Cómo aplicar la validación de datos en las Hojas de cálculo de Google

¿Alguna vez ha comprobado dos veces sus informes, temeroso de haber equivocado un decimal?

O peor aún, ¿ha descubierto ese decimal mal colocado y ha tenido que rehacer su informe desde cero?

De la exactitud e integridad de los datos de una sola hoja de cálculo pueden depender conocimientos empresariales que cambien las reglas del juego y un merecido reconocimiento.

Ahí es donde la validación de datos se convierte en una necesidad

La validación de datos garantiza que los datos introducidos en un sistema u hoja de cálculo cumplen unos criterios o reglas específicos. Le ahorra horas que de otro modo pasaría escudriñando montañas de datos.

Entender cómo aprovechar la validación de datos es la clave para una gestión de datos sin fisuras.

Si utilizas la app, aplicación de hojas de cálculo de Google, Hojas de cálculo de Google, como otros 900 millones de personas en el mundo, entonces esta guía es exactamente lo que necesitas.

Le guiaremos a través de todo, desde el ajuste de reglas básicas de validación hasta el dominio de técnicas avanzadas, para garantizar que sus datos se mantienen limpios y sin errores.

Conceptos básicos de la validación de datos en las Hojas de cálculo de Google

La validación de datos es un guardián vigilante que garantiza que sólo los datos correctos permanezcan en tu base de datos de Hojas de cálculo de Google. Como la mayoría de las técnicas de validación, implica el ajuste de reglas específicas sobre lo que está permitido y lo que no.

Aquí tienes un ejemplo claro y lógico que te ayudará a explicarlo:

• Escenario: Estás creando un formulario de pedido para un cliente
• Qué se necesita: Quieres asegurarte de que los clientes introducen datos válidos, como una dirección de correo electrónico válida
• La regla: El campo "Correo electrónico" de su hoja de cálculo debe seguir un formato de correo electrónico específico
• El resultado: Las reglas de validación de datos limitan los valores introducidos por el usuario y evitan los datos incorrectos. También le permite crear un cuadro emergente para informar al cliente del problema si actualiza la información incorrecta

Aunque se trata de un ejemplo bastante sencillo, muestra cuánto control tiene la validación de datos sobre la calidad de los mismos.

Hojas de cálculo de Google Configuración de la validación básica de datos en Hojas de cálculo de Google

Estos son los seis pasos necesarios para crear reglas de validación de datos en Hojas de cálculo de Google:

Paso 1: Abrir la hoja de cálculo

Abre tu hoja de cálculo. Para ello, consideraremos el ejemplo anterior de un formulario de pedido de un cliente.

Crear una plantilla de hoja de cálculo con datos de pedidos de clientes

Paso 2: Selección del intervalo de datos

Seleccione las celdas para las que desea establecer la regla.

Vamos a establecer una regla para el campo Cantidad de pedido. Seleccione la celda donde los clientes añadirían la cantidad de su pedido-D8.

seleccionar un intervalo de celdas para la validación de datos en Google Sheets_

Paso 3: Ir a la opción Validación de datos

En el menú Datos, selecciona "Validación de datos" y haz clic en "Añadir regla"

ir a la validación de datos en Google Sheets_

Paso 4: Definir los criterios de las reglas

En la sección "Criterios", elige el tipo de validación que deseas aplicar.

Aquí, validaremos números, seleccionaremos 'menor o igual que' y actualizaremos 100 en el campo Valor.

establezca sus criterios de validación de datos

Paso 5: Defina su mensaje de error

A continuación, vaya a la sección "Opciones avanzadas". En "Si los datos no son válidos", seleccione lo que desea hacer cuando alguien introduce datos no válidos. También puedes añadir texto de ayuda para guiar a los usuarios.

