Smartsheet kann strukturierte Projektdaten gut verarbeiten, wurde jedoch auf der Logik von Tabellenkalkulationen aufgebaut und nicht auf Live-Kapazitäten. Wenn Ihr Team seine Zeit auf mehrere Projekte aufteilt und Ihr Plan in dem Moment, in dem jemand eine Aufgabe neu zuweist, nicht mehr der Realität entspricht, sind Sie über Smartsheet hinausgewachsen.
Dieser Leitfaden behandelt acht Alternativen. Kurzfazit: Agenturen, die Kundenzeit abrechnen, sollten sich Float oder Productive ansehen. Mittelständische Teams, die komplexe Ressourcenberechnungen durchführen, benötigen Wrike oder Runn. Teams, die ihren Kapazitätsplan im selben Workspace wie die eigentliche Arbeit haben möchten, sollten sich ClickUp ansehen. Asana und monday.com liegen in der Mitte für Teams, die diese Tools bereits nutzen. Resource Guru ist die einfachste Lösung, wenn Sie lediglich eine gemeinsame Verfügbarkeitsansicht benötigen.
Unten: eine Vergleichstabelle, die fünf Dinge, auf die es bei der Bewertung dieser tools wirklich ankommt, sowie einzelne Bewertungen mit ehrlichen Limiten zu jedem tool.
Was ist Software für Kapazitätsplanung?
Kapazitätsplanungssoftware zeigt Ihnen, wie viel Arbeit Ihr Team realistisch bewältigen kann, und hilft Ihnen dann dabei, neue Aufgaben zuzuweisen, ohne dass jemand über seine Grenzen hinaus belastet wird. Sie fasst Verfügbarkeit, Urlaubstage, aktuelle Aufgaben und (bei besseren tools) Kompetenzen zusammen, sodass die Frage „Können wir dieses Projekt annehmen?“ anhand von Daten statt aus dem Bauch heraus beantwortet wird.
Warum dies heute wichtiger ist als früher: Hybride Arbeitszeiten, Vertragsarbeit und Mitarbeiter, die ihre Zeit auf drei bis fünf Projekte aufteilen, haben die Workload undurchsichtig gemacht. Eine Tabellenkalkulation kann zwar nachverfolgen, wer an was arbeitet. Sie kann Ihnen jedoch nicht sagen, dass Priya nächste Woche bei 110 % ausgelastet ist, weil zwei Termine auf denselben Dienstag fallen.
ClickUp Insight: Nur 15 % der Führungskräfte prüfen die Workload, bevor sie neue Aufgaben zuweisen. Weitere 24 % weisen Aufgaben allein auf der Grundlage von Projektfristen zu. Das Ergebnis sind überlastete Teams, nicht ausgelastete Teammitglieder und eine Art von Burnout, der erst drei Wochen zu spät auftritt, um noch behoben werden zu können.
Echte Ergebnisse: Lulu Press spart durch den Einsatz von ClickUp-Automatisierungen täglich 1 Stunde pro Mitarbeiter ein – was zu einer Steigerung der Effizienz bei der Arbeit um 12 % führt.
Smartsheet-Alternativen für die Planung der Kapazität auf einen Blick
| Tool | Am besten geeignet für | Herausragendes Feature | Preise | Ehrliche Einschränkung des Limits |
|---|---|---|---|---|
| ClickUp | Teams, die Kapazitäten, Aufgaben und Dokumente in einem Workspace zusammenführen möchten | Workload-Ansicht, verknüpft mit Live-Aufgaben; KI-gestützte Zuweisung und Priorisierung | Für immer kostenlos; Benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten für Unternehmen verfügbar | Die Feature-Vielfalt stellt für kleine Teams eine Lernkurve dar |
| Monday.com | Visuelle Nachverfolgung der Kapazität für nicht-technische Teams | Workload-Widget, farbcodierte Überbelegung | Free; kostenpflichtig ab 9 $/Benutzer/Monat | Erweiterte Features zur Workload-Auslastung sind in höheren Tarifen enthalten |
| Wrike | Unternehmensressourcenplanung mit aufwandsbasierter Terminierung | Ressourcenplaner, prozentuale Zuweisung | Kostenlos; kostenpflichtig ab 10 $/Benutzer/Monat | Hohe Lernkurve, unübersichtliche Benutzeroberfläche |
| Asana | Kapazität auf Portfolioebene über viele Projekte hinweg | Workload-Ansicht, Portfolios, Zeitleiste | Kostenlos; kostenpflichtig ab 13,49 $/Benutzer/Monat | Die Genauigkeit des Workload hängt von konsistenten Schätzungen des Aufwands ab |
| Float | Spezielle Ressourcenplanung für Agenturen | Visueller Planer, rentabilitätsorientierte Zuweisung | Ab 8,50 $ pro Benutzer und Monat | Eingeschränkte Features des Projektmanagements |
| Resource Guru | Einfache Teamplanung mit Urlaubsverwaltung | Verfügbarkeitsleiste, Kollisionserkennung | Kosten ab 5 $ pro Benutzer und Monat | Einfache Berichterstellung, wenige Integrationen |
| Runn | Echtzeit-Prognosen für die Kapazität von Serviceteams | Szenarioplanung, vorläufige Projekte | Ab 9 $ pro Benutzer und Monat | Kleine Benutzergemeinschaft, Limit an Vorlagen |
| Produktiv | Agentur-Ressourcenmanagement in Verbindung mit Budgets | Auslastung in Verbindung mit der Marge des Projekts | Kosten ab 10 $ pro Benutzer und Monat | Überdimensioniert für Geschäfte außerhalb des Dienstleistungssektors |
So bewerten wir Software bei ClickUp
Unser Redaktionsteam folgt einem transparenten, auf Recherchen basierenden und herstellerneutralen Prozess, sodass Sie darauf vertrauen können, dass unsere Empfehlungen auf dem tatsächlichen Wert des Produkts beruhen.
Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht darüber, wie wir bei ClickUp Software bewerten.
Wussten Sie schon? 50 % der Unternehmen verfügen nicht über Projekt-KPIs in Echtzeit und verschwenden daher jeden Monat mindestens einen ganzen Tag mit manueller Berichterstellung.
Warum Teams nach Smartsheet-Alternativen für die Kapazitätsplanung suchen
Teams wachsen in der Regel über Smartsheet für die Kapazitätsplanung hinaus, wenn die Ressourcendaten für Zeilen und Spalten zu dynamisch werden. Die Kapazitätsplanung erfordert Live-Aktualisierungen von Aufgaben, Sichtbarkeit bei Abwesenheiten, Prognosen zur Workload, Szenarioplanung und Änderungen bei der Zuweisung, die den Plan automatisch aktualisieren.
Smartsheet kann strukturierte Projektdaten gut nachverfolgen, aber Teams benötigen oft ein besser vernetztes System, wenn sich die Workload täglich ändert, Mitarbeiter ihre Zeit auf mehrere Projekte aufteilen oder Manager die geplante Kapazität mit der tatsächlichen Arbeit vergleichen müssen.
Worauf Sie bei tools wie Smartsheet für die Kapazitätsplanung achten sollten
Jedes Tool behauptet, genau die Lösung zu sein, die Sie brauchen, was die Auswahl schwieriger macht, als sie sein sollte. Hier sind die unverzichtbaren Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Sichtbarkeit der Workload in Echtzeit: Sie benötigen ein tool, das sich automatisch anpasset, wenn sich Zeitleisten verschieben, und anzeigt, wer überlastet ist und wer gerade Kapazitäten frei hat
- Szenarioplanung: Mit einem guten Tool können Sie „Was-wäre-wenn“-Szenarien durchspielen, bevor Sie committen, sodass Sie genau sehen können, wie sich ein neues Projekt auf die Workload Ihres Teams auswirken würde
- Nachverfolgung der Auslastung: Überwachen Sie abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Zeiten, um Überbelegungen zu erkennen, bevor sie zu einem Problem werden
- Kompetenzbasierte Zuweisung: Die besseren Tools können anhand früherer Arbeiten, der Rolle und der Verfügbarkeit empfehlen, wer eine Aufgabe übernehmen sollte. Die meisten Manager entscheiden sich standardmäßig für „denjenigen, der gerade am nächsten ist“, da ihnen diese Daten nicht vorliegen
- Integration mit bestehenden Tools: Kapazitätsdaten sind nur so genau wie die Arbeitsdaten, auf denen sie basieren. Suchen Sie nach einem Tool, das sich in Ihre Kalender, Systeme für Zeiterfassung und Projektmanagement integrieren lässt.
Die 8 besten tools wie Smartsheet für die Kapazitätsplanung
1. ClickUp
Der Vorteil von ClickUp bei der Kapazitätsplanung liegt in der Struktur: Die Workload-Ansicht nutzt Live-Aufgabendaten, sodass sich die Kapazität ändert, wenn Aufgaben verschoben werden. Dadurch entfällt der manuelle Synchronisierungsschritt, der bei den meisten tabellenbasierten Planungen zu Problemen führt.
Die Workload-Ansicht ordnet die Aufgaben jeder Person einer definierten Kapazität zu, die in Stunden, Aufgabenanzahl oder benutzerdefinierten Aufwandsfeldern wie Story Points festgelegt ist. Sie können Aufgaben direkt aus der Ansicht heraus zwischen Personen oder Zeitfenstern verschieben, und die Arbeitsauslastungsbalken werden beim Verschieben neu berechnet. Die Ansicht dient als Planungsfläche und nicht nur als Bericht.
Dashboards beziehen ihre Daten aus der Zeiterfassung, dem Fortschritt bei den Aufgaben und benutzerdefinierten Feldern, die bereits im Workspace vorhanden sind. Sie können die geplante Kapazität mit dem erfassten Aufwand vergleichen, die Verteilung auf die Teams einsehen und eine Live-Ansicht mit den Beteiligten freigeben, ohne etwas exportieren zu müssen.
ClickUp Brain umfasst Aufgaben, Dokumente und Dashboards. Es kann den Projektfortschritt zusammenfassen, Arbeitsauslastungsmuster aufzeigen und auf der Grundlage früherer Arbeiten und der aktuellen Workload Aufgaben vorschlagen.
Bei der Kapazitätsplanung empfiehlt AI Assign Aufgabenverantwortliche auf der Grundlage von Verfügbarkeit, Workload und Aufgabenkontext.
Ehrliche Meinung: ClickUp bietet viel, aber diese Vielseitigkeit hat ihren Preis. Teams, die lediglich gemeinsame Verfügbarkeitsdaten benötigen und sich nicht mit dem gesamten Arbeitsbereich vertraut machen möchten, werden feststellen, dass sich schlankere Tools wie Resource Guru oder Float schneller einrichten lassen. Die mobile Workload-Ansicht ist zudem eingeschränkter als die Desktop-Version.
