Alrededor del 51 % de las organizaciones han reestructurado sus equipos en 2023.
Como era de esperar, los directivos se están centrando en la reorganización de los equipos en 2024.
El desarrollo de equipos es un ejercicio continuo por una buena razón. Los equipos cambian, evolucionan y crecen constantemente debido a diversos factores. Como resultado, es necesario centrarse continuamente en los múltiples aspectos del desarrollo de equipos para garantizar que estos sean altamente productivos y estén motivados.
Un equipo bien gestionado:
- Fomenta la creatividad y la comunicación entre los miembros del equipo.
- Mejora la capacidad de toma de decisiones del equipo.
- Rompa las barreras entre departamentos y equipos.
- Ofrece mejores oportunidades de aprendizaje en las que los jóvenes aprenden de los mayores.
- Reduce la fatiga y mejora los niveles de compromiso, lo que conduce a resultados exitosos.
- Permite a los gerentes aprovechar todo el potencial del equipo.
- Aumenta el bienestar de los empleados en el lugar de trabajo y la conexión entre ellos.
- Permite a las organizaciones ( 50 % ) alcanzar sus metas operacionales.
Un estudio de Stanford afirma que trabajar juntos puede motivar a un equipo, convirtiendo el trabajo en juego. Esta guía le guiará a través de ocho pasos sencillos y probados para desarrollar un equipo de alto rendimiento.
Cómo desarrollar un equipo en ocho sencillos pasos
Todos hemos oído la frase: «El trabajo en equipo hace que los sueños se hagan realidad».
Pero, ¿cómo se consigue? Crear un equipo es un proceso, y además uno que requiere mucha atención.
Profundicemos en lo que se necesita para desarrollar un equipo ágil, sólido y de alto rendimiento.
Paso 1: Establezca metas para sincronizar a todos
Las metas vagas dan lugar a malinterpretaciones.
Por lo tanto, antes de clasificar a sus empleados en grupos, asegúrese de:
- Defina objetivos y metas organizativos precisos que el equipo deba seguir.
- Comunique las metas de la tarea (lo que hay que hacer) y las metas del proceso (cómo hay que hacer el trabajo) desde el principio.
- Destaque las responsabilidades individuales de cada rol, los casos de uso y cómo trabajarán juntos los equipos multifuncionales.
- Alinee la capacidad del equipo con las metas generales de la organización.
Las metas bien articuladas y claras facilitan la vida de todos: los empleados están en sintonía y el líder del equipo puede realizar un seguimiento eficaz del progreso.
Esta alineación garantiza que todos trabajen por los mismos objetivos generales de principio a fin.
Si necesita ayuda para establecer metas eficaces para su equipo, pruebe ClickUp Metas.
Utilice ClickUp Metas para correlacionar sus objetivos con cronogramas claros, objetivos cuantificables y seguimiento automático del progreso:
Visualice las metas en el formato que prefiera y clasifíquelas en carpetas específicas para optimizar el trabajo.
Incluya los siguientes puntos clave al redactar sus metas:
- Actividades clave
- Contingencias y planes de copia de seguridad
- Puntos de control para realizar el seguimiento del trabajo
- Normas para mantener informadas a las partes interesadas
- ¿Quién es responsable de qué?
- Plazos para cada tarea/acción
- Métricas para medir el progreso
Paso 2: Reflexione: ¿cómo es la cultura de su empresa?
Tu equipo debe saber lo que se espera de él en todo momento.
Naturalmente, establecer la cultura de su empresa debe ser una de sus prioridades en la Agenda.
Utilice estos consejos para desarrollar una cultura empresarial positiva:
- Comportamiento positivo: Discuta abiertamente qué constituye un comportamiento positivo y establezca directrices de buenas prácticas para su equipo. Utilice ClickUp Docs para realizar un uso compartido instantáneo de estos puntos de referencia y poner al equipo en sintonía:
- Ejercicios de formación de equipos: para ayudar a los miembros del equipo a conocerse mejor, pruebe el «ejercicio del artefacto», en el que se pide a cada empleado que comparta una historia personal de 5 minutos sobre un reto y un logro al que se haya enfrentado en su carrera. También debe pedir al empleado que muestre un artefacto que simbolice su logro (trofeo, certificado, etc.). Una vez que todos hayan completado sus historias, inicie un debate sobre cómo se sintieron los miembros del equipo después de escuchar las anécdotas y qué habilidades particulares aporta cada miembro al equipo.
