Zeitblöcke sehen auf dem Papier vielleicht gut aus, aber im echten Leben läuft selten alles nach Plan. Ablenkungen, unerwartete Aufgaben und wechselnde Prioritäten bringen selbst die besten Pläne oft durcheinander.
Die richtige Vorlage für Zeitblöcke macht hier den Unterschied.
In diesem Blogbeitrag finden Sie Notion-Vorlagen für Zeitblöcke, mit denen Sie die Kontrolle behalten. Und wenn Sie nach etwas Fortgeschrittenerem suchen, stellen wir Ihnen auch ClickUp-Vorlagen vor, mit denen Sie Ihren Schwung beibehalten können. 🤩
Möchten Sie Zeitblöcke besser verstehen, bevor wir uns näher damit befassen?
Wir haben genau das richtige Video für Sie! 👇🏽
Was macht eine gute Vorlage für Notion-Zeitblöcke aus?
Hier sind einige Punkte, auf die Sie bei der Auswahl von Notion-Vorlagen für Zeitblöcke achten sollten:
- Zeitangaben: Mit speziellen Feldern für Datum, Tag und Uhrzeit bleiben Ihre Aufgaben mit Ihrem Tagesplan synchronisiert
- Visuelle Priorisierung: Mithilfe von farbcodierten Tags oder Prioritätsbeschreibungen können Sie schnell erkennen, was Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordert
- Fortschrittsverfolgung: Integrieren Sie Kontrollkästchen, Fertigstellungsleisten oder Datenbanken, um zu überwachen, was erledigt ist und was in Bearbeitung ist
- Tägliche Flexibilität: Sie können Aufgaben per Drag & Drop verschieben, wenn sich Prioritäten ändern, ohne Ihren Zeitplan aus der Bahn zu werfen
- Pausengestaltung: Ermutigen Sie sich selbst, Zeit für Ruhe, Bewegung oder Reflexion zu blockieren, um langfristig Ihre Produktivität aufrechtzuerhalten
- Aufgabenreflexion: Bietet Space für tägliche oder wöchentliche Rückblicke, um Ihre Routine zu bewerten, anzupassen und zu verbessern
10 Notion-Vorlagen für Zeitblöcke
Hier sind einige beliebte Notion-Vorlagen für Zeitblöcke, mit denen Sie Ihren Tag planen, Aufgaben priorisieren und Fortschritte nachverfolgen können. 👇🏼
1. Vorlage für Zeitblockplaner
über Notion
Möchten Sie Ihr Zeitmanagement vereinfachen? Diese Vorlage unterteilt Ihren Tag in bestimmte Zeitblöcke, sodass Sie leichter vorausplanen und sich ohne mentale Ablenkungen auf das Wesentliche konzentrieren können.
Mit den farbcodierten Kategorien können Sie Ihren Zeitplan schnell überblicken, und wenn sich Pläne ändern (was immer der Fall ist), können Sie Elemente und Ereignisse einfach per Drag & Drop verschieben und anpassen, ohne Ihren Zeitplan für den Rest des Tages durcheinander zu bringen.
📌 Ideal für: Personen, die Klarheit und Kontrolle wünschen, ohne jede Stunde im Detail planen zu müssen
2. Vorlage für Zeitblöcke
über Notion
Das aufgabenorientierte Layout dieser Vorlage erleichtert den Einstieg, indem Sie zunächst auflisten, was zu erledigen ist. Sie können Aufgaben in Kategorien wie „Studium“, „Administrator“ oder „Besorgungen“ sortieren und ihnen eine Priorität zuweisen, damit Sie immer wissen, was zuerst zu tun ist.
Sie dient auch als Routine-Generator. Verwenden Sie sie täglich, um Gewohnheiten zu entwickeln, konzentriert zu bleiben und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, damit Sie Ihre Arbeit effizient priorisieren können.
📌 Ideal für: Personen, die sich mehr Struktur in ihrem Alltag wünschen, weniger Entscheidungsstress und einen Zeitplan, der sich an ihre Bedürfnisse anpasst
3. ULTIMATIVE Vorlage für Zeitblockplaner
über Notion
Diese Notion-Vorlage bietet ein übersichtliches Setup für eine zielgerichtete Tagesplanung.
