los promotores del cambio en el cambio organizativo
Para lograr el cambio, no es necesario convencer a todos a la vez.
La investigación de la curva en S de Everett Rogers nos dice que sólo se necesita 10% a 20% de una organización adoptar una innovación para que el resto del equipo la siga rápidamente.
Así que, ¿por qué no centrarse en el poder de sus campeones del cambio?
Estas personas constituyen un grupo pequeño pero influyente que puede guiar a su organización a través del cambio organizativo.
Los campeones del cambio son la voz del equipo
Esta teoría funciona porque los campeones son sus empleados. Son las voces de sus equipos, y amplifican sus preocupaciones, ideas y comentarios directamente a la dirección.
Además, los promotores del cambio pueden determinar rápidamente lo que funciona y lo que no gracias a los comentarios de sus compañeros.
Los campeones del cambio destacan en la formación
Sabías que casi el 59% de los empleados afirman no haber recibido formación formal en el lugar de trabajo?
Admitámoslo: en la mayoría de las empresas existen lagunas de formación.
Ahí es donde entran en juego los promotores del cambio. Estos campeones dedican regularmente tiempo a la formación individual de los empleados.
Con ellos a bordo, las nuevas competencias se adquieren más fácilmente.
Los campeones del cambio son ideales para las pruebas beta
Cuando necesite a alguien que pruebe nuevos procesos, productos o servicios antes de que se pongan en marcha, los campeones del cambio son los candidatos perfectos.
Gracias a su experiencia y conocimientos, pueden detectar posibles problemas desde el principio.
Los campeones del cambio crean espacio para una cultura positiva en el lugar de trabajo.
Sólo 15% del personal están activamente comprometidos en su lugar de trabajo. Sin embargo, los promotores del cambio pueden adoptar un enfoque más personalizado y animar a los empleados a compartir sus opiniones y comentarios.
Los campeones del cambio ayudan a ahorrar dinero
Esto es para todos los directivos que aún no se deciden a gestionar el cambio: **los campeones del cambio tienen un don para reducir los costes operativos
Entienden muy bien las operaciones de la empresa y pueden ajustar los flujos de trabajo para reducir las costosas curvas de aprendizaje de los nuevos miembros del equipo.
Además, los campeones del cambio saben cómo alinear sus esfuerzos con las metas de la empresa.
Ayudan constantemente a alcanzar los indicadores clave de rendimiento (KPI) y garantizan que la empresa cumpla sus metas presupuestarias.
Características de los campeones del cambio con éxito
Lo ideal sería que su defensor del cambio poseyera las siguientes aptitudes:
- Guían a otros empleados a través del pedregoso camino de las iniciativas de cambio
- El promotor del cambio puede comunicar eficazmente las ventajas del cambio y lo que cabe esperar de él
- Conectan con la gente, entienden sus preocupaciones y hacen que se sientan cómodos con la idea del cambio
- Al fin y al cabo, los promotores del cambio no sólo hablan del cambio, sino que ayudan a ponerlo en práctica. Para ello se requieren excelentes aptitudes de gestión de proyectos
- Los promotores deben comprometerse y colaborar regularmente con las partes interesadas de toda la organización
Cómo detectar posibles promotores del cambio
Entonces, ¿cómo detectar a su próximo campeón del cambio?
Predicemos con el ejemplo (como nuestros compañeros campeones): Te presento a Lucy. Trabaja en finanzas y, aunque su rol no sea el de "líder del cambio", tiene las cualidades que la hacen idónea.
Abierta a nuevas ideas
Lucy tiene una curiosidad natural y siempre está dispuesta a explorar nuevas ideas.
Por ejemplo, detectó ineficiencias en la recopilación de datos financieros durante la auditoría anual de la empresa. En lugar de ceñirse a métodos anticuados, Lucy propuso automatizar el proceso de (elaboración de) informes.
A través de herramientas de gestión del cambio dirigió un pequeño equipo para probar e implantar el nuevo sistema. El resultado fue una reducción del 30% del trabajo manual de todo el equipo, una situación en la que todos salen ganando
Excelentes aptitudes para el trabajo en red
Lucy excelente en la creación de relaciones entre departamentos.
Durante una reciente incorporación de becarios al departamento financiero, Lucy colaboró estrechamente con Recursos Humanos para garantizar que los nuevos empleados comprendieran los sistemas financieros de la empresa.
**Lea también Cómo formar un equipo interfuncional
Mentalidad orientada a las soluciones
Cuando el equipo de Lucy tuvo un problema con un nuevo sistema de seguimiento de gastos durante una revisión trimestral, no se dejó llevar por el pánico. En lugar de culpar al software o señalar a alguien, se reunió inmediatamente con el equipo del proyecto para solucionar el problema.
