¿Alguna vez te has encontrado revisando dos veces tus informes, preocupado por si has colocado mal un decimal?
O peor aún, ¿quizás descubrió ese decimal mal colocado y tuvo que rehacer la elaboración de informes desde cero?
La información empresarial que puede cambiar las reglas del juego y el reconocimiento que se merece pueden depender de la precisión e integridad de los datos de una sola hoja de cálculo.
Ahí es donde la validación de datos se convierte en una necesidad.
La validación de datos garantiza que los datos introducidos en un sistema o hoja de cálculo cumplan criterios o reglas específicos. Te ahorra horas que, de otro modo, pasarías revisando montones de datos.
Comprender cómo aprovechar la validación de datos es la clave para una gestión de datos fluida.
Si utilizas la aplicación de hojas de cálculo de Google, Hojas de cálculo de Google, como otros 900 millones de personas en todo el mundo, esta guía es justo lo que necesitas.
Te guiaremos a través de todo el proceso, desde el ajuste de reglas de validación básicas hasta el dominio de técnicas avanzadas, para garantizar que tus datos estén impecables y libres de errores.
Conceptos básicos de la validación de datos en Hojas de cálculo de Google
La validación de datos es un guardián vigilante que garantiza que solo los datos correctos permanezcan en tu base de datos de Hojas de cálculo de Google. Como la mayoría de las técnicas de validación, esto implica realizar ajustes específicos sobre lo que está permitido y lo que no.
Aquí tienes un ejemplo claro y lógico que te ayudará a entenderlo:
- Situación: Estás creando un formulario de pedido para un cliente.
- Qué se necesita: Quieres asegurarte de que los clientes introduzcan datos válidos, como una dirección de correo electrónico válida.
- La regla: El campo «Correo electrónico» de tu hoja de cálculo debe seguir un formato de correo electrónico específico.
- El resultado: las reglas de validación de datos restringen los valores introducidos por el usuario y evitan datos incorrectos. También te permiten crear un cuadro emergente para informar al cliente del problema si actualiza información incorrecta.
Aunque se trata de un ejemplo bastante sencillo, muestra el gran control que la validación de datos tiene sobre la calidad de los mismos.
Configuración de la validación básica de datos en Hojas de cálculo de Google
Estos son los seis pasos que hay que seguir para crear reglas de validación de datos en Hojas de cálculo de Google:
Paso 1: Abre tu hoja de cálculo
Abre tu hoja de cálculo. Para ello, tomaremos como ejemplo el formulario de pedido de un cliente que hemos visto anteriormente.
Paso 2: Selecciona el intervalo de datos
Seleccione las celdas para las que desea establecer el ajuste.
Establezcamos una regla para el campo Cantidad del pedido. Seleccione la celda donde los clientes añadirían la cantidad de su pedido: D8.
Paso 3: Ve a la opción Validación de datos
En el menú Datos, selecciona «Validación de datos» y haz clic en «Añadir regla».
Paso 4: Define los criterios de tus reglas
En la sección «Criterios», elige el tipo de validación que deseas aplicar.
Aquí validaremos los números, realizaremos una selección de «menor o igual que» y actualizaremos 100 en el campo Valor.
Paso 5: Define tu mensaje de error
A continuación, ve a la sección «Opciones avanzadas». En «Si los datos no son válidos», selecciona lo que quieres hacer cuando alguien introduzca datos no válidos. También puedes añadir texto de ayuda para guiar a los usuarios.
En este caso, realizaremos la selección «Rechazar la entrada» porque su empresa no podrá aceptar el pedido. También añadiremos el texto de ayuda «Pida hasta 100 unidades de una sola vez».
Paso 6: Guardar
Seleccione «Terminada» para guardar y aplicar las reglas que ha definido.
Nota: Es mejor ajustar la validación de datos antes de introducir tus datos. Esto se debe a que los valores existentes no se comprueban automáticamente. Para validar los datos existentes, tendrás que revisarlos manualmente o volver a introducirlos.
Con estos pasos, ¡la validación básica de datos estará asegurada!
Dicho esto, antes de explorar técnicas avanzadas, es importante comprender mejor los distintos tipos de validación de datos.
Tipos de validación de datos
Aunque en la sección anterior utilizamos reglas numéricas, disponer de una panorámica detallada de las distintas validaciones de datos ayuda a garantizar la precisión y la calidad.
A continuación, se detallan los tipos de validación de datos disponibles en Hojas de cálculo de Google:
Número
Restringe la introducción de datos a valores numéricos dentro de un intervalo específico. Esto incluye condiciones como «mayor que», «menor que», «igual a» o incluso «entre un intervalo personalizado».