Sie erhalten eine integrierte Navigationsleiste mit schnellem Zugriff auf Ihren Aufgaben-Posteingang, Ihren Kalender und Ihre komplette Aufgabendatenbank – praktisch, um ohne zusätzliche Klicks den Überblick zu behalten. Die Vorlage lässt sich direkt mit dem Notion-Kalender verbinden, sodass Sie Ihre Woche noch einfacher verwalten können.
Außerdem können Sie je nach Plan zwischen Ansichten wie „Zeitblockierung (Woche)“, „Ereignisse (Woche)“ und „Ereignisse (Monat)“ wechseln. Es gibt auch ein detailliertes Tutorial, das Ihnen den Einstieg erleichtert.
📌 Ideal für: Freiberufler und Fachleute, die persönliche Routinen oder saisonale Ziele verwalten oder einfach nur die Kontrolle über ihre Zeit zurückgewinnen möchten
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie visuelle Timer (wie eine Sanduhr oder ein farbwechselndes Licht) während konzentrierter Zeitblöcke, um taktile oder visuelle Hinweise zu geben, die Ihr Zeitbewusstsein und Ihr Gefühl für Dringlichkeit stärken.
4. Vorlage für tägliche Zeitblöcke
über Notion
Inspiriert von Cal Newports Zeitblockplaner, bildet diese Notion-Vorlage für Zeitblöcke Ihren Tag klar und zielgerichtet ab. Sie beginnt mit den täglichen Prioritäten und endet mit einer Reflexion, sodass Sie wissen, wo Ihre Zeit geblieben ist.
Es gibt drei Ansichten: eine Zeitleiste für die Planung, eine Tabelle für Details und ein Diagramm, das Ihre täglichen Minuten in Kreisdiagramme wie Fokus, Meetings, Pausen und sogar oberflächliche Arbeit unterteilt.
📌 Ideal für: Studierende und Deep-Work-Enthusiasten, die ihren Zeitplan stundenweise planen möchten
5. Vorlage für To-Do-Liste (Zeitblockierung + Pomodoro)
über Notion
Diese Notion-Vorlage führt Zeitblöcke mit der Pomodoro-Technik zusammen, um eine klare und nachhaltige Konzentration zu erreichen. Jeder Block dauert 30 Minuten und umfasst 25 Minuten konzentrierte Arbeit und fünf Minuten Erholung.
Aufgaben werden nach Tageszeit (Vormittag, Nachmittag, Abend, Nacht, Mitternacht) gruppiert, sodass Sie einem natürlichen Rhythmus folgen können. Was gibt es noch? Die integrierte Fortschrittsverfolgung (Nicht begonnen → In Bearbeitung → Erledigt) überwacht den Flow, während die Spalte „Überarbeiteter Plan“ spontan angepasst wird.
📌 Ideal für: Personen, die aufgabenreiche Zeitpläne verwalten, die konzentrierte Arbeitszyklen und Erholungspausen erfordern
6. Vorlage für Zeitblock-Manager
über Notion
Die Zeitblock-Manager-Vorlage von Notion enthält einen Wochenmanager, in dem Sie Zeitblöcke für Ihre gesamte Woche vorab ausfüllen können. Darüber hinaus können Sie über das Schnellaktionsfeld mit nur einem Klick Aufgaben hinzufügen oder zur wöchentlichen Übersicht springen, was Reibungsverluste reduziert.
Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und frei von Ablenkungen. Es gibt sogar ein kurzes Video von Aurelius Tjin, das Ihnen hilft, das Beste aus dem Zeitblockieren herauszuholen.
📌 Ideal für: Profis, die lieber die ganze Woche im Voraus planen und tägliche Entscheidungen vermeiden möchten.
7. Vorlage für Zeitblöcke und Countdown für Ereignisse
über Notion
Diese Vorlage für das Projektmanagement in Notion führt die tägliche Zeitblockierung mit einem Countdown-System für Ereignisse zusammen. Sie eignet sich ideal, um die Ausführung von Aufgaben mit langfristigen Fristen in Einklang zu bringen.
