Sunsama Revisión: Lo que hay que saber sobre esta aplicación de productividad

Hacer malabarismos con las tareas entre aplicaciones de gestión de proyectos, Blocs de notas, correos electrónicos y notas adhesivas puede convertirse rápidamente en un caos: se incumplen los plazos, el rendimiento disminuye y tu equilibrio entre el trabajo y la vida personal se ve afectado.

A medida que aumenta la presión de tu lista de tareas pendientes, también lo hacen la culpa, el estrés y la ansiedad por las tareas que quedan sin hacer. De repente, lo que antes era el trabajo o la empresa de tus sueños empieza a parecer una pesadilla. 💀

Pero, ¿y si pudieras:

Entra en Sunsama, una herramienta de gestión de tareas que hace realidad estas posibilidades. Pero la pregunta es: ¿cumple lo que promete su conjunto de funciones?

Eso es precisamente lo que responderemos en esta reseña de Sunsama. Analizaremos en profundidad las funciones únicas, las limitaciones, las opiniones de los usuarios y los precios de Sunsama. Y si Sunsama no es la herramienta adecuada para ti, te recomendaremos una de las mejores alternativas a Sunsama que podría satisfacer todas tus necesidades. ✅

¿Qué es Sunsama?

Un año después de empezar a trabajar a tiempo completo, Ashutosh Priyadarshy y Travis Meyer necesitaban una forma inteligente y deliberada de gestionar sus horarios de trabajo. Tras cuatro años creando productos que no tuvieron éxito, en 2018 dieron en el clavo con Sunsama.

Sunsama es una aplicación de planificación diaria para profesionales ocupados que necesitan planificar sus semanas y días, priorizar tareas para ajustarlas a su capacidad diaria, dedicarse a trabajos intensivos y reflexionar sobre sus logros y áreas de mejora. 💪

A diferencia de otras herramientas, Sunsama combina todos estos elementos en un flujo de trabajo fluido que te motiva en el trabajo y te ayuda a desarrollar hábitos laborales saludables.

Funciones clave de Sunsama

A primera vista, la interfaz minimalista de Sunsama no revela mucho. Entonces, ¿cuáles son las funciones ocultas que hacen que esta aplicación de planificación digital sea una de las favoritas de los usuarios? Echemos un vistazo más de cerca.

1. Establece objetivos semanales por adelantado

Empieza a usar Sunsama estableciendo metas semanales. Puedes hacerlo con varias semanas de antelación. Sunsama te da una indicación para planificar la semana siguiente cada lunes, pero puedes cambiarlo al día que más te convenga.

Si aún no has planificado tu semana, ahora es el momento de fijar tus metas. Y si ya has anotado algunas, aprovecha este tiempo para revisarlas y asegurarte de que vas por buen camino para la semana que viene.

2. Planifica tus tareas para el día

Después de establecer tus metas semanales, esboza las tareas que quieres realizar durante el día. Puedes enlazar las tareas clave a tus metas semanales. Esto te ayudará a programar y priorizar las tareas de manera eficaz para alcanzar esos objetivos. 🎯

Con todos tus planes trazados, puedes ponerte a trabajar sabiendo exactamente en qué debes centrarte para que tu día y tu semana sean un éxito.

3. Centraliza las tareas en múltiples canales de trabajo

Sunsama facilita la planificación diaria al permitirte conectarte con tus aplicaciones de trabajo favoritas. Entre ellas se incluyen Google Calendar, Gmail, Outlook Calendar, ClickUp, Notion, Asana, GitHub, Todoist y Slack.

Además de añadir tareas manualmente, puedes arrastrar y soltar tareas desde estas aplicaciones a Sunsama. Esto te ofrece una mejor panorámica de lo que hay que terminar y garantiza que ninguna tarea importante se pase por alto. 🕵️‍♂️

Y cuando marcas las tareas como completadas, se actualizan todas las herramientas conectadas. Esto mantiene tus listas de tareas actualizadas en Sunsama o en cualquier otra aplicación que utilices.

4. Planifica y prioriza las tareas del día

Después de crear una lista de tareas pendientes, puedes optar por finalizar tu flujo de trabajo de planificación diaria programando las tareas. ¿Cómo? Simplemente bloquealas en tu Calendario.

A diferencia de otras aplicaciones de planificación, Sunsama te permite centrarte en programar tus prioridades. La duración estimada para todas tus tareas no debe exceder tu capacidad diaria (por ejemplo, 6 horas). Si superas este límite, Sunsama te avisa. 🚨

Esto te obliga a replantearte tus tareas, elegir tus prioridades para el día y posponer todas las demás tareas para más adelante.