Esta acción rápida minimizó las interrupciones y mantuvo el proyecto en marcha.
Dispuesta a asumir riesgos
Lucy disfruta saliendo de su zona de confort.
El año pasado, cuando su empresa estudió un nuevo software financiero, se ofreció voluntaria para dirigir el proyecto piloto. A pesar de algunos contratiempos iniciales, Lucy aprovechó la oportunidad, probó diferentes configuraciones y perfeccionó el sistema antes de su plena implantación.
Liderazgo empático
Lucy está presente para su equipo
Cuando su empresa sufrió una reorganización, muchos empleados estaban nerviosos por cómo afectaría a sus roles.
Lucy se sentó con sus compañeros y les explicó cómo los cambios les beneficiarían tanto a ellos como a la organización. Incluso organizó reuniones periódicas para abordar sus preocupaciones.
Si Lucy está en tu empresa, quizá quieras hablar con ella de un cambio de posición como campeona.
¿Cómo integrar a los promotores del cambio en la estrategia de cambio?
👀 ¿Sabías que: 64% de los empleados responden a las estrategias de cambio descendentes esperando a que les digan lo que tienen que hacer.
Sí, no es precisamente el enfoque más eficaz, ¿verdad?
Este proceso pasivo no deja espacio para que los empleados compartan sus opiniones, preocupaciones o valiosos comentarios; en resumen, todo lo bueno que podría mejorar el proceso de cambio en general.
La colaboración es la palabra mágica en este caso, y ahí es donde entran en juego los promotores del cambio. Integrarlos en su estrategia de gestión del cambio es el primer paso para romper con el enfoque descendente y unilateral.
Entonces, ¿cómo conseguir una mayor implicación de los promotores del cambio?
Incluirlos en el plan
En lugar de incorporar a los promotores del cambio en la fase de ejecución, hágalos participar desde la fase de plan. Explíqueles el objetivo del proyecto y anímeles a aportar ideas y comentarios.
Una vez que haya recogido todas las opiniones, ideas e incluso algunas quejas (todos hemos pasado por eso), ¡es hora de pasar de la información a la acción!
Cuando se trata de cambio organizativo, necesitarás dos armas secretas: una plan del proceso de gestión del cambio y un plan de comunicación.
Pero, en lugar de que usted intente hacer malabarismos con todo manualmente (o anotando cosas frenéticamente en notas adhesivas), vamos a presentarle una solución que le ayudará a conseguir el cambio organizativo: *drumroll* ClickUp .
Empiece rápidamente con plantillas
ClickUp está diseñado para ser su asistente personal en la gestión del cambio.
Viene con plantillas plantillas de gestión de cambios que le ayudarán a correlacionar todo el proceso, sin conjeturas ni pasos en falso, sino con una hoja de ruta clara.
Para ahorrar tiempo (y dolores de cabeza), puede consultar Plantilla del plan de gestión de cambios de ClickUp diseñada para ayudarle a planificar, aplicar y supervisar los cambios de forma eficaz.
La plantilla del plan de gestión de cambios de ClickUp le ayuda a planificar mejor la gestión de cambios
Con esta plantilla, puede esbozar los resultados deseados, manteniendo a todos alineados con la meta. También puede colaborar con su equipo, manteniendo a todos en la misma página sobre dónde y cómo se espera que contribuyan al cambio organizativo.
Para los que amamos una buena lista de control (¿y quién no?), Plantilla de lista de control de la gestión de cambios de ClickUp es muy recomendable si busca una herramienta más detallada para el seguimiento de cada paso.
la plantilla de la lista de control de la gestión del cambio de ClickUp es un buen punto de partida para correlacionar la gestión del cambio
Colaboración 101 con ClickUp
Ahora, para pasar realmente al siguiente nivel, haga que su equipo participe en un debate detallado para crear un plan integral de ejecución del cambio.
Y aquí va un consejo profesional: utilice Pizarras ClickUp para hacer una lluvia de ideas. 💡
Elegida por G2 como una de las mejores herramientas de pizarra colaborativa, esta función te permite convertir ideas en tareas con sólo unos clics.
cree un espacio de trabajo colaborativo en las Pizarras ClickUp para asignar tareas, etiquetar a los miembros del equipo y describir los detalles necesarios
Una vez que haya concretado sus ideas, utilice ClickUp Mapas mentales para visualizar todo el proceso de cambio, desde las prioridades y las estructuras hasta los comportamientos y los recursos.
