Ahí estás, sentado en tu escritorio, luchando contra el reloj para terminar de organizar una hoja de cálculo.
Has estado haciendo clic en interminables pestañas y escribiendo fórmulas cuando, de repente, te das cuenta de que hay una forma más rápida de hacer todo lo que te ha costado tanto trabajo: un atajo oculto que te habría ahorrado tiempo y cordura.
¡Ojalá lo hubiera sabido antes!
Para cualquiera que pase sus días intentando entender Excel, dominar los atajos es como descubrir un camino secreto a través de un laberinto.
En este blog, nos sumergimos en los 50 atajos de Excel más importantes que todo el mundo debería conocer: claves sencillas para agilizar tu experiencia con Excel. 💻
¿Qué es un atajo de Excel?
Un atajo de Excel es una combinación de teclas del teclado que permite a los usuarios realizar acciones rápidamente sin tener que recurrir a los menús del software.
Considérelo como una forma más rápida de terminar las cosas.
Por ejemplo, al igual que «Ctrl + C» copia texto y «Ctrl + V» lo pega, Excel tiene su propio conjunto de atajos que pueden ahorrarle tiempo y esfuerzo.
Un ejemplo común es crear un nuevo libro de trabajo en blanco simplemente pulsando «Ctrl + N».
Sin este atajo, tendrías que utilizar el ratón para navegar hasta la sección «Archivo» y, a continuación, hacer clic en «Nuevo», un proceso que requiere varios pasos. Al reducir el número de pasos necesarios para completar una tarea, puedes acelerar considerablemente tu flujo de trabajo.
Excel incluye más de 500 atajos diseñados para ayudarte a navegar por las hojas, dar formato a los datos, aplicar funciones y mucho más. Al principio, aprender estos atajos puede parecer abrumador, especialmente si estás acostumbrado a usar el ratón para todo. Incluso puede ralentizar tu trabajo al principio, mientras te adaptas a esta nueva forma de trabajar.
Pero a medida que practiques, estos atajos se convertirán en algo natural, casi arraigado en tu memoria muscular. En poco tiempo, te darás cuenta de que trabajas de forma más rápida y eficiente, realizando tareas con solo pulsar unas teclas.
Ventajas de utilizar atajos en Excel
Los atajos de Excel pueden parecer pequeñas comodidades, pero pueden cambiar por completo la forma en que interactúa con el software.
Veamos por qué es una gran idea utilizar estos atajos.
- Ahorra tiempo: elimina la necesidad de utilizar el ratón para navegar por largos menús y cuadros de diálogo y realizar múltiples pasos.
- Aumente la velocidad: navegue por grandes conjuntos de datos y examínelos rápidamente, evitando el desplazamiento interminable que puede ralentizar su trabajo.
- Reduzca los errores: evite los errores manuales utilizando atajos para gestionar de forma eficiente procesos complejos de varios pasos.
- Mejora tu concentración: mantén las manos en el teclado, minimiza las distracciones que supone alcanzar el ratón y mejora tu concentración en la tarea que estás realizando.
- Minimice el esfuerzo: evite la incomodidad física de cambiar constantemente entre el ratón y el teclado dominando los atajos de Excel.
Cómo utilizar los atajos en Excel
Empezar a utilizar los atajos de Excel puede parecer un poco como aprender un nuevo idioma, pero vale la pena el esfuerzo. Una vez que domine estas combinaciones de teclas, verá que puede navegar y gestionar datos de forma mucho más eficiente.
Aquí tienes tres consejos que te ayudarán a utilizar los atajos en Excel:
1. Empieza por lo básico
Empieza por aprender algunos atajos clave que pueden aumentar tu eficiencia de inmediato.
Por ejemplo, familiarizarse con «Ctrl + C» para copiar, «Ctrl + V» para pegar y «Ctrl + Z» para deshacer mejorará considerablemente su capacidad para realizar tareas con rapidez.
Una vez que los domines, estarás listo para abordar atajos más avanzados con facilidad.