Verwenden Sie die anpassbare Zeitleistenansicht, um Ihren Tag zu planen, und lassen Sie das System die Aufgaben automatisch um Mitternacht zurücksetzen, damit Sie jeden Tag frisch beginnen können. Ein integrierter Timer hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, und kategorisierte Blöcke für Arbeit, Routine und Leben sorgen für eine klare Aufteilung der Prioritäten.
📌 Ideal für: Planer, die die Aufgaben des Tages jonglieren müssen und dabei langfristige Termine und Countdowns im Blick behalten müssen
🔍 Wussten Sie schon? Das Konzept des Zeitblockings orientiert sich stark an ultradianen Rhythmen. Dabei handelt es sich um natürliche Zyklen Ihres Körpers, die darauf hindeuten, dass Sie in 90-minütigen Phasen am effizientesten arbeiten.
8. Ultimative Vorlage für Zeitboxen
über Notion
Diese Vorlage konzentriert sich auf die strukturierte Festlegung von Zielen durch Zeitboxen. Sie beginnt mit langfristigen Zielen, die dann in Meilensteine mit jeweils eigenen Fristen unterteilt werden, sodass Ihre wöchentlichen Pläne immer mit dem Gesamtbild verbunden sind.
Es gibt auch zwei Layout-Stile: minimalistisch für mehr Fokus und ästhetisch, wenn Sie eine ansprechende Benutzeroberfläche bevorzugen. Darüber hinaus hilft Ihnen der Meilenstein-Tracker dabei, Ihre tägliche Planung mit den tatsächlichen Fortschritten zu verknüpfen, und das integrierte Video-Tutorial macht das Setup zum Kinderspiel.
📌 Ideal für: Zielstrebige Menschen, die tägliche Zeitblöcke mit langfristigen Meilensteinen verknüpfen und Fortschritte kontinuierlich nachverfolgen möchten
9. Vorlage für Zeitmanager
über Notion
Die Zeitmanagement-Vorlage kombiniert Zeitblöcke mit einer bereichsbasierten Nachverfolgung für persönliche und berufliche Prioritäten. Neben dem Tagesplaner verfügt sie über einen Aufgabenmanager mit Kanban- und Kalenderansichten, damit Sie den Überblick über alles behalten, was in Bearbeitung, verschoben oder erledigt ist.
Besonders hervorzuheben ist die Trennung zwischen persönlichen und geschäftlichen Bereichen. Sie können Zeitbudgets verschiedenen Kategorien wie Gesundheit, Marketing oder Erstellung von Inhalten zuweisen und genau sehen, wie Ihre Woche verläuft.
📌 Ideal für: Personen, die sowohl berufliche als auch private Prioritäten verwalten und genau sehen möchten, wofür sie ihre Zeit verwenden
10. Vorlage für Zeitblockplaner
über Notion
Wenn Sie Ihre Zeit lieber in Ebenen (täglich, wöchentlich oder monatlich) anzeigen möchten, bietet Ihnen diese Planer-Vorlage genau das.
Das integrierte Prioritätssystem sortiert Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Jeder Block ist farblich gekennzeichnet, sodass Sie Arbeit und private Aufgaben auf einen Blick erkennen können, ohne lange darüber nachdenken zu müssen. Darüber hinaus gibt es eine visuelle Komponente, mit der Sie Produktivitätsrückgänge erkennen und Ihren Arbeitsstil bei Bedarf anpassen können.
📌 Ideal für: Einzelpersonen und Fachleute, die von reaktiver zu gezielter Planung übergehen möchten, ohne den Prozess zu komplizieren
💡 Profi-Tipp: Planen Sie Energie-Audits als Blöcke, in denen Sie nachverfolgen, wie Sie sich bei verschiedenen Aufgaben oder zu verschiedenen Zeiten fühlen. Über mehrere Wochen hinweg können Sie so Ihre Blöcke an Ihre tatsächlichen Energiemuster anpassen.
