Die Kanban-Methode ist eine der am schnellsten wachsenden Methoden des Projektmanagements. Unternehmen wie die BBC, Pixar und Spotify haben diese Methode des Projektmanagements bereits eingesetzt!
Die Kanban -Methodik ist leicht zu erlernen!
Was ist die Kanban-Methode und wie können Sie sie umsetzen?
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf diese Methode des Projektmanagements, ihre wichtigsten Prinzipien, Kernprozesse sowie Vor- und Nachteile. Außerdem kommen mehrere Mitwirkende zu Wort, die ihre Gedanken zur Implementierung von Kanban-Boards in ihren Projekten teilen.
Als Bonus stellen wir Ihnen auch die beste Kanban-Software für das Projektmanagement vor, mit der Sie diese Methode umsetzen können!
Was ist Kanban-Projektmanagement?
Kanban ist eine visuell orientierte Methode des Projektmanagements, die auf der Agile-Methodik basiert.
Was ist die agile Methode?
Agiles Projektmanagement ist eine Projektmanagementmethode, bei der Sie Ihr Projekt in kleinere Entwicklungszyklen von 1 bis 4 Wochen Dauer unterteilen.
Sobald jeder Zyklus fertiggestellt ist, präsentieren Sie Ihren Kunden Versionen Ihres Produkts und holen deren Feedback ein, das Sie dann in den nächsten Zyklus einfließen lassen.
Wie unterscheidet sich Agile vom herkömmlichen Projektmanagement?
Der traditionelle Softwareentwicklungsprozess umfasst:
- Erstellen eines Plans für das Projekt
- Lieferung des Endprodukts
Die agile Methodik unterteilt ein Projekt in kleinere Zyklen, sodass Sie:
- Nehmen Sie Änderungen schnell vor und verbessern Sie die Ergebnisse Abschnitt für Abschnitt, anstatt bis zum Ende des Projekts zu warten.
- Beziehen Sie Ihre Kunden in den gesamten Entwicklungsprozess mit ein
Was ist die Kanban-Methode?
Bei der Kanban-Methode werden Ihre Projekt-Aufgaben als Haftnotizen (sogenannte Kanban-Karten) auf einem Board (sogenanntes Kanban-Board) visualisiert.
(Bildquelle: easyprojects.net )
Da alles auf Karten visualisiert wird, können Sie in Echtzeit sehen, welche Arbeiten Ihr Team zu erledigen hat. Außerdem können Sie potenzielle Engpässe erkennen und diese beheben, bevor sie zu Störungen führen.
Woher kommt Kanban?
In den 1940er Jahren entwickelte Taiichi Ohno, ein Ingenieur bei Toyota, ein „Just-in-Time”-Produktionssystem, das auf visueller Kommunikation basierte und dem heutigen Kanban ähnelt.
Wie die Kanban-Methodik Toyota verändert hat:
- Es beseitigte alle unnötigen Arbeiten und konzentrierte sich auf das Wesentliche.
- Effizientere Produktionsprozesse
- Steigerung der Produktivität von Teams
Aufgrund dieser Vorteile wird Kanban heute von Tausenden von Personen im Bereich des Projektmanagements verwendet!
Die vier Schlüsselkomponenten der Kanban-Methodik für das Projektmanagement
1. Kanban-Board
Kanban-Teams sind in hohem Maße von einem Kanban-Board abhängig.
Ein Kanban-Board ist ein physisches oder digitales Board, das für folgende Zwecke verwendet wird:
- Visualisieren Sie alle Arbeiten im Projekt
- Optimieren Sie den Workflow Ihres Teams
Ein grundlegendes Kanban-Board ist in drei Spalten unterteilt:
- Zu erledigen: Aufgaben, die in Angriff genommen werden müssen
- In Bearbeitung: Aufgaben, an denen derzeit gearbeitet wird
- Erledigt: Fertiggestellte Aufgaben
Je nach Ihrem Workflow können Sie mit einem Online-Kanban-Board beliebig viele Spalten einrichten, um die individuellen Prozesse Ihres Teams abzubilden.