5. Gestiona tareas y realiza el seguimiento del progreso

Cuando creas una tarea en Sunsama, puedes:

Tus tareas se muestran en la vista Kanban diaria, donde cada columna representa cada día de la semana. La barra de progreso en la parte superior de cada columna se va llenando a medida que marcas las tareas.

También puedes cambiar a la vista Calendario para visualizar tu agenda por día, tres días, días laborables, toda la semana o un mes. Esto te ayuda a planificar rápidamente varios días y semanas a la vez. 🗓️

6. Clasifica las tareas por canales y contextos

Cada tarea en Sunsama se puede agrupar en un canal, y varios canales se pueden agrupar en contextos.

Por ejemplo, puedes tener categorías de Trabajo, Personal o Actividades secundarias. Y tu contexto de trabajo puede tener canales como proyectos de marketing, reuniones con partes interesadas y reseñas de la empresa.

Esta configuración es útil para mostrar solo tareas específicas del contexto y del canal en tus vistas diarias de Kanban y Calendario.

7. Deja de lado las tareas no programadas y sin importancia

¿Tienes algunas tareas que aún no estás listo para programar? No te preocupes, Sunsama te permite almacenarlas en una lista de tareas pendientes. Esto mantiene tu lista de tareas diarias ordenada. 📋

¿Y qué pasa con esas tareas que sigues posponiendo para el día siguiente? Si esto ocurre durante cuatro días consecutivos, Sunsama asume que no son importantes y las archiva. Pero no te preocupes, siempre puedes volver a mover las tareas archivadas a tu lista diaria o a tu lista de tareas pendientes.

Si el plazo de cuatro días no es el ideal, puedes ajustarlo a tus necesidades o desactivar la función de archivo automático para mantener todas las tareas en vista.

8. Convierte los correos electrónicos en tareas sin salir de tu bandeja de entrada

Sí, has leído bien. Sunsama proporciona dos direcciones de correo electrónico únicas: una para añadir correos electrónicos como tareas a tu lista diaria de tareas pendientes y otra para colocarlos en tu lista de tareas pendientes.

Todo lo que tienes que hacer es guardar estas direcciones en tu aplicación de correo electrónico. Luego, cuando quieras convertir un correo electrónico en una tarea, solo tienes que reenviarlo a la dirección correspondiente. ¡Pan comido! 🤩

9. Utiliza el modo Focus y el cronómetro para realizar el trabajo en profundidad

Tener todas tus tareas delante de ti puede resultar abrumador. El modo Focus de Sunsama te permite desconectar de estas distracciones y concentrarte en una tarea cada vez.

Este modo tiene un cronómetro integrado para realizar el seguimiento de tus sesiones de trabajo y de los pequeños descansos que te tomas entre ellas. Si utilizas la técnica Pomodoro para realizar tu trabajo, esta función puede convertirse en tu nueva mejor aliada.

10. Realiza revisiones diarias y semanales

Después de completar las tareas diarias de una jornada laboral, puedes activar el ritual de cierre diario. Esto resume tu día, lo que constituye un buen punto de referencia para reflexionar sobre tus logros, las lecciones aprendidas y las mejoras para el día siguiente. ✍️

Además de las reseñas diarias, obtienes un informe de resumen semanal. Este te muestra en qué has dedicado más tiempo y si has alcanzado tus objetivos semanales.

11. Personaliza tus rutinas diarias y semanales

Puedes activar manualmente tus rutinas de planificación diaria, revisión diaria, planificación semanal y revisión semanal. También puedes configurarlas para que se activen automáticamente en el día y la hora que más te convengan.

Otras opciones de personalización te permiten incluir el trabajo de fin de semana en tus revisiones e integrar tu proceso de revisión semanal en tu planificación semanal.

12. Invita a tu equipo a colaborar en las tareas

Incluye a tu equipo en Sunsama enviándoles un enlace de invitación por correo electrónico. Una vez que se hayan unido, podrás asignarles tareas, establecer fechas límite y añadir notas (y comentarios) a las tareas para discutir aclaraciones y actualizaciones.

Gracias a la integración de Sunsama con Slack, los miembros del equipo pueden compartir fácilmente sus planes diarios y semanales y sus reflexiones sobre las tareas completadas en los canales de Slack pertinentes. Esto mantiene a todos informados y fomenta la colaboración en equipo.

