Nun, es ist passiert. Sie haben eine Arbeit für einen Kunden abgeschlossen, eine Zahlungsaufforderung verschickt und... Grillen. Vielleicht hat der Kunde verschiedene Erklärungen angeboten, z. B. dass er im Moment nicht in der Lage ist zu zahlen, dass es Probleme mit dem Zahlungsdienstleister oder der Zahlungsmethode gibt oder dass sein Buchhalter abwesend ist.
Unabhängig von den Gründen bleibt das Ergebnis gleich: Sie haben die Arbeit abgeschlossen, aber die Zahlung ist nicht eingegangen, so dass Sie mit einem Stapel unbezahlter Rechnungen dastehen.
Ob Sie nun ein kleines Unternehmen betreiben, als Freiberufler arbeiten oder projekte für ein großes Unternehmen leiten ist die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows unerlässlich. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie in der Lage sein, Zahlungen pünktlich einzuziehen und dabei Ihre Professionalität zu wahren.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihre Kunden höflich zur Kasse bitten und unangenehme Situationen vermeiden können, anstatt auf aggressive Taktiken zurückzugreifen. Schließlich haben Sie sich die Mühe gemacht und verdienen es, für Ihre Arbeit entlohnt zu werden! 🌻
Warum ist es schwierig, Zahlungen von Kunden einzufordern?
Dies ist eine heikle, schwierige Situation: Sie brauchen den Kunden, um den fälligen Betrag zu zahlen, aber Sie wollen ihn nicht belästigen oder in Verlegenheit bringen.
Und schon gar nicht wollen Sie ihn so verärgern, dass er Ihnen einen Strich durch die Rechnung macht oder sich weigert, die Rechnung überhaupt zu bezahlen.
Vielen von uns ist es unangenehm, Zahlungsaufforderungen zu verschicken, weil wir nicht als unhöflich oder aufdringlich erscheinen wollen. Viele Berufstätige fürchten sich davor, eine E-Mail mit dem Inhalt "Ich wollte nur sehen, ob Sie diese Rechnung gesehen haben" zu versenden.
Normalerweise läuft es darauf hinaus:
- Angst vor Kundenabwanderung: Wenn Sie sich bei einem großen Teil Ihrer Einnahmen auf einen einzigen Kunden verlassen, ist es verständlich, dass Sie Angst haben, ihn zu verärgern und zukünftige Aufträge zu verlieren. Solange Sie aber professionell mit der Situation umgehen, können Sieden Kunden beibehaltenund bezahlt werden. Wollen Sie wirklich mit einem Kunden zusammenarbeiten, der seine Zahlungen ständig verzögert? Selbst wenn sich die Wege trennen, kann sich diese Situation letztlich als vorteilhaft erweisen
- Kommunikationsschwierigkeiten: Sie wissen, dass Sie um die Zahlung bitten müssen, aber es fällt Ihnen schwer, die richtigen Worte zu finden. Kundenmanagement läuft oft auf eine durchdachte Kommunikation hinaus, aber wenn Sie kein Drehbuch für diese Situation haben, ist es leicht, die Worte zu verschlucken und es falsch zu machen
- Persönliches Unbehagen: Wenn Sie dazu neigen, Konflikte zu vermeiden, finden Sie es vielleicht verlockender, eine unangenehme Aufgabe zu erledigen, als von einem Kunden die vollständige Bezahlung einer Rechnung zu verlangen. Das Vermeiden von Konflikten führt dazu, dass sich das Problem zu etwas noch Schlimmerem entwickelt. Persönliches Wachstum gehört zu einem erfolgreichen Beruf dazu, also sehen Sie dies als eine Gelegenheit, Ihre Fähigkeiten zu stärken
- Unklare Zahlungsbedingungen: Wenn Sie Fälligkeitstermine, Gebühren für Zahlungsverzug und Zahlungsoptionen nicht im Voraus klar definiert haben, schafft das Unklarheit - und Unklarheit ist nicht gut, wenn es darum geht, bezahlt zu werden. Sie können keine pünktlichen Zahlungen erhalten, wenn Sie keine Bedingungen festlegen, weshalb jede Kundenbeziehung mit einer schriftlichen Vereinbarung beginnen solltevertrag.
- Rechtliche Konsequenzen: Manche Kunden sprechen vage rechtliche Drohungen aus oder sagen Dinge wie: "Ich muss meinen Anwalt einschalten, um das zu prüfen." Lassen Sie sich von der Aussicht auf rechtliche Schritte nicht abschrecken. Informieren Sie sich in diesem Fall über die rechtlichen Aspekte des Zahlungsverfahrens in Ihrem Land, damit Sie Ihre Rechte auf Zahlung kennen
So schwierig es auch sein mag, wir müssen die Angst überwinden, als "schwierig" oder "durchsetzungsfähig" wahrgenommen zu werden Dies ist jedoch eine Chance, die Situation mit Professionalität zu bewältigen, was zu einer respektvolleren und produktiveren Kundenbeziehung führt!
