Los proyectos complejos suelen implicar numerosas tareas interdependientes, lo que dificulta el seguimiento del progreso y el cumplimiento de los plazos.
Los gestores de proyectos necesitan herramientas eficaces para dividir estos proyectos complejos en componentes manejables. Jira, una popular herramienta de gestión de proyectos, ofrece una función llamada subtareas para satisfacer esta necesidad.
Puede utilizar las subtareas en Jira para dividir su proyecto en unidades de trabajo más pequeñas y específicas. Dado que las subtareas están enlazadas a sus tareas principales, este enfoque granular puede mejorar la visibilidad del proyecto, facilitar la colaboración y ayudar a los equipos a trabajar de forma más eficiente. Con las subtareas, puede asignar roles y responsabilidades a los miembros del equipo, realizar un seguimiento más preciso del progreso y generar informes más detallados.
En esta guía, exploraremos los conceptos básicos de las subtareas en Jira. Aprenderás qué son, cómo realizar el seguimiento del progreso de las tareas y cómo crear subtareas en Jira.
Más adelante en el artículo, también compararemos Jira con ClickUp, otra herramienta de gestión de proyectos muy popular, para ayudarte a tomar una decisión informada sobre qué solución se adapta mejor a las necesidades de tu equipo.
Comprender las subtareas en Jira
Las subtareas en Jira son segmentos más pequeños de una tarea más grande, que actúan como tareas secundarias dentro de una tarea principal. Te permiten dividir un proyecto complejo en partes más manejables.
Imagina que tu proyecto es la construcción de una casa. La tarea principal es la construcción en general, mientras que las subtareas de Jira podrían representar fases específicas como la colocación de los cimientos, el armazón de las paredes o la instalación del techo. Cada subtarea es una parte crucial del proyecto, pero gestionarlas individualmente hace que la tarea general sea más manejable.
Para empezar, solo necesitas permiso para crear problemas y habilitar subtareas en el esquema de tipos de problemas de tu proyecto.
Cómo crear una subtarea en Jira
Puedes crear subtareas de Jira utilizando dos métodos:
- Crear una subtarea dentro de una incidencia principal
- Convierte un problema existente en una subtarea y asígnalas a un problema principal.
A continuación, se ofrece un desglose detallado de estos métodos.
Método n.º 1: crear una subtarea dentro de una incidencia principal
1. Abre el problema principal.
Ubica y abre el problema para el que deseas crear una subtarea.
2. Accede al menú de puntos suspensivos.
Haz clic en el botón «...» (tres puntos) situado en la esquina superior derecha para expandir el menú desplegable.
3. Seleccione «crear subtarea».
Seleccione la opción «Crear subtarea» en el menú.
Aparecerá una ventana emergente «Crear subtarea» en la parte superior de la página principal del problema. Ten en cuenta que un administrador de Jira debe habilitar el submenú «Crear subtarea» y que el tipo de problema de subtarea debe añadirse al esquema de tipos de problemas del proyecto.
4. Rellene los detalles de la subtarea.
Selecciona «Subtarea» en el menú desplegable de tipos de incidencia, completa los campos obligatorios y añade cualquier información necesaria. Haz clic en el botón «Crear» en la parte inferior de la página para finalizar la creación de la subtarea.
La nueva subtarea se mostrará en la sección «Subtareas» del problema principal/padre.
Es importante tener en cuenta que los campos de la ventana emergente «Crear subtarea» se pueden personalizar. Solo tienes que hacer clic en «Configurar campos» (icono de engranaje ⚙️) en la esquina superior derecha para abrir un cuadro de diálogo en el que puedes marcar o desmarcar los campos según sea necesario. Puedes alternar entre los campos predeterminados y los personalizados utilizando los enlaces «Todos» y «Personalizados».
Siguiendo estos pasos, podrás simplificar la gestión de proyectos en Jira y realizar un mejor seguimiento del progreso de las tareas, los obstáculos y la finalización utilizando las funciones de «crear subtarea» de Jira.
Método n.º 2: convierte un problema existente en una subtarea y elige una tarea principal.
