Die Kanban-Methode ist eine der am schnellsten wachsenden projektmanagement methoden. Unternehmen wie die BBC, Pixar und Spotify haben diese Projektmanagement-Methode verwendet!
Die Kanban die Methodik ist einfach zu erlernen!
was ist die _Kanban-Methode,_und wie kann man sie umsetzen?
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf diese Projektmanagement-Methode, ihre Schlüsselprinzipien, Kernprozesse sowie Vor- und Nachteile. Außerdem stellen wir einige Experten vor, die darüber berichten, wie sie Kanban Boards in ihren Projekten einsetzen.
Als Bonus stellen wir außerdem die beste Kanban-Software für das Projektmanagement vor, mit der Sie diese Methode umsetzen können!
Was ist Kanban Projektmanagement?
Kanban ist eine visuelles Projektmanagement methode, die auf der Agile-Methodik basiert.
Was ist die Agile Methode? Agiles Projektmanagement ist eine Projektmanagement-Methode, bei der Sie Ihr Projekt in kleinere Zyklen unterteilen, die zwischen 1 und 4 Wochen dauern können.
Sobald jeder Zyklus abgeschlossen ist, präsentieren Sie Ihren Kunden Versionen Ihres Produkts und holen deren Feedback ein, das in den nächsten Zyklus einfließt.
Was ist der Unterschied zwischen Agile und normalem Projektmanagement?
Der traditionelle Softwareentwicklungsprozess beinhaltet:
- Erstellung eines Plans für das Projekt
- Auslieferung des Endprodukts
Bei der agilen Methodik wird ein Projekt in kleinere Zyklen unterteilt, so dass Sie die Möglichkeit haben:
- Änderungen schnell vornehmen und die Ergebnisse abschnittsweise verbessern, anstatt bis zum Ende des Projekts zu warten
- Kunden während des gesamten Entwicklungsprozesses einbeziehen
Was ist die Kanban-Methode?
Bei der Kanban-Methode werden Ihre Aufgaben im Projekt in Form von Haftnotizen (sogenannten Kanban-Karten) auf einer Tafel (dem Kanban Board) visualisiert.
(Bildquelle: easyprojects.net )
Da alles auf Karten visualisiert wird, können Sie in Echtzeit sehen, welche Arbeit Ihr Team hat. Sie können auch einen Blick auf potenzielle Engpässe werfen, die Sie beseitigen können, bevor sie zu Unterbrechungen führen.
Woher kommt Kanban?
In den 1940er Jahren entwickelte der Toyota-Ingenieur Taiichi Ohno ein "Just-in-Time"-Produktionssystem, das auf visueller Kommunikation basierte, ähnlich wie Kanban heute.
Wie die Kanban-Methode Toyota verändert hat:
- Sie beseitigte alle überflüssigen Arbeiten und konzentrierte sich auf das, was gebraucht wurde
- Sie machte den Produktionsprozess effizienter
- Die Produktivität der Teams wurde erhöht
Aufgrund dieser Vorteile wird Kanban heute von Tausenden von Projektleitern eingesetzt!
Die vier Schlüsselkomponenten der Kanban-Methodik für das Projektmanagement
1. Kanban Board
Kanban Teams sind in hohem Maße von einem Kanban Board abhängig. Ein Kanban Board ist ein physisches oder digitales Board, das verwendet wird, um:
- Die gesamte Arbeit im Projekt zu visualisieren
- Den Workflow des Teams zu optimieren
Ein einfaches Kanban Board ist in drei Spalten unterteilt:
- Zu erledigen: Aufgaben, die abgeholt werden müssen
- In Bearbeitung befindliche Arbeit: Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird
- Erledigt: Erledigte Aufgaben
Basierend auf Ihrem Workflow können Sie so viele Spalten haben, wie Sie benötigen, um Ihre einzigartigen Prozesse Ihres Teams mit einem Online-Kanban Board.
wir haben eine liste von 20 Kanban Board Beispielen_ _für weitere Ideen.