Limits von Notion
Notion ist eine flexible App für Zeitblöcke, hat jedoch klare Einschränkungen, insbesondere wenn es um die Erstellung und Skalierung von Workflows geht. Dazu gehören:
- Keine verschachtelten Vorlagen: Sie können keine Vorlagen innerhalb täglich wiederholender Aufgaben verschachteln. Das Verschachteln funktioniert nur bei wöchentlichen, monatlichen oder jährlichen Wiederholungen – und auch dann nur bis zu drei Ebenen
- Fehlender Schutz von Formeln: Alle Benutzer können Formeln anzeigen und bearbeiten. Es gibt keine integrierte Möglichkeit, sie vor versehentlichen Änderungen zu schützen oder zu sperren
- Grundlegende Datenverarbeitung: Tabellen verfügen nicht über erweiterte Filter-, Pivot- oder Zahlenverarbeitungsfunktionen. Notion ist nicht für die detaillierte Analyse von Zeitdaten ausgelegt
📖 Lesen Sie auch: Die besten Notion-Alternativen
Alternative Notion-Vorlagen
Wenn Ihnen die limitierte Struktur von Notion nicht mehr ausreicht, bieten Ihnen die Vorlagen von ClickUp mehr Flexibilität für die Verwaltung von Workloads in Echtzeit, funktionsübergreifenden Projekten und anpassbaren Aufgaben-Flows.
Als bestes Tool für Zeitmanagement können Sie damit Eigentümerschaft zuweisen, Übergaben automatisieren und Zeitpläne in verschiedenen Ansichten visualisieren – alles aus einer einzigen Vorlage heraus.
Überzeugen Sie sich selbst! Hier ist, was Mendel R., ein Benutzer von ClickUp, über die App sagt:
ClickUp ist das Rückgrat unserer Agentur. Wir nutzen es für alles – Projektmanagement, Sprint-Planung, Zeiterfassung, Dokumentation und sogar für Updates für unsere Clients. Die Anpassungsmöglichkeiten sind unübertroffen. Dank Automatisierungen, benutzerdefinierten Feldern, Dashboards, KI-Antworten und aufgabenbezogenem Chat benötigen wir Slack, Notion und ein Dutzend anderer Tools nicht mehr. Es ist selten, eine Plattform zu finden, die leistungsstark genug für Entwickler und gleichzeitig intuitiv genug für Clients ist.
ClickUp ist das Rückgrat unserer Agentur. Wir nutzen es für alles – Projektmanagement, Sprint-Planung, Zeiterfassung, Dokumentation und sogar für Updates für unsere Clients. Die Anpassungsmöglichkeiten sind unübertroffen. Dank Automatisierungen, benutzerdefinierten Feldern, Dashboards, KI-Antworten und aufgabenbezogenem Chat benötigen wir Slack, Notion und ein Dutzend anderer Tools nicht mehr. Es ist selten, eine Plattform zu finden, die leistungsstark genug für Entwickler und gleichzeitig intuitiv genug für Clients ist.
Hier sind sechs Vorlagen für Zeitblöcke von ClickUp – der App für alles, was mit Arbeit zu tun hat – zum Ausprobieren. ⏰
1. Vorlage für Zeitblöcke in ClickUp
Die ClickUp-Vorlage für Zeitblöcke schützt Ihre Zeit. Anstatt zwischen mehreren Kalendern und Apps umzuschalten, erhalten Sie Zugriff auf sieben einheitliche Ansichten, die Ihnen Ihren Tagesplan, die Speicherorte für geplante Aufgaben (Startseite, Büro oder andere) und ein Planungsformular anzeigen, mit dem Sie Ihre Zeit nach Ihren Wünschen visualisieren können.
Ein toller Zeitmanagement-Tipp, um diese Vorlage optimal zu nutzen, ist die Verwendung der benutzerdefinierten Felder von ClickUp, wie z. B. Aufenthaltsort oder Spezifischer Speicherort, um Ihren Tag präzise zu taggen und zu filtern.
