Discovery-Meeting: Was es ist und wie man es durchführt

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben ein Meeting mit einem potenziellen Kunden, der zu einem langfristigen Partner werden könnte.

Der Druck ist groß – sie schildern ihre Herausforderungen, und Sie möchten unbedingt zeigen, wie Sie helfen können.

Aber wie baut man von Anfang an Vertrauen auf und überzeugt sie davon, mit Ihnen zusammenzuarbeiten?

Hier kommen Discovery-Meetings ins Spiel. Sie bieten die Möglichkeit, die Herausforderungen und Ziele Ihres potenziellen Kunden zu verstehen, Erwartungen festzulegen und eine Beziehung aufzubauen.

Dieser Leitfaden enthält alles, was Sie benötigen, um Ihr nächstes Discovery-Meeting mit potenziellen Kunden erfolgreich zu gestalten, von der ersten Sondierung und Finanzplanung bis hin zur Nachbereitung.

Was ist ein Discovery-Meeting?

Ein Meeting ist ein Einführungs-Meeting zwischen einem Vertriebsmitarbeiter und einem potenziellen Client, um die Probleme und Anforderungen des Clients zu verstehen.

Es handelt sich dabei nicht um einen weiteren Verkaufsgespräch, sondern um eine strategische Unterhaltung, um Erkenntnisse zu gewinnen, die Ihren gesamten Vertriebsansatz leiten werden. Sie verstehen das Geschäft des Clients, seine Probleme und Bedürfnisse sowie seine erwarteten Ziele.

Denken Sie daran, dass ein Erstgespräch *nicht der richtige Zeitpunkt ist, um Ihr Produkt zu bewerben. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, aktiv zuzuhören und sich in die Situation des Clients hineinzuversetzen. Zeigen Sie echte Neugier, stellen Sie durchdachte Fragen und schaffen Sie eine Atmosphäre, in der sich der Client gehört und verstanden fühlt.

Dies hilft Ihnen, Vertrauen aufzubauen, eine gute Beziehung zu knüpfen und sich subtil als wertvoller Partner zu positionieren, der dem potenziellen Kunden zum Erfolg verhelfen kann.

Kurz gesagt: Ein Client-Meeting gibt den Ton für eine langfristige Kundenbeziehung an und steigert die Verkaufschancen. Wenn Sie es richtig angehen, etablieren Sie sich als vertrauenswürdiger Partner, der Ihren Kunden zum Erfolg verhilft.

Die Rolle von Discovery Meetings im Verkaufsprozess

Discovery-Meetings sind der Grundstein für einen erfolgreichen Verkaufsprozess, da sie den Fokus vom Verkaufen auf das Lösen verlagern. In diesem ersten Meeting legen Sie den Grundstein für ein umfassendes Verständnis der spezifischen Bedürfnisse, Herausforderungen und Ziele Ihres potenziellen Kunden, sodass Sie eine maßgeschneiderte Lösung anstelle eines Einheitsangebots entwickeln können.

In den frühen Phasen des Verkaufstrichters schaffen Discovery-Meetings Vertrauen. Potenzielle Kunden wünschen sich einen Partner, der ihr Geschäft in- und auswendig kennt und ihnen professionelle Beratung bietet. Ein effektives Discovery-Meeting positioniert Sie als vertrauenswürdigen Berater und nicht nur als Verkäufer.

Diese Meetings vereinfachen auch Ihren Vertriebsprozess, indem sie Ihnen helfen, Leads frühzeitig zu qualifizieren. Indem Sie die Schwachstellen des potenziellen Kunden klären, können Sie die Unterhaltung auf die wichtigsten Punkte lenken und Ihren Wert hervorheben, wodurch Folgeinteraktionen wirkungsvoller werden.

Im Wesentlichen dienen Discovery-Meetings als Grundlage für dauerhafte Partnerschaften. Wenn sie richtig durchgeführt werden, verwandeln sie Verkaufsgespräche von einer Transaktion in eine echte Zusammenarbeit.

