El buen orden es la base de todas las cosas.
Edmund Burke
Esta cita es muy cierta, sobre todo en el mundo de la gestión de proyectos. Si bien el gestor de proyectos diseña la estrategia y toma las decisiones clave, es el administrador de proyectos quien garantiza que esa visión se haga realidad mediante una organización meticulosa.
Los administradores de proyectos se encargan de las tareas esenciales del día a día, la logística, la comunicación y los presupuestos, liberando así el tiempo del gestor de proyectos para la planificación estratégica. Esta colaboración fluida es la espina dorsal de una ejecución eficaz del proyecto.
La demanda de administradores de proyectos cualificados refleja esta importancia. Según la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) se prevé que el número de administradores de proyectos crezca un 9% de 2020 a 2030.
Este artículo le guiará por el apasionante camino de convertirse en administrador de proyectos, dotándole de las habilidades y conocimientos necesarios para ser un activo valioso en cualquier equipo de proyecto.
El administrador de proyectos en el trabajo
Un administrador de proyectos mantiene un proyecto en el buen camino y organizado en cada fase mediante el cumplimiento de los siguientes deberes y responsabilidades principales:
- Programar reuniones y coordinar cronogramas: Garantizar que todas las actividades del proyecto se planifican estratégicamente y se ejecutan sin conflictos
- Gestionar la documentación del proyecto: Mantener los archivos del proyecto organizados, actualizados y accesibles para todos los miembros del equipo en aras de la transparencia y la eficacia
- Seguimiento del progreso del proyecto: Seguimiento de los hitos clave y proporcionar actualizaciones en tiempo real y puntos de vista para asegurar que el proyecto se mantiene en curso
- Gestión de presupuestos y recursos: Ayudar en el seguimiento de los gastos, optimizar la utilización de los recursos y garantizar que el proyecto se mantiene dentro del presupuesto
- Comunicación con las partes interesadas: Actuar como enlace entre el equipo del proyecto y las partes interesadas, manteniendo una comunicación clara y coherente para mantener a todos alineados con las metas del proyecto
Si bien es esencial comprender las responsabilidades clave de un administrador de proyectos, es igualmente importante reconocer y comprender los siguientes aspectos retos comunes de la gestión de proyectos a los que se enfrentan:
- Gestionar múltiples tareas: Equilibrar varias tareas administrativas puede resultar abrumador. Un administrador de proyectos debe ocuparse de la programación, la documentación, la comunicación y mucho más. Esta multitarea puede provocar agotamiento e ineficacia si no se gestiona adecuadamente
- Garantizar una comunicación eficaz: La falta de comunicación puede provocar retrasos en el proyecto, malentendidos y plazos incumplidos. Asegurarse de que todos los miembros del equipo y las partes interesadas están en la misma página es importante para el intento correcto del proyecto
- Gestionar las limitaciones presupuestarias y de recursos: Deben asegurarse de que el proyecto se mantiene dentro de las limitaciones financieras y de que los recursos se asignan de manera eficiente. Esto implica realizar revisiones periódicas del presupuesto, planificar los recursos y realizar ajustes en función de las necesidades del proyecto
Un administrador de proyectos debe estar bien equipado para afrontar estos retos. Entender bien la descripción del puesto de administrador de proyectos y diferenciarlo de otros roles similares es un buen comienzo.
Administrador de proyectos frente a otros roles en proyectos
El intento correcto de un proyecto depende de la sincronización eficaz de varios roles. Algunos de estos roles pueden parecer similares. Comprender las diferencias clave entre ellas es importante para asegurarse de que todo el mundo entiende bien sus responsabilidades y no hay duplicación de esfuerzos.
Administrador del proyecto frente a coordinador del proyecto
Aunque ambos roles son esenciales para la compatibilidad con el gestor de proyectos, un administrador de proyectos se centra más en tareas administrativas como la documentación y la programación.
**En cambio, un coordinador de proyecto está más implicado en los aspectos operativos, como la coordinación entre los distintos equipos del proyecto y el seguimiento del progreso del mismo
Supongamos que una empresa tecnológica lanza una nueva app, aplicación móvil. El administrador del proyecto se asegura de que toda la documentación necesaria esté actualizada (legal, técnica, de usuario final, de software, etc.), programa reuniones de forma eficaz y se encarga del seguimiento del presupuesto. Mantiene registros de todas las actividades del proyecto y garantiza el cumplimiento de las normas de gestión de proyectos.
