Discovery-Meeting: Was es ist und wie man es durchführt

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie treffen einen potenziellen Kunden, der ein langfristiger Partner werden könnte.

Der Druck ist groß – sie geben ihre Herausforderungen preis, und Sie möchten unbedingt zeigen, wie Sie helfen können.

Aber wie bauen Sie von Anfang an Vertrauen auf und überzeugen Ihre Kunden davon, mit Ihnen zusammenzuarbeiten?

Hier kommen Discovery-Meetings ins Spiel. Sie bieten die Möglichkeit, die Herausforderungen und Ziele Ihrer potenziellen Kunden zu verstehen, Erwartungen festzulegen und eine Beziehung aufzubauen.

Dieser Leitfaden enthält alles, was Sie benötigen, um Ihr nächstes Meeting zur Ermittlung potenzieller Kunden zu einem Erfolg zu machen, von der ersten Sondierung über die Finanzplanung bis hin zur Nachbereitung.

Was ist ein Discovery-Meeting?

Ein Discovery Meeting ist ein einführendes Gespräch zwischen einem Vertriebsmitarbeiter und einem potenziellen Client, um die Probleme und Anforderungen des Clients zu verstehen.

Es handelt sich dabei nicht um einen weiteren Verkaufsgespräch, sondern um eine strategische Unterhaltung, um Erkenntnisse zu gewinnen, die Ihren gesamten Vertriebsansatz leiten werden. Sie verstehen das Geschäft des Clients, seine Probleme und Bedürfnisse sowie seine erwarteten Ziele.

Denken Sie daran: Ein Discovery Call ist nicht der richtige Zeitpunkt, um Ihr Produkt zu verkaufen. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, aktiv zuzuhören und sich in die Situation des Clients hineinzuversetzen. Zeigen Sie echte Neugier, stellen Sie durchdachte Fragen und schaffen Sie einen Space, in dem sich Ihr Gegenüber gehört und verstanden fühlt.

So bauen Sie Vertrauen auf, stellen eine gute Beziehung her und positionieren sich subtil als wertvoller Partner, der dem potenziellen Kunden zum Erfolg verhelfen kann.

Kurz gesagt: Ein Client Discovery Meeting gibt den Ton für eine langfristige Kundenbeziehung an und steigert die Verkaufschancen. Wenn Sie es richtig angehen, etablieren Sie sich als Partner, dem Ihre Kunden vertrauen und der ihnen zum Erfolg verhilft.

Die Rolle von Discovery-Meetings im Vertriebsprozess

Discovery Meetings sind der Grundstein eines erfolgreichen Vertriebsprozesses, da sie den Fokus vom Verkaufen auf das Lösen verlagern. In diesem ersten Meeting legen Sie den Grundstein für ein umfassendes Verständnis der spezifischen Bedürfnisse, Herausforderungen und Ziele Ihres potenziellen Kunden, sodass Sie eine maßgeschneiderte Lösung anstelle eines Einheitsangebots entwickeln können.

In den frühen Phasen des Verkaufstrichters schaffen Discovery-Meetings Vertrauen. Potenzielle Kunden wünschen sich einen Partner, der ihr Geschäft in- und auswendig kennt und sie professionell berät. Ein effektives Discovery-Meeting positioniert Sie als vertrauenswürdigen Berater und nicht nur als Anbieter.

Diese Meetings vereinfachen auch Ihren Sales Discovery-Prozess, indem sie Ihnen helfen, Leads frühzeitig zu qualifizieren. Indem Sie die Pain Points des potenziellen Kunden klären, können Sie die Unterhaltung auf das Wesentliche lenken, Ihren Wertbeitrag hervorheben und so die Wirkung Ihrer Folgeinteraktionen steigern.

Im Wesentlichen dienen Discovery Meetings als Grundlage für dauerhafte Partnerschaften. Wenn sie richtig durchgeführt werden, verwandeln sie Vertriebsmeetings von einer Transaktion in eine echte Zusammenarbeit.

