A veces, necesita un poco de ayuda para lanzar su campaña de marketing o dar vida a una iniciativa. Ahí es donde entran en juego los proveedores y las agencias externas de marketing digital. Estos expertos pueden ahorrarle tiempo y esfuerzo encargándose de ciertos aspectos de sus campañas de marketing para los que su equipo no tiene capacidad.
La mejor manera de ponerse en contacto con estos expertos es crear una solicitud de propuesta de marketing (RFP). Este documento es un sencillo formulario de solicitud, que facilita la comunicación de sus necesidades y la obtención de los servicios exactos requeridos para el proyecto.
A continuación, explicaremos qué son las RFP de marketing, incluidos los componentes clave que debe incluir la suya. También le ofreceremos una guía fácil de seguir para crear una RFP de marketing, consejos para redactar una eficaz y sugerencias para encontrar las mejores oportunidades. ✨
¿Qué es una solicitud de propuestas de marketing?
Una solicitud de propuesta de marketing, o RFP, es un documento en el que se piden servicios que su equipo no puede gestionar internamente. Puede enviar una RFP porque su equipo está al límite de su capacidad y no puede asumir tareas adicionales o puede necesitar la ayuda de un experto que tenga conocimientos que su equipo no tiene.
Es un componente clave de la mayoría de las solicitudes de propuestas
procesos de planificación de marketing
, especialmente para los equipos que necesitan recursos externos para terminar el trabajo. 📄
Puede enviar su RFP de marketing a una agencia de marketing específica en la que esté interesado o publicarla en línea como un formulario de solicitud abierto para un alcance más amplio. Normalmente, los proveedores responden a la RFP con un presupuesto general, los servicios específicos que pueden ofrecer y un plazo previsto para los resultados.
Una RFP difiere de una solicitud de información (RFI) o una solicitud de presupuestos (RFQ). Una RFI es un cuestionario más sencillo que se utiliza antes de una RFP para decidir si los proveedores deben incluirse en la lista de difusión. Básicamente, precalifica a las empresas en función de sus necesidades de servicios o presupuesto.
Una RFQ es un documento que solicita información detallada sobre costes y presupuestos relacionados con el servicio que se solicita en un documento RFP. Mientras que una RFP pide un importe estimado de la propuesta, una RFQ es más detallada, con desgloses de los costes de servicios específicos basados en el cronograma estimado y el alcance del trabajo.
Entendiendo Las RFP de marketing
Las RFP de marketing son un recurso excelente para las empresas que necesitan ayuda adicional con la estrategia de marketing, la ejecución o la divulgación. La función de una RFP de marketing es obtener ayuda externa. Esto no sólo ahorra tiempo a su equipo, sino que también crea valiosas conexiones (a internet) con expertos en marketing. 🤝
Un proyecto de marketing puede avanzar más rápido con las RFP de marketing. Con ayuda externa, puede aumentar el número de campañas que realiza o desplazar la atención de su equipo interno a proyectos de marketing más importantes.
Algunas de las ventajas de utilizar una RFP de marketing son:
- Amplía su alcance: El envío de solicitudes de propuestas acerca a los expertos directamente a usted. Esto significa que puede establecer conexiones, entablar relaciones valiosas y ampliar su base de conocimientos a la vez que avanza en sus iniciativas
- Aumenta la eficacia: Una RFP de marketing crea un proceso de adquisición estandarizado para obtener ayuda externa en los proyectos. Esto reduce el riesgo de errores de comunicación y agiliza la toma de decisiones, por lo que puede avanzar más rápido y con mayor eficacia
- Construye una base de datos de socios y soluciones probadas: Cada vez que envíe una RFP, recibirá respuestas de varios profesionales del espacio de marketing. La RFP establece criterios de evaluación para que pueda crear una base de datos de posibles proveedores con experiencia a los que recurrir cuando lance nuevas campañas
Al enviar una RFP, puede conectarse con otros expertos en marketing y hacer avanzar los proyectos de forma más eficiente.
