Projektmanagement kann eine gewaltige Aufgabe sein, selbst wenn Alles in der Welt „in Ordnung” zu sein scheint.
Jedes Team möchte seinen Fristen Erfolg haben und seine Projekte reibungslos durchführen. Aber selbst mit dem detailliertesten Plan gibt es oft unerwartete Probleme, die zu Verzögerungen führen können.
Hier kommt die Pufferzeit im Projektmanagement ins Spiel.
Durch die Verbesserung der Effizienz und die Identifizierung von Aufgaben, die Priorität haben, können Sie alle Verzögerungen oder Rückschläge bewältigen, die auftreten können. Kurz gesagt: Sie können sicher sein, dass Ihr Projekt termingerecht fertiggestellt wird.
In diesem Artikel beschreiben wir genau, was Projektmanagement-Float ist, welche Vorteile es bietet und wie Sie es einsetzen können, um Ihre Projekte im Zeitplan zu halten. 🎯
Was ist Projektmanagement-Float?
Der Zeitpuffer im Projektmanagement, auch als „Slack“ bezeichnet, ist die Zeitspanne, um die ein Projekt verzögert werden kann, bevor es die Frist überschreitet. In der Regel hängt diese Zeitspanne davon ab, welche Aufgaben zu erledigen sind und wie viel Zeitpuffer jede einzelne Aufgabe zulässt.
Bestimmte Aufgaben lassen jedoch möglicherweise keine Flexibilität zu und wirken sich direkt auf den Fertigstellungstermin eines Projekts aus. Aufgaben, die nicht vor Fertigstellung einer anderen Aufgabe begonnen werden können, werden auf den sogenannten kritischen Pfad des Projekts gesetzt.
Diese Aufgaben müssen in einer bestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden, bevor ein Projekt abgeschlossen werden kann. Aufgaben auf dem kritischen Pfad vertragen keine Verzögerungen, ohne dass sich dies direkt auf den Projekttermin auswirkt.
Ein Beispiel hierfür ist in der Abbildung unten zu sehen. Die vier Aufgaben in Grau: Trockenbau, Schränke, Sanitär und Elektrik sowie Verlegen von Fußböden müssen alle in der angegebenen Reihenfolge abgeschlossen werden, ohne dass es Raum für Verzögerungen gibt. Sie befinden sich auf dem kritischen Pfad. Die anderen aufgeführten Aufgaben (Maler- und Dekorationsarbeiten) sind wesentlich flexibler und können zu unterschiedlichen Zeitpunkten abgeschlossen werden. Das Ergebnis ist, dass sie einen höheren Zeitpuffer haben.
Die Bedeutung von Zeitpuffern im Projektmanagement
Ihre Projektmanager sind absolute Rockstars. Sie jonglieren mit mehreren Variablen, Teams, Aufgaben und Remote-Mitarbeitern in agilen Umgebungen.
Float gibt Projektmanagern etwas Spielraum, um Störungen und Verzögerungen in der realen Welt zu berücksichtigen. Float im Projektmanagement hilft Projektmanagern, die aktuelle Zeitleiste eines Projekts zu überwachen und die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren.
Sie können Ressourcen besser verwalten und für zeitkritische Aufgaben umverteilen, um sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht fertiggestellt wird.
Vorteile von Float im Projektmanagement
Float im Projektmanagement leistet mehr, als nur Ihr Geschäft über Wasser zu halten. Es bringt viele Vorteile mit sich, von der Einhaltung von Terminen bis hin zur Fokussierung Ihres Teams auf die Aufgaben, die zu erledigen sind.
Sehen wir uns die vier wichtigsten Vorteile der Einführung von Zeitpuffern in Ihr Projektmanagement an.
1. Hilft bei der Überwachung des Fortschritts
Projektmanager können den Zeitpuffer nutzen, um die Nachverfolgung des Fortschritts eines Projekts genau durchzuführen. Sie können Aufgaben identifizieren, die hinter dem Zeitplan zurückliegen oder bei denen sich Verzögerungen direkt auswirken würden. So können sie die Erwartungen und Fristen entsprechend anpassen.
