Zeitblockierung mag auf dem Papier gut aussehen, aber im wirklichen Leben läuft selten alles nach dem Plan. Ablenkungen, unerwartete Aufgaben und sich ändernde Prioritäten bringen oft selbst die besten Pläne durcheinander.
Die richtige Zeitblockierungsvorlage macht hier den Unterschied.
In diesem Blogbeitrag finden Sie Notion-Zeitblockierungsvorlagen, mit denen Sie die Kontrolle behalten. Und wenn Sie nach etwas Fortgeschrittenerem suchen, stellen wir Ihnen auch ClickUp-Vorlagen vor, mit denen Sie Ihre Dynamik aufrechterhalten können. 🤩
Möchten Sie Zeitblockierung besser verstehen, bevor wir uns näher damit befassen?
Wir haben genau das richtige Video für Sie! 👇🏽
Was macht eine gute Notion-Vorlage für Zeitblöcke aus?
Hier erfahren Sie, worauf Sie bei der Auswahl von Notion-Zeitblockierungsvorlagen achten sollten:
- Zeitangaben: Mit speziellen Feldern für Datum, Tag und Uhrzeit können Sie Ihre Aufgaben an Ihren Tagesplan anpassen.
- Visuelle Priorisierung: Mithilfe von farbcodierten Tags oder Beschreibungen mit Priorität können Sie erkennen, was Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordert.
- Nachverfolgung des Fortschritts: Integrieren Sie Kontrollkästchen, Fertigstellungsleisten oder Datenbanken, um zu überwachen, was bereits erledigt ist und was noch in Bearbeitung ist.
- Tägliche Flexibilität: Sie können Aufgaben per Drag & Drop verschieben, wenn sich Prioritäten ändern, ohne Ihren Zeitplan zu beeinträchtigen.
- Pausengestaltung: Ermutigt Sie dazu, Zeit für Ruhe, Bewegung oder Reflexion einzublocken, um langfristig die Produktivität zu erhalten.
- Aufgabenreflexion: Bietet Raum für Tages- oder Wochenrückblicke, um Ihre Routine zu bewerten, anzupassen und zu verbessern.
10 Notion-Vorlagen für Zeitblöcke
Hier sind einige beliebte Notion-Vorlagen für Zeitblöcke, die Ihnen helfen, Ihren Tag zu planen, Aufgaben zu priorisieren und den Fortschritt zu verfolgen. 👇🏼
1. Vorlage für Zeitblockplanung
via Notion
Möchten Sie Ihr Zeitmanagement vereinfachen? Diese Vorlage unterteilt Ihren Tag in bestimmte Zeitblöcke, sodass Sie leichter einen Plan erstellen und sich ohne mentale Unruhe auf das Wesentliche konzentrieren können.
Dank der farbcodierten Kategorien können Sie Ihren Zeitplan schnell überblicken, und wenn sich Pläne ändern (was ja immer der Fall ist), können Sie Elemente und Ereignisse ganz einfach per Drag & Drop verschieben und anpassen, ohne Ihren Zeitplan für den Rest des Tages durcheinander zu bringen.
📌 Ideal für: Personen, die Klarheit und Kontrolle wünschen, ohne jede Stunde im Detail planen zu müssen.
2. ZeitblockierungsVorlage
via Notion
Das aufgabenorientierte Layout dieser Vorlage erleichtert den Einstieg, indem Sie zunächst eine Liste der Aufgaben erstellen, die zu erledigen sind. Sie können Aufgaben in Kategorien wie „Studium“, „Verwaltung“ oder „Besorgungen“ sortieren und sie nach Priorität kennzeichnen, damit Sie immer wissen, was zuerst zu erledigen ist.
Es dient auch als Routine-Generator. Verwenden Sie es täglich, um Gewohnheiten zu entwickeln, konzentriert zu bleiben und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, damit Sie Ihre Arbeit effizient priorisieren können.
📌 Ideal für: Personen, die sich mehr Struktur in ihrem Alltag wünschen, weniger Entscheidungsmüdigkeit und einen Zeitplan, der sich an sie anpasst.