Estos son algunos escenarios en los que las agencias de marketing pueden enviar RFP:
- Un equipo de marketing que quiere ampliar su blog puede enviar una RFP de marketing digital a una agencia digital o a una agencia de contenidos con especialistas en SEO
- Un jefe de equipo de marketing que quiere lanzar un proyecto creativo con contenido visual profesional puede enviar una solicitud de oferta a una agencia de marketing digital o a una agencia de contenidos con especialistas en SEO brief creativo RFP para encontrar la agencia adecuada
- Un departamento de marketing está ayudando al equipo de producto a lanzar una nueva función y enviará una RFP a agencias de publicidad para obtener ayuda para anunciar el lanzamiento
- Una empresa de marketing que ha tenido un problema con una campaña en las redes sociales puede crear una RFP para obtener ayuda de empresas de relaciones públicas (RRPP) que se encarguen de la tormenta mediática
- Una empresa tradicional quiere crear un sitio web y vender productos en línea. Decide enviar una solicitud de propuestas a expertos en marketing en redes sociales y desarrolladores de sitios web para que creen su sitio web, su marca y su presencia en Internet
Componentes de una solicitud de propuestas de marketing
Cada RFP de marketing será diferente, pero debe contener un conjunto estándar de elementos. La información real que incluya o los servicios que esté solicitando cambiarán, pero aun así querrá incluir detalles clave en cada documento. ✅
Estos son los componentes fundamentales que debe incluir en su RFP de marketing:
- Información de la empresa: Antes de que pueda pedir a la gente que le ayude, necesitan saber quién es usted. Incluya información básica de la empresa como su nombre, su función o misión principal y los tipos de productos o servicios que ofrece
- Información de contacto: Incluye el número de teléfono y el correo electrónico de los contactos clave que se ocupan del proyecto. En algunos casos, puede tratarse del jefe del equipo de marketing. En iniciativas de mayor envergadura, puede incluir varios puntos de contacto de varios departamentos
- Descripción general del proyecto y finalidad de la solicitud de propuestas : Exponga claramente la finalidad de la solicitud de propuestas, incluidos los objetivos y los recursos que busca. Cuanto más sucinto sea, más probabilidades tendrá de obtener respuestas pertinentes a su solicitud de propuestas
- Criterios de evaluación: Destaque los criterios de selección que utilizará para evaluar a los solicitantes. En la mayoría de los casos, el proceso de selección incluirá aspectos como experiencia temática, precios o servicios específicos
- Requisitos para la evaluación: Indique cómo deben presentar la solicitud los candidatos (por ejemplo, a través de un portal en línea, utilizando un formulario de envío específico o enviando un correo electrónico a la dirección de correo electrónico de su empresa) propuesta de empresa al correo electrónico del contacto principal). Asegúrese de incluir cualquier requisito específico para que se tengan en cuenta las propuestas
- Cronograma de selección: Incluya el cronograma de su proyecto y una fecha límite estimada para los servicios que solicita. De esta forma, sólo se presentarán los proveedores de servicios que puedan cumplir con su cronograma
- Detalles del presupuesto: No pierda el tiempo revisando propuestas que superen su presupuesto. En su RFP de marketing, enumere los detalles de su presupuesto y describa brevemente el proceso de negociación en caso de que el licitador sea seleccionado
Creación de su PDC para servicios de marketing
Tanto si desea asistencia en comunicaciones de marketing, como si busca compatibilidad publicitaria o necesita lanzar grandes campañas con mayor rapidez, utilice esta guía para crear su RFP. A continuación, cubriremos todo lo que necesita saber para redactar una RFP de marketing, incluyendo
gestión de proyectos de marketing
estrategias para hacer el trabajo terminado.
Comenzar con una plantilla
Hazte la vida más fácil utilizando una plantilla, como la de
Plantilla de RFP de desarrollo web de ClickUp
-para crear el marco de su solicitud. Aunque esta plantilla es específica para equipos de marketing que buscan ayuda externa para el desarrollo web, puede encontrar plantillas para todo tipo de RFP.
Planifique el proceso de desarrollo web, el propósito, el objetivo, el presupuesto, el cronograma y mucho más en esta plantilla detallada
A la hora de elegir un
asegúrese de que incluye los componentes esenciales de una buena solicitud de propuesta. Debe incluir las secciones que hemos mencionado antes, como la descripción general del proyecto y la información básica sobre la empresa.
Añadir información detallada a cada sección
Una vez que tenga la estructura general del documento de solicitud de propuestas, deberá rellenar todos los detalles pertinentes. Revise el documento sección por sección, añadiendo sus solicitudes específicas.
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Facilite este paso con herramientas como
para rellenar automáticamente información clave como los datos de contacto de su empresa y la información sobre su experiencia. Cree su RFP en
que le permite colaborar con otros miembros del equipo para redactar una solicitud más eficaz. Utilice la función de incrustación para incluir tablas o gráficos que hagan más atractiva su solicitud de propuestas.
Identifique a los posibles proveedores y envíe la PFP
Ahora que ya tiene su RFP, querrá ponerla a disposición de los proveedores potenciales. Puede lanzar una amplia red publicando la RFP en su sitio web e invitando a cualquiera a presentar su candidatura. También puede ponerse en contacto con agencias concretas con las que le interese trabajar.