Vorbereitung auf ein erfolgreiches Discovery-Meeting

Ein erfolgreiches Discovery-Meeting erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Je gründlicher Sie sich vorbereiten, desto selbstbewusster und wirkungsvoller werden Ihre Unterhaltungen sein. Außerdem zeigen Sie damit, dass Sie die wertvolle Zeit Ihres potenziellen Kunden respektieren.

Beginnen Sie damit, sich mit dem Geschäft, den Zielen und Herausforderungen Ihres Clients auseinanderzusetzen, um ein solides Verständnis für seine Bedürfnisse zu erlangen. Erstellen Sie auf Grundlage der ersten Unterhaltung eine klare Agenda. Diese sollte den Zweck des Meetings, die wichtigsten Diskussionspunkte und die gewünschten Ergebnisse definieren.

Sammeln Sie anschließend alle relevanten Materialien, einschließlich Client-Details, Marktkenntnisse und Wettbewerbsdaten, um einen Mehrwert für die Unterhaltung zu schaffen. Verteilen Sie die Rollen innerhalb Ihres Teams, um eine fokussierte Diskussion und eine lückenlose Abdeckung aller wichtigen Themen sicherzustellen.

Schritt 1: Zentralisieren Sie Ihre Recherche und erstellen Sie eine Liste mit Fragen

In einer ersten Discovery-Sitzung geht es darum, die geschäftlichen Herausforderungen und Ziele Ihres potenziellen Kunden zu verstehen. Um dies effektiv zu erledigen, benötigen Sie mehr als nur oberflächliche Daten. Konzentrieren Sie sich auf den Aufbau eines umfassenden Repositorys mit Informationen.

So sammeln Sie Daten zur Vorbereitung eines Discovery-Meetings:

🔍 Sammeln Sie wichtige Details wie das Geschäftsmodell, die wichtigsten Probleme, Branchentrends und aktuelle Entwicklungen

🌐 Erkunden Sie die Website des Clients, analysieren Sie seine Aktivitäten in den sozialen Medien und sehen Sie sich aktuelle Nachrichten oder Pressemitteilungen an, um seine aktuellen Prioritäten und potenziellen Herausforderungen zu verstehen

📋 Senden Sie vor dem Meeting detaillierte Fragebögen an Ihre Clients, um direkte Einblicke in deren spezifische Bedürfnisse zu erhalten

Jetzt ist es an der Zeit, alle Fragen aufzuschreiben, die Sie während des Erstgesprächs stellen möchten. Dazu können Sie das SPIN-Framework von Neil Rakham zur Vorbereitung auf ein Erstgespräch verwenden.

Sobald Sie alle Informationen gesammelt haben, konzentrieren Sie sich auf die relevante Dokumentation, damit Sie während des Meetings schnell darauf zurückgreifen können.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Hypothese

Ein Discovery Call ist eine Gelegenheit, dem potenziellen Kunden zu zeigen, dass Sie sein Geschäft verstehen und ihm bei der Bewältigung seiner Herausforderungen helfen können. Eine gute Möglichkeit, Vertrauen aufzubauen, ist die Präsentation einer detaillierten Hypothese zu den Herausforderungen, denen der Client gegenübersteht. Diese basiert darauf, wie gut Sie Ihre Recherche durchgeführt haben.

Hier ist ein Beispiel für eine Hypothese für ein Erstgespräch.

Die Verwendung einer Hypothese unterscheidet durchschnittliche von herausragenden Vertriebsmitarbeitern. Damit verdienen Sie sich das Recht, die Discovery durchzuführen, indem Sie Ihrem potenziellen Kunden zeigen, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben und ein Branchenexperte sind. Wenn Sie sich irren, ist das kein Problem, denn so hat der potenzielle Kunde die Möglichkeit, Sie zu korrigieren.

