Como redactor técnico, su principal trabajo consiste en simplificar temas complejos para los lectores de a pie.
Debes ser capaz de presentar conceptos técnicos y complejos en un lenguaje sencillo y comprensible.
Lo entendemos. La redacción técnica es un reto. Requiere grandes dotes de redacción, edición y formato, así como un equilibrio entre precisión y sencillez.
Esta guía de redacción técnica explora cómo crear documentos más eficaces y mejorar sus habilidades de redacción técnica, así como los errores comunes que debe evitar.
Como redactor técnico, utilice estas buenas prácticas para garantizar que sus documentos técnicos sean precisos, concisos y fáciles de comprender.
¿Qué es la redacción técnica?
La escritura técnica hace que la información, las ideas, los procesos y las instrucciones complejas sean accesibles para todo el mundo, independientemente de sus conocimientos. Cuando empiece a crear documentación técnica centrada en el lector, su empresa/producto tendrá muchas más posibilidades de captar y retener clientes.
Los documentos técnicos se utilizan en distintos campos técnicos para:
- Guías de usuario
- Procedimientos normalizados de trabajo
- Documentación de proyectos
- Documentación de software
- Material de formación
- Informes técnicos
- Documentos científicos
- Documentación API
Si quiere enfrentarse a las complejidades de la redacción técnica con confianza, aquí tiene consejos para que le resulte muy fácil.
10 consejos de redacción técnica para mejorar su escritura
1. Conozca a su público
El primer paso para redactar documentos técnicos no consiste en escribir. En lugar de eso, tómate tu tiempo para entender quién es tu público y satisfacer sus necesidades específicas.
Ni siquiera el redactor técnico más experimentado se salta este paso de establecer una conexión humana abordando los temas técnicos clave en sus documentos.
Entonces, ¿cómo puede entender a su público? Aquí tienes algunas preguntas con las que puedes empezar:
- ¿Cuál es su rol o función? ¿Son usuarios finales, técnicos, directivos u otro grupo?
- ¿Cuál es su formación técnica y su nivel de conocimientos sobre el tema?
- ¿En qué contexto utilizarán el documento: para aprender, solucionar problemas o tomar decisiones?
- ¿Qué tareas o preguntas concretas se plantearán?
- ¿Qué tipo de tono y lenguaje serían apropiados?
Entendámoslo con un ejemplo.
Estás utilizando un herramienta de autor de ayuda para escribir una guía de usuario para una nueva aplicación de software.
Público objetivo: Usuarios noveles con conocimientos básicos de informática que necesitan orientación sobre el uso de tu app.
Para satisfacer sus necesidades, el documento de redacción técnica debe:
- Tener instrucciones paso a paso para todas las tareas clave que vayan a realizar
- Estar redactado en un lenguaje claro y conciso
- Definir los términos técnicos y las abreviaturas
- Incluir capturas de pantalla o diagramas para guiarles visualmente por los pasos siguientes
Si adapta su mensaje a sus necesidades y nivel de conocimientos, podrá crear documentos técnicos que les faciliten el uso de su producto.
Por el contrario, una redacción técnica eficaz para usuarios administradores requerirá un lenguaje más avanzado.
2. Crear un esquema
Una vez que haya determinado las necesidades de la audiencia, cree un esquema con los temas principales y los subtítulos que desea cubrir. Esto le dará una estructura básica para su documentación técnica y hará que el proceso de redacción sea más fluido.
Cuando redacte un esquema, piense en lo siguiente:
- Preguntas clave: ¿Cuáles son las preguntas clave a las que quieren dar respuesta?
- Resolución de problemas: ¿Qué problema les estás ayudando a resolver?
- Finalidad: ¿Para qué utilizarán tu documento técnico?
Utilice estas ideas para dar forma a las secciones principales de su esquema, que luego dividirá en temas o subsecciones más pequeños, cada uno centrado en una necesidad u objetivo específico del público. Pizarras ClickUp son útiles para hacer una lluvia de ideas, apuntar ideas, añadir imágenes y dibujos y crear enlaces de tareas relacionadas.