2. Kanban-Karten
Nach der Kanban-Methodik muss jedes Element oder jede Aufgabe als eigene Karte auf dem Board dargestellt werden.
Eine Kanban-Karte kann man sich als physische oder virtuelle Notiz vorstellen, die mit dem Fortschritt der Arbeit in eine andere Spalte wandern kann.
Eine Kanban-Karte enthält Informationen über ein bestimmtes Element der Arbeit, wie z. B.:
- Kurzbeschreibung der Aufgabe
- Wer ist für die Aufgabe verantwortlich?
- Geschätzte Dauer der Aufgabe
Wenn Sie Folgendes verwenden Kanban-Software können diese Karten weitere wertvolle Informationen über die Aufgabe enthalten, wie unteraufgaben , kommentare und technische Informationen.
3. Commitment-Punkt
Die Spalte 'Zu erledigen' enthält Aufgaben oder Kundenvorschläge, die noch zu erledigen sind.
ein Commitment Point ist der Zeitpunkt, an dem ein Element oder eine Aufgabe aus der Spalte "Zu erledigen" entnommen und vom Team bearbeitet wird.
Warum brauchen Sie Commitment Points?
Commitment Points geben Ihrem Team und Ihren Kunden eine Vorstellung davon:
- Wann die Arbeit an der Aufgabe begonnen hat
- Die geschätzte Zeit bis zur Lieferung
Sie sind im Wesentlichen Meilensteine, an denen Ihr Team erkennen kann, wann die Arbeit begonnen hat.
4. Liefertermin
Der Übergabepunkt ist der Zeitpunkt, an dem das Produkt an den Kunden ausgeliefert wird.
Das Ziel eines jeden Kanban-Teams ist es, die Karten vom Commitment Point zum Delivery Point so schnell wie möglich zu bringen
Die Grundprinzipien des Kanban-Projektmanagements
Es gibt fünf Prinzipien, die die Kanban-Methode für das Projektmanagement definieren. Werfen wir einen Blick auf sie alle:
1. Visualisierung des Workflows
Bei Kanban ist Sehen alles. 👀
Kanban" bedeutet auf Japanisch wörtlich übersetzt "visuelles Signal"!
Hier ist, was die Kanban-Methode visualisiert:
- Alle im Projekt anfallenden Aufgaben
- Work Flow von einer Phase zur anderen
Durch die Visualisierung Ihres Workflows können Sie die Schritte sehen, die nötig sind, um Ihr Projekt von einer Idee zu einem fertigen Produkt zu machen!
Dieser visuelle Ansatz hilft einem Kanban-Projektmanager zu sehen, woran jedes Mitglied des Teams arbeitet.
2. Limitieren Sie den Workload
Von den Mitgliedern eines Kanban-Teams wird erwartet, dass sie in einem schnellen Tempo arbeiten, aber das bedeutet nicht, dass sie an einer Million Aufgaben auf einmal arbeiten müssen!
der beste Weg, dies zu verhindern?
Limitieren Sie die Menge der Arbeit, die Ihr Team gleichzeitig erledigen kann.
Deshalb haben die meisten Kanban-Teams ein spezifisches Limit für die Anzahl der Dinge, an denen sie gleichzeitig arbeiten dürfen.
3. Priorisieren Sie die Flows von Projekten
Im Gegensatz zu allen anderen Projektmanagement-Methoden geht es bei Kanban um das Management von Projekten - nicht von Menschen
Die Kanban-Methode beruht auf der Schaffung und Aufrechterhaltung eines reibungslosen Workflows.
Wenn die Arbeit reibungslos von einer Phase der Produktion zur nächsten fließt, kann das Team das Projekt schneller abschließen. Auf diese Weise liegt der Schwerpunkt weniger auf einzelnen Mitgliedern des Teams und mehr auf dem gesamten Workflow des Projekts.
4. Prozesse transparent machen
Um Kanban einzuführen, muss Ihr Team alle an dem Projekt beteiligten Prozesse klar definieren.