Vorbereitung auf ein erfolgreiches Meeting

Ein erfolgreiches Meeting erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Je gründlicher Sie sich vorbereiten, desto selbstbewusster und wirkungsvoller werden Ihre Unterhaltungen sein. Außerdem zeigen Sie damit, dass Sie die wertvolle Zeit Ihres potenziellen Kunden respektieren.

Beginnen Sie damit, sich mit dem Geschäft, den Zielen und den Herausforderungen Ihres Clients auseinanderzusetzen, um ein solides Verständnis für seine Bedürfnisse zu erlangen. Erstellen Sie auf der Grundlage der ersten Unterhaltung eine klare Agenda. Darin sollten der Zweck des Meetings, die wichtigsten Diskussionspunkte und die gewünschten Ergebnisse festgelegt werden.

Sammeln Sie anschließend alle relevanten Materialien, einschließlich Client-Daten, Marktkenntnisse und Wettbewerbsdaten, um den Wert der Unterhaltung zu steigern. Verteilen Sie die Rollen innerhalb Ihres Teams, um eine fokussierte Diskussion und eine lückenlose Abdeckung aller wichtigen Themen zu gewährleisten.

Schritt 1: Zentralisieren Sie Ihre Recherche und erstellen Sie eine Liste mit Fragen

In einer ersten Discovery-Sitzung geht es darum, die geschäftlichen Herausforderungen und Ziele Ihres potenziellen Kunden zu verstehen. Um dies effektiv zu tun, benötigen Sie mehr als nur oberflächliche Daten. Konzentrieren Sie sich darauf, ein umfassendes Repository an Informationen aufzubauen.

So können Sie Daten sammeln, um sich auf ein Discovery-Meeting vorzubereiten:

🔍 Sammeln Sie wichtige Details wie das Business-Modell, die wichtigsten Schwachstellen, Branchentrends und aktuelle Entwicklungen.

🌐 Erkunden Sie die Website des Clients, analysieren Sie seine Aktivitäten in den sozialen Medien und lesen Sie aktuelle Nachrichten oder Pressemitteilungen, um seine aktuellen Prioritäten und potenziellen Herausforderungen zu verstehen.

📋 Senden Sie Ihren Clients vor dem Meeting detaillierte Fragebögen , um direkte Einblicke in ihre spezifischen Bedürfnisse zu erhalten.

Jetzt ist es an der Zeit, alle Fragen aufzuschreiben, die Sie während des Discovery-Gesprächs stellen möchten. Dazu können Sie das SPIN-Framework von Neil Rakham verwenden, um sich auf ein Discovery-Gespräch vorzubereiten.

Sobald Sie alle Informationen gesammelt haben, konzentrieren Sie sich auf relevante Unterlagen, die Sie während des Meetings leicht zur Hand haben.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Hypothese

Ein Erstgespräch ist eine Gelegenheit, dem potenziellen Kunden zu zeigen, dass Sie sein Business verstehen und ihm bei der Bewältigung seiner Herausforderungen helfen können. Eine gute Möglichkeit, Vertrauen aufzubauen, ist die Präsentation einer detaillierten Hypothese zu den Herausforderungen, denen der Client gegenübersteht. Diese basiert darauf, wie gut Sie Ihre Recherchen durchgeführt haben.

Hier ist ein Beispiel für eine Hypothese für ein Erstgespräch.

Die Verwendung einer Hypothese ist das, was durchschnittliche und herausragende Vertriebsmitarbeiter voneinander unterscheidet. Damit verdienen Sie sich das Recht, das Erstgespräch zu führen, indem Sie Ihrem potenziellen Kunden zeigen, dass Ihre Hausaufgaben erledigt sind und Sie ein Branchenexperte sind. Wenn Sie sich irren, ist das kein Problem, denn so hat der potenzielle Kunde die Möglichkeit, Sie zu korrigieren.

Schritt 3: Erstellen Sie eine erfolgreiche Agenda

Eine gut durchdachte Agenda für Discovery-Meetings sorgt dafür, dass jede Minute Ihres Discovery-Meetings einem klaren Zweck dient. Sie bietet einen klaren Fahrplan, der sicherstellt, dass Sie alle wichtigen Themen abdecken und eine fokussierte Unterhaltung führen können.

