Como gestor de proyectos, ¿cómo sabe si está progresando según lo previsto? En primer lugar, comparando el progreso con el plan y, en segundo lugar, comparando el plan con los puntos de referencia. La curva en S es una forma sencilla, eficaz y visual de conseguir ambas cosas.
Entremos en detalles
¿Qué es una curva S en la gestión de proyectos?
Una curva en S, como su nombre indica, es un gráfico matemático en forma de S que traza puntos de datos acumulativos a través de los ejes X e Y.
Por ejemplo, si se traza el tiempo acumulado para el proyecto (diario/semanal/mensual) en el eje X y las tareas acumuladas que se han ejecutado en el eje Y, se obtendrá un gráfico con la forma aproximada de la letra S.
Curva en S de la longitud de los gasoductos nacionales en EE.UU. desde 1970 hasta 2015 [[ Fuente ]
Una curva en S tiene dos puntos de inflexión. El crecimiento de un proyecto suele ser lento en las primeras fases porque los equipos se están acostumbrando al sector o están comprendiendo los requisitos.
Estas dificultades iniciales se resuelven en el primer punto de inflexión y el proyecto se acelera, creando una pendiente ascendente. En el segundo punto de inflexión, el proyecto madura y el progreso se aplana.
La curva en S no es algo que se diseñe o se fuerce; es simplemente el progreso natural de un proyecto. Lo único en lo que quizá se pueda influir es en dónde se producen las inflexiones.
Importancia de las curvas en S para la toma de decisiones
La curva en S es una de las herramientas más sencillas de que dispone el gestor de proyectos, pero ofrece enormes ventajas. La curva S presenta una vista holística del proyecto, convirtiéndose en una poderosa parte de la proceso de toma de decisiones . He aquí cómo.
Seguimiento del progreso con curvas S
Al principio del proyecto, todos los gestores hacen previsiones sobre cuánto durará, cuántas personas necesitarán, qué otros recursos precisarán, cuánto costará, etc.
El uso más común de una curva en S es correlacionar estas proyecciones con el progreso en curso, sirviendo como un gran informe sobre el estado del proyecto . Los gestores de proyectos pueden visualizar las variaciones superponiendo el gráfico del rendimiento actual a la curva de la proyección.
Si tomamos como ejemplo la curva en S del Gasoducto Nacional, la línea naranja es la proyección y la azul el progreso. Verá que desde 1870 hasta 1985, el rendimiento superó las proyecciones.
Para un gestor de proyectos, esto podría ser una buena señal, teniendo en cuenta los costes asociados y las consecuencias.
Previsión de las necesidades del proyecto
Una curva en S también sirve para prever cuándo el proyecto necesitará el máximo de recursos o inversión. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de un producto de software, la fase del producto mínimo viable (PMV) no necesitará tantos recursos como cuando el cliente acepte el PMV y encargue el producto.
Al correlacionar el punto de inflexión (aceptación del MVP), los directores de proyecto pueden prever cuándo serán necesarios más miembros del equipo. También pueden predecir la flexibilidad necesaria en el sistema a lo largo del ciclo de vida del proyecto, lo que ayuda a crear planes de copia de seguridad.
Planificación de escenarios
Variando las entradas de la curva en S, puede planificar escenarios potenciales. Por ejemplo, puede ver si los costes disminuyen al ampliar el plazo del proyecto. O puede aumentar el tamaño del equipo del proyecto para desplazar el primer punto de inflexión hacia la izquierda.
De este modo, puede planificar y visualizar varias posibilidades y predecir razonablemente los resultados.
Gestionar el flujo de caja
Todo gestor intenta completar el proyecto dentro del presupuesto que se le ha asignado. Sin embargo, casi 60% de las organizaciones sobrepasan sus presupuestos. Esto ocurre gradualmente y en pequeños incrementos, pasando desapercibido.