Die besten Features von ClickUp
- Legen Sie mit ClickUp Goals Ziele fest und verknüpfen Sie diese mit Aufgaben, um die Nachverfolgung zu gewährleisten, wie sich die geplante Kapazität in tatsächliche Ergebnisse umsetzt
- Stellen Sie Aufgabenabhängigkeiten dar und nutzen Sie die Gantt-Ansicht von ClickUp, um zu verstehen, wie sich Verzögerungen auf Zeitleisten und die Teamauslastung auswirken
- Definieren Sie den Aufwand mithilfe von benutzerdefinierten Feldern, die der Arbeitsplanung Ihres Teams entsprechen
- Mit der integrierten Zeiterfassung von ClickUp können Sie Zeitschätzungen mit der erfassten Zeit vergleichen, um die zukünftige Planung der Kapazität zu verbessern
- Planen Sie Ihre Arbeit über Zeitleisten hinweg mit mehr als 15 flexiblen ClickUp-Ansichten, die zeigen, wie sich die Kapazität im Laufe der Zeit verändert
- Nutzen Sie Automatisierungen, um die Zuweisung von Aufgaben und die Aktualisierung von Workflows im Laufe der Arbeit zu verwalten
Vor- und Nachteile von ClickUp
Vorteile:
- Ein einheitlicher Workspace verhindert Kontext-Wildwuchs. Da Daten zur Kapazität, Aufgaben und Kommunikation an einem Ort zusammengefasst sind, spiegelt die Sichtbarkeit Ihrer Workload die Realität wider, ohne dass eine manuelle Synchronisierung erforderlich ist.
- KI-gestützte Erkenntnisse decken verborgene Muster auf. ClickUp Brain hilft Ihnen dabei, von reaktivem Feuerlöschen zu proaktiver Optimierung überzugehen, indem es Aufgaben empfiehlt und Risiken kennzeichnet
- Flexible Kapazitätseinheiten passen sich jedem Workflow an. Ganz gleich, ob Sie Stunden, Story Points oder die Anzahl der Aufgaben verwenden – die Workload-Ansicht passt sich der Arbeitsweise Ihres Teams an
Nachteile:
- Die Funktionsvielfalt stellt für Teams, die noch keine Erfahrung mit All-in-One-Plattformen haben, eine echte Lernkurve dar
- Die mobile Workload-Ansicht erfordert weniger Interaktionen als die Desktop-Version
- Das Setup dauert länger als bei speziellen Terminplanern wie Float
Preise für ClickUp
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp
- G2: 4,7/5 (über 10.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.000 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über ClickUp?
Ein G2-Benutzer berichtet:
Mir gefällt es, dass in ClickUp alles integriert ist. So kann ich besser nachvollziehen, wie die Arbeit erledigt wird und woran jeder in der Woche arbeitet. Die Sichtbarkeit auf Kapazitäten und Dokumente ist wirklich entscheidend, besonders für das Projektmanagement in einer Agentur wie unserer. Ich schätze es sehr, dass wir nichts übersehen, da alles in ClickUp zusammengefasst ist. Außerdem war das Setup für mich wirklich einfach.
Mir gefällt es, dass in ClickUp alles integriert ist. So kann ich besser nachvollziehen, wie die Arbeit erledigt wird und woran jeder in der Woche arbeitet. Die Sichtbarkeit auf Kapazitäten und Dokumente ist wirklich entscheidend, besonders für das Projektmanagement in einer Agentur wie unserer. Ich schätze es sehr, dass wir nichts übersehen, da alles in ClickUp zusammengefasst ist. Außerdem war das Setup für mich wirklich einfach.
Ein weiterer TrustRadius-Benutzer gibt an:
Ich habe Trello, Jira, Smartsheet, monday.com und Basecamp verwendet und mir mehrere andere angesehen, aber nur ClickUp bietet die Kombination aus Flexibilität und Struktur, die es mir ermöglicht, meine eigene Arbeit im selben tool zu verwalten wie mehrere Teams, die sich einige, aber nicht alle Aufgaben teilen.
Ich habe Trello, Jira, Smartsheet, monday.com und Basecamp verwendet und mir mehrere andere angesehen, aber nur ClickUp bietet die Kombination aus Flexibilität und Struktur, die es mir ermöglicht, meine eigene Arbeit im selben tool zu verwalten wie mehrere Teams, die einige, aber nicht alle Aufgaben freigeben.
2. Monday.com
Monday.com ist eine starke Smartsheet-Alternative für Teams, die eine visuelle Nachverfolgung der Workload ohne eine auf Tabellenkalkulationen basierende Benutzeroberfläche wünschen. Dank der visuellen Boards lässt sich die Verteilung der Workload auf einen Blick leicht nachvollziehen, wobei farbcodierte Leisten anzeigen, wer über, unter oder an seiner Kapazitätsgrenze liegt auf verschiedenen Zeitleisten.
Auch die Umverteilung von Aufgaben ist ganz einfach. Manager können Aufgaben direkt aus dem Workload-Widget per Drag & Drop verschieben.
Sie können auch die Automatisierungsrezepte von monday.com nutzen, um Probleme proaktiv anzugehen. Sie können beispielsweise eine Automatisierung einrichten, die eine Benachrichtigung auslöst, wenn die Workload eines Teammitglieds einen Schwellenwert überschreitet, sodass Sie eingreifen können, bevor es überlastet wird.
Ehrliche Meinung: Die Preisgestaltung von Monday.com basiert auf Benutzer-„Paketen“ (3, 5, 10), was für Teams, die nicht genau in diese Stufen passen, schnell teuer wird. Die nützlichsten Features zur Workload-Verwaltung sind erst im Pro-Plan enthalten.
Die besten Features von Monday.com
- Workload-Widget: Zeigt die Teamkapazität anhand von Leisten an und hebt überlastete Teammitglieder durch Farbcodierung sofort hervor
- Zeitleiste- und Gantt-Ansichten: Hilft Ihnen dabei, Projektzeitpläne mit der Verfügbarkeit Ihres Teams abzugleichen, um potenzielle Ressourcenkonflikte zu erkennen, bevor sie auftreten
- Integrationen: Lässt sich mit Tools wie Slack, Google Kalender und Zoom verbinden
Vor- und Nachteile von Monday.com
Vorteile:
- Sehr anschauliche Benutzeroberfläche, geringe Einarbeitungszeit
- Flexible Board-Strukturen passen sich vielen Workflows an
- Leistungsstarke Automatisierung für Warnungen bei Kapazität
Nachteile:
- Die Preisgestaltung nach Benutzergruppen benachteiligt Teams zwischen den verschiedenen Stufen
- Erweiterte Features der Kapazität sind nur in höheren Plänen verfügbar
- Komplexe Workflows zur Nachverfolgung erfordern eine umfassende benutzerdefinierte Anpassung im Vorfeld
Preise für Monday.com
- Free
- Basic: 9 $/Benutzer/Monat
- Standard: 12 $/Benutzer/Monat
- Pro: 19 $/Benutzer/Monat
- Enterprise: Wenden Sie sich an den Vertrieb
Bewertungen und Rezensionen zu Monday.com
- G2: 4,7/5 (über 15.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 5.000 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Monday.com?
