¿Alguna vez has escrito un correo electrónico a tu equipo y has recibido respuestas confusas porque tu mensaje no era claro? ¿O tal vez envió un mensaje sólo para darse cuenta más tarde de que los errores tipográficos lo estropeaban y podía dar lugar a malentendidos?
Según Forbes, hasta 40% de los trabajadores afirman que una comunicación deficiente reduce su confianza en el liderazgo y en su equipo. En el caso de los trabajadores a distancia, la cifra se sitúa en el 54%.
La pérdida de tiempo es una de las peores consecuencias de una mala comunicación, y contrarrestarla es más importante que cualquier otra cosa.
La comunicación escrita eficaz es necesaria tanto si se trata de crear camaradería en el equipo como de elaborar campañas de marketing. Desde los ingenieros que transmiten especificaciones técnicas hasta el personal sanitario que documenta la atención al paciente, una redacción clara garantiza la precisión y evita errores costosos.
Los contratos legales y los informes financieros dependen de un lenguaje preciso para evitar malentendidos. Incluso campos creativos como el diseño dependen de la comunicación escrita para propuestas, presentaciones y propuestas a clientes. La comunicación escrita salva diferencias culturales y trasciende zonas horarias.
Exploremos cómo mejorar las habilidades de comunicación escrita en el trabajo y eliminar los temidos "¿Qué querías decir?
¿Por qué son importantes las habilidades de comunicación escrita?
Considere esta situación: Michael es un empleado excelente con un rendimiento ejemplar. Tiene una capacidad extraordinaria para investigar el mercado y obtener información que nadie más puede. Su experiencia en el sector y su capacidad de investigación le convierten en un valioso activo para la empresa.
Sin embargo, cuando traduce sus hallazgos en un informe, a menudo resulta confuso. La información rara vez está estructurada, hay errores gramaticales y falta coherencia.
¿Por qué ocurre esto? Porque su comunicación escrita no es su fuerte.
He aquí cómo pueden ayudar a Michael unas buenas habilidades de comunicación escrita:
- Demostrar dotes de liderazgo: La capacidad de articular ideas y soluciones de una manera fácil de entender que pone de relieve la capacidad de dirigir un equipo
- Mejorar la eficacia operativa: Minimiza las posibilidades de malentendidos y errores, agilizando y acelerando así los procesos
- Mejores relaciones profesionales: Genera confianza y satisfacción dentro de los equipos y con las partes interesadas externas
- Facilita el crecimiento colectivo: Impulsa el crecimiento general y el éxito dentro de una organización a través de una comunicación eficaz y una mejora de las relaciones mutuas
Veamos los distintos tipos de comunicación escrita que pueden ayudar a empleados como Michael a transmitir mejor sus conclusiones y lograr un mayor impacto a través de su trabajo.
Tipos de comunicación escrita
Cualquier cosa que des por escrito a otra persona constituye comunicación escrita.
Puede ser una comunicación formal o informal y puede tener distintos alcances.
Comunicación formal
Las decisiones, propuestas y acuerdos forman parte de la comunicación formal que sustenta la interacción profesional. La comunicación escrita formal incluye:
- Correos electrónicos: Según las últimas estadísticas sobre correo electrónico,300.cada día se envían y reciben 4.000 millones de correos electrónicos de trabajo. La comunicación interna entre compañeros, equipos y departamentos, así como la correspondencia externa con clientes, proveedores y partes interesadas, se realiza a través del correo electrónico
- Notas y avisos: Forman parte de la comunicación interna y abordan cuestiones como anuncios de reuniones y cambios de política
- Informes: Los informes empresariales son documentos exhaustivos que se utilizan para presentar datos, resultados financieros, rendimiento individual o de equipo, progreso de proyectos y resultados
- Propuestas: Las propuestas de negocio, las propuestas de proyecto y la documentación son una fuente integral de intercambio de ideas con clientes actuales y potenciales
Comunicación informal
No es necesario redactar siempre un correo electrónico o hacer un informe. A veces, basta con intercambiar mensajes sencillos, sobre todo para comunicación en espacios de trabajo híbridos . Estos tipos de comunicación escrita informal incluyen:
- Mensajes de texto: La interacción menos formal entre compañeros tiene lugar a través de mensajes de texto instantáneos para obtener respuestas más rápidas
- Boletines internos: Además de los boletines enviados a suscriptores externos, las empresas a veces distribuyen boletines internos con actualizaciones ocasionales y anuncios sobre eventos u operaciones de la empresa
¿Cómo puedes mejorar tu redacción en el trabajo? Sigue leyendo para descubrirlo
Cómo mejorar la comunicación escrita en el trabajo
Dominar la comunicación escrita no es tan tedioso si tienes las pautas adecuadas. Hemos creado una guía paso a paso para ayudarte a cubrir todas las bases y comprender el impacto de la comunicación escrita.
