Imagina que estás trabajando en una campaña de correo electrónico y la herramienta arroja un error. Planea ponerse en contacto con el servicio de compatibilidad por chat o enviarles un correo electrónico, pero puede que tarde un poco. En lugar de esperar, buscas guías de ayuda y vídeos en línea, como una base de conocimientos para la herramienta.
Dale la vuelta al guión. Como Herramienta SaaS proveedor, intenta dar a los equipos de soporte varias opciones para ayudarles a hacer mejor su trabajo. Esto también incluye un repositorio de autoservicio de documentación del producto donde los clientes pueden encontrar respuestas cuando y como quieran. Y funciona.
Las herramientas de autoservicio, como vídeos, documentos de incorporación, centros de aprendizaje y casos de uso, aumentan la satisfacción de los clientes, reducen la pérdida de clientes y liberan a los agentes de soporte para otras tareas. Las ventajas se extienden a los equipos internos que hacen referencia a una base de conocimientos centralizada para funcionar correctamente.
En ClickUp comprendemos el reto que supone crear y organizar un hub de conocimiento, por lo que mi equipo y yo exploramos el mejor software de base de conocimiento SaaS y preseleccionamos diez que cumplían todos los requisitos.
Pero primero, entendamos lo que debe buscar en un software de base de conocimientos SaaS.
¿Qué debe buscar en un software de base de conocimientos SaaS?
Su software de base de conocimientos SaaS debe tener algunas de estas funciones, si no todas:
- Accesibilidad de autoservicio: Asegúrese de que la base de conocimientos está disponible 24/7 sin necesidad de tickets de compatibilidad, permitiendo a los usuarios encontrar respuestas de forma independiente
- Funcionalidad de búsqueda robusta: Busque potentes capacidades de búsqueda que permitan buscar dentro de los documentos, permitiendo a los usuarios localizar rápidamente la información relevante
- Control de versiones: Asegúrese de que la plataforma permite el seguimiento de los cambios y el mantenimiento de diferentes versiones de los artículos para mantener la información actualizada
- Flujo de trabajo editorial: Busque funciones que favorezcan la colaboración entre los miembros del equipo, como comentarios, permisos de rol y procesos de aprobación de contenidos
- Análisis y elaboración de informes: El software de gestión del conocimiento debe ofrecer información sobre la participación de los usuarios, los artículos más populares y las consultas de búsqueda para ayudar a mejorar la base de conocimientos con el tiempo
- Variedad de contenidos: Debe ser compatible con varios tipos de contenidos, incluyendo preguntas frecuentes, tutoriales, guías de solución de problemas y demostraciones de vídeo
- Plantillas personalizables: Compruebe si el software proporciona plantillas prediseñadas que se puedan adaptar a sus necesidades de marca y contenido
- Capacidades de integración: Asegúrese de la compatibilidad con otras herramientas y plataformas que utilice, como sistemas de soporte al cliente, software CRM y herramientas de comunicación
- Funciones de seguridad: Busque medidas de seguridad sólidas para proteger la información confidencial y garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos
- Navegación fácil para el usuario: El software debe tener una estructura clara e intuitiva, con categorías y subcategorías bien definidas para facilitar la navegación
- Capacidad de respuesta móvil: La base de conocimientos debe ser accesible y funcional en dispositivos móviles para atender a los usuarios en movimiento
**Lea también Probamos los 10 mejores software de base de conocimientos en 2024
Los 10 mejores software de base de conocimientos SaaS para usar en 2024
Basándonos en pruebas e investigaciones exhaustivas, estos son los 10 software de base de conocimientos SaaS que puede elegir en 2024:
1. ClickUp: el mejor para la gestión del conocimiento impulsada por IA
Empieza a crear contenido y organizar subpáginas con ClickUp Docs
ClickUp es mi herramienta preferida porque cumple todos los requisitos. Todo lo relacionado con la creación de contenidos comienza con Documentos de ClickUp , que puede convertir en una base de conocimientos pulsando el botón wiki.
Una vez que un documento se marca como wiki, se hace más visible dentro de sus paneles de contenido, y su equipo puede colaborar para editar y revisar el contenido. Si trabaja con varios clientes y proveedores, puede mantenerlo todo en una sola plataforma importando los datos a ClickUp.
Una vez terminado, puede pedir Cerebro ClickUp para sugerir nuevas tareas para empezar.