Si opta por esta última opción, le resultará útil crear una lista de proveedores. En
funciones, incluida la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), puede crear una base de datos de proveedores. Utilice los campos personalizados de la herramienta de ClickUp software de gestión de proyectos de marketing para cualificar a los posibles proveedores o indicar su disposición a participar si ya se ha puesto en contacto con ellos anteriormente.
Mejore la organización de sus tareas añadiendo etiquetas personalizadas y utilice las opciones de filtro en la vista Lista y Tablero para identificar con precisión sus tareas de mayor prioridad
A medida que envíe solicitudes de propuestas, documente las respuestas que reciba y cree perfiles para los nuevos proveedores con etiquetas de categoría para los servicios que ofrecen, como producción de vídeo, estudios de casos o servicios de marketing digital. De este modo, cuando llegue el momento de enviar una nueva RFP o solicitar otros servicios, ya dispondrá de un grupo de candidatos con los que ponerse en contacto.
Utiliza herramientas para gestionar el proceso
La mejor forma de gestionar el proceso es con herramientas como
software de gestión de propuestas
y planos como
Plantilla del proceso de solicitud de propuestas de ClickUp
. Esta plantilla mantiene a su equipo organizado mediante el seguimiento de fechas límite importantes, como la fecha límite de envío, y recopila las respuestas en un espacio práctico. 🛠️
Utilice esta plantilla de proceso de RFP para ayudar a todos a estar en la misma página al evaluar las propuestas de los proveedores y gestionar el proceso de licitación.
Cree campos personalizados para el seguimiento de cada propuesta y añada indicadores de prioridad para resaltar las propuestas específicas que satisfagan sus necesidades. Diversas vistas, como tableros Kanban, vistas de Calendario y diagramas de Gantt, facilitan la evaluación de todos los solicitantes por igual y el seguimiento del progreso.
Vea y gestione rápidamente las Automatizaciones activas e inactivas en todos los espacios con actualizaciones y descripciones de los usuarios
Gestión de proyectos de ClickUp
las funciones de gestión de proyectos de ClickUp también agilizan los flujos de trabajo, gracias a las automatizaciones que mueven las RFP a través de su canal de trabajo. Añada desencadenantes para asignar instantáneamente a alguien del equipo la revisión de una solicitud una vez enviada. Establezca permisos personalizados para simplificar la toma de decisiones e incluya dependencias para crear flujos de trabajo que muestren qué tareas están bloqueando los siguientes pasos del proceso de revisión.
Seguimiento
Después de haber seleccionado a un proveedor, es esencial realizar un seguimiento e incorporar un plan de mensajería claro. Deberá ponerse en contacto con el proveedor que ganó la licitación y con los candidatos que no pasaron el corte. Al igual que sus otros
y estrategias, adapte su respuesta a las distintas categorías de solicitantes.
Si ha contactado con un puñado de proveedores, puede enviar un correo electrónico personal a cada uno de ellos. Si ha tendido una red más amplia, puede clasificar a los proveedores como "no cualificados", "cualificados pero fuera de presupuesto" o "cualificados pero no adecuados" Basándose en estas categorías, puede enviar respuestas personalizadas por correo electrónico a varios candidatos indicándoles por qué no han sido seleccionados.
Gestione sus correos electrónicos y su trabajo en un solo lugar: envíe y reciba correos electrónicos en cualquier lugar de ClickUp, cree tareas a partir de correos electrónicos, configure automatizaciones, adjunte correos electrónicos a cualquier tarea y mucho más.
En sus mensajes, indique claramente que todas las partes interesadas agradecieron la solicitud e indique por qué no fueron seleccionadas. Sea profesional y breve, e indique si planea volver a ponerse en contacto para futuros proyectos.
Encontrar Propuesta de marketing Oportunidades
Si tienes servicios que puedes ofrecer a otras agencias, puedes utilizar varios canales para encontrar y aplicar a las RFP de otras empresas para que puedas hacer crecer tu propia empresa. 🙌
Estos son algunos de los mejores canales y plataformas para encontrar RFP de marketing:
- Medios sociales : Algunas organizaciones publican RFP en sus canales de medios sociales, siendo LinkedIn el más común, aunque Twitter le sigue de cerca
- Bases de datos de RFP y avisos públicos: Los organismos gubernamentales están obligados a publicar sus RFP y muchos lo hacen en portales en línea, como el portal Base de datos de RFP . Estas bases de datos suelen permitir búsquedas, de modo que puede filtrar por sector o servicios
- Búsqueda en Internet: Algunas empresas publican sus RFP en sus propios sitios web o en sitios de noticias y bases de datos. Para encontrarlas, utilice los motores de búsqueda y escriba el sector o los servicios y las palabras "RFP" para obtener resultados relevantes
Consejos para redactar una buena respuesta a una RFP de marketing
Ya sabe cómo redactar una RFP para solicitar servicios a proveedores, pero ¿y si quiere presentarse a RFP con sus propias ofertas? Aquí le ofrecemos los mejores consejos y las mejores prácticas a la hora de redactar una respuesta a una RFP de marketing. ✍️
Si quieres conseguir clientes con éxito presentándote a una RFP, tienes que hacer algo de trabajo preliminar. Antes de presentar su candidatura, investigue sobre la empresa. Si sabe qué es lo que mueve a la empresa, podrá adaptar su solicitud exactamente a lo que quieren. Averigüe si ya han enviado RFP anteriormente y quién ganó la licitación. A continuación, trate de determinar qué hicieron bien y repítalo.