El coordinador de proyecto se centraría en facilitar la comunicación entre el equipo de desarrollo y los diseñadores de UX/UI, garantizando que los elementos de diseño se implementan correctamente y a tiempo. Organizan revisiones de diseño y calendarios de pruebas con usuarios, utilizando herramientas como Jira para hacer un seguimiento del progreso y garantizar que el proyecto cumple sus plazos.
Administrador de proyectos frente a gestor de proyectos
**Un administrador de proyectos es responsable de la planificación general, la ejecución y el cierre de un proyecto. Definen las metas del proyecto, gestionan el equipo y garantizan el intento correcto del proyecto
Un administrador de proyectos, por su parte, presta compatibilidad al gestor del proyecto encargándose de las tareas administrativas y garantizando que todos los procesos se desarrollen sin problemas.
En los mismos ejemplos de un proyecto de desarrollo de una app para móviles, el director de proyecto es responsable de crear el plan del proyecto, definir los hitos y gestionar el equipo de desarrollo para garantizar que la app se publica a tiempo y dentro del presupuesto.
Un típico día en la vida de un gestor de proyectos implica tomar decisiones de alto nivel, gestionar riesgos y relacionarse con las partes interesadas.
Lea también:_ 5 ejemplos reales de gestión de proyectos para tu equipo He aquí una tabla que resume las diferencias entre administradores de proyectos, coordinadores de proyectos y gestores de proyectos:
¿Cómo hacer carrera en la administración de proyectos?
La administración de proyectos es una carrera dinámica y gratificante para quienes disfrutan con la organización, las tareas orientadas al detalle y la compatibilidad con el intento correcto de iniciativas de mayor envergadura. Si esto le parece tentador, aquí le explicamos cómo puede empezar.
Habilidades que necesita un administrador de proyectos
Para sobresalir como administrador de proyectos, se necesita una mezcla de habilidades técnicas y sociales, entre las que se incluyen:
- Fuertes habilidades organizativas y multitarea: Gestionar múltiples tareas de manera eficiente es esencial. El administrador de proyectos debe trabajar codo con codo con el gestor para garantizar la organización de sus proyectos y el cumplimiento de los plazos
- Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales: Una comunicación clara es vital para la coordinación con los miembros del equipo y las partes interesadas. Las habilidades interpersonales ayudan a establecer relaciones profesionales sólidas
- Competencia en software de gestión de proyectos: Familiaridad con herramientas de productividad y colaboración comoClickUp puede agilizar los flujos de trabajo y mejorar la productividad
- Atención a los detalles y capacidad de resolución de problemas: Garantizar la precisión de la documentación y resolver rápidamente los problemas es fundamental para mantener la integridad del proyecto
- Comprensión básica de la gestión presupuestaria y la asignación de recursos: El uso eficiente de los recursos y mantenerse dentro del presupuesto son responsabilidades clave
Titulaciones y certificaciones en administración de proyectos
Aunque no es obligatorio poseer un título especializado, tener formación en administración de empresas, informática y gestión de proyectos es beneficioso para convertirse en administrador de proyectos.
También hay muchos cursos en línea más cortos para obtener un certificado en gestión de proyectos.
Las prácticas o la experiencia laboral pueden ser esa ventaja que te diferencie de tus compañeros.
La exposición a los aspectos prácticos de la gestión de proyectos junto con la teoría en diversas certificaciones puede ayudarle a comprender mejor las necesidades de los gestores de proyectos, lo que le hará ir siempre por delante. Algunas de estas certificaciones son
- CAPM (Certified Associate in Project Management): Ideal para quienes se inician en la gestión de proyectos
- PMP (Project Management Professional): Muy valorada por su amplia cobertura de los siguientes temasgestión de proyectos de corporación principios y prácticas
¿Cuánto ganan los administradores de proyectos?
El salario de un administrador de proyectos varía en función de factores como la experiencia, el sector, la ubicación y, por supuesto, el propio proyecto.
De media, a administrador de proyectos puede esperar ganar 63.274 dólares , normalmente entre 54.921 y 72.289 dólares.
Los profesionales con experiencia y los que cuentan con certificaciones avanzadas pueden ganar bastante más, sobre todo en sectores como el tecnológico y el financiero.
