La reunión de un empleado con el jefe de su jefe, también conocida como reunión de nivel superior, suele considerarse un mecanismo de escalada. El entendimiento común es que se involucra a un líder cuando hay un problema. Sin embargo, no debería ser así.
Las reuniones a un nivel inferior, cuando se celebran con regularidad, ayudan a empleados y directivos a compartir conocimientos. Les permite compartir las percepciones que obtienen desde su posición y perspectiva únicas.
Por ejemplo, un empleado del servicio de atención al cliente, al estar cerca del cliente, puede conocer sus puntos débiles. El Director de Operaciones, al estar cerca del Director General, puede saber más sobre la estrategia y la hoja de ruta para el futuro. Cuando ambos se reúnen, intercambian información sobre el contexto de la empresa.
En esta entrada del blog, exploramos cómo puede aprovechar las reuniones a un nivel superior en beneficio de la organización como gestor de gestores.
¿Qué es una reunión intermedia?
Una reunión salteada es una conversación entre un empleado y el supervisor de su supervisor sin que el mando intermedio esté presente. Se salta un nivel en la jerarquía de la organización, de ahí su nombre.
Por ejemplo, supongamos que usted es el jefe de ventas de una ciudad y que sus subordinados directos son los jefes de grupo. Cada gestor de clientes puede tener representantes de desarrollo de ventas (SDR) que le rindan cuentas.
Se celebra una reunión entre usted y los SDR sin la presencia del jefe de grupo.
Ventajas de las reuniones a nivel de saltos
En cualquier semana, los gerentes pueden reunirse con sus equipos a menudo, en reuniones de pie, revisiones, reuniones con clientes, etc. Cada vez que un empleado se enfrenta a un reto, se pone en contacto con su jefe directo, manteniendo así una relación de colaboración.
Sin embargo, no ocurre lo mismo con los directivos de nivel superior. A menudo están alejados de los equipos de sus subordinados directos y de su trabajo. Las reuniones de nivel superior salvan esta distancia.
Ventajas de las reuniones a un nivel superior para los empleados
Que se escuche su voz: A menudo, los empleados pueden enfrentarse a retos que sus supervisores inmediatos no pueden resolver. Algunos ejemplos son la compra de una nueva herramienta costosa, que el supervisor inmediato puede no tener autoridad para aprobar.
En estos casos, las reuniones a un nivel superior les permiten plantear sus preocupaciones a alguien con más autoridad.
Sentirse visto: Los empleados, sobre todo los que trabajan sobre el terreno o fuera de la oficina, tienen la sensación de trabajar aislados. Aunque colaboren con sus compañeros o supervisores inmediatos, es posible que no se sientan parte del objetivo más amplio de su trabajo.
Las reuniones salteadas -como las de todos los empleados o las que se celebran fuera de la empresa- ayudan a los empleados a sentirse percibidos, lo que eleva su moral.
Compartir ideas: Los empleados sobre el terreno conocen el pulso del cliente, lo que tiene un valor inmenso para la organización. Un SDR que venda una herramienta de control de tiempo puede descubrir que los clientes desean poder convertir estas entradas automáticamente en una hoja de horas.
Es posible que esta información no llegue al equipo de producto en el ajetreo de las actividades cotidianas. Una reunión informal ofrece el lugar y el momento para compartir ideas que pueden ponerse en práctica de inmediato.
Comprender la estrategia organizativa: No todos los empleados tienen una visibilidad clara de la estrategia corporativa. Un ingeniero de software puede saberlo todo sobre la función que está desarrollando, pero no por qué se ha añadido a la hoja de ruta del producto.
Las reuniones de alto nivel ayudan a los directivos a transmitir su visión y estrategia a toda la organización.
Ventajas de las reuniones de nivel intermedio para los directivos
Identificación de oportunidades invisibles: Los directivos pueden obtener información directa y concreta de quienes trabajan sobre el terreno. El asociado financiero que paga las facturas puede darse cuenta de que la organización gasta demasiado en herramientas duplicadas.
En un día normal, es posible que lo pase por alto. En una reunión a alto nivel, puede llamar la atención del Director Financiero, lo que puede suponer un ahorro de miles de dólares.