1. Empieza por lo básico: Repasa la gramática y la ortografía
El requisito más básico para una comunicación clara y fácil de seguir es la corrección gramatical.
Una frase como la siguiente puede causar confusión:
John está preparando la presentación de la semana pasada.
No queda claro si la presentación se preparó la semana pasada y está completa o si se está preparando actualmente.
Una falta de ortografía puede cambiar por completo el sentido de la frase. Por ejemplo,
Por favor, asegúrese de que todos los archivos personales están actualizados para el viernes frente a Por favor, asegúrese de que todos los archivos personales están actualizados para el viernes.
Mientras que "personal files" puede referirse a la documentación personal, la palabra "personnel" se refiere a los expedientes de las personas empleadas en una organización.
Herramientas como Grammarly te ayudan a corregir errores gramaticales y ortográficos. Puede utilizar La integración de Grammarly en ClickUp para comunicarse de forma coherente y sin errores en la plataforma. No solo le ayudará a comunicarse sin errores, sino que también agilizará la colaboración.
2. Garantizar la claridad, la concisión y la coherencia (las 3 C de la comunicación)
La comunicación eficaz se basa en las 3 C de la comunicación:
- Claridad: Garantiza que los mensajes se entienden sin confusiones, malas interpretaciones ni dudas
- Conciso: Elimina la verborrea innecesaria para que el mensaje vaya al grano
- Coherente: Establece un flujo de comunicación fiable para que las interacciones sean fluidas y eficaces
Debes tratar de redactar todos los mensajes basándote en estos pilares de la comunicación, desde un breve correo electrónico hasta un extenso informe de proyecto.
Así te asegurarás de que tu palabra escrita capte la atención, ayude a la toma de decisiones, respete el tiempo que el receptor dedica a leer el informe y evite malas interpretaciones.
3. Estructure sus mensajes con eficacia
Su mensaje puede ser nítido en gramática, ortografía y concisión, pero aun así puede resultar ineficaz.
¿Por qué? Puede que el mensaje no fluya correctamente.
Toda forma de comunicación escrita, como toda historia, tiene una estructura determinada: un principio, un nudo y un desenlace.
La información organizada proporciona un flujo lógico que ayuda al lector a entenderla más rápidamente.
Dependiendo del tema de tu comunicación, puedes optar por presentar tu información y opiniones utilizando un enfoque basado en causa/efecto, problema/solución, orden cronológico y otros factores.
4. Tener un vocabulario y un tono diversos en la comunicación escrita
Un vocabulario variado ayuda a elegir la palabra más adecuada para describir algo. Esto no solo hace que los escritos empresariales sean más comprensibles, sino también más concisos. Puedes decir las cosas con menos palabras y de forma más impactante.
Utilizar el tono adecuado puede marcar la diferencia entre ganar un cliente codiciado y arruinar una relación comercial para siempre. Un tono armonioso, educado y considerado crea una impresión positiva y garantiza que la comunicación se mantenga fiel a los valores de la organización.
Comprendamos la importancia del vocabulario y el tono adecuados a través de un ejemplo.