1. Navega hasta el problema.
Comienza abriendo la incidencia que deseas convertir en una subtarea. Para ello, busca la incidencia en la barra de búsqueda o navega por la lista de incidencias de tu proyecto.
2. Accede al menú «Más».
Una vez abierto el problema, busca el menú desplegable «Más». Normalmente se encuentra en la esquina superior derecha de la vista del problema. Haz clic en este menú para ver opciones adicionales.
3. Selecciona «Convertir en subtarea».
En las opciones desplegables, selecciona «Convertir en subtarea». Esta opción te permite cambiar el problema actual en una subtarea de otro problema.
4. Especifica la tarea principal.
Aparecerá una nueva pantalla en la que se le indicará que elija la tarea principal. Puede escribir el ID de la tarea principal o buscarla utilizando el enlace proporcionado. Esta tarea principal es el problema bajo el cual se anidará la subtarea.
5. Finaliza el proceso.
Después de especificar la tarea principal, haz clic en «Convertir» para finalizar el proceso.
El problema se transformará en una subtarea y aparecerá en la sección «Subtareas» de la tarea principal, lo que te ayudará a organizar mejor tus módulos de gestión de proyectos de Jira.
Limitaciones del uso de Jira para crear subtareas
Aunque las subtareas de Jira pueden ser increíblemente útiles para desglosar proyectos complejos, la herramienta tiene ciertos límites.
- Imposibilidad de subdividir subtareas: las subtareas de Jira no se pueden dividir en subtareas más pequeñas. Esto puede resultar restrictivo para proyectos que requieren desgloses más detallados. Si necesita subdividir una subtarea, primero debe convertirla en un problema estándar y, a continuación, crear nuevas subtareas debajo de ella, lo que puede resultar lento y engorroso.
- Gestión de dependencias: aunque la gestión de proyectos de Jira admite la creación de dependencias entre tareas, gestionar estas dependencias a nivel de subtarea puede resultar complicado. Las subtareas de Jira no gestionan las dependencias de forma inherente, lo que dificulta el seguimiento de la secuencia y la interrelación de las tareas más pequeñas dentro de un proyecto.
- Limitaciones en la elaboración de informes: al generar informes, las subtareas de Jira no suelen incluirse de forma predeterminada, por defecto, en los informes de proyectos de alto nivel. Esto puede dar lugar a resúmenes incompletos del progreso del proyecto y puede requerir una configuración adicional o un seguimiento manual para garantizar que el estado de cada subtarea se represente con precisión en los informes.
- Complejidad en la personalización: personalizar los campos y los flujos de trabajo para las subtareas de Jira puede resultar complejo. Aunque es posible, requiere un profundo conocimiento de los ajustes administrativos de Jira. Esta complejidad puede suponer un obstáculo para los equipos que desean adaptar las subtareas a sus necesidades específicas y mejorar sus habilidades de gestión de tareas.
- Restricciones de conversión: los tipos de incidencias de subtareas en Jira no se pueden mover directamente de una incidencia principal a otra. Para reasignar una subtarea, primero debe convertirla en una incidencia estándar y, a continuación, vincularla a una nueva incidencia principal. Este proceso no solo lleva mucho tiempo, sino que también es propenso a errores, especialmente en proyectos grandes en los que es necesario realizar reasignaciones frecuentes.
Al reconocer estas limitaciones, puedes mejorar tus habilidades de gestión de tareas y diseñar estrategias para mitigar estos retos, lo que garantiza una experiencia de gestión de proyectos más fluida en Jira.
Crea tareas y subtareas con ClickUp.
Si ha encontrado limitaciones en herramientas de gestión de tareas como Jira, el enfoque flexible y personalizable de ClickUp para la gestión de tareas y subtareas le resultará muy interesante. ClickUp simplifica las complejas necesidades de gestión de proyectos adaptándose a sus flujos de trabajo, integrándose con las aplicaciones que utiliza a diario y garantizando que nunca encuentre obstáculos para llevar sus proyectos a buen término.
Creación y gestión de tareas en ClickUp
Crear tareas de ClickUp es intuitivo y sencillo.
