Projektmanagement kann eine entmutigende Aufgabe sein, selbst wenn alles auf der Welt "richtig" zu sein scheint.
Jedes Team möchte seine Fristen erfolgreich einhalten und seine Projekte reibungslos abwickeln. Aber selbst bei einem noch so detaillierten Plan gibt es oft unerwartete Probleme, die den Zeitplan in Verzug bringen können.
Hier kommt der Float im Projektmanagement ins Spiel.
Durch die Verbesserung der Effizienz und die Festlegung von Aufgaben, die nach Priorität geordnet werden müssen, können Sie mit Verzögerungen oder Rückschlägen umgehen, die sich Ihnen in den Weg stellen könnten. Kurz gesagt: Sie können sicher sein, dass Ihr Projekt seinen Termin einhalten wird.
In diesem Artikel erfahren Sie, was Projektmanagement Float genau ist, welche Vorteile es bietet und wie Sie es nutzen können, um Ihre Projekte im Einzelziel zu halten. 🎯
Was ist Projektmanagement-Float?
Projektmanagement-Float, auch "Slack" genannt, ist die Zeitspanne, um die sich ein Projekt verzögern kann, bevor es einen Termin nicht einhalten kann. In der Regel hängt diese Zeit davon ab, um welche Aufgaben es sich handelt und wie viel Spielraum jede einzelne Aufgabe hat.
Bestimmte Aufgaben lassen jedoch möglicherweise keine Flexibilität zu und wirken sich direkt auf den Termin für den Abschluss eines Projekts aus. Aufgaben, die nicht vor dem Abschluss einer anderen Aufgabe begonnen werden können, werden auf die so genannte kritischen Pfad des Projekts .
Diese Aufgaben müssen in einer bestimmten Reihenfolge fertiggestellt werden, bevor ein Projekt beendet werden kann. Kritischer Pfad aufgaben können keine Verzögerungen verkraften, ohne dass der Termin des Projekts direkt beeinträchtigt wird.
Ein Beispiel dafür ist in der folgenden Abbildung zu sehen. Die vier Aufgaben in Grau: Trockenbau, Schränke, Sanitär- und Elektroinstallation und Verlegen von Fußböden müssen alle in der Reihenfolge abgeschlossen werden, in der sie erscheinen, und es gibt keinen Raum für Verzögerungen. Sie befinden sich auf dem kritischen Pfad. Die anderen in der Liste aufgeführten Aufgaben (Maler- und Dekorationsarbeiten) sind sehr viel flexibler und können zu unterschiedlichen Zeitpunkten abgeschlossen werden. Im Ergebnis haben sie einen höheren Puffer.
Kritischer Pfad über projectmanager.com
Bedeutung von Float im Projektmanagement
Ihre Projektmanager sind absolute Rockstars. Sie jonglieren mit mehreren Variablen, Teams, Aufgaben und einem fernarbeitskräfte in agilen Umgebungen.
Float verschafft den Projektmanagern eine gewisse Atempause, um Unterbrechungen und Verzögerungen in der realen Welt Rechnung zu tragen. Float im Projektmanagement hilft Projektmanagern, die aktuelle Zeitleiste eines Projekts zu überwachen und die kritischsten Aufgaben zu priorisieren.
Sie können die Ressourcen besser verwalten und zeitkritischen Aufgaben neu zuordnen, um sicherzustellen, dass das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird.
Vorteile von Float im Projektmanagement
Float im Projektmanagement erledigt mehr, als nur Ihr Geschäft über Wasser zu halten. Es bringt viele Vorteile mit sich, von der Vermeidung von Terminüberschreitungen bis zur Konzentration Ihres Teams auf das, was zu erledigen ist.
Sehen wir uns die vier wichtigsten Vorteile der Einführung von Float in Ihrem Projektmanagement an.
1. Hilft bei der Überwachung des Fortschritts
Projektmanager können mit Hilfe von Float den Fortschritt eines Projekts genau nachverfolgen. Sie können Aufgaben identifizieren, die im Rückstand sind oder auf die sich Verzögerungen direkt auswirken. So können sie die Erwartungen und Fristen entsprechend anpassen.