Vocabulario:
- Vocabulario fuerte: Imagina un correo electrónico a un cliente sobre el retraso de un proyecto. En lugar de decir: "El proyecto se retrasa indefinidamente", podrías usar: "Nos enfrentamos a un obstáculo imprevisto que ha afectado a los plazos del proyecto" Esto transmite seriedad sin negatividad y permite una explicación más profesional
- Vocabulario pobre: Utilizar términos genéricos como "cosa" o "cosa" puede hacer que tu redacción sea poco clara. Por ejemplo, en lugar de decir "Tenemos que trasladar algunas cosas", sé específico: "Tenemos que reubicar algunos equipos esenciales"
Del mismo modo, la jerga también puede ser un problema. Utilizar términos demasiado técnicos con un cliente que quizá no los entienda sólo crea confusión
Tono:
- Tono positivo: En una revisión del rendimiento, destacar las "áreas de desarrollo" de un empleado con sugerencias de mejora suena más alentador que limitarse a decir que su rendimiento es "bajo"
- Tono negativo: Un tono agresivo en un correo electrónico de negociación, como "Necesitamos una decisión ya", puede ser contraproducente. Un enfoque más colaborativo, como "discutamos los próximos pasos para llegar a un acuerdo mutuamente beneficioso", fomenta una mejor relación de trabajo
Al utilizar un vocabulario sólido y mantener un tono profesional, la comunicación escrita se vuelve clara, concisa e impactante, lo que en última instancia conduce a mejores relaciones de trabajo y resultados empresariales más sólidos.
5. Leer con frecuencia: Consejos para mejorar la capacidad de comprensión
Una forma excepcional de cultivar mejores habilidades de escritura es leer más. Mejora de forma natural tu capacidad de redacción al exponerte a diferentes estilos de escritura, perspectivas, vocabulario y argumentación.
Aquí tienes algunos consejos para mejorar tu capacidad de comprensión:
- Toma notas y resume los puntos clave de tu material de lectura para desarrollarlos en tu escrito
- Divide la información en partes inteligentes para presentarla de forma más completa
- Crea un escenario de preguntas y respuestas en tu cabeza e incluye respuestas a todas las preguntas que creas que pueden surgir en la mente del lector
6. Escribir con eficacia: La práctica hace al maestro
No hay mejor maestro que la práctica: cuanto más practiques, más rápido alcanzarás la perfección. Si cada vez que escribes algo te llega un correo de "no estoy seguro de si lo he entendido", es que hay algo que aprender.
Puedes comprender de tus errores y también de cómo se comunican otras personas. Por ejemplo, toma nota de un correo bien estructurado y redactado siempre que lo veas. Intenta emular el enfoque.
En consecuencia, dedicarte regularmente a la comunicación escrita de calidad mejorará tu vocabulario, gramática, presentación y estilo de redacción.
Aquí tienes algunas recomendaciones de libros de nuestro equipo para mejorar tus habilidades de redacción empresarial:
- Todos escriben, de Ann Handley: Cubre una amplia gama de temas, incluyendo la escritura de mensajes de correo electrónico claros y concisos, la elaboración de entradas de blog convincentes, y la creación de contenido eficaz en las redes sociales
- **Los elementos de estilo, de William Strunk Jr. y E.B. White: Ofrece consejos claros y concisos sobre gramática, puntuación y estilo
- HBR Guide to Better Business Writing de Bryan A. Garner: Ofrece consejos prácticos para redactar documentos empresariales claros, concisos y persuasivos. Garner ofrece consejos sobre cómo estructurar la redacción, utilizar verbos fuertes y evitar la jerga
7. Busque críticas y comentarios constructivos: Una herramienta para crecer
La retroalimentación permite conocer las áreas de mejora y ayuda a las personas a perfeccionar su claridad, coherencia e impacto.
Por ejemplo, puedes pedir la opinión de alguien que haya tenido problemas para comprender tu correo electrónico o lo haya malinterpretado por completo. Averiguar qué causó la confusión y dónde puede ayudarte a evitar esos casos en el futuro.
Si recibes comentarios y actúas en consecuencia, reforzarás la comunicación con tu equipo y generarás confianza.