3. ULTIMATIVE Vorlage für Zeitblockplaner
via Notion
Diese Notion-Vorlage bietet ein übersichtliches Setup für eine zielgerichtete Tagesplanung.
Sie erhalten eine integrierte Navigationsleiste mit Schnellzugriff auf Ihren Aufgaben-Posteingang, Ihren Kalender und die gesamte Aufgabendatenbank, sodass Sie ohne zusätzliche Klicks den Überblick behalten. Die Vorlage hat eine direkte Verbindung zum Notion-Kalender, sodass Sie Ihre Woche einfacher verwalten können.
Außerdem können Sie je nach Ihrem Plan zwischen Ansichten wie Zeitblockierung (Woche), Ereignisse (Woche) und Ereignisse (Monat) wechseln. Es gibt auch ein detailliertes Tutorial, das Ihnen den Einstieg erleichtert.
📌 Ideal für: Freiberufler und Fachleute, die ihre persönlichen Routinen und saisonalen Ziele verwalten oder einfach nur die Kontrolle über ihre Zeit zurückgewinnen möchten.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie während konzentrierter Zeitblöcke visuelle Timer (wie eine Sanduhr oder ein lichtwechselndes Gerät), um taktile oder visuelle Hinweise zu geben, die Ihr Zeitbewusstsein und Ihr Gefühl für Dringlichkeit stärken.
4. Vorlage für die tägliche Zeitplanung
via Notion
Inspiriert von Cal Newports Zeitblockplaner, plant diese Notion-Vorlage für Zeitblöcke Ihren Tag klar und zielgerichtet. Sie beginnt mit den täglichen Prioritäten und endet mit einer Reflexion, damit Sie wissen, wohin Ihre Zeit geflossen ist.
Es gibt drei Ansichten: eine Zeitleiste für die Planung, eine Tabelle für Details und ein Diagramm, das Ihre täglichen Minuten in Tortenstücke wie Konzentration, Meetings, Pausen und sogar oberflächliche Arbeit unterteilt.
📌 Ideal für: Studierende und Deep-Work-Enthusiasten, die ihren Zeitplan stundenweise planen möchten.
5. Vorlage für Liste zum Zu erledigen (Zeitblockierung + Pomodoro)
via Notion
Diese Notion-Vorlage führt Zeitblockierung mit der Pomodoro-Technik zusammen für eine klare, nachhaltige Konzentration. Jeder Block dauert 30 Minuten und umfasst 25 Minuten konzentrierte Arbeit und fünf Minuten Erholung.
Die Aufgaben sind nach Tageszeit gruppiert (morgens, nachmittags, abends, nachts, Mitternacht), sodass Sie einem natürlichen Rhythmus folgen können. Und was noch? Die integrierte Nachverfolgung des Fortschritts (Nicht begonnen → In Bearbeitung → Erledigt) überwacht den Flow, während die Spalte „Überarbeiteter Plan” sich spontan anpasst.
📌 Ideal für: Personen, die einen arbeitsreichen Terminkalender verwalten, der konzentrierte Zyklen der Arbeit und Erholungspausen erfordert.
6. Vorlage für Zeitblock-Manager
via Notion
Die Zeitblock-Manager-Vorlage von Notion enthält einen Wochenmanager, in dem Sie Zeitblöcke für Ihre gesamte Woche vorab ausfüllen können. Darüber hinaus können Sie über das Schnellaktionsfeld mit nur einem Klick Aufgaben hinzufügen oder zu Ihrer Wochenübersicht springen, was den Arbeitsaufwand reduziert.
Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und ablenkungsfrei, und es gibt sogar eine kurze Videoanleitung von Aurelius Tjin, die Ihnen hilft, das Zeitblockieren optimal zu nutzen.
📌 Ideal für: Fachleute, die es vorziehen, die ganze Woche im Voraus zu planen und die tägliche Entscheidungsmüdigkeit zu vermeiden.
7. Vorlage für Zeitblockierung und Ereignis-Countdown
via Notion
Diese Notion -Vorlage für das Projektmanagement kombiniert tägliche Zeitblöcke mit einem Countdown-System für Ereignisse. Sie ist ideal, um die Ausführung von Aufgaben mit langfristigen Fristen in Einklang zu bringen.