Wenn Sie alle Prozesse definieren, wird Ihr Team niemals stecken bleiben, da es weiß, was zu erledigen ist.
Erst wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind, kann Ihr Team sagen, dass es die Aufgabe abgeschlossen hat.
5. Maintainer Feedback-Schleifen
Die Kanban-Methodik ermutigt die Mitglieder des Teams, das Wort zu ergreifen
Alexis Nicole White, zertifizierter Senior Project Manager (PMP) und Scrum Master (SMC) und Beraterin für die Durchführung von Projekten bei ANW Medien & Beratung verwendet für den gleichen Zweck Kanban Boards.
"Wir haben Kanban-Boards verwendet, um den Fortschritt in unseren agilen Umgebungen zu überwachen. Während unserer täglichen Stand-up Meetings nutzen wir das Board als visuellen Workflow für den Status unserer Aufgaben. Wir sind in der Lage, die laufenden Arbeiten zu überprüfen, eventuelle Hindernisse zu besprechen und Elemente für die nächsten Schritte zu identifizieren", sagt sie.
Wie Scrum Teams kanban-Teams halten kurze 15-minütige Meetings ab, um zu besprechen:
- Was jedes Mitglied des Teams am Vortag zu erledigen hatte
- Woran sie heute arbeiten werden
- Die Probleme, die sie hatten
Durch Offenheit und Transparenz kann das Kanban-Team sicherstellen, dass jeder weiß, was in einem Projekt vor sich geht. Und wenn das gesamte Team mehr über das Projekt erfährt, kann es sich um eine kontinuierliche Verbesserung bemühen.
Notiz: Der Kanban-Projektleiter organisiert dieses Meeting - ähnlich wie der Scrum-Master bei der Organisation der täglichen Scrums.
Sieh dir das an_ Projektmanagement Beispiele !
Die drei Prozesse des Kanban-Projektmanagements
Im Gegensatz zu anderen Methoden des agilen Projektmanagements ist Kanban unglaublich einfach in der Anwendung.
Und so geht's:
1. Beginnen Sie mit drei Spalten
Der erste Schritt eines jeden Kanban-Prozesses ist die Einstellung von Spalten.
Wenn Sie ein Online-Kanban-Tool verwenden, können Sie die Standard-Spalten (Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt) verwenden, um Ihren Workflow zu organisieren, oder benutzerdefinierte Spalten erstellen.
2. Kanban-Karten zum Board hinzufügen
Erstellen Sie nun eine Liste mit Aufgaben für das Projekt. Sobald Sie herausgefunden haben, an welchen Aufgaben Ihr Team arbeiten wird, ist es an der Zeit, diese auf Haftnotizen oder Kanban-Karten zu schreiben.
Diese Karten können Sie dann an den entsprechenden Spalten anheften.
3. IB Limit einstellen
Leider kann Ihr Team nicht einfach zu viele Karten in die Spalte 'In Bearbeitung' stopfen.
Wenn Sie das zu erledigen versuchen, werden Sie mehr abbeißen, als Sie kauen können!
Der Kanban-Projektmanager sollte nun ein Limit für die Anzahl der Aufgaben in der gleichen Spalte festlegen.
So können sich die Mitglieder Ihres Teams auf eine Aufgabe konzentrieren, anstatt zwischen den einzelnen Aufgaben hin und her zu springen.
4. Arbeiten, verschieben, wiederholen
Bei Kanban besteht das Hauptziel darin, die Aufgaben von der Spalte "Zu erledigen" in die abschließende Spalte "Erledigt" zu verschieben. Sobald ein Mitglied des Teams eine Aufgabe aus der Spalte "Zu erledigen" aufnimmt, wird die Karte mit der Aufgabe in die nächste Spalte verschoben.
Und nachdem sie erledigt ist, wird sie in die letzte Spalte "Erledigt" verschoben.
Die fünf Vorteile des Kanban-Projektmanagements
1. Erhöhter Fokus
Viele Teams glauben, dass Multitasking = erhöhte Produktivität
wenn man mehr Aufgaben gleichzeitig erledigt, muss man doch produktiv sein, oder?