La trayectoria profesional de un administrador de proyectos
Avanzar en tu carrera como administrador de proyectos implica ganar experiencia, seguir formándote y obtener las certificaciones pertinentes. Esto es lo que te depara el futuro.
Coordinador de proyectos
Un administrador de proyectos puede pasar a desempeñar el rol de coordinador de proyectos tras adquirir experiencia en la gestión de tareas administrativas. Asumen más responsabilidades operativas y coordinan a los equipos.
Algunas de sus actividades cotidianas consisten en programar reuniones, elaborar órdenes del día, redactar actas, hacer un seguimiento de los elementos de acción, mantener a todo el mundo informado de los plazos y recabar opiniones.
Hacen pedidos de suministros y equipos, gestionan presupuestos para tareas específicas y ayudan a los miembros del equipo a mantener el rumbo.
Gestión de proyectos
Basándose en su experiencia como coordinador de proyectos, un administrador de proyectos puede llegar a ocupar una posición de gestor de proyectos. **Esto implica dirigir proyectos completos, desde la planificación hasta la ejecución, y garantizar el intento correcto del proyecto
En este rol, son responsables de la planificación y ejecución general de los proyectos.
Establecen la dirección de un proyecto definiendo las metas, creando un plan de proyecto con cronogramas y presupuestos, e identificando posibles riesgos y soluciones. También dirigen asignando tareas a los miembros del equipo, supervisando su trabajo y facilitando la comunicación
El gestor de proyectos también es responsable de las grandes decisiones, como los cambios en el alcance del proyecto, las negociaciones y la resolución de conflictos.
Posiciones ejecutivas superiores
Con años de experiencia y certificaciones como la PMP, un administrador de proyectos puede ascender a posiciones ejecutivas superiores, como la de director de gestión de proyectos.
En esta capacidad, supervisan múltiples proyectos en toda la organización, aplican iniciativas estratégicas y racionalizan los procesos de gestión de proyectos.
Buenas prácticas para ser un mejor gestor de proyectos
Convertirse en un administrador de proyectos excepcional implica aprender continuamente y aplicar estrategias eficaces.
Aparte de adoptar un lista de control para la gestión de proyectos una de las formas más eficaces de mejorar sus competencias en la gestión de proyectos es utilizar potentes herramientas de gestión de proyectos. ClickUp, un software líder de gestión de proyectos consolida toda la documentación, tareas y flujos de trabajo de sus proyectos en un único lugar, lo que facilita a los administradores de proyectos, tanto nuevos como experimentados, la gestión de la información y el alineamiento de los equipos.
Puede darse cuenta rápidamente de beneficios de este software de gestión de proyectos clickUp le permite crear, compartir y actualizar documentos, gestionar la asignación de tareas y supervisar el progreso del proyecto sin problemas. Esto garantiza que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información más reciente y se mantengan alineados con las metas del proyecto.
Estas son las principales razones por las que los administradores de proyectos adoran ClickUp:
1. Vistas personalizadas para proyectos multifuncionales
Ver cómo las tareas están conectadas en la vista Gantt en ClickUp
ClickUp proporciona más de 15 formas de visualizar su trabajo y ciclo de vida de la gestión de proyectos el ciclo de vida de la gestión de proyectos incluye gráficos de Gantt, cronogramas, listas, tableros y calendarios.
Esta flexibilidad le permite personalizar su vista para adaptarla a las necesidades de su equipo, lo que facilita la gestión de proyectos interfuncionales y el seguimiento de diferentes tareas.
Como administrador de proyectos, puede cambiar de vista para obtener una visión global de todos los proyectos a la vez o hacer zoom en tareas y plazos específicos.
Una de las vistas preferidas por los administradores de proyectos es la vista Vista Tablero en ClickUp .
Utilice los detalles de la tarea o Campos personalizados para ordenar las tareas en la vista Tablero de ClickUp
Esta vista le permite visualizar el progreso de la tarea y el estado del proyecto a través de tableros Kanban. Puede organizar las tareas por su estado, persona asignada, prioridades y más, centrándose en los detalles relevantes que más importan.
Además, la vista Tablero ayuda a visualizar las tareas y la capacidad del equipo de un vistazo. Puede ordenar y filtrar las tareas, por lo que es fácil de gestionar la carga de trabajo y controlar quién está trabajando en qué.