En este caso, seleccionaremos "Rechazar la entrada" porque su empresa no podrá aceptar el pedido. También añadiremos el texto de ayuda "Pedir hasta 100 unidades de una sola vez"

definir el mensaje de error de una regla de validación de datos_e

Paso 6: Guardar

Seleccione "Terminada" para guardar y aplicar las reglas que ha definido.

Nota: Es mejor ajustar la validación de los datos antes de introducirlos. Esto se debe a que los valores existentes no se comprobarán automáticamente. Para validar los datos existentes, tendrás que revisarlos manualmente o volver a introducirlos.

Con estos pasos, ¡la validación básica de datos está lista!

Dicho esto, antes de explorar técnicas avanzadas, es importante comprender mejor los distintos tipos de validación de datos.

Tipos de validación de datos

Aunque en la sección anterior utilizamos reglas numéricas, tener una visión detallada de las distintas validaciones de datos ayuda a garantizar la precisión y la calidad.

Aquí tienes un desglose de los tipos de validación de datos disponibles en Hojas de cálculo de Google:

Número

ejemplo: Asegurarse de que el cliente introduce una cantidad de pedido inferior o igual a 100_

Restringir la entrada de datos a valores numéricos dentro de un intervalo especificado. Esto incluye condiciones como "mayor que", "menor que", "igual a" o incluso "entre un intervalo personalizado"

Texto

ejemplo: Asegurarse de que el ID del correo electrónico es válido_

Limite la entrada de texto en función de la longitud y de caracteres específicos. Esto también incluye patrones como ID de correo electrónico o URL válidas.

Fecha

ejemplo: Asegurarse de que la fecha de nacimiento tiene el formato correcto_

Este tipo de validación de datos garantiza que los valores introducidos son fechas válidas o se encuentran dentro de un intervalo específico.

Lista

ejemplo: Desplegable en validación de datos_

Si necesita restringir las entradas a una lista de opciones, utilizará la validación de datos 'Lista' o 'Desplegable'.

Cuadro de selección

ejemplo: Cómo utilizar la casilla de verificación para la validación de datos_

Aquí, usted restringe la entrada a marcar una casilla o no. También puede ajustar lo que significa dejar el campo marcado o sin marcar. Esto se utiliza mejor cuando se recogen las preferencias del cliente y listas de control de calidad.

Bonus: ¿Listo para transformar su gestión de datos? Seguir a nuestra guía paso a paso ¡para crear una base de datos en Hojas de cálculo de Google!

Técnicas avanzadas de validación de datos en Hojas de cálculo de Google

Aunque ya hemos tratado los aspectos básicos, Hojas de cálculo de Google ofrece técnicas de validación de datos más avanzadas, como fórmulas personalizadas e integración de funciones en la app.

Fórmula personalizada

Esta función es un formulario avanzado de validación de datos en Hojas de cálculo de Google que está disponible al ajustar los criterios. A diferencia de otros tipos de validación, una fórmula personalizada te permite crear reglas más allá de opciones básicas como números o fechas.

Esta regla personalizada se configura con la ayuda de las fórmulas que sueles utilizar para los cálculos. Una ventaja clave es que defines el tipo de datos permitidos en una celda a través de esta fórmula lógica con mayor precisión.

Las fórmulas personalizadas crean reglas impulsadas por elementos como intervalos de celdas o dependencias. También le permiten añadir múltiples capas de normas.

He aquí un ejemplo:

utilizar una fórmula personalizada como regla en el seguimiento de los detalles del inventario_

Escenario: Imagine que está realizando el seguimiento del inventario de un producto antes del envío a un cliente.

Qué se necesita:

Quiere asegurarse de que la columna 'inventario disponible para despacho' sólo acepte:

• Números (no se permite texto)
• Valores mayores que cero (no puede tener stock negativo)

Regla de fórmula del cliente:

=AND(ISNUMBER(A1), A1>0)

Esto descompone la regla en tres partes:

• ISNUMBER(A1): Comprueba si el valor de la celda A1 es un número
• A1>0: Comprueba si el valor de la celda A1 es mayor que cero
• AND(...): Asegura que AMBAS condiciones son verdaderas

Resultado: Detalles precisos del inventario llegan a los clientes, y no necesita preocuparse por las fórmulas que ha utilizado porque las cifras del inventario siempre serán fiables y fáciles de leer.