So erstellen Sie eine Agenda, die Ergebnisse liefert:

➡️ Definieren Sie das Hauptziel des Meetings. Möchten Sie die größten Herausforderungen des Clients verstehen? Seine wichtigsten Geschäftsziele identifizieren? Oder mögliche Lösungen erkunden?

➡️ Berücksichtigen Sie die spezifischen Bedürfnisse und die Branche des Clients sowie dessen Erwartungen. Wenn Sie sich beispielsweise mit einem Marketingmanager treffen, könnte die Tagesordnung des Meetings folgende Themen umfassen:

Bevor Sie den Termin vereinbaren, erkundigen Sie sich nach den Erwartungen des Clients an das Meeting. Dieser kooperative Ansatz stellt sicher, dass die Tagesordnung mit den Prioritäten des Clients übereinstimmt, und zeigt Ihre Bereitschaft zur Anpassung.

Sie sollten außerdem für jedes Element der Tagesordnung bestimmte Zeitfenster vorsehen, um eine effiziente Diskussion zu gewährleisten. Legen Sie klar fest, wer die einzelnen Diskussionspunkte leitet und wer für die Protokollführung verantwortlich ist.

Mit ClickUp Meetings können Sie Tagesordnungen organisieren, Besprechungen planen und umsetzbare Erkenntnisse nahtlos erfassen, um die Voraussetzungen für produktive und sinnvolle Discovery-Meetings zu schaffen.

Für zusätzliche Effizienz vereinfacht die ClickUp-Agenda-Vorlage diesen Prozess und bietet Ihnen einen wiederverwendbaren Rahmen für konsistente und wirkungsvolle Discovery-Meetings.

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Ein Geschäfts- oder Vertriebsteam kann beispielsweise die Listenansicht verwenden, um Themen wie „Herausforderungen des Kunden“, „Vorgeschlagene Lösungen“ und „Nächste Schritte“ zu verfolgen. Wenn Ihr Team einen visuellen Ansatz bevorzugt, bietet die Board-Ansicht ein Layout im Kanban-Stil, mit dem Sie Tagesordnungspunkte nahtlos priorisieren und organisieren können.

Schritt 3: Planen Sie Meetings nahtlos

Die Planung virtueller Meetings mag wie eine kleine Aufgabe erscheinen, aber sie gibt den Ton für Ihr Meeting an. Sprechen Sie sich mit den Beteiligten ab, um einen geeigneten Zeitpunkt und eine geeignete Plattform für das Online-Meeting zu finden. Testen Sie die Plattform unbedingt im Voraus, um technische Probleme zu vermeiden.

Sobald Zeit und Plattform festgelegt sind, versenden Sie Kalendereinladungen mit allen wichtigen Details, einschließlich der Tagesordnung, dem Link zum Meeting und den Materialien, die vor dem Meeting bereitgestellt werden sollen. Versenden Sie Erinnerungen, um eine pünktliche Teilnahme sicherzustellen.

Die Kalenderansicht von ClickUp vereinfacht diesen Prozess, indem sie die Verfügbarkeit Ihres Teams und Ihrer Clients an einem Ort anzeigt.

Schritt 4: Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen

Die Zusammenarbeit endet nicht, sobald das Meeting im Kalender steht. Durch die Förderung einer offenen Kommunikation und eines gemeinsamen Verständnisses innerhalb Ihres Teams können Sie sicherstellen, dass alle aufeinander abgestimmt sind und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Als Beispiel kann eine Liste mit den Problemen des Clients erstellt werden. Danach kann das Team mögliche Lösungen diskutieren und so sicherstellen, dass das Meeting wichtige Probleme mit umsetzbaren Erkenntnissen behandelt.

Hier sind einige Best Practices für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team bei der Vorbereitung eines Discovery-Meetings:

✅ Legen Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten fest: Definieren Sie, wer für jeden Aspekt der Vorbereitung verantwortlich ist, von der Recherche und Erstellung der Tagesordnung bis hin zur Entwicklung der Präsentation und Nachbereitung.