Wir haben eine Liste mit 20 Beispielen für Kanban-Boards zusammengestellt, um Ihnen weitere Ideen zu liefern.
2. Kanban-Karten
Gemäß der Kanban-Methodik muss jedes Arbeitselement oder jede Aufgabe als separate Karte auf dem Board dargestellt werden.
Eine Kanban-Karte kann als physischer oder virtueller Haftnotizzettel visualisiert werden, der im Laufe Ihrer Arbeit in andere Spalte verschoben werden kann.
Eine Kanban-Karte enthält Informationen zu einem bestimmten Arbeitselement, wie zum Beispiel:
- Kurzbeschreibung der Aufgabe
- Wer ist für die Aufgabe verantwortlich?
- Geschätzte Dauer der Aufgabe
Wenn Sie Kanban-Software verwenden, können diese Karten weitere wertvolle Informationen zu Aufgaben wie Unteraufgaben, Kommentare und technische Informationen enthalten.
3. Verpflichtungspunkt
Die Spalte „Zu erledigen” enthält Aufgaben oder Kundenvorschläge, die bearbeitet werden müssen.
Ein Commitment Point ist der Moment, in dem ein Arbeitselement oder eine Aufgabe aus der Spalte „Zu erledigen” ausgewählt und vom Team bearbeitet wird.
Warum brauchen Sie Commitment-Punkte?
Commitment-Punkte geben Ihrem Team und Ihren Kunden eine Vorstellung davon:
- Als die Arbeit an der Aufgabe begann
- Die voraussichtliche Lieferzeit
Im Wesentlichen handelt es sich dabei um „Meilensteine”, die Ihrem Team helfen, zu erkennen, wann etwas begonnen hat.
4. Lieferpunkt
Der Lieferzeitpunkt ist der Moment, in dem das Produkt an den Kunden geliefert wird.
Das Ziel jedes Kanban-Teams ist es, Karten so schnell wie möglich vom Commitment-Punkt zur Lieferung zu bringen.
Die Grundprinzipien des Kanban-Projektmanagements
Es gibt fünf Prinzipien, die die Kanban-Methodik für Projektmanagement definieren. Schauen wir uns alle einmal an:
1. Visualisieren Sie den Workflow
Bei Kanban ist Sehen Alles. 👀
Tatsächlich bedeutet „Kanban” auf Japanisch wörtlich „visuelles Signal”!
Das visualisiert die Kanban-Methode:
- Alle im Projekt vorhandenen Aufgaben
- Arbeitsablauf von einer Phase zur nächsten
Durch die Visualisierung Ihres Workflows können Sie die Schritte sehen, die erforderlich sind, um Ihr Projekt von einer bloßen Idee zu einem fertigen Produkt zu machen!
Dieser visuell orientierte Ansatz hilft einem Kanban-Projektmanager zu sehen, woran jedes einzelne Mitglied des Teams arbeitet.
2. Limit the Workload
Von Kanban-Team-Mitgliedern wird erwartet, dass sie schnell arbeiten, aber das bedeutet nicht, dass sie eine Million Aufgaben auf einmal erledigen müssen!
Wie lässt sich dies am besten verhindern?
Limitieren Sie die Menge an Arbeit, die Ihr Team gleichzeitig bewältigen kann.
Aus diesem Grund haben die meisten Kanban-Teams einen spezifischen Limit-Wert für die Anzahl der Aufgaben, an denen sie gleichzeitig arbeiten dürfen.
3. Priorisieren Sie Projekt-Flows
Im Gegensatz zu anderen Methoden des Projektmanagements geht es bei Kanban ausschließlich um das Management von Projekten – nicht von Menschen.
Die Kanban-Methode basiert auf der Schaffung und Aufrechterhaltung eines reibungslosen Workflows.
Wenn die Arbeit reibungslos von einer Phase der Produktion zur nächsten fließt, kann das Team das Projekt schneller abschließen. Auf diese Weise liegt der Schwerpunkt weniger auf einzelnen Teammitgliedern und mehr auf dem gesamten Projektworkflow.