Wenn Sie mit sich überschneidenden Projekten oder freigegebenen Kalendern arbeiten, helfen Ihnen Aufgabenabhängigkeiten und Verfügbarkeitstags dabei, die Kontrolle zu behalten, ohne Zeitleisten zu hinterfragen oder Überbuchungen zu riskieren.
📌 Ideal für: Fachleute mit unvorhersehbaren Zeitplänen und Hybrid-Mitarbeiter, die Aufgaben und sich überschneidende Verpflichtungen an mehreren Orten jonglieren müssen
📮 ClickUp Insight: 92 % der Wissensarbeiter verwenden personalisierte Zeitmanagementstrategien. Die meisten Workflow-Management-Tools bieten jedoch noch keine robusten integrierten Zeitmanagement- oder Priorisierungsfeatures, was eine effektive Priorisierung behindern kann.
Die KI-gestützten Funktionen von ClickUp für Terminplanung und Zeiterfassung helfen Ihnen dabei, diese Vermutungen in datengestützte Entscheidungen umzuwandeln. Es kann sogar optimale Fokusfenster für Aufgaben vorschlagen. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Zeitmanagementsystem, das sich an Ihre tatsächliche Arbeitsweise anpasst!
2. Vorlage für tägliche Zeitblöcke von ClickUp
Wenn Sie sich zu viele Aufgaben vornehmen und Ihren Zeitaufwand unterschätzen, bietet Ihnen die ClickUp-Vorlage für die tägliche Zeitblockierung eine realistische, flexible Struktur für die Planung Ihres Tages.
Die Ansicht „Zeitblöcke“ dieser Vorlage hilft Ihnen dabei, Ihren Tag anhand Ihrer tatsächlichen Bandbreite und nicht nur anhand Ihrer Absichten zu planen. Die Ansicht „Tägliche Aufgaben“ bietet einen klaren Überblick über Ihre wichtigsten Prioritäten und verhindert, dass sich kleinere Aufgaben stapeln. Und wenn Ablenkungen auftreten, fängt die „Prioritäten-Matrix“ sie ab, damit sie Ihren Flow nicht stören.
📌 Ideal für: Einzelpersonen wie Studenten, Gründer oder Projektmanager, die dazu neigen, sich zu übernehmen oder auszubrennen
3. ClickUp-Vorlage für die Blockplanung
Die ClickUp-Vorlage für die Blockplanung bietet Ihnen 18 anpassbare Aufgabenstatus, mit denen Sie nuancierte Phasen in verschiedenen Workflows nachverfolgen können. Sie können Aufgaben über das Feld „Abteilung“ zuweisen, um Verantwortlichkeiten zu sortieren, ohne jedes Detail mikromanagen zu müssen.
Der wahre Wert? Die Ansichten „Workload“ und „Aufgaben-Zeitleiste“ zeigen, wer ausgelastet ist und was gefährdet ist, bevor es zu einem Engpass kommt.
📌 Ideal für: Projektmanager, Marketing-Teams und Berater, die übergreifende Termine zwischen verschiedenen Abteilungen verwalten.
💡Profi-Tipp: Aktivieren Sie KI-Zeitblockierung in Ihrem ClickUp-Kalender (Blitzsymbol ⚡️ im Prioritätenbereich), damit ClickUp die Fokuszeit für Ihre geschätzten Aufgaben intelligent plant und automatisch aufteilt oder um bestehende Ereignisse herum neu plant. Wenn eine zweistündige Aufgabe mit einem Meeting kollidiert, passt ClickUp den Block für Sie an – ohne manuelles Jonglieren.
4. ClickUp-Vorlage für Zeitboxen
Es ist einfach, einen perfekten Tag zu planen, bis man drei Stunden für eine 30-minütige Aufgabe braucht und alles andere aus dem Ruder läuft. Die ClickUp Time Box Vorlage löst dieses Problem mit integrierten Limits, die für mehr Klarheit sorgen.
Diese Listenvorlage unterteilt Projekte mithilfe der Ansicht „Zeitplan“ in übersichtliche Blöcke mit tatsächlichen Endzeiten. Sie vermeiden Überbuchungen von Aufgaben, da jede Aufgabe einen realen Zeitplatz erhält und nicht nur ein Kontrollkästchen. Und das Beste daran? Die Ansicht „Aufgabenplaner“ bietet Ihnen genau die richtigen Leitplanken, um Prioritäten zu stapeln, ohne Ihren Tag ständig umorganisieren zu müssen.