Esto contribuye al desarrollo personal y a un entorno de trabajo más productivo, en el que una comunicación clara y eficaz es fundamental para alcanzar los objetivos de la organización.
8. Corregir para comunicar por escrito con éxito
A veces, un error no se debe a faltas de ortografía o gramática, sino a un descuido. Lo mejor es identificar estos pequeños errores por tu cuenta antes de que te los señale otra persona.
¿Cómo hacerlo? Corrigiendo lo que escribes.
**La corrección te ayuda a identificar errores gramaticales, de puntuación, ortográficos y de formato, que pueden influir significativamente en la percepción de tu mensaje
Otra ventaja de la corrección es que te permite ponerte una vez en la piel del lector y comprobar si el mensaje tiene sentido.
Por ello, siempre es recomendable leer lo que has escrito antes de pulsar enviar.
9. Utiliza herramientas y programas de redacción como ClickUp
¿Qué pasaría si tuvieras un asistente de redacción que pudiera gestionar toda tu comunicación escrita, redactar correos electrónicos desde cero, corregir errores y garantizar una comunicación eficaz?
Inteligente herramientas de redacción de correo electrónico hacen realidad este sueño, sugiriendo potentes correcciones gramaticales y sólidas estructuras oracionales. Además, con la ayuda de la inteligencia artificial, es posible crear una propuesta escrita completa, un correo electrónico o un mensaje automáticamente desde cero.
Ya no tendrá que pasar horas ultimando un documento comercial antes de enviarlo. La IA satisface todas tus necesidades de redacción, tanto si necesitas un ejemplo de mensaje fuera de la oficina o una propuesta comercial.
ClickUp, un software de gestión de proyectos y herramienta de comunicación en el lugar de trabajo todo en uno, lo hace posible gracias a su copiloto de IA, Cerebro ClickUp . Su AI Writer for Work ayuda a gestionar todas tus comunicaciones y perfecciona tu escritura en el trabajo gracias a su corrector ortográfico incorporado y a sus cualidades para mejorar la escritura.
Redacte correos electrónicos, mensajes, propuestas e informes eficaces con ClickUp Brain
Tanto si tiene que responder a un correo electrónico, convertir un montón de datos en bruto en tablas inteligibles, redactar respuestas a preguntas frecuentes a través de un herramienta de creación de ayuda o preparar resúmenes e informes de proyectos al instante, hace el trabajo por ti. Todo lo que tienes que hacer es escribir un mensaje describiendo lo que quieres en detalle para obtener una respuesta bien escrita en un abrir y cerrar de ojos.
¿Ya estás emocionado? ¡Lo mejor está por llegar! También puedes crear transcripciones a partir de la comunicación verbal y responder rápidamente a las preguntas de las reuniones con esto
/ref/ https://clickup.com/blog/workplace-communication-tools/ herramienta de comunicación en el lugar de trabajo /%href/
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¿Necesita enviar correos electrónicos o informes con frecuencia? ClickUp Brain le ayuda a crear un plantilla de plan de comunicación e incluso plantillas de notas al instante para ahorrar tiempo y mantener la coherencia.
ClickUp también le acerca a sus compañeros y miembros del equipo a través de su función de chat. Se acabaron los malabarismos entre distintas plataformas para coordinarse y mantenerse conectado en las tareas cotidianas, sesiones de feedback o comunicaciones con los clientes. Vista de chat de ClickUp reúne todo bajo un mismo techo, lo que simplifica enormemente la comunicación y la gestión general de las tareas.
Mejore la comunicación y la colaboración dentro de los equipos con ClickUp Chat View
Con la vista de chat de ClickUp, puede:
- Asignar elementos de acción y mejorar la coordinación del equipo con canales de chat en tiempo real
- Facilitar el acceso rápido a información clave compartiendo enlaces de proyectos e incrustando archivos adjuntos
- Garantizar la claridad visual de la comunicación escrita formateando los mensajes con bloques de código, viñetas y banners
- Conectar con colegas y clientes a través de mensajes directos cuando sea necesario
- Manténgase informado sintonizando los canales de toda la organización para recibir actualizaciones en directo y anuncios generales
ClickUp puede facilitar enormemente la comunicación escrita. Sin embargo, para evitar incoherencias, debe tener en cuenta las barreras de comunicación cotidianas.