2. Activar y personalizar atajos
La mayoría de los atajos de Excel ya están activados. Solo tienes que utilizarlos.
Sin embargo, algunos requieren activación. Siga estos pasos para activar y personalizar los atajos en la cinta de Excel:
- Vaya a Archivo > Opciones > Personalizar cinta personalizada.
- Crear una nueva pestaña personalizada > Nuevo grupo personalizado > Cambiar nombre
- Seleccione el comando > Seleccione el grupo Nuevo > Añadir comandos
Puede acceder a estos atajos utilizando la clave «Alt» + la «letra» asignada por Excel.
Del mismo modo, puede añadir atajos personalizados a la barra de herramientas de acceso rápido y acceder a ellos con la clave «Alt» + el «número» asignado por Excel.
3. Practique y memorice los atajos
El secreto para dominar los atajos de Excel es utilizarlos a menudo. Sin embargo, al principio necesitarás ayuda para memorizarlos. En ese caso, esto es lo que puedes hacer:
- Comience con los cinco o siete atajos más utilizados.
- Anota los atajos más utilizados en notas adhesivas o en una hoja de referencia y pega las notas cerca de tu entorno de trabajo para que tengan visibilidad.
- Reduce gradualmente tu dependencia de la hoja de referencia y elimina de la lista los atajos que ya dominas por completo.
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Los 50 atajos de Excel más útiles para ahorrar tiempo
Excel tiene cientos de atajos, pero hemos seleccionado los 50 más utilizados en el ámbito laboral. Para facilitar las cosas, los hemos agrupado por función, como navegar por hojas de cálculo, atajos de libros de trabajo y dar formato a celdas.
Aquí tienes los 50 atajos de Excel más útiles para ahorrar tiempo:
1. Navegación por hojas de cálculo
En esta categoría, exploraremos atajos que le permitirán navegar por su hoja de cálculo sin necesidad de utilizar el ratón. Son especialmente útiles cuando se trabaja con hojas de cálculo grandes o complejas.
| Sr. N.º | Descripción | Atajos de teclado |
|---|---|---|
| 1. | Para pasar a la siguiente celda | Pestaña |
| 2. | Para desplazarse a la celda anterior | Mayús + Tab |
| 3. | Para desplazar una celda hacia abajo | Introducir |
| 4. | Para mover una celda hacia arriba | Tecla de flecha arriba |
| 5. | Para ampliar la selección de celdas en una celda en esa dirección | Mayús + clave de flecha direccional (arriba, abajo, derecha o izquierda) |
| 6. | Para desplazarse a la última celda utilizada en esa dirección | Ctrl + clave de flecha direccional (arriba, abajo, derecha o izquierda) |
| 7. | Para desplazarse a la última celda utilizada en una hoja de cálculo | Ctrl + Fin |
| 8. | Para desplazarse a la primera celda de una hoja de cálculo | Ctrl + Inicio |
| 9. | Para seleccionar toda la columna | Ctrl + Espacio |
| 10. | Para seleccionar toda la fila | Mayús + Espacio |
| 11. | Para realizar la selección de todas las celdas utilizadas en esa dirección | Ctrl + Mayús + Clave de flecha direccional (arriba, abajo, derecha o izquierda) |
| 12. | Para ampliar la selección desde la celda activa hasta la última celda utilizada en una hoja de cálculo | Ctrl + Mayús + Fin |
| 13. | Para ampliar la selección desde la celda activa hasta la primera celda utilizada en una hoja de cálculo. | Ctrl + Mayús + Inicio |
| 14. | Para realizar la selección de toda la hoja de cálculo | Ctrl + Mayús + Barra espaciadora |
| 15. | Para pasar a la siguiente hoja | Ctrl + AvPág |
| 16. | Para pasar a la hoja anterior | Ctrl + Av Pág |
| 17. | Para desplazarse una pantalla hacia abajo en la hoja actual | Avanzar página |
| 18. | Para subir una pantalla en la hoja actual | Avanzar página |
| 19. | Para desplazarse una pantalla a la izquierda en la hoja actual | Alt + Av Página |
| 20. | Para desplazarse una pantalla a la derecha en la hoja actual | Alt + Re Página |
💡 Consejo profesional: Utiliza los atajos de Mac: Comando + Mayús + $ para formatear rápidamente la moneda en un Mac. Esto aplicará el formato de moneda instantáneamente a las celdas seleccionadas en Excel, agilizando tu flujo de trabajo y manteniendo tus datos financieros organizados. 💵
2. Acciones del libro de trabajo
En esta categoría, trataremos los atajos de Excel para abrir, cerrar, guardar y otras acciones esenciales que se realizan con un libro de trabajo.