- Estilo de trabajo: Como gerente responsable, es esencial aprender cómo trabaja mejor su equipo: ¿A los empleados les gusta trabajar de forma independiente? ¿Les gustaría colaborar en un modelo híbrido?
- ¿A los empleados les gusta trabajar de forma independiente?
- ¿Les gustaría colaborar en un modelo híbrido?
- ¿A los empleados les gusta trabajar de forma independiente?
- ¿Les gustaría colaborar en un modelo híbrido?
Haga preguntas directas y cree un estilo de trabajo que funcione para todos. Puede utilizar ClickUp Brain para anotar los puntos de debate y poner a todos al día.
Paso 3: Céntrese en la formación
Es fundamental evaluar las habilidades actuales de su equipo y diseñar puestos de trabajo en función de dichas habilidades.
Pero si desea llevar a su equipo al siguiente nivel, concéntrese en las habilidades que necesitarán para ser un activo valioso en el futuro.
Las oportunidades de aprendizaje continuo allanan el camino para mejorar la moral y el rendimiento.
A continuación, le mostramos cómo hacer que el coaching y el aprendizaje formen parte intrínseca de la cultura de aprendizaje de su organización:
- Elabore estrategias y plantee nuevos retos futuros para mantener el interés de su equipo.
- Cree módulos de aprendizaje para conjuntos de habilidades únicos.
- Desarrolle un marco que garantice el seguimiento de los cursos de formación.
- Experimente con nuevas ideas de aprendizaje para obtener mejores resultados y ayudar a los miembros del equipo a crecer.
Paso 4: Cree un plan de desarrollo completo
Para crear un nuevo equipo hay que tener en cuenta múltiples factores.
Debe asegurarse de que todos los miembros del equipo se sientan respetados y escuchados.
Debe ser organizado y mantener la calma cuando las cosas se complican.
Debe comprobar regularmente cómo les va a sus empleados.
Gestionar todos estos aspectos requiere habilidades excepcionales de gestión de proyectos y gestión del tiempo.
Por lo tanto, tenga en cuenta todos estos factores a la hora de crear un plan de desarrollo del equipo cohesionado.
Una vez que su plan esté listo, es hora de ponerlo en práctica y seguir estas cuatro fases de desarrollo del equipo:
- Fase 1: Conozca al equipo y organice sesiones para romper el hielo en las que los miembros puedan conocerse y aprender cómo quiere trabajar cada uno de ellos.
- Fase 2: Realice ejercicios de formación de equipos para fomentar la confianza y las habilidades de resolución de problemas entre compañeros.
- Fase 3: Prepare e informe al equipo sobre su primera tarea, que debe ser desafiante. Anime a los miembros del equipo a trabajar juntos y a pensar de forma creativa.
- Fase 4: Reagrupe y analice los resultados; examine qué salió mal con el desafío y celebre los triunfos.
Paso 5: Fomente la comunicación 24×7 y la colaboración sin esfuerzo
Aprovechar las habilidades de cada uno dará mejores resultados que los que se pueden lograr individualmente.
Y para aprovechar las fortalezas colectivas del equipo, lo primero es contar con una buena herramienta de gestión de proyectos al alcance de la mano.
ClickUp ofrece sólidas funciones de colaboración y comunicación en equipo para ayudar a los equipos a mantenerse al día y actualizados con las tareas, novedades y progreso de cada uno.
Tomemos, por ejemplo, la función de correo electrónico de ClickUp, que le permite enviar correos electrónicos esenciales con un solo clic:
La función ClickUp Chat View también resulta muy útil si desea colaborar con un equipo disperso geográficamente y compartir actualizaciones en tiempo real.