Desafíos de la comunicación escrita
Existen varias barreras que dificultan una comunicación escrita eficaz, desde garantizar la claridad y la concisión hasta gestionar el tono y el contexto. Hacen que la comunicación sea confusa, ineficaz o incluso redundante.
Veamos los retos de comunicación en el espacio de trabajo y compartir formas de ayudarle a superarlos.
1. Superar obstáculos comunes
Los tres principales obstáculos de la comunicación escrita son ambigüedad, redundancia y jerga. No proporcionar suficiente contexto puede hacer que tu comunicación sea ambigua, no conocer la finalidad y los objetivos de la comunicación puede hacerla redundante, y no escribir con claridad y facilidad puede exponerte a un exceso de jerga.
Solución: Utiliza un lenguaje claro y directo, definiendo los términos necesarios y eliminando las palabras innecesarias
2. Comprender a su público
Los distintos grupos de interés tienen expectativas, preferencias y niveles de comprensión diferentes. No tener en cuenta los rasgos y características propios del público al que te diriges al escribir es el mayor error que puedes cometer, ya que puede dar lugar a malentendidos, confusión o falta de compromiso.
Solución : Adapta tu comunicación y mensaje clave al nivel de conocimientos, interés y objetivo de comunicación de tu audiencia para lograr claridad y compromiso
3. Contextualizar la comunicación escrita
La falta de contexto suele generar confusión. Aunque incluyas toda la información, el equipo sigue sin actuar en consecuencia debido a un fallo de contextualización. Todo el esfuerzo se va al traste si no aclaras el propósito de tu comunicación.
**Solución Garantizar una contextualización clara y precisa de la comunicación escrita para evitar confusiones y facilitar una actuación eficaz
Ejemplo: Eres director de marketing y necesitas que el equipo de diseño cree gráficos para las redes sociales con motivo del lanzamiento de un producto.
**Sin contexto
asunto: Social Media Graphics Needed_
hola equipo
necesitamos gráficos de medios sociales para el próximo lanzamiento del producto. Por favor, hágamelo saber si usted tiene alguna pregunta
Con contexto:
asunto: Social Media Graphics Needed for [Product Name] Launch_
hola equipo
estamos muy contentos de anunciar el lanzamiento de nuestro nuevo producto, [Nombre del Producto], en [Fecha de Lanzamiento]
para generar expectación y entusiasmo, necesitamos gráficos llamativos para las redes sociales que podamos utilizar en nuestras plataformas (Facebook, Instagram, Twitter)
estos son algunos detalles clave que hay que tener en cuenta a la hora de diseñar los gráficos
- público objetivo: \Descripción del público objetivo
- voz y tono de la marca: \Descripción de la voz y el tono de la marca
- mensajes clave: \Mensajes clave que quiere transmitir
- fecha de lanzamiento: \Fecha de lanzamiento
por favor, hágamelo saber si tiene alguna pregunta o necesita más aclaraciones
Ejemplos de comunicación escrita eficaz en el trabajo
Ahora que ya sabemos en qué consiste una comunicación escrita eficaz y cómo conseguirla, vamos a analizar tres situaciones habituales de comunicación en el lugar de trabajo y cómo abordarlas con eficacia:
1. Propuestas de proyectos
Una propuesta de proyecto bien redactada actúa como hoja de ruta, detallando el propósito, los objetivos y el plan de ejecución del proyecto. Suele incluir:
- Introducción: Explicar brevemente el concepto del proyecto y su importancia
- Objetivos: Esboza claramente los resultados deseados
- Ámbito: Define los límites del proyecto y sus resultados
- Metodología: Explica el enfoque para alcanzar los objetivos
- Recursos: Identifica el personal, las herramientas y el presupuesto necesarios
- Beneficios: Destaca el impacto positivo del proyecto en la organización
- Evaluación de riesgos: Reconoce los retos potenciales y los planes de mitigación
- Conclusión: Resume la propuesta y reitera la propuesta de valor
Al ofrecer una visión general completa, la propuesta de proyecto consigue la aceptación de las partes interesadas y sienta las bases para el éxito del proyecto.