Nutzen Sie die anpassbare Zeitleiste, um Ihren Tag zu planen, und lassen Sie das System die Aufgaben um Mitternacht automatisch zurücksetzen, damit Sie jeden Tag frisch starten können. Ein integrierter Timer hilft Ihnen dabei, verantwortungsbewusst zu bleiben, und kategorisierte Blöcke für Arbeit, Routine und Leben sorgen für eine klare Einteilung der Prioritäten.
📌 Ideal für: Planer, die die Aufgaben des Tages bewältigen und gleichzeitig langfristige Termine und Countdowns im Blick behalten müssen.
🔍 Wussten Sie schon? Das Konzept des Zeitblockings entspricht weitgehend dem ultradianen Rhythmus. Dabei handelt es sich um natürliche Zyklen Ihres Körpers, die darauf hindeuten, dass Sie in 90-Minuten-Intervallen arbeiten sollten, um maximale Effizienz zu erzielen.
8. Ultimative ZeitblockierungsVorlage
via Notion
Diese Vorlage konzentriert sich auf die strukturierte Zielsetzung durch Zeitboxing. Sie beginnt mit langfristigen Zielen und unterteilt diese dann in Meilensteine mit jeweils eigenen Fristen, sodass Ihre Wochenpläne immer mit dem Gesamtbild in Verbindung stehen.
Es gibt auch zwei Layout-Stile: minimalistisch für mehr Konzentration und ästhetisch, wenn Sie eine ansprechende visuelle Oberfläche bevorzugen. Darüber hinaus hilft Ihnen der Meilenstein-Tracker dabei, Ihre tägliche Planung mit dem tatsächlichen Fortschritt zu verknüpfen, und das integrierte Walkthrough-Video macht das Setup ganz einfach.
📌 Ideal für: Zielstrebige Menschen, die tägliche Zeitblöcke mit langfristigen Meilensteinen verknüpfen und ihren Fortschritt kontinuierlich verfolgen möchten.
9. Zeitmanager-Vorlage
via Notion
Die Zeitmanagement-Vorlage kombiniert Zeitblockierung mit bereichsbasierter Nachverfolgung für persönliche und berufliche Prioritäten. Neben dem Tagesplaner verfügt sie über einen Aufgabenmanager mit Kanban- und Kalenderansichten, mit denen Sie den Überblick über Aufgaben in Bearbeitung, verschoben oder erledigt behalten.
Besonders hervorzuheben ist die Trennung zwischen privaten und Business-Bereichen. Sie können verschiedenen Kategorien wie Gesundheit, Marketing oder Erstellung von Inhalten Zeitbudgets zuweisen und genau sehen, wie Ihre Woche verläuft.
📌 Ideal für: Personen, die sowohl berufliche als auch private Prioritäten verwalten und genau sehen möchten, wohin ihre Zeit fließt.
10. Vorlage für Zeitplanungsplaner
via Notion
Wenn Sie Ihre Zeit lieber in Ansichten (täglich, wöchentlich oder monatlich) anzeigen möchten, bietet Ihnen diese Planer-Vorlage genau das.
Das integrierte System für Prioritäten sortiert Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Jeder Block ist in Farben gekennzeichnet, sodass Sie ohne langes Nachdenken zwischen beruflichen und privaten Aufgaben unterscheiden können. Darüber hinaus gibt es eine visuelle Komponente, mit der Sie Rückgänge in der Produktivität erkennen und Ihren Arbeitsstil bei Bedarf anpassen können.
📌 Ideal für: Privatpersonen und Fachleute, die von einem reaktiven zu einem bewussten Plan übergehen möchten, ohne den Prozess zu komplizieren.
💡 Profi-Tipp: Planen Sie Energie-Audits als Blöcke, in denen Sie die Nachverfolgung Ihrer Gefühle bei verschiedenen Aufgaben oder zu verschiedenen Zeiten durchführen. Über mehrere Wochen hinweg hilft Ihnen dies dabei, Ihre Blöcke an Ihre tatsächlichen Energiemuster anzupassen.