4. Prozesse transparent gestalten
Um Kanban einzuführen, muss Ihr Team alle Prozesse, die mit dem Projekt verbunden sind, klar definieren.
Wenn Sie alle Prozesse definieren, wird Ihr Team nie ins Stocken geraten, da es weiß, was zu erledigen ist.
Nur wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind, kann Ihr Team sagen, dass Sie die Aufgabe abgeschlossen haben.
5. Feedback-Schleifen aufrechterhalten
Die Kanban-Methodik ermutigt Team-Mitglieder dazu, sich zu äußern.
Alexis Nicole White, zertifizierte Senior-Projektmanagerin (PMP) und Scrum Master (SMC) sowie Projektlieferberaterin bei ANW Media & Consulting, nutzt Kanban-Boards für denselben Zweck.
„Wir haben Kanban-Boards verwendet, um den Fortschritt in unseren agilen Umgebungen zu überwachen. Während unserer täglichen Stand-up-Meetings nutzen wir das Board als visuelle Darstellung des Status unserer Aufgaben. So können wir die Arbeiten in Bearbeitung überprüfen, etwaige Hindernisse besprechen und Maßnahmen für die nächsten Schritte festlegen“, erklärte sie.
Wie Scrum-Teams halten auch Kanban-Teams kurze 15-minütige Meetings ab, um Folgendes zu besprechen:
- Was jedes Teammitglied am Vortag erledigt hatte
- Woran sie heute arbeiten werden
- Die Probleme, mit denen sie konfrontiert waren
Durch Offenheit und Transparenz kann das Kanban-Team sicherstellen, dass alle wissen, was in einem Projekt vor sich geht. Und wenn das gesamte Team Weitere Informationen über das Projekt erfährt, kann es sich um kontinuierliche Verbesserungen bemühen.
Hinweis: Der Kanban-Projektmanager organisiert dieses Meeting – ähnlich wie die Rolle des Scrum Masters bei den täglichen Scrums.
Sehen Sie sich diese Beispiele für Projektmanagement an!
Die drei Kanban-Prozesse des Projektmanagements
Im Gegensatz zu anderen agilen Methoden des Projektmanagements ist Kanban unglaublich einfach anzuwenden.
So geht's:
1. Beginnen Sie mit drei Spalten
Der erste Schritt jedes Kanban-Prozesses ist das Einrichten von Spalten.
Wenn Sie ein Online-Kanban-Tool verwenden, können Sie die Standard-Spalten (Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt) verwenden, um Ihren Workflow zu organisieren, oder benutzerdefinierte Spalten erstellen.
2. Fügen Sie Kanban-Karten zum Board hinzu
Erstellen Sie nun eine Liste der Aufgaben für das Projekt. Sobald Sie herausgefunden haben, an welchen Aufgaben Ihr Team arbeiten wird, ist es an der Zeit, diese auf Haftnotizen oder Kanban-Karten zu schreiben.
Anschließend können Sie diese Karten in den entsprechenden Spalten anheften.
3. IB-Limit festlegen
Leider kann Ihr Team nicht einfach zu viele Karten in die Spalte „In Bearbeitung” stecken.
Wenn ja, dann haben Sie sich zu viel vorgenommen!
Der Kanban-Projektmanager sollte nun ein Limit für die Anzahl der Aufgaben festlegen, die in derselben Spalte stehen können.
Dadurch können sich die Mitglieder Ihres Teams auf eine Aufgabe konzentrieren, anstatt zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln.
4. Arbeit, weitermachen, wiederholen
Das Hauptziel von Kanban ist es, die Aufgaben aus der Spalte „Zu erledigen” in die letzte Spalte „Erledigt” zu verschieben. Sobald ein Mitglied des Teams eine Aufgabe aus der Spalte „Zu erledigen” übernimmt, wird die Karte mit der Aufgabe in die nächste Spalte verschoben.
Nach Fertigstellung wird es in die letzte Spalte „Erledigt“ verschoben.
Die fünf Vorteile des Kanban-Projektmanagements
1. Erhöhte Konzentration
Viele Teams glauben, dass Multitasking = höhere Produktivität bedeutet.