Utilice las Pizarras de ClickUp para crear sus esquemas técnicos en un flujo lógico
Por ejemplo, para una guía de usuario de una nueva aplicación de software, tendrá que guiar a los usuarios a través de la instalación, ajuste y uso de las funciones básicas del software. El esquema incluirá:
- Introducción
- Finalidad del programa
- Panorámica de las funciones
- Requisitos del sistema
- Requisitos de hardware
- Requisitos del software
- Pasos de la instalación
- Descarga del software
- Proceso de instalación paso a paso
- Primeros pasos
- Configuración inicial
- Crear una cuenta
- Funciones básicas
- Panorámica del panel de control principal
- Cómo navegar por el software
- Casos prácticos
- Tareas habituales y cómo realizarlas
- Ejemplos reales
- Mensajes de error comunes y cómo resolverlos
- Lista de problemas comunes
- Guía de solución de problemas paso a paso
- Preguntas frecuentes
Una buena redacción técnica empieza por crear un esquema detallado que cubra la información necesaria de forma lógica y exhaustiva para que el documento resulte útil al lector.
Involucre a sus sesiones de equipo utilizando diferentes técnicas de ideación como pizarras, mapas mentales, prototipos y guiones gráficos.
3. Investiga tu tema con el enfoque 5W1H
Los mejores redactores técnicos utilizan el marco 5W1H (Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Por qué y Cómo) para cubrir los aspectos esenciales del contenido escrito y asegurarse de que el documento es relevante para su audiencia en el campo técnico.
| Comprensión del enfoque 5W1H |
|---|
| Quién: Identifica a tu público objetivoConsidera su experiencia, rol y cómo utilizarán tu documento. Adaptar su contenido a ellos hará que su redacción sea más eficaz y valiosa.Ejemplo: ¿Se trata de usuarios finales que necesitan guías paso a paso o de desarrolladores que necesitan documentación detallada sobre la API? |
| Qué: Defina la finalidad y el alcance de su documentoDecida la meta principal, los temas específicos y el nivel de detalle necesario. Esto le ayudará a crear un documento centrado y completo.Ejemplo: ¿El documento pretende explicar una nueva función del software o es una guía de solución de problemas comunes? |
| Cuándo: Determine el cronograma y los hitos relevantes (si procede)Fije un cronograma y unos hitos para mantener a todo el mundo en el buen camino y cumplir los plazos críticos.Ejemplo: ¿Cuándo se lanzará la nueva función? ¿Cuándo debe estar lista la documentación? |
| ¿Dónde? Identifique las mejores fuentes de informaciónElija fuentes fiables y relevantes para asegurarse de que su documento técnico es preciso y creíble.Ejemplo: Utilice documentos internos de ingeniería, fuentes en línea creíbles o entrevistas con expertos en la materia. |
| Por qué: Comprenda la importancia y relevancia de su temaPiense en cómo su documento resolverá problemas, mejorará procesos o aumentará los conocimientos de su audiencia.Ejemplo: ¿Ayudará a los usuarios a reducir el tiempo de inactividad, aumentar la productividad o comprender mejor un sistema complejo? |
| Determine la forma más eficaz de presentar la información. Elija el mejor formato en función de las necesidades y preferencias de su público, como un manual de usuario, un informe técnico o una guía de ayuda en línea. Sea cual sea el formato, simplifique el lenguaje en el formato artístico para garantizar que la información sea fácilmente comprensible.Ejemplo: ¿Debe utilizar instrucciones paso a paso, incluir ayudas visuales o dar explicaciones detalladas? |
El enfoque 5W1H en la redacción técnica
4. Cree contenidos adaptados a las personas usuarias
En función del público al que te dirijas, puedes adaptar tu redacción de las siguientes maneras:
- Elija el tono y el lenguaje más adecuados
- Determine el nivel adecuado de detalles técnicos que debe incluir
- Anticiparse a sus preguntas o preocupaciones y responder a ellas
- Estructurar el documento de forma que sea fácil de navegar y comprender
Si está escribiendo una guía de usuario para usuarios finales y administradores, su enfoque será diferente:
| Guía del usuario final Guía del administrador | ||||
|---|---|---|---|---|
| Lenguaje Sencillo, no técnico Más técnico | ||||
| Tono | Informal, amistoso | Formal | Instrucciones | Paso a paso |
| Instrucciones | Paso a paso para las tareas clave | Detalladas para la instalación, configuración, resolución de problemas | Visualización | Abundantes gráficos |
| Visuales | Muchas capturas de pantalla y ayudas visuales | Puede incluir menos elementos visuales | Enfoque | |
| Enfoque | Beneficios para el trabajo diario | Funcionamiento fluido en toda la organización | Nivel de conocimientos | Básico |
| Nivel de conocimientos | Básico | Conocimientos superiores de TI | Temas tratados | Software |
| Temas tratados Ventajas del software Instalación, configuración, resolución de problemas, seguridad | ||||
| Usuarios a los que va dirigido Usuarios finales Administradores, personal informático |
redacción técnica para diferentes personas
En esta fase, considere la posibilidad de crear un ámbito de trabajo documento en el que se detalla el trabajo que debe realizarse, incluidos los objetivos, las tareas, las dependencias y cualquier otra información pertinente necesaria para guiar el proyecto hasta su finalización con éxito. Cerebro ClickUp el cerebro de ClickUp herramienta integrada de escritura de IA te ayuda a crear documentación técnica y el alcance del trabajo en cuestión de minutos. Utilice los menús desplegables con sugerencias para terminar las frases, cambiar los esquemas de color, actualizar la tipografía, añadir notas y resúmenes de reuniones y tener listo el documento en una fracción de tiempo.
