Como gestor de proyectos, ¿cómo sabe si está progresando según lo previsto? En primer lugar, comparando el progreso con el plan y, en segundo lugar, comparando el plan con los puntos de referencia. La curva S es una forma sencilla, eficaz y visual de lograr ambas cosas.
¡Entremos en detalles!
¿Qué es una curva en S en la gestión de proyectos?
Una curva S, como su nombre indica, es un gráfico matemático en forma de S que traza puntos de datos acumulativos a lo largo de los ejes X e Y.
Por ejemplo, si traza el tiempo acumulado del proyecto (diario/semanal/mensual) en el eje X y las tareas acumuladas que ha ejecutado en el eje Y, obtendrá un gráfico con una figura similar a la letra S.
Una curva S tiene dos puntos de inflexión. El crecimiento de un proyecto suele ser lento en las primeras fases, ya que los equipos se están familiarizando con el sector o están comprendiendo los requisitos.
Estos problemas iniciales se resuelven en el primer punto de inflexión, y el proyecto se acelera, creando una pendiente ascendente. En el segundo punto de inflexión, el proyecto madura, aplanando el progreso.
La curva S no es algo diseñado o forzado, sino simplemente la progresión natural de un proyecto. Lo único en lo que quizás puedas influir es en dónde se producen las inflexiones.
Importancia de las curvas S para la toma de decisiones
La curva S es una de las herramientas más sencillas que tiene a su disposición el gestor de proyectos y ofrece enormes ventajas. La curva S presenta una vista holística del proyecto, lo que la convierte en una herramienta muy útil en el proceso de toma de decisiones. A continuación le explicamos cómo.
Sigue el progreso con las curvas S
Al inicio del proyecto, todos los gestores hacen previsiones sobre cuánto tiempo llevará el proyecto, cuántas personas necesitarán, qué otros recursos necesitarán, cuánto costará, etc.
El uso más común de una curva S es correlacionar estas proyecciones con el progreso continuo, lo que sirve como un excelente informe del estado del proyecto. Los gestores de proyectos pueden visualizar las variaciones superponiendo el gráfico de rendimiento actual sobre la curva de la proyección.
Si tomamos el ejemplo de la curva S del gasoducto nacional anterior, la línea naranja es la proyección y la línea azul es el progreso. Verá que, desde 1870 hasta 1985, el rendimiento superó las proyecciones.
Para un gestor de proyectos, esto podría ser una buena señal, teniendo en cuenta los costes y las consecuencias asociados.
Previsión de las necesidades del proyecto
La curva S también es una excelente forma de realizar una previsión sobre cuándo el proyecto necesitará el máximo de recursos o inversión. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de un producto de software, la fase de producto mínimo viable (MVP) no necesitará tantos recursos como cuando el cliente acepta el MVP y encarga el producto.
Al trazar el punto de inflexión (aceptación del MVP), los gestores de proyectos pueden realizar una previsión de cuándo serán necesarios miembros adicionales en el equipo. También pueden predecir la flexibilidad necesaria en el sistema a lo largo del ciclo de vida del proyecto, lo que ayuda a crear planes de respaldo.
Planificación de escenarios
Al variar los datos de la curva S, puede planear posibles escenarios. Por ejemplo, puede ver si los costes disminuyen al ampliar el plazo del proyecto. O puede aumentar el tamaño del equipo del proyecto para desplazar el primer punto de inflexión hacia la izquierda.
De esta manera, puede planear y visualizar diversas posibilidades y predecir de forma razonable los resultados.
Gestiona el flujo de caja
Todos los gestores buscan completar el proyecto dentro del presupuesto que se les ha asignado. Sin embargo, casi el 60 % de las organizaciones se exceden en los presupuestos. Esto ocurre de forma gradual y en pequeños incrementos, pasando desapercibido.
Una curva S puede evitarlo. Los gestores de proyectos pueden realizar previsiones de flujo de caja superponiendo los gastos planificados en una curva S con el cronograma de liberación de fondos (que se encontrará en la plantilla del presupuesto del proyecto).
Si se exceden, pueden renegociar el presupuesto o reducir el alcance. Si se quedan por debajo del presupuesto, pueden añadir recursos o mostrar ahorros.
Tipos de curvas en S
Aunque la curva S es un término genérico que engloba varios gráficos con la figura de letra S, no todos ellos son iguales. Existen varios tipos de curvas S con diferentes finalidades, que se ofrecen en diversas herramientas de visualización de datos. A continuación se muestran las más comunes.
Curva S de referencia
Este es el plan o proyección que el gestor de proyectos elabora al inicio del proyecto. Por lo general, el calendario del proyecto describe el esfuerzo, el coste y la secuencia del trabajo que se va a realizar.
Establece la línea de base para todo el trabajo que queda por delante, de ahí su nombre. Aunque por lo general no se modifica, a veces los cambios inevitables en el alcance o el calendario pueden llevar a los gestores a alterar también la curva S de referencia.
Curva S objetivo
Se utiliza para realizar el seguimiento del progreso del proyecto a medida que se desarrolla. Correlaciona los distintos elementos del proyecto basándose en datos reales, a menudo en tiempo real. Si la curva S objetivo se cruza con la curva S de referencia, su proyecto va por buen camino, es decir, avanza según lo previsto.
Cualquier variación puede requerir intervenciones, como asignar más recursos o añadir inversiones.
Curva de plátano
Una curva de plátano es la representación de dos curvas S en el mismo gráfico. Por ejemplo, al programar un proyecto, puede considerar las fechas de inicio/finalización tempranas y las fechas de inicio/finalización tardías y correlacionarlas todas en un gráfico.
Las curvas S que se cruzan adoptarán la figura de un plátano, mostrándole la ruta crítica y cuánto margen/margen libre tiene.