Schritt 3: Erstellen Sie eine erfolgreiche Agenda

Eine gut durchdachte Agenda für Discovery-Meetings stellt sicher, dass jede Minute Ihres Discovery-Meetings einem klaren Zweck dient. Sie bietet einen klaren Fahrplan, der sicherstellt, dass Sie alle wichtigen Themen abdecken und eine fokussierte Unterhaltung führen

So erstellen Sie eine Agenda, die Ergebnisse liefert:

➡️ Definieren Sie das primäre Ziel des Meetings. Möchten Sie die größten Herausforderungen des Clients verstehen? Seine wichtigsten Geschäftsziele identifizieren? Oder mögliche Lösungen erkunden?

➡️ Berücksichtigen Sie die spezifischen Bedürfnisse und die Branche des Clients sowie dessen Erwartungen. Wenn Sie beispielsweise ein Meeting mit einem Marketingmanager haben, könnte die Agenda Themen wie die folgenden enthalten:

Erkundigen Sie sich vor der Terminvereinbarung nach den Erwartungen des Clients an das Meeting. Dieser kooperative Ansatz stellt sicher, dass die Agenda mit den Prioritäten des Clients übereinstimmt, und zeigt Ihre Bereitschaft zur Anpassung.

Sie sollten außerdem für jedes Element der Tagesordnung bestimmte Zeitfenster einplanen, um eine effiziente Diskussion zu gewährleisten. Legen Sie klar fest, wer die einzelnen Diskussionspunkte leitet und wer für Notizen verantwortlich ist.

Mit ClickUp Meetings können Sie Tagesordnungen organisieren, Diskussionen planen und umsetzbare Erkenntnisse nahtlos erfassen und so die Voraussetzungen für produktive und aussagekräftige Discovery-Meetings schaffen.

Für zusätzliche Effizienz vereinfacht die ClickUp-Vorlage für Agenden diesen Prozess und bietet Ihnen einen wiederverwendbaren Rahmen für konsistente und wirkungsvolle Discovery-Meetings.

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Beispielsweise kann ein Business- oder Vertriebsteam die Listenansicht verwenden, um Themen wie "Herausforderungen des Clients", "Vorgeschlagene Lösungen" und "Nächste Schritte" nachzuverfolgen. Wenn Ihr Team einen visuellen Ansatz bevorzugt, bietet die Board-Ansicht ein Layout im Kanban-Stil, mit dem Sie Tagesordnungspunkte nahtlos priorisieren und organisieren können.

Schritt 3: Meetings nahtlos planen

Die Planung virtueller Meetings mag wie eine kleine Aufgabe erscheinen, aber sie gibt den Ton für Ihr Meeting an. Koordinieren Sie sich mit den Beteiligten, um einen geeigneten Zeitpunkt und eine geeignete Plattform für das Online-Meeting zu finden. Testen Sie die Plattform unbedingt im Voraus, um technische Probleme zu vermeiden.

Sobald Zeit und Plattform festgelegt sind, versenden Sie Kalendereinladungen mit allen wichtigen Details, einschließlich der Tagesordnung, dem Link zum Meeting und den Materialien für das Meeting. Versenden Sie Erinnerungen, um eine pünktliche Teilnahme sicherzustellen.

Die Kalenderansicht von ClickUp vereinfacht diesen Prozess, indem sie die Verfügbarkeit Ihres Teams und Ihrer Clients an einem Ort anzeigt.

Schritt 4: Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen

Die Zusammenarbeit endet nicht, sobald das Meeting im Kalender steht. Durch die Förderung einer offenen Kommunikation und eines gemeinsamen Verständnisses innerhalb Ihres Teams können Sie sicherstellen, dass alle aufeinander abgestimmt sind und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Nach der Erstellung einer Liste mit den Problemen des Clients kann das Team beispielsweise mögliche Lösungen diskutieren und so sicherstellen, dass im Meeting kritische Probleme mit umsetzbaren Erkenntnissen angegangen werden.

