Las reuniones de los empleados con el superior de su jefe, también conocidas como reuniones con superiores inmediatos, suelen considerarse un mecanismo de escalamiento. La idea general es que se involucra a un líder cuando hay un problema. Sin embargo, no debería ser así.
Las reuniones con superiores inmediatos, cuando se llevan a cabo con regularidad, ayudan a los empleados y a los líderes a realizar un uso compartido de los conocimientos. Les permiten compartir las ideas que obtienen desde su posición y perspectiva únicas.
Por ejemplo, un empleado de atención al cliente, al estar cerca del cliente, puede tener información sobre sus puntos débiles. El director de operaciones, al estar cerca del director general, puede saber más sobre la estrategia y la hoja de ruta para el futuro. Cuando estos dos se reúnen, se facilita el intercambio de información sobre el contexto empresarial.
En esta entrada del blog, exploramos cómo puede aprovechar las reuniones con superiores inmediatos en beneficio de la organización como gestor de gestores.
¿Qué es una reunión con un superior inmediato?
Una reunión con un superior inmediato es una conversación entre un empleado y el superior de su supervisor sin que el gerente intermedio esté presente. Se salta un nivel en la jerarquía organizativa, de ahí su nombre.
Por ejemplo, supongamos que usted es el director de ventas de la ciudad y que sus subordinados directos son los gerentes de grupo. Cada gerente de clientes puede tener representantes de desarrollo de ventas (SDR) que dependen de él.
Una reunión con un superior inmediato es aquella que se celebra entre usted y los SDR sin la presencia del director de grupo.
Ventajas de las reuniones con superiores inmediatos
En una semana cualquiera, los gerentes pueden reunirse con sus equipos a menudo, en reuniones informativas, revisiones, reuniones con clientes, etc. Cada vez que un empleado se enfrenta a un reto, se pone en contacto con su gerente directo, manteniendo una relación de colaboración.
Sin embargo, para los directivos de nivel superior, este no es el caso. A menudo están alejados de los equipos de sus subordinados directos y de su trabajo. Las reuniones con superiores directos salvan esta distancia.
Ventajas de las reuniones con superiores inmediatos para los empleados
Hacer oír su voz: A menudo, los empleados pueden enfrentarse a retos que sus supervisores inmediatos no pueden resolver. Un ejemplo es la compra de una nueva herramienta cara, que el supervisor inmediato podría no tener autoridad para aprobar.
En tales casos, las reuniones con superiores directos les permiten plantear sus inquietudes a alguien con más autoridad.
Sentirse visto: los empleados, especialmente los que trabajan en el campo o fuera de la oficina, sienten que trabajan de forma aislada. Aunque colaboren con sus compañeros o supervisores inmediatos, es posible que no se sientan parte del objetivo general de su trabajo.
Las reuniones con superiores directos, al igual que las reuniones generales o las reuniones fuera de la oficina, ayudan a los empleados a sentirse valorados, lo que aumenta su moral.
Comparte información: los empleados sobre el terreno están en contacto directo con los clientes, lo que tiene un valor inmenso para la organización. Un SDR que vende una herramienta de control de tiempo puede descubrir que los clientes quieren poder convertir automáticamente estas entradas en una hoja de horas.
Es posible que estas ideas no lleguen al equipo de producto en el ajetreo de las actividades diarias. Una reunión con superiores inmediatos ofrece el lugar y el momento para compartir ideas que pueden ponerse en práctica de inmediato.
Comprenda la estrategia organizativa: no todos los empleados tienen una visibilidad clara de la estrategia corporativa. Un ingeniero de software puede saberlo todo sobre la función que está desarrollando, pero no por qué se ha añadido a la hoja de ruta del producto.
Las reuniones con superiores directos ayudan a los líderes a transmitir su visión y estrategia a toda la organización.
Ventajas de las reuniones con superiores inmediatos para los líderes
Identificar oportunidades ocultas: los líderes pueden obtener comentarios directos y específicos de quienes trabajan sobre el terreno. El asociado financiero que paga las facturas puede darse cuenta de que la organización gasta demasiado en herramientas duplicadas.
En un día normal, podrían pasar esto por alto. Durante una reunión con un superior inmediato, podrían señalarlo al director financiero, lo que puede suponer un ahorro de miles de dólares.