Ein G2-Benutzer gibt frei:
Was mir an Monday Work Management am besten gefällt, ist, wie einfach es ist, Projekte zu organisieren und Aufgaben an einem Ort zu verfolgen. Die Benutzeroberfläche ist sehr visuell und intuitiv, sodass das gesamte Team Fortschritte, Fristen und Zuständigkeiten auf einen Blick erkennen kann. Ich schätze auch die Automatisierungsfunktionen und Integrationen, da sie den manuellen Aufwand reduzieren und dazu beitragen, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben. Insgesamt sorgt dies für eine reibungslosere Zusammenarbeit und eine wesentlich effizientere Nachverfolgung der Projekte.
Was mir an Monday Work Management am besten gefällt, ist, wie einfach es ist, Projekte zu organisieren und Aufgaben an einem Ort zu verfolgen. Die Benutzeroberfläche ist sehr visuell und intuitiv, sodass das gesamte Team Fortschritte, Fristen und Zuständigkeiten auf einen Blick erkennen kann. Ich schätze auch die Automatisierungs-Features und Integrationen, da sie den manuellen Aufwand reduzieren und dazu beitragen, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben. Insgesamt sorgt dies für eine reibungslosere Zusammenarbeit und eine wesentlich effizientere Nachverfolgung der Projekte.
Lesen Sie auch: Die Arbeit sollte sich nicht wie ein Monday anfühlen
3. Wrike
Wrike wurde für große Unternehmen entwickelt, in denen die Ressourcenzuweisung wirklich komplex ist. Das Alleinstellungsmerkmal ist die aufwandsbasierte Planung: Manager weisen Mitglieder der Teams nach Zeitaufwand in Prozent zu, anstatt nach der Anzahl der Aufgaben. Dies liefert ein realistischeres Bild der Kapazität, wenn Mitarbeiter auf mehrere Projekte verteilt sind.
Dank der integrierten Zeiterfassung können Sie den geplanten Aufwand mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit vergleichen, sodass zukünftige Schätzungen der Kapazität mit jedem Zyklus präziser werden.
Ehrliche Meinung: Die Plattform hat eine steile Lernkurve. Die vollständige Suite für das Ressourcenmanagement ist erst ab dem Business-Plan verfügbar. Einige Benutzer empfinden die Benutzeroberfläche als überladen.
Die besten Features von Wrike
- Modul für das Ressourcenmanagement: Unterstützt rollenbasierte Zugriffskontrollen, damit die richtigen Personen die richtigen Ressourcen teamübergreifend verwalten
- Workload-Diagramme: Filtern Sie die Zuweisungsansichten nach Projekt, Team oder Person, um genau aufzuzeigen, wo sich Engpässe bilden, bevor sie die Lieferung beeinträchtigen
- Berichterstellung und Analysen: Detaillierte Auslastungsberichte abteilungsübergreifend helfen der Unternehmensleitung, Ineffizienzen zu erkennen und datengestützte Personalentscheidungen zu treffen
Vor- und Nachteile von Wrike
Vorteile:
- Automatische Timer für Aufgaben erfassen Arbeitszeiten ohne manuelle Eingabe
- Mit dem Resource Planner können Manager Planungsszenarien testen, bevor sie Arbeit zuweisen
- Ressourcenanfragen durchlaufen strukturierte Workflows
Nachteile:
- Hohe Lernkurve für Teams, die noch keine Erfahrung mit Arbeitsmanagement in Unternehmen haben
- Vollständige Features nur im Business-Plan und höher
- Die Benutzeroberfläche kann etwas überladen wirken
Preise für Wrike
- Free
- Team: 10 $/Benutzer/Monat
- Geschäft: 25 $/Benutzer/Monat
- Enterprise: Wenden Sie sich an den Vertrieb
- Pinnacle: Kontaktieren Sie den Vertrieb
Bewertungen und Rezensionen zu Wrike
- G2: 4,2/5 (über 4.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5 (über 2.000 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Wrike?
Ein G2-Benutzer gibt an:
Sie müssen nicht alle erweiterten Features nutzen, um Wrike optimal einzusetzen. Sie können es zunächst minimalistisch als Tool zur Nachverfolgung von Terminen und Mitarbeitern nutzen und nach und nach weitere Funktionen zur Nachverfolgung hinzufügen, während Sie sich mit der Software vertraut machen. Es ist wirklich hervorragend konzipiert, sodass Sie es schrittweise nutzen und im Laufe der Zeit weiterentwickeln können.
Sie müssen nicht alle erweiterten Features nutzen, um Wrike optimal einzusetzen. Sie können es zunächst minimalistisch als Tool zur Verfolgung von Terminen und Mitarbeitern nutzen und nach und nach weitere Funktionen zur Nachverfolgung hinzufügen, während Sie sich mit der Software vertraut machen. Es ist wirklich hervorragend konzipiert, sodass Sie es schrittweise nutzen und im Laufe der Zeit weiterentwickeln können.
Leidet Ihr Team unter Burnout? Sehen Sie sich dieses Video zu Strategien für die Kapazitätsplanung an und optimieren Sie den Workload Ihres Teams für ein gesundes Arbeitsumfeld:
4. Asana
Wenn Sie mehrere Projekte verwalten, verliert man leicht den Überblick und überlastet am Ende sein Team. Die Workload-Ansicht von Asana hilft Ihnen dabei, Aufgaben über ganze Portfolios hinweg auszugleichen, wodurch Sie Burnout leichter vermeiden und sicherstellen können, dass Ihre wichtigsten Initiativen mit den richtigen Ressourcen ausgestattet sind.