2. Verbessert Effizienz und Produktivität
Float dient als Fahrplan für die Planungsphase eines jeden Projekts. Projektmanager können den Slack oder das Fehlen davon nutzen, um sicherzustellen, dass die zeitkritischsten Aufgaben im Zeitplan bleiben. Außerdem lassen sich so Versäumnisse bei der Festlegung der Reihenfolge der Aufgaben vermeiden.
3. Legt fest, was priorisiert werden sollte
Float im Projektmanagement dient auch als Tool für die Priorisierung. Projekte, die zeitlich flexibel sind, können zurückgestellt werden, so dass die Aufgaben, die wenig oder keinen Spielraum haben, zuerst abgeschlossen werden können. Manager können diese Informationen über integrierte Features für die Kommunikation im Team weitergeben, z. B ClickUp's Chat-Ansicht oder eine Plattform wie Microsoft Teams Stimme .
Die Ansicht "Chatten" speichert alle Ihre Kommentare in ClickUp, damit Sie jede Unterhaltung schnell wiederfinden ClickUp's Liste der Features erkunden
4. Fördert die Arbeitsmoral
Wir alle haben mal einen Fall von "Monday" (oder dienstags, mittwochs usw., was das betrifft). Die Verwendung der richtigen Tools für die jeweilige Aufgabe kann die Stimmung heben und die Arbeit erleichtern. Projektmanagement-Float gibt Managern und Mitgliedern des Teams eine bessere Sichtbarkeit, welche Aufgaben wichtig und welche nicht wichtig sind.
Ein Beispiel: Ein Projektmanagement kann Ressourcen für verzögerte Aufgaben neu zuweisen, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt. In einer anderen Instanz kann er alle Teams, die von Verzögerungen betroffen sind, rechtzeitig informieren.
Die Wahl des richtigen Float-Typs für ein besseres Projektmanagement
Im Projektmanagement gibt es verschiedene Arten von Floats. Jede davon hat ihre Stärken und ihren Zweck. So kann ein Team z. B. erfahren, wie viel Slack es für eine Aufgabe hat, während ein Projektmanager über die aktuell noch verfügbare Float-Zeit informiert wird.
Die 5 verschiedenen Arten von Pufferzeiten
Float im Projektmanagement lässt sich in mehrere Kategorien einteilen, aber hier sind die fünf verschiedenen Arten, die Sie kennenlernen werden:
1. Gesamtfloat
Die Gesamtzeit, um die sich eine geplante Aufgabe verzögern oder verlängern kann, bevor der Termin für das Abschließen des Projekts beeinträchtigt wird
**Wie wird berechnet?
Zur Berechnung der Gesamtzeitspanne müssen Sie den "frühesten" vom "spätesten" Termin subtrahieren Dabei kann es sich entweder um das Startdatum oder das Enddatum handeln, aber beide müssen auf der gleichen chronologischen Seite einer Aufgabe liegen. Verwechseln Sie nicht "früh" und "spät", denn sonst haben Sie ein ernstes Problem!
Es ist also entweder:
Gesamtfloat = (spätester Beginn)- (früher Beginn oder Gesamtfloat) Gesamtfloat = (Spätestes Ende)- (Frühes Ende)
2. Free Float
Die Berechnung des Free Float ist ähnlich wie die des Total Float. Der Unterschied besteht darin, dass sich der Gesamt-Float auf den Abschluss des Projekts bezieht, während der Free Float die Zeitspanne angibt, um die sich eine Aufgabe verzögern kann, ohne dass sich dies auf die nachfolgende Aufgabe auf dem Pfad auswirkt.
Jede Verzögerung oder Erweiterung, die über den kostenlosen Free Float einer Aufgabe hinausgeht, verzögert direkt das Startdatum der nachfolgenden Aufgabe.
Betrachten wir als Beispiel einen Entwickler, der an folgenden Aufgaben arbeitet software zur Kontaktverwaltung . Der Code für das Backend muss fertiggestellt sein, bevor das zuständige Team mit der Gestaltung der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) beginnen kann.