Resolución eficaz de problemas: cuando la comunicación del equipo se filtra a través de múltiples niveles de gerentes, es posible que se pierda la causa raíz. Las reuniones con superiores directos pueden llevar al liderazgo al fondo de los problemas críticos. Pueden ayudar a optimizar el flujo de trabajo desde la perspectiva del usuario final.
Acceso a la información sobre los clientes: los líderes rara vez hablan directamente con los clientes, a menos que se trate de una cuenta importante o esencial. Una reunión con un superior inmediato es una oportunidad para recabar opiniones sinceras sobre todos los clientes sin tener que reunirse con cada uno de ellos individualmente. Es una forma estupenda de recabar información sobre la organización.
Aumentar la moral de los empleados: las reuniones con superiores inmediatos garantizan que los líderes de la organización vean y escuchen a los empleados. Esto hace que los empleados se sientan más comprometidos y valorados. Los empleados que sienten que su trabajo es importante estarán más motivados para rendir más.
Gestione los problemas de personal: las personas aguantan a los malos jefes porque no quieren parecer problemáticas. Las reuniones con superiores inmediatos facilitan una revisión de 360 grados para los mandos intermedios. De esta manera, los líderes pueden abordar las preocupaciones de los empleados y formar a los supervisores para que mejoren.
En esencia, las reuniones con superiores directos permiten a los líderes cambiar las cosas. Les proporcionan una visibilidad más clara. Les ayudan a realizar mejoras de forma rápida y eficaz. Como resultado, los empleados ven que sus comentarios se valoran y se respetan.
Con el tiempo, esto genera lealtad entre los empleados, lo que conduce a una mayor retención y a un mejor rendimiento financiero de la organización.
Cómo prepararse y programar reuniones con superiores inmediatos
Como gerente de gerentes, la responsabilidad de programar reuniones periódicas con superiores inmediatos recae en usted. A continuación, le indicamos cómo prepararse y programar reuniones con superiores inmediatos para su beneficio.
1. Informe al gerente de la elaboración de informes.
Cuando los miembros de su equipo vean una solicitud de reunión del superior de su jefe, se preguntarán: «¿Me van a despedir?». Cuando sus subordinados directos se enteren de que ha estado hablando con su equipo, seguramente se sentirán inseguros.
Las reuniones con superiores inmediatos pueden resultar emocionalmente agotadoras para sus equipos. Para evitar someter a sus equipos a un estrés innecesario, piense en cómo quiere abordar estas reuniones.
Utilice una herramienta de mapeo de procesos para identificar todas las tareas que debe completar antes de asistir a una reunión con un superior inmediato. A continuación, le indicamos algunos pasos que debe tener en cuenta.
- Sea transparente con todos.
- Cree una cadencia para las reuniones periódicas con superiores inmediatos, de modo que nadie se alarme cuando reciba una solicitud de reunión.
- Realice las reuniones individuales trimestrales con sus subordinados directos antes de las reuniones con superiores inmediatos.
- Informe a sus subordinados directos de su calendario de reuniones con superiores inmediatos.
- Anime a sus subordinados directos a informar a sus equipos de que esperen una invitación para una reunión por su parte.
2. Sepa con quién se va a realizar la reunión
Supongamos que tiene cinco subordinados directos y que cada uno de ellos gestiona un equipo de cinco miembros. En ese caso, tendrá que reunirse con 25 personas con sus respectivas personalidades, estilos de trabajo, prioridades y habilidades. Antes de reunirse con ellos, trate de comprenderlos.
Recopile información sobre ellos con antelación. Podrá conocer su rol, responsabilidades, metas y rendimiento hasta el momento a través de su sistema de gestión de recursos humanos [HRMS].
Para comprenderlos como personas, puede utilizar algo como la plantilla «Acerca de mí» de ClickUp. Invíteles a responder preguntas sobre sus valores, puntos fuertes, experiencias y mucho más.
Utilice estos datos para anticiparse a sus problemas y pensar en sus respuestas de antemano.
3. Planifique cuidadosamente las reuniones con superiores inmediatos.
La mejor frecuencia para las reuniones con superiores inmediatos es una vez al trimestre. Si las espacia más, puede dar la impresión de que no es sincero y que solo está cumpliendo con el trámite. Una frecuencia mayor podría suponer una carga para su agenda.