Casos de uso de la curva S
Aunque se pueden crear curvas en S para cualquier par de parámetros relacionados, estos son los que los gestores de gestión de proyectos consideran más útiles.
- Curva S de coste frente a tiempo: correlaciona el tiempo en el eje horizontal y el coste de ejecución del proyecto en el eje vertical. Esta curva S ayuda a realizar el seguimiento de los costes a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.
- Curva S de ventas/ingresos frente al tiempo: correlaciona los datos previstos de ventas a lo largo del tiempo. Esta curva S ayuda a identificar el punto de equilibrio y el posible retorno de la inversión.
- Curva S de horas de trabajo frente a tiempo: correlaciona el tiempo necesario para completar el proyecto en las diferentes fases. Esta curva S ayuda a realizar estimaciones y asignar recursos.
Aunque las curvas en S son flexibles y útiles en diversos escenarios, también tienen sus propios límites.
Limitaciones de las curvas en S
La figura de la curva S en sí misma no es lo más revelador, salvo que es una declaración de hecho sobre cómo evoluciona naturalmente una situación. De forma acumulativa, es probable que la mayoría de los puntos de datos adopten una figura de S cuando se representan gráficamente.
Por extensión, una curva S no sugiere qué medidas deben tomarse más allá de lo que pueden aportar los fondos o recursos adicionales. Esto limita la resolución creativa de problemas.
Una curva S no cuenta con circunstancias imprevistas ni factores externos, como una pandemia o el lanzamiento de un producto similar por parte de la competencia. Es un gráfico de eventos en el que todo permanece constante.
Tampoco refleja la evolución dinámica del mercado. La curva S podría limitarse a la toma de decisiones para competir en un mercado en constante evolución.
Estos límites son similares a los de cualquier herramienta o marco diseñado para un fin específico. Dependiendo del uso que le des, las curvas S pueden resultar extremadamente útiles. A continuación te explicamos cómo.
Cómo crear una curva S
Para crear una curva S, solo necesitas datos. Una vez que tengas los datos, puedes crear una curva S en cualquier hoja de cálculo o software de mapas mentales.
1. Reúna sus datos
Para las curvas S básicas de gestión de proyectos, necesitas datos sobre el tiempo empleado, los costes implicados, los recursos necesarios, las oportunidades de ingresos, etc. Recopílalos todos en una escala estándar.
Si elige una curva S de tiempo frente a x, es posible que también desee incluir hitos. Por ejemplo, si se trata de un proyecto de desarrollo de un producto de software, los hitos serían el prototipo, las pruebas de usuario, el lanzamiento del MVP, el lanzamiento de la versión beta, etc. Trazarlos ayuda a correlacionar los puntos de inflexión naturales con los hitos de su proyecto. Si ya utiliza un software de gestión de proyectos visual como ClickUp, es probable que haya recopilado estos datos a lo largo del tiempo.
2. Seleccione los datos que necesita
Al gestionar tus proyectos en ClickUp, es probable que dispongas de una gran variedad de información:
- Tareas
- Hitos
- Cronogramas
- Prioridades
- Fechas límite y fechas de entrega reales
- Duración estimada y control de tiempo registrado
- Cargas de trabajo para cada miembro del equipo
Seleccione los datos que necesite en función del análisis que desee realizar. Estos pueden ser datos acumulativos en tiempo real. La pizarra de ClickUp es una forma estupenda de visualizar los flujos de trabajo, combinar todos estos elementos y verlos en un solo lugar.
3. Trace su curva S
Una vez que hayas realizado la selección de los dos puntos de datos con los que deseas trazar una curva S, ¡ya estás listo para trazarlos! Por ejemplo, si deseas crear un gráfico de burn up, el panel de control de ClickUp te permite crearlos automáticamente.
El diagrama de flujo acumulativo también puede ayudarte a supervisar el progreso real de tu proyecto en comparación con el progreso esperado en una curva S. A medida que avanza tu proyecto, puedes crear widgets para cualquier punto de datos que necesites. Incluso puedes personalizar la fuente de datos para realizar la elaboración de informes detallados que midan el progreso.
4. Ponga en práctica la curva S
Una vez que tu gráfico esté listo, utiliza la Pizarra de ClickUp como entorno de trabajo para dar sentido a la información. Añade figuras, gráficos, diagramas y otros elementos visuales a tu curva S para presentar un contexto completo.
Abre ClickUp Mapas mentales para comprender las conexiones entre los elementos, las tareas y los proyectos. También puedes utilizar nuestras plantillas de diagramas de flujo de datos para visualizar cómo tus decisiones sobre cualquier parámetro pueden influir en otros.
Optimice los flujos de trabajo y tome mejores decisiones basándose en los gráficos y tablas basados en datos que tiene a su disposición.
Asciende por la curva S con ClickUp
El éxito de un gestor de proyectos se define por la entrega «a tiempo y dentro del presupuesto». El mayor reto al que se enfrentan los gestores de proyectos para lograrlo es la falta de visibilidad. A menudo, se centran demasiado en los árboles y no ven el bosque, aunque sea de forma involuntaria.
La herramienta de gestión de proyectos de ClickUp está diseñada para evitarlo. Con ClickUp, puedes entrar en detalles minuciosos sobre cualquier aspecto de un proyecto, como tareas, subtareas, listas de control, etc.
También puede alejar la imagen y ver el panorama general en su panel todos los días, actualizado en tiempo real.
La curva S es solo uno de los muchos gráficos y diagramas a los que puedes acceder en ClickUp. Los tableros Kanban, los cronogramas, las vistas Tabla, las metas, el control de tiempo y las numerosas integraciones externas te proporcionan todo lo que necesitas para avanzar según lo previsto.