2. Verbessert Effizienz und Produktivität
Float dient als Roadmap für die Planungsphase eines jeden Projekts. Projektmanager können etwaige Zeitreserven oder -engpässe nutzen, um sicherzustellen, dass die zeitkritischsten Aufgaben im Zeitplan bleiben. Außerdem hilft es, Versäumnisse bei der Festlegung der Reihenfolge der Aufgaben zu vermeiden.
3. Legt fest, was priorisiert werden sollte
Float im Projektmanagement dient auch als Instrument zur Priorisierung. Projekte mit zeitlicher Flexibilität können zurückgestellt werden, damit Aufgaben mit kurzem oder keinem Float zuerst abgeschlossen werden können. Manager können diese Informationen über integrierte Teamkommunikationsfeatures wie die Chat-Ansicht von ClickUp oder eine Plattform wie Microsoft Teams Voice weitergeben.
4. Steigert die Arbeitsmoral
Wir alle kennen das Gefühl, das man montags (oder dienstags, mittwochs usw.) hat. Die Verwendung der richtigen Tools für die jeweilige Aufgabe kann dazu beitragen, die Stimmung aller zu heben und ihre Arbeit zu erleichtern. Projektmanagement-Float verschafft Managern und Teammitgliedern eine bessere Sichtbarkeit darüber, welche Aufgaben kritisch und welche nicht kritisch sind.
Beispielsweise kann ein Projektmanager Ressourcen für verzögerte Aufgaben neu zuweisen, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt. In einer anderen Instanz kann er alle von Verzögerungen betroffenen Teams rechtzeitig im Voraus informieren.
Die Wahl der richtigen Art von Zeitpuffer für ein besseres Projektmanagement
Es gibt verschiedene Arten von Zeitpuffern im Projektmanagement. Jeder hat seine Stärken und seinen Zweck. Der eine informiert ein einzelnes Team darüber, wie viel Pufferzeit es für eine Aufgabe hat, während der andere den Projektmanager über die aktuell noch verfügbare Zeit informiert.
Die 5 verschiedenen Arten von Zeitpuffer
Float im Projektmanagement lässt sich in mehrere Kategorien einteilen, aber hier sind die fünf verschiedenen Arten, die Ihnen begegnen werden:
1. Gesamtpuffer
Die Gesamtzeit, um die eine geplante Aufgabe verzögert oder verlängert werden kann, bevor sich dies auf den Fertigstellungstermin eines Projekts auswirkt.
So berechnen Sie
Um den Gesamtpuffer zu berechnen, müssen Sie den „frühesten” Wert vom „spätesten” Wert abziehen. Dies kann entweder vom Startdatum oder vom Enddatum sein, aber beide müssen aus derselben chronologischen Seite einer Aufgabe stammen. Verwechseln Sie nicht früh und spät, da Sie sonst ein ernstes Problem haben werden!
Es gibt also zwei Möglichkeiten:
Gesamtpuffer = (spätester Start) – (frühester Start oder Gesamtpuffer) Gesamtpuffer = (spätestes Ende) – (frühestes Ende)
2. Freier Float
Der freie Zeitpuffer ähnelt in seiner Berechnung dem Gesamtzeitpuffer. Der Unterschied besteht darin, dass es beim Gesamtzeitpuffer um die Fertigstellung des Projekts geht, während der freie Zeitpuffer die Zeitspanne angibt, um die eine Aufgabe verzögert werden kann, ohne dass sich dies auf die nachfolgende Aufgabe im Ablauf auswirkt.
Jede Verzögerung oder Erweiterung, die über den Freiraum einer Aufgabe hinausgeht, verzögert direkt das frühe Startdatum der folgenden Aufgabe.
Betrachten wir zum Beispiel einen Entwickler, der an einer Kontaktmanagement-Software arbeitet. Die Backend-Programmierung muss fertiggestellt sein, bevor das zuständige Team mit der Gestaltung der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) beginnen kann.
So berechnen Sie
Um den Free Float zu berechnen, nehmen Sie das früheste Fertigstellungsdatum der aktuellen Aufgabe und ziehen Sie es vom frühesten Startdatum der folgenden Aufgabe mit Abhängigkeit ab.