Otra función que puede resultarle útil es la función de detección de colaboración de ClickUp, que le permite:
- Realiza la edición de documentos juntos en tiempo real.
- Reciba comentarios instantáneos sobre cambios de estado, nuevos comentarios y otros detalles críticos de las tareas.
Además de las funciones mencionadas anteriormente, ayuda a
- Programe reuniones iniciales del equipo antes de que comience una tarea o un proyecto.
- Explique los roles del puesto y lo que deben hacer los demás miembros del equipo para tener éxito.
- Anime al equipo a hacer preguntas incisivas y a aclarar consultas.
Sin una comunicación adecuada, es posible que su equipo tenga que volver a hacer el trabajo y que no cumpla con los plazos en el proceso.
Paso 6: Invierta en un software de gestión de proyectos de 360 grados
Su equipo necesita apoyo cuando se enfrenta a múltiples proyectos a la vez.
Aquí es donde la plataforma de gestión de proyectos ClickUp marca la diferencia.
La herramienta ofrece un conjunto de funciones para acercar a sus equipos, tales como:
- Flujos de trabajo conectados y documentos fácilmente visibles en tiempo real en los paneles de ClickUp:
- Genere automáticamente subtareas basadas en descripciones de tareas, hilos de comentarios resumidos, etc., gracias al AI Project Manager:
Obtenga planes y elementos prioritarios con visibilidad instantánea de los detalles del proyecto y cómo se alinean con las metas de la empresa utilizando diagramas de Gantt:
Flujos de trabajo de procesos correlacionados y mayor colaboración en iniciativas estratégicas utilizando ClickUp Whiteboards, un lienzo visual para todos los efectos:
Paso 7: Soporte, no microgestione
Desde el punto de vista de los empleados, a menudo se considera que los gerentes microgestionan los proyectos en lugar de brindar soporte.
Para acabar con el estilo de liderazgo microgestión:
- Aprenda a delegar: delegue el trabajo de forma inteligente, especialmente las tareas de menor importancia, y no permita que el equipo funcione por debajo de su potencial.
- Adopte un cambio de mentalidad: pase de ser un ejecutor a un líder demostrando una mayor confianza en el equipo.
- Siga aprendiendo: al igual que sus empleados, como gerente, debe seguir perfeccionando sus habilidades de liderazgo y mantener su curiosidad.
- Contrate con cuidado: en lugar de cubrir roles sin pensar, contrate a un grupo diverso de personas que puedan trabajar en armonía y con audacia.
- Piense en las habilidades sociales: además de centrarse en las habilidades técnicas, debe asumir la propiedad del comportamiento del equipo y fomentar habilidades sociales como una mayor colaboración, empatía y confianza.
- Fomente la fórmula del 85 % de esfuerzo: La revista Harvard Business Review afirma que, para crear equipos de alto rendimiento, los directivos deben animar a los miembros del equipo a esforzarse al 85 % (en lugar de al 100 % todo el tiempo) y evitar el agotamiento.
Paso 8: Pregunte: ¿Su retroalimentación se basa en elementos visuales?
Para impulsar sesiones de retroalimentación objetiva y participar en la resolución productiva de conflictos, utilice:
- La visualización como herramienta de formación: la retroalimentación visual muestra a las personas qué deben mejorar, de forma muy similar a lo que ocurre con un equipo de fútbol cuando se ve a sí mismo jugar. Una herramienta que puede hacer que este proceso resulte muy divertido y atractivo es ClickUp mapas mentales, que permite establecer conexiones entre tareas e ideas:
- Realice un seguimiento del tiempo para evaluar el rendimiento de su equipo: realizar un seguimiento de cómo su equipo emplea su tiempo le proporcionará información muy valiosa sobre lo que funciona y lo que no. Preste mucha atención a las habilidades de gestión del tiempo de su equipo.