Verspätete Zahlungen beeinträchtigen den Cashflow erheblich - vor allem bei Kleinunternehmern - und führen zu betrieblichen Problemen, die vermieden werden könnten, wenn man rechtzeitig bezahlt hätte.
Erstellen Sie ein CRM in ClickUp, um Kunden, Aufgaben, Zahlungen und mehr zu organisieren
Do's & Don'ts, wie man professionell und höflich nach einer Zahlung fragt
Jede Situation ist anders, aber im Allgemeinen ist es ratsam, sich an diese Tipps zu halten, um eine möglichst höfliche Zahlungsaufforderung zu erhalten.
Tun: Legen Sie die Erwartungen von Anfang an fest
Je transparenter Sie von Anfang an sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden verspätete Zahlungen leisten. Von dem Moment an, in dem Sie einen Kunden an Bord holen informieren Sie ihn über Ihre Preise und Zahlungsbedingungen.
Seien Sie proaktiv und erwähnen Sie die Zahlungsbedingungen in Ihren Verträgen. Jedes Zahlungsformular sollte Folgendes enthalten:
- Name des rechtmäßigen Kunden
- Ihre Kontaktinformationen, einschließlich Ihrer Telefonnummer und Lieferadresse
- Zahlungsrahmen oder Fälligkeitstermine
- Zahlungsmethode und Währung
- Richtlinien für Kostenerstattungen
- Verspätungsgebühren und deren Bedingungen
- Häufig gestellte Fragen (FAQs) zum Umgang mit verspäteten Zahlungen
Bitten Sie Ihre Kunden, ihre Initialen neben die Zahlungsbedingungen zu setzen, um ihnen einen zusätzlichen oomph zu geben.
Um chronischen Zahlungsverzug zu vermeiden, fügen Sie eine Klausel in Ihren Vertrag ein, die besagt, dass Sie sich das Recht vorbehalten, Kunden zu kündigen, die eine bestimmte Anzahl von Zahlungen zu spät leisten.
Don't: Sagen Sie etwas, das Sie bereuen werden
Ein feindseliger Ton schadet der Kundenbeziehung, und Sie wollen keine Brücken abbrechen.
Reagieren Sie nicht in der Hitze des Gefechts, erstellen Sie einen Kommunikationsplan für den Umgang mit Zahlungsverzug. Fügen Sie ein Drehbuch für die Eskalation verspäteter Zahlungen bei - mit Skripten -, damit Sie nicht etwas Negatives sagen, durch das Sie den Auftrag verlieren.
Tun: Bieten Sie verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an
Vielleicht zahlen Ihre Kunden zu spät, weil Sie nur Papierschecks akzeptieren. Es gibt so viele Zahlungsarten und Zahlungsabwickler, dass es am besten ist, so viele wie möglich zu akzeptieren. 💸
Akzeptieren Sie mindestens:
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Kreditkarte oder Debitkarte
- Bankkonto ACH-Überweisungen
Stellen Sie sicher, dass Sie einen Mini-SOP in Ihrem Client hinzufügen onboarding-Dokument über die Verwendung Ihres Zahlungsinstruments, damit sie den Prozess im Voraus kennen.
Zu Vermeiden: Kunden überraschen
Die Posten auf einer Rechnung sollten wirklich keine Überraschung sein. Wenn Sie wollen, dass Ihre Kunden pünktlich zahlen, schicken Sie ihnen vor dem Fälligkeitsdatum eine freundliche Erinnerung.
Eine kurze Zahlungserinnerung per E-Mail, Telefon oder Textnachricht - mit einer Kopie der Rechnung - ist eine höfliche Erinnerung für Leute, die es wirklich vergessen haben und die Rechnung nicht unbezahlt lassen wollten.
Senden und Empfangen von E-Mails innerhalb von ClickUp, um die E-Mail-Verwaltung zu optimieren
Tun: Mahnungen für den Zahlungseingang senden
Manche Leute vergessen, eine Rechnung auch nach dem Fälligkeitsdatum zu bezahlen. Das Leben ist hektisch und die Postfächer sind überfüllt, so dass es nicht ungewöhnlich ist, dass Kunden eine Mahnung übersehen.