Kostenloser Zeitpuffer = (frühester Start des Vorgangs mit Abhängigkeit) – (frühester Abschluss des aktuellen Vorgangs)
3. Projekt-Float
Die Gesamtzeit, um die ein gesamtes Projekt verzögert oder verlängert werden kann, bevor es hinter dem Termin eines Clients oder Auftraggebers zurückbleibt, wird als Projekt-Float bezeichnet. Für Geschäfte ist dies wahrscheinlich die wichtigste Kennzahl, die zur Nachverfolgung erforderlich ist, aber dazu ist die Verwendung eines Plattform-Dashboards erforderlich, um alle projektbezogenen Aufgaben zu überwachen.
Der Client kann im Rahmen der Vertragsbedingungen eine zeitliche Beschränkung auferlegen, oder die Frist ist einfach diejenige, auf die sich das Unternehmen geeinigt hat. In jedem Fall können Geschäfte wie Ihr es sich nicht leisten, einen Termin für den Abschluss eines Projekts zu verpassen.
So berechnen Sie den Wert
Der Projektpuffer wird auf die gleiche Weise berechnet wie der Gesamtpuffer. Unternehmen verwenden die beiden Begriffe oft synonym, aber heute werden wir eine einfache Unterscheidung treffen: Der Gesamtpuffer bezieht sich auf eine einzelne Aktivität oder Aufgabe, während der Projektpuffer mit der Fertigstellung des gesamten Projekts verbunden ist.
Um den Projektpuffer zu berechnen, gehen wir ähnlich vor, müssen jedoch zunächst wissen, wann ein Projekt frühestens abgeschlossen werden kann. Diese Zahl hängt also von einer effektiven Planung sowohl der kritischen als auch der nicht kritischen Pfade ab.
Dieses Mal nehmen wir das früheste oder geplante Enddatum des Projekts und ziehen es vom spätesten Termin ab, der vorgeschrieben oder committen wurde.
Projekt-Float = (spätester Fertigstellungstermin) – (frühester Fertigstellungstermin)
4. Störender Zeitpuffer
Die Zeitspanne, um die eine Aufgabe verzögert werden kann, ohne dass das Projekt seinen committeten Termin überschreitet, wird als „Interfering Float” bezeichnet. Mit anderen Worten: Eine Überschreitung dieser zugewiesenen Zeit beeinträchtigt das Projekt.
Wenn sich eine Aufgabe verzögert, kann dies zwei Auswirkungen haben. Erstens wird Ihr Gesamtpuffer aufgebraucht, was bedeutet, dass andere Aufgaben weniger zeitliche Flexibilität haben.
Dies wirkt sich sowohl auf nicht kritische als auch auf kritische Aufgaben aus. Es kann auch der Tropfen sein, der das Fass zum Überlaufen bringt, indem Ihr Projekt-Float aufgebraucht wird, sodass alle verbleibenden Aufgaben nun kritisch sind – sie haben keinen freien Float mehr.
Zweitens kann es eine nachfolgende kritische Aufgabe verzögern. Das Ergebnis ist eine Verzögerung des Projektabschlusses. Die verbleibende Projekt-Float-Menge bestimmt, ob das Projekt noch rechtzeitig abgeschlossen werden kann.
So berechnen Sie
Um die interferierende Pufferzeit zu berechnen, ziehen wir die kostenlose Pufferzeit von der Gesamtpufferzeit ab.
Interferierende Pufferzeit = (Gesamtpufferzeit) – (freie Pufferzeit)
5. Unabhängige Pufferzeit
Trotz seines Namens betrifft der unabhängige Zeitpuffer sowohl vorherige als auch nachfolgende Aktivitäten. Er ist definiert als die Zeitspanne, um die der Start einer Aktivität verzögert werden kann, ohne dass dies Auswirkungen auf den frühesten Startzeitpunkt nachfolgender Aktivitäten hat.
Unabhängige Zeitreserve ist also die Verzögerung bei den Aufgaben des Projekts, die keinen Einfluss auf das früheste Fertigstellungsdatum des Projekts haben. In diesem Sinne ist diese Kategorie der Zeitreserve wirklich unabhängig.