Hier sind einige Best Practices für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team bei der Vorbereitung eines Discovery-Meetings:

✅ Klare Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen: Definieren Sie, wer für welchen Aspekt der Vorbereitung verantwortlich ist, von der Recherche und Erstellung der Agenda bis hin zur Entwicklung der Präsentation und Nachbereitung

✅ Brainstorming zu möglichen Fragen und Einwänden: Erstellen Sie gemeinsam eine Liste mit Fragen, die der Client stellen könnte, und überlegen Sie sich effektive Antworten auf mögliche Einwände

✅ Üben Sie die Präsentation gemeinsam: Proben Sie die Präsentation im Team, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und eine einheitliche und konsistente Botschaft zu gewährleisten

Durchführung des Discovery-Meetings

Nachdem Sie sich gründlich vorbereitet haben, ist es an der Zeit, ein Discovery-Meeting durchzuführen, das Wert schafft und Vertrauen aufbaut.

Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Discovery-Gespräche produktiv gestalten können.

Schritt 1: Das Eis brechen

Beginnen Sie mit einer herzlichen, aber professionellen Begrüßung, um den Ton für Ihr Erstgespräch festzulegen. Legen Sie zunächst die Tagesordnung fest und stimmen Sie die Erwartungen ab.

🌻 Beispiel: "Ich freue mich sehr, dass wir heute miteinander in Verbindung stehen! Ich würde gerne mehr darüber erfahren, was Sie erreichen möchten und wie ich Sie dabei unterstützen kann. Was hat Sie zu diesem Schritt inspiriert?"

Schritt 2: Üben Sie aktives Zuhören und stellen Sie offene Fragen

Während eines Discovery-Gesprächs sollten Sie sich vor allem darauf konzentrieren, den Herausforderungen und Zielen des potenziellen Kunden aktiv zuzuhören. Stellen Sie offene Fragen, um tiefere Einblicke in seine Probleme zu erhalten.

🌻 Beispiel: "Was ist die größte Frustration bei Ihrem aktuellen Prozess/System?" "Wie messen Sie den Erfolg dieser Herausforderung?"

Schritt 3: Ideen sammeln

Discovery-Meetings leben von gemeinschaftlichen Diskussionen und neuen Ideen. Probieren Sie Echtzeit-Brainstorming mit dem Client aus, um Konzepte zu visualisieren, Lösungen auf einer Karte festzuhalten und Ihr Team und potenzielle Kunden einzubinden.

🌻 Beispiel: Wenn Sie als Marketingagentur in einem Erstgespräch mit einem Client dessen ideale Kundenpersönlichkeit erörtern, können Sie ein Flussdiagramm auf einem Whiteboard erstellen, auf dem Sie gemeinsam mit dem Client Schlüsselmerkmale wie Demografie, Verhaltensweisen, Schwachstellen und Präferenzen festhalten. Durch die Möglichkeit, das Whiteboard live freizugeben und zu aktualisieren, bleibt die Sitzung dynamisch und interaktiv.

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Schritt 4: Einblicke in Anrufe gewinnen

Discovery-Gespräche sind in der Regel dynamisch und unstrukturiert, Ideen fließen frei. Clients springen möglicherweise zwischen Themen hin und her, erzählen Geschichten oder geben Feedback auf nicht lineare Weise. Dies macht es schwierig, einem klaren Gesprächsverlauf zu folgen und wichtige Erkenntnisse zu identifizieren, ohne entscheidende Punkte zu übersehen.

Mit der ClickUp-Vorlage für Meeting-Protokolle können Sie Erkenntnisse aus Meetings notieren, Ziele nachverfolgen, Aktionselemente zuweisen und die nächsten Schritte skizzieren – alles an einem Ort.

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Mit dieser Vorlage können Sie:

Sie können auch ClickUp Brain, den KI-Assistenten von ClickUp, verwenden, um Meeting-Protokolle zusammenzufassen, Meeting-Diskussionen zu übersetzen oder Meeting-Protokolle vorzubereiten.

ClickUp Brain kann Ihnen dabei helfen, den Tonfall und die Stimmung des Clients und Ihrer Teammitglieder während des Gesprächs zu analysieren. Durch die Identifizierung positiver, negativer oder neutraler Stimmungen kann KI Ihnen dabei helfen, die emotionale Reaktion des Clients auf bestimmte Ideen oder Vorschläge einzuschätzen.