2. Correos electrónicos de seguimiento
Los correos electrónicos de seguimiento eficaces garantizan que todo el mundo esté de acuerdo después de las reuniones o debates. Un correo electrónico bien estructurado debe incluir:
- Asunto claro: Identifica el propósito del correo electrónico (por ejemplo, "Seguimiento de la reunión de equipo: puntos de acción")
- Resumen de la reunión: Resume brevemente los puntos clave tratados
- Puntos de acción: Enumera las tareas específicas con los responsables y los plazos asignados
- Próximos pasos: Esbozar el plan para seguir adelante
- Llamada a la acción: Anima a los destinatarios a confirmar la recepción y a plantear cualquier pregunta
Los correos electrónicos de seguimiento claros fomentan la responsabilidad, mantienen los proyectos en marcha y mejoran la productividad general del equipo.
Este es un ejemplo de correo electrónico de seguimiento bien escrito:
Asunto: Seguimiento de las acciones de la reunión de equipo
Estimado equipo,
Espero que este correo electrónico os encuentre bien. Quería hacer un seguimiento de nuestra reciente reunión de equipo celebrada el [fecha]. A continuación figuran las principales medidas y sus respectivos plazos:
Acción 1: Investigar las tendencias del mercado
Asignado a: [Nombre del miembro del equipo]
Plazo: [Fecha específica]
Acción 2: Actualizar el calendario del proyecto
Asignado a: [Nombre del miembro del equipo]
Plazo: [Fecha específica]
Por favor, confirme la recepción de este correo electrónico y hágame saber si se necesita algún reto o ajuste en relación con estas tareas. Nuestra próxima reunión de equipo está programada para el [fecha] para revisar el progreso y discutir cualquier actualización.
Gracias por su atención a estos asuntos. Trabajemos juntos para cumplir nuestros objetivos con eficacia.
Saludos cordiales,
[Su Nombre]
[Su Cargo]
\Información de contacto
3. Informes de situación
Los informes de progreso periódicos mantienen informadas a las partes interesadas y demuestran el avance del proyecto. Un informe bien redactado suele incluir:
- Resumen ejecutivo: Destaca de forma concisa los principales logros y los obstáculos encontrados
- Tareas del proyecto: Detalles de las tareas completadas y los próximos hitos
- Desafíos: Identifica cualquier problema que afecte al progreso y las soluciones propuestas
- Próximos pasos: Esboza claramente el plan de acción para el siguiente periodo de información
Los informes de progreso fomentan la confianza, identifican áreas de mejora y garantizan el éxito del proyecto al ofrecer una visión transparente del progreso del mismo.
Si sigues estos principios de claridad, propósito y acción, podrás elaborar una comunicación escrita eficaz que impulse los resultados en cualquier entorno de trabajo.
Mejore la comunicación escrita con ClickUp
La comunicación escrita eficaz es la columna vertebral de una colaboración fluida, un flujo de trabajo ininterrumpido y unas relaciones de equipo saludables. Puede mejorar su comunicación escrita siguiendo esta guía paso a paso y perfeccionando un componente cada vez. Cuanto más leas y escribas, mejores serán tus habilidades de comunicación escrita.
Las funciones de comunicación escrita de ClickUp, como ClickUp Brain y Chat View, pueden simplificar la colaboración en equipo y garantizar una comunicación sin errores. Con esta herramienta externa y software de comunicación interna con el que podrá perfeccionar el texto de sus mensajes, redactar notas, informes, correos electrónicos y mucho más desde cero, y crear plantillas para el futuro, todo en un mismo lugar. Regístrate en ClickUp para que la comunicación escrita en su lugar de trabajo sea más rápida, fácil y eficaz.