Ich meine, wenn Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, müssen Sie doch produktiv sein, oder?
Aber das ist nicht immer der Fall!
Multitasking kann Ihre Leistung und Ihr Gehirn schädigen !
Der Kanban-Prozess eliminiert Multitasking und ermöglicht es Ihnen, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Das Ergebnis ist, dass Sie die Aufgabe effizienter abschließen können.
Wenn Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren, wird Ihr Gehirn nicht überlastet – wenn Sie also eine Aufgabe abgeschlossen haben, haben Sie auch die Energie, die Sie für die nächste Aufgabe benötigen!
2. Erhöhte Flexibilität
Ein Kanban-Plan für ein Projekt ist wahrscheinlich flexibler und agiler als jede andere Methode!
Das Kanban-Team konzentriert sich ausschließlich auf die Arbeit, die gerade in Bearbeitung ist.
Sobald die Mitglieder des Teams eine Karte abgeschlossen haben, nehmen sie sich die nächste Karte vor, die auf sie wartet.
Auf diese Weise kann der Kanban -Projektmanager die Prioritäten neu ordnen, ohne das Team zu stören.
Die Team-Mitglieder konzentrieren sich nur auf die nächste Karte. Sie kümmern sich nicht um Änderungen an der Zeitleiste des Projekts. Jetzt können Sie Änderungen nahtlos vornehmen!
3. Erhöhte Transparenz
Das Kernprinzip des Kanban-Frameworks besteht darin, alle Aufgaben auf einem Board visuell darzustellen.
Jedes Team-Mitglied kann sehen, wie der Stand des Projekts ist und wer an welcher Aufgabe arbeitet – so gibt es keine Geheimnisse innerhalb des Teams.
Alan Zucker, Gründungsprinzipal von Project Management Essentials, berichtet, wie verbesserte Transparenz seinen Projekten hilft.
„Durch die Schaffung von Transparenz bei den Arbeitsaufgaben, die Begrenzung der laufenden Arbeiten und die Einrichtung eines Pull-Systems können wir alle Arten von Arbeit effektiver verwalten. Die Kanban-Boards eignen sich sehr gut für die Nachverfolgung des Arbeitsflusses in komplexen, mehrstufigen Prozessen“, sagt er.
Zucker fügt hinzu: „Da Kanban sehr visuell ist, lässt sich schnell erkennen, welche Arbeiten gerade in Bearbeitung sind, ihr Status und was als Nächstes ansteht. Programmmanager können horizontale Schwimmbahnen hinzufügen, um den Status aller von ihnen verwalteten Projekte einfach zu verfolgen. Projektmanager und Projektteams können Kanban nutzen, um Ergebnisse und Aufgaben zu verfolgen. “
4. Verkürzte Zykluszeit
Die Zykluszeit ist die Zeit, die eine Aufgabe in Ihrem Projekt-Workflow in Anspruch nimmt. Es handelt sich im Wesentlichen um die Zeit zwischen dem Beginn der Arbeit und ihrer Fertigstellung.
Je kürzer die Zykluszeit, desto schneller kann Ihr Team Ihren Kunden einen Wert bieten.
Da Kanban eine auf Agile basierende Methodik ist, wurde es entwickelt, um Kundenfeedback einfach zu verarbeiten und schnell Ergebnisse zu liefern, die Ihre Kunden zufriedenstellen!
5. Weniger Engpässe
Eine weitere Möglichkeit, die Zykluszeit zu verkürzen, besteht darin, Projektgpässe zu beseitigen.
Die Einstellung der IB-Limits hilft dabei.
Da die Anzahl der Aufgaben, an denen mehrere Teammitglieder gleichzeitig arbeiten können, begrenzt ist, werden sie nicht mit Arbeit überlastet.
Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit von Engpässen verringert, die Ihren Fortschritt behindern könnten, da sich jeder auf spezifische Aufgaben konzentriert, anstatt zu versuchen, Multitasking zu betreiben.