Einschränkungen von Notion
Notion ist eine flexible App für Zeitblöcke, hat jedoch klare Limite, insbesondere wenn es um die Erstellung und Skalierung von Workflows geht. Dazu gehören:
- Keine verschachtelten Vorlagen: Sie können keine Vorlagen in täglich wiederkehrenden Aufgaben verschachteln. Verschachtelungen funktionieren nur bei wöchentlichen, monatlichen oder jährlichen Wiederholungen – und selbst dann nur bis zu drei Ebenen.
- Fehlender Formelschutz: Alle Benutzer können Formeln anzeigen und bearbeiten. Es gibt keine integrierte Möglichkeit, sie vor versehentlichen Änderungen zu schützen oder zu sichern.
- Grundlegende Datenverarbeitung: Tabellen verfügen nicht über erweiterte Filter-, Pivottabelle- oder Zahlenverarbeitungsfunktionen. Notion ist nicht für die detaillierte Analyse von Zeitdaten ausgelegt.
📖 Lesen Sie auch: Die besten Notion-Alternativen
Alternative Notion-Vorlagen
Wenn Ihnen die begrenzte Struktur von Notion nicht mehr ausreicht, bieten die Vorlagen von ClickUp mehr Flexibilität für die Verwaltung von Echtzeit-Workloads, funktionsübergreifenden Projekten und anpassbaren Aufgabenflows.
Als bestes Zeitmanagement-Tool können Sie damit Eigentümerschaften zuweisen, Übergaben automatisieren und Zeitpläne in verschiedenen Ansichten visualisieren – alles aus einer einzigen Vorlage heraus.
Überzeugen Sie sich selbst! Hier ist die Meinung von Mendel R., einem ClickUp-Benutzer, zur Verwendung der App:
ClickUp ist das Rückgrat unserer Agentur. Wir nutzen es für alles – Projektmanagement, Sprint-Planung, Zeiterfassung, Dokumentation und sogar für kundenbezogene Updates. Die Anpassungsmöglichkeiten sind unübertroffen. Dank Automatisierungen, benutzerdefinierten Feldern, Dashboards, KI-Antworten und aufgabenbezogenem Chat benötigen wir Slack, Notion und ein Dutzend anderer Tools nicht mehr. Es ist selten, eine Plattform zu finden, die leistungsstark genug für Entwickler und gleichzeitig intuitiv genug für Kunden ist.
ClickUp ist das Rückgrat unserer Agentur. Wir nutzen es für alles – Projektmanagement, Sprint-Planung, Zeiterfassung, Dokumentation und sogar für kundenbezogene Updates. Die Anpassungsmöglichkeiten sind unübertroffen. Dank Automatisierungen, benutzerdefinierten Feldern, Dashboards, KI-Antworten und aufgabenbezogenem Chat benötigen wir Slack, Notion und ein Dutzend anderer Tools nicht mehr. Es ist selten, eine Plattform zu finden, die leistungsstark genug für Entwickler und gleichzeitig intuitiv genug für Kunden ist.
Hier sind sechs Zeitblockierungsvorlagen von ClickUp – der Allround-App für die Arbeit – zum Ausprobieren. ⏰
1. ClickUp-Vorlage für Zeitblockierung
Die ClickUp-Vorlage für die Zeitplanung schützt Ihre Zeit. Anstatt zwischen mehreren Kalendern und Apps umzuschalten, erhalten Sie Zugriff auf sieben einheitliche Ansichten, die Ihnen Ihren Tagesplan, die Orte für geplante Aufgaben (zu Hause, im Büro oder anderswo) und ein Planungsformular anzeigen, mit dem Sie Ihre Zeit nach Ihren Wünschen visualisieren können.
Ein guter Zeitmanagement-Tipp, um diese Vorlage optimal zu nutzen, ist die Verwendung der Benutzerdefinierten Felder von ClickUp, wie z. B. Aufenthaltsort oder Spezifischer Standort, um Ihren Tag präzise zu taggen und zu filtern.