Resolución eficaz de problemas: Cuando
es filtrada por múltiples niveles de directivos, la causa raíz puede perderse. Las reuniones a distinto nivel pueden llevar a los directivos al fondo de los problemas críticos. Puede ayudar a
optimización del flujo de trabajo
desde la perspectiva del usuario final.
Acceso al conocimiento del cliente: Los directivos rara vez hablan directamente con los clientes, a menos que se trate de una cuenta importante o esencial. Una reunión a un nivel superior es una oportunidad para recopilar información sincera sobre todos los clientes sin tener que reunirse con cada uno de ellos individualmente. Es una excelente manera de reunir conocimientos organizativos.
Aumentar la moral de los empleados: Las reuniones intermedias garantizan que los empleados sean vistos y escuchados por los líderes de la organización. Esto hace que los empleados se sientan más comprometidos y valorados. Los empleados que sienten que su trabajo importa estarán más motivados para hacer más.
Gestionar los problemas de personal: La gente soporta a los malos jefes porque no quieren parecer problemáticos. Las reuniones salteadas facilitan una revisión de 360 grados para los mandos intermedios. De este modo, los líderes pueden abordar las preocupaciones de los empleados y formar a los supervisores para que lo hagan mejor.
En esencia, las reuniones a un nivel inferior permiten a los directivos cambiar las cosas. Les proporciona una visibilidad más clara. Les ayuda a introducir mejoras de forma rápida y eficaz. Como resultado, los empleados ven que sus opiniones se valoran y respetan.
Con el tiempo, esto crea lealtad entre los empleados, lo que conduce a una mejor retención y un mejor rendimiento financiero de la organización.
Cómo preparar y programar reuniones de saltos de nivel
Como jefe de jefes, la responsabilidad de programar reuniones periódicas de nivel intermedio recae sobre usted. A continuación le explicamos cómo preparar y programar reuniones de nivel intermedio para su beneficio.
1. Informe al responsable de la elaboración de informes
Cuando un miembro de su equipo vea una solicitud de reunión del responsable de su jefe, se preguntará: "¿Me están dejando ir?" Cuando sus subordinados directos se enteren de que ha estado hablando con su equipo, seguro que se sentirán inseguros.
Por lo tanto, una reunión a la salta puede resultar emocionalmente agotadora para sus equipos. Para evitar someter a sus equipos a un estrés innecesario, piense en cómo quiere enfocar sus reuniones de nivel de salto.
Utilice un
herramienta para correlacionar procesos
para identificar todas las tareas que debe completar antes de entrar en una reunión a nivel de saltos. He aquí algunos pasos a tener en cuenta.
- Sea transparente con todos
- Cree una cadencia para las reuniones periódicas de nivel superior para que nadie se alarme cuando reciba una solicitud de reunión
- Realice las reuniones individuales trimestrales con sus subordinados directos antes de las reuniones por saltos de nivel
- Informe a sus subordinados directos del calendario de reuniones por niveles
- Anime a sus subordinados directos a informar a sus equipos para que esperen una invitación suya a una reunión
2. Sepa con quién se va a reunir
Supongamos que tiene cinco subordinados directos y que cada uno de ellos dirige un equipo de 5 miembros. Entonces, tendrá que reunirse con 25 personas, con sus personalidades, estilos de trabajo, prioridades y habilidades. Antes de entrar en una reunión con ellos, entiéndalos.
Recopila detalles sobre ellos de antemano. Podrá conocer su rol, responsabilidades, metas y rendimiento hasta el momento a través de su sistema de gestión de recursos humanos [HRMS].
Para entenderlos como personas, puedes utilizar algo como
. Invítales a responder a preguntas sobre sus valores, puntos fuertes, experiencias y mucho más.
Personalizable
para que los directivos conozcan mejor a sus equipos
Utiliza estos datos para anticiparte a sus problemas y considerar de antemano tus respuestas.
3. Programe cuidadosamente las reuniones de saltos de nivel
La mejor cadencia para las reuniones a nivel de saltos es una vez al trimestre. Si las deja para más adelante, puede parecer poco sincero, que se limita a marcar una casilla. Una frecuencia mayor puede suponer una carga para su agenda.