Sie erhalten eine visuelle Übersicht über die Kapazität auf der Grundlage der von Ihnen für Aufgaben festgelegten Aufwandsschätzungen. Genau hier liegt der Haken: Wenn Ihr Team bei den Aufwandsschätzungen nicht diszipliniert vorgeht, zeigt Ihnen die Workload-Ansicht nur eine Fiktion.
Ehrliche Meinung: Die Features auf Portfolioebene von Asana sind nur in den Tarifen „Business“ und höher verfügbar, wo der Preis dann unangenehm hoch wird. Kapazitätseinheiten sind auf Stunden oder Punkte beschränkt und bieten darüber hinaus kaum Flexibilität.
Die besten Features von Asana
- Dashboards für die Berichterstellung: Zeigen Sie Echtzeit-Metriken wie Auslastung der Kapazität, erfasste Arbeitsstunden und Trends des Workload an, um datengestützte Entscheidungen zu treffen
- Portfolios: Überwachen Sie die Kapazitäten über mehrere Projekte hinweg gleichzeitig, um strategische Entscheidungen zur Ressourcennutzung zu treffen
- Zeitleiste: Ordnen Sie Projektzeitpläne der Verfügbarkeit Ihres Teams zu, um Ressourcenkonflikte zu erkennen, bevor sie zu Verzögerungen führen
Vor- und Nachteile von Asana
Vorteile:
- Die Kapazitätsplanung unterstützt gleichzeitig Ansichten auf Abteilungs- und Team-Ebene
- Lässt sich mit über 200 tools verbinden
- Kapazitätspläne werden automatisch mit Workloads und Portfolios synchronisiert
Nachteile:
- Die Kapazitätsplanung hängt von konsistenten Schätzungen des Aufwands ab
- Erweiterte Features für Workload und Portfolio erfordern Pläne der höheren Preisstufen
- Weniger flexibel für detaillierte Ressourcenprognosen als spezialisierte tools wie Runn oder Float
Preise für Asana
- Privat: Kostenlos
- Starter: 13,49 $/Benutzer/Monat
- Advanced: 30,49 $/Benutzer/Monat
- Enterprise: Kontaktieren Sie den Vertrieb
Bewertungen und Rezensionen zu Asana
- G2: 4,4/5 (über 13.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 13.000 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Asana?
Ein G2-Benutzer berichtet:
Die auf Portfolioebene hinzugefügten KI-Features liefern interessante Einblicke in große Projekte. Die ersten Tests scheinen vielversprechend zu sein, um die Berichterstellung auf Portfolioebene zu standardisieren.
Die auf Portfolioebene hinzugefügten KI-Features liefern interessante Einblicke in große Projekte. Die ersten Tests scheinen vielversprechend zu sein, um die Berichterstellung auf Portfolioebene zu standardisieren.
Wissenswertes: Bienenstöcke verfügen über eine Reserve an Bienen, die scheinbar untätig sind. Forschungen haben gezeigt, dass diese Bienen tatsächlich als Puffer für die Kapazität auf Abruf dienen, der aktiviert wird, wenn der Bedarf an Futtersuche plötzlich steigt oder eine Arbeitsgruppe Verluste erleidet. Die Natur hat das Konzept der Standby-Ressourcenpools ganz eigenständig erfunden!
5. Float
Wenn Ihr Hauptproblem darin besteht, herauszufinden, wer für welche Aufgaben verfügbar ist, kann eine vollwertige Plattform für Projektmanagement übertrieben erscheinen.
Float wurde in erster Linie als Tool zur Ressourcenplanung entwickelt, und dieser Schwerpunkt ist deutlich erkennbar. Der visuelle Planer zeigt Verfügbarkeit und Zuweisungen auf einer übersichtlichen Zeitleiste an. Per Drag-and-Drop werden Mitarbeiter Projekten zugewiesen, und die Auswirkungen auf die Workload aller Beteiligten werden sofort angezeigt. Kapazitätsberichte umfassen Auslastungsraten, Ressourcenprognosen und die Verteilung der Workload. Die integrierte Urlaubsnachverfolgung berücksichtigt Urlaube und Feiertage automatisch in der Kapazitätsplanung, sodass Sie nicht versehentlich Arbeit für jemanden einplanen, der abwesend ist.
Ehrliche Meinung: Die Features des Projektmanagements sind dürftig. Wahrscheinlich werden Sie Float mit einem separaten Tool für Aufgaben kombinieren. Auch die Berichterstellung ist weniger umfangreich als bei All-in-One-Plattformen, und die mobile Version bleibt hinter der Web-App zurück.
Die besten Features von Float
- Filterung nach Fähigkeiten und Rollen: Standardisieren Sie Rollen mit Standardkosten und Abrechnungssätzen und fügen Sie benutzerdefinierte Tags für Standort, Fähigkeiten, Dienstalter und mehr hinzu – so ist die richtige Person für den Job nur einen Filter entfernt
- Visueller Ressourcenplaner: Eine übersichtliche Zeitleiste-Oberfläche, die es einfach macht, die Verfügbarkeit des Teams zu erkennen und Mitarbeiter Projekten zuzuweisen
- Kapazitätsberichte: Erstellen Sie Berichte zu Auslastungsraten und Verfügbarkeitsprognosen, um die zukünftige Nachfrage besser planen zu können
Vor- und Nachteile von Float
Vorteile:
- Erstellt Projektkalkulationen mit realen Kosten und Abrechnungssätzen und führt die Nachverfolgung der Rentabilität in Echtzeit durch, wenn sich Pläne ändern
- Die Live-Auslastungsansicht zeigt Überkapazitäten und Margenrisiken gleichzeitig an
- Integriert sich mit ClickUp, NetSuite, Jira, Asana, monday.com, Wrike, Slack, Google Kalender und Outlook
Nachteile:
- Eingeschränkte Features des Projektmanagements
- Weniger umfangreiche Berichterstellung als bei All-in-One-Plattformen
- Mobile Benutzererfahrung hinter der Version für den Webbrowser
Preise für Float
- Starter: 8,50 $/Benutzer/Monat
- Pro: 14 $/Benutzer/Monat
- Enterprise: Wenden Sie sich an den Vertrieb
Bewertungen und Rezensionen zu Float
- G2: 4,3/5 (über 2.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 1.000 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Float?