Wenn Sie mit sich überschneidenden Projekten oder gemeinsamen Kalendern zu tun haben, helfen Ihnen Aufgabenabhängigkeiten und Verfügbarkeits-Tags dabei, die Kontrolle zu behalten, ohne Zeitpläne hinterfragen oder Überbuchungen vornehmen zu müssen.
📌 Ideal für: Fachleute mit unvorhersehbaren Zeitplänen und Hybrid-Mitarbeiter, die Aufgaben und sich überschneidende Verpflichtungen an mehreren Standorten unter einen Hut bringen müssen.
📮 ClickUp Insight: 92 % der Wissensarbeiter verwenden personalisierte Zeitmanagementstrategien. Die meisten Workflow-Tools bieten jedoch noch keine robusten integrierten Zeitmanagement- oder Priorisierungs-Features, was eine effektive Priorisierung behindern kann.
Die KI-gestützten Planungs- und Features zur Zeiterfassung von ClickUp helfen Ihnen dabei, diese Vermutungen in datengestützte Entscheidungen umzuwandeln. Das Tool kann sogar optimale Fokusfenster für Aufgaben vorschlagen. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Zeitmanagementsystem, das sich an Ihre tatsächliche Arbeitsweise anpasst!
2. ClickUp-Vorlage für die tägliche Zeitplanung
Wenn Sie sich zu viele Aufgaben vornehmen und Ihre Zeit unterschätzen, bietet Ihnen die ClickUp-Vorlage für die tägliche Zeitplanung eine realistische, flexible Struktur für die Planung Ihres Tages.
Die Ansicht „Zeitblöcke” dieser Vorlage hilft Ihnen dabei, Ihren Tag anhand Ihrer tatsächlichen Kapazitäten zu planen, nicht nur anhand Ihrer Absichten. Die Ansicht „Tägliche Aufgaben” bietet einen klaren Überblick über Ihre wichtigsten Prioritäten und verhindert, dass sich kleinere Aufgaben stapeln. Und wenn Ablenkungen auftreten, fängt die „Prioritätsmatrix” diese auf, damit sie Ihren Flow nicht stören.
📌 Ideal für: Personen wie Studenten, Gründer oder Personen im Bereich des Projektmanagements, die dazu neigen, sich zu übernehmen oder auszubrennen.
3. ClickUp-Vorlage für Blockplanung
Die ClickUp-Vorlage für die Blockplanung bietet Ihnen 18 anpassbare Status-Möglichkeiten für Aufgaben, mit denen Sie nuancierte Phasen in verschiedenen Workflows nachverfolgen können. Sie können Aufgaben über das Feld „Abteilung“ zuweisen, um Verantwortlichkeiten zu sortieren, ohne jedes Detail im Detail verwalten zu müssen.
Der wahre Wert? Die Ansichten „Workload” und „Task-Zeitleiste” zeigen, wer seine Kapazität erreicht hat und was gefährdet ist, bevor es zu einem Engpass kommt.
📌 Ideal für: Projektmanager, Marketingteams und Berater, die übergreifende Termine zwischen verschiedenen Abteilungen verwalten.
💡Profi-Tipp: Aktivieren Sie KI‑Time‑Blocking in Ihrem ClickUp-Kalender (Blitzsymbol ⚡️ im Bereich der Prioritäten) und lassen Sie ClickUp die Fokuszeit für Ihre geschätzten Aufgaben intelligent planen und diese automatisch aufteilen oder um bestehende Ereignisse herum neu planen. Wenn eine zweistündige Aufgabe mit einem Meeting kollidiert, passt ClickUp den Block für Sie an – ohne dass Sie manuell jonglieren müssen.
4. ClickUp-Zeitbox-Vorlage
Es ist einfach, einen perfekten Tag zu planen, bis man drei Stunden für eine 30-minütige Aufgabe braucht und Alles aus dem Ruder läuft. Die ClickUp-Zeitblock-Vorlage löst dieses Problem mit integrierten Limiten, die für mehr Klarheit sorgen.