Wie man berechnet
Um den Free Float zu berechnen, ziehen Sie das frühe Enddatum der aktuellen Aufgabe vom frühen Startdatum der folgenden abhängigen Aufgabe ab.
Free Float = (früher Beginn der abhängigen Aufgabe) - (früheres Ende der aktuellen Aufgabe)
3. Projekt-Float
Die Gesamtzeit, um die sich ein gesamtes Projekt verzögern oder verlängern kann, bevor es mit einem Client oder Kunden in Verzug gerät, wird als Projekt-Float bezeichnet. Für Geschäfte ist dies wahrscheinlich die wichtigste Zahl, die es zu verfolgen gilt, aber es erfordert die Verwendung eines Dashboards, um alle projektbezogenen Aufgaben zu überwachen.
Ansicht mehrerer Workflows in einer einzigen Ansicht über eine saubere Kanban Board mit Board und Alles-Ansicht in ClickUp
Der Client kann eine zeitbeschränkung oder die Frist ist einfach die, auf die sich das Unternehmen geeinigt hat. In jedem Fall können es sich Geschäfte wie das Ihre nicht leisten, ein Projekt nicht zu Ende zu bringen.
Wie man rechnet
Der Projekt-Float wird auf dieselbe Weise berechnet wie der Gesamt-Float. In Unternehmen werden die beiden Begriffe oft synonym verwendet, aber heute werden wir eine einfache Unterscheidung vornehmen: Der Gesamt-Float bezieht sich auf eine einzelne Aktivität oder Aufgabe, während der Projekt-Float an den Abschluss des gesamten Projekts gebunden ist.
Um den Projekt-Float zu berechnen, gehen wir ähnlich vor, aber wir müssen zunächst wissen, wann ein Projekt frühestens abgeschlossen werden kann. Diese Zahl hängt also von der effektiven Planung sowohl der kritischen als auch der unkritischen Pfade ab.
Diesmal nehmen wir den frühesten oder geplanten Endtermin des Projekts und ziehen ihn von der letzten auferlegten oder zugesagten Frist ab.
Projekt-Float = (spätester Abschluss) - (frühester Abschluss)
4. Störende Pufferzeit
Die Zeitspanne, um die sich eine Aufgabe verzögern kann, ohne dass ein Projekt über den festgesetzten Termin hinausgeht, wird als Störungspuffer bezeichnet. Mit anderen Worten: Eine Überschreitung dieser Zeitspanne beeinträchtigt ein Projekt.
Eine Aufgabe, die sich verzögert, kann zwei Dinge zu erledigen. Erstens wird der gesamte Spielraum aufgezehrt, was bedeutet, dass andere Aufgaben weniger Zeitflexibilität haben.
Davon sind sowohl unkritische als auch kritische Aufgaben betroffen. Es kann aber auch der Tropfen sein, der das Fass zum Überlaufen bringt, indem er den Spielraum des Projekts aufbraucht, so dass alle verbleibenden Aufgaben nun kritisch sind - sie haben keinen kostenlosen Spielraum mehr.
Zweitens kann sich dadurch eine nachfolgende kritische Aufgabe verzögern. Dies führt zu einer Verzögerung des Projektabschlusses. Die verbleibende Projektpufferzeit bestimmt, ob das Projekt noch rechtzeitig abgeschlossen werden kann.
**Wie wird berechnet?
Zur Berechnung des Störungsspielraums wird der gesamte Spielraum herangezogen und der kostenlose Spielraum abgezogen.
Störender Float = (Total Float) - (Free Float)
5. Unabhängiger Float
Trotz ihres Namens bezieht sich die unabhängige Pufferzeit sowohl auf vorherige als auch auf nachfolgende Vorgänge. Sie ist definiert als die Zeitspanne, um die der Startzeitpunkt eines Vorgangs verschoben werden kann, ohne dass sich dies auf den frühesten Startzeitpunkt eines Nachfolgers auswirkt.
Der unabhängige Puffer ist also die Verzögerung bei allen Aufgaben des Projekts, die keinen Einfluss auf den frühesten Endtermin des Projekts haben. Auf diese Weise ist diese Kategorie von Pufferzeiten wirklich unabhängig.