Texto
Limita la introducción de texto en función de la longitud y los caracteres específicos. Esto también incluye patrones como ID de correo electrónico o URL válidas.
Fecha
Este tipo de validación de datos garantiza que los valores introducidos sean fechas válidas o estén dentro de un intervalo específico.
Lista
Si necesitas restringir las entradas a una lista de opciones, utilizarás la validación de datos «Lista» o «Desplegable».
Casilla de verificación
Aquí, restringes la entrada a marcar o no una casilla. También puedes establecer qué significa dejar el campo marcado o sin marcar. Esto se utiliza mejor cuando se recopilan las preferencias de los clientes y las listas de control de calidad.
Bonificación: ¿Listo para transformar tu gestión de datos? ¡Sigue nuestra guía paso a paso para crear una base de datos en Hojas de cálculo de Google!
Técnicas avanzadas de validación de datos en Hojas de cálculo de Google
Aunque hemos cubierto los aspectos básicos, las Hojas de cálculo de Google ofrecen técnicas de validación de datos más avanzadas, como fórmulas personalizadas e integración de funciones en la aplicación.
Fórmula personalizada
Esta función es una forma avanzada de validación de datos en Hojas de cálculo de Google que está disponible al establecer los criterios. A diferencia de otros tipos de validación, una fórmula personalizada te permite crear reglas más allá de las opciones básicas, como números o fechas.
Esta regla personalizada se configura con la ayuda de fórmulas que suele utilizar para realizar cálculos. Una ventaja clave es que puede definir el tipo de datos permitidos en una celda a través de esta fórmula lógica con mayor precisión.
Las fórmulas personalizadas crean reglas basadas en elementos como intervalos de celdas o dependencias. También te permiten añadir múltiples capas de regulaciones.
He aquí un ejemplo:
Situación: imagina que estás haciendo el seguimiento del inventario de productos antes de realizar un envío a un cliente.
Qué necesitas:
Quieres asegurarte de que la columna «inventario disponible para envío» solo acepte:
- Números (no se permite texto)
- Valores superiores a cero (no puede haber existencias negativas).
Regla de fórmula personalizada:
=AND(ISNUMBER(A1), A1>0)
Esta guía desglosa la regla en tres partes:
- ISNUMBER(A1): comprueba si el valor de la celda A1 es un número.
- A1>0: Comprueba si el valor de la celda A1 es mayor que cero.
- AND(…): Asegura que AMBAS condiciones sean ciertas.
Resultado: los clientes recibirán datos precisos sobre el inventario y usted no tendrá que preocuparse por las fórmulas que ha utilizado, ya que las cifras del inventario siempre serán fiables y fáciles de leer.
Integración de la validación de datos en Hojas de cálculo de Google
La validación avanzada de datos también implica la integración de otras funciones en la validación de datos.
¿Tienes dudas? Repasemos algunas integraciones avanzadas de validación de datos que mejoran la funcionalidad.
Uso del formato condicional en la validación de datos
La validación de datos en las Hojas de cálculo de Google se combina fácilmente con el formato condicional, lo que permite crear hojas de cálculo mucho más interactivas y claras.
En esta integración, una regla de validación de datos independiente es el desencadenante del formato condicional. Resalta visualmente los puntos de datos importantes o los posibles errores, lo que facilita la identificación de tendencias y anomalías.
Te lo mostramos con un ejemplo claro:
Situación: Necesitas una hoja de cálculo para la gestión de proyectos que te ayude a realizar el seguimiento de las tareas. Debe resaltar visualmente cuando te retrasas con respecto al calendario previsto.
Paso 1: Crea una hoja de cálculo con columnas para el nombre de la tarea, la fecha límite y el estado. Añade también tus últimas tareas y estados.
Paso 2: Ve a Formato y haz clic en formato condicional.
Nota: Puedes crear una regla para la columna de fechas límite para asegurarte de que el usuario introduzca una fecha válida.
Paso 3: Añade tu regla de validación de datos y enlázala con la validación de datos.
Aquí utilizaremos la fórmula personalizada «=AND(TODAY() > C2, D2 <> ‘Completada’)».
Así es como funciona el trabajo:
- TODAY(): esta función devuelve la fecha de hoy.
- TODAY() > C2: comprueba si la fecha de hoy es posterior a la fecha del campo «Fecha límite».
- D2 <> «Completada»: comprueba si el campo «Estado» NO es «Completado».
- =AND: comprueba que se cumplan ambas condiciones.