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Aktivitäten nach dem Discovery-Meeting

Die eigentliche Arbeit beginnt nach dem Discovery-Meeting. Was danach passiert, kann den Erfolg oder Misserfolg Ihrer bisherigen Bemühungen entscheiden.

Aktivitäten nach dem Meeting, wie durchdachte Nachfassaktionen und effektives Aufgabenmanagement, sind der Schlüssel, um Erkenntnisse in Maßnahmen umzusetzen.

Schritt 1: Senden Sie eine Dankesnotiz und listen Sie die nächsten Elemente auf

Beginnen Sie mit einer persönlichen Dankesnotiz an Ihren potenziellen Kunden. Diese einfache Geste gibt den Ton für eine professionelle Beziehung an und unterstreicht deren Bedeutung für Ihren Prozess. Nutzen Sie die Gelegenheit, um die wichtigsten Punkte des Meetings zusammenzufassen und damit zu zeigen, dass Sie die Zeit und die Erkenntnisse Ihres Gesprächspartners wertschätzen. Sie sollten auch die wichtigsten Diskussionspunkte aus dem Erstgespräch zusammenfassen und die nächsten Schritte skizzieren, z. B. das Versenden eines Angebots und die Vereinbarung eines Folgetermins.

Schritt 2: Besprechen Sie die Ergebnisse mit Ihrem Team

Versammeln Sie Ihr Team zu einer kurzen Nachbesprechung, um die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Meeting zu festigen. Besprechen Sie, was gut gelaufen ist, identifizieren Sie Lücken und informieren Sie alle über die nächsten Schritte.

Schritt 3: Offene Fragen klären

Wenn Fragen offen sind oder noch etwas geklärt werden muss, gehen Sie diese umgehend an. Sie können die Notizen zum Meeting überprüfen und alle Fragen auflisten, die noch geklärt werden müssen, z. B. Preise, Fallstudien oder Zeitleisten für die Implementierung.

Schritt 4: Zuweisen und Nachverfolgen von Folgeaufgaben

Es ist entscheidend, Erkenntnisse aus Meetings in umsetzbare Aufgaben umzuwandeln. So geht's:

ClickUp Aufgaben können Ihnen dabei helfen. Sie können Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Prioritäten festlegen und Projekt-Aufgaben mit benutzerdefinierten Status verfolgen.

Aktivitäten nach der Discovery helfen dabei, die Dynamik aufrechtzuerhalten. Mit den Online-Meeting-Tools und -Ressourcen von ClickUp können Sie sicherstellen, dass Ihr Team aufeinander abgestimmt ist, Follow-ups effizient abgewickelt werden und sich Ihre Clients bei jedem Schritt wertgeschätzt fühlen.

Best Practices und Fehler, die Sie bei Discovery-Meetings vermeiden sollten

Discovery-Meetings sind entscheidend, um Vertrauen aufzubauen, die Bedürfnisse des Clients zu identifizieren und sich als wertvoller Partner zu positionieren.

Ohne sorgfältige Planung und Durchführung können diese Meetings jedoch scheitern, was Zeit kostet und Ihrer Glaubwürdigkeit schadet. Erfahren Sie, wie Sie mit bewährten Best Practices Ihren Erfolg maximieren und häufige Fallstricke vermeiden können.

Best Practices:

🙌 Tauchen Sie tief in das Geschäft des Clients ein, lernen Sie seine Branche kennen und potenzielle Herausforderungen, denen er gegenüberstehen könnte. Je besser Sie vorbereitet sind, desto persönlicher und wirkungsvoller wird Ihr Ansatz sein

🙌 Beginnen Sie jedes Meeting mit einem klaren Ziel. Geben Sie eine Agenda frei, in der Sie die zu besprechenden Punkte und Ihre Ziele festhalten