Heather Welch, Ressourcenmanagerin bei Ukelele Tabs, rät: „Da Kanban-Boards dank ihres Drag-and-Drop-Features einfach und intuitiv zu bedienen sind, sollten Sie den visuellen Faktor von Kanban-Boards voll ausnutzen. Erkennen Sie Engpässe innerhalb des Boards und fragen Sie Ihr Team, wie Sie sich verbessern können und was es braucht, um die jeweilige Aufgabe schneller zu erledigen.“
Die zwei Limite des Kanban-Projektmanagements
Das Kanban-System ist zwar im Vergleich zu anderen Methoden des Projektmanagements äußerst effektiv, hat aber zugegebenermaßen auch einige Nachteile.
Glücklicherweise lassen sich diese Probleme mit Hilfe einer speziellen Software für Projektmanagement wie ClickUp lösen!
1. Risiko einer schlechten Priorisierung
Wenn sich Ihr Team an das Kanban-Framework gewöhnt hat, könnte es davon besessen sein, so viele Aufgaben wie möglich in die Spalte „Fertiggestellt” zu verschieben.
Aber ... Nicht alle Aufgaben sind gleich!
Bestimmte Aufgaben sind wichtiger als andere, und wenn Sie Kanban verwenden, kann dies leicht übersehen werden.
ClickUp-Lösung: Prioritäten
Verwenden Sie die Prioritäten von ClickUp, um Ihre Projekt-Aufgaben ganz einfach zu priorisieren.
Auf diese Weise weiß Ihr Team, wie wichtig jede Aufgabe ist und welche zuerst in Angriff genommen werden muss.
2. Mögliche Probleme bei der Teamkommunikation
Kanban konzentriert sich auf den Workflow statt auf das Team.
Kanban-Teams haben nicht die Zeit, die Arbeit aller sorgfältig zu überwachen, um einen reibungslosen Flow zu gewährleisten.
Deshalb muss Ihr Kanban-Team effektiv kommunizieren, um sicherzustellen, dass Alles wie im Plan verläuft. Ohne Kommunikation werden Sie mit einer Vielzahl von Problemen konfrontiert sein.
ClickUp-Lösung: Kommentare
Hier kommen die ClickUp-Kommentare ins Spiel.
Jede Aufgabe in ClickUp verfügt über einen Kommentarbereich für:
- Freigeben Sie Ihre Erwartungen an das Team
- Fragen an Ihren Projektmanager für Projektmanagement
- Versenden wichtiger Dokumente
Mit dem Feature „Zugewiesene Kommentare ” können Sie Ihren Team-Mitgliedern sogar Aufgaben zuweisen.
Mit einem zugewiesenen Kommentar können Sie einen Kommentar sofort in eine Aufgabe umwandeln und diese dann Ihren Team-Mitgliedern zuweisen, damit sie nicht vergessen, darauf zu reagieren!
Das beste Kanban-Board für 2022
ClickUp hilft Ihnen nicht nur bei Ihrem Kanban-Workflow.
Mit der Board-Ansicht von ClickUp können Sie es auch als Online-Kanban-Board verwenden!
Was ist die Board-Ansicht von ClickUp?
Diese Ansicht visualisiert Ihre Projekt-Aufgaben als interaktives Kanban- oder Scrum-Board. Es ist superpraktisch, alle Ihre Aufgaben an einem Ort zu sehen!
Fünf Gründe, warum die Board-Ansicht perfekt für den Kanban-Ansatz geeignet ist:
1. Drag & Drop für Eilige
Genau wie bei einem physischen Board können Sie Ihre ClickUp-Aufgaben per Drag & Drop in die richtigen Spalten verschieben. Mit ClickUp können Sie eine Kanban-Karte im Handumdrehen verschieben!
2. Benutzerdefinierte Projekt-Status, die zu jedem Workflow passen
In der Board-Ansicht ist der „Status“ der Name der Kanban-Spalten.
Mit ClickUp können Sie so viele benutzerdefinierte Status erstellen, wie Sie benötigen.
Sie können Ihr Kanban-Board je nach Art des Projekts benutzerdefiniert anpassen.