Paso 4: Añade tu estilo de formato. En este caso, mantendremos el resultado en rojo (porque está vencido).
Una vez que haya hecho clic en «Terminada», sus reglas se activarán. El «Informe de rendimiento» está pendiente y se está ejecutando con retraso.
Enlazado de la validación de datos con la automatización
Otra técnica avanzada de validación de datos que ofrece las Hojas de cálculo de Google es la automatización.
Aquí, Google presenta su extensión App Script, que crea un código que actúa como desencadenante de una acción basada en tu cuadro de diálogo de validación de datos.
Aquí tienes un ejemplo de automatización de aprobaciones de gastos con validación de datos:
Si tu regla de validación de datos establece que:
- El campo «Se requiere aprobación» es «VERDADERO» (lo que significa que la casilla está marcada).
- Y el campo «Estado» está pendiente.
Puedes escribir un código que sea el desencadenante del envío de un correo electrónico con todos los detalles de los gastos a tu responsable, basándose en los datos del campo «Correo electrónico del aprobador».
Bonificación: puede aprovechar todo el potencial de las Hojas de cálculo de Google como su CRM con nuestra guía fácil de seguir y nuestras plantillas listas para usar.
Aplicaciones prácticas: lista desplegable y validación de datos
Aunque ya hemos hablado de las técnicas de validación de datos, hay un método que destaca en casi todas las aplicaciones del mundo real y que merece una explicación más detallada: la lista desplegable.
Para empezar, estos son los pasos que hay que seguir para crear una lista desplegable utilizando la validación de datos en las Hojas de cálculo de Google:
Paso 1: Haz una lista con tus opciones
Crea tu hoja de cálculo y haz una lista de lo que quieres en tu menú desplegable.
Para ello, revisaremos la incorporación de empleados como parte de tu hoja de cálculo de CRM de Google.
A continuación, ve a la pestaña Datos, luego a Validación de datos y a «Añadir regla».
Paso 2: Realice la selección del menú desplegable en la validación de datos
Una vez abierto el cuadro de diálogo de reglas de validación de datos, selecciona el intervalo de celdas (en este caso, toda la columna «Departamento») y, a continuación, elige tus criterios.
Ahora hay dos tipos de criterios de lista desplegable.
- Lista desplegable: Esto implica añadir manualmente tus opciones (departamentos).
- Lista desplegable (de un intervalo): te permite seleccionar un intervalo de celdas y añadir automáticamente los valores de las celdas como opciones de la lista.
Nota: También se puede asignar un color a cada opción de la lista para que resulte más estética y atractiva. Debe actualizar manualmente cada color cuando la lista cambie con los datos de referencia.
Paso 3: Haz clic en «Terminado» y revisa
El último paso es hacer clic en «Terminada» y ver cómo se refleja la validación en las celdas.
En este ejemplo, todas las opciones de la lista se mostrarán en un menú desplegable al hacer clic en el campo «Departamento».
Y así, sin más, tu lista desplegable estará lista. Sin embargo, crear una lista desplegable básica es solo el principio de este versátil método de validación de datos. Veamos cómo utilizar una capa adicional de validación de datos.
Listas desplegables dependientes en Hojas de cálculo de Google
Si bien las listas desplegables ayudan a centrar las respuestas, las Hojas de cálculo de Google permiten a los usuarios crear listas desplegables dependientes para ampliar el control a los campos de datos siguientes.
Se utilizará una lista desplegable dependiente de filtros activos para revisar la lista de opciones. Al crear estos filtros, las opciones de una lista desplegable cambian en función de la selección realizada en una lista desplegable anterior.
Esta validación dinámica de datos es increíblemente útil para organizar y filtrar datos de manera eficiente, especialmente cuando se trata de conjuntos de datos grandes.
💡 Consejo profesional: es importante recordar que no es necesario acceder a la validación de datos cada vez que necesites una lista desplegable o una casilla de verificación. Un truco rápido de Hojas de cálculo de Google es que está fácilmente disponible en la pestaña Insertar.
Solución de problemas comunes relacionados con la validación de datos
Ahora que ya sabes cómo configurar las validaciones de datos, también te encontrarás con errores comunes. Ya sean errores de introducción, de uso o problemas complejos relacionados con los intervalos, es fundamental saber cómo solucionarlos.
A continuación, te presentamos dos retos o errores y cómo solucionarlos:
Error n.º 1: los datos que ha introducido infringen las reglas de validación de datos establecidas para esta celda.
Este mensaje de error aparece cuando intentas introducir datos en una celda que no cumple con la regla que has establecido para validar los datos de esa celda.