✅ Brainstorming zu möglichen Fragen und Einwänden: Erstellen Sie gemeinsam eine Liste mit Fragen, die der Client möglicherweise stellen könnte, und überlegen Sie sich wirksame Antworten auf mögliche Einwände.

✅ Üben Sie die Präsentation gemeinsam: Proben Sie die Präsentation als Team, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und eine einheitliche und konsistente Botschaft zu gewährleisten.

Durchführung des Discovery-Meetings

Sobald Sie sich gründlich vorbereitet haben, ist es an der Zeit, ein Discovery-Meeting durchzuführen, das Wert bietet und Vertrauen schafft.

Hier sind einige Tipps, um die Produktivität Ihrer Discovery-Gespräche zu steigern.

Schritt 1: Das Eis brechen

Beginnen Sie mit einer herzlichen, aber professionellen Begrüßung, um die Einstellung für Ihr Erstgespräch anzugeben. Legen Sie zunächst die Tagesordnung fest und stimmen Sie die Erwartungen ab.

🌻 Beispiel: „Ich freue mich sehr, dass wir heute eine Verbindung herstellen! Ich würde gerne mehr darüber erfahren, was Sie erreichen möchten und wie ich Sie dabei unterstützen kann. Was hat Sie zu diesem Schritt inspiriert?“

Schritt 2: Üben Sie aktives Zuhören und stellen Sie offene Fragen

Während eines Erstgesprächs sollten Sie sich vor allem darauf konzentrieren, den Herausforderungen und Zielen des potenziellen Kunden aktiv zuzuhören. Stellen Sie offene Fragen, um tiefere Einblicke in die Probleme des Kunden zu erhalten.

🌻 Beispiel: „Was frustriert Sie am meisten an Ihrem aktuellen Prozess/System?“ „Wie messen Sie den Erfolg bei dieser Herausforderung?“

Schritt 3: Ideen sammeln

Discovery-Meetings leben von gemeinschaftlichen Diskussionen und neuen Ideen. Versuchen Sie es mit Echtzeit-Brainstorming mit dem Client, um Konzepte zu visualisieren, Lösungen zu entwerfen und Ihr Team und potenzielle Kunden einzubinden.

🌻 Beispiel: Wenn Sie als Marketingagentur in einem Erstgespräch die ideale Kundenpersönlichkeit des Clients diskutieren, können Sie ein Flussdiagramm auf einem Whiteboard erstellen, auf dem Sie und der Client gemeinsam wichtige demografische Daten, Verhaltensweisen, Schwachstellen und Präferenzen festhalten können. Durch die Möglichkeit, das Whiteboard live freizugeben und zu aktualisieren, bleibt die Sitzung dynamisch und interaktiv.

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Schritt 4: Gewinnen Sie Erkenntnisse aus Gesprächen

Discovery-Gespräche sind in der Regel dynamisch und unstrukturiert, wobei Ideen frei fließen. Clienten springen möglicherweise zwischen Themen hin und her, erzählen Geschichten oder geben Feedback auf nicht lineare Weise. Dies macht es schwierig, einer klaren Unterhaltung zu folgen und Schlüssel-Erkenntnisse zu identifizieren, ohne entscheidende Punkte zu übersehen.

Mit der ClickUp-Vorlage für Besprechungsprotokolle können Sie Notizen zu Erkenntnissen aus Meetings anfertigen, die Nachverfolgung der Ziele durchführen, Aktionspunkte zuweisen und die nächsten Schritte skizzieren – alles an einem Ort.

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Mit dieser Vorlage können Sie:

Sie können auch ClickUp Brain, den KI-Assistenten von ClickUp, verwenden, um Meeting-Protokolle zusammenzufassen, Meeting-Diskussionen zu übersetzen oder Meeting-Protokolle zu erstellen.

ClickUp Brain kann Ihnen dabei helfen, den Tonfall und die Stimmung des Clients und Ihrer Teammitglieder während des Gesprächs zu analysieren. Durch die Identifizierung positiver, negativer oder neutraler Stimmungen kann Ihnen die KI dabei helfen, die emotionale Reaktion des Clients auf bestimmte Ideen oder Vorschläge einzuschätzen.