| N.º | Descripción | Atajos de teclado |
|---|---|---|
| 21. | Para crear un nuevo libro de trabajo | Ctrl + N |
| 22. | Para guardar un libro de trabajo | Ctrl + S |
| 23. | Para cerrar el libro de trabajo actual | Ctrl + W |
| 24. | Para abrir un libro de trabajo existente | Ctrl + O |
| 25. | Para cerrar Excel | Ctrl + F4 |
| 26. | Para abrir el menú Archivo | Alt + F |
| 27. | Para ir a la pestaña Inicio | Alt + H |
| 28. | Para ir a la pestaña Insertar | Alt + N |
| 29. | Para ir al diseño de página | Alt + P |
| 30. | Para ir a la pestaña Fórmulas | Alt + M |
| 31. | Para ir a la pestaña Datos | Alt + A |
| 32. | Para ir a la pestaña Revisar | Alt + R |
| 33. | Para ir a la pestaña Ver | Alt + W |
3. Acciones rápidas en celdas
Aquí nos sumergiremos en los atajos de Excel que te permiten realizar acciones rápidamente directamente en tu hoja de cálculo.
| N.º | Descripción | Atajos de teclado |
|---|---|---|
| 34. | Para copiar una selección de celdas en la hoja de cálculo | Ctrl + C |
| 35. | Para pegar una selección de celdas en la hoja de cálculo | Ctrl + V |
| 36. | Para cortar una selección de celdas en la hoja de cálculo | Ctrl + X |
| 37. | Para deshacer una acción reciente en la hoja de cálculo | Ctrl + Z |
| 38. | Para rehacer una acción reciente en la hoja de cálculo | Ctrl + Y |
| 39. | Para abrir el menú contextual de una celda | Mayús + F10 |
| 40. | Para insertar una función | Mayús + F3 |
| 41. | Para añadir un comentario en una celda | Mayús + F2 |
| 42. | Para abrir el cuadro de diálogo Eliminar | Ctrl + Signo menos |
| 43. | Para abrir el cuadro de diálogo Insertar | Ctrl + signo más |
| 44. | Para crear, eliminar o cambiar el nombre de una tabla | Ctrl + T, Ctrl + D o Ctrl + R |
| 45. | Para añadir un hipervínculo | Ctrl + K |
| 46. | Para poner texto en cursiva o eliminar el formato cursiva | Ctrl + I o Ctrl + 3 |
| 47. | Para aplicar negrita al texto o eliminar el formato negrita | Ctrl + B o Ctrl + 2 |
| 48. | Para subrayar texto o eliminar el formato subrayado | Ctrl + U o Ctrl + F4 |
| 49. | Rellenar con color | Alt + H + H |
| 50. | Para comprobar la ortografía en la hoja de cálculo activa | F7 |
💡 Consejo profesional: organiza mejor la elaboración de informes de Excel utilizando intervalos con nombre. Los intervalos con nombre facilitan la referencia a intervalos de datos específicos en tus fórmulas, lo que simplifica la gestión de hojas de cálculo y hace que las fórmulas sean más fáciles de entender.
Limitaciones del uso de Excel
Los atajos de Excel pueden acelerar tu trabajo, pero no son gratuitos. Por lo tanto, si buscas funciones avanzadas, tal vez valga la pena explorar algunas alternativas a Excel.