Esto probablemente significa una de las siguientes cosas:
- El valor introducido no coincide con los criterios especificados (por ejemplo, intervalo de datos numéricos, lista de valores permitidos, fórmula personalizada).
- Hay problemas con las reglas establecidas.
Cuando esto ocurra, incluso aunque el valor introducido parezca correcto, estos son los pasos clave que debes seguir para solucionar el problema:
- Asegúrate de que los criterios de validación de datos sean precisos y lógicos.
- Comprueba dos veces si hay errores tipográficos, espacios adicionales, discrepancias en mayúsculas y minúsculas o diferencias en los tipos de datos.
- Vuelve a escribir manualmente para eliminar los caracteres ocultos si el valor se ha copiado y pegado.
- Comprueba si hay referencias circulares que puedan causar conflictos si la regla de validación incluye fórmulas.
Error n.º 2: problemas con la clasificación de filtros que pueden romper la validación de datos
Otro problema se produce al aplicar filtros u ordenar datos. Esto altera la funcionalidad de las listas desplegables dependientes u otras funciones de validación de datos. Puede dar lugar a opciones incorrectas o vacías en las listas dependientes o a reglas de validación aplicadas incorrectamente.
Estos son los factores más comunes que provocan estos errores:
- Si tu validación de datos se basa en intervalos con nombre y estos intervalos no están configurados para ajustarse automáticamente cuando se filtran u ordenan los datos, las referencias se rompen.
- El uso de referencias relativas en las fórmulas de validación de datos causa problemas cuando la posición de los datos cambia debido al filtrado o la clasificación.
- Algunas configuraciones de validación de datos no son compatibles con la forma en que las Hojas de cálculo de Google gestionan el filtrado y la clasificación, lo que da lugar a un comportamiento inesperado.
Si quieres resolver este problema, debes
- Haz que los intervalos con nombre sean dinámicos: si utilizas intervalos con nombre, asegúrate de que sean dinámicos y se actualicen automáticamente cuando se filtren u ordenen los datos. Para ello, utiliza fórmulas dentro de las definiciones de los intervalos con nombre para tener en cuenta el filtrado o la ordenación.
- Utiliza referencias absolutas: En tus fórmulas de validación de datos, sustituye las referencias relativas por referencias absolutas (por ejemplo, $A$1) para asegurarte de que siempre apuntan a las celdas correctas, incluso después de filtrar u ordenar.
- Introduce columnas auxiliares: Considera la posibilidad de crear columnas auxiliares para almacenar los datos originales sin filtrar. Haz referencia a estas columnas auxiliares en tus fórmulas de validación de datos para que no se vean afectadas por el filtrado o la clasificación.
Retos y límites de las Hojas de cálculo de Google
Aunque las Hojas de cálculo de Google son utilizadas por muchos y ofrecen funciones que se actualizan en tiempo real, aquí tienes algunos retos y límites que conlleva su uso:
- Rendimiento con grandes conjuntos de datos: cuando se realiza el trabajo con miles de filas y cálculos complejos, esta aplicación de productividad suele ralentizarse.
- Formato limitado: al utilizar las Hojas de cálculo de Google, notarás que crear diseños visualmente atractivos o precisos es bastante complicado. Su formato y visualizaciones son bastante limitados.
- Sin corrector ortográfico: a diferencia de otros programas de hojas de cálculo, esta aplicación no incluye corrector ortográfico. Esto resulta bastante incómodo a la hora de manejar datos con texto o utilizarlo para documentación.
- Tablas dinámicas confusas: Las Hojas de cálculo de Google no tienen un gran historial en lo que respecta a la creación y manipulación de tablas dinámicas. Sus funciones de resumen no son muy sólidas y, en ocasiones, resultan confusas.
- Funciones analíticas: Configurar Google Analytics con Hojas de cálculo de Google es bastante complejo. Además, carece de funciones estadísticas complejas o herramientas avanzadas de modelado de datos.
Las Hojas de cálculo de Google son una herramienta excelente para organizar datos, realizar cálculos básicos y combinar hojas de datos. Sin embargo, sus capacidades se limitan a esas celdas.
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Alternativas a las hojas de cálculo de Google
| Función | Hojas de cálculo de Google | ClickUp |
|---|---|---|
| Funcionalidad de las hojas de cálculo | ✅ | ✅ |
| Gestión de tareas | ❌ | ✅ |
| Gestión de proyectos | ❌ | ✅ |
| Colaboración | ✅ | ✅ |
| Integraciones | ✅ | ✅ |
| Diagramas de Gantt | ❌ | ✅ |
| Control de tiempo | ❌ | ✅ |
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