Erstellen Sie einen internen Workflow in Ihrem software zur Aufgabenverwaltung um regelmäßige Rechnungserinnerungen zu verschiedenen Zeitpunkten zu versenden:
- Vor dem Fälligkeitsdatum
- Am Zahlungstermin
- Wenn die Zahlung überfällig ist
Don't: Vergessen Sie unbezahlte Rechnungen
Das Einzige, was schlimmer ist, als wenn ein Kunde eine Rechnung vergisst, ist, wenn Sie eine ausstehende Zahlung vergessen! Behalten Sie den Überblick über alle ausstehenden Rechnungen, indem Sie ein intelligenten Kundenmanagement-Tool das Rechnungen, Zahlungen, fehlgeschlagene Zahlungen und vieles mehr verfolgt.
Tun: Erstellen Sie ein Zahlungsanforderungsformular, indem Sie die Vorteile der Zahlungsanforderungs-API nutzen
Machen Sie es Ihren Kunden so einfach wie möglich, Sie zu bezahlen. Erstellen Sie ein Online-Zahlungsanforderungsformular, um den Zahlungsprozess zu rationalisieren.
Möglicherweise müssen Sie mit Ihren IT-Mitarbeitern zusammenarbeiten, um eine Zahlungsanforderungs-API zu integrieren - oder eine einfache DIY-Formular könnte den Trick auch tun. Binden Sie es mit ein wenig HTML in eine Webseite ein, und voilà! Ihre Kunden besuchen einfach das Portal und bezahlen den ausstehenden Betrag, dank dieser einfachen Integration mit der API für Zahlungsanforderungen.
Erstellen Sie benutzerdefinierte Formulare mit Drag-and-Drop-Feldern in ClickUp, um Zahlungen im Handumdrehen einzuziehen
Wie man es vermeidet, um Zahlung zu bitten
Rechnungen nachzugehen ist nicht die beste Verwendung Ihrer Zeit, und wir können Ihnen garantieren, dass Ihre Kunden es auch nicht mögen, wenn man ihnen hinterherläuft. 👀
Minimieren Sie den Ärger und vermeiden Sie Zahlungsaufforderungen mit diesen kleinen Änderungen:
- Verlangen Sie Vorauszahlungen: Wenn Sie den Umfang der Arbeit bereits kennen, bitten Sie den Kunden, vor Abschluss der Arbeit zu zahlen. Wenn das nicht machbar ist, bitten Sie um Anzahlungen oder Vorauszahlungen
- Bieten Sie Abonnement Dienstleistungen an: Wenn Sie jeden Monat die gleiche Leistung erbringen, belasten Sie den Kunden mit einer wiederkehrenden Abonnementgebühr über eine hinterlegte Karte
- Senden Sie Rechnungen umgehend: Schieben Sie den Versand von Rechnungen nicht auf. Schicken Sie sie immer schnell, solange das Projekt noch frisch im Gedächtnis des Kunden ist
- Bieten Sie Zahlungspläne an: Manche Kunden können Schwierigkeiten haben, ihre Rechnungen zu bezahlen, insbesondere bei größeren Beträgen. Bieten Sie in diesem Fall Zahlungspläne an, die eine Ratenzahlung ermöglichen. Ratenzahlungen zeigen dem Kunden, dass Sie bereit sind, mit ihm zu arbeiten
Vorlagen für Zahlungsaufforderungen zum Einholen von Zahlungen von Kunden
Jetzt wissen Sie, wie Sie das "Ekel" vor Zahlungsaufforderungen überwinden können. Wir wissen, dass es schwierig ist, die richtigen Worte für E-Mails mit Zahlungsaufforderungen zu finden, weshalb es wichtig ist, eine Vorlage für Zahlungsaufforderungen zu verwenden.
ClickUp Vorlagen für Zahlungsaufforderungen
Warum Stunden mit der Formatierung von Zahlungsformularen und -vereinbarungen verbringen? Verlassen Sie sich auf die Vorlagen von ClickUp, um die richtige Sprache für Zahlungsaufforderungen zu verwenden - komplett mit hübschen Farben und klarer Formatierung. ✨
Für den Anfang lassen Sie Ihre Kunden die ClickUp Einfache Zahlungsvereinbarung Vorlage . Verwenden Sie diese Vorlage, um Zahlungen zu verfolgen, den Kundenstatus zu verfolgen und benutzerdefinierte Felder für Ihre Unterlagen zu erstellen.
Legen Sie die Bedingungen für die Gehaltsabrechnung mit der Vorlage für eine einfache Zahlungsvereinbarung von ClickUp fest
Die ClickUp Zahlungsformular Vorlage macht es einfach, Zahlungsinformationen von Kunden sicher online zu erfassen. Es sendet sogar automatische Benachrichtigungen, um alle über die Zahlungen auf dem Laufenden zu halten.