**Lea también
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/57768/carta-del-equipo/ ¿Cómo redactar una Carta de Equipo? Con ejemplos y plantillas /%href/
Comunique su cambio con ClickUp
Tendrá que mantener a todo el mundo informado durante todo el proceso de cambio.
Empiece con fuerza con un anuncio inicial y mantenga el impulso con horas de oficina semanales para responder a las preguntas (porque habrá preguntas).
Y cuando esté listo para el lanzamiento, hágalo oficial con un anuncio grande y emocionante.
Aquí es donde ClickUp realmente brilla: está repleto de funciones que facilitan su vida laboral. En Tareas en varias listas la función conecta tareas entre equipos, para que nadie se quede a oscuras.
con las Tareas en Listas Múltiples de ClickUp, los administradores pueden conectar tareas con otros equipos de la empresa
Además, las tareas periódicas garantizan que nunca se pierda actualizaciones o reuniones importantes, ya sean actualizaciones semanales del progreso o las importantísimas reuniones del comité de dirección.
programe sus tareas en ClickUp para no perderse ningún evento importante
Asignación y seguimiento de tareas
Los líderes del cambio deben crear una cultura de rendición de cuentas para ayudar a sus equipos a asumir la responsabilidad y la propiedad.
En Tareas de ClickUp con ClickUp Tasks, dispondrá de un completo conjunto de herramientas de gestión de tareas, desde la creación de dependencias y el seguimiento de fechas límite hasta la visualización de cronogramas de entrega.
utilice las Tareas de ClickUp para mejorar la propiedad añadiendo, eliminando o viendo tareas de diferentes listas de tareas
¿Desea obtener información sobre la complejidad de las tareas? El control de tiempo nativo de ClickUp le permite realizar un seguimiento del tiempo empleado en cada actividad de cambio.
**Lea también Cómo mejorar tus habilidades de gestión de equipos
Documentación detallada sobre el contexto
Los cambios pueden resultar abrumadores, sobre todo cuando los empleados no saben lo que les espera.
¿Cuál es la solución? Cree documentación detallada que les sirva de guía.
mejore su contenido con la edición asistida por IA en ClickUp Docs_ ClickUp Docs hace que esto sea fácil, ofreciendo un gestión de proyectos estructurada plataforma para todo, desde bases de conocimientos hasta guías de procesos.
Esta herramienta ofrece edición colaborativa y encabezados preformateados para ayudarle a crear recursos ricos que compatibilicen su iniciativa de cambio de principio a fin.
Para una eficacia aún mayor, Cerebro ClickUp ofrece múltiples indicaciones basadas en roles para ayudarle a aportar ideas, editar y resumir contenidos.
Ya sea para planificar un proyecto de software o para mejorar la comunicación del equipo, estas indicaciones le ayudarán a crear cronogramas flexibles.
Humanice su comunicación del cambio
Establecer una comunicación abierta es la mitad del reto resuelto.
En lugar de enviar un correo electrónico rígido y aburrido, pruebe a utilizar Chat ClickUp para mantener conversaciones en tiempo real con los empleados. Puede incrustar archivos, vídeos y hojas de cálculo directamente en sus chats para conseguir un diálogo más atractivo.
la vista de chatear de ClickUp sirve como repositorio de todos tus comentarios
Comprobaciones periódicas
La comunicación bidireccional a lo largo del proceso de gestión del cambio puede impulsar el intento correcto en un 32% .
Así que, una vez que su iniciativa de cambio esté en marcha, es hora de nutrir a su equipo con una compatibilidad constante.
Las comprobaciones periódicas ayudan a abordar las quejas con eficacia. Recuerde: hasta el más mínimo indicio de insatisfacción merece atención inmediata, sobre todo cuando los cambios son importantes.
Para mantener esa comunicación bidireccional abierta las 24 horas del día, los miembros de su equipo pueden utilizar los hilos de comentarios y menciones de ClickUp para compartir opiniones sobre las tareas.
convierta los comentarios en tareas procesables y asígnelas a su equipo en ClickUp
Además, pueden solicitar aclaraciones mediante Comentarios asignados que permanecen localizables hasta que se resuelven.
convierta los comentarios en tareas y asígnelas a los miembros del equipo adecuados con la vista de tareas de ClickUp
Piense en esto: entre el 60% y el 70% de las iniciativas de cambio fracasan . Sin embargo, las empresas que utilizan ClickUp están batiendo todos los pronósticos.