Um die Status besser sichtbar zu machen, können Sie jeden Status mit einer Farbe kennzeichnen.
Sobald Sie Ihre benutzerdefinierten Status für ein bestimmtes Projekt erstellt haben, können Sie diese als Vorlage für Ihre verschiedenen Kanban-Board-Projekte speichern. Jetzt müssen Sie diese nicht mehr für jedes neue Projekt neu einrichten!
3. Sortieren und filtern Sie Ihre Aufgaben, um sie zu organisieren
Die Spalten der Kanban-Ansicht sind nicht wie bei einem gewöhnlichen Kanban-Board von links nach rechts angeordnet.
Sie können die Spalten individuell sortieren, um wichtige Aufgaben oben in den Spalten hervorzuheben, damit Ihr Team weiß, was zuerst abzuschließen ist.
Sie können auch Ihr Aufgabenmanagement verbessern, indem Sie Ihre Aufgaben nach Status, Aufgabenname, Startdatum und mehr organisieren!
Hier sind einige der Filter, die ClickUp als Anbieter bietet:
- Fälligkeitsdatum : Identifizieren Sie Aufgaben, die in naher Zukunft abgeschlossen werden müssen.
- Mitarbeiter : Zeigen Sie Aufgaben an, die einem bestimmten Mitglied des Scrum-Teams zugewiesen sind.
- Zeiterfassung : Ordnen Sie Aufgaben danach, wie viel Zeit dafür aufgewendet wurde.
4. Mit Tags behalten Sie den Überblick über alle Aufgaben
Benötigen Sie noch mehr Features, die Ihnen bei der Verwaltung von Aufgaben helfen?
Tags können Ihnen das Leben erheblich erleichtern.
Sie können es sofort kategorisieren, um es besser erkennbar zu machen.
Jetzt müssen Sie nicht mehr mühsam nach einer Aufgabe für das Projekt suchen.
5. Mehrere Ansichten für alle
Es ist ziemlich selten, eine Kanban-Software zu finden, die für Ihr gesamtes Team geeignet ist.
Glücklicherweise können Ihre Team-Mitglieder dank der Mehrfachansichten von ClickUp ihre Aufgaben ganz nach ihren Wünschen organisieren. Sie können sogar zwischen den Ansichten derselben Aufgabe wechseln!
Werfen wir einen Blick auf die Ansichten, die ClickUp bietet:
- Listenansicht: Ordnet alle Ihre Aufgaben in einer übersichtlichen kleinen Liste. Ideal für alle, die einfach nur ihre Arbeit erledigen wollen!
- Team-Ansicht: Hier können Sie alle Aufgaben Ihrer Teammitglieder in einem Format für Berichtskarten anzeigen.
- Kalender-Ansicht: Zeigen Sie Ihren Tages-/Wochen-/Monatsplan an und führen Sie die Bearbeitung durch.
- Gantt-Ansicht: Zeigen Sie Ihren Projektplan als Gantt-Diagramm an.
- Me-Modus: Zeigt nur die Ihnen zugewiesenen Aufgaben in der Ansicht an.
Informieren Sie sich über die Unterschiede zwischen Kanban- und Gantt-Diagrammen.
Fazit
Kanban ist keine Raketenwissenschaft!
Es handelt sich um eine sehr einfache Methode für das Projektmanagement.
Ganz gleich, ob Sie ein persönliches Kanban-Board für das Projektmanagement verwenden oder mehrere Projekte gleichzeitig verwalten – diese Methode kann Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeit zu erledigen.
Um Kanban effektiv zu implementieren, benötigen Sie eine Kanban-Management-Software.
ClickUp bietet alle Features, die Sie zum Verwalten Ihres Kanban-Workflows und zum Erstellen eines Kanban-Boards benötigen. Damit bleibt Ihr Team immer auf dem Laufenden, Aufgaben lassen sich mühelos verschieben und Projektänderungen schnell umsetzen.
Melden Sie sich noch heute kostenlos an und sorgen Sie dafür, dass Ihr Projektmanagement niemals dysfunktional wird!