Selecciona contenido y utiliza ClickUp Brain para obtener sugerencias basadas en IA
ClickUp Brain puede ayudarle:
- Utilice AI Writer de ClickUp Brain para generar rápidamente borradores iniciales de artículos de base de conocimientos basados en indicaciones y esquemas
- Obtenga información deTareas de ClickUpdocumentos, artículos relevantes y experiencia del equipo para garantizar un contenido preciso y actualizado
- Soporte personalizado a través deAI Knowledge Manager de ClickUp Brain, que ofrece sugerencias y mejoras para la creación de contenidos
- Automatizar las tareas de gestión de proyectos relacionadas con la base de conocimientos, como el envío de actualizaciones, la asignación de tareas y el seguimiento del progreso con ClickUp Brain's AI Project Manager
- Analizar las interacciones y comentarios de los usuarios para identificar áreas para nuevos artículos, destacar contenidos populares y marcar temas complejos para los usuarios
también puede ahorrar tiempo utilizando *ClickUp Brain's AI Project Manager Plantilla de la base de conocimientos de ClickUp . Es un documento sencillo y listo para usar que imita bien la experiencia del cliente del centro de ayuda.
Cree una biblioteca digital con la plantilla de base de conocimientos de ClickUp
Estas son algunas de las funciones clave que ofrece esta plantilla:
- Artículos de conocimiento: Esta sección le permite crear y organizar sus artículos de base de conocimiento
- Categorías: La plantilla incluye secciones como 'Onboarding,' 'How-To Guides,' 'Use Cases,' 'Templates,' y 'Community,' ayudándole a organizar su contenido de manera efectiva
- Subcategorías: Dentro de cada categoría, puedes crear subcategorías como "Para principiantes", "Para administradores" y "Gestión de proyectos" para organizar mejor tu contenido
- Sección de preguntas frecuentes: Una sección dedicada a las preguntas más frecuentes, que proporciona respuestas rápidas a las preguntas más comunes
- Formulario de contacto: Un formulario para que los usuarios envíen sus preguntas o solicitudes si no encuentran la información que necesitan
ClickUp mejores funciones
- Carpetas y subcarpetas:Organizar los artículos de la base de conocimientos en carpetas en una estructura jerárquica para facilitar la navegación
- Etiqueta: AplicarEtiquetas de tarea de ClickUp a los artículos para filtrarlos y buscarlos rápidamente
- Búsqueda: Encuentre información de forma eficiente dentro de su base de conocimientos utilizando potentes funciones de búsqueda conClickUp Búsqueda universal *Historial de versiones:Seguimiento del historial de documentos para ver los cambios realizados y volver a versiones anteriores si es necesario
Integraciones: Conéctate con otras herramientas como Google Drive, Dropbox o Slack para centralizar la información conIntegraciones de ClickUp *Pizarras: Visualice información compleja, aporte ideas y colabore en el contenido de la base de conocimientos enPizarras ClickUp
Limitaciones de ClickUp
Los nuevos usuarios pueden experimentar una curva de aprendizaje debido a las amplias funciones de ClickUp
Precios de ClickUp
- Free Forever (Gratis para siempre)
- Unlimited: 7 $/mes por usuario
- Business: 12 $/mes por usuario
- Empresa: Contactar para precios
- ClickUp Brain: Añadir a cualquier plan de pago por $ 7 por miembro por entorno de trabajo por mes
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 9.500 opiniones)
- Capterra: 4.6/5 (4,000+ opiniones)
También leer: Free Knowledge Base Templates (en inglés)
2. Document360-Mejor para bases de conocimiento simplificadas
vía Documento360 Document360 es un software basado en el conocimiento con una interfaz de usuario estable y sin complicaciones. Dado que se centra principalmente en la base de conocimientos y la gestión de documentos, es fácil crear bibliotecas privadas y públicas
Puedes organizar el contenido hasta en seis niveles de subcategorías, así que si trabajas con grandes conjuntos de datos, apreciarás Document360.