Una curva en S puede evitarlo. Los gestores de proyectos pueden hacer previsiones de flujo de caja superponiendo los gastos previstos en una curva en S con el cronograma de liberación de fondos (que estará en la plantilla del presupuesto del proyecto).
Si se exceden, pueden renegociar el presupuesto o reducir el alcance. Si están por debajo del presupuesto, pueden añadir recursos o ahorrar.
Tipos de curvas S
Aunque el término "curva en S" engloba varios gráficos con la misma figura, no todos son iguales. Hay varios tipos de curvas en S que sirven para diferentes propósitos, ofrecidos por varios herramientas de visualización de datos . Éstas son las más comunes.
Baseline S-curve
Se trata del plan/proyección elaborado por el gestor del proyecto justo al principio. Normalmente, este calendario del proyecto describe el esfuerzo, el coste y la secuencia del trabajo que se va a realizar.
Establece la línea de base para todos los trabajos futuros, de ahí su nombre. Aunque no suele modificarse, a veces los cambios inevitables en el alcance o el calendario pueden llevar a los gestores a alterar también la curva S de referencia.
Curva S objetivo
Se utiliza para seguir el progreso del proyecto a medida que se desarrolla. Correlaciona los distintos elementos del proyecto basándose en datos reales, a menudo en tiempo real. Si la curva S objetivo se cruza con la curva S base, el proyecto está en buena figura, es decir, progresa según lo previsto.
Cualquier variación puede requerir intervenciones, como asignar más recursos o añadir inversiones.
Curva del plátano
Una curva banana es el trazado de dos curvas S en el mismo gráfico. Por ejemplo, al programar un proyecto, puede tener en cuenta las fechas de inicio/finalización tempranas y las fechas de inicio/finalización tardías y correlacionarlas en un gráfico.
La intersección de las curvas en S adoptará la figura de un plátano, mostrando la siguiente información trayectoria crítica y cuánto float/free float tiene.
Casos de uso de la curva en S
Aunque se pueden crear curvas en S para dos parámetros cualesquiera relacionados, éstos son los que los gestores de proyectos consideran más útiles.
- Curva en S de coste frente a tiempo: Correlaciona el tiempo en el eje horizontal y el coste de ejecución del proyecto en el vertical. Esta curva en S ayuda a hacer un seguimiento de los costes a lo largo del ciclo de vida de un proyecto
- Curva en S de ventas/ingresos en función del tiempo: Correlaciona los datos proyectados de ventas a lo largo del tiempo. Esta curva en S ayuda a identificar el punto de equilibrio y el ROI potencial
- Curva S de horas/hombre vs. tiempo: Correlaciona el tiempo necesario para completar el proyecto en las distintas fases. Esta curva en S ayuda a estimar easignación de recursos Aunque las curvas en S son flexibles y útiles en distintos escenarios, también tienen sus propios límites.
Limitaciones de las curvas S
La figura de la curva en S en sí no es la más perspicaz, excepto que son una declaración de hecho sobre cómo evoluciona naturalmente una situación. De forma acumulativa, es probable que la mayoría de los puntos de datos tengan forma de S cuando se representan gráficamente.
Por extensión, una curva en S no sugiere qué medidas deben tomarse más allá de lo que pueden hacer los fondos o recursos adicionales. Esto limita la resolución creativa de problemas.
Una curva en S no tiene en cuenta circunstancias imprevistas o factores externos, como una pandemia o el lanzamiento de un producto similar por parte de la competencia. Es un gráfico de eventos en el que todo permanece constante.
Tampoco refleja la evolución dinámica del mercado. La curva en S puede limitarse a la toma de decisiones para competir en un mercado en constante evolución.
Estos límites son similares a los de cualquier herramienta o marco diseñado para un fin específico. Dependiendo de para qué se utilice, las curvas S pueden ser extremadamente útiles. He aquí cómo.
Cómo crear una curva S
Para crear una curva S, todo lo que necesitas son datos. Una vez que tenga los datos, puede crear una curva S en cualquier hoja de cálculo o software para correlacionar mentalmente .