Integración de la validación de datos en Hojas de cálculo de Google

La validación avanzada de datos también implica integrar otras funciones en la validación de datos.

¿Estás confundido? Repasemos algunas integraciones avanzadas de validación de datos que aumentan la funcionalidad.

Uso del formato condicional en la validación de datos

La validación de datos en Hojas de cálculo de Google se combina fácilmente con el formato condicional, lo que crea una hoja de cálculo mucho más interactiva y clara.

En esta integración, una regla de validación de datos independiente desencadena el formato condicional. Destaca visualmente los puntos de datos importantes o los errores potenciales, lo que facilita la identificación de tendencias y anomalías.

Veámoslo con un ejemplo claro:

Escenario: Necesita un hoja de cálculo para la gestión de proyectos para ayudar al seguimiento de las tareas. Debe resaltar visualmente cuándo llevas retraso.

Paso 1: Crea una hoja de cálculo con columnas para el nombre de la tarea, la fecha límite y el estado. Añade también tus últimas tareas y estados.

hoja de cálculo para el seguimiento del progreso de las tareas

Paso 2: Vaya a Formato y haga clic en formato condicional.

ir a formato condicional en Google Sheets_

Nota: Puedes crear una regla para la columna de fechas límite para asegurarte de que el usuario introduce una fecha válida.

Paso 3: Añade tu regla de validación de datos, enlazándola con la validación de datos.

establecer la regla de validación de datos mediante formato condicional_

Aquí utilizaremos la fórmula personalizada '=AND(HOY() > C2, D2 <> 'Completada')'.

Así es como funciona:

• TODAY(): Esta función devuelve la fecha de hoy
• TODAY() > C2: Comprueba si la fecha de hoy es mayor que la fecha del campo 'Fecha límite'
• D2 <> 'Completada': Esto comprueba si el campo 'Estado' NO está Completada
• =Y: Comprueba si se cumplen ambas condiciones

Paso 4: Añade tu estilo de formato. Aquí, mantendremos el resultado en rojo (porque está vencido).

configurar el estilo de formato_

Una vez que haya hecho clic en 'Terminada', sus reglas estarán activas. El 'Enviar informe de rendimiento' está pendiente y con retraso.

Enlazando la validación de datos con la automatización

Otra técnica avanzada de validación de datos que incorpora Hojas de cálculo de Google es la automatización.

En este caso, Google presenta su extensión App Script, que crea un código desencadenante de una acción basada en el cuadro de diálogo de validación de datos.

Aquí tienes un ejemplo de automatización de aprobaciones de gastos con validación de datos:

cómo llegar a Google Apps Script_

Si tu regla de validación de datos establece que:

• el campo 'Aprobación Requerida' es 'TRUE' (lo que significa que la casilla está marcada)
• Y el campo 'Estado' es Pendiente

Puede escribir un código que desencadene un correo electrónico con todos los detalles del gasto a su gestor basándose en los datos del campo 'Correo electrónico del aprobador'.

Bonus: Puedes liberar el poder de las Hojas de cálculo de Google como tu CRM con nuestra guía fácil de seguir y plantillas listas para usar.

Aplicaciones prácticas: Lista desplegable y validación de datos

Aunque ya hemos tratado las técnicas de validación de datos, hay un método que destaca en casi todas las aplicaciones del mundo real y que merece un análisis en profundidad: la lista desplegable.

Así que, para empezar, aquí tienes los pasos necesarios para crear una lista desplegable utilizando la validación de datos en Hojas de cálculo de Google:

Paso 1: Lista de opciones

Crea tu hoja de cálculo y lista lo que quieres en tu lista desplegable.