Berechnungsweise
Zur Berechnung der unabhängigen Pufferzeit nehmen wir das verspätete Ende der vorangegangenen Aufgaben und subtrahieren den frühen Beginn der nachfolgenden Aufgaben. Dann wird die tatsächliche Dauer der Aufgabe abgezogen.
Unabhängige Pufferzeit = (früher Beginn der nachfolgenden Aufgabe)- (spätes Ende der vorherigen Aufgabe)- (Gesamtzeit der vorherigen Aufgabe)
Wie Float im Projektmanagement die Arbeitseffizienz und Produktivität Ihres Teams unterstützt
Float im Projektmanagement mag wie ein Ansatz für große Geschäfte und technische Branchen wie Maschinenbau und enterprise Microservices . Dies ist einfach nicht der Fall.
Projektmanagement float funktioniert auch für kleine und mittlere Geschäfte (SMBs) und branchen wie dem Baugewerbe oder so ziemlich alles andere. Float ist eine Taktik, die neben Ihren bestehenden Projektmanagement-Strategien eingesetzt werden kann. Sie lässt sich leicht mit Workflow- und Projektmanagement-Lösungen wie ClickUp einsetzen.
Verwenden Sie die Gantt-Ansicht in ClickUp, um aufgaben zu planen den Fortschritt des Projekts im Auge behalten und Fristen und Meilensteine verwalten
Dies bedeutet, dass es gut funktioniert mit agile tools und Methoden wie Kanban Boards, Gantt Diagramme , Scrum Boards und andere Arten von workflow-Management lösungen. Der Einsatz von float im Projektmanagement gibt Ihren PMs einen einfachen Fahrplan für ressourcenzuweisung und Prioritätensetzung.
Dies gilt insbesondere, wenn Abhängigkeiten berücksichtigt werden. Abhängigkeiten sind Aufgaben, die entweder nicht vor der Fertigstellung einer vorhergehenden Aufgabe abgeschlossen werden können oder abgeschlossen werden müssen, bevor eine andere Aufgabe begonnen werden kann.
Mit ClickUp können Sie Aufgaben miteinander verknüpfen und Abhängigkeiten festlegen, damit Ihr Team genau weiß, was als Nächstes erledigt werden muss. Dieses Konzept lässt sich ganz einfach in Ihr Geschäft integrieren! Ihr Projektmanagement wird es als beruhigend empfinden, jederzeit genau zu wissen, wie viel Slack ein Projekt hat. Und Ihr Team wird leichter zusammenarbeiten können, um den Rückstand aufzuholen und Ihr Projekt im Zeitplan zu halten. Testen Sie ClickUp's Gantt Diagramm Vorlage kostenlos
Verwenden Sie Float für ein besseres Projektmanagement
Wer wünscht sich nicht ein besseres Projektmanagement? Steigen Sie auf den Projekt-Float-Zug auf und genießen Sie eine sanfte und gleichmäßige Fahrt, egal ob Sie an einem Akquisitionsprojekt arbeiten oder lernen wie man eine Website hostet .
Sobald die Dinge implementiert sind, verfügen Sie über ein sich selbst korrigierendes System, das alle wichtigen Entscheidungen in einem Projekt leitet. Die Mitglieder des Teams werden die Richtung lieben und transparenz des Projekts slack.
Sollte das Schlimmste oder Unerwartete eintreten, können die Projektmanager den Mitgliedern des Teams und den Kunden die schlechte Nachricht so früh wie möglich überbringen. Das bedeutet, dass Enttäuschungen gemildert werden können und Ihre Teams für Kundenservice und Erfolg einen Vorsprung bei der Schadensbehebung haben.
Beginnen Sie jetzt mit der Umsetzung einer Strategie, und ehe Sie sich versehen, werden Sie und Ihr Team ein weiteres erfolgreiches Projekt mit einer Runde Root Beer Floats nach Feierabend feiern.
g **_Gastautor:
Richard Conn
ist der Senior Director für Nachfragegenerierung bei
8×8
, eine führende Kommunikationsplattform mit Cloud-basierten Callcenter-Lösungen sowie Sprach-, Video- und Chat-Funktionen._