Precios de Sunsama

Sunsama tiene un precio único que desbloquea todas las funciones. Puedes elegir entre pagar una suscripción mensual u obtener un descuento con una suscripción anual:

Ventajas de usar Sunsama

Además de sus funciones clave, aquí tienes algunas ventajas adicionales que ofrece Sunsama para mejorar tus flujos de trabajo de planificación diarios.

Experiencia de incorporación fluida

Como usuario nuevo, Sunsama te guía a través de un flujo de incorporación para conectarte con tus aplicaciones de trabajo y planificar tu día. Cuando hayas terminado, se te llevará a tu entorno de trabajo, donde podrás comenzar las tareas del día. 🛠️

Interfaz fácil de usar para usuarios

El diseño minimalista e intuitivo de Sunsama facilita la navegación, incluso para los principiantes. El entorno de trabajo se divide en tres paneles: tareas no programadas en integraciones de terceros, tareas programadas en una vista Kanban (o Calendario) y tu lista de canales y contextos. Y si te gusta trabajar en modo oscuro, Sunsama te lo pone fácil.

Atajos de teclado

No es necesario hacer múltiples clics con el ratón para realizar tareas en Sunsama, solo tienes que usar los atajos de teclado. Por ejemplo, pulsa «P» para activar tu flujo de trabajo de planificación diaria, «A» para añadir una nueva tarea, «F» para entrar en el modo Focus y la «barra espaciadora» para activar o desactivar el cronómetro de tareas. ⏰

Compatibilidad multiplataforma

Sunsama es una aplicación basada en la web con aplicaciones de escritorio para Windows, Mac y Linux, y aplicaciones móviles para iOS y Android. La aplicación de escritorio tiene las mismas funciones que la aplicación web, lo cual es excelente si quieres trabajar sin distracciones de tu navegador web. Sin embargo, al igual que la aplicación web, no puedes usarla sin conexión a internet.

Soporte al cliente receptivo

Sunsama cuenta con una biblioteca de recursos bien documentada que te enseña a navegar por tu entorno de trabajo y a utilizar sus funciones. Si tienes algún problema, puedes ponerte en contacto con el equipo de soporte por correo electrónico o chat en vivo a través de la app. Muchos usuarios dicen que el equipo de soporte es útil y responde rápidamente.

Puntos débiles comunes a los que se enfrentan los usuarios de Sunsama

Como la mayoría de las herramientas, Sunsama no está exenta de defectos. Veamos algunas desventajas para ofrecerte una panorámica completa y ayudarte a decidir si es la herramienta adecuada para ti.

No hay plan gratuito y los planes de pago son caros.

Sunsama no tiene un plan Free, solo una versión de prueba gratuita de 14 días. Esto puede ser un gran inconveniente si tienes un presupuesto limitado. E incluso si quieres pasar a un plan de pago, la suscripción es cara: los costes pueden acumularse rápidamente si tienes un equipo. 💸

Integraciones nativas con límite

Aunque Sunsama tiene integraciones sólidas con algunas de las aplicaciones de trabajo más populares, sigue teniendo un límite. No se integra con iCal, Confluence y Google Drive. Tampoco hay integración con Zapier ni acceso a su API para crear flujos de trabajo personalizados.

No tiene compatibilidad con proyectos complejos

La interfaz y las funciones de Sunsama están optimizadas para la planificación diaria con el fin de aumentar la productividad personal. Por lo tanto, si necesitas funciones avanzadas de gestión de tareas y colaboración en equipo, Sunsama no es para ti, ya que existen herramientas específicas de gestión de proyectos que se adaptarán mejor a tus necesidades.

La app móvil carece de funciones básicas.

A diferencia de sus aplicaciones web y de escritorio, la aplicación móvil de Sunsama funciona sin conexión. Sin embargo, solo tiene funciones básicas. Por lo tanto, aunque es ideal para añadir y reorganizar tareas sobre la marcha, no permite realizar las rutinas de planificación diaria y semanal.

Reseñas de Sunsama en Reddit

Para concluir esta reseña de Sunsama, nos hemos metido en Reddit para conocer las experiencias de otros usuarios de Sunsama. Y tenemos la primicia. 🍵

Muchos usuarios coinciden en que la interfaz, las integraciones y los flujos de trabajo de planificación diaria de Sunsama son los mejores.

Un usuario dijo: «Las integraciones de Sunsama con Asana, Trello, Jira, GitHub, etc., hacen que sea mucho más fácil de usar. Sin embargo, para mí, la mayor diferencia fue la planificación diaria. Sunsama fomentaba la planificación diaria con una vista diaria dedicada que me ayudaba a priorizar y programar mis tareas para el día. El modo de concentración también fue una gran función añadida, al igual que los análisis/revisiones semanales y la interfaz de usuario relajante».