Reunirse con 25 personas cada trimestre no es fácil. Por eso es fundamental programar bien las reuniones a saltos. Le recomendamos uno de los dos métodos siguientes.
Programación por lotes: Cinco reuniones de 20 minutos al día durante una semana cada trimestre. Aunque esto le ocupará toda una semana, le ayudará a recopilar toda la información de forma holística y contextualizada. También le dará el resto del trimestre para tomar medidas sobre la información que haya recogido.
Programación continua: Como alternativa, puedes reunirte con dos personas semanalmente a lo largo del trimestre. Esto le ayudará a distribuir las reuniones a lo largo del tiempo y a supervisar el progreso más de cerca.
Dependiendo de su margen de control, programe las reuniones de la forma que más le convenga. Asegúrate de no juntar a 2-3 personas en una sesión ni hacer reuniones de grupo. Una buena reunión a nivel de saltos es siempre 1 a 1.
4. Tenga en cuenta el ancho de banda al programar las reuniones de nivel intermedio
Recuerde que usted no es el único ocupado de la empresa. Por lo tanto, tenga en cuenta la carga de trabajo de su equipo antes de programar una reunión. Su
herramienta de gestión de proyectos
debería ser capaz de decirle lo ocupados que están los miembros del equipo.
[Vista Carga de trabajo de ClickUp](https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6310449699735-Use-Carga de trabajo-view)
ofrece una vista consolidada en tiempo real de lo que está haciendo cada miembro del equipo y de si puede disponer de 20 minutos para hablar con usted.
vista Carga de trabajo de ClickUp para programar reuniones con los miembros del equipo de nivel de salto_
Por otro lado, su ancho de banda también necesita atención.
Vista del Calendario de ClickUp
le ayuda a ver todas sus citas en un solo lugar, para que no se vea abrumado por demasiadas reuniones.
5. Crear una agenda de reuniones a nivel de saltos
No hay nada más derrochador que una reunión sin agenda. Teniendo en cuenta que una reunión a nivel de saltos apenas dura veinte minutos, necesitas un plan claro.
Plantilla de ClickUp para el orden del día de una reunión a distancia
es un buen punto de partida.
ClickUp plantilla de plan de acción para reuniones de nivel intermedio
Cuando planifique el orden del día, piense también en las preguntas que podría plantear en la reunión de nivel intermedio. He aquí algunos ejemplos.
Si es un director financiero que se reúne con un asociado de cuentas por cobrar, podría preguntarle:
- ¿Cuántos de nuestros clientes se retrasan en los pagos más de lo acordado?
- ¿De cuántos retrasos somos responsables y cómo podemos solucionarlos?
- ¿Qué canal de pago prefieren los clientes?
Si eres el jefe de ventas de una ciudad hablando con los SDR, podrías preguntarte:
- ¿Qué queja escuchas repetidamente de los clientes?
- ¿Qué funciones les encantan?
- ¿Por qué algunos clientes potenciales prefieren a nuestro competidor antes que a nosotros?
En cada reunión, piense en preguntar:
- ¿Está contento con su rol, su jefe y su trabajo?
- ¿Tienes todas las herramientas que necesitas para hacer bien tu trabajo?
- Si pudieras, ¿qué cambiarías de tu trabajo?
Comparte esto
agenda de la reunión a nivel de saltos
con sus empleados con un par de semanas de antelación para que puedan pensárselo y venir preparados.
6. Prepárese para responder a preguntas difíciles
Las reuniones a nivel salarial también pueden ser duras para usted. Los miembros de tu equipo aprovecharán esta oportunidad para hablar de sus preocupaciones (¡que es lo que tú también quieres!). Por tanto, prepárese para abordarlas. Reúna todos sus datos y números. Decida qué información está dispuesto a compartir con ellos.
Por mucho que te prepares, la eficacia de una reunión a nivel de saltos depende en gran medida de cómo participes en la conversación. He aquí cómo puedes mejorarla.
Cómo celebrar con éxito una reunión intermedia
Comience con suficiente antelación a la reunión
Cuando envíe el orden del día de la reunión a su equipo, anímelo a que lo revise y añada sus elementos. Cuando lo hagan, sea proactivo a la hora de agradecer sus aportaciones.