Para profundizar en las deficiencias de Excel, aquí tienes una panorámica de sus limitaciones.
- Curva de aprendizaje: Dominar las funciones y los atajos de Excel no es fácil. Necesitas acceder a diversos recursos para aprender a utilizar las distintas funciones y fórmulas de Excel, crear informes y gráficos, y realizar otras acciones avanzadas.
- No está diseñado para ser eficiente: Excel requiere la ejecución manual de la mayoría de las tareas, lo que puede llevar mucho tiempo y ser muy laborioso.
- Propenso a errores humanos: la introducción y el análisis manuales de entradas aumentan el riesgo de errores. Incluso un pequeño error en una hoja de cálculo grande puede dar lugar a errores de cálculo significativos.
- Control de versiones y sincronización deficientes: Excel tiene dificultades con el control de versiones y la sincronización en tiempo real, lo que dificulta la edición y el seguimiento de los cambios.
- Colaboración torpe: aunque Excel permite añadir comentarios, demasiados pueden saturar la hoja de cálculo. Además, la versión en línea puede bloquearse si hay muchos usuarios conectados, lo que complica la colaboración.
Conoce ClickUp: la mejor alternativa a Excel
Si los límites de Excel te están frenando, ClickUp podría ser la solución que buscas.
ClickUp es una plataforma de gestión del trabajo todo en uno diseñada para centralizar tus tareas, proyectos y documentos.
ClickUp combina funciones de gestión de proyectos, seguimiento de tareas y colaboración en una única interfaz fácil de usar. Gestiona muchas de las funciones para las que utilizarías Excel, como la organización de datos y la coordinación de equipos, de forma más fluida.
Veamos cómo.
vista Tabla
La vista Tabla de ClickUp ofrece una sofisticada alternativa a las hojas de cálculo tradicionales como Excel.
Si bien Excel ofrece una interfaz familiar basada en cuadrículas para organizar datos, la vista Tabla va un paso más allá con una funcionalidad mejorada y una mayor facilidad de uso.
A diferencia de Excel, donde configurar columnas personalizadas y gestionar datos puede llevar mucho tiempo, ClickUp te permite crear columnas personalizadas, configurar menús desplegables y añadir información detallada sobre las tareas con solo unos clics.
Este proceso optimizado elimina el esfuerzo manual que a menudo requiere Excel y se integra a la perfección con las amplias capacidades de gestión de proyectos de ClickUp.
💡 Consejo profesional: Configura la automatización de la gestión de proyectos en ClickUp para cambiar el estado de las tareas directamente utilizando la automatización de ClickUp. Por ejemplo, una tarea puede pasar automáticamente a «En revisión» cuando se marca como «Completada», lo que ayuda a mantener un flujo de trabajo fluido.
Campos de fórmula
Con los campos de fórmula de ClickUp, puedes realizar cálculos complejos sin necesidad de recordar fórmulas complicadas de Excel. A diferencia de Excel, donde las fórmulas pueden ser intrincadas y fáciles de olvidar, ClickUp simplifica este proceso.
Solo tienes que configurar un campo personalizado numérico de ClickUp y definir tu fórmula utilizando los campos de fórmula. ClickUp aplicará automáticamente esta fórmula a toda la columna de tu vista Tabla.
Ya no tendrás que preocuparte por recordar o depurar funciones complejas de Excel: ClickUp se encarga del trabajo pesado por ti, lo que te permite concentrarte en tu trabajo sin tener que preocuparte por los errores de fórmula.
📮 Información de ClickUp: El 92 % de los trabajadores del conocimiento corren el riesgo de perder decisiones importantes dispersas en chats, correos electrónicos y hojas de cálculo. Sin un sistema unificado para capturar y realizar el seguimiento de las decisiones, la información empresarial crítica se pierde en el ruido digital. Con las funciones de gestión de tareas de ClickUp, nunca tendrás que preocuparte por esto. Crea tareas a partir de chats, comentarios de tareas, documentos y correos electrónicos con un solo clic.