La barra de acciones en lote mejora aún más la eficiencia al permitir realizar cambios en varias tareas a la vez sin tener que salir de la vista Tablero.
2. Metas en ClickUp para ajustar objetivos medibles y hacer un seguimiento de su progreso
Agilice el seguimiento de metas con Metas ClickUp
El ajuste de objetivos claros y medibles es crucial para el intento correcto de cualquier proyecto.
La función Metas de ClickUp tiene un valor incalculable para los administradores de proyectos. Proporciona una forma estructurada de ajustar, realizar el seguimiento y alcanzar los objetivos metas de gestión de proyectos .
**Al utilizar varios tipos de objetivos, como los numéricos, los monetarios, los de verdadero/falso y los basados en tareas, los administradores pueden definir claramente las métricas de éxito y supervisar el progreso en tiempo real
Esto permite realizar un seguimiento eficaz de los hitos del proyecto, alinear los esfuerzos del equipo con los objetivos generales y garantizar que las tareas se completen a tiempo. La capacidad de organizar y visualizar las metas dentro de las carpetas ayuda a mantener la claridad y el enfoque, esencial para la gestión de múltiples proyectos simultáneamente.
3. Documentación de detalles con Docs
Cree documentos que se adapten a cualquier tipo de trabajo con las opciones de estilo y plantillas de ClickUp Docs Documentos de ClickUp es una potente herramienta para administradores de proyectos. Permite la creación de documentos completos y wikis adaptados a cualquier tipo de trabajo.
Con funciones como páginas anidadas, opciones de estilo y plantillas, los administradores pueden dar formato a documentos para hojas de ruta, bases de conocimientos y mucho más. Las funciones de colaboración en tiempo real permiten a los miembros del equipo crear y editar conjuntamente los activos del proyecto, asignar comentarios y convertir cualquier texto directamente en tareas.
La vinculación de los documentos a los flujos de trabajo garantiza una integración perfecta con las tareas del proyecto, mientras que las herramientas avanzadas de organización mantienen toda la documentación fácilmente accesible y segura.
4. Flujos de trabajo personalizados y seguimiento de datos clave con Campos personalizados
Cree diferentes tipos de campos personalizados en ClickUp Campos personalizados en ClickUp permiten a los administradores de proyectos adaptar su entorno de gestión de proyectos a sus necesidades específicas.
Mediante la creación y utilización de varios campos personalizados, los administradores pueden realizar un seguimiento de información esencial como los datos de contacto del cliente, los puntos de scrum o los estados de aprobación dentro de las tareas correspondientes. Esta flexibilidad permite un seguimiento y elaboración de informes detallados, garantizando que los datos críticos estén al alcance de su mano y que no pierda su valioso tiempo buscando información dispersa por las aplicaciones.
Campos personalizados también son compatibles con cálculos avanzados, lo que permite estimaciones automáticas de costes o puntuación de clientes potenciales.
Gracias a las opciones de clasificación y filtrado, los administradores pueden centrarse en lo más importante, mejorando la eficiencia y la colaboración general del proyecto.
5. Buenas prácticas de gestión de proyectos mediante plantillas
ClickUp le permite estandarizar los procesos de gestión de proyectos con plantillas . Con las plantillas, puede asegurarse de que todos los proyectos siguen las mejores prácticas, lo que facilita la ampliación y el mantenimiento de la coherencia. Plantilla de roles y responsabilidades para la gestión de proyectos de ClickUp por ejemplo, es una herramienta versátil diseñada para ayudar a los administradores de proyectos a definir, asignar y seguir los roles y responsabilidades de los miembros del equipo en los distintos proyectos.
Defina y gestione responsabilidades y tareas con la plantilla de funciones y responsabilidades de gestión de proyectos de ClickUp
Esta plantilla es perfecta para principiantes y administradores experimentados. Proporciona un documento listo para usar y totalmente personalizable que facilita una comunicación clara y la rendición de cuentas.
Al permitirle organizar tareas, establecer expectativas y supervisar el progreso, esta plantilla ayuda a garantizar que todos los miembros del equipo comprendan sus obligaciones. Tanto si gestiona proyectos pequeños como a gran escala, esta plantilla ayuda a los administradores de proyectos a mantener la estructura, la transparencia y la colaboración dentro de sus equipos.