Reunirse con 25 personas cada trimestre no es fácil. Por lo tanto, es fundamental programar correctamente sus reuniones con superiores inmediatos. Le recomendamos uno de los dos métodos siguientes.
Programación por lotes: cinco reuniones de 20 minutos al día durante una semana cada trimestre. Aunque esto le mantendrá ocupado durante toda una semana, le ayudará a recopilar toda la información de forma holística y contextual. También le dará el resto del trimestre para tomar medidas sobre los comentarios que haya recopilado.
Programación continua: también puede reunirse con dos personas cada semana durante todo el trimestre. Esto le ayudará a distribuir las reuniones a lo largo del tiempo y a supervisar el progreso más de cerca.
Dependiendo de su ámbito de control, programe las reuniones de la forma que mejor le convenga. Asegúrese de no reunir a dos o tres personas en una sola sesión ni realizar reuniones en grupo. Una buena reunión con un superior inmediato siempre es individual.
4. Tenga en cuenta el ancho de banda al programar reuniones con superiores inmediatos.
Recuerde que usted no es el único que está ocupado en la organización. Por lo tanto, tenga en cuenta la carga de trabajo de su equipo superior antes de programar una reunión. Su herramienta de gestión de proyectos debería poder indicarle el nivel de ocupación de los miembros del equipo.
La vista Carga de trabajo de ClickUp ofrece una visión consolidada en tiempo real de lo que está haciendo cada miembro del equipo y si pueden dedicarle 20 minutos para hablar con usted.
Por otro lado, también hay que prestar atención a su ancho de banda. La vista de calendario de ClickUp le ayuda a ver todas sus citas en un solo lugar, para que pueda asegurarse de no verse abrumado por demasiadas reuniones.
5. Cree una agenda para las reuniones con superiores inmediatos.
No hay nada más inútil que una reunión sin agenda. Teniendo en cuenta que una reunión con un superior inmediato apenas dura veinte minutos, necesitas un plan claro. La plantilla de agenda para reuniones con superiores inmediatos de ClickUp es un excelente punto de partida.
Mientras planifica la agenda, piense también en las preguntas que podría plantear en la reunión con su superior inmediato. A continuación le ofrecemos algunos ejemplos.
Si eres director financiero y tienes una reunión con un empleado del departamento de cuentas por cobrar, podrías preguntarle:
- ¿Cuántos de nuestros clientes retrasan los pagos más allá del plazo acordado?
- ¿De cuántos retrasos somos responsables y cómo podemos solucionarlos?
- ¿Qué canal de pago prefieren los clientes?
Si eres el director del equipo de ventas de una ciudad y hablas con los SDR, quizá te preguntes:
- ¿Qué quejas escuchas repetidamente de los clientes?
- ¿Qué funciones les encantan?
- ¿Por qué algunos clientes potenciales prefieren a nuestra competencia en lugar de a nosotros?
En cada reunión, considere preguntar:
- ¿Está satisfecho con su rol, su jefe y su trabajo?
- ¿Tienes todas las herramientas que necesitas para hacer bien tu trabajo?
- Si tuvieras la oportunidad, ¿qué es lo único que cambiarías de tu trabajo?
Comparte esta agenda de reuniones con tus empleados con un par de semanas de antelación para que puedan pensar en ella y venir preparados.
6. Prepárese para responder preguntas difíciles.
Las reuniones con superiores también pueden resultar difíciles para usted. Los miembros de su equipo aprovecharán esta oportunidad para expresar sus inquietudes (¡que es lo que usted también desea!). Por lo tanto, esté preparado para abordarlas. Reúna todos los datos y números. Decida qué información está dispuesto a compartir con ellos.
Por mucho que se prepare, la eficacia de una reunión con un superior inmediato depende en gran medida de cómo participe en la conversación. A continuación le indicamos cómo puede mejorar en este aspecto.
Cómo tener una reunión con un superior inmediato exitosa
Empiece con bastante antelación a la reunión.
Cuando envíe la agenda de la reunión con sus superiores a su equipo, anímeles a revisarla y añadir sus propios elementos. Cuando lo hagan, sea proactivo y reconozca sus aportaciones.
Esta es una de las formas más sencillas de generar confianza. Su respuesta les demuestra que realmente se preocupa por la reunión con su superior inmediato y por ellos como personas.