🙌 Gehen Sie über oberflächliche Fragen hinaus. Achten Sie nicht nur auf das, was der Client sagt, sondern auch auf seinen Tonfall und seine Körpersprache. Stellen Sie Folgefragen wie "Können Sie diese Herausforderung näher erläutern?", um sicherzustellen, dass Sie die Probleme und Prioritäten des Clients vollständig verstehen

🙌 Fragen Sie nicht nur, was der Client will, sondern gehen Sie tiefer auf das Warum ein. Entdecken Sie die Motivationen, die hinter den Zielen stehen. Anstatt beispielsweise nur zu notieren, dass eine schnellere Softwarelösung benötigt wird, sollten Sie untersuchen, warum Geschwindigkeit so wichtig ist – vielleicht um die Kundenabwanderung zu reduzieren oder die betriebliche Effizienz zu verbessern. Dieses tiefere Verständnis hilft Ihnen dabei, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln

🙌 Behandeln Sie das Meeting eher als Unterhaltung denn als Interview. Bauen Sie eine Beziehung auf, indem Sie Empathie zeigen, gemeinsame Ziele formulieren und eine Umgebung schaffen, in der sich der Client gehört und wertgeschätzt fühlt

🙌 Achten Sie auf Anzeichen von Desinteresse, Verwirrung oder Unbehagen in der Körpersprache des Clients. Wenn er zögerlich wirkt, passen Sie Ihren Ansatz an oder fragen Sie: "Gibt es etwas, das wir noch klären müssen?

🙌 Das Meeting ist nicht mit dem Ende der Unterhaltung beendet. Beantworten Sie offene Fragen umgehend, geben Sie eine Zusammenfassung der zu erledigenden Elemente und sorgen Sie für eine konsistente Kommunikation, um die Dynamik aufrechtzuerhalten

🙌 Verwenden Sie Tools für die Zusammenarbeit wie ClickUp Docs und ClickUp Whiteboards, um wichtige Erkenntnisse, Aktionspunkte und nächste Schritte während des Meetings festzuhalten. Dies gewährleistet die Abstimmung und dient beiden Seiten als Referenzpunkt, wodurch Missverständnisse reduziert werden

Zu vermeidende Fehler:

❗Bei Discovery-Meetings geht es um Verständnis, nicht um Verkauf. Vermeiden Sie es, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu bewerben, bevor Sie die Bedürfnisse des Clients vollständig ermittelt haben

❗Ein Discovery-Meeting ist eine Gelegenheit für den Client, sich mitzuteilen. Vermeiden Sie es, die Unterhaltung zu dominieren; stellen Sie stattdessen offene Fragen und hören Sie aufmerksam zu. Versuchen Sie, mindestens 70 % der Gesprächszeit dem Client zu überlassen

❗Die Hervorhebung der Features Ihres Produkts ohne Verbindung zu den Problemen des Clients kann den Wert Ihres Angebots verwässern. Konzentrieren Sie sich darauf, wie Ihr Angebot die spezifischen Herausforderungen des Clients löst und messbare Ergebnisse liefert

❗Beenden des Gesprächs ohne klare Aktionselemente, sodass der Client im Unklaren darüber bleibt, wie es weitergeht, und keine Hinweise auf eine zukünftige Beziehung gegeben werden

Mit ClickUp werden Interessenten zu Kunden

Discovery-Meetings sind der erste Schritt zum Aufbau sinnvoller Beziehungen zu neuen Clients. Von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung zählt jeder Schritt, um ein produktives Discovery-Meeting zu gestalten.

Mit ClickUp sind Sie bestens gerüstet, um jede Phase des Entdeckungsprozesses zu meistern. Die leistungsstarken Tools wie Whiteboards für Brainstorming, Dokumente für Notizen in Echtzeit und Aufgabenverwaltung für nahtlose Nachverfolgung sorgen dafür, dass Sie organisiert bleiben und immer einen Schritt voraus sind.

Wenn Sie also das nächste Mal ein Discovery-Meeting planen, überlassen Sie ClickUp die Arbeit – damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: die Bedürfnisse Ihrer Clients zu verstehen und zu erfüllen.

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