Otra plantilla, Plantilla de declaración de objetivos para directores de proyectos de ClickUp es una herramienta esencial para los administradores de proyectos que deben documentar claramente las metas y objetivos de un proyecto, así como los roles y responsabilidades del equipo implicado.
Personalice el Gestor de proyectos - Declaración de objetivos de ClickUp listo para usar según su proyecto
Esta plantilla es un documento exhaustivo que guía los procesos de planificación, seguimiento y evaluación a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
La plantilla incluye funciones como estados personalizados, campos personalizados y varias vistas (Lista, Gantt, Carga de trabajo, Calendario), que permiten a los administradores adaptar su flujo de trabajo para satisfacer las necesidades específicas del proyecto.
Ayuda a los administradores de proyectos a asegurarse de que todos los miembros del equipo están alineados con los objetivos del proyecto, lo que permite obtener resultados más satisfactorios y bien coordinados.
6. Aumento de la eficacia con la automatización y (elaboración de) informes
Automatización de tareas o subtareas con ClickUp Automatización Automatización de ClickUp de ClickUp permite a los usuarios agilizar los flujos de trabajo con la posibilidad de crear secuencias desencadenantes personalizadas. Algunas de ellas son añadir a las partes interesadas como observadores una vez creada una tarea, asignar comentarios para su revisión una vez completada una tarea y enviar correos electrónicos directamente desde las tareas. Esto ayuda a ahorrar tiempo y a centrarse en el trabajo importante.
La automatización de ClickUp ha sido aplaudida por un usuario a quien le encanta:
Es genial para automatizar procesos repetitivos, para aumentar la visibilidad y la responsabilidad y, francamente, para evitar la necesidad de dar tres vueltas por la fábrica para recopilar información de tres miembros diferentes del equipo. Supongo que la gente lo utiliza sobre todo para compatibilidad con su administración o sus proyectos, pero nosotros lo hemos implementado bastante bien para digitalizar nuestro proceso de fabricación
Los usuarios pueden explorar plantillas ya preparadas en la biblioteca de automatizaciones o crear flujos de trabajo personalizados. También se puede integrar con otras apps para mejorar sus funciones.
Acelere la entrega de software con Sprint Dashboards en ClickUp Paneles de ClickUp proporcionan la máxima visibilidad sobre el progreso del proyecto, los cuellos de botella y los riesgos, permitiéndole tomar decisiones basadas en datos y anticiparse a posibles problemas. Los paneles diarios personalizados le permiten priorizar tareas, realizar un seguimiento del progreso y gestionar su carga de trabajo de forma eficaz.
Los paneles de control de los equipos alinean el progreso de los proyectos en toda la empresa, permitiendo la gestión de tareas en tiempo real y el seguimiento de los plazos.
Además, los paneles especializados de control de tiempo, sprints de software, campañas de marketing, resúmenes de ventas y visualización de CRM proporcionan información a medida para optimizar diversos aspectos de la gestión de proyectos.
Para los administradores de proyectos, esto significa dedicar menos tiempo a las actualizaciones manuales y más a la planificación estratégica.
Construir el intento correcto en el futuro con la administración de proyectos
Los administradores de proyectos son la columna vertebral de la ejecución de proyectos y seguirán siendo cada vez más importantes en diversos sectores. Su organización meticulosa, su enfoque orientado a los datos, su comunicación clara, sus habilidades de gestión de proyectos y su capacidad para resolver problemas hacen que los proyectos sigan su curso y garantizan el cumplimiento de los plazos. Sin un administrador de proyectos sólido, incluso los proyectos mejor planificados pueden enfrentarse a importantes obstáculos.
No es de extrañar que el informe más reciente del PMI, titulado Brecha de talento destaca que se necesitarán 2,3 millones de personas al año para cubrir todas las posiciones orientadas a la gestión de proyectos que se espera que se abran de aquí a 2030
Al aprovechar herramientas como ClickUp para la gestión de proyectos, desde su automatización para la transferencia de tareas rutinarias hasta la función de vista Tablero para obtener una perspectiva de águila sobre lo que está sucediendo, los administradores de proyectos pueden mejorar significativamente su eficacia, llevando sus proyectos a completarse y alcanzar el éxito. Asóciese con ClickUp hoy mismo para agilizar la administración de proyectos