Reúna las herramientas que necesita para llevar a cabo reuniones con superiores inmediatos con éxito. Puede tratarse de una herramienta de IA para redactar actas o resúmenes de reuniones, una aplicación para realizar el seguimiento de las metas, un software de grabación de llamadas o su papel y bolígrafo favoritos.
Acuda con metas claras.
Acuda a la reunión sabiendo lo que usted y el miembro de su equipo de nivel superior quieren lograr con esta conversación. Una herramienta como ClickUp ayuda al seguimiento de las metas y a establecer una estructura para la reunión.
Continúa desde las reuniones con superiores inmediatos anteriores.
Si ya ha tenido reuniones con esta persona antes, continúe desde ahí. Reconozca sus elementos y el progreso desde entonces. Si no ha podido resolver una preocupación, explique por qué.
Cuando un empleado siente que la reunión anterior no sirvió de nada, es menos probable que participe con entusiasmo esta vez. Reafirme la importancia y el impacto de la reunión con el superior inmediato.
Mantenga una mente abierta.
Aunque se haya preparado para esta reunión y haya averiguado información sobre la persona, recuerde que esta reunión se centra más en ella que en usted. Por lo tanto, haga preguntas y escuche con paciencia sin interrumpir.
Sea abierto. No tenga notiones preconcebidas ni ideas que haya oído de otros. Durante la reunión, no juzgue.
Proporcione comentarios
Los empleados quieren saber qué opinas sobre su rendimiento y qué podrían mejorar. Ofrece comentarios sobre su trabajo y sus aportaciones a esta reunión. Documenta y comparte esto con ellos para que puedas aprovecharlo en la próxima sesión.
¿Le parece tedioso crear un documento de comentarios? Eche un vistazo al asistente con tecnología IA de ClickUp para resumir las notas de sus reuniones, identificar los elementos que hay que tomar y sugerir cronogramas.
Salga con elementos claros que llevar a cabo.
Una reunión con un superior inmediato solo será tan buena como las medidas que tomes sobre los puntos tratados. Para asegurarte de que participas y mantienes el interés, asegúrate de documentar las actas de la reunión. Toma notas adecuadas. Si no estás seguro, prueba una de las plantillas de notas de reunión de ClickUp. Haz una copia y personalízalas para el propósito y la estructura de tus reuniones con un superior inmediato.
Lleve sus reuniones con superiores directos un paso más allá: ClickUp Meetings le permite tomar notas, gestionar una agenda y establecer elementos a tomar. Asuma la responsabilidad de los elementos a tomar y añádalos a su sistema de gestión de tareas. Establezca cronogramas y otros controles, si es necesario.
Mantenga una comunicación abierta después de la reunión.
No espere a la próxima reunión con sus superiores. Mantenga un canal de comunicación abierto con sus empleados para debatir y completar los elementos pendientes. Utilice la vista Chat de ClickUp para colaborar en sus tareas en tiempo real.
- Asigna tareas a otros miembros del equipo si estás delegando.
- Realiza el uso compartido de recursos, enlaces y mucho más.
- Comente los progresos que está realizando o los retos a los que se enfrenta.
También puede crear una ventana separada para los chats relacionados con las reuniones con superiores directos, de modo que no interrumpan sus proyectos.
Triunfa en tu próxima reunión con superiores directos con ClickUp.
Las reuniones con superiores inmediatos ofrecen visibilidad sobre lo que pasa desapercibido durante el día a día. Ayudan a los líderes a comprender los problemas más profundamente. Ayudan a los empleados a participar mejor. Cuando se hacen bien, las reuniones con superiores inmediatos tienen el potencial de elevar la moral de los empleados, aumentar la productividad y crear una cultura de apertura y transparencia.
A pesar de sus inmensos beneficios, una reunión con un superior inmediato no es fácil de planear, programar, preparar y ejecutar. ClickUp está aquí para ayudarte.
El software de gestión de proyectos ClickUp cuenta con funciones que le ayudarán a llevar a cabo reuniones con superiores directos de forma eficaz. Ya sea para comprobar la carga de trabajo de los empleados, crear agendas de reuniones, tomar notas durante las reuniones o resumirlas automáticamente, ClickUp puede hacerlo todo.
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