Por ejemplo, el gigante sanitario Mayo Clinic. En su Vídeo de YouTube change is Hard: Creating an Adoption Plan to Breed Success" (El cambio es difícil: crear un plan de adopción para lograr el éxito), destacan ClickUp como un factor crítico en sus transiciones sin problemas. Uno de los anfitriones anotó:
La adopción más rápida de cualquier herramienta que hayamos lanzado los tres en nuestras carreras. Personal más contento. Mayor transparencia y colaboración en todo el equipo. Menos idas y venidas en la comunicación de los proyectos. Los diseñadores pueden pedir ayuda a los jefes utilizando funciones de ClickUp como las etiquetas y los comentarios.
Heather Meyer, Directora de programas, Clínica Mayo
Redes de promotores del cambio
Imagínese a Rhea al frente de un importante cambio organizativo en una empresa multinacional.
¿Manejándolo todo sola? No es lo ideal.
Así que formó una red de campeones del cambio en la que varios empleados como ella compartían la responsabilidad de llevar el cambio a una organización.
Así es como funciona la red de Rhea:
- Correr la voz: Rhea y su equipo se aseguran de que todos los departamentos y países comprenden el plan de gestión del cambio. En lugar de que una persona haga todo el trabajo pesado, cada miembro comunica a sus equipos el "por qué" y el "cómo" de los cambios
- Explicar las ventajas: Rhea y su equipo destacan los resultados positivos para los empleados, ayudándoles a ver cómo los cambios mejorarán los flujos de trabajo y las metas de la empresa
- Facilitar la comunicación: La red de Rhea recoge las opiniones de los empleados, responde a sus preguntas y traslada sus preocupaciones a la dirección. Son el equipo al que acuden ambas partes: las partes interesadas y los empleados
- Gestionar la complejidad: Dado que la empresa es grande, el enfoque en red garantiza que ninguna persona se vea desbordada. Rhea se centra en su departamento mientras los demás hacen lo mismo en el suyo
Desarrollar campeones del cambio
Hasta ahora nos hemos centrado en detectar a los promotores del cambio, que es sin duda la parte más accesible.
La parte difícil es mejorar sus habilidades para sacar el máximo partido de sus contribuciones. Para ello, tendrá que cubrir los siguientes pasos.
Formación y desarrollo de habilidades
La formación es la piedra angular del éxito de cualquier empresa proceso de cambio . Del mismo modo que Rhea se asegura de que su equipo está totalmente equipado, los promotores del cambio deben recibir una formación adecuada sobre los nuevos procedimientos y sistemas.
Talleres, seminarios web o incluso tutorías pueden ayudarles a convertirse en líderes seguros de sí mismos.
También puede ofrecerles formación para desarrollar su inteligencia emocional, su capacidad de recuperación y sus dotes de liderazgo.
Proporcionar recursos y aliento
Para sacar lo mejor de sus promotores del cambio, proporcióneles la autonomía y los recursos necesarios para aplicar los cambios y experimentar con nuevas ideas.
Leer más: ¿Qué es la gestión de recursos? La guía definitiva con ejemplos y plantillas
Creación de una red de compatibilidad
Una comunidad como la red de campeones del cambio creará un espacio seguro para que compartan ideas, puntos de vista y buenas prácticas.
Seguimiento y retroalimentación
Por último, controle periódicamente a sus promotores del cambio.
Utilice encuestas, entrevistas o análisis para hacer un seguimiento de sus progresos y retos. Aporte comentarios constructivos para ayudarles a crecer y reconozca sus logros para mantener el impulso.
Aquí es donde Paneles de ClickUp pueden desempeñar un papel importante a la hora de ayudar a los promotores del cambio a marcar la diferencia.
Los paneles de ClickUp le permiten seguir el progreso de cada iniciativa de cambio de un vistazo, ofreciéndole una vista basada en datos de lo que está funcionando y dónde se necesitan mejoras.
Puede configurar widgets personalizables para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de cada promotor del cambio, supervisando métricas como el porcentaje de tareas completadas, la opinión de los miembros del equipo o los cronogramas de metas específicas.
utilice los paneles de ClickUp para priorizar tareas, mejorar los resultados de los proyectos y gestionar sprints y equipos
La 'C' de Change significa ClickUp
Puede que el título le parezca un poco ambicioso, pero, como ha visto más arriba, los comentarios de los usuarios de ClickUp dicen lo contrario.
ClickUp es el puente perfecto entre la dirección y los equipos. Esta alineación garantiza que todo el mundo trabaje para conseguir las mismas metas de la empresa, y se acabaron los correos electrónicos perdidos y las actualizaciones olvidadas.
Con una herramienta de gestión de proyectos todo en uno como ClickUp, puede planificar y ejecutar mejor los esfuerzos de gestión del cambio en su organización, al tiempo que mantiene a todos los equipos alineados y productivos. Registrarse en ClickUp gratis/a y cambia tu empresa: un proyecto cada vez.