Atajos de teclado
ClickUp ofrece un sólido conjunto de teclas de acceso rápido y atajos de teclado diseñados para mejorar su productividad. Es similar a Excel, pero con algunas ventajas únicas.
Al igual que Excel, las teclas de acceso rápido y los atajos de teclado de ClickUp te permiten realizar tareas esenciales rápidamente, como crear, cerrar o eliminar tareas y abrir el centro de acciones.
También puedes probar los atajos para realizar menciones a los miembros del equipo y ejecutar diversas acciones sin necesidad de utilizar el ratón.
Lo que distingue a ClickUp es su facilidad de personalización y su amplia funcionalidad. Para empezar, tendrás que habilitar los atajos de teclado en ClickUp haciendo clic en tu avatar, navegando hasta «Ajustes», luego «Preferencias» y activando el interruptor de «Atajos de teclado».
Una vez habilitados, podrás optimizar tu flujo de trabajo con una serie de atajos de teclado que simplifican las tareas más comunes.
Por ejemplo, crear una nueva tarea es tan sencillo como pulsar Comando/Ctrl + E, y abrir el centro de comandos es tan fácil como pulsar Cmd/Ctrl + K. ¿Quieres hacer una mención a un compañero en un comentario? Solo tienes que escribir el símbolo @.
Paneles
Los paneles de ClickUp ofrecen una forma eficaz de analizar y visualizar datos en comparación con Excel. Mientras que Excel requiere que crees manualmente gráficos, gráficos circulares, gráficos de barras, diagramas de Gantt y otras representaciones visuales de datos, ClickUp automatiza este proceso.
Con ClickUp, las visualizaciones se generan automáticamente y se sincronizan en tiempo real con tus datos de origen, lo que te proporciona información precisa y actualizada sin necesidad de realizar ningún esfuerzo manual.
Además, las opciones de uso compartido de ClickUp facilitan la distribución de tus informes y visualizaciones a tu equipo o a las partes interesadas, lo que simplifica la colaboración y la toma de decisiones.
Colaboración en equipo
Las herramientas de colaboración de ClickUp elevan la interacción del equipo mucho más allá de los interminables hilos de comentarios que suelen verse en las hojas de cálculo.
Así es como ClickUp facilita un trabajo en equipo fluido y eficaz:
Comentarios
Utiliza ClickUp Assign Comments para compartir fácilmente archivos y enlaces y etiquetar a los miembros del equipo con @mentions en espacios de comentarios específicos. Esto mantiene las discusiones organizadas y directamente vinculadas a las tareas o proyectos relevantes.
Chatear
Optimice la comunicación del equipo con canales de chat en tiempo real impulsados por ClickUp Chat. Esto permite enviar mensajes instantáneos y actualizaciones, lo que garantiza que todos estén sincronizados sin tener que cambiar de plataforma.
Pizarras
Intercambia ideas y planifica con tu equipo utilizando las pizarras blancas de ClickUp.
Dibuja, añade figuras, escribe notas e incluye imágenes y enlaces, todo ello en un entorno colaborativo en tiempo real que potencia la creatividad y la coordinación.
Vaya más allá de los atajos de teclado de Excel y ahorre tiempo con ClickUp
Los atajos de Excel pueden ser útiles para las tareas diarias, pero cuando se trata de hojas de cálculo grandes y complejas, pueden no ser suficientes. En estos casos, es esencial contar con un software avanzado para crear, gestionar y analizar datos de forma eficaz.
ClickUp es una potente alternativa que combina las ventajas de las hojas de cálculo con una amplia gama de funciones de productividad. Ofrece una organización de datos mejorada, lo que le permite gestionar y analizar fácilmente grandes conjuntos de datos.
Además, ClickUp mejora la colaboración en equipo a través de herramientas de comunicación integradas, y sus funciones de automatización ayudan a reducir las tareas manuales, lo que hace que su flujo de trabajo sea más eficiente.
¿A qué esperas?
¡Regístrate hoy mismo en ClickUp y comienza tu viaje hacia la productividad gratis!