Construya mapas mentales en ClickUp para desglosar las ideas principales
1. Reúna sus datos
Para las curvas en S básicas de gestión de proyectos, necesita datos sobre el tiempo empleado, los costes implicados, los recursos necesarios, las oportunidades de ingresos, etc. Reúnelos todos en una escala estándar.
Si elige una curva S de tiempo frente a x, puede que también quiera incluir hitos. Por ejemplo, si se trata de un proyecto de desarrollo de un producto de software, los hitos serían el prototipo, las pruebas con usuarios, el lanzamiento del MVP, el lanzamiento de la beta, etc. Mapa de ellos ayuda a correlacionar los puntos de inflexión naturales a los hitos de su proyecto. Si ya está utilizando un programa de software visual de gestión de proyectos como ClickUp, es probable que haya recopilado estos datos a lo largo del tiempo.
Facilite la comprensión del cronograma de su proyecto con un diagrama de red, el diagrama de) Gantt de ClickUp u otro método
2. Seleccione los datos que necesita
Al gestionar sus proyectos en ClickUp, es probable que disponga de una gran variedad de información:
- Tareas
- Hitos
- Cronogramas
- Prioridades
- Fechas límite y fechas de entrega reales
- Duración estimada y seguimiento del tiempo real
- Carga de trabajo de cada miembro del equipo
Seleccione los datos que necesita en función del análisis que desee realizar. Puede tratarse de datos acumulados en tiempo real. La Pizarra de ClickUp es una excelente manera de visualizar los flujos de trabajo, combinar todos estos elementos y verlos en un solo lugar.
Realiza lluvias de ideas, añade notas y reúne tus mejores ideas con las Pizarras ClickUp
3. Traza tu curva en S
Una vez que haya seleccionado los dos puntos de datos con los que desea dibujar una curva en S, ya puede trazarlos Por ejemplo, si desea crear una curva en forma de gráfico ascendente el panel de control de ClickUp le permite crearlos automáticamente.
Burn up chart sprint widget en Dashboard
El diagrama de flujo acumulativo también puede ayudarle a controlar el progreso real de su proyecto frente al progreso previsto en una curva en S. A medida que su proyecto progresa, puede crear widgets para cualquier punto de datos que necesite. Incluso puede personalizar la fuente de datos para la (elaboración de) informes granulares para medir el progreso.
4. Actúe con su curva en S
Una vez que su gráfico esté listo, utilice la Pizarra de ClickUp como espacio de trabajo para dar sentido a la información. Añada figuras, gráficos, diagramas y otros elementos visuales a su curva en S para presentar un contexto completo.
Abrir ClickUp Mapas mentales para comprender las conexiones (a internet) entre los elementos, las tareas y los proyectos. También puede utilizar nuestras plantillas de diagramas de flujo de datos para visualizar cómo sus decisiones sobre cualquier parámetro pueden influir en los demás. Optimice los flujos de trabajo y tome mejores decisiones basándose en los gráficos basados en datos que tiene a mano.
Suba por la curva en S con ClickUp
El intento correcto de un gestor de proyectos se define por la entrega "a tiempo y dentro del presupuesto" El mayor reto al que se enfrentan los gestores de proyectos para conseguirlo es la falta de visibilidad. A menudo, están tan centrados en los árboles que no ven el bosque, aunque sea involuntariamente.
La solución de ClickUp herramienta de gestión de proyectos está diseñada para evitarlo. Con ClickUp, puede obtener información detallada sobre cualquier aspecto de un proyecto, como tareas, subtareas, listas de control, etc.
También puede ampliar la información y ver el panorama general en su panel cada día, actualizado en tiempo real.
La curva en S es simplemente uno de las docenas de gráficos a los que puede acceder en ClickUp. Tableros Kanban, cronogramas, vistas Tabla, metas, control de tiempo, y docenas de integraciones externas le dan todo lo que necesita para progresar según lo planeado.