Diese Liste-Vorlage unterteilt Projekte mithilfe der Ansicht „Time Box Schedule“ in übersichtliche Blöcke mit tatsächlichen Endzeiten. Sie werden keine Aufgaben mehr überbuchen, da jede Aufgabe einen realen Zeitblock erhält und nicht nur ein Kontrollkästchen ist. Und das Beste daran? Die Ansicht „Tasks Planner“ bietet gerade genug Leitplanken, um Prioritäten zu stapeln, ohne Ihren Tag ständig neu zu organisieren.
Was diese Vorlage so besonders macht, ist die Warnung vor Abhängigkeiten. Sie zeigt an, wenn Sie versuchen, Aufgaben zu planen, die noch nicht begonnen werden können, und erspart Ihnen so unnötigen Aufwand.
📌 Ideal für: Personen, die komplexe Aufgaben verwalten, wie Freiberufler, Agenturleiter oder Studenten, die ihre Studienleistungen koordinieren müssen.
📖 Lesen Sie auch: Zeitmanagement-Techniken zur Steigerung der Produktivität der Teams
5. ClickUp-Vorlage für Stundenpläne
Die Stundenplanvorlage von ClickUp wurde für Personen entwickelt, die gleichzeitig ihre Zeit und ihre Einnahmen nachverfolgen müssen.
Die Ansicht „Tatsächliche Auszahlung“ zeigt, wie viel Einkommen jede Aufgabe generiert, sodass Sie keine Zeit mehr mit unrentablen Arbeiten verschwenden müssen. Darüber hinaus verfolgt die Ansicht „Auszahlung pro Mitarbeiter“ die Einnahmen aller Mitwirkenden, was besonders für Freiberufler und Teams mit mehreren Clients oder Projekten nützlich ist.
Mit sieben benutzerdefinierten Feldern wie „Leistung“, „Häufigkeit“ und „Gesamtvergütung“ verwandelt die Vorlage Ihren Zeitplan in ein Live-Dashboard für Kosten und Nutzen.
📌 Ideal für: Freiberufler und Teamleiter, die ihre Arbeitszeit mit den tatsächlichen finanziellen Ergebnissen abstimmen müssen.
🧠 Wissenswertes: Benjamin Franklin war einer der ersten Zeitblockierer. Er plante seinen Tag stundenweise und fragte sich jeden Morgen: „Was Gutes werde ich heute tun?“ Diese Gewohnheit half ihm, konzentriert und mit hoher Produktivität zu bleiben.
6. ClickUp-Vorlage für Zeitpläne im Bereich des Projektmanagements
Die ClickUp-Vorlage für das Projektmanagement wandelt verstreute Projektaktualisierungen in einen strukturierten visuellen Plan um.
Mit der Projektphasenansicht können Sie die Projektleistungen nach Phasen organisieren, sodass Sie immer wissen, wo sich Engpässe bilden. Und was noch? Mit der Risiken- und Probleme-Ansicht können Sie Warnsignale frühzeitig erkennen und haben so Zeit, Probleme zu beheben, bevor sie Ihren Zeitplan durcheinanderbringen.
Die Kombination von Benutzerdefinierten Feldern wie Fortschrittsrate, Lead und Problemstufe hilft Ihnen außerdem dabei, Prioritäten auszugleichen, ohne ständig Kosten, Aufwand und Verantwortlichkeiten neu berechnen zu müssen.
📌 Ideal für: Funktionsübergreifende Teams, Projektmanager oder Berater, die hochkarätige Projekte mit strengen Zeitvorgaben verwalten
Wechseln Sie zu ClickUp für eine dynamische Planung
Notion-Vorlagen eignen sich hervorragend für die Solo-Planung und schnelle Zeitblockierungen. Sie sind einfach, übersichtlich und erfüllen ihren Zweck, bis Sie feststellen, dass sie sich nicht ganz in Ihre Aufgaben und Projekte integrieren lassen.
Die Vorlagen von ClickUp gehen noch einen Schritt weiter. Mit anpassbaren Ansichten, Echtzeit-Workload-Nachverfolgung, Automatisierung und detaillierten Aufgaben-Statusen können Sie echte Prioritäten mit echten Daten verwalten.
Sind Sie bereit, ein Zeitblockierungssystem aufzubauen, das sich tatsächlich an Ihren Tagesablauf anpasst? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an! ✅