- Herramientas de gestión del rendimiento: Realice evaluaciones periódicas del rendimiento de los empleados con herramientas de gestión del rendimiento y plantillas gratuitas de evaluación del rendimiento para evaluar el trabajo de sus empleados y desarrollar planes de mejora en consecuencia. Utilice plantillas de planes de mejora del rendimiento ya preparadas y ayude a sus equipos a aumentar el rendimiento sobre la marcha.
Mientras lo hace, proporcione una retroalimentación descriptiva que debe incluir:
- El comportamiento de su equipo, no su personalidad.
- Las habilidades de su equipo para realizar la tarea pendiente
- Independientemente de si los equipos cuentan con los recursos necesarios para alcanzar el éxito.
- ¿Qué motiva a cada miembro del equipo?
- Las acciones del equipo, basadas en hechos, no en suposiciones.
- Ejemplos claros y específicos de lo que el equipo está haciendo bien (y de lo que está haciendo mal).
- Hacia dónde debe dirigirse el equipo a continuación
- A quién acudir si se encuentran con algún obstáculo.
- Cuál es el propósito de cada individuo en el contexto general.
La idea es crear un espacio seguro donde los empleados puedan aportar sus opiniones con sinceridad.
Retos clave para desarrollar un equipo exitoso
Si su equipo tiene dificultades, es natural que quiera intervenir.
Sin embargo, desarrollar un equipo exitoso es una tarea difícil por muchas razones:
- Es posible que no todo el mundo tenga interés en contribuir por igual al éxito del equipo.
- Es posible que los miembros del equipo no confíen plenamente entre sí ni en los líderes del equipo.
- Demasiadas conversaciones paralelas y secundarias pueden crear lagunas de información.
Es posible eliminar estos retos y crear un equipo exitoso con seis características esenciales.
Seis características comunes de un equipo de alto rendimiento
Descifrar la dinámica de un equipo de alto rendimiento es más fácil de lo que parece.
Las siguientes seis características son observables, medibles y cuantificables, lo que facilita su inculcación con el tiempo.
Integre estas cualidades en su equipo y refuerce los lazos entre sus miembros desde el primer día:
1. Diversidad, equidad e inclusión (DEI)
¿Existe una relación clara entre su estrategia de DEI y la estrategia empresarial? Si no es así, debe:
- Sea más sistemático desde el principio y vincule los objetivos de su organización con el nivel de impacto deseado de su programa DEI.
- Identifique oportunidades para contar con la infraestructura adecuada para sus aspiraciones de DEI, una realidad solo para el 47 % de las organizaciones en la actualidad.
- Contrate empleados diversos con una gran variedad de habilidades y perspectivas.
2. Niveles de energía
¿Su equipo muestra mayores niveles de energía y un mayor sentido de la responsabilidad? Ambos son indicadores directos de los niveles de compromiso del equipo. Cuanto mayor sea la energía, mayor será el compromiso, y viceversa.
3. Mentalidad creativa y orientada a metas
Cada miembro del equipo debe considerar las metas de la empresa como su verdadera estrella polar y trabajar con creatividad y apoyo.
4. Compromiso compartido con la cultura de la empresa
Sus empleados deben comprender qué impulsa a la organización en términos de visión, cultura y creencias.
5. Mentalidad de aprendizaje
Cada miembro del equipo que elijas debe estar dispuesto a aprender y adaptarse a situaciones cambiantes. McKinsey afirma que los empleados con mejor rendimiento en un rol son un 800 % más productivos que los empleados con un rendimiento medio en el mismo rol.
6. Comunicación
Trazar un mapa de la comunicación de su equipo es tan esencial como comprender lo que discuten. Esto determina la forma en que su equipo toma decisiones y trabaja en conjunto como una máquina bien engrasada. Por lo tanto, tenga en cuenta lo siguiente al evaluar las habilidades de comunicación del equipo:
- ¿Cuál es el tono de voz de cada miembro?
- ¿Los miembros del equipo se miran entre sí mientras hablan, ya sea virtualmente o en persona?
- ¿Qué tipo de gestos muestran los miembros?
- ¿Con qué frecuencia los miembros del equipo hablan, escuchan y se interrumpen entre sí?