Es una de las formas más sencillas de generar confianza. Su respuesta les demostrará que se preocupa de verdad por la reunión de nivel intermedio y por ellos como personas.
Reúna las herramientas que necesita para llevar a cabo con éxito las reuniones de nivel intermedio. Puede ser un
Herramienta de IA para actas de reuniones
o resúmenes, una
app de seguimiento de metas
un software de registro de llamadas o tu papel y bolígrafo favoritos.
Metas claras
Acuda a la reunión sabiendo lo que usted y el miembro de su equipo de nivel superior quieren conseguir de esta conversación. Una herramienta como ClickUp ayuda a
hacer un seguimiento de las metas
y establecer una estructura para la reunión.
Continuación de las reuniones anteriores a nivel de saltos
Si ya ha tenido reuniones previas con esta persona, continúe a partir de ahí. Reconozca su
y los progresos realizados desde entonces. Si no ha podido resolver un problema, explique por qué.
Si un empleado tiene la sensación de que la reunión anterior no sirvió para nada, es menos probable que esta vez participe con entusiasmo. Reafirme la importancia y el impacto de la reunión salteada.
Tenga la mente abierta
Aunque se haya preparado para esta reunión y haya aprendido sobre la persona, recuerde que esta reunión trata más sobre ella y menos sobre usted. Por tanto, haga preguntas y escuche pacientemente sin interrumpir.
Sé abierto. No lleves ideas preconcebidas ni ideas que hayas oído a otros. Durante la reunión, no juzgues.
Aporte su opinión
Los empleados quieren que usted les hable de su rendimiento y de lo que podrían hacer mejor. Proporcione comentarios sobre su trabajo y su aportación a esta reunión. Documéntelo y compártalo con ellos para poder aprovecharlo en la próxima sesión.
Resuma las notas de una reunión en segundos con ClickUp AI
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Asistente de ClickUp basado en IA
para resumir sus notas de reunión, identificar elementos de acción y sugerir cronogramas.
Salga de la reunión con elementos de acción claros
La calidad de una reunión a nivel de saltos depende de las medidas que se tomen en relación con los temas de debate. Para garantizar su participación e interés, asegúrese de documentar
. Toma las notas adecuadas. Si no está seguro, pruebe con
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/76312/plantillas-de-notas-para-reuniones/ Plantillas de notas para reuniones de ClickUp /%href/
. Haz una copia y personalízalas según el propósito y la estructura de tus reuniones a saltos.
Dar un paso más en las reuniones de nivel intermedio,
le permite tomar notas, gestionar una agenda y establecer
. Responsabilícese de los elementos de acción y añádalos a su
. Ajuste los cronogramas y otros controles, si es necesario.
Mantenga abierta la comunicación después de la reunión
No espere a la siguiente reunión a nivel de saltos. Mantenga una
con sus empleados para debatir y completar los elementos de acción. Utilice
para colaborar en tus tareas en tiempo real.
- Asigna tareas a otros miembros del equipo si estás delegando
- Comparte activos, enlaces y mucho más
- Comenta los progresos que estás haciendo o los retos a los que te enfrentas
También puedes crear una ventana separada para chatear a nivel de reunión para que no interrumpan tus proyectos.
Mejore su próxima reunión con ClickUp
Las reuniones presenciales ofrecen visibilidad de lo que pasa desapercibido en el día a día. Ayuda a los líderes a comprender los problemas con mayor profundidad. Ayuda a los empleados a participar mejor. Cuando se terminan correctamente, las reuniones de nivel de salto tienen el potencial de elevar la moral de los empleados, aumentar la productividad y crear una cultura de apertura y transparencia.
A pesar de sus enormes ventajas, no es fácil planificar, programar, preparar y llevar a cabo una reunión intermedia. ClickUp está aquí para ayudarle.
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dispone de funciones que le ayudarán a organizar reuniones eficaces a nivel de saltos. Ya sea para comprobar la carga de trabajo de las personas, crear órdenes del día de las reuniones, tomar notas durante las reuniones o resumirlas automáticamente, ClickUp puede hacerlo todo.
Con ClickUp, las reuniones de nivel intermedio serán como las de un profesional.
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