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Aktivitäten nach dem Discovery-Meeting

Die eigentliche Arbeit beginnt, wenn das Meeting beendet ist. Was danach passiert, kann den von Ihnen aufgebauten Schwung entweder verstärken oder zunichte machen.

Aktivitäten nach dem Meeting, wie durchdachte Nachfassaktionen und effektives Aufgabenmanagement, sind Schlüssel, um Erkenntnisse in Maßnahmen umzusetzen.

Schritt 1: Senden Sie eine Dankes-Notiz und erstellen Sie eine Liste der nächsten Schritte.

Beginnen Sie damit, Ihrem potenziellen Kunden eine persönliche Dankesnotiz zu senden. Diese einfache Geste gibt den Ton für eine professionelle Beziehung an und unterstreicht deren Bedeutung für Ihren Prozess. Nutzen Sie die Gelegenheit, um die wichtigsten Punkte des Meetings zusammenzufassen und damit zu zeigen, dass Sie die Zeit und die Erkenntnisse Ihres Gegenübers schätzen. Sie sollten auch die wichtigsten Diskussionspunkte aus dem Erstgespräch zusammenfassen und die nächsten Schritte skizzieren, z. B. das Versenden eines Angebots und die Planung eines Folgetreffens.

Schritt 2: Besprechen Sie das Ergebnis mit Ihrem Team

Versammeln Sie Ihr Team zu einer kurzen Nachbesprechung, um die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Meeting zu festigen. Besprechen Sie, was gut gelaufen ist, identifizieren Sie Lücken und informieren Sie Ihr Team über die nächsten Schritte.

Schritt 3: Beantworten Sie offene Fragen

Wenn es unbeantwortete Fragen oder offene Punkte gibt, klären Sie diese umgehend. Sie können die Meeting-Notizen durchsehen und eine Liste aller Fragen aufstellen, die einer Nachverfolgung bedürfen, wie z. B. Preise, Fallstudien oder Zeitleisten für die Umsetzung.

Schritt 4: Zuweisen und Nachverfolgung von Folgeaufgaben

Es ist entscheidend, Erkenntnisse aus Meetings in umsetzbare Aufgaben umzuwandeln. So können Sie das erreichen:

ClickUp Aufgaben können Ihnen dabei helfen. Sie können Ihren Team-Mitgliedern Aufgaben zuweisen, Prioritäten festlegen und Projektaufgaben mit benutzerdefinierten Status verfolgen.

Aktivitäten nach dem Erstgespräch helfen dabei, die Dynamik aufrechtzuerhalten. Mit den Online-Meeting-Tools und Ressourcen von ClickUp können Sie sicherstellen, dass Ihre Teams aufeinander abgestimmt sind, Nachfassaktionen effizient abgewickelt werden und sich Ihre Clients bei jedem Schritt wertgeschätzt fühlen.

Best Practices und zu vermeidende Fehler bei Discovery-Meetings

Discovery-Meetings sind entscheidend, um Vertrauen aufzubauen, die Bedürfnisse Ihrer Clients zu identifizieren und sich als wertvoller Partner zu positionieren.

Ohne sorgfältige Planung und Durchführung können diese Meetings jedoch scheitern, was Zeit kostet und Ihrer Glaubwürdigkeit schadet. Hier erfahren Sie, wie Sie mit bewährten Best Practices den Erfolg maximieren und häufige Fallstricke vermeiden können.

Best Practices:

🙌 Vertiefen Sie sich in das Business des Clients, seine Branchenlandschaft und mögliche Herausforderungen, denen er gegenüberstehen könnte. Je besser Sie vorbereitet sind, desto persönlicher und wirkungsvoller wird Ihr Ansatz sein.

🙌 Beginnen Sie jedes Meeting mit einem klaren Ziel. Freigeben Sie eine Agenda, in der Sie darlegen, was besprochen werden soll und was Sie erreichen möchten.