Ein G2-Benutzer berichtet:
Ich schätze diese Plattform besonders wegen ihrer Fähigkeit, die Zeitleiste eines Projekts zu planen und zu koordinieren. Diese Plattform steigert die Effizienz und ermöglicht es Teams, besser zusammenzuarbeiten, um das Projekt innerhalb des Zeitrahmens abzuschließen. Was mir an dieser Plattform am besten gefällt, ist die Berichterstellung, die eine bessere und fundiertere Entscheidungsfindung ermöglicht, was für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist. Diese Plattform verfügt über eine weniger komplexe Benutzeroberfläche, die für die Benutzer komfortabel ist. Darüber hinaus lässt sich der Projektlebenszyklus mit dieser Plattform sehr effizient verfolgen und verwalten.
Ich schätze diese Plattform besonders wegen ihrer Fähigkeit, die Zeitleiste eines Projekts zu planen und zu koordinieren. Diese Plattform steigert die Effizienz und ermöglicht es Teams, besser zusammenzuarbeiten, um das Projekt innerhalb des Zeitrahmens abzuschließen. Was mir an dieser Plattform am besten gefällt, ist die Berichterstellung, die eine bessere und fundiertere Entscheidungsfindung ermöglicht, was für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist. Diese Plattform verfügt über eine weniger komplexe Benutzeroberfläche, die für die Benutzer komfortabel ist. Darüber hinaus lässt sich der Projektlebenszyklus mit dieser Plattform sehr effizient verfolgen und verwalten.
6. Resource Guru
Resource Guru vereinfacht die Teamplanung mit einer auf Verfügbarkeit ausgerichteten Benutzeroberfläche. Das herausragende Feature ist die Verfügbarkeitsleiste, die auf einen Blick die gebuchte und die verfügbare Zeit jedes Teammitglieds anzeigt. Das Kollisionsmanagement markiert Doppelbuchungen automatisch, bevor Sie diese committen.
Die Abwesenheitsverwaltung ist in derselben Terminplanungsansicht integriert, sodass Urlaub, Krankheitstage und Abwesenheiten direkt neben den Aufgaben für Projekte angezeigt werden.
Ehrliche Meinung: Resource Guru ist ein Terminplaner, keine Plattform für Projektmanagement. Die Berichterstellung ist einfach gehalten, die Liste der Integrationen ist kürzer als bei größeren Mitbewerbern, und für die eigentliche Arbeit mit Aufgaben benötigen Sie ein separates tool.
Die besten Features von Resource Guru
- Vorläufige Termine: Teams können vorläufige Termine für noch nicht bestätigte Arbeiten in den Zeitplan aufnehmen, was eine Vorausplanung ermöglicht, bevor die Arbeit offiziell committen wird
- Zeiterfassung: Teams können ihre Arbeitszeit mithilfe schnell fertiggestellter Timesheets erfassen, prognostizierte Stunden mit Ist-Werten vergleichen und Timesheet-Daten für eine detailliertere Analyse exportieren
- Ausstattungs- und Meeting-Raum-Buchung: Mit Resource Guru können Sie nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Ausrüstung und Meeting-Räume über dieselbe Planungsoberfläche verwalten
Vor- und Nachteile von Resource Guru
Vorteile:
- Einsatz in Agenturen, Beratung, Bauwesen, Ingenieurwesen und IT
- Unterstützt Unternehmenshierarchien mit genehmigungsbasierter Buchung
- Schnelle Einarbeitung
Nachteile:
- Eingeschränkte Features des Projektmanagements
- Grundlegende Berichterstellung
- Weniger Integrationen als größere Wettbewerber
Preise für Resource Guru
- Grasshopper: 5 $ pro Benutzer und Monat
- Blackbelt: 8 $/Benutzer/Monat
- Master: 12 $/Benutzer/Monat
Bewertungen und Rezensionen zu Resource Guru
- G2: 4,6/5 (über 400 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 500 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Resource Guru?
Ein G2-Benutzer gibt an:
Mir gefällt, dass ich mich ganz einfach bei Resource Guru anmelden kann, um zu überprüfen, wo ich gerade bin. Das hilft mir, meinen Kalender und meinen Jahresplan im Voraus zu organisieren. Für unser Unternehmen ist es von Vorteil, zu strukturieren und zu wissen, wo wir zu einem bestimmten Zeitpunkt sein müssen. Außerdem finde ich die Einrichtung und Nutzung sehr einfach. Das bereitgestellte Video war selbsterklärend, sodass ich persönlich ganz einfach loslegen konnte.
Mir gefällt, dass ich mich ganz einfach bei Resource Guru anmelden kann, um zu überprüfen, wo ich gerade bin. Das hilft mir, meinen Kalender und meinen Jahresplan im Voraus zu organisieren. Für unser Unternehmen ist es von Vorteil, zu strukturieren und zu wissen, wo wir zu einem bestimmten Zeitpunkt sein müssen. Außerdem finde ich die Einrichtung und Nutzung sehr einfach. Das bereitgestellte Video war selbsterklärend, sodass ich persönlich ganz einfach loslegen konnte.