- Empieza por iniciar sesión en tu entorno de trabajo de ClickUp. Puedes crear tareas dentro de diferentes categorías de tareas, lo que garantiza que tus tareas estén organizadas y sean fáciles de gestionar.
- Haz clic en el botón «+» o utiliza la opción «Nueva tarea».
- Cuando se le haga una indicación, introduzca los detalles de la tarea, como el nombre, la descripción, la fecha límite y las personas asignadas.
- También puede establecer niveles de prioridad y añadir etiquetas para una mejor categorización.
- Rellene todos los datos necesarios para su tarea. La interfaz de ClickUp le permite incluir descripciones en texto enriquecido, adjuntar archivos y enlazar una tarea con otras si es necesario.
- Una vez que hayas introducido todos los detalles, guarda la tarea. Tu tarea aparecerá ahora en tu panel de tareas y podrás acceder a ella y realizar la edición según sea necesario.
Creación y gestión de subtareas en ClickUp
Las subtareas en ClickUp son tan fáciles de crear y gestionar como las tareas principales. Puedes crear subtareas a partir de una o dos tareas de tus vistas de ClickUp, concretamente la vista Tablero y la vista Lista.
💡Consejo profesional: Todos los usuarios de todos los planes de ClickUp pueden realizar la creación y edición de subtareas, incluidos los invitados con permisos de edición o permisos completos.
Desde tareas:
- Abre la tarea a la que deseas añadir subtareas y haz clic en el botón «+ Añadir subtarea». Se abrirá una nueva ventana de subtarea en la que podrás introducir los detalles de la subtarea.
- Introduce el nombre, la descripción, la fecha límite y las personas asignadas a la subtarea. También puedes añadir adjuntos, comentarios y listas de control a las subtareas.
- Una vez que hayas introducido todos los detalles, guarda la subtarea. Ahora aparecerá como un problema secundario bajo el problema principal y podrás gestionarlo de forma independiente.
ClickUp te permite crear tantas subtareas como necesites, lo que supone una ventaja significativa frente a herramientas como Jira. Es posible que otras alternativas a Jira no ofrezcan tanta flexibilidad.
Desde las vistas:
- Vista Lista Pase el cursor por encima de una tarea y haga clic en el icono «Crear subtarea» para añadir una nueva subtarea.
- Pase el cursor por encima de una tarea y haga clic en el icono «Crear subtarea» para añadir una nueva subtarea.
- Pase el cursor por encima de una tarea y haga clic en el icono «Crear subtarea» para añadir una nueva subtarea.
- Para las tareas con subtareas expandidas, utiliza la flecha desplegable situada junto al icono «Crear subtarea».
- Para las tareas con subtareas contraídas, pasa el cursor sobre el icono «Crear subtarea» para que aparezca un signo más. Haz clic en el signo más para crear una subtarea.
- Proporcione un nombre, una persona asignada, una fecha límite y otros detalles para la subtarea.
- Pulsa Intro (PC) o Retorno (Mac) para guardar.
- Organiza las subtareas jerárquicamente utilizando subtareas anidadas.
- Vista Tablero Pasa el cursor por encima de una tarjeta de tarea y haz clic en el icono «+ Añadir tarea». Introduce los detalles de la subtarea y pulsa Intro o Retorno para guardar.
- Pasa el cursor por encima de una tarjeta de tarea y haz clic en el icono «+ Añadir tarea».
- Introduce los detalles de la subtarea y pulsa Intro o Retorno para guardar.
- Pasa el cursor por encima de una tarjeta de tarea y haz clic en el icono «+ Añadir tarea».
- Introduce los detalles de la subtarea y pulsa Intro o Retorno para guardar.
Puedes controlar la visibilidad de las subtareas utilizando la opción «Subtareas» en la parte superior de la vista Lista o Tablero:
- Contraer todo: Ocultar todas las subtareas
- Expandir todo: muestra las subtareas directamente debajo de sus tareas principales.
- Como tareas independientes: muestra las subtareas como elementos individuales.
Las subtareas en ClickUp mantienen una jerarquía clara bajo sus tareas principales, lo que facilita su navegación y gestión.