Was diese Vorlage so besonders macht, ist die Warnung bei Abhängigkeiten. Sie zeigt an, wenn Sie versuchen, Aufgaben zu planen, die noch nicht begonnen werden können, und erspart Ihnen so unnötigen Aufwand.
📌 Ideal für: Personen, die komplexe Aufgaben verwalten, wie Freiberufler, Agenturleiter oder Studenten, die ihre Studienleistungen koordinieren müssen
📖 Lesen Sie auch: Zeitmanagement-Techniken zur Steigerung der Produktivität Ihres Teams
5. ClickUp-Vorlage für Stundenpläne
Die Vorlage für Stundenpläne von ClickUp wurde für Personen entwickelt, die ihre Zeit und ihre Einnahmen gleichzeitig erfassen müssen.
Die Ansicht „Tatsächliche Auszahlung“ zeigt, wie viel Einkommen jede Aufgabe generiert, sodass Sie keine Zeit mehr mit Arbeit verschwenden, die sich nicht auszahlt. Darüber hinaus verfolgt die Ansicht „Auszahlung pro Mitarbeiter“ die Einnahmen aller Mitwirkenden, was besonders für Freiberufler und Teams mit mehreren Clients oder Projekten nützlich ist.
Mit sieben benutzerdefinierten Feldern wie „Leistung“, „Häufigkeit“ und „Gesamtauszahlung“ verwandelt die Vorlage Ihren Zeitplan in ein Live-Dashboard für Kosten und Nutzen.
📌 Ideal für: Freiberufler und Teamleiter, die die aufgewendeten Stunden mit den tatsächlichen finanziellen Ergebnissen abgleichen müssen
🧠 Wissenswertes: Benjamin Franklin war einer der ersten Zeitblocker. Er plante seinen Tag stundenweise und fragte sich jeden Morgen: „Was Gutes soll ich heute erledigen?“ Diese Gewohnheit half ihm, konzentriert und produktiv zu bleiben.
6. ClickUp-Vorlage für Projektmanagement-Zeitpläne
Die Projektmanagement-Planungsvorlage von ClickUp wandelt verstreute Projektaktualisierungen in einen strukturierten visuellen Plan um.
Mit der Projektphasenansicht können Sie die Ergebnisse eines Projekts nach Phasen organisieren, sodass Sie immer wissen, wo sich Engpässe bilden. Und das Beste daran? Mit der Ansicht „Risiken und Probleme“ können Sie Warnsignale frühzeitig erkennen und haben Zeit, Probleme zu beheben, bevor sie Ihren Zeitplan durcheinanderbringen.
Die Kombination aus benutzerdefinierten Feldern wie Fortschrittsrate, Lead und Problemstufe hilft Ihnen außerdem dabei, Prioritäten auszugleichen, ohne ständig Kosten, Aufwand und Eigentümerschaft neu berechnen zu müssen.
📌 Ideal für: Funktionsübergreifende Teams, Projektmanager oder Berater, die wichtige Projekte mit strengen Zeitvorgaben verwalten
Wechseln Sie zu ClickUp für dynamische Planung
Notion-Vorlagen eignen sich hervorragend für die Solo-Planung und schnelle Zeitblock-Setups. Sie sind einfach, übersichtlich und erledigen ihre Aufgabe, bis Sie feststellen, dass sie sich nicht ganz in Ihre Aufgaben und Projekte integrieren lassen.
Die Vorlagen von ClickUp gehen noch einen Schritt weiter. Mit anpassbaren Ansichten, Workload-Nachverfolgung in Echtzeit, Automatisierung und detaillierten Aufgabenstatus können Sie echte Prioritäten mit echten Daten verwalten.
Sind Sie bereit, ein Zeitblockierungssystem zu erstellen, das sich tatsächlich an Ihren Tag anpasst? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an! ✅