Wissenswertes: Die Ingenieure von Netflix haben das „Chaos Engineering“ unter anderem als Test zur Überprüfung der Kapazität populär gemacht – dabei werden Systeme in der Produktion absichtlich zum Absturz gebracht, um versteckte Grenzen der Kapazität aufzudecken, bevor der echte Datenverkehr diese erreicht.
7. Runn
Wenn Sie sich auf neue Projekte committen, ohne die Auswirkungen auf Ihr Team zu kennen, verschieben sich die Liefertermine um drei Monate. Runn löst dieses Problem mit Prognosen zur Kapazität in Echtzeit und Szenarioplanung, sodass Sie den Ressourcenbedarf modellieren können, bevor Sie etwas unterschreiben.
Die Kapazitätsdiagramme von Runn zeigen die Auslastung und Verfügbarkeit des Teams im Zeitverlauf an und werden live aktualisiert, sobald sich die Projektpläne ändern. Das leistungsstärkste Feature ist die Szenarioplanung, mit der Sie modellieren können: „Was passiert, wenn wir dieses Projekt zusätzlich zu unseren bestehenden Projekten übernehmen?“
So kann ein Serviceteam beispielsweise ein Beispiel dafür geben, ob ein neues Projekt für Clients die Designer im Juni überlasten, die Ingenieure im Juli unterauslasten oder die Hinzuziehung eines Auftragnehmers erfordern würde, bevor der Vertrag unterzeichnet wird.
Ehrliche Meinung: Die Nutzergemeinschaft von Runn ist klein, was weniger Vorlagen und gemeinsam genutzte Workflows bedeutet. Wie bei Float und Resource Guru sind die Funktionen des Projektmanagements begrenzt, sodass Sie es wahrscheinlich mit einem anderen tool kombinieren werden. Auch die Integrationsmöglichkeiten sind eingeschränkter als bei den etablierten Plattformen.
Die besten Features von Runn
- Kapazitätsprognosen in Echtzeit: Runn liefert Kapazitätsprognosen in Echtzeit, die als Grundlage für Einstellungs-, Umverteilungs- und Pipeline-Entscheidungen dienen, um eine ausgewogene Auslastung zu gewährleisten
- Vorläufige Projekte: Teams können vorläufige Projekte modellieren, um zu verstehen, wie sich anstehende Arbeiten auf Kapazität, Zeitleisten und Lieferrisiken auswirken werden
- Projektphasen und Meilensteine: Pläne können mithilfe von Aufgaben, Projektphasen, Meilensteinen und Auszeiten erstellt werden, wobei zwischen verschiedenen Zeithorizonten gewechselt werden kann
Vor- und Nachteile von Runn
Vorteile:
- Planen Sie Mitarbeiter anhand prozentualer Zuweisungen zu den einzelnen Aufgaben
- Einfach einzurichten und teamübergreifend einzuführen
- Benutzerdefinierte Tags filtern Personen nach Fähigkeiten, Rollen oder Standorten
Nachteile:
- Eingeschränkte Features des Projektmanagements
- Kleinere Benutzergemeinschaft, weniger Vorlagen
- Weniger Integrationen als etablierte Wettbewerber
Preise von Runn
- Lite: 9 $/Benutzer/Monat
- Standard: 13 $/Benutzer/Monat
- Fortgeschritten: Kontaktieren Sie den Vertrieb
Bewertungen und Rezensionen von Runn
- G2: Nicht genügend Bewertungen
- Capterra: 4,8/5 (über 30 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Runn?
Ein Capterra-Benutzer erwähnt:
Rundum positive Erfahrungen hinsichtlich der Produktnutzung, der Benutzerfreundlichkeit, der Interaktion mit den Mitarbeitern/dem Support/dem Bot sowie der Bereitschaft, eine gemeinnützige Organisation bei unserem Plan zu unterstützen. Sehr zufrieden.
Rundum positive Erfahrungen hinsichtlich der Produktnutzung, der Benutzerfreundlichkeit, der Interaktion mit den Mitarbeitern/dem Support/dem Bot sowie der Bereitschaft, eine gemeinnützige Organisation bei unserer Planung zu unterstützen. Sehr zufrieden.
Wussten Sie schon? Henry Gantt erfand das Gantt-Diagramm um 1910–1915 als visuelles Hilfsmittel zur zeitlichen Planung von Workloads, um Aufgabenabläufe mit den verfügbaren Maschinen- und Arbeitskapazitäten abzustimmen. Es ist nach wie vor eines der weltweit am häufigsten verwendeten Planungstools und im Konzept im Wesentlichen unverändert geblieben.
8. Produktivität
Productive kombiniert Ressourcenplanung mit Budgetierung und Nachverfolgung der Rentabilität, sodass Sie Finanz- und Betriebsdaten an einem Ort einsehen können. Die Planungstools zeigen die Verfügbarkeit der Teammitglieder neben den Projektbudgets an, sodass Sie Ihre wertvollsten Mitarbeiter für die rentabelsten Arbeiten einsetzen können.
Productive wurde für Agenturen entwickelt, in denen Mitarbeiter ihre Zeit auf mehrere Client-Projekte aufteilen und die Margen von der Genauigkeit der Auslastungsdaten abhängen. Auslastungsberichte erfassen abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Zeiten, und die agenturspezifischen Features verwalten Retainer und Projektmargen.
Ehrliche Meinung: Der Fokus auf Agenturen ist sowohl der Vorteil als auch die Einschränkung. Wenn Sie kein Dienstleistungsunternehmen betreiben, ist vieles, was Productive bietet, nur unnötiger Aufwand. Die erweiterte Berichterstellung ist zudem nur in den teureren Plänen enthalten.
Die besten Features für mehr Produktivität
- Auslastungsprognosen: Mit Productive können Teams Auslastungsraten visualisieren und prognostizieren und fundierte Entscheidungen darüber treffen, ob neue Projekte angenommen werden sollen
- Zeiterfassung und Ist-Zahlen: Wenn jemand in Productive Arbeitszeit erfasst, werden Budgetverbrauch, Auslastung und prognostizierte Margen automatisch aktualisiert.