💡Consejo profesional: utiliza la barra de acciones en lote para modificar varias subtareas o tareas de forma eficiente. Asegúrate de expandir las subtareas antes de empezar.
- Vista Lista: selecciona subtareas con los botones selectores y elige una acción masiva.
- Vista Tablero: selecciona subtareas dentro de una columna utilizando el botón selector de cada tarjeta o la opción «Seleccionar todo» del menú de la columna. Aplica una acción masiva.
También puedes utilizar plantillas de listas de tareas y plantillas de gestión de tareas para crear y gestionar rápidamente subtareas para proyectos gestionados por equipos, lo que te permitirá ahorrar tiempo y garantizar la coherencia entre tareas similares.
Organiza tareas y subtareas con la plantilla de gestión de tareas de ClickUp.
La plantilla de gestión de tareas de ClickUp puede optimizar significativamente el flujo de trabajo de su organización. Al integrar esta plantilla en el flujo de trabajo diario, su equipo puede evitar el laborioso proceso de identificar el marco más eficiente para los ajustes de su proyecto. Una vez configurada la plantilla, solo tendrá que introducir los detalles específicos relevantes para sus tareas.
Utiliza la plantilla para:
- Visualiza y organiza las tareas por estado, prioridad o departamento.
- Realiza un seguimiento y optimiza los flujos de trabajo en función de la capacidad del equipo y el progreso de las tareas.
- Colabora entre equipos en la programación, asignación y finalización de tareas.
La plantilla también incluye seis vistas dinámicas para adaptar la gestión de tareas a tus necesidades:
- Vista Lista: divide las tareas en listas detalladas.
- Vista Tablero: gestiona y prioriza tareas utilizando un tablero Kanban.
- Vista Equipo : evalúa la carga de trabajo del equipo para facilitar la asignación inteligente de tareas.
- Vista de calendario : Organiza las tareas con facilidad utilizando un calendario de arrastrar y soltar.
La visibilidad del proyecto es fundamental para un trabajo en equipo eficaz. Por eso, la plantilla incluye Campos personalizados preconfigurados para cada tarea, lo que te permite ver al instante detalles como la persona asignada, la fecha límite, la duración estimada y elementos adicionales como presupuestos, URL o archivos adjuntos.
Además, la plantilla organiza tus tareas en tres listas distintas: Acciones pendientes, Ideas y Trabajo pendiente. Esta configuración ayuda a reducir el desorden y a centrarse en las tareas dentro de la misma categoría.
Esta estructura eficiente garantiza que tu equipo pueda gestionar tareas y proyectos sin problemas, mejorando la productividad y la colaboración.
Mejora la gestión de proyectos con ClickUp.
Aunque Jira es una potente herramienta de gestión de proyectos, tiene límites, especialmente en lo que respecta a la gestión de subtareas y dependencias. Estos límites pueden dificultar la gestión eficiente de las tareas.
ClickUp, por otro lado, ofrece una alternativa superior con una interfaz fácil de usar y funciones avanzadas que abordan estos retos.
Tanto si buscas una mayor personalización, una gestión avanzada de las dependencias o la elaboración de informes completos, ClickUp te ofrece las herramientas necesarias para gestionar tus tareas y subtareas de forma eficaz y garantizar que completas tus proyectos sin problemas y con éxito.
Tras pasar a ClickUp, los equipos informan de una reducción significativa del tiempo dedicado a la gestión de tareas y un notable aumento de la puntualidad en la entrega de proyectos.
Nuestro equipo ejecutivo redujo los retrasos en los proyectos en más de un 70 % durante nuestro primer año utilizando ClickUp.
Nuestro equipo ejecutivo redujo los retrasos en los proyectos en más de un 70 % durante nuestro primer año utilizando ClickUp.
Al elegir ClickUp, tú también podrás optimizar tu flujo de trabajo, mejorar tus habilidades de gestión de tareas y alcanzar las metas de tus proyectos de forma más eficaz. Todas estas funciones, y muchas más, lo convierten en la opción preferida para la gestión de proyectos moderna.