Las mejores funciones de Document360
- Edite e incruste contenidos con el editor WYSIWYG, teniendo en cuenta la experiencia del usuario
- Utiliza rollbacks para evitar sobrescrituras accidentales y mantener versiones actualizadas
- Almacene activos de contenido en la unidad e insértelos rápidamente en sus documentos
- Restringirbases de conocimiento internas a intervalos de IP específicos para evitar incidencias de seguridad
Limitaciones de Document360
- Las colaboraciones con terceros en la plataforma necesitan mejoras
- Las funciones importantes se ocultan tras complementos que aumentan los costes generales
Precios de Document360
- Free Forever (Gratis para siempre)
- Estándar: $199/mes por 3 usuarios
- Profesional: $299/mes por 5 usuarios (facturado anualmente)
- Business: 399 $/mes por 5 usuarios (facturación anual)
- Enterprise: 599 $/mes por 10 usuarios (facturación anual)
Valoraciones y reseñas de Document360
- G2: 4,7/5 (más de 400 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 200 opiniones)
También leer: 13 mejores herramientas de IA para la redacción de contenidos
3. Helpjuice-Las mejores para la búsqueda de contenidos de IA
vía Ayuda Helpjuice es otro software de base de conocimientos fácil de usar que compite con Document360 en cuanto a funciones. Su poderoso pero sencillo editor de texto te permite dar formato, editar y actualizar tu contenido. Pero lo mejor de Helpjuice es su función de búsqueda
La función de búsqueda de Helpjuice puede ayudarte a cribar todos los documentos para encontrar detalles relevantes. Es como buscar en Google, pero dentro de tu sistema de gestión documental. Incluso puede capturar datos de PDFs e imágenes.
Helpjuice mejores funciones
- Utilice una interfaz de arrastrar y soltar para la creación intuitiva de contenidos
- Mida el impacto de su herramienta de base de conocimientos en los tickets de compatibilidad
- Trabaje con varias versiones del mismo artículo y cambie de una a otra desde el panel lateral
- Mejore los procesos de éxito del cliente mediante la integración con CRM y herramientas de comunicación como Slack y Salesforce para una compatibilidad omnicanal
Limitaciones de Helpjuice
- El editor puede tener problemas de respuesta al trabajar con documentos pesados y ediciones por capas
- La función de importación necesita mejoras
Precios de Helpjuice
- Inicial: 120 $/mes para hasta 4 usuarios
- Premium: 200 $/mes para hasta 16 usuarios
- Premium limitado: 289 $/mes para hasta 60 usuarios
- Ilimitado: 659 $/mes para usuarios ilimitados
Valoraciones y reseñas de Helpjuice
- G2: 4.6/5 (50+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (90+ opiniones)
También leer: Cómo utilizar la IA para la documentación
4. Hiver-Best para la integración con Gmail
vía Hiver Hiver es una solución de help desk basada en Gmail diseñada para agilizar la gestión del correo electrónico y mejorar la colaboración en equipo sin las complejidades de los sistemas de tickets tradicionales.
Hiver le permite convertir correos electrónicos en tareas procesables, asignar propiedad y garantizar resoluciones rápidas. Esta función evita que se pierdan consultas de los clientes y mejora los tiempos de respuesta. Se integra con varias herramientas populares como Slack, WhatsApp, Salesforce, Asana, y más, permitiéndote gestionar múltiples canales de soporte al cliente desde tu bandeja de entrada de Gmail.
Hiver mejores funciones
- Mide y realiza un seguimiento de las métricas de rendimiento del equipo, como los tiempos de respuesta y la satisfacción del cliente
- Controla editores, visores y actividades desde el mismo panel de control
- Seguimiento de correos electrónicos en tiempo real para saber cuándo se abren y se leen
Limitaciones de Hiver
- El hub de conocimiento es un complemento de las funciones principales y no puede funcionar por sí solo
Precios de Hiver
- Lite: 24 $/usuario al mes
- **Pro:59 $/usuario al mes
- Elite: Precios personalizados
Hiver valoraciones y comentarios
- G2: 4.6/5 (1,000+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (100+ opiniones)
También leer: Cómo optimizar la gestión de operaciones SaaS de tu equipo
5. Notion-Best para la gestión de wiki
vía Notion Notion es una versátil herramienta de productividad que combina funciones de toma de notas, gestión de tareas, wiki y base de datos en una sola plataforma. Es altamente personalizable y adaptable a diversos casos de uso.
Notion permite a los equipos trabajar juntos en entornos de trabajo compartidos, haciendo posible una colaboración eficaz en proyectos y tareas. Ofrece una estructura jerárquica con carpetas y subpáginas para ayudar a organizar el contenido y facilitar el acceso a la información.
Con Notion IA, su equipo de soporte al cliente puede encontrar respuestas rápidamente en su base de datos de autoservicio, acelerando la compatibilidad y ayudando a mejorar la experiencia del cliente.