🙌 Gehen Sie über oberflächliche Fragen hinaus. Achten Sie nicht nur auf das, was der Client sagt, sondern auch auf seinen Tonfall und seine Körpersprache. Stellen Sie Folgefragen wie „Können Sie diese Herausforderung näher erläutern?“, um sicherzustellen, dass Sie die Probleme und Prioritäten des Clients vollständig verstehen.

🙌 Fragen Sie nicht nur, was der Client will, sondern gehen Sie tiefer auf das Warum ein. Finden Sie heraus, welche Motivationen hinter den Zielen des Clients stehen. Als Beispiel: Anstatt nur eine Notiz zu machen, dass der Client eine schnellere Softwarelösung benötigt, sollten Sie herausfinden, warum Geschwindigkeit so wichtig ist – vielleicht, um die Kundenabwanderung zu reduzieren oder die betriebliche Effizienz zu verbessern. Dieses tiefere Verständnis hilft Ihnen dabei, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln.

🙌 Behandeln Sie das Meeting eher als Unterhaltung denn als Vorstellungsgespräch. Bauen Sie eine Beziehung auf, indem Sie Empathie zeigen, gemeinsame Ziele vereinbaren und eine Umgebung schaffen, in der sich der Client gehört und geschätzt fühlt.

🙌 Achten Sie auf Anzeichen von Desinteresse, Verwirrung oder Unbehagen in der Körpersprache des Clients. Wenn er zögerlich wirkt, passen Sie Ihre Herangehensweise an oder fragen Sie: „Gibt es etwas, das wir noch näher erläutern sollten?

🙌 Das Meeting endet nicht mit der Unterhaltung. Beantworten Sie offene Fragen umgehend, geben Sie eine Zusammenfassung der Aktionselemente frei und pflegen Sie eine konsistente Kommunikation, um die Dynamik aufrechtzuerhalten.

🙌 Nutzen Sie Kollaborationstools wie ClickUp Docs und ClickUp Whiteboards, um wichtige Erkenntnisse, Aktionspunkte und nächste Schritte während des Meetings festzuhalten. Dies gewährleistet eine einheitliche Ausrichtung und dient beiden Parteien als Referenzpunkt, wodurch Missverständnisse reduziert werden.

Zu vermeidende Fehler:

❗Bei Discovery-Meetings geht es um Verständnis, nicht um Verkauf. Vermeiden Sie Aktionen, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu bewerben, bevor Sie die Bedürfnisse des Clients vollständig erkundet haben.

❗Ein Erst-Meeting ist eine Gelegenheit für den Client, sich freizugeben. Vermeiden Sie es, die Unterhaltung zu dominieren, sondern stellen Sie offene Fragen und hören Sie aufmerksam zu. Versuchen Sie, den Client mindestens 70 % der Zeit sprechen zu lassen.

❗Wenn Sie die Features Ihres Produkts hervorheben, ohne sie mit den Problemen des Clients in Verbindung zu bringen, kann dies Ihren Wert mindern. Konzentrieren Sie sich darauf, wie Ihr Angebot die spezifischen Herausforderungen des Clients löst und messbare Ergebnisse liefert.

❗Das Gespräch ohne klare Aktionspunkte beenden, sodass der Client unsicher ist, wie es weitergeht, und keine Andeutungen über eine zukünftige Beziehung machen

Verwandeln Sie Interessenten in Kunden mit ClickUp

Discovery-Meetings sind der erste Schritt zum Aufbau sinnvoller Beziehungen zu neuen Clients. Von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung – jeder Schritt zählt, um ein produktives Discovery-Meeting zu gestalten.

Mit ClickUp sind Sie bestens gerüstet, um jede Phase des Discovery-Prozesses zu meistern. Dank leistungsstarker Tools wie Whiteboards für Brainstorming, Dokumente für Notizen in Echtzeit und Aufgabenmanagement für nahtlose Nachverfolgung bleiben Sie organisiert und immer einen Schritt voraus.

Wenn Sie also das nächste Mal ein Erst-Meeting vereinbaren, überlassen Sie ClickUp die Schwerarbeit – so können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: die Bedürfnisse Ihrer Clients zu verstehen und zu erfüllen.

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