Aber das ist nicht immer der Fall!
Multitasking kann Ihre Leistung beeinträchtigen und ihr Gehirn! Der Kanban-Prozess verhindert Multitasking und ermöglicht es Ihnen, sich auf eine Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt zu konzentrieren. Als Ergebnis können Sie die Aufgabe effizienter abschließen.
Die Konzentration auf eine Aufgabe verhindert, dass Ihr Gehirn auf Hochtouren läuft - wenn Sie also eine Aufgabe abschließen, haben Sie die Energie, die Sie für die nächste Aufgabe brauchen!
2. Erhöhte Flexibilität
Ein Kanban-Plan für ein Projekt ist wahrscheinlich flexibler und agiler als jede andere Methode!
Das Kanban-Team konzentriert sich nur auf die Arbeit, die gerade in Bearbeitung ist.
Sobald die Mitglieder des Teams eine Karte abgeschlossen haben, nehmen sie die nächste Karte auf, die auf sie wartet.
Auf diese Weise kann das Kanban-Projekt manager die Prioritäten umschichten, ohne das Team zu stören .
Die Mitglieder des Teams sind nur darauf konzentriert, was die nächste Karte ist. Sie sind nicht besorgt über die Änderungen an der zeitleiste des Projekts . Jetzt können Sie die Dinge nahtlos ändern!
3. Erhöhte Transparenz
Das Kernprinzip des Kanban-Rahmens besteht darin, alle Aufgaben auf einem Board zu visualisieren.
**Jedes Mitglied des Teams kann sehen, was in dem Projekt vor sich geht und wer an was arbeitet - so wird sichergestellt, dass es keine Geheimnisse innerhalb der Teammitglieder gibt.
Alan Zucker, Prinzipal bei der Gründung von Grundlagen des Projektmanagements berichtet, wie die verbesserte Transparenz seinen Projekten hilft.
"Durch die Schaffung von Transparenz bei den Elementen, die Limitierung des Work-in-Process und die Schaffung eines Pull-Systems können wir alle Formulare der Arbeit effektiver verwalten. Die Kanban-Boards eignen sich sehr gut, um den Flow der Arbeit in komplexen, mehrstufigen Prozessen nachzuverfolgen", sagt er.
Zucker fügt weiter hinzu: "Da Kanban-Tafeln so anschaulich sind, ist es einfach, schnell zu erkennen, welche Arbeiten in Bearbeitung sind, welchen Status sie haben und was ansteht. Programmmanager können horizontale Swim Lanes hinzufügen, um den Status aller Projekte, die sie verwalten, einfach nachzuverfolgen. Projektmanager und -teams können Kanban zur Nachverfolgung von Ergebnissen und Aufgaben nutzen."
4. Reduzierte Zykluszeit
Die Zykluszeit ist die Zeit, die eine Aufgabe in Ihrem Projekt Workflow benötigt. Sie ist im Wesentlichen die Zeit zwischen dem Beginn der Arbeit und ihrem Abschluss.
je kürzer die _Zykluszeit ist, desto schneller kann Ihr _Team den Wert für Ihre Kunden liefern
Da es sich bei Kanban um eine agile Methode handelt, ist sie so gebaut, dass sie Kundenfeedback leicht verarbeiten und schnell Ergebnisse liefern kann, die Ihre Kunden zufrieden stellen!
5. Weniger Engpässe
eine weitere Möglichkeit, die Zykluszeit zu verkürzen, ist die Beseitigung von Engpässen im Projekt
Und die Einstellung von IB Limits hilft dabei.
Da es ein Limit für die Zahl der Aufgaben gibt, an denen mehrere Mitglieder eines Teams gleichzeitig arbeiten können, werden sie nicht mit Arbeit überlastet.
Das verringert die Gefahr von Engpässen, die den Fortschritt behindern, da sich jeder auf spezifische Aufgaben konzentriert, anstatt zu versuchen, Multitasking zu betreiben.