Para ello, vamos a revisar la incorporación de los empleados como parte de su hoja de Google CRM.

cree las opciones de lista que desee en su lista desplegable_

Después, ve a la pestaña Datos, luego Validación de datos y 'Añadir regla'

Paso 2: Seleccionar el desplegable en la validación de datos

establecer los criterios de la lista desplegable en la validación de datos_

Una vez abierto el cuadro de diálogo de reglas de validación de datos, seleccione el intervalo de celdas (en este caso, será toda la columna "Departamento") y, a continuación, elija sus Criterios.

Ahora, hay dos tipos de criterios de lista desplegable.

• Lista desplegable: Se trata de añadir manualmente las opciones (departamentos)

Seleccione la lista desplegable e introduzca manualmente las opciones de la lista

• Lista desplegable (de un intervalo): Permite elegir un intervalo de celdas y añadir automáticamente los valores de las celdas como opciones de lista

lista desplegable a partir de un intervalo y selección del intervalo de opciones de la lista_

Nota: A cada opción de la lista también se le puede asignar un color para mantener las cosas estéticas y atractivas. Debe actualizar manualmente cada color mientras la lista cambia con los datos de referencia.

Paso 3: Haga clic en Terminada y revisar

El paso final es hacer clic en 'Terminada' y ver la validación reflejada en las celdas.

En este ejemplo, todas las opciones de la lista se desplegarán cuando haga clic en el campo "Departamento".

vista final de las listas desplegables en la hoja de cálculo_

Así de fácil, tu lista desplegable está lista. Sin embargo, crear una lista desplegable básica es sólo el principio de este versátil método de validación de datos. Veamos cómo utilizar una capa adicional de validación de datos.

Listas desplegables de dependencia en Hojas de cálculo de Google

Aunque las listas desplegables ayudan a centrar las respuestas, Hojas de cálculo de Google permite a los usuarios crear listas desplegables dependientes para ampliar el control a los campos de datos siguientes.

Se utilizará una lista desplegable dependiente de filtros activos para revisar la lista de opciones. Al crear estos filtros, las opciones de una lista desplegable cambian en función de la selección realizada en una lista desplegable anterior.

Esta validación dinámica de datos es increíblemente útil para organizar y filtrar datos de forma eficaz, sobre todo cuando se trata de grandes conjuntos de datos.

atajos para la validación de datos en Google Sheets_

💡 Consejo profesional: Es importante recordar que no necesitas acceder a la validación de datos cada vez que necesites una lista desplegable o una casilla de verificación. Una rápida Hojas de cálculo de Google es que está disponible en la pestaña Insertar.

Solución de problemas comunes de validación de datos

Ahora que ya sabe cómo ajustar las validaciones de datos, también se encontrará con errores comunes. Ya sean de la entrada, de su uso, o problemas de intervalos complejos, es esencial saber cómo solucionarlos.

Aquí hay dos desafíos o errores y cómo solucionarlos:

Error #1: Los datos introducidos violan las reglas de validación de datos establecidas para esta celda

Este mensaje de error aparece cuando intenta introducir datos en una celda que no cumple la regla que ha establecido para validar los datos de esa celda.

Lo más probable es que esto signifique una de las siguientes cosas:

• El valor introducido no coincide con los criterios especificados (por ejemplo, intervalo de datos numéricos, lista de valores permitidos, fórmula personalizada)
• Hay problemas con las reglas establecidas

Si esto ocurre aunque el valor introducido parezca correcto, a continuación se indican los pasos clave que debe seguir para solucionar el problema:

• Asegúrese de que los criterios de validación de datos son precisos y lógicos
• Compruebe que no haya errores tipográficos, espacios adicionales, incompatibilidad de mayúsculas y minúsculas o diferencias en el tipo de datos
• Vuelva a escribir manualmente para eliminar los caracteres ocultos si el valor se ha copiado y pegado
• Comprobar que no haya referencias circulares que puedan causar conflictos si la regla de validación incluye fórmulas

Error #2: Problemas con la ordenación de filtros que pueden romper la validación de datos

Se produce otro problema al aplicar filtros u ordenar datos. Interrumpe la funcionalidad de las listas desplegables dependientes u otras funciones de validación de datos. Puede dar lugar a opciones incorrectas o vacías en listas dependientes o a reglas de validación aplicadas incorrectamente.