Las mejores funciones de Notion
- Combine diferentes tipos de contenido (texto, imágenes, código, incrustaciones, etc.) dentro de una página para obtener un formato enriquecido
- Arrastre páginas interconectadas bajo un encabezado para crear una base de conocimientos en cuestión de segundos
- Utilice plantillas Notion prediseñadas que se adapten a sus casos de uso
- Acceda rápidamente a las respuestas a las consultas frecuentes de los clientes con Notion IA
Límites de Notion
- Notion puede resultar abrumador para los principiantes
- Las bases de datos pesadas tardan en procesarse
Precios de Notion
- Free Forever (Gratis para siempre)
- Más: 12 $/asiento al mes
- Business: 18 $/asiento al mes
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Notion
- G2: 4,7/5 (más de 5.000 opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (2,000+ opiniones)
6. Papyrs-Mejor para la base de conocimientos interna
vía Papiros A diferencia de Notion, que ofrece un amplio intervalo de funciones, Papyrs se centra únicamente en mejorar la intranet de su empresa. Esto incluye una base de conocimientos privada, wiki y debates.
Papyrs es una moderna herramienta de gestión del conocimiento con una interfaz de usuario sencilla y funciones de intranet flexibles. Ofrece edición mediante arrastrar y soltar, lo que, combinado con el modo marcado, facilita la edición y revisión de contenidos.
Las mejores funciones de Papyrs
- Enriquece tus documentos con un amplio intervalo de widgets flexibles
- Realiza un seguimiento de los debates internos y enlázalos con las actualizaciones de contenido para facilitar las colaboraciones
- Intégrese con las principales herramientas para ampliar la gestión de datos en su espacio de trabajo
Límites de Papyrs
- La interfaz de usuario puede fallar ocasionalmente al trabajar con equipos remotos
- No destaca en términos de precio frente a otras herramientas de bases de conocimiento más grandes
Precios de Papyrs
- Wiki de Equipo: $99/mes para 20 usuarios
- Wiki de empresa: $386/mes para 60 usuarios
- Intranet de empresa: 999 $/mes para usuarios ilimitados
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Papyrs
- G2: No hay suficientes opiniones
- Capterra: No hay suficientes opiniones
También leer: Toda la información al alcance de su mano con la gestión del conocimiento de ClickUp
7. Freshdesk-Mejor para tickets de compatibilidad
vía Freshdesk **Las principales funciones de Freshdesk se centran en el soporte al cliente y la emisión de tickets, y utiliza una base de conocimientos para facilitar la búsqueda de información
Los artículos de conocimiento de Freshdesk se encuentran en carpetas, y tienes que asignar estas carpetas a categorías particulares para organizarlas. Lo bueno de Freshdesk es que puedes personalizar la visibilidad de la carpeta en función del punto de acceso (widgets web, iOS, Android, etc.). Puedes editar las meta descripciones de las carpetas externas, lo que ayuda en la optimización de los motores de búsqueda.
Freshdesk mejores funciones
- Añadir bases de conocimiento multilingües para atender a una base de usuarios global
- Exporte en masa artículos de soluciones y actualícelos con la API de Freshdesk
- Interactúe con los clientes a través de varios canales como correo electrónico, teléfono, chat en vivo, redes sociales y más, desde una plataforma unificada
- Resuelva consultas comunes y automatice tareas periódicas con capacidades de IA
Límites de Freshdesk
- Los usuarios han observado que los análisis de Freshdesk carecen de refinamiento, lo que dificulta a los usuarios el seguimiento de la retroalimentación de la solución
- Tiende a ralentizarse con múltiples tickets y ediciones pesadas de documentos
Precios de Freshdesk
- Free Forever (Gratis para siempre)
- Crecimiento: $18/usuario por mes
- Pro: $59/usuario al mes
- Enterprise: 95 $/usuario al mes
Valoraciones y reseñas de Freshdesk
- G2: 4.4/5 (3.000+ opiniones)
- Capterra: 4.5/5 (3,000+ opiniones)
También leer: las 10 mejores herramientas de gestión del conocimiento de IA en 2024
8. Zendesk-Mejor para recomendaciones intuitivas
vía Zendesk Zendesk Guide ayuda a crear bases de conocimiento inteligentes tanto para los clientes como para los agentes de atención al cliente.
La función más útil tiene que ser las recomendaciones impulsadas por IA dentro de los tickets de compatibilidad. Después de analizar las inquietudes del cliente, la herramienta sugiere artículos o documentos relevantes de la base de conocimientos a partir del repositorio existente.