Heather Welch, Ressourcenmanagerin bei Ukelele Registerkarten rät, den visuellen Faktor von Kanban-Boards voll auszunutzen, da diese "dank des Drag-and-Drop-Features einfach und intuitiv zu bedienen sind. Machen Sie Engpässe innerhalb des Boards ausfindig und fragen Sie Ihr Team, was Sie besser erledigen können und was es braucht, um die besagte Aufgabe viel schneller zu erledigen."
Die zwei Limits des Kanban-Projektmanagements
Obwohl das Kanban-System im Vergleich zu anderen Systemen sehr effektiv ist methoden des Projektmanagements hat sie zugegebenermaßen ein paar Nachteile.
Glücklicherweise lassen sich diese Probleme mit Hilfe einer speziellen Projektmanagement-Software wie ClickUp !
1. Risiko einer unzureichenden Prioritätensetzung
Wenn sich Ihr Team an den Kanban-Rahmen gewöhnt hat, kann es dazu kommen, dass es wie besessen versucht, so viele Aufgaben wie möglich in die Spalte "Fertiggestellt" zu schieben.
Aber... Nicht alle Aufgaben sind gleichwertig!
Bestimmte Aufgaben sind wichtiger als andere, und wenn Sie Kanban verwenden, kann das leicht übersehen werden.
ClickUp Lösung: Prioritäten Mit den Prioritäten von ClickUp können Sie Ihre Aufgaben im Projekt ganz einfach nach Prioritäten ordnen.
Auf diese Weise weiß Ihr Team, wie wichtig die einzelnen Aufgaben sind und welche zuerst angegangen werden müssen.
2. Mögliche Probleme bei der Kommunikation im Team
Kanban konzentriert sich auf den Workflow und nicht auf das Team.
Kanban-Teams haben nicht die Zeit, die Arbeit aller sorgfältig zu überwachen, um den Flow aufrechtzuerhalten.
Deshalb muss Ihr Kanban-Team effektiv kommunizieren, um sicherzustellen, dass alles wie geplant abläuft. Ohne Kommunikation werden Sie mit einer Vielzahl von Problemen konfrontiert werden.
ClickUp Lösung: Kommentare Hier kommen die ClickUp Kommentare ins Spiel.
Jede Aufgabe in ClickUp hat einen Kommentarbereich für:
- Ihre Erwartungen an das Team freizugeben
- Fragen an Ihren Projektleiter zu stellen
- Versenden wichtiger Dokumente
Sie können Ihren Teammitgliedern sogar Aufgaben zuweisen mit der Funktion Zugewiesene Kommentare feature.
Mit einem zugewiesenen Kommentar können Sie einen Kommentar sofort in eine Aufgabe umwandeln und diese dann Ihren Teammitgliedern zuweisen, damit diese nicht vergessen, sich darum zu kümmern!
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Das beste Kanban Board für 2022
ClickUp hilft Ihnen nicht nur bei Ihrem Kanban Workflow.
Mit der Board-Ansicht von ClickUp können Sie es auch als Online-Kanban-Tafel verwenden!
Was ist ClickUp's Board View?
Diese Ansicht visualisiert Ihre Aufgaben im Projekt als interaktives Kanban oder Scrum Board . Es ist super praktisch, alle Aufgaben an einem Ort zu sehen!
Fünf Gründe, warum die Board-Ansicht perfekt für den Kanban-Ansatz ist:
1. Ziehen und Ablegen, wenn Sie in Eile sind
Genau wie bei einem physischen Board können Sie Ihre ClickUp Aufgaben per Drag and Drop in die richtigen Spalten ziehen. Mit ClickUp können Sie eine Kanban-Karte im Handumdrehen verschieben!
2. Benutzerdefinierte Status für Projekte, die zu jedem Workflow passen
In der Board Ansicht ist der "Status" der Name der Kanban Spalte.
Mit ClickUp können Sie so viele benutzerdefinierte Status erstellen, wie Sie benötigen.
Sie können Ihr Kanban Board basierend auf der Art des Projekts benutzerdefinieren.