5. Organice su información con eficacia
En esta fase, pregúntese: "¿Cómo podrán encontrar mis lectores lo que buscan de forma rápida y sencilla?"
El quid está en organizar la información de forma lógica y hacerla escaneable.
He aquí cómo hacerlo:
- Utilice encabezados y subencabezados para ayudar a los lectores a localizar rápidamente la información que necesitan
- Incorpore listas y viñetas para resaltar los puntos clave y facilitar la lectura del texto
- Incluya imágenes, diagramas, tablas y otros elementos multimedia para ilustrar conceptos complejos y hacer el documento más atractivo
- Utilice un formato coherente: estilos de fuente, tamaños, colores y espaciado en todo el documento
- Organice la información de forma lógica, empezando por los conceptos más básicos y pasando gradualmente a temas más avanzados
Uso de ClickUp Docs para mejorar su documentación técnica
Para su proceso de desarrollo de productos, en el que podrían participar varios miembros del equipo, considere la posibilidad de utilizar Documentos de ClickUp para definir sus metas y su público, esbozar los requisitos del producto, añadir la investigación de usuarios y garantizar la coherencia en todos los ámbitos.
Utilice Docs para crear, editar, gestionar la comunicación técnica y colaborar con su equipo en tiempo real. Todo el mundo puede añadir comentarios; los gestores de proyectos pueden etiquetar a los miembros del equipo y asignar tareas dentro de ClickUp Docs.
Para presentar la información de forma eficaz, puede añadir secciones, elementos visuales y tablas para que la documentación técnica resulte más atractiva.
ClickUp Docs permite un formato enriquecido y comandos de barra inclinada para trabajar más eficientemente
ClickUp Docs ofrece varias opciones de formato, como estilos de encabezado, opciones de color, opciones de fuente y espaciado entre párrafos, para romper la monotonía y mejorar la legibilidad del documento.
Consejo profesional 💡: Use plantillas de documentación técnica o plantillas de ingeniería para describir las funciones y usos de su producto, presentar detalles y características, y documentar los conocimientos sobre el producto para los empleados actuales y futuros.
6. Disponga de una guía de estilo para mantener la coherencia
Cuando varias personas trabajan en un mismo documento técnico, pueden surgir incoherencias y errores si sus estilos no coinciden.
Una guía de estilo es como una fuerza unificadora que mantiene el mismo estándar en todos los documentos técnicos.
Por qué es esencial una guía de estilo:
- Garantiza la coherencia: Mantiene el estilo de redacción uniforme en todos los documentos, lo que es crucial para la legibilidad y la profesionalidad
- Ahorra tiempo: Con unas directrices predefinidas, los redactores dedican menos tiempo a decidir cómo dar formato al contenido, lo que les permite centrarse más en la redacción propiamente dicha
- Reduce errores: Una guía de estilo ayuda a minimizar las incoherencias y los errores, garantizando que todos los documentos cumplen las mismas normas de calidad
Por ejemplo Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp le permite documentar y gestionar procesos en un solo lugar. Cree instrucciones paso a paso para tareas repetibles con el fin de estandarizar los flujos de trabajo de procesos y procedimientos de su equipo.