A otros no les gustó el elevado precio de Sunsama y la funcionalidad limitada de su aplicación móvil, que no permite bloquear el tiempo.

Así lo expresó otro usuario en su reseña sobre Sunsama: «Yo también soy fan de Sunsama, pero el precio me resulta demasiado elevado. Además, utilizo mucho las aplicaciones, ya que me gusta bloquear tiempo mientras estoy fuera de casa».

Herramientas de productividad alternativas que puedes usar en lugar de Sunsama

Si estás buscando una alternativa a Sunsama con un plan Free y funciones de gestión de tareas más sólidas, ClickUp podría ser la opción perfecta para ti. Echemos un vistazo más de cerca a algunas de las funciones clave de ClickUp.

1. Gestiona tus proyectos personales y de equipo sin complicaciones

Las funciones de gestión de tareas de ClickUp facilitan la planificación y la ejecución. Empieza con tus planes de proyecto:

Con más de 15 campos personalizados, puedes capturar detalles granulares de las tareas, como las personas asignadas, las prioridades, los plazos, las barras de progreso, los rótulos y las casillas de selección. También puedes configurar estados personalizados (como «Pendiente», «En curso» y «Terminada») para realizar un seguimiento del flujo de tareas en un proceso.

Cada miembro del equipo puede ver la lista de tareas asignadas en su página «Mis tareas». Y si están listos para compartir actualizaciones de tareas o pedir aclaraciones, pueden hacerlo en los comentarios de la tarea. 🧑‍💻

2. Cambia a la vista Calendario para organizar tus tareas por franjas horarias

ClickUp tiene más de 10 vistas de tareas, incluyendo Lista, Kanban, Gantt y Calendario. ¿Quieres planificar tu día o tu semana? Solo tienes que ir a la vista Calendario y arrastrar tus tareas al calendario.

Si tienes eventos programados en Google Calendar, conéctalo a ClickUp para tenerlo todo en un solo lugar y evitar conflictos.

¿Recuerdas la página «Mis tareas»?

También tiene una vista de Calendario. Esto permite a cada miembro del equipo bloquear sus tareas asignadas a tiempo. Es como tener una agenda personal, separada de todas las tareas del equipo, muy útil para mejorar la concentración y aumentar la productividad.

3. Establece metas y realiza un seguimiento visual de tu progreso

Si tienes grandes metas personales o empresariales que alcanzar, te encantará la función Metas de ClickUp. Puedes crear varias metas, asignarlas a un jefe de equipo, añadir plazos y dividirlos en hitos más pequeños.

También puedes vincular tareas a tus metas. Esto ayuda a todos a comprender cómo encaja su trabajo en el panorama general. También te permite medir el progreso hacia tus metas y te da un recordatorio para celebrar los pequeños logros. 🙌

4. Utiliza plantillas para poner en marcha tus planes de proyecto

La biblioteca de plantillas de ClickUp cuenta con más de 1000 plantillas personalizables para uso personal y profesional. Esto facilita la búsqueda de la plantilla perfecta para poner en marcha cualquier proyecto.

Por ejemplo, puedes:

5. Intégralo con el resto de tu infraestructura tecnológica

Conecta tus aplicaciones favoritas con ClickUp y conviértelo en una plataforma todo en uno. Sus integraciones nativas incluyen Slack, GitHub, Google Drive, HubSpot, Dropbox, Zoom, Figma, YouTube, Calendly y muchas más. Además, con la API de ClickUp y Zapier, puedes crear conexiones y automatizaciones personalizadas.

6. Accede a las funciones de ClickUp con un plan Free o un plan de pago asequible.

Lo mejor de ClickUp es que puedes acceder a las funciones clave con su plan Free. Y cuando este plan se te quede pequeño, sus planes de pago tienen un precio asequible:

Optimiza los flujos de trabajo simples y complejos con ClickUp

Sunsama puede suponer un gran cambio para cualquiera que quiera aumentar su productividad sin caer en el agotamiento. Sin embargo, su elevado precio, sus integraciones limitadas y sus funciones básicas de gestión de tareas pueden no ser adecuadas para todo el mundo.

Si ese es tu caso, ClickUp podría ser una opción más adecuada.

Las completas funciones de ClickUp te permiten gestionar tus tareas personales en el marco más amplio de proyectos complejos en equipo. Y no tienes que gastar ni un céntimo para empezar.

¡Regístrate hoy mismo en el plan Free de ClickUp para mejorar tu productividad personal y la de tu equipo! ✨