Um die Sichtbarkeit von Status zu erhöhen, können Sie jeden Status mit Farben kodieren.
Sobald Sie Ihre benutzerdefinierten Status für ein bestimmtes Projekt erstellt haben, können Sie sie als vorlage für Ihre verschiedenen Kanban Board Projekte speichern . Jetzt müssen Sie diese Einstellungen nicht mehr für jedes neue Projekt vornehmen!
3. Sortieren und Filtern, um Ihre Aufgaben zu organisieren
Die Spalten der Kanban Ansicht sind nicht nur von links nach rechts geordnet wie bei einem gewöhnlichen Kanban Board.
Sie können Spalten individuell sortieren, um wichtige Aufgaben oben in der Spalte hervorzuheben, damit Ihr Team weiß, was es zuerst abschließen muss.
Sie können Ihr Aufgabenmanagement auch aufwerten, indem Sie Ihre Aufgaben basierend auf Status, Aufgabenname, Startdatum und mehr organisieren!
Hier sind einige der Filter, die ClickUp bietet:
- Fälligkeitsdatum : Identifizieren Sie Aufgaben, die in naher Zukunft abgeschlossen werden müssen
- Mitarbeiter : Ansicht von Aufgaben, die einem bestimmten Mitglied des Scrum Teams zugewiesen wurden
- Nachverfolgte Zeit : Ordnen Sie die Aufgaben nach dem Zeitaufwand an
4. Verlieren Sie nie den Überblick über eine Aufgabe mit Tags Brauchen Sie noch mehr Features, die Ihnen bei der Aufgabenverwaltung helfen?_
Tags können Ihr Leben so viel einfacher machen.
Sie können sie sofort kategorisieren, um sie besser erkennen zu können.
Jetzt müssen Sie sich nicht mehr abmühen, um eine Aufgabe im Projekt zu finden.
5. Mehrere Ansichten für alle
Es ist ziemlich selten, dass man eine Kanban-Software findet, die auf Ihr gesamtes Team zugeschnitten ist.
Glücklicherweise ermöglichen es die verschiedenen Ansichten von ClickUp Ihren Mitgliedern, ihre Aufgaben so zu organisieren, wie sie es wünschen. Sie können sogar zwischen den Ansichten für dieselbe Aufgabe wechseln!
Werfen wir einen Blick auf die Ansichten, die ClickUp bietet:
- Listenansicht: Ordnet alle Ihre Arbeiten in einer übersichtlichen kleinen Liste an. Ideal für alle, die einfach nur etwas zu erledigen haben wollen!
- Box-Ansicht: Ermöglicht die Ansicht aller Aufgaben Ihrer Team-Mitglieder im Format einer Berichtskarte
- Ansicht "Kalender": Ansicht und Bearbeitung Ihres täglichen/wöchentlichen/monatlichen Zeitplans
- Gantt-Ansicht: Ansicht Ihres Projektplans als Gantt-Diagramm
- Me-Modus: Ansicht von Aufgaben, die nur Ihnen zugewiesen sind
Überprüfen Sie die Unterschiede zwischen Kanban- und Gantt-Diagrammen .
Schlussfolgerung
Kanban ist keine Raketenwissenschaft!
Es ist eine super einfache Methode des Projektmanagements.
Ganz gleich, ob Sie ein persönliches Kanban Board für die Verwaltung von Aufgaben oder die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte verwenden, es ist eine Methode, die Ihnen helfen kann, Ihre Arbeit zu erledigen.
Um Kanban effektiv umzusetzen, benötigen Sie eine Kanban-Management-Software.
ClickUp verfügt über alle Features, die Sie benötigen, um Ihren Kanban Workflow zu verwalten und ein Kanban Board zu erstellen. So bleibt Ihr Team immer auf dem Laufenden, Aufgaben lassen sich leicht verschieben, und Sie können sich schnell an Änderungen im Projekt anpassen. Melden Sie sich noch heute kostenlos an und stellen Sie sicher, dass Ihr Projektmanagement nie dysfunktional ist!