Resalte las tareas necesarias para crear un documento de proceso vivo con la plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp
Puntos Brownie por utilizar Plataforma de gestión de proyectos de ClickUp para asignar tareas a los miembros de su equipo, permitirles añadir información técnica en plantillas prediseñadas y realizar un seguimiento del progreso de las tareas en una única plataforma.
Leer más: Cómo redactar un informe: de la conceptualización a la completada
7. Conozca los aspectos esenciales de la documentación técnica
Conoce bien los aspectos básicos, independientemente del tipo de documento técnico que estés creando.
Cíñase a los hechos
En todos los documentos técnicos, presenta la información de forma objetiva. Evita el lenguaje emocional o las opiniones personales. Las opiniones subjetivas pueden sesgar su redacción y minar su credibilidad.
- Por ejemplo, en lugar de decir: "Le encantará esta función", diga: "Esta función puede reducir el tiempo de procesamiento de datos hasta un 40%"
Evite el lenguaje vago
Utilice un lenguaje preciso para que sus lectores sepan exactamente qué esperar y cómo seguir sus instrucciones.
- En lugar de decir: "Vaya al siguiente paso", facilite detalles concretos: haga clic en el botón "Siguiente"
Utilice la voz activa
La voz activa hace que tu redacción sea directa y atractiva.
- En lugar de escribir: "Será necesario actualizar la instalación del software cada mes", escribe: "Será necesario actualizar el software cada mes"
Utilice Generador de especificaciones técnicas de ClickUp para generar ideas, procesos y marcos para la documentación de sus productos y procesos.
Si forma parte del equipo de software responsable de documentar la API, la arquitectura, el flujo de datos y los nuevos módulos, utilice la herramienta de redacción técnica de ClickUp Brain para crear documentos técnicos completos, a fin de reducir los malentendidos, mejorar la colaboración y acelerar el proceso de desarrollo.
En Asistente de escritura IA comprueba la ortografía y la gramática, reescribe fragmentos de texto y resume párrafos extensos para mayor claridad y precisión.
Pule tus textos: cambia el tono, el estilo y comprueba la gramática y la ortografía con ClickUp Brain
8. Escriba con claridad y concisión
Cuando se escribe contenido, en general, es bueno ser claro y conciso. Pero en la redacción técnica, es absolutamente necesario.
Comunicar ideas complejas ayuda a la audiencia a comprender rápidamente los puntos clave sin perderse ni confundirse.
Entonces, ¿cómo puede hacer que su redacción técnica sea más clara y concisa?
Simplificando el lenguaje.
| Jerga | Alternativa más sencilla | Ejemplo | |
|---|---|---|---|
| Utilizar estructuras de datos inmutables" → "Utilizar estructuras de datos inmutables" | |||
| Refactorizar | Mejorar o reorganizar | 'Refactorizar la base de código para un mejor mantenimiento' → 'Mejorar la base de código para un mejor mantenimiento' | 'Mejorar la base de código para un mejor mantenimiento' |
| Middleware | Software intermedio o conector | 'Implementar middleware de autenticación' → 'Utilizar software intermedio para la autenticación' | 'Utilizar software intermedio para la autenticación' |
Simplificar la jerga técnica
Recuerde que una documentación técnica eficaz implica iteraciones y ajustes. Planifique sesiones de feedback con su equipo, que puede indicarle las funciones que se le hayan pasado por alto. Formularios ClickUp le ayudará a recopilar los comentarios de los miembros del equipo designados en un formato estructurado. Lo mejor es que está integrado en la plataforma de ClickUp, lo que facilita el seguimiento del trabajo.
9. Incluya elementos multimedia
Rompa los párrafos y textos largos utilizando elementos visualmente atractivos como diagramas, imágenes o vídeos. Facilitan la ilustración.
Por ejemplo, añada capturas de pantalla a una guía del usuario para mostrarle exactamente dónde debe hacer clic y qué debe ver en cada paso.
Recuerde añadir elementos multimedia de alta calidad, relevantes y claros. Utilice pies de foto para explicar qué muestra cada imagen y cómo se relaciona con el texto que la rodea. Integración de ClickUp con herramientas como Figma, GitHub, Zoom, YouTube y otras herramientas multimedia facilita la adición de elementos visuales para dar compatibilidad a su contenido dentro del entorno de trabajo de ClickUp.