- Projektmanagement und Aufgabenmanagement: Productive vereint Aufgabenmanagement, Ressourcenzuweisung, Zeiterfassung, Urlaubsmanagement, Budgetierung und CRM
Vor- und Nachteile der Produktivität
Vorteile:
- Vorläufige Buchungen für unbestätigte Projekte, die in bestätigte umgewandelt werden können
- Die Terminplanung lässt sich mit Abwesenheits- und Urlaubsanträgen integrieren
- Lässt sich mit Slack, Google Kalender, Outlook, Xero, QuickBooks, BambooHR und Breathe verbinden
Nachteile:
- Der Fokus auf Agenturen ist für Nicht-Dienstleistungs-Geschäftsbereiche übertrieben
- Lernkurve für Teams, die noch keine Erfahrung mit integriertem Ressourcen- und Finanzmanagement haben
- Erweiterte Funktionen für die Berichterstellung sind nur in teureren Plänen verfügbar
Produktive Preisgestaltung
- Essential: 10 $/Benutzer/Monat
- Professional: 25 $/Benutzer/Monat
- Ultimate: Kontaktieren Sie den Vertrieb
Bewertungen zur Produktivität und Rezensionen
- G2: 4,7/5 (über 50 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 80 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Productive?
Ein G2-Benutzer erwähnt:
Ich finde die Benutzeroberfläche super intuitiv und benutzerfreundlich – das hat die Einarbeitung schnell und mühelos gemacht. Außerdem sind die tools für die Zusammenarbeit fantastisch und sorgen dafür, dass mein Team auch über verschiedene Zeitzonen hinweg in Verbindung bleibt und auf dem gleichen Stand bleibt.
Ich finde die Benutzeroberfläche super intuitiv und benutzerfreundlich – das hat die Einarbeitung schnell und mühelos gemacht. Außerdem sind die Tools für die Zusammenarbeit fantastisch und sorgen dafür, dass mein Team auch über verschiedene Zeitzonen hinweg in Verbindung bleibt und auf dem gleichen Stand bleibt.
Für welche sollten Sie sich eigentlich entscheiden?
Reiner Terminplaner, ohne Projektmanagement-Ballast: Float oder Resource Guru. Schneller einzurichten, günstiger pro Platz, und Sie behalten Ihr bestehendes Aufgaben-Tool.
Agentur oder Geschäft: Produktiv, wenn Sie nach Stunden abrechnen und Wert auf die Margen pro Projekt legen. Float, wenn Sie einen weniger aufwendigen Ansatz bevorzugen.
Mittelständische Unternehmen mit komplexen Ressourcenberechnungen: Wrike für prozentuale Zuweisungen über Portfolios hinweg. Runn, wenn die Szenarioplanung das Hauptproblem darstellt.
Sie nutzen bereits Asana oder Monday.com: Nutzen Sie das, was Sie bereits haben. Beide Tools bewältigen die Planung der Kapazität so gut, dass sich ein Wechsel allein aus diesem Grund in der Regel nicht lohnt.
Sie möchten, dass die Planung der Kapazität direkt neben der eigentlichen Arbeit stattfindet: ClickUp. Der Vorteil liegt in der Struktur – die Workload-Ansicht wird neu berechnet, wenn sich Aufgaben verschieben, da es sich um dieselben Daten handelt – und der Nachteil ist die steilere Lernkurve.
Das Muster bei allen acht: Planer wie Float und Resource Guru sind einfach zu bedienen, wenn Sie lediglich Verfügbarkeitsdaten benötigen, aber der Plan außerhalb der eigentlichen Arbeit liegt. Der Plan und die Arbeit driften auseinander, es sei denn, jemand sorgt manuell für die Synchronisierung. Genau diese Lücke schließt ein integrierter Workspace wie ClickUp von Grund auf.
Starten Sie kostenlos mit ClickUp.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Was ist der Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung?
Bei der Kapazitätsplanung geht es darum, zu verstehen, wie viel Arbeit Ihr Team insgesamt bewältigen kann, während es bei der Ressourcenplanung darum geht, bestimmte Personen bestimmten Aufgaben zuzuweisen. Die Kapazitätsplanung beantwortet die Frage: „Haben wir genug Kapazitäten?“, und die Ressourcenplanung beantwortet die Frage: „Wer soll diese Arbeit erledigen?“
Kann ich Kapazitätsplanungstools für Teams jeder Größe nutzen?
Ja, es gibt Tools für jede Größe der Teams. Kleinere Teams können mit einem einfachen Terminplaner beginnen, während größere Unternehmen oft eine umfassende Plattform benötigen, die Kapazitätsplanung mit Projektmanagement und Berichterstellung kombiniert.
Wie unterscheiden sich KI-gestützte Tools zur Kapazitätsplanung von Lösungen auf Tabellenkalkulationsbasis?
KI-gestützte Tools zur Kapazitätsplanung analysieren Live-Daten zur Workload, empfehlen Aufgabenverantwortliche, kennzeichnen Engpässe und fassen Kapazitätsrisiken zusammen. Die tabellenbasierte Planung ist auf manuelle Aktualisierungen angewiesen und ist daher veraltet, sobald sich Termine, Zuweisungen oder Verfügbarkeiten ändern.
Lassen sich Kapazitätsplanungstools in bestehende Software für Projektmanagement integrieren?
Viele spezielle Tools für die Kapazitätsplanung bieten Integrationen an. Eine All-in-One-Lösung wie ClickUp, die Kapazitätsplanung mit Aufgabenmanagement kombiniert, macht Integrationen jedoch überflüssig. Außerdem verhindert sie Probleme bei der Datensynchronisierung, die bei der Verwendung separater Tools auftreten können.