- ¿Cómo muestran los miembros del equipo su extroversión y empatía?
Cree mejores equipos con la solución adecuada.
Esto es todo sobre cómo desarrollar un equipo flexible y de alta productividad.
Utilice los conocimientos aquí descritos para combinar equipos de alto rendimiento con habilidades multifacéticas: inteligencia individual, comunicación, empatía y talento.
También es una buena práctica dotar al equipo de las herramientas, estrategias y técnicas adecuadas que ha dominado a lo largo de los años.
Considere invertir en una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp y empodere a su equipo para que dé lo mejor de sí mismo.
Una herramienta todo en uno como ClickUp optimiza los flujos de trabajo, realiza el seguimiento del progreso, fomenta la colaboración y guía al equipo hacia una meta común.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cuál es la mejor manera de desarrollar un equipo?
Desarrollar un equipo es un proceso de ocho pasos que requiere paciencia y tiempo:
- Paso 1: Trabaje en sus metas de tareas y procesos para sincronizar a las personas.
- Paso 2: Concéntrese en crear la cultura de su empresa, que incluye los valores y las creencias del equipo, etc.
- Paso 3: Incluya oportunidades de aprendizaje para los empleados y el equipo en cada paso del camino.
- Paso 4: Redacte un plan holístico de desarrollo del equipo, incluyendo un enfoque en las habilidades técnicas y sociales de los miembros del equipo.
- Paso 5: Impulse la comunicación y la colaboración instantáneas con las herramientas adecuadas.
- Paso 6: Invierta en software de gestión de proyectos para acelerar la productividad de su equipo.
- Paso 7: Cambie su estilo de liderazgo de microgestión a apoyo.
- Paso 8: Ofrezca comentarios de forma visual para una mejor comprensión.
2. ¿Cuáles son las cinco fases del desarrollo de un equipo?
Según el modelo de Tuckman, el desarrollo de un equipo comprende cinco fases:
- Formación: los miembros del grupo son educados e intentan conocerse entre sí; a menudo se sienten inseguros acerca de sus roles y objetivos en esta fase.
- Conflicto: Surgen conflictos y rivalidades cuando los miembros del grupo comienzan a expresar sus opiniones y a traspasar los límites establecidos en la fase de formación.
- Normalización: Se forman las normas y valores del grupo, lo que crea un sentido de unidad y colaboración. Además, los roles y responsabilidades se vuelven más claras y comienza a desarrollarse la confianza entre los miembros del grupo.
- Rendimiento: El grupo es altamente funcional, con metas claras y un sentido de propósito compartido. Los miembros trabajan juntos de manera eficaz para alcanzar sus metas.
- Disolución: También conocida como la fase de «deformación», esta fase implica la disolución del grupo una vez alcanzadas las metas. Por extensión, los miembros pueden sentir una sensación de pérdida o tristeza al disolverse el grupo.
3. ¿Cómo desarrollamos el trabajo en equipo?
Desarrollar el trabajo en equipo puede llevar tiempo. Requiere un enfoque sistemático y un esfuerzo continuo para:
- Establezca metas claras: todos los miembros del equipo deben comprender el rol que desempeñan en la consecución de las metas de la organización, creando así un sentido de propósito y dirección.
- Fomente la comunicación abierta: los miembros del equipo deben escuchar activamente y compartir información en tiempo real.
- Fomente la confianza: las actividades para fomentar la confianza y dar el ejemplo son formas muy eficaces de crear un entorno de confianza.
- Fomente la colaboración: un entorno colaborativo motiva a los miembros del equipo a trabajar juntos y alcanzar metas comunes.
- Brinde apoyo: el aliento sincero del equipo ejecutivo aumenta la moral y la motivación de los empleados.
- Celebre los éxitos: reconocer y celebrar los logros del equipo ayuda a fomentar el espíritu de equipo.
- Impulse la mejora continua: una cultura de mejora continua es esencial para ayudar a los miembros del equipo a estar abiertos a los comentarios y dispuestos a aprender de sus experiencias.