También es esencial asegurarse de estar cualificado. No pierda el tiempo presentándose a ofertas si no cumple los requisitos. Lea atentamente y siga todas las instrucciones si presenta su candidatura, y haga preguntas si necesita aclaraciones.
ClickUp Docs permite un formato enriquecido y comandos de barra inclinada para trabajar de forma más eficiente
He aquí algunos ejemplos de respuestas correctas a RFP:
- **Nuestro equipo de contenidos es ágil. Creamos contenido humano, no piezas de IA comunes y corrientes, para conectar con los lectores, construir su audiencia y desarrollar su marca"
- Demostrar su experiencia: "Utilizamos un enfoque empático para satisfacer sus necesidades de relaciones públicas. En proyectos anteriores, nuestro equipo de seguridad elaboró informes de incidencias y artículos de noticias para explicar qué había ido mal, cómo planeábamos solucionarlo y qué podían esperar los clientes. Al mismo tiempo que garantizábamos a los clientes que se tenían en cuenta sus intereses, establecíamos al cliente como un líder en el que se podía confiar"
- Deje que los clientes hagan el trabajo por usted con un testimonio: "¿Cómo podemos ayudarle? Dejaremos que nuestros clientes demuestren el valor que aportamos y por qué hemos ganado docenas de licitaciones en el pasado: "El equipo de branding de [company] cumplió el alcance de nuestro proyecto, se ajustó al presupuesto y lo hizo todo en un tiempo récord. Gracias a unos canales de comunicación claros, siempre supimos en qué punto se encontraba el proyecto y qué iba a pasar a continuación, sin sorpresas"
Redactar una respuesta a una solicitud de propuestas no consiste sólo en incluir información relevante. También es importante omitir algunas cosas.
Esto es lo que no debe incluirse en una RFP:
- Precios demasiado bajos: Los precios más bajos pueden resultar desalentadores, y las empresas se preguntarán por qué sus servicios son mucho más baratos y pensarán que es porque usted aporta menos valor. En su lugar, utilice precios basados en el valor para crear un presupuesto justo que refleje su experiencia y haga que merezca la pena su tiempo
- Copiar y pegar respuestas: Cada respuesta a la solicitud de propuestas debe adaptarse a la propuesta concreta. Las respuestas copiadas tienen menos probabilidades de conseguir el trabajo y pueden crear confusión si se copia información que no es relevante
- Demasiada jerga técnica: Si una empresa está enviando una RFP, puede que necesite ayuda en cuanto a conocimientos en la materia. Si tu propuesta es demasiado técnica, es posible que no entiendan el valor que ofreces o que piensen que no es una buena opción
Preguntas frecuentes
¿Aún quiere saber más? Estas son las preguntas más frecuentes sobre las RFP.
1. ¿Qué es una PFP de marketing y branding??
Este tipo de RFP es una propuesta enviada por una empresa a proveedores que ofrecen servicios de marketing y branding.
2. ¿Cómo puedo encontrar las RFP de marketing ?
Si quiere presentarse a las RFP de marketing, busque en sitios como LinkedIn, Twitter y portales donde organismos gubernamentales y empresas públicas publican sus solicitudes de propuestas.
3. ¿Es una PFP información pública?
El sector privado no está obligado a hacer públicas las RFP. Sin embargo, los organismos gubernamentales y las empresas del sector público están obligados a incluir las RFP en una lista como información pública.
Conclusiones sobre las PFP de marketing y publicidad
Las RFP en marketing y publicidad son herramientas clave para obtener experiencia externa que complemente sus proyectos existentes. Son una oportunidad para crear mejores campañas y prestar mejores servicios a sus clientes, sin tener que restar tiempo a otras actividades internas.
Para crear una buena RFP de marketing, es importante incluir secciones clave, aprovechar herramientas como la IA para simplificar el proceso y utilizar software para realizar un seguimiento de las respuestas y almacenar los análisis de sus campañas.
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