Las mejores funciones de Zendesk
- Automatice tareas rutinarias como el enrutamiento de tickets, las notificaciones por correo electrónico y las sugerencias de respuesta para aumentar la eficiencia
- Ofrecer compatibilidad en tiempo real a través del chat en vivo y los canales de mensajería
- Conexión con otras herramientas como CRM, automatización de marketing y pasarelas de pago
- Localización de contenido en más de 40 idiomas
Limitaciones de Zendesk
- El sistema de tickets falla ocasionalmente
Precios de Zendesk
- Equipo de la suite: $55/agente por mes
- Suite Crecimiento: $89/agente por mes
- **Suite Profesional:115 $/agente al mes
- Suite Enterprise Plus: Precios personalizados
- IA avanzada: Disponible como complemento por 50 $/agente al mes
Valoraciones y reseñas de Zendesk
- G2: 4.3/5 (5,500+ reseñas)
- Capterra: 4.4/5 (3,500+ reseñas)
9. KnowledgeOwl-Mejor para crear bases de conocimiento con objetivos específicos
vía KnowledgeOwl Mientras probaba KnowledgeOwl, me gustó especialmente su función Grupo de lectores. Te permite hacer que ciertas categorías de tu base de conocimientos sean accesibles sólo a audiencias específicas.
KnowledgeOwl también cuenta con una interfaz de fácil navegación que simplifica la creación y gestión del contenido de la base de conocimientos. Los nuevos usuarios pueden adaptarse rápidamente sin necesidad de una formación exhaustiva.
Las mejores funciones de KnowledgeOwl
- Simplifique la búsqueda con su función de búsqueda al estilo Google, que no requiere configuración
- Personaliza el aspecto de los artículos con temas, diseños y esquemas de color que se adapten a tu marca
- Automatización de las "Necesidades de revisión" para obtener recordatorios para revisar los artículos antiguos después de un intervalo de tiempo
Limitaciones de KnowledgeOwl
- El proceso de ajuste de los grupos de lectores es complejo y requiere mucho tiempo
Precios de KnowledgeOwl
- Estándar: $100/mes por usuario
- Business Extras: 275 $/mes
- Extras Enterprise: $1150/mes
Valoraciones y reseñas de KnowledgeOwl
- G2: 4.6/5 (más de 100 opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (más de 200 opiniones)
También leer: Las mejores estrategias de gestión del conocimiento y software para equipos
10. Obsidian-Mejor para visualizar relaciones entre notas/conceptos
vía Obsidiana Obsidians puede transformar pensamientos no estructurados en una base de conocimientos estructurada. Utiliza archivos de texto sin formato en formato Markdown, lo que permite un formato sencillo y garantiza que las notas sean portátiles y accesibles en diferentes plataformas.
Una de las funciones más destacadas de Obsidian es la posibilidad de enlazar notas, creando una red de información interconectada. Esto permite a los usuarios navegar entre notas relacionadas, mejorando la comprensión y el recuerdo con facilidad.
Las mejores funciones de Obsidian
- Seguimiento del historial de versiones de los documentos durante un año
- Consolidar la investigación, lluvia de ideas, dibujar diagramas, idear, y más en Canvas, un espacio en blanco virtual
- Controla de forma detallada qué archivos sincronizar con qué dispositivos
- Colabora con los miembros del equipo para crear wikis en línea
Límites de Obsidian
- Curva de aprendizaje pronunciada
- Opciones de diseño personalizadas y limitadas
Precios de Obsidian
- Uso personal: Gratuito/a
- Uso comercial: 50 $/usuario al año
Valoraciones y reseñas de Obsidian
- G2: No hay suficientes opiniones
- Capterra: No hay suficientes opiniones
También leer: Obsidian vs. ClickUp
Crear y compartir con la plataforma de base de conocimientos SaaS adecuada
Desde las startups hasta las empresas de Fortune 500, todo el mundo necesita información organizada, rápida y precisa sobre procesos, resolución de problemas y compatibilidad. Una base de conocimientos en línea no sólo pone orden en el caos de la información, sino que también actúa como punto de referencia para la empresa.
Después de probar y revisar varios software de bases de conocimiento SaaS, puedo decir que debe elegir una herramienta que sea segura, fácil de usar y compatible con bases de conocimiento tanto externas como internas. ClickUp destaca por cubrir todas las funciones que necesita para crear y difundir información a las partes interesadas. Además, ofrece gestión de tareas basada en IA para ayudarle a mejorar la eficacia general de su empresa de SaaS. Suscríbase hoy mismo a ClickUp ¡!