10. Utilice ejemplos relevantes
Debe facilitar a los lectores la comprensión de lo que dice en un formato atractivo.
Muestra, no cuentes.
Esto también se aplica a la redacción técnica.
Incluya ejemplos para que su redacción técnica resulte atractiva, fácil de usar y accesible. Los ejemplos ayudan al lector a comprender rápidamente conceptos complejos mostrando cómo funcionan.
Añadir capturas de pantalla a documentos técnicos
Para añadir valor, elija ejemplos que destaquen funciones clave, demuestren casos de uso esenciales o recorran paso a paso flujos de trabajo habituales. Utilice ejemplos detallados y concretos para ofrecer una visión clara del tema.
Consejo profesional💡:Los fragmentos de código, las capturas de pantalla y las muestras de resultados son excelentes ejemplos para los documentos técnicos
Leer más: las 15 mejores plantillas de casos prácticos para usar en ClickUp y Word
Mejore sus habilidades de redacción técnica: Errores comunes que debe evitar
1. Jerga y lenguaje complejo
Los documentos técnicos deben ser accesibles para clientes y lectores de todo tipo.
Cómo evitar este error:
✅ Utilice herramientas de redacción técnica como ClickUp Brain para simplificar su escritura
✅ Proporcione ejemplos para ilustrar conceptos complejos
✅ Pida a una persona no experta que revise su escrito para mayor claridad
✅ Añada explicaciones a los términos técnicos
2. Descuidar el formato adecuado
Los grandes bloques de texto ininterrumpido, la falta de títulos y la mala organización visual hacen que el contenido técnico sea difícil de navegar y digerir.
Cómo evitar este error:
divida los párrafos largos en partes más cortas y manejables
✅ Utiliza títulos y subtítulos descriptivos para organizar el contenido
✅ Incorpore listas, cuadros de texto y viñetas para resaltar la información clave
✅ Asegúrese de que haya suficiente espacio en blanco para que el documento tenga un respiro visual
3. Ser impreciso y ambiguo
El lenguaje vago y ambiguo puede confundir a los lectores.
Cómo evitar este error:
✅ Sea preciso en su lenguaje
✅ Evita frases como "tal vez", "generalmente" o "un poco"
✅ Defina todos los acrónimos y abreviaturas utilizados
✅ Proporcione ejemplos concretos para ilustrar sus argumentos
✅ Utilice la voz activa e instrucciones directas
4. Ignorar las necesidades de su audiencia
Si no piensa en las necesidades de su público, sus documentos serán poco claros.
Cómo evitar este error:
✅ Comprender los antecedentes, las metas y los puntos de dolor de su audiencia
✅ Adapta tu contenido al nivel de experiencia de la audiencia
✅ Céntrese en la información más relevante y útil para sus lectores
✅ Recoge las opiniones de los usuarios e itera en función de sus aportaciones
5. Tratar la experiencia del usuario como algo secundario
Cuando te centras en escribir sin tener en cuenta la experiencia del usuario, tus documentos pueden resultar confusos y no cumplir su propósito.
Cómo evitar este error:
✅ Estructure su contenido de forma lógica e intuitiva
✅ Proporcione ayudas a la navegación como tablas de contenido y referencias cruzadas
✅ Incluya guías de referencia rápida y hojas de trucos para acceder fácilmente a la información clave
✅ Facilite las búsquedas y la lectura rápida del contenido con títulos y formatos claros
✅ Pruebe sus documentos con usuarios reales para identificar y solucionar problemas de usabilidad
¿Listo para mejorar su documentación técnica con ClickUp?
Imagine que todos sus documentos técnicos (POE, manuales de usuario, guías prácticas y casos de uso) contribuyeran al intento correcto de su empresa o producto.
¿Y si le dijéramos que esto es muy posible: con una combinación de claridad en el contenido y un software como ClickUp, que le ayude a mejorar su redacción técnica?
Pendiente de ello, empiece por poner en práctica nuestros consejos de redacción técnica. A continuación, utilice ClickUp para realizar una lluvia de ideas, recopilar comentarios de sus colegas, integrar multimedia y aprovechar ClickUp Brain como su asistente de escritura IA.
Comience a crear documentación técnica que encantará a sus usuarios, de la siguiente manera registrándote gratis, gratuito/a en ClickUp .