So berechnen Sie
Um den unabhängigen Zeitpuffer zu berechnen, nehmen wir das späteste Fertigstellungsdatum der vorherigen Aufgaben und subtrahieren davon den frühesten Starttermin der nachfolgenden Aufgaben. Dann ziehen wir die tatsächliche Dauer der Aufgabe ab.
Unabhängiger Zeitpuffer = (vorzeitiger Beginn der nachfolgenden Aufgabe) – (verspäteter Abschluss der vorherigen Aufgabe) – (Gesamtzeit der vorherigen Aufgabe)
Wie Float im Projektmanagement die Arbeitseffizienz und Produktivität Ihres Teams steigert
Float im Projektmanagement mag wie ein Ansatz für große Unternehmen und Technologiebranchen wie Ingenieurwesen und Enterprise-Microservices erscheinen. Das ist jedoch nicht der Fall.
Der Zeitpuffer im Projektmanagement eignet sich auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Branchen wie das Bauwesen oder fast alle anderen Bereiche. Der Zeitpuffer ist eine Taktik, die Sie zusätzlich zu Ihren bestehenden Projektmanagementstrategien einsetzen können. Er lässt sich leicht mit Workflow- und Projektmanagement-Lösungen wie ClickUp verwenden.
Das bedeutet, dass es gut mit agilen Tools und Methoden wie Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen, Scrum-Boards und anderen Arten von Workflow-Management-Lösungen zusammenarbeitet. Die Verwendung von Float im Projektmanagement gibt Ihren Projektmanagern einen einfachen Fahrplan für die Ressourcenzuweisung und Priorisierung an die Hand.
Dies gilt insbesondere, wenn Abhängigkeiten berücksichtigt werden. Abhängigkeiten sind Aufgaben, die entweder nicht vor Abschluss einer vorherigen Aufgabe abgeschlossen werden können oder abgeschlossen sein müssen, bevor eine andere Aufgabe begonnen werden kann.
Mit ClickUp können Sie Verknüpfungen zwischen Aufgaben erstellen und Abhängigkeiten festlegen, sodass Ihr Team genau weiß, was als Nächstes zu erledigen ist. Dieses Konzept lässt sich ganz einfach in Ihr Geschäft integrieren! Ihr Projektmanagement wird von der beruhigenden Wirkung profitieren, jederzeit genau zu wissen, wie viel Slack ein Projekt hat. Und Ihr Team wird leichter zusammenarbeiten können, um etwaige Verzögerungen auszugleichen und Ihr Projekt termingerecht abzuschließen.
Nutzen Sie Spielraum für ein besseres Projektmanagement
Wer wünscht sich kein besseres Projektmanagement? Steigen Sie auf den Projekt-Float-Zug auf und genießen Sie eine reibungslose und stabile Fahrt, egal ob Sie an einem Akquisitionsprojekt arbeiten oder lernen, wie man eine Website hostet.
Sobald alles implementiert ist, verfügen Sie über ein selbstkorrigierendes System, das alle wichtigen Entscheidungen des Projekts steuert. Die Mitglieder des Teams werden die Ausrichtung und Transparenz von Project Slack zu schätzen wissen.
Sollte das Schlimmste oder Unerwartete eintreten, können Projektmanager die schlechten Nachrichten so früh wie möglich an die Mitglieder der Teams und Kunden weitergeben. So lassen sich Enttäuschungen mildern, und Ihre Kundendienst- und Teams für Erfolg können frühzeitig mit der Schadensbehebung beginnen.
Beginnen Sie jetzt mit der Umsetzung einer Strategie, und bevor Sie sich versehen, werden Sie und Ihr Team ein weiteres erfolgreiches Projekt mit einer Runde Root Beer Floats nach Feierabend feiern.
Gästeschriftsteller:
Richard Conn ist Senior Director für Demand Generation bei 8×8, einer führenden Kommunikationsplattform mit cloudbasierten Callcenter-Lösungen sowie Sprach-, Video- und Chat-Funktionen.