Erstellen Sie einen Zahlungsfluss mit ClickUp's Payment Form Template
Neugierig auf Ihre Zahlungsdaten? Verfolgen Sie sie mit dem ClickUp Vorlage für den Zahlungsverlauf . Erfassen Sie alle Zahlungsdetails Ihrer Kunden sowie Zahlungen an Ihre Lieferanten. Die Vorlage überwacht die Zahlungsdaten im Laufe der Zeit, um potenzielle Probleme zu erkennen und Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre finanzielle Situation zu verschaffen.
Mit der ClickUp Vorlage für die Zahlungshistorie können Sie Zahlungen an Freiberufler, Kunden und Angestellte an einem Ort verfolgen
Schreiben Sie Zahlungsaufforderungen mit ClickUp AI inklusive relevanter Zahlungsdetails
Während solide Vorlagen eine solide Grundlage bieten, kann das Verfassen einer höflichen Zahlungsanfrage-E-Mail eine Herausforderung sein.
Glücklicherweise müssen Sie gar keine Zahlungsaufforderung schreiben. Verwenden Sie ClickUp AI um eine höfliche, aber bestimmte Nachricht für Sie zu verfassen - ohne Ihre Projektmanagement-Plattform zu verlassen. Verwenden Sie es, um E-Mail-Sequenzen, Telefonskripte und Texte zu schreiben, die Ihre Bedürfnisse erklären, ohne Brücken zu bauen.
Nutzen Sie ClickUp AI, um schneller zu schreiben und Ihre Texte, E-Mail-Antworten und vieles mehr zu verfeinern
Wenn Sie eine bestehende Zahlungsaufforderung haben und diese in einem freundlicheren Ton verfassen möchten, bitten Sie ClickUp AI, diese für Sie zu analysieren. Wenn der Text zu aggressiv klingt, wird die KI Änderungen vorschlagen, um die Nachricht weniger pikant zu gestalten.
Zahlungen über ClickUp-Formulare sammeln
Suchen Sie nach einer eleganten Zahlungsschnittstelle? Versuchen Sie ClickUp Forms! Es ist der schnellste Weg, um schnelle Zahlungen zu fördern, und Ihre Kunden werden den Komfort ebenfalls zu schätzen wissen. ClickUp-Formulare erfassen Sie Antworten, die mit den Aufgaben Ihres Teams verbunden sind. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Formular, um Kunden durch den Zahlungsprozess in einem eleganten Online-Portal zu führen. Die Bezahlung ist so einfach wie das Tippen auf die Schaltfläche "Bezahlen" durch Ihre Kunden.
Der letzte Ausweg: Nehmen Sie sich einen Anwalt
Zu diesem Zeitpunkt haben Sie alles getan, was Sie können, um den guten Willen zu fördern und mit Ihrem Kunden zu kommunizieren. Sollte er weiterhin die Zahlung verweigern oder sich ganz und gar weigern, seinen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen, könnte der nächste Schritt darin bestehen, rechtliche Schritte einzuleiten.
Ihr Anwalt wird dem Kunden wahrscheinlich ein scharf formuliertes Schreiben zukommen lassen, in dem er ihn auf die Möglichkeit rechtlicher Schritte hinweist, falls die Zahlung nicht umgehend erfolgt. In vielen Fällen kann der Hinweis auf rechtliche Schritte den Kunden dazu bewegen, seine Schulden zu begleichen. Aber Achtung! Dadurch wird der Kunde mit ziemlicher Sicherheit sein Konto verlieren, daher sollten Sie diese Entscheidung nicht auf die leichte Schulter nehmen.
Wenn die Einschaltung eines Anwalts finanziell nicht machbar ist, können Sie die Zahlung möglicherweise über gericht für geringfügige Forderungen aber das hängt von Ihrem Bundesland, den Vertragsbedingungen und der Höhe der Zahlung ab.
Bye-Bye, überfällige Zahlungen
Manchen Freiberuflern ist es unangenehm, die ihnen zustehenden Zahlungen einzufordern, und wir verstehen, dass das ein unangenehmes Gefühl sein kann. Befolgen Sie die Tipps in diesem Leitfaden, um Ihre Angst vor Zahlungsaufforderungen zu überwinden. Solange Sie höfliche und professionelle E-Mails versenden, können Sie die Geschäftsbeziehung aufrechterhalten und gleichzeitig Ihr Geschäft ausbauen.
Sie können Zahlungsaufforderungen selbst erstellen, aber wenn Sie Zeit sparen und Kommunikationsprobleme vermeiden möchten, sollten Sie ClickUp nutzen. Vorlagen, KI-Tools, Formulare und vieles mehr machen Zahlungsaufforderungen zu einem Kinderspiel, sodass Sie sich auf Aufgaben konzentrieren können, die tatsächlich etwas bringen. Für ClickUp anmelden !