Éstos son los factores más comunes detrás de estos errores:

• Si la validación de datos se basa en intervalos con nombre y estos intervalos no están configurados para ajustarse automáticamente cuando se filtran u ordenan los datos, las referencias se rompen
• El uso de referencias relativas en las fórmulas de validación de datos causa problemas cuando la posición de los datos cambia debido al filtrado u ordenación
• Algunas configuraciones de validación de datos no son compatibles con la forma en que Hojas de cálculo de Google gestiona el filtrado y la ordenación, lo que provoca comportamientos inesperados

Si quieres resolver este problema, debes hacer lo siguiente

• Hacer que los intervalos con nombre sean dinámicos: Si utilizas intervalos con nombre, asegúrate de que sean dinámicos y de que se actualicen automáticamente cuando se filtren u ordenen los datos. Esto se consigue utilizando fórmulas dentro de las definiciones de los intervalos con nombre para tener en cuenta el filtrado o la ordenación
• Utilice referencias absolutas: En sus fórmulas de validación de datos, sustituya las referencias relativas por referencias absolutas (por ejemplo, $A$1) para asegurarse de que siempre apuntan a las celdas correctas, incluso después de filtrar u ordenar
• Introduzca columnas de ayuda: Considere la posibilidad de crear columnas de ayuda para almacenar los datos originales sin filtrar. Haga referencia a estas columnas de ayuda en sus fórmulas de validación de datos para que no se vean afectadas por el filtrado o la ordenación

Hojas de cálculo de Google Desafíos y limitaciones

Aunque muchas personas utilizan las Hojas de cálculo de Google y ofrecen funciones que se actualizan en tiempo real, a continuación se indican algunos problemas y limitaciones que conllevan:

• Rendimiento con grandes conjuntos de datos: Cuando se trabaja con miles de filas y cálculos complejos, esta aplicación de productividad a menudo se vuelve lenta
• Hojas de cálculo de Google: Al utilizar Hojas de cálculo de Google, te darás cuenta de que crear diseños visualmente atractivos o precisos es todo un reto. Sus formatos y visualizaciones son bastante limitados
• No tiene corrector ortográfico: Comparado con otras hojas de cálculo desoftware de hojas de cálculoesta aplicación no incluye corrector ortográfico. Esto lo convierte en un inconveniente a la hora de manejar datos con texto o utilizarlo para documentación
• Hojas de cálculo de Google: Hojas de cálculo de Google no tiene un gran historial en la creación y manipulación de tablas dinámicas. Sus funciones de resumen son poco robustas y a veces confusas
• **Hojas de cálculo de Google: el ajuste de Google Analytics con Hojas de cálculo es bastante complejo. También carece de funciones estadísticas complejas o herramientas avanzadas de modelado de datos

Hojas de cálculo de Google es una excelente herramienta para la organización de datos, cálculos básicos, y HOJAS DE CÁLCULO DE GOOGLE . Sin embargo, sus posibilidades se limitan a esas celdas.

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La validación de datos es un concepto que transforma la precisión de los datos en todas las empresas. Sólo con crear reglas personalizadas, puede rechazar potencialmente cualquier dato incorrecto justo cuando intenta colarse.

Nuestro completo desglose de cómo utilizar la validación de datos en Hojas de cálculo de Google